plik

auto

w firmie

zadania kadr po zmianach w vat

Czwartek

20 marca 2014 nr 55 (3696)

gazetaprawna.pl

Katarzyna Dąbrowska
katarzyna.dabrowska@infor.pl

Z początkiem kwietnia skończy

się eldorado na zakup samocho-

dów z pełnym odliczeniem VAT.

Po tej dacie przedsiębiorcy ku-

pujący auta o masie całkowitej

nieprzekraczającej 3,5 tony będą

mieć dylemat: odliczyć 50 proc.

podatku i mieć pełne prawo do

korzystania z auta także w ce-

lach prywatnych, czy skorzystać

ze 100 proc. odliczenia, ale ze

świadomością, że fiskus będzie

śledził każdy przejechany kilo-

metr. W tym ostatnim bowiem

przypadku przedsiębiorca będzie

deklarował, że samochód wyko-

rzysta tylko do działalności go-

spodarczej, a na dowód tego ma

prowadzić szczegółową ewidencję

przebiegu pojazdu. Tak wynika

z ustawy z 7 lutego 2014 r. o zmia-

nie ustawy o podatku od towarów

i usług oraz niektórych innych

ustaw (Dz.U. poz. 312). Szczegó-

łowe informacje o nowych spo-

sobach odliczania VAT omówili-

śmy w poniedziałek w specjalnym

dodatku Auto w firmie, który był

częścią tygodnika Podatki i Księ-

gowość [DGP z 17 marca 2014, nr

52 (3693)].

Dziś na kanwie zaprezento-

wanych zmian w VAT stawiamy

pytanie, czy powodują one obo-

wiązki po stronie pracodawców.

Okazuje się, że tak. W zasadzie

większość z nich musi przyjrzeć

się na nowo indywidualnym

umowom o powierzeniu mienia

oraz regulaminom korzystania

z samochodów służbowych, a ci

planujący przy zakupie pełne od-

liczenie podatku muszą wprowa-

dzić do tych dokumentów zakaz

korzystania z samochodów służ-

bowych do celów prywatnych oraz

obowiązek prowadzenia ewiden-

cji przebiegu pojazdu przez pod-

władnego. Co prawda ewidencję

na potrzeby VAT ma prowadzić

podatnik, czyli przedsiębiorca, ale

w praktyce obowiązek taki sce-

duje on na podwładnych, którzy

faktycznie z pojazdu będą korzy-

stali. Zapewne nie będą oni z tego

powodu zachwyceni, szczególnie

że niektórzy z nich tego typu ewi-

dencję już prowadzą dla celów po-

datku dochodowego od osób fi-

zycznych. I tu pojawia się pytanie,

czy trzeba będzie prowadzić dwie

ewidencje, czy wystarczy jedna?

W kontekście zakazu wyko-

rzystywania auta do celów pry-

watnych pojawia się jeszcze

wątpliwość o ewentualną odpo-

wiedzialność pracownika wobec

pracodawcy, w sytuacji kiedy nie

wywiązuje się ze swoich obowiąz-

ków i wykorzystuje auto niezgod-

nie z celem. Urząd skarbowy w ta-

kim wypadku może nałożyć na

przedsiębiorcę karę finansową.

Czy pracodawca ma wówczas re-

gres wobec podwładnego?

Na te i na wiele innych pytań

związanych z samochodami służbo-

wymi znajdą Państwo odpowiedzi

w naszym dodatku. Oprócz kwestii

związanych z wejściem w życie no-

wych przepisów VAT przypomina-

my także ogólne zasady związane

z powierzeniem pojazdów, a także

z odpowiedzialnością materialną

za szkodę, która w nich powstała.

Osoby rozliczające płace dowie-

dzą się, jak wycenić nieodpłatne

świadczenia.

Po 1 kwietnia pracodawca musi

przejrzeć umowy i regulaminy

Jedna czy dwie ewidencje
za pomocą jednego doku-
mentu będzie można ustalić
wartość przychodu z tytułu
nieodpłatnego świadcze-
nia na potrzeby pit oraz
wykazać używanie pojazdu
tylko do celów służbowych
w związku z odliczeniem
vat

str. D2

Co zawrzeć

w regulaminie
zasady przyznawania
samochodów są zwykle
określane w specjalnych
regulaminach. przepisy nie
precyzują żadnych szcze-
gólnych zasad dotyczących
ustalania ich treści str. D2

Wiele zależy od umowy
zakres odpowiedzialności za
szkodę w aucie służbo-
wym zależy od tego, czy
pracownikowi powierzono
samochód z obowiązkiem
zwrotu. Jeżeli nie, odpowie
na zasadach ogólnych

str. D4

Podwładny zwróci karę

nałożoną przez fiskusa
pracodawca będzie mógł
żądać zwrotu nałożonej
kary od pracownika, jeżeli
urząd skarbowy ustali, że
auto firmowe, od którego
odliczono 100 proc. vat,
zostało wykorzystane także
do celów prywatnych

str. D5

Metody wyceny

nieodpłatnych świadczeń
Firmy stosują różne
koncepcje wyceny usta-
lenia przychodu z tytułu
przekazania samochodu
służbowego do celów
osobistych. Jednak nie
wszystkie z nich są
akceptowane przez organy
podatkowe

str. D6

Kiedy nie ma przychodu
Ustalenie odpłatności za
używanie auta nie rodzi
dodatkowego przychodu ze
stosunku pracy. Uzgodniona
kwota nie może być jednak
rażąco niska, bo urząd skar-
bowy uzna to świadczenie
za częściowo odpłatne

str. D8

spis treści

auto

w firmie

zadania kadr po zmianach w vat

Czwartek

20 marca 2014 nr 55 (3696)

gazetaprawna.pl

Katarzyna Dąbrowska
katarzyna.dabrowska@infor.pl

Z początkiem kwietnia skończy

się eldorado na zakup samocho-

dów z pełnym odliczeniem VAT.

Po tej dacie przedsiębiorcy ku-

pujący auta o masie całkowitej

nieprzekraczającej 3,5 tony będą

mieć dylemat: odliczyć 50 proc.

podatku i mieć pełne prawo do

korzystania z auta także w ce-

lach prywatnych, czy skorzystać

ze 100 proc. odliczenia, ale ze

świadomością, że fiskus będzie

śledził każdy przejechany kilo-

metr. W tym ostatnim bowiem

przypadku przedsiębiorca będzie

deklarował, że samochód wyko-

rzysta tylko do działalności go-

spodarczej, a na dowód tego ma

prowadzić szczegółową ewidencję

przebiegu pojazdu. Tak wynika

z ustawy z 7 lutego 2014 r. o zmia-

nie ustawy o podatku od towarów

i usług oraz niektórych innych

ustaw (Dz.U. poz. 312). Szczegó-

łowe informacje o nowych spo-

sobach odliczania VAT omówili-

śmy w poniedziałek w specjalnym

dodatku Auto w firmie, który był

częścią tygodnika Podatki i Księ-

gowość [DGP z 17 marca 2014, nr

52 (3693)].

Dziś na kanwie zaprezento-

wanych zmian w VAT stawiamy

pytanie, czy powodują one obo-

wiązki po stronie pracodawców.

Okazuje się, że tak. W zasadzie

większość z nich musi przyjrzeć

się na nowo indywidualnym

umowom o powierzeniu mienia

oraz regulaminom korzystania

z samochodów służbowych, a ci

planujący przy zakupie pełne od-

liczenie podatku muszą wprowa-

dzić do tych dokumentów zakaz

korzystania z samochodów służ-

bowych do celów prywatnych oraz

obowiązek prowadzenia ewiden-

cji przebiegu pojazdu przez pod-

władnego. Co prawda ewidencję

na potrzeby VAT ma prowadzić

podatnik, czyli przedsiębiorca, ale

w praktyce obowiązek taki sce-

duje on na podwładnych, którzy

faktycznie z pojazdu będą korzy-

stali. Zapewne nie będą oni z tego

powodu zachwyceni, szczególnie

że niektórzy z nich tego typu ewi-

dencję już prowadzą dla celów po-

datku dochodowego od osób fi-

zycznych. I tu pojawia się pytanie,

czy trzeba będzie prowadzić dwie

ewidencje, czy wystarczy jedna?

W kontekście zakazu wyko-

rzystywania auta do celów pry-

watnych pojawia się jeszcze

wątpliwość o ewentualną odpo-

wiedzialność pracownika wobec

pracodawcy, w sytuacji kiedy nie

wywiązuje się ze swoich obowiąz-

ków i wykorzystuje auto niezgod-

nie z celem. Urząd skarbowy w ta-

kim wypadku może nałożyć na

przedsiębiorcę karę finansową.

Czy pracodawca ma wówczas re-

gres wobec podwładnego?

Na te i na wiele innych pytań

związanych z samochodami służbo-

wymi znajdą Państwo odpowiedzi

w naszym dodatku. Oprócz kwestii

związanych z wejściem w życie no-

wych przepisów VAT przypomina-

my także ogólne zasady związane

z powierzeniem pojazdów, a także

z odpowiedzialnością materialną

za szkodę, która w nich powstała.

Osoby rozliczające płace dowie-

dzą się, jak wycenić nieodpłatne

świadczenia.

Po 1 kwietnia pracodawca musi

przejrzeć umowy i regulaminy

str. D2

Co zawrzeć

str. D4

Podwładny zwróci karę

str. D5

Metody wyceny

str. D6

str. D8

spis treści

Wygenerowano dnia 2015-02-20 dla loginu: johnprctorbob@gmail.com

1 / 8

Dziennik Gazeta Prawna,

20 marca 2014 nr 55 (3696)

gazetaprawna.pl

VAT

Jedna czy dwie ewidencje

Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona przez pracowni-

ka na potrzeby ustalenia jego przychodu ze stosunku pracy

musi wypełniać wymogi z ustawy o VAT. Zatem od 1 kwietnia

może to być jeden dokument wykorzystywany zarówno przy

rozliczaniu VAT, jak i PIT

Paweł Ziółkowski
specjalista z zakresu podatków i prawa pracy

Według zmian do ustawy o VAT, które wchodzą w życie 1 kwietnia

2014 r., ustawodawca wprowadza domniemanie użytku miesza-

nego aut firmowych. Przez użytek mieszany rozumie się przy tym

używanie aut do celów służbowych i prywatnych przez właścicieli

firm lub pracowników i inne osoby wykonujące pracę w firmie.

Jeżeli auta będą w użytku mieszanym, to podatnik będzie

mógł odliczyć jedynie 50 proc. VAT od zakupu oraz 50 proc. VAT

od kosztów eksploatacji (w tym części, napraw, przeglądów).

Pełne odliczenie przysługuje, w przypadku gdy pojazdy samo-

chodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospo-

darczej podatnika. Aby pracodawca mógł odliczyć od nich pełny

VAT, musi zawiadomić swój urząd skarbowy o tym, że auta będą

wykorzystywane wyłącznie do celów firmowych. Można przyjąć,

że złożenie takiego oświadczenia skończy się kontrolą, a oświad-

czenie nieprawdy może być w tym przypadku dość kosztowne

(grzywna w wysokości 720 stawek dziennych oznacza zagroże-

nie karą w kwocie przekraczającej 16 mln zł).

Dodatkowym warunkiem jest prowadzenie ewidencji przebiegu

pojazdu, potocznie zwanej kilometrówką. Uwzględniając to, że

auto jest używane przez pracownika, zasadne jest scedowanie

na niego obowiązku prowadzenia ewidencji.

Pracownicy już w tej chwili często prowadzą ewidencję prze-

biegu. Ewidencja taka może potwierdzać wykorzystywanie auta

wyłącznie do celów służbowych, ale musi spełniać wymogi okre-

ślone w ustawie o VAT. W przypadku przedsiębiorców będących

osobami fizycznymi podobne zasady dotyczą ewidencji prowa-

dzonej na użytek podatku dochodowego.

Artykuł 86a ustawy VAT w brzmieniu obowiązującym od

1 kwietnia 2014 r. zawiera katalog danych, jakie ewidencja ta

będzie musiała zawierać. Należą do nich:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień

rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu roz-

liczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący

każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

a) kolejny numer wpisu,

b) datę i cel wyjazdu,

c) opis trasy (skąd – dokąd),

d) liczbę przejechanych kilometrów,

e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu

rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kieru-

jącej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okre-

su rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia

ewidencji.

Podsumowując, należy stwierdzić, że ewidencja przebiegu po-

jazdu, którą płatnik będzie miał obowiązek przedstawić przed

urzędem skarbowym (w przypadku odliczenia 100 proc. VAT),

może być tym samym dokumentem, który jest przygotowywa-

ny przez pracownika na potrzeby ustalania wartości nieodpłat-

nego świadczenia w postaci auta służbowego i w konsekwencji

jego przychodu.

