Podstawy zarządzania 09.04.2013
5.T: Organizowanie
proces budowy modelu organizacji (tworzenie stanowisk organizacyjnych, ich łączenie w grupy, rozpiętość i spiętrzenie kierowania)
Organizacja- ustrój prze3dmiotu złożonego, układ jego wewnętrznych zależności, bądź wreszcie sam obiekt zorganizowany. Słowo organizacja może występować w 3 ujęciach:
Czynnościowym- usiłowanie ukształtowania związków między elementami całości w taki sposób, aby uzyskać przewagę zależności konstruktywnych nad destruktywnymi.
Rzeczowym- rezultat procesu organizowania, charakteryzujący się określonym składem całości do rozwiązania oraz między elementami tej całości.
Atrybutowym(synonim struktura organizacyjna)-powinny polegać na tym, że części współprzyczyniają się do powodzenia całości. Tak rozumiany aspekt atrybutowy ma charakter postulatywny.
Struktura organizacyjna- w swoich założeniach pełni istotne funkcje regulacyjne kształtujące szeroko
podjęty ład wewnątrzorganizacyjny. Z jednej strony określa miejsce każdego uczestnika systemu, z drugiej zaś określa pożądane sposoby zachowania indywidualnego i zespołowego. Pierwszy z tych aspektów regulacyjnej funkcji struktury można nazwać strukturalizacją (porządkowaniem) elementów, drugi natomiast strukturalizacją działań.
Ujęcie statyczne i dynamiczne
Organizacja w ujęciu rzeczowym może być rozpatrywana w ujęciu przestrzennym i czasowym. Pierwsze z nich opisuje rozmieszczenie elementów organizacji w przestrzeni np. rozmieszczenie komórek organizacyjnych, maszyn i urządzeń, budynków itp. Ujęcie czasowe wynika ze statycznego i dynamicznego charakteru organizacji (por. rys.4.1).
Statyczna część organizacji -to te jej elementy (części oraz powiązania między nimi), których cechy, miejsce i rola nie są uwarunkowane następstwem zdarzeń. Parametry składowych struktury (przede wszystkim stany powiązań między nimi) nie są wiec uzależnione od stopnia zaawansowania procesu, fazy cyklu działania, techniki i technologii działania. Do tych elementów struktury zaliczamy przede wszystkim: pionowe i poziome rozczłonkowanie organizacji; zakresy uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności; powiązania hierarchiczne i funkcjonalne.
Dynamiczna część organizacji- to te jej elementy (części oraz powiązania między nimi), których cechy, miejsce i rola uwarunkowane są stanem zaawansowania procesu, fazą cyklu działania, realizowaną procedurą postępowania. Zaliczamy więc do nich te składowe organizacji, których intensywność występowania uzależniona jest od fazy procesu działania zespołowego. Tak więc dynamicznymi składowymi organizacji są powiązania informacyjne i techniczne, mające swoje odzwierciedlenie w procedurach przebiegu procesu podejmowania decyzji, przebiegu materiałów czy dokumentów, kartach procesu technologicznego, procedurach rozliczania środków obrotowych i materiałów.
Składowe organizacji
Rozważając organizacje będziemy odnosić to pojęcie do tych rzeczy zorganizowanych, w których zarówno podmiotem jak i przedmiotem organizowania jest człowiek. Będziemy więc rozumieć
organizację jako „system świadomie skoordynowanych działań lub sił, dwu lub więcej ludzi".
Współczesny organizator działania zespołowego musi uświadomić sobie fakt, iż jego bezpośredni wpływ na poziom zorganizowania tego działania jest ograniczony. Dynamiczny charakter zjawisk zachodzących w organizacji, otoczenie funkcjonujące jako tzw. „burzliwe pole", duża autonomiczność zachowań znacznej części uczestników organizacji, wynikająca z niemożności lub niecelowości ustrukturalizowania warunków tych zachowań, to główne przyczyny ograniczonej możliwości wpływania na cechy organizacji. W klasycznej teorii organizacji dążono do maksymalnego wpływu na stan organizacji w sposób bezpośredni, tj. poprzez kształtowanie trwałych wzorców zachowań jej uczestników. Współczesna myśl organizatorska zwraca uwagę na ograniczoną możliwość wpływania bezpośredniego. Zwraca więc uwagę na oddziaływanie pośrednie, a wiec na tworzenie takich warunków, w których członkowie organizacji sami chcą współdziałać w sposób sprzyjający sprawnemu jej funkcjonowaniu.
W kształtowaniu wydajności pracy na stanowiskach produkcyjnych (produkcja masowa) organizator ma możliwości wywierania na nią bezpośredniego wpływu. Może bowiem narzucić pracującemu metody pracy, tempo pracy, jakości pracy.
Organizacja pozaformalna- występuje gdy konstruktor organizacji zespołowego działania ludzi musi przyjąć, że pewna cześć cech organizacji leży poza sferą jego bezpośredniego oddziaływania, inaczej mówiąc poza sferą jego formalizacji.
Elementy składowe organizacji całkowitej
| Potencjalny poziom formalizacji | Organizacja całkowita |
|---|---|
| Organizacja poddająca się formalizacji | |
| Pożądany poziom formalizacji | Organizacja formalizowana (formalna) |
| Rzeczywisty poziom formalizacji | Organizacja nieformalna |
Pozostała, po wyodrębnieniu organizacji będącej poza sferą formalizacji, część organizacji może być
przedmiotem bezpośredniego oddziaływania organizatora. Konstruowanie systemu zgodnie z przyjętymi wzorcami wiąże się jednak z koniecznością poniesienia
określonych nakładów. Narzucenie wzorców funkcjonowania powoduje także ograniczenie poziomu
elastyczności reagowania organizacji na zmiany w niej zachodzące oraz w jej otoczeniu. Ujemne skutki narzucania wzorców powodują, iż w wielu wypadkach projektant organizacji świadomie rezygnuje z opracowania wzorców funkcjonowania jej elementów składowych, mimo iż jest to technicznie wykonalne. Z tej części organizacji, która może być poddana procesowi formalizowania następuje wyodrębnienie organizacji niesformalizowanej – obejmuje ona te cele, zadania, stosunki wewnątrzorganizacyjne oraz sposoby zachowań, które świadomie pozostawiono poza procesem formalizacji.
Organizacja formalna- ma regulować miejsce, zakres działania, uprawnienia, odpowiedzialności sposób postępowania ludzi organizacji. Są one zobiektyzowana regułą zachowania, której zadaniem jest narzucenie działaniom ludzkim określonego zasobu zorganizowania.
Ogólna idea struktur organicznych
Uważa się, że tworzenie dużych komórek organizacyjnych, ułatwi proces powoływania w ich ramach, w zależności od potrzeb, wielu słabych sformalizowanych zespołów zadaniowych. Struktura organizacyjna przybiera wówczas płynną formę struktury organizacyjnej. Do największych zalet struktur elastycznych
należą:
— możliwość koncentracji wysiłków na wybranych zadaniach,
— utworzenie zaangażowanego emocjonalnie jednolitego ośrodka koordynacji jakim jest kierownictwo zadania,
— zwiększenie odpowiedzialności za zadanie przez utworzenie ośrodka odpowiedzialnego za cykl jego realizacji,
— wyzwolenie zablokowanej w tradycyjnych układach inwencji twórczej,
— możność wykorzystania efektu zbiorowego rozwiązywania problemów przez szeroki zespół specjalistów,
— większa otwartość dyskusji członków zespołu zadaniowego nie obciążonych autorytetami formalnymi,
— usprawnienie przepływu informacji.