Warto dodać, że przepisy nie narzucają formy prowadzenia

ewidencji, wobec czego może być ona prowadzona w wersji elek-

tronicznej. Ostatnio Ministerstwo Finansów uznało, że jednym

ze sposobów zbierania podanych wyżej informacji może być

stosowanie urządzenia GPS w autach służbowych.

Co zawrzeć

w regulaminie

Zasady przyznawania samochodów oraz związane z tym prawa

i obowiązki pracodawcy i pracowników są zwykle określane

w specjalnych regulaminach. Przepisy prawa pracy nie prze-

widują żadnych szczególnych zasad dotyczących ich ustala-

nia oraz treści

Sławomir Paruch
radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Robert Stępień
aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Regulamin korzystania z samochodów służbowych może być

wprowadzony przez pracodawcę na takich zasadach jak regula-

min pracy. Choć przepisy prawa nie odnoszą się do tego rodzaju

regulaminu bezpośrednio, to – mając na uwadze, że jego posta-

nowienia dotyczą sfery porządku i organizacji pracy – należy

do niego stosować przepisy dotyczące regulaminu pracy. W za-

kresie jednak, w którym postanowienia regulaminu przyznają

pracownikom prawo do prywatnego korzystania z samochodów,

jego postanowienia stanowią o warunkach zatrudnienia pra-

cowników – w tym zakresie należy stosować zasady dotyczące

regulaminu wynagradzania.

Odnosząc się do treści regulaminu – może być ona bardzo

różna, w zależności od woli i potrzeb pracodawcy. W szczegól-

ności w każdym regulaminie powinny znaleźć się standardowe

postanowienia dotyczące tego, którzy pracownicy (na jakich

stanowiskach) są uprawnieni do korzystania z samochodów

służbowych oraz jakie samochody (marka, model, typ) są przy-

znawane pracownikom na poszczególnych stanowiskach. Warto

zawrzeć również postanowienia dotyczące ubezpieczenia sa-

mochodów, serwisowania, a także dotyczące praw, obowiązków

i odpowiedzialności pracowników związanych z korzystaniem

z samochodów (np. w szczególności w zakresie utrzymania samo-

chodu w należytym stanie, zasad tankowania). Ponadto poniżej

zwracamy uwagę na kilka istotnych postanowień, w szczegól-

ności z punktu widzenia przepisów podatkowych (dotyczących

podatku dochodowego od osób fizycznych oraz VAT).

1. Korzystanie z auta do celów prywatnych

Pracodawca, według swojego wyboru, może przyznać pracowni-

kom takie prawo albo nie, wyraźnie zaznaczając w regulaminie,

że samochód służbowy może być wykorzystywany wyłącznie

w celach służbowych.

Przyznanie pracownikowi prawa do korzystania z auta w ce-

lach prywatnych jest przyznaniem mu świadczenia wchodzą-

cego w zakres jego warunków wynagradzania. Każda zmiana

tych warunków (szczególnie na niekorzyść pracownika) wyma-

Dziennik Gazeta Prawna,

20 marca 2014 nr 55 (3696)

gazetaprawna.pl

VAT

Jedna czy dwie ewidencje

Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona przez pracowni-

ka na potrzeby ustalenia jego przychodu ze stosunku pracy

musi wypełniać wymogi z ustawy o VAT. Zatem od 1 kwietnia

może to być jeden dokument wykorzystywany zarówno przy

rozliczaniu VAT, jak i PIT

Paweł Ziółkowski
specjalista z zakresu podatków i prawa pracy

Według zmian do ustawy o VAT, które wchodzą w życie 1 kwietnia

2014 r., ustawodawca wprowadza domniemanie użytku miesza-

nego aut firmowych. Przez użytek mieszany rozumie się przy tym

używanie aut do celów służbowych i prywatnych przez właścicieli

firm lub pracowników i inne osoby wykonujące pracę w firmie.

Jeżeli auta będą w użytku mieszanym, to podatnik będzie

mógł odliczyć jedynie 50 proc. VAT od zakupu oraz 50 proc. VAT

od kosztów eksploatacji (w tym części, napraw, przeglądów).

Pełne odliczenie przysługuje, w przypadku gdy pojazdy samo-

chodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospo-

darczej podatnika. Aby pracodawca mógł odliczyć od nich pełny

VAT, musi zawiadomić swój urząd skarbowy o tym, że auta będą

wykorzystywane wyłącznie do celów firmowych. Można przyjąć,

że złożenie takiego oświadczenia skończy się kontrolą, a oświad-

czenie nieprawdy może być w tym przypadku dość kosztowne

(grzywna w wysokości 720 stawek dziennych oznacza zagroże-

nie karą w kwocie przekraczającej 16 mln zł).

Dodatkowym warunkiem jest prowadzenie ewidencji przebiegu

pojazdu, potocznie zwanej kilometrówką. Uwzględniając to, że

auto jest używane przez pracownika, zasadne jest scedowanie

na niego obowiązku prowadzenia ewidencji.

Pracownicy już w tej chwili często prowadzą ewidencję prze-

biegu. Ewidencja taka może potwierdzać wykorzystywanie auta

wyłącznie do celów służbowych, ale musi spełniać wymogi okre-

ślone w ustawie o VAT. W przypadku przedsiębiorców będących

osobami fizycznymi podobne zasady dotyczą ewidencji prowa-

dzonej na użytek podatku dochodowego.

Artykuł 86a ustawy VAT w brzmieniu obowiązującym od

1 kwietnia 2014 r. zawiera katalog danych, jakie ewidencja ta

będzie musiała zawierać. Należą do nich:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień

rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu roz-

liczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący

każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

a) kolejny numer wpisu,

b) datę i cel wyjazdu,

c) opis trasy (skąd – dokąd),

d) liczbę przejechanych kilometrów,

e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu

rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kieru-

jącej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okre-

su rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia

ewidencji.

Podsumowując, należy stwierdzić, że ewidencja przebiegu po-

jazdu, którą płatnik będzie miał obowiązek przedstawić przed

urzędem skarbowym (w przypadku odliczenia 100 proc. VAT),

może być tym samym dokumentem, który jest przygotowywa-

ny przez pracownika na potrzeby ustalania wartości nieodpłat-

nego świadczenia w postaci auta służbowego i w konsekwencji

jego przychodu.

Warto dodać, że przepisy nie narzucają formy prowadzenia

ewidencji, wobec czego może być ona prowadzona w wersji elek-

tronicznej. Ostatnio Ministerstwo Finansów uznało, że jednym

ze sposobów zbierania podanych wyżej informacji może być

stosowanie urządzenia GPS w autach służbowych.

Co zawrzeć

w regulaminie

Zasady przyznawania samochodów oraz związane z tym prawa

i obowiązki pracodawcy i pracowników są zwykle określane

w specjalnych regulaminach. Przepisy prawa pracy nie prze-

widują żadnych szczególnych zasad dotyczących ich ustala-

nia oraz treści

Sławomir Paruch
radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Robert Stępień
aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Regulamin korzystania z samochodów służbowych może być

wprowadzony przez pracodawcę na takich zasadach jak regula-

min pracy. Choć przepisy prawa nie odnoszą się do tego rodzaju

regulaminu bezpośrednio, to – mając na uwadze, że jego posta-

nowienia dotyczą sfery porządku i organizacji pracy – należy

do niego stosować przepisy dotyczące regulaminu pracy. W za-

kresie jednak, w którym postanowienia regulaminu przyznają

pracownikom prawo do prywatnego korzystania z samochodów,

jego postanowienia stanowią o warunkach zatrudnienia pra-

cowników – w tym zakresie należy stosować zasady dotyczące

regulaminu wynagradzania.

Odnosząc się do treści regulaminu – może być ona bardzo

różna, w zależności od woli i potrzeb pracodawcy. W szczegól-

ności w każdym regulaminie powinny znaleźć się standardowe

postanowienia dotyczące tego, którzy pracownicy (na jakich

stanowiskach) są uprawnieni do korzystania z samochodów

służbowych oraz jakie samochody (marka, model, typ) są przy-

znawane pracownikom na poszczególnych stanowiskach. Warto

zawrzeć również postanowienia dotyczące ubezpieczenia sa-

mochodów, serwisowania, a także dotyczące praw, obowiązków

i odpowiedzialności pracowników związanych z korzystaniem

z samochodów (np. w szczególności w zakresie utrzymania samo-

chodu w należytym stanie, zasad tankowania). Ponadto poniżej

zwracamy uwagę na kilka istotnych postanowień, w szczegól-

ności z punktu widzenia przepisów podatkowych (dotyczących

podatku dochodowego od osób fizycznych oraz VAT).

1. Korzystanie z auta do celów prywatnych

Pracodawca, według swojego wyboru, może przyznać pracowni-

kom takie prawo albo nie, wyraźnie zaznaczając w regulaminie,

że samochód służbowy może być wykorzystywany wyłącznie

w celach służbowych.

Przyznanie pracownikowi prawa do korzystania z auta w ce-

lach prywatnych jest przyznaniem mu świadczenia wchodzą-

cego w zakres jego warunków wynagradzania. Każda zmiana

tych warunków (szczególnie na niekorzyść pracownika) wyma-

Wygenerowano dnia 2015-02-20 dla loginu: johnprctorbob@gmail.com

2 / 8

Dziennik Gazeta Prawna,

20 marca 2014 nr 55 (3696)

gazetaprawna.pl

ga zawarcia z nim porozumienia zmieniającego lub dokonania

wypowiedzenia zmieniającego.

Przykładowe postanowienia

„1. Poza godzinami pracy, pracownik może korzystać z samo-
chodu służbowego do celów prywatnych.”

albo

„1. Samochód służbowy może być wykorzystywany przez
pracownika wyłącznie w celach służbowych. Pracownik nie
może korzystać z samochodu do celów prywatnych.”

2. Konsekwencje podatkowe

W świetle przepisów o podatku dochodowym od osób fizycz-

nych, przyznanie prawa do korzystania z samochodu służbo-

wego w celach prywatnych stanowi nieodpłatne świadczenie

na rzecz pracownika i generuje przychód po stronie pracow-

nika. Oznacza to obowiązek odprowadzenia przez pracodawcę

zaliczek na podatek dochodowy (oraz składek na ubezpieczenia

społeczne) od tak rozumianego przychodu oraz obowiązek uisz-

czenia świadczeń na ubezpieczenia społeczne. Problematyczne

ustalanie wartości takiego nieodpłatnego świadczenia i wyso-

kość generowanego przychodu. Przyjmuje się różne metody,

z których najpopularniejsze są:

– ustalanie wysokości przychodu jako iloczyn liczby kilome-

trów przejechanych przez pracownika w celach prywatnych

oraz wysokości stawki kilometrowej,

– ustalanie wysokości przychodu według średnich cen wypoży-

czenia samochodu danej klasy oferowanych przez podmioty

zajmujące się wypożyczaniem samochodów,

– ustalanie wysokości przychodu w kwocie odpowiadającej

racie leasingowej płaconej przez pracodawcę (jeżeli samo-

chody przyznawane pracownikom są leasingowane przez

pracodawcę).

Żadna z tych metod nie jest doskonała i żadna z nich nie od-

zwierciedla rzeczywistej wartości świadczenia na rzecz pracow-

nika. Więcej na ten temat na str. D6.

Przykładowe postanowienia

„2. Korzystanie z samochodu służbowego do celów prywat-
nych stanowi nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika
i powoduje powstanie po jego stronie przychodu w rozumieniu
przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.”
„3. Wartość przychodu, o którym mowa w pkt 2 powyżej, ustala
się jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów wynikających
z ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej zgodnie z pkt 6
oraz stawki kilometrowej ustalonej w wysokości wynikającej
z odpowiednich przepisów.”

lub

„3. Wartość przychodu, o którym mowa w pkt 2 powyżej, jest
ustalana jako równowartość kosztów wypożyczenia samo-
chodu odpowiadającej klasy, ustalonych według średnich cen
oferowanych na rynku w danym miesiącu/roku kalendarzo-
wym.”

3. Świadczenie odpłatne

Aby zwolnić się z obowiązku odprowadzania zaliczek na PIT

oraz składek ZUS od przychodu powstającego po stronie pracow-

nika w związku z wykorzystaniem samochodu służbowego do

celów prywatnych, pracodawca może ustalić z pracownikiem,

że będzie to świadczenie odpłatne i to on będzie sam pokrywał

koszty korzystania auta.

Pojawia się tutaj jednak ten sam problem, o którym była mowa

powyżej – trudności w ustaleniu wartości tego świadczenia.

Trudno bowiem zakładać, aby pracownicy byli skłonni płacić za

korzystanie z samochodu opłaty odpowiadające ratom leasingo-

wym czy kosztom wypożyczenia samochodu (które są dość wy-

sokie). W praktyce zwykle stosuje się różnego rodzaju ryczałty

płacone przez pracowników na rzecz pracodawcy (a konkretnie

potrącane z wynagrodzenia pracowników, za ich zgodą wyrażo-

ną na piśmie), które mają odzwierciedlać wartość świadczenia.

Przykładowe postanowienia

„4. Pracodawca odprowadzi należne świadczenia publicz-
noprawne (w tym zaliczki na podatek dochodowy od osób
fizycznych oraz składki na ubezpieczenia społeczne) od warto-
ści przychodu, o którym mowa w pkt 2 powyżej, ustalonej
zgodnie z pkt 3 powyżej.”

albo

„4. Pracownik będzie ponosił koszty związane z wykorzystywa-
niem samochodu służbowego do celów prywatnych, płacąc na
rzecz pracodawcy ryczałt w wysokości [...] złotych miesięcznie.
Kwota ryczałtu będzie potrącana każdego miesiąca z wynagro-
dzenia pracownika, za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie,
poprzez złożenie oświadczenia stanowiącego Załącznik nr 1 do
Regulaminu”

lub

„4. Koszty paliwa związane z wykorzystywaniem samocho-
du służbowego do celów służbowych będą pokrywane przez
pracodawcę. Pracownik będzie dokonywał płatności za paliwo
za pomocą karty paliwowej przekazanej mu przez pracodawcę.
Pracownik ma obowiązek uzupełnienia pełnego stanu paliwa
każdego dnia po skończeniu pracy. Koszty paliwa związa-
ne z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów
prywatnych będą natomiast pokrywane przez pracownika we
własnym zakresie. W takich przypadkach pracownik nie może
wykorzystywać w celu dokonywania płatności karty paliwowej
przekazanej mu przez pracodawcę. W każdym przypadku wyko-
rzystywania samochodu do celów prywatnych pracownik ma
obowiązek uzupełnienia pełnego stanu paliwa przed rozpoczę-
ciem pracy.”

4. Dojazd do pracy

Dodatkowo pojawia się pytanie, czy korzystanie przez pracowni-

ka z samochodu służbowego w celu dojazdu do pracy jest korzy-

staniem do celów służbowych, czy do celów prywatnych? Przyj-

muje się, że jest to korzystanie do celów prywatnych. Zgodnie

jednak z poglądem prezentowanym przez organy podatkowe,

jeżeli pracodawca ustali, że miejscem parkowania samochodu

służbowego jest miejsce zamieszkania pracownika, dojazdy do

miejsca parkowania będą traktowane jako przejazdy wykony-

wane w celach służbowych.

Takie ustalenie powinno być jednak obiektywnie uzasadnio-

ne (np. brakiem miejsca do parkowania samochodu w okolicach

zakładu pracy; potrzebą zwiększonej mobilności pracowni-

ka). W przeciwnym razie może być traktowane jako obejście

przepisów. Ponadto wiąże się z zagadnieniem czasu pracy, tj.

istnieją wątpliwości, czy czas dojazdu do miejsca parkowa-

nia nie powinien być traktowany jako czas pracy pracownika

(skoro w tym czasie pracownik wykonuje polecenie praco-

dawcy – odprowadzenia samochodu służbowego do miejsca

jego parkowania).

Przykładowe postanowienia

„5. Miejscem parkowania samochodu służbowego jest
w każdym przypadku miejsce zamieszkania pracownika korzy-
stającego z samochodu. Przejazdy pomiędzy miejscem pracy
a miejscem parkowania samochodu są przejazdami wykonywa-
nymi w celach służbowych.”

VAT

Dziennik Gazeta Prawna,

20 marca 2014 nr 55 (3696)

gazetaprawna.pl

ga zawarcia z nim porozumienia zmieniającego lub dokonania

wypowiedzenia zmieniającego.

Przykładowe postanowienia

„1. Poza godzinami pracy, pracownik może korzystać z samo-
chodu służbowego do celów prywatnych.”

albo

„1. Samochód służbowy może być wykorzystywany przez
pracownika wyłącznie w celach służbowych. Pracownik nie
może korzystać z samochodu do celów prywatnych.”

2. Konsekwencje podatkowe

W świetle przepisów o podatku dochodowym od osób fizycz-

nych, przyznanie prawa do korzystania z samochodu służbo-

wego w celach prywatnych stanowi nieodpłatne świadczenie

na rzecz pracownika i generuje przychód po stronie pracow-

nika. Oznacza to obowiązek odprowadzenia przez pracodawcę

zaliczek na podatek dochodowy (oraz składek na ubezpieczenia

społeczne) od tak rozumianego przychodu oraz obowiązek uisz-

czenia świadczeń na ubezpieczenia społeczne. Problematyczne

ustalanie wartości takiego nieodpłatnego świadczenia i wyso-

kość generowanego przychodu. Przyjmuje się różne metody,

z których najpopularniejsze są:

– ustalanie wysokości przychodu jako iloczyn liczby kilome-

trów przejechanych przez pracownika w celach prywatnych

oraz wysokości stawki kilometrowej,

– ustalanie wysokości przychodu według średnich cen wypoży-

czenia samochodu danej klasy oferowanych przez podmioty

zajmujące się wypożyczaniem samochodów,

– ustalanie wysokości przychodu w kwocie odpowiadającej

racie leasingowej płaconej przez pracodawcę (jeżeli samo-

chody przyznawane pracownikom są leasingowane przez

pracodawcę).

Żadna z tych metod nie jest doskonała i żadna z nich nie od-

zwierciedla rzeczywistej wartości świadczenia na rzecz pracow-

nika. Więcej na ten temat na str. D6.

Przykładowe postanowienia

lub

3. Świadczenie odpłatne

Aby zwolnić się z obowiązku odprowadzania zaliczek na PIT

oraz składek ZUS od przychodu powstającego po stronie pracow-

nika w związku z wykorzystaniem samochodu służbowego do

celów prywatnych, pracodawca może ustalić z pracownikiem,

że będzie to świadczenie odpłatne i to on będzie sam pokrywał

koszty korzystania auta.

Pojawia się tutaj jednak ten sam problem, o którym była mowa

powyżej – trudności w ustaleniu wartości tego świadczenia.

Trudno bowiem zakładać, aby pracownicy byli skłonni płacić za

korzystanie z samochodu opłaty odpowiadające ratom leasingo-

wym czy kosztom wypożyczenia samochodu (które są dość wy-

sokie). W praktyce zwykle stosuje się różnego rodzaju ryczałty

płacone przez pracowników na rzecz pracodawcy (a konkretnie

potrącane z wynagrodzenia pracowników, za ich zgodą wyrażo-

ną na piśmie), które mają odzwierciedlać wartość świadczenia.

Przykładowe postanowienia

albo

lub

4. Dojazd do pracy

Dodatkowo pojawia się pytanie, czy korzystanie przez pracowni-

ka z samochodu służbowego w celu dojazdu do pracy jest korzy-

staniem do celów służbowych, czy do celów prywatnych? Przyj-

muje się, że jest to korzystanie do celów prywatnych. Zgodnie

jednak z poglądem prezentowanym przez organy podatkowe,

jeżeli pracodawca ustali, że miejscem parkowania samochodu

służbowego jest miejsce zamieszkania pracownika, dojazdy do

miejsca parkowania będą traktowane jako przejazdy wykony-

wane w celach służbowych.

Takie ustalenie powinno być jednak obiektywnie uzasadnio-

ne (np. brakiem miejsca do parkowania samochodu w okolicach

zakładu pracy; potrzebą zwiększonej mobilności pracowni-

ka). W przeciwnym razie może być traktowane jako obejście

przepisów. Ponadto wiąże się z zagadnieniem czasu pracy, tj.

istnieją wątpliwości, czy czas dojazdu do miejsca parkowa-

nia nie powinien być traktowany jako czas pracy pracownika

(skoro w tym czasie pracownik wykonuje polecenie praco-

dawcy – odprowadzenia samochodu służbowego do miejsca

jego parkowania).

Przykładowe postanowienia

VAT

Wygenerowano dnia 2015-02-20 dla loginu: johnprctorbob@gmail.com

3 / 8

Dziennik Gazeta Prawna,

20 marca 2014 nr 55 (3696)

gazetaprawna.pl

5. Prowadzenie ewidencji

W praktyce rozgraniczenie pomiędzy korzystaniem z samocho-

du do celów służbowych i do celów prywatnych jest niezwykle

trudne. Niekiedy stosowaną metodą jest w takich przypadkach

zobowiązanie pracownika do prowadzenia ewidencji przejecha-

nych kilometrów, z wyszczególnieniem kilometrów przejecha-

nych w celach służbowych i w celach prywatnych.

Rozgraniczenie to nabiera szczególnego znaczenia w kontek-

ście znowelizowanych przepisów o VAT, które wchodzą w życie

1 kwietnia 2014 r. Zgodnie z tymi przepisami pracodawca będzie

miał możliwość odliczenia 100 proc. podatku VAT od zakupio-

nego samochodu, jeżeli będzie on wykorzystywany wyłącznie

w celach służbowych.

Należy mieć na uwadze, że bardzo często możliwość korzysta-

nia z samochodu służbowego do celów prywatnych jest istotnym

elementem pakietu wynagrodzenia przyznawanego pracowni-

kowi i wielu pracodawców może nie być zainteresowanych ogra-

niczaniem pracownikom możliwości korzystania z samochodów

do celów prywatnych. W takich przypadkach (tj. w przypadkach

samochodów wykorzystywanych nie tylko do celów służbowych,

ale również w celach prywatnych) – wysokość odliczenia będzie

wynosić tylko 50 proc.

Aby ustalić prawidłową wysokość odliczenia, ustawodawca

nakłada na pracodawców obowiązek prowadzenia ewidencji

kilometrów przejechanych w celach służbowych (co wcześniej

nie było tak istotne w sytuacji, gdy samochód miał być wyko-

rzystywany wyłącznie w celach służbowych). Obowiązek ten

powinien zostać uregulowany w regulaminie. Brak takiej ewi-

dencji uniemożliwi pracodawcy skorzystanie z pełnego odli-

czenia podatku VAT.

Przykładowe postanowienia

„6. Pracownik jest zobowiązany do prowadzenia ewiden-
cji przebiegu pojazdu, ze wskazaniem w szczególności daty
przejazdu, opisem trasy oraz wyszczególnieniem liczby
przejechanych kilometrów. Wzór ewidencji przebiegu pojazdu
stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu. Wypełniona ewidencja
przebiegu pojazdu powinna być przekazywana Pracodawcy
wraz z końcem każdego miesiąca kalendarzowego.”

Wiele zależy od umowy

Zakres odpowiedzialności pracownika za szkodę w aucie służ-

bowym zależy od tego, czy powierzono mu samochód z obo-

wiązkiem zwrotu. Jeżeli nie, odpowie on na zasadach ogólnych

Łukasz Chruściel
radca prawny, kieruje biurem kancelarii Raczkowski i Wspólnicy
w Katowicach

Zasady ogólne odpowiedzialności pracownika zostały określo-

ne w Dziale V Rozdziale I k.p., zgodnie z którym w przypadku

winy nieumyślnej odpowiada on do kwoty jego trzymiesięcz-

nego wynagrodzenia (art. 119 k.p.) i tylko za rzeczywiste straty

(damnum emergens), ale już nie utracone korzyści. Odpowie-

dzialność w pełnej wysokości poniesie tylko wtedy, gdy szkoda

powstała z winy umyślnej (art. 122 k.p.) np. gdy podwładny celowo

zarysuje karoserię.

Zatem z punktu widzenia pracodawcy korzystne jest powierzenie

samochodu z obowiązkiem zwrotu. Skutkuje to odpowiedzialno-

ścią za powierzony pojazd w pełnej wysokości również w sytuacji

nieumyślnego wyrządzenia szkody. Co więcej, pracodawca nie musi

w takim przypadku wykazywać winy pracownika. W razie sporu

sądowego wystarczające jest zatem wykazanie, że samochód został

w sposób prawidłowo powierzony oraz że w pojeździe powstała

szkoda. Z samego powierzenia samochodu z obowiązkiem zwrotu

wynika zaś domniemanie zawinienia pracownika w naruszeniu

obowiązku pieczy nad powierzonym samochodem (m.in. uchwa-

ła SN z 29 grudnia 1975 r., sygn. akt V PZP 13/75, OSNC 1976/2/19;

wyrok z 19 kwietnia 2010 r., sygn. akt II PK 307/09).

Pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności w całości

lub w części tylko jeśli wykaże, że:

■

szkoda powstała z powodu okoliczności od niego niezależnych

(w szczególności wskutek niezapewnienia mu warunków

umożliwiających zabezpieczenie samochodu) albo

■

jeśli wykaże przyczynienie się pracodawcy do powstania szko-

dy (np. jeżeli pracodawca nakazał pracownikowi parkowanie

powierzonego pojazdu wyłącznie na parkingach strzeżonych,

ale nie wyposażył auta w podstawowe zabezpieczenia (auto-

alarm, blokada skrzyni biegów; wyrok SN z 21 listopada 2006 r.,

sygn. akt II PK 69/06, OSNP 2007/23-24/351).

Decydują okoliczności wypadku

To, czy pracownik będzie musiał pokryć koszty naprawy samocho-

du lub zwrócić jego wartość, zależeć będzie od okoliczności kon-

kretnego przypadku. W sytuacji kolizji z winny innego kierowcy

szkoda powstaje wskutek okoliczności niezależnych od pracownika,

więc nie można go obciążać odpowiedzialnością. Jeśli natomiast

to pracownik będzie sprawcą, a pracodawca nie wykupił ubezpie-

czenia AC, może być obciążony wszelkimi kosztami związanymi

z uszkodzeniem pojazdu (nie tylko kosztami naprawy, ale też np.

holowania czy pojazdu zastępczego). Warto podkreślić, że w przy-

padku naprawy samochodu z AC szkodą, za którą pracownik bę-

dzie odpowiedzialny, pozostanie kwota utraconych zniżek na AC.

Kradzież pojazdu

Kradzież samochodu jest, co do zasady, okolicznością od pracow-

nika niezależną, gdyż sprawcą szkody jest osoba trzecia. Ponosi

on odpowiedzialność jedynie w zakresie, w jakim można mu

zarzucić niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązku

pieczy nad tym mieniem (wyrok SN z 24 czerwca 2009 r., sygn.

akt II PK 286/08, OSNP 2011/3-4/36).

SN wskazywał, że: „odpowiedzialność za mienie powierzone

wyłączona jest nie tylko wtedy, gdy pracownik wykaże, iż szko-

da powstała wyłącznie z przyczyn od niego niezależnych, lecz

także gdy udowodni, że wywołana została ona głównie z przy-

czyn, za które odpowiedzialności nie ponosi (kradzież). W ta-

kim przypadku odpowiada on za szkodę według ogólnych reguł

materialnej odpowiedzialności pracownika” (wyrok z 28 kwiet-

nia 1997 r., sygn. akt I PKN 114/97, OSNP 1998/1/11). Kwestie te

najpełniej wyjaśnił SN na przykładzie pracownika, który za-

parkował służbowy samochód przed restauracją, a po wejściu

do niej powiesił kurtkę na wieszaku, pozostawiając w kieszeni

kluczyki do samochodu. SN uznał w tym przypadku, że wina za

utratę samochodu leżała głównie, lecz nie wyłącznie po stronie

osób trzecich, dlatego pracownik nie ponosi odpowiedzialności

jak za mienie powierzone, ale ponosi odpowiedzialność na za-

sadach ogólnych, tj. do wysokości trzymiesięcznego wynagro-

dzenia (wyrok SN z 19 kwietnia 2010 r., sygn. akt II PK 307/09,

OSNP 2011/19-20/251).

Klucz to przemyślana umowa

Orzecznictwo sądów wypracowało warunki, które muszą być

spełnione, aby doszło do skutecznego powierzenia mienia w ro-

VAT

Dziennik Gazeta Prawna,

20 marca 2014 nr 55 (3696)

gazetaprawna.pl

5. Prowadzenie ewidencji

W praktyce rozgraniczenie pomiędzy korzystaniem z samocho-

du do celów służbowych i do celów prywatnych jest niezwykle

trudne. Niekiedy stosowaną metodą jest w takich przypadkach

zobowiązanie pracownika do prowadzenia ewidencji przejecha-

nych kilometrów, z wyszczególnieniem kilometrów przejecha-

nych w celach służbowych i w celach prywatnych.

Rozgraniczenie to nabiera szczególnego znaczenia w kontek-

ście znowelizowanych przepisów o VAT, które wchodzą w życie

1 kwietnia 2014 r. Zgodnie z tymi przepisami pracodawca będzie

miał możliwość odliczenia 100 proc. podatku VAT od zakupio-

nego samochodu, jeżeli będzie on wykorzystywany wyłącznie

w celach służbowych.

Należy mieć na uwadze, że bardzo często możliwość korzysta-

nia z samochodu służbowego do celów prywatnych jest istotnym

elementem pakietu wynagrodzenia przyznawanego pracowni-

kowi i wielu pracodawców może nie być zainteresowanych ogra-

niczaniem pracownikom możliwości korzystania z samochodów

do celów prywatnych. W takich przypadkach (tj. w przypadkach

samochodów wykorzystywanych nie tylko do celów służbowych,

ale również w celach prywatnych) – wysokość odliczenia będzie

wynosić tylko 50 proc.

Aby ustalić prawidłową wysokość odliczenia, ustawodawca

nakłada na pracodawców obowiązek prowadzenia ewidencji

kilometrów przejechanych w celach służbowych (co wcześniej

nie było tak istotne w sytuacji, gdy samochód miał być wyko-

rzystywany wyłącznie w celach służbowych). Obowiązek ten

powinien zostać uregulowany w regulaminie. Brak takiej ewi-

dencji uniemożliwi pracodawcy skorzystanie z pełnego odli-

czenia podatku VAT.

Przykładowe postanowienia

Wiele zależy od umowy

Zakres odpowiedzialności pracownika za szkodę w aucie służ-

bowym zależy od tego, czy powierzono mu samochód z obo-

wiązkiem zwrotu. Jeżeli nie, odpowie on na zasadach ogólnych

Łukasz Chruściel
radca prawny, kieruje biurem kancelarii Raczkowski i Wspólnicy
w Katowicach

Zasady ogólne odpowiedzialności pracownika zostały określo-

ne w Dziale V Rozdziale I k.p., zgodnie z którym w przypadku

winy nieumyślnej odpowiada on do kwoty jego trzymiesięcz-

nego wynagrodzenia (art. 119 k.p.) i tylko za rzeczywiste straty

(damnum emergens), ale już nie utracone korzyści. Odpowie-

dzialność w pełnej wysokości poniesie tylko wtedy, gdy szkoda

powstała z winy umyślnej (art. 122 k.p.) np. gdy podwładny celowo

zarysuje karoserię.

Zatem z punktu widzenia pracodawcy korzystne jest powierzenie

samochodu z obowiązkiem zwrotu. Skutkuje to odpowiedzialno-

ścią za powierzony pojazd w pełnej wysokości również w sytuacji

nieumyślnego wyrządzenia szkody. Co więcej, pracodawca nie musi

w takim przypadku wykazywać winy pracownika. W razie sporu

sądowego wystarczające jest zatem wykazanie, że samochód został

w sposób prawidłowo powierzony oraz że w pojeździe powstała

szkoda. Z samego powierzenia samochodu z obowiązkiem zwrotu

wynika zaś domniemanie zawinienia pracownika w naruszeniu

obowiązku pieczy nad powierzonym samochodem (m.in. uchwa-

ła SN z 29 grudnia 1975 r., sygn. akt V PZP 13/75, OSNC 1976/2/19;

wyrok z 19 kwietnia 2010 r., sygn. akt II PK 307/09).

Pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności w całości

lub w części tylko jeśli wykaże, że:

■

szkoda powstała z powodu okoliczności od niego niezależnych

(w szczególności wskutek niezapewnienia mu warunków

umożliwiających zabezpieczenie samochodu) albo

■

jeśli wykaże przyczynienie się pracodawcy do powstania szko-

dy (np. jeżeli pracodawca nakazał pracownikowi parkowanie

powierzonego pojazdu wyłącznie na parkingach strzeżonych,

ale nie wyposażył auta w podstawowe zabezpieczenia (auto-

alarm, blokada skrzyni biegów; wyrok SN z 21 listopada 2006 r.,

sygn. akt II PK 69/06, OSNP 2007/23-24/351).

Decydują okoliczności wypadku

To, czy pracownik będzie musiał pokryć koszty naprawy samocho-

du lub zwrócić jego wartość, zależeć będzie od okoliczności kon-

kretnego przypadku. W sytuacji kolizji z winny innego kierowcy

szkoda powstaje wskutek okoliczności niezależnych od pracownika,

więc nie można go obciążać odpowiedzialnością. Jeśli natomiast

to pracownik będzie sprawcą, a pracodawca nie wykupił ubezpie-

czenia AC, może być obciążony wszelkimi kosztami związanymi

z uszkodzeniem pojazdu (nie tylko kosztami naprawy, ale też np.

holowania czy pojazdu zastępczego). Warto podkreślić, że w przy-

padku naprawy samochodu z AC szkodą, za którą pracownik bę-

dzie odpowiedzialny, pozostanie kwota utraconych zniżek na AC.

Kradzież pojazdu

Kradzież samochodu jest, co do zasady, okolicznością od pracow-

nika niezależną, gdyż sprawcą szkody jest osoba trzecia. Ponosi

on odpowiedzialność jedynie w zakresie, w jakim można mu

zarzucić niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązku

pieczy nad tym mieniem (wyrok SN z 24 czerwca 2009 r., sygn.

akt II PK 286/08, OSNP 2011/3-4/36).

SN wskazywał, że: „odpowiedzialność za mienie powierzone

wyłączona jest nie tylko wtedy, gdy pracownik wykaże, iż szko-

da powstała wyłącznie z przyczyn od niego niezależnych, lecz

także gdy udowodni, że wywołana została ona głównie z przy-

czyn, za które odpowiedzialności nie ponosi (kradzież). W ta-

kim przypadku odpowiada on za szkodę według ogólnych reguł

materialnej odpowiedzialności pracownika” (wyrok z 28 kwiet-

nia 1997 r., sygn. akt I PKN 114/97, OSNP 1998/1/11). Kwestie te

najpełniej wyjaśnił SN na przykładzie pracownika, który za-

parkował służbowy samochód przed restauracją, a po wejściu

do niej powiesił kurtkę na wieszaku, pozostawiając w kieszeni

kluczyki do samochodu. SN uznał w tym przypadku, że wina za

utratę samochodu leżała głównie, lecz nie wyłącznie po stronie

osób trzecich, dlatego pracownik nie ponosi odpowiedzialności

jak za mienie powierzone, ale ponosi odpowiedzialność na za-

sadach ogólnych, tj. do wysokości trzymiesięcznego wynagro-

dzenia (wyrok SN z 19 kwietnia 2010 r., sygn. akt II PK 307/09,

OSNP 2011/19-20/251).

Klucz to przemyślana umowa

Orzecznictwo sądów wypracowało warunki, które muszą być

spełnione, aby doszło do skutecznego powierzenia mienia w ro-

VAT

Wygenerowano dnia 2015-02-20 dla loginu: johnprctorbob@gmail.com

4 / 8

Dziennik Gazeta Prawna,

20 marca 2014 nr 55 (3696)

gazetaprawna.pl

zumieniu art. 124 k.p. Przede wszystkim konieczne jest rzeczy-

wiste wyrażenie przez pracownika zgody na przyjęcie odpo-

wiedzialności za powierzone mienie, w sposób na tyle wyraźny

aby nie budziło wątpliwości, zatem również w formie ustnej.

Najpewniejszym dowodem spełnienia tego warunku będzie

jednak umowa zawarta na piśmie. Sama zgoda nie jest jednak

wystarczająca. Jak przyjmuje SN, niezbędne jest również, „by

powierzenie mienia nastąpiło w taki sposób, aby pracownik

wszedł w jego rzeczywiste posiadanie i mógł nim dysponować

w warunkach zapewniających możliwość zabezpieczenia mienia

przed dostępem osób nieupoważnionych i utrzymania mienia

w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem, a następnie dokonać

jego zwrotu lub wyliczyć się z niego” (wyrok z 19 kwietnia 2010 r.,

II PK 307/09). Pracodawca może powierzyć również samochody

leasingowane lub wynajmowane od innych podmiotów (wyrok

z 19 kwietnia 2010 r., sygn. akt II PK 307/09, OSNP 2011/19-20/251).

Konstruując taką umowę, warto zwrócić szczególną uwagę

na to, by zawierała precyzyjne oznaczenie powierzanego samo-

chodu, szczegółowe określenie praw i obowiązków pracownika,

potwierdzenie objęcia przez pracownika samochodu w posia-

danie po sprawdzeniu jego stanu technicznego, uregulowanie

odpowiedzialności pracownika (umowa nie może zaostrzać od-

powiedzialności wynikającej z kodeksu pracy, więc punkt ten

ma przede wszystkim charakter informacyjny).

[wzór]

Podwładny zwróci karę

nałożoną przez fi skusa

Załóżmy, że pracodawca przy zakupie floty samochodowej

skorzysta z możliwości odliczenia 100 proc. VAT. Jedno-

cześnie w umowie o powierzeniu samochodu służbowego

pracownikowi zawrze postanowienia, że pracownik nie ma

możliwości wykorzystywania auta służbowego do celów

prywatnych, a ponadto ma obowiązek prowadzić ewidencję

przebiegu pojazdu. W trakcie kontroli urzędu skarbowego

okaże się jednak, że kilku pracowników naruszyło zasadę

i użyło samochodów także w celach prywatnych. W efekcie

fiskus nałoży karę finansową. Czy w tej sytuacji pracodawca

może wystąpić do pracownika z żądaniem zwrotu poniesio-

nej kary finansowej?

Łukasz Chruściel
radca prawny, kieruje biurem kancelarii Raczkowski i Wspólnicy
w Katowicach

Pracodawca będzie mógł żądać zwrotu nałożonej na niego kary

w określonych przypadkach.

VAT

WZÓR

UMOWA POWIERZENIA SAMOCHODU SŁUŻBOWEGO

Niniejsza umowa została zawarta w dniu .................. r. pomiędzy:

............... z siedzibą w ............. przy ul. ............. („Pracodawca” lub „Spółka”)
oraz
Panem .................... zamieszkałym w ................ („Pracownik”);

§ 1

Przedmiot Umowy

Spółka powierza Pracownikowi, a Pracownik przyjmuje z obowiąz-
kiem zwrotu, mienie w postaci samochodu marki ..........., o numerze
silnika ............, o numerze nadwozia ............., wyprodukowanego w roku
.............; wraz z dowodem rejestracyjnym, polisami ubezpieczeniowymi
OC i AC oraz następującymi akcesoriami: komplet kluczy, radioodbior-
nik (dalej „Samochód”).

§ 2

Prawa i obowiązki pracownika

1. Pracownik jest uprawniony do używania Samochodu jedynie
w sposób odpowiadający jego właściwościom i przeznaczeniu, zgodnie
z instrukcją obsługi oraz przepisami wewnętrznymi obowiązującymi
u Pracodawcy.
2. Pracownik używać będzie Samochodu zgodnie z przepisami o ruchu
drogowym i zasadami bezpieczeństwa. Pracownik oświadcza, że zna
powyższe przepisy, instrukcję i zasady.
3. Bez uprzedniej pisemnej zgody Pracodawcy, Pracownik nie może
oddać Samochodu osobie trzeciej do używania.
4. Pracownik zobowiązuje się do używania Samochodu wyłącznie
w celu wykonywania obowiązków pracowniczych i do dokonywania
wpisów w ewidencji przebiegu Samochodu dostarczonej przez
Pracodawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pracownik
oświadcza, że jest świadomy, że naruszenie jego obowiązków wyni-
kających z niniejszego ust. 4 może skutkować m.in. nałożeniem na
Pracodawcę grzywny, za którą Pracownik może zostać pociągnięty
do odpowiedzialności.
5. Pracownik zobowiązuje się do zachowania najwyższej dbałości
o Samochód, w szczególności do właściwego zabezpieczenia Samo-
chodu oraz jego parkowania w miejscu zabezpieczającym przed jego
uszkodzeniem lub kradzieżą, a także do natychmiastowego poinformo-

wania Pracodawcy o fakcie kradzieży lub uszkodzenia Samochodu oraz
zgłoszenia tego policji i ubezpieczycielowi.
6. W przypadku zauważenia awarii czy usterek Pracownik jest zobo-
wiązany powiadomić niezwłocznie o tym fakcie Pracodawcę.

§ 3

Przekazanie i zwrot Samochodu

1. Pracownik potwierdza odbiór i przyjęcie w posiadanie Samochodu.
Pracownik oświadcza, że zna stan techniczny Samochodu oraz że jest
on bardzo dobry i nie budzi żadnych zastrzeżeń.
2. Pracownik zwróci Pracodawcy Samochód najpóźniej w dniu ustania
stosunku pracy między Pracodawcą i Pracownikiem, jak również
niezwłocznie, na każde żądanie Pracodawcy.
3. Pracownik zobowiązuje się zwrócić Samochód w stanie, w którym
został mu powierzony, z zastrzeżeniem skutków zużycia będącego
następstwem prawidłowego korzystania.
4. Brak zwrotu Samochodu przez Pracownika w terminie wskazanym przez
Pracodawcę stanowił będzie ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków
pracowniczych uprawniające Pracodawcę do złożenia Pracownikowi wypo-
wiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy Pracownika.

§ 4

Odpowiedzialność

1. Pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za Samochód powie-
rzony mu przez Pracodawcę na zasadach „odpowiedzialności za mienie
powierzone”, zgodnie z art. 124 Kodeksu pracy.
2. W razie braku pokrycia przez ubezpieczyciela szkody, za którą
odpowiedzialność ponosi Pracownik lub pokrycia przez ubezpieczyciela
jedynie części takiej szkody Pracownik zobowiązany będzie do zwrotu
Pracodawcy kwoty stanowiącej równowartość kwoty niepokrytej
przez ubezpieczyciela. Pracownik zobowiązany jest do pokrycia szkody
wynikłej z utraty przez Pracodawcę zniżek na składki OC/AC za
bezszkodową jazdę równej kwocie zwiększonej przez ubezpieczyciela
składki. Pracownik pokrywa te szkodę do czasu powrotu Pracodawcy
do zniżek sprzed szkody wywołanej przez Pracownika.

§ 5

Rozwiązanie Umowy

1. Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony.
2. Pracodawca może rozwiązać niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiasto-
wym w każdym czasie. Rozwiązanie przez Pracodawcę Umowy nie wyklucza
dochodzenia przez Pracodawcę roszczeń z tytułu powstałej szkody.

Dziennik Gazeta Prawna,

20 marca 2014 nr 55 (3696)

gazetaprawna.pl

zumieniu art. 124 k.p. Przede wszystkim konieczne jest rzeczy-

wiste wyrażenie przez pracownika zgody na przyjęcie odpo-

wiedzialności za powierzone mienie, w sposób na tyle wyraźny

aby nie budziło wątpliwości, zatem również w formie ustnej.

Najpewniejszym dowodem spełnienia tego warunku będzie

jednak umowa zawarta na piśmie. Sama zgoda nie jest jednak

wystarczająca. Jak przyjmuje SN, niezbędne jest również, „by

powierzenie mienia nastąpiło w taki sposób, aby pracownik

wszedł w jego rzeczywiste posiadanie i mógł nim dysponować

w warunkach zapewniających możliwość zabezpieczenia mienia

przed dostępem osób nieupoważnionych i utrzymania mienia

w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem, a następnie dokonać

jego zwrotu lub wyliczyć się z niego” (wyrok z 19 kwietnia 2010 r.,

II PK 307/09). Pracodawca może powierzyć również samochody

leasingowane lub wynajmowane od innych podmiotów (wyrok

z 19 kwietnia 2010 r., sygn. akt II PK 307/09, OSNP 2011/19-20/251).

Konstruując taką umowę, warto zwrócić szczególną uwagę

na to, by zawierała precyzyjne oznaczenie powierzanego samo-

chodu, szczegółowe określenie praw i obowiązków pracownika,

potwierdzenie objęcia przez pracownika samochodu w posia-

danie po sprawdzeniu jego stanu technicznego, uregulowanie

odpowiedzialności pracownika (umowa nie może zaostrzać od-

powiedzialności wynikającej z kodeksu pracy, więc punkt ten

ma przede wszystkim charakter informacyjny).

[wzór]

Podwładny zwróci karę

nałożoną przez fi skusa

Załóżmy, że pracodawca przy zakupie floty samochodowej

skorzysta z możliwości odliczenia 100 proc. VAT. Jedno-

cześnie w umowie o powierzeniu samochodu służbowego

pracownikowi zawrze postanowienia, że pracownik nie ma

możliwości wykorzystywania auta służbowego do celów

prywatnych, a ponadto ma obowiązek prowadzić ewidencję

przebiegu pojazdu. W trakcie kontroli urzędu skarbowego

okaże się jednak, że kilku pracowników naruszyło zasadę

i użyło samochodów także w celach prywatnych. W efekcie

fiskus nałoży karę finansową. Czy w tej sytuacji pracodawca

może wystąpić do pracownika z żądaniem zwrotu poniesio-

nej kary finansowej?

Łukasz Chruściel
radca prawny, kieruje biurem kancelarii Raczkowski i Wspólnicy
w Katowicach

Pracodawca będzie mógł żądać zwrotu nałożonej na niego kary

w określonych przypadkach.

VAT

WZÓR

UMOWA POWIERZENIA SAMOCHODU SŁUŻBOWEGO

Niniejsza umowa została zawarta w dniu .................. r. pomiędzy:

............... z siedzibą w ............. przy ul. ............. („Pracodawca” lub „Spółka”)
oraz
Panem .................... zamieszkałym w ................ („Pracownik”);

§ 1

Przedmiot Umowy

§ 2

Prawa i obowiązki pracownika

oddać Samochodu osobie trzeciej do używania.

4. Pracownik zobowiązuje się do używania Samochodu wyłącznie

w celu wykonywania obowiązków pracowniczych i do dokonywania

wpisów w ewidencji przebiegu Samochodu dostarczonej przez
Pracodawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pracownik
oświadcza, że jest świadomy, że naruszenie jego obowiązków wyni-
kających z niniejszego ust. 4 może skutkować m.in. nałożeniem na

kających z niniejszego ust. 4 może skutkować m.in. nałożeniem na

Pracodawcę grzywny, za którą Pracownik może zostać pociągnięty

do odpowiedzialności.

5. Pracownik zobowiązuje się do zachowania najwyższej dbałości

o Samochód, w szczególności do właściwego zabezpieczenia Samo-
chodu oraz jego parkowania w miejscu zabezpieczającym przed jego
uszkodzeniem lub kradzieżą, a także do natychmiastowego poinformo-

§ 3

Przekazanie i zwrot Samochodu

§ 4

Odpowiedzialność

§ 5

Rozwiązanie Umowy

Wygenerowano dnia 2015-02-20 dla loginu: johnprctorbob@gmail.com

5 / 8

Dziennik Gazeta Prawna,

20 marca 2014 nr 55 (3696)

gazetaprawna.pl

W przedstawionym stanie faktycznym z pracownikami zo-

stała zawarta umowa o powierzeniu samochodu służbowego,

której postanowienia wykluczały możliwość wykorzystywania

samochodów służbowych do celów prywatnych.

Naruszenie tego obowiązku będzie skutkowało odpowiedzial-

nością materialną względem pracodawcy. Nie będzie to jednak

odpowiedzialność za mienie powierzone (art. 124 k.p.), ale odpo-

wiedzialność na łagodniejszych zasadach ogólnych (art. 114 k.p.).

Odpowiedzialność za mienie powierzone ma bowiem miejsce

tylko wtedy, gdy dochodzi do szkody w powierzonym mieniu

(samochodzie). Z taką szkodą nie mamy natomiast do czynie-

nia w przypadku gdy pracownik zwraca samochód w stanie

nienaruszonym, ale z uwagi na wykorzystywanie przez niego

tego samochodu również do celów prywatnych wbrew zawartej

umowie nałożono na pracodawcę karę. Gdyby z pracownikami

nie zawarto umowy, to ponieśliby odpowiedzialność tylko wtedy,

gdyby mieli świadomość zakazu wykorzystywania samochodu

do celów służbowych.

Zakres odpowiedzialności pracownika będzie zależał od ro-

dzaju winy. Jeżeli wykorzystywał samochód służbowy w swojej

własnej działalności gospodarczej, to nie ulega wątpliwości, że

obowiązek naruszył z winy umyślnej. Można przyjąć, że nawet

jeżeli nie chciał wyrządzić pracodawcy tym szkody to z pewno-

ścią szkodę taką przewidywał i godził się na to, co oznacza, że

dopuścił się winy umyślnej w postaci zamiaru ewentualnego.

W takim przypadku pracownik obowiązany jest do naprawienia

szkody w pełnej wysokości (art. 122 k.p.). Jeżeli jednak pracow-

nik wykorzystał samochód w celach niesłużbowych w sposób

nieumyślny (lub zapomniał uzupełnić ewidencji), wówczas jego

odpowiedzialność będzie ograniczona do kwoty trzymiesięcz-

nego wynagrodzenia.

Warto zwrócić uwagę na wyrok SN z 28 maja 1976 r. (IV PR

49/76), w którym stwierdzono, że „samowolne użycie samo-

chodu zakładu pracy przez pracownika kierowcę dla własnych

celów, po zrealizowaniu objętego treścią stosunku pracy zada-

nia i udzielonego mu polecenia, określającego cel, sposób i czas

używania tego samochodu, nie jest wykonywaniem obowiązków

pracowniczych i wykracza poza treść wiążącego strony stosunku

pracy. Za wynikłą z takiego zachowania się pracownika szkodę

dla zakładu pracy odpowiada on na podstawie przepisów pra-

wa cywilnego”.

Tezę te powtórzył Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku

z 14 lutego 2013 r., sygn. akt I ACa 778/12 (LEX nr 1294697). Po-

wyższe oznacza, że jeżeli pracownik po zakończeniu pracy uży-

wa samochodu do celów prywatnych, to odpowie zgodnie z ko-

deksem cywilnym na zasadach odpowiedzialności deliktowej.

Pracownik pomimo nałożenia kary nie poniesie odpowie-

dzialności, jeżeli jego działanie nie było zawinione. Poza przy-

padkami oczywistymi istnieje bowiem wiele przypadków, które

trudno jednoznacznie zakwalifikować jako korzystanie służbo-

we czy prywatne.

Tytułem przykładu wyjazd służbowo-prywatny czy powrót

przedstawiciela handlowego po wizycie u klienta wprost do

domu, a nie bazy pracodawcy. Jeżeli pracodawca traktuje takie

wyjazdy jako służbowe, to nie można pracownika obarczać od-

powiedzialnością, jeżeli organ skarbowy zakwalifikuje je jako

prywatne. To samo dotyczy przypadków, gdy organ skarbowy

zmieni swoje stanowisko i wyjazdy dotychczas traktowane jako

służbowe uzna za prywatne.

Metody wyceny

nieodpłatnych świadczeń

Pracodawcy mają różne koncepcje wyceny przekazania pra-

cownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych, np.

prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.

Jednak sposoby te nie są akceptowane przez organy podatkowe.

Iza Nowacka
ekspert ds. wynagrodzeń

Udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego do celów

prywatnych mieści się w kategorii pracowniczego przychodu.

Każde niepieniężne świadczenie trzeba najpierw wycenić, aby

ustalić kwotowo wysokość przychodu.

Pracodawcy mają różne koncepcje na wycenę takiego świad-

czenia. Wśród nich można wymienić np. prowadzenie przez

pracownika ewidencji przebiegu pojazdu z odnotowywaniem

prywatnych przejazdów i ustalenie przychodu w wysokości sta-

nowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i obowiązującej

stawki za 1 km przebiegu. Inny sposób to ustalanie przychodu

na podstawie ceny biletu miesięcznego obowiązującej w komu-

nikacji miejskiej na trasie z miejsca zamieszkania pracownika do

pracy i z powrotem, jeżeli samochód służbowy wykorzystywany

jest w celu dojazdu pracownika z domu do pracy i powrotem.

Jednak takie sposoby szacowania przychodu nie są akceptowane

przez organy podatkowe. Według fiskusa istnieją tylko dwie pra-

widłowe metody wyceny, określone w przepisach podatkowych,

w zależności od tego, czy samochód jest własnością pracodawcy,

czy użytkowanym na podstawie umowy leasingu bądź najmu.

W grę wchodzi jeszcze jedna metoda, dotycząca sytuacji, gdy pra-

codawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmu

samochodów. Wówczas wartość przychodu odpowiada cenom

stosowanym wobec innych odbiorców (klientów zewnętrznych).

Samochód własnością pracodawcy

Wartość pieniężną świadczenia z tytułu udostępnienia firmo-

wego auta także po pracy określa się na podstawie art. 11 ust. 2a

pkt 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób

fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm., dalej: u.p.d.o.f.), czy-

li na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu

usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju

i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stop-

nia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Przy wycenie należy wziąć pod uwagę: markę samochodu,

rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie, a także

zasady korzystania – kto płaci za paliwo, naprawy. Wszystko to

porównuje się z cenami usług świadczonych przez działające

na tym samym terenie co pracodawca firmy, zajmujące się wy-

najmem samochodów, które odpowiadają pojazdowi wykorzy-

stywanemu przez pracownika.

W praktyce więc organy podatkowe radzą, aby przy ustalaniu

wielkości przychodu posłużyć się stawkami stosowanymi przez

wypożyczalnie samochodów. Ostateczny przychód trzeba skalku-

lować pomniejszając taką stawkę o ewentualne koszty poniesio-

ne przez pracownika (np. na paliwo, usługi myjni), a powiększyć

o koszty, jakie zapłacił pracodawca. Stawka z wypożyczalni, jako

podstawa wyceny przychodu, to cena rynkowa za samo udostęp-

nienie samochodu pracownikowi, bez bieżących kosztów, np. na

paliwo. Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem

pracownika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń,

ustaloną według powyższych zasad, a odpłatnością ponoszoną

VAT

WAŻNE

Jeżeli pracownik po zakończeniu pracy używa samo-

chodu do celów prywatnych, to odpowie zgodnie z kodeksem

cywilnym na zasadach odpowiedzialności deliktowej

Dziennik Gazeta Prawna,

20 marca 2014 nr 55 (3696)

gazetaprawna.pl

W przedstawionym stanie faktycznym z pracownikami zo-

stała zawarta umowa o powierzeniu samochodu służbowego,

której postanowienia wykluczały możliwość wykorzystywania

samochodów służbowych do celów prywatnych.

Naruszenie tego obowiązku będzie skutkowało odpowiedzial-

nością materialną względem pracodawcy. Nie będzie to jednak

odpowiedzialność za mienie powierzone (art. 124 k.p.), ale odpo-

wiedzialność na łagodniejszych zasadach ogólnych (art. 114 k.p.).

Odpowiedzialność za mienie powierzone ma bowiem miejsce

tylko wtedy, gdy dochodzi do szkody w powierzonym mieniu

(samochodzie). Z taką szkodą nie mamy natomiast do czynie-

nia w przypadku gdy pracownik zwraca samochód w stanie

nienaruszonym, ale z uwagi na wykorzystywanie przez niego

tego samochodu również do celów prywatnych wbrew zawartej

umowie nałożono na pracodawcę karę. Gdyby z pracownikami

nie zawarto umowy, to ponieśliby odpowiedzialność tylko wtedy,

gdyby mieli świadomość zakazu wykorzystywania samochodu

do celów służbowych.

Zakres odpowiedzialności pracownika będzie zależał od ro-

dzaju winy. Jeżeli wykorzystywał samochód służbowy w swojej

własnej działalności gospodarczej, to nie ulega wątpliwości, że

obowiązek naruszył z winy umyślnej. Można przyjąć, że nawet

jeżeli nie chciał wyrządzić pracodawcy tym szkody to z pewno-

ścią szkodę taką przewidywał i godził się na to, co oznacza, że

dopuścił się winy umyślnej w postaci zamiaru ewentualnego.

W takim przypadku pracownik obowiązany jest do naprawienia

szkody w pełnej wysokości (art. 122 k.p.). Jeżeli jednak pracow-

nik wykorzystał samochód w celach niesłużbowych w sposób

nieumyślny (lub zapomniał uzupełnić ewidencji), wówczas jego

odpowiedzialność będzie ograniczona do kwoty trzymiesięcz-

nego wynagrodzenia.

Warto zwrócić uwagę na wyrok SN z 28 maja 1976 r. (IV PR

49/76), w którym stwierdzono, że „samowolne użycie samo-

chodu zakładu pracy przez pracownika kierowcę dla własnych

celów, po zrealizowaniu objętego treścią stosunku pracy zada-

nia i udzielonego mu polecenia, określającego cel, sposób i czas

używania tego samochodu, nie jest wykonywaniem obowiązków

pracowniczych i wykracza poza treść wiążącego strony stosunku

pracy. Za wynikłą z takiego zachowania się pracownika szkodę

dla zakładu pracy odpowiada on na podstawie przepisów pra-

wa cywilnego”.

Tezę te powtórzył Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku

z 14 lutego 2013 r., sygn. akt I ACa 778/12 (LEX nr 1294697). Po-

wyższe oznacza, że jeżeli pracownik po zakończeniu pracy uży-

wa samochodu do celów prywatnych, to odpowie zgodnie z ko-

deksem cywilnym na zasadach odpowiedzialności deliktowej.

Pracownik pomimo nałożenia kary nie poniesie odpowie-

dzialności, jeżeli jego działanie nie było zawinione. Poza przy-

padkami oczywistymi istnieje bowiem wiele przypadków, które

trudno jednoznacznie zakwalifikować jako korzystanie służbo-

we czy prywatne.

Tytułem przykładu wyjazd służbowo-prywatny czy powrót

przedstawiciela handlowego po wizycie u klienta wprost do

domu, a nie bazy pracodawcy. Jeżeli pracodawca traktuje takie

wyjazdy jako służbowe, to nie można pracownika obarczać od-

powiedzialnością, jeżeli organ skarbowy zakwalifikuje je jako

prywatne. To samo dotyczy przypadków, gdy organ skarbowy

zmieni swoje stanowisko i wyjazdy dotychczas traktowane jako

służbowe uzna za prywatne.

Metody wyceny

nieodpłatnych świadczeń

Pracodawcy mają różne koncepcje wyceny przekazania pra-

cownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych, np.

prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.

Jednak sposoby te nie są akceptowane przez organy podatkowe.

Iza Nowacka
ekspert ds. wynagrodzeń

Udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego do celów

prywatnych mieści się w kategorii pracowniczego przychodu.

Każde niepieniężne świadczenie trzeba najpierw wycenić, aby

ustalić kwotowo wysokość przychodu.

Pracodawcy mają różne koncepcje na wycenę takiego świad-

czenia. Wśród nich można wymienić np. prowadzenie przez

pracownika ewidencji przebiegu pojazdu z odnotowywaniem

prywatnych przejazdów i ustalenie przychodu w wysokości sta-

nowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i obowiązującej

stawki za 1 km przebiegu. Inny sposób to ustalanie przychodu

na podstawie ceny biletu miesięcznego obowiązującej w komu-

nikacji miejskiej na trasie z miejsca zamieszkania pracownika do

pracy i z powrotem, jeżeli samochód służbowy wykorzystywany

jest w celu dojazdu pracownika z domu do pracy i powrotem.

Jednak takie sposoby szacowania przychodu nie są akceptowane

przez organy podatkowe. Według fiskusa istnieją tylko dwie pra-

widłowe metody wyceny, określone w przepisach podatkowych,

w zależności od tego, czy samochód jest własnością pracodawcy,

czy użytkowanym na podstawie umowy leasingu bądź najmu.

W grę wchodzi jeszcze jedna metoda, dotycząca sytuacji, gdy pra-

codawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmu

samochodów. Wówczas wartość przychodu odpowiada cenom

stosowanym wobec innych odbiorców (klientów zewnętrznych).

Samochód własnością pracodawcy

Wartość pieniężną świadczenia z tytułu udostępnienia firmo-

wego auta także po pracy określa się na podstawie art. 11 ust. 2a

pkt 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób

fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm., dalej: u.p.d.o.f.), czy-

li na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu

usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju

i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stop-

nia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Przy wycenie należy wziąć pod uwagę: markę samochodu,

rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie, a także

zasady korzystania – kto płaci za paliwo, naprawy. Wszystko to

porównuje się z cenami usług świadczonych przez działające

na tym samym terenie co pracodawca firmy, zajmujące się wy-

najmem samochodów, które odpowiadają pojazdowi wykorzy-

stywanemu przez pracownika.

W praktyce więc organy podatkowe radzą, aby przy ustalaniu

wielkości przychodu posłużyć się stawkami stosowanymi przez

wypożyczalnie samochodów. Ostateczny przychód trzeba skalku-

lować pomniejszając taką stawkę o ewentualne koszty poniesio-

ne przez pracownika (np. na paliwo, usługi myjni), a powiększyć

o koszty, jakie zapłacił pracodawca. Stawka z wypożyczalni, jako

podstawa wyceny przychodu, to cena rynkowa za samo udostęp-

nienie samochodu pracownikowi, bez bieżących kosztów, np. na

paliwo. Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem

pracownika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń,

ustaloną według powyższych zasad, a odpłatnością ponoszoną

VAT

WAŻNE

Jeżeli pracownik po zakończeniu pracy używa samo-

chodu do celów prywatnych, to odpowie zgodnie z kodeksem

cywilnym na zasadach odpowiedzialności deliktowej

Wygenerowano dnia 2015-02-20 dla loginu: johnprctorbob@gmail.com

6 / 8

Dziennik Gazeta Prawna,

20 marca 2014 nr 55 (3696)

gazetaprawna.pl

przez niego. Zatem, wydatki pokrywane przez pracownika nie

składają się na nieodpłatne świadczenie.

Reasumując, pracodawca, który użycza auta będącego jego wła-

snością, powinien przyjąć ceny stosowane przez innych przed-

siębiorców świadczących tego rodzaju usługi, uwzględniając przy

tym także miejsce i czas udostępnienia. W tym przypadku za

miarodajne uznaje się np. ceny stosowane przez podmioty zaj-

mujące się wypożyczaniem samochodów w danej miejscowości

lub w jej pobliżu. Są trzy akceptowane i najczęściej stosowane

metodyki ustalania wartości świadczenia:

■

według stawki godzinowej oszacowanej w oparciu o faktycz-

ne koszty użytku, jakie przyjmuje wypożyczalnia bądź firma

taksówkowa – jeżeli pracownik ma wyznaczony limit godzin

na prywatne jazdy,

■

według stawki za 1 km, również skalkulowanej jak wyżej – je-

żeli pracownik może wyjeździć poza pracą tylko określoną

liczbę kilometrów ,

■

jako miesięczna stawka zryczałtowana również oparta na

cenniku usług – jeżeli pracownik nie ma żadnych ograniczeń

i cały czas może eksploatować auto

Te stawki trzeba jeszcze skorygować np. o wydatki na pali-

wo, jeżeli pracodawca za nie płaci, a nie mieszczą one w sobie

tego typu kosztu.

Nieodpłatne świadczenie z tytułu używania samochodu fir-

mowego na własne potrzeby już właściwie wycenione podlega

doliczeniu do pozostałego przychodu pracownika i opodatko-

waniu na zasadach ogólnych, tak jak inne składniki wynagro-

dzenia.

[przykład]

Używanie auta leasingowanego lub najmowanego

Wartość nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika w po-

staci udostępnienia samochodu służbowego – użytkowanego

przez pracodawcę na podstawie umowy leasingu – do celów

prywatnych także stanowi dla tego pracownika przychód ze

stosunku pracy. Ustalenia wartości pieniężnej tego świadczenia

należy jednak dokonać na podstawie art. 11 ust. 2a pkt 2 u.p.d.o.f.,

tj. według cen zakupu.

Przedmiotem świadczenia na rzecz pracownika jest bowiem

usługa zakupiona u innego podmiotu (art. 709 ustawy z 23 kwiet-

nia 1964 r. – Kodeks cywilny; t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121). Na

zakupione usługi leasingowe składają się usługa podstawowa

(udostępnienie samochodu nabytego przez firmę pracodawcy

na podstawie umowy leasingu) oraz usługi poboczne (ubezpie-

czenie, usługi serwisowe, koszty paliwa).

W praktyce najczęściej wygląda to tak, że pracodawca przy-

znaje pewien ryczałt kilometrów na jazdy prywatne, rozliczany

według określonej na podstawie umowy leasingu indywidualnej

dla danego samochodu stawki za 1 km, stanowiącej równowar-

tość ilorazu miesięcznej opłaty z tytułu leasingu przez liczbę ki-

lometrów fakturowanych miesięcznie (zgodnie z odpowiednią

umową leasingu). Wartość nieodpłatnego świadczenia to iloczyn

stawki za 1 km oraz liczby kilometrów przejechanych przez

pracownika w danym miesiącu. Dalej kwota ta jest powiększa-

na o pozostałe koszty ponoszone przez pracodawcę w związku

z leasingiem samochodu, a mianowicie miesięczny koszt ubez-

pieczenia, miesięczne opłaty serwisowe oraz opłaty za paliwo

– przeliczone w proporcji na udział przejechanych w miesiącu

kilometrów w celach prywatnych w stosunku do całkowitej

liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów (zarówno

w celach prywatnych, jak i służbowych).

Również według ceny zakupu świadczenie wycenia pracodaw-

ca, który zawarł umowę długoterminowego najmu samochodu,

zakupując w ten sposób u innego podmiotu usługę. Co za tym

idzie, zakup tej usługi powinien być brany pod uwagę przy usta-

VAT

PRZYKŁAD

Na podstawie cennika usług

najbliższej wypożyczalni

Pracodawca prowadzący działalność na terenie Kielc udostępnia
pracownikowi samochód Skoda Octavia II Tour 1.6 benzyna/lpg eco
line – 5 drzwi sedan, rok produkcji 2012 r., do celów prywatnych,
przyznając mu na ten cel miesięczny 300-km limit. Pracownik został
zobligowany do comiesięcznego składania oświadczenia o nieprze-
kroczeniu limitu.
Pracodawca wycenił nieodpłatne świadczenie w wysokości 180 zł.
Ta wycena została przeprowadzona na podstawie cennika usług
najbliższej firmie pracodawcy wypożyczalni, która za najem samo-
chodu tej klasy pobiera opłatę w wysokości 120 zł/doba na okres do
30 dni, z limitem 200 km dziennie. Pracodawca obliczył, że stawka
za 1 km wynosi 0,60 zł (120 zł : 200 km). Zatem ryczałtowa kwota
świadczenia wynosi: 300 km x 0,60 zł = 180 zł.
Do tego dochodzą koszty paliwa, które w całości pokrywa praco-
dawca. Skoda pali 8 l/100 km, zatem paliwo kosztuje pracodawcę
134,40 zł: przy 300-km limicie zużycie 24 l x 5,60 zł (cena za 1 l
benzyny) = 134,40 zł. Wysokość łącznego świadczenia to 314,40 zł.
Dla potrzeb sporządzenia przykładowej listy płac załóżmy, że obok
świadczenia samochodowego pracownik uzyskuje pensję w wyso-
kości 3000 zł, prowizję od sprzedaży, która wyniosła 1230 zł (koszty
podstawowe, prawo do miesięcznej ulgi z PIT-2)

Lista płac

Elementy

Kwota

Sposób wyliczenia

Przychód

4544,40 zł

3000 zł + 1230 zł + 314,40 zł

Składki na
ubezpieczenia
społeczne

623,04 zł

podstawa wymiaru – 4544,40 zł

składka emerytalna – 4544,40 zł

x 9,76 proc. = 443,53 zł

składka rentowa – 4544,40 zł

x 1,5 proc. = 68,17 zł

składka chorobowa – 4544,40 zł

x 2,45 proc. = 111,34 zł

łączna kwota składek – 623,04 zł

Składka na
ubezpieczenie
zdrowotne

– do zapłaty
do ZUS
– odliczana
od podatku

352,92 zł

303,91 zł

podstawa wymiaru po pomniej-

szeniu o składki na ubezpieczenia
społeczne – 3921,36 zł (4544,40 zł
– 623,04 zł)

3921,36 zł x 9 proc. = 352,92 zł

3921,36 zł x 7,75 proc. = 303,91 zł

Zaliczka
na podatek
dochodowy

336 zł

Przychód do opodatkowania
– 4544,40 zł
– podstawa opodatkowania
po zaokrągleniu – 3810 zł
[4544,40 zł (przychód) – 111,25 zł
(koszty uzyskania przychodów)
– 623,04 zł (składki ZUS)]
– zaliczka do US – 336 zł
(3810 zł x 18 proc.) – 46,33 zł
= 639,47 zł (zaliczka na podatek)
– 303,91 zł (składka zdrowotna)
= 335,56 zł

Kwota
do wypłaty

2918,04 zł

(3000 Zł + 1230 zł) – (623,04 zł
+ 352,92 zł + 336 zł)

Dziennik Gazeta Prawna,

20 marca 2014 nr 55 (3696)

gazetaprawna.pl

przez niego. Zatem, wydatki pokrywane przez pracownika nie

składają się na nieodpłatne świadczenie.

Reasumując, pracodawca, który użycza auta będącego jego wła-

snością, powinien przyjąć ceny stosowane przez innych przed-

siębiorców świadczących tego rodzaju usługi, uwzględniając przy

tym także miejsce i czas udostępnienia. W tym przypadku za

miarodajne uznaje się np. ceny stosowane przez podmioty zaj-

mujące się wypożyczaniem samochodów w danej miejscowości

lub w jej pobliżu. Są trzy akceptowane i najczęściej stosowane

metodyki ustalania wartości świadczenia:

■

według stawki godzinowej oszacowanej w oparciu o faktycz-

ne koszty użytku, jakie przyjmuje wypożyczalnia bądź firma

taksówkowa – jeżeli pracownik ma wyznaczony limit godzin

na prywatne jazdy,

■

według stawki za 1 km, również skalkulowanej jak wyżej – je-

żeli pracownik może wyjeździć poza pracą tylko określoną

liczbę kilometrów ,

■

jako miesięczna stawka zryczałtowana również oparta na

cenniku usług – jeżeli pracownik nie ma żadnych ograniczeń

i cały czas może eksploatować auto

Te stawki trzeba jeszcze skorygować np. o wydatki na pali-

wo, jeżeli pracodawca za nie płaci, a nie mieszczą one w sobie

tego typu kosztu.

Nieodpłatne świadczenie z tytułu używania samochodu fir-

mowego na własne potrzeby już właściwie wycenione podlega

doliczeniu do pozostałego przychodu pracownika i opodatko-

waniu na zasadach ogólnych, tak jak inne składniki wynagro-

dzenia.

[przykład]

Używanie auta leasingowanego lub najmowanego

Wartość nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika w po-

staci udostępnienia samochodu służbowego – użytkowanego

przez pracodawcę na podstawie umowy leasingu – do celów

prywatnych także stanowi dla tego pracownika przychód ze

stosunku pracy. Ustalenia wartości pieniężnej tego świadczenia

należy jednak dokonać na podstawie art. 11 ust. 2a pkt 2 u.p.d.o.f.,

tj. według cen zakupu.

Przedmiotem świadczenia na rzecz pracownika jest bowiem

usługa zakupiona u innego podmiotu (art. 709 ustawy z 23 kwiet-

nia 1964 r. – Kodeks cywilny; t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121). Na

zakupione usługi leasingowe składają się usługa podstawowa

(udostępnienie samochodu nabytego przez firmę pracodawcy

na podstawie umowy leasingu) oraz usługi poboczne (ubezpie-

czenie, usługi serwisowe, koszty paliwa).

W praktyce najczęściej wygląda to tak, że pracodawca przy-

znaje pewien ryczałt kilometrów na jazdy prywatne, rozliczany

według określonej na podstawie umowy leasingu indywidualnej

dla danego samochodu stawki za 1 km, stanowiącej równowar-

tość ilorazu miesięcznej opłaty z tytułu leasingu przez liczbę ki-

lometrów fakturowanych miesięcznie (zgodnie z odpowiednią

umową leasingu). Wartość nieodpłatnego świadczenia to iloczyn

stawki za 1 km oraz liczby kilometrów przejechanych przez

pracownika w danym miesiącu. Dalej kwota ta jest powiększa-

na o pozostałe koszty ponoszone przez pracodawcę w związku

z leasingiem samochodu, a mianowicie miesięczny koszt ubez-

pieczenia, miesięczne opłaty serwisowe oraz opłaty za paliwo

– przeliczone w proporcji na udział przejechanych w miesiącu

kilometrów w celach prywatnych w stosunku do całkowitej

liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów (zarówno

w celach prywatnych, jak i służbowych).

Również według ceny zakupu świadczenie wycenia pracodaw-

ca, który zawarł umowę długoterminowego najmu samochodu,

zakupując w ten sposób u innego podmiotu usługę. Co za tym

idzie, zakup tej usługi powinien być brany pod uwagę przy usta-

VAT

PRZYKŁAD

Na podstawie cennika usług

najbliższej wypożyczalni

Lista płac

Elementy

Kwota

Sposób wyliczenia

Przychód

4544,40 zł

3000 zł + 1230 zł + 314,40 zł

Składki na
ubezpieczenia
społeczne

623,04 zł

podstawa wymiaru – 4544,40 zł

składka emerytalna – 4544,40 zł
x 9,76 proc. = 443,53 zł

składka rentowa – 4544,40 zł
x 1,5 proc. = 68,17 zł

składka chorobowa – 4544,40 zł
x 2,45 proc. = 111,34 zł

łączna kwota składek – 623,04 zł

Składka na
ubezpieczenie
zdrowotne

– do zapłaty
do ZUS
– odliczana
od podatku

352,92 zł

303,91 zł

podstawa wymiaru po pomniej-
szeniu o składki na ubezpieczenia
społeczne – 3921,36 zł (4544,40 zł
– 623,04 zł)

3921,36 zł x 9 proc. = 352,92 zł

3921,36 zł x 7,75 proc. = 303,91 zł

Zaliczka
na podatek
dochodowy

336 zł

Kwota
do wypłaty

2918,04 zł

(3000 Zł + 1230 zł) – (623,04 zł
+ 352,92 zł + 336 zł)

Wygenerowano dnia 2015-02-20 dla loginu: johnprctorbob@gmail.com

7 / 8

Dziennik Gazeta Prawna,

20 marca 2014 nr 55 (3696)

gazetaprawna.pl

laniu uzyskiwanych przez pracownika nieodpłatnych świadczeń

z tytułu prawa do korzystania z pojazdu dla celów prywatnych.

Jakie składki

Podstawę wymiaru składek na ZUS stanowi przychód w rozumieniu

przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany

przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach

stosunku pracy. Zwolnione są zaś przychody wymienione w roz-

porządzeniu z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad

ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne

i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Jednak wśród wyłączeń

nie zostały wymienione świadczenia w postaci m.in. bezpłatnego

udostępnienia przez pracodawcę pracownikowi samochodu służ-

bowego do celów prywatnych. A to oznacza wystąpienie obowiąz-

ku naliczenia i opłacenia składek za korzystającego pracownika.

Jak stwierdził Oddział ZUS w Gdańsku w interpretacji z 23 maja

2013 r. (znak: DI/100000/451/659/2013), wyłączenie z podstawy

wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przychodu z ty-

tułu używania samochodów służbowych do celów prywatnych

przez pracowników nie znajduje umocowania w par. 2 ust. 1

pkt 26 rozporządzenia. Według niego wolne od oskładkowania

są korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy,

regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,

a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż

detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz

korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów

środkami lokomocji. Z kolei bezpłatne używanie samochodów

służbowych do celów prywatnych przez pracowników nie stano-

wi takiego przychodu, gdyż nie jest nabyciem artykułu, przed-

miotu ani usługi, a jedynie polega na bezpłatnym korzystaniu

z rzeczy będącej własnością pracodawcy. Ponadto składki na

ubezpieczenia społeczne nie powinny być obliczane od przy-

chodu, jaki pracownik uzyskuje, korzystając z bezpłatnych lub

częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, przez co

należy rozumieć korzystanie z transportu publicznego na pod-

stawie przekazywanych przez pracodawcę biletów lub z trans-

portu organizowanego przez pracodawcę (np. zakładowy bus).

Można jednak spotkać się z poglądem, według którego oma-

wiane nieodpłatne świadczenie może pozostać bez składek, o ile

samochód został przekazany do prywatnego użytku na podsta-

wie układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub

innych przepisów o wynagradzaniu, z wyjątkiem umowy o pra-

cę. Jednak moim zdaniem nie należy traktować tej opinii jako

obowiązującej normy. Jest ona bowiem dyskusyjna i właściwy

dla pracodawcy ZUS może się z tym nie zgodzić. Ze swej strony

przychylam się więc do stanowiska ZUS, choć i ono wzbudza

wątpliwości. W przepisie jest bowiem mowa o „środkach loko-

mocji”. Samochód takim środkiem jest, jednak ZUS wskazuje

rozwinięcie tego pojęcia w sposób zawężający, niekorzystny dla

pracowników. Świadczenie należy wycenić tak jak dla potrzeb

podatku dochodowego, czyli według ceny zakupu lub rynkowej.

VAT

Kiedy nie ma przychodu

Są przypadki, kiedy pracownik z tytułu używania auta służbowe-

go nie będzie miał dodatkowego przychodu.

1. Za jazdy prywatne – odpłatność

Pracodawca może udostępnić pracownikowi samochód za od-

płatnością. Wówczas powinna być zawarta umowa cywilnopraw-

na, w której określi się m.in. sposób obliczania takiej odpłatności.

Jej wysokość znowu najlepiej ustalić według cen rynkowych,

z uwzględnieniem m.in. parametrów samochodu. W takim

przypadku uznaje się, że pracownik nie uzyskał nieodpłatnego

świadczenia.

Warto przy tym podkreślić, że nie opłaca się wyznaczać symbo-

licznej opłaty np. 1 czy 10 zł. W razie kontroli organ podatkowy

może zakwestionować taki przychód jako zbyt niski i potrak-

tować świadczenie jako częściowo odpłatne. W konsekwen-

cji nakaże ustalić pracownikowi dodatkowy przychód. A to

z kolei będzie miało swoje konsekwencje w kontekście opła-

cania składek na ubezpieczenia społeczne. W sytuacji bowiem

kiedy fiskus ustali przychód, to będzie on wliczany do podstawy

wymiaru składek.

2. Garażowanie w miejscu zamieszkania

„Realizacja obowiązków służbowych przez pracownika nie może

generować dla tego pracownika dodatkowego przychodu ze sto-

sunku pracy”. Takie pada zdanie w interpretacjach organów

podatkowych, które odpowiadają na pytania pracodawców

o ewentualny przychód w razie wskazania przez pracodawcę

adresu pracownika jako miejsca parkowania auta. Chodzi o zin-

terpretowanie, czy przejazdy między miejscem zamieszkania

a miejscem pracy nie są przychodem z tytułu dojazdów do pracy.

Coraz częściej zdarza się, że pracodawca w ramach zobligowania

pracownika do dbania o jego bezpieczeństwo wskazuje miejsce

zamieszkania pracownika jako adres postoju auta po godzinach

pracy. W ramach odpowiedzialności materialnej pracownika za

mienie powierzone pracownik musi je chronić i o nie dbać (art.

124 par. 2 k.p.). Przejazdy do i z domu pracownika stanowią reali-

zację celu służbowego, jakim jest dbałość o powierzone mienie

(interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, z 31 stycznia

2014 r., ILPB2/415-1072/13-2/WM).

Reasumując, nie stanowią przychodu u pracownika z tytułu nie-

odpłatnego korzystania z samochodu służbowego:

– przejazdy pracownika samochodem służbowym z miejsca par-

kowania do miejsca pracy i odwrotnie – o ile nie służą jego

osobistym celom, lecz wykorzystywane są w ramach realiza-

cji zadań służbowych – przejazdy oraz parkowanie są przeja-

wem dbałości o powierzone mienie pracodawcy, a wskazany

adres garażowania pojazdu (posesja, garaż, pobliski strzeżony

parking) wynika z wewnętrznych instrukcji/umów/protokołów

zdawczo-odbiorczych, i

– przejazdy te są związane mobilnością, dyspozycyjnością wyma-

ganą na zajmowanym przez pracownika stanowisku pracy, i

– z miejsca parkowania samochodu, tj. spod domu, pracownik

od razu jedzie wykonywać obowiązki służbowe, np. na spotka-

nie z kontrahentem, po handlowe zakupy, do urzędów; innymi

słowy pozostaje w stałej gotowości użytkowania pojazdu w celu

osiągania przychodów.

3. Auto tylko do pracy

Udostępnienie samochodu służbowego wynikające z charakteru

pracy na danym stanowisku (przedstawiciel handlowy, kierowca,

serwisant) nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku pracy,

jeżeli samochód ten jest wykorzystywany wyłącznie w celach

służbowych, co jest zapisane np. w dokumencie, na podstawie

którego pracownik przejął mienie.

WAŻNE

Zwolnienie składkowe nie znajduje zastosowania,

mimo iż bezpłatne korzystanie z aut zostało uregulowane

w regulaminie wynagradzania i premiowania

Dziennik Gazeta Prawna,

20 marca 2014 nr 55 (3696)

gazetaprawna.pl

laniu uzyskiwanych przez pracownika nieodpłatnych świadczeń

z tytułu prawa do korzystania z pojazdu dla celów prywatnych.

Jakie składki

Podstawę wymiaru składek na ZUS stanowi przychód w rozumieniu

przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany

przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach

stosunku pracy. Zwolnione są zaś przychody wymienione w roz-

porządzeniu z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad

ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne

i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Jednak wśród wyłączeń

nie zostały wymienione świadczenia w postaci m.in. bezpłatnego

udostępnienia przez pracodawcę pracownikowi samochodu służ-

bowego do celów prywatnych. A to oznacza wystąpienie obowiąz-

ku naliczenia i opłacenia składek za korzystającego pracownika.

Jak stwierdził Oddział ZUS w Gdańsku w interpretacji z 23 maja

2013 r. (znak: DI/100000/451/659/2013), wyłączenie z podstawy

wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przychodu z ty-

tułu używania samochodów służbowych do celów prywatnych

przez pracowników nie znajduje umocowania w par. 2 ust. 1

pkt 26 rozporządzenia. Według niego wolne od oskładkowania

są korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy,

regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,

a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż

detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz

korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów

środkami lokomocji. Z kolei bezpłatne używanie samochodów

służbowych do celów prywatnych przez pracowników nie stano-

wi takiego przychodu, gdyż nie jest nabyciem artykułu, przed-

miotu ani usługi, a jedynie polega na bezpłatnym korzystaniu

z rzeczy będącej własnością pracodawcy. Ponadto składki na

ubezpieczenia społeczne nie powinny być obliczane od przy-

chodu, jaki pracownik uzyskuje, korzystając z bezpłatnych lub

częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, przez co

należy rozumieć korzystanie z transportu publicznego na pod-

stawie przekazywanych przez pracodawcę biletów lub z trans-

portu organizowanego przez pracodawcę (np. zakładowy bus).

Można jednak spotkać się z poglądem, według którego oma-

wiane nieodpłatne świadczenie może pozostać bez składek, o ile

samochód został przekazany do prywatnego użytku na podsta-

wie układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub

innych przepisów o wynagradzaniu, z wyjątkiem umowy o pra-

cę. Jednak moim zdaniem nie należy traktować tej opinii jako

obowiązującej normy. Jest ona bowiem dyskusyjna i właściwy

dla pracodawcy ZUS może się z tym nie zgodzić. Ze swej strony

przychylam się więc do stanowiska ZUS, choć i ono wzbudza

wątpliwości. W przepisie jest bowiem mowa o „środkach loko-

mocji”. Samochód takim środkiem jest, jednak ZUS wskazuje

rozwinięcie tego pojęcia w sposób zawężający, niekorzystny dla

pracowników. Świadczenie należy wycenić tak jak dla potrzeb

podatku dochodowego, czyli według ceny zakupu lub rynkowej.

VAT

Kiedy nie ma przychodu

Są przypadki, kiedy pracownik z tytułu używania auta służbowe-

go nie będzie miał dodatkowego przychodu.

1. Za jazdy prywatne – odpłatność

Pracodawca może udostępnić pracownikowi samochód za od-

płatnością. Wówczas powinna być zawarta umowa cywilnopraw-

na, w której określi się m.in. sposób obliczania takiej odpłatności.

Jej wysokość znowu najlepiej ustalić według cen rynkowych,

z uwzględnieniem m.in. parametrów samochodu. W takim

przypadku uznaje się, że pracownik nie uzyskał nieodpłatnego

świadczenia.

Warto przy tym podkreślić, że nie opłaca się wyznaczać symbo-

licznej opłaty np. 1 czy 10 zł. W razie kontroli organ podatkowy

może zakwestionować taki przychód jako zbyt niski i potrak-

tować świadczenie jako częściowo odpłatne. W konsekwen-

cji nakaże ustalić pracownikowi dodatkowy przychód. A to

z kolei będzie miało swoje konsekwencje w kontekście opła-

cania składek na ubezpieczenia społeczne. W sytuacji bowiem

kiedy fiskus ustali przychód, to będzie on wliczany do podstawy

wymiaru składek.

2. Garażowanie w miejscu zamieszkania

„Realizacja obowiązków służbowych przez pracownika nie może

generować dla tego pracownika dodatkowego przychodu ze sto-

sunku pracy”. Takie pada zdanie w interpretacjach organów

podatkowych, które odpowiadają na pytania pracodawców

o ewentualny przychód w razie wskazania przez pracodawcę

adresu pracownika jako miejsca parkowania auta. Chodzi o zin-

terpretowanie, czy przejazdy między miejscem zamieszkania

a miejscem pracy nie są przychodem z tytułu dojazdów do pracy.

Coraz częściej zdarza się, że pracodawca w ramach zobligowania

pracownika do dbania o jego bezpieczeństwo wskazuje miejsce

zamieszkania pracownika jako adres postoju auta po godzinach

pracy. W ramach odpowiedzialności materialnej pracownika za

mienie powierzone pracownik musi je chronić i o nie dbać (art.

124 par. 2 k.p.). Przejazdy do i z domu pracownika stanowią reali-

zację celu służbowego, jakim jest dbałość o powierzone mienie

(interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, z 31 stycznia

2014 r., ILPB2/415-1072/13-2/WM).

Reasumując, nie stanowią przychodu u pracownika z tytułu nie-

odpłatnego korzystania z samochodu służbowego:

– przejazdy pracownika samochodem służbowym z miejsca par-

kowania do miejsca pracy i odwrotnie – o ile nie służą jego

osobistym celom, lecz wykorzystywane są w ramach realiza-

cji zadań służbowych – przejazdy oraz parkowanie są przeja-

wem dbałości o powierzone mienie pracodawcy, a wskazany

adres garażowania pojazdu (posesja, garaż, pobliski strzeżony

parking) wynika z wewnętrznych instrukcji/umów/protokołów

zdawczo-odbiorczych, i

– przejazdy te są związane mobilnością, dyspozycyjnością wyma-

ganą na zajmowanym przez pracownika stanowisku pracy, i

– z miejsca parkowania samochodu, tj. spod domu, pracownik

od razu jedzie wykonywać obowiązki służbowe, np. na spotka-

nie z kontrahentem, po handlowe zakupy, do urzędów; innymi

słowy pozostaje w stałej gotowości użytkowania pojazdu w celu

osiągania przychodów.

3. Auto tylko do pracy

Udostępnienie samochodu służbowego wynikające z charakteru

pracy na danym stanowisku (przedstawiciel handlowy, kierowca,

serwisant) nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku pracy,

jeżeli samochód ten jest wykorzystywany wyłącznie w celach

służbowych, co jest zapisane np. w dokumencie, na podstawie

którego pracownik przejął mienie.

WAŻNE

Zwolnienie składkowe nie znajduje zastosowania,

mimo iż bezpłatne korzystanie z aut zostało uregulowane

w regulaminie wynagradzania i premiowania

Wygenerowano dnia 2015-02-20 dla loginu: johnprctorbob@gmail.com

8 / 8