Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych – podstawa zapisów księgowych i ich wpływ na formy i techniki księgowania.
Księgi rachunkowe prowadzone są na podstawie dowodów księgowych i ujmują zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Obejmują one zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.
Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki. Mogą być prowadzone poza siedzibą jednostki, w przypadku powierzenia ich prowadzenia jednostce uprawnionej - zgodnie z obowiązującymi przepisami - do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W takiej sytuacji kierownik jednostki jest obowiązany:
powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia ich wydania poza siedzibę jednostki
zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontrolne
Otwarcia ksiąg rachunkowych dokonuje się na:
dzień rozpoczęcia działalności
początek każdego następnego roku obrotowego
dzień zmiany formy prawnej, połączenia lub podziału jednostki
dzień rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego
Księgi otwiera się w ciągu 15 dni od dnia wymienionych zdarzeń. Otwarcia ksiąg rachunkowych pod datą rozpoczęcia działalności dokonuje się przez wprowadzenie do ewidencji księgowej stanu aktywów i pasywów, potwierdzonego spisem z natury rzeczowych składników majątku i gotówki (inwentaryzacja).
Księgi rachunkowe zamyka się na:
dzień kończący rok obrotowy
dzień zakończenia działalności, w tym również sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego
dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości
Księgi zamyka się nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia tych zdarzeń. Ostateczne zamknięcie ksiąg jednostki powinno być dokonane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
Księgi rachunkowe obejmują:
dziennik – służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły
konta księgi głównej – wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkowe aktywów i pasywów, a następnie dokonuje zapisów wszystkich operacji za kolejne miesiące, zarejestrowanych uprzednio lub jednocześnie w dzienniku
konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) – prowadzi się w szczególności dla:
środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonanych od nich odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych)
rozrachunków z kontrahentami
rozrachunków z pracownikami
operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych)
operacji zakupu (obce faktury i inne dowody)
kosztów
zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych
wykaz składników aktywów i pasywów
Księgowość jest częścią rejestracyjną całego systemu rachunkowości. Warunkiem bezwzględnym sporządzenia prawidłowej i wiarygodnej sprawozdawczości jest wysoka jakość ksiąg rachunkowych tworzących fundament rocznego sprawozdania finansowego. Ustawa o rachunkowości dość precyzyjnie określa cechy jakościowe prawidłowych ksiąg rachunkowych. Aby księgi rachunkowe spełniały wymogi ustawy, muszą być rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i prowadzone na bieżąco.
Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Za prowadzone bezbłędnie uznaje się księgi, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.
Ponadto księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych; zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych; w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych; zapewniony jest dostęp do zbiorów danych, pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.
Sprawdzalność ksiąg rachunkowych jest ściśle związana z zachowaniem śladu rewizyjnego (kontrolnego), umożliwiającego powiązanie poszczególnych pozycji ksiąg rachunkowych z dokumentem źródłowym na wszystkich etapach przetwarzania danych. W tym celu zapisy księgowe muszą być uporządkowane w porządku chronologicznym z zachowaniem niezmienionej klasyfikacji jednolitej systematyki dla jednolitych co do rodzaju operacji gospodarczych. Aby księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu komputera zostały uznane za sprawdzalne, konieczne jest zapewnienie kontroli kompletności zbiorów rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych. Ustawa o rachunkowości nie określa definicji parametru przetwarzania danych. Za taki należy uznać każdą wielkość, która jest używana przez program finansowo-księgowy do dokonania obliczeń z wykorzystaniem zaimplementowanych algorytmów. Przykładem parametrów przetwarzania danych mogą być kursy walut lub wysokość stóp procentowych, na podstawie których program może obliczyć wartość naliczonych lub wymagalnych odsetek. Sprawdzalność ksiąg rachunkowych za pomocą komputera wymaga także, aby został zapewniony dostęp do wszelkich danych rachunkowych w dowolnie wybranym okresie i za dowolny okres sprawozdawczy.
Spełnienie wszystkich wskazanych wymogów wymaga przemyślanego systemu rachunkowości, wspartego efektywnym systemem kontroli wewnętrznej. Odpowiedzialność za taki system ponosi kierownik jednostki. Cechy jakościowe takiego systemu zmieniają się wraz z rodzajem i zakresem prowadzonej działalności gospodarczej. Obowiązujące przepisy wymagają, aby księgi rachunkowe były prowadzone na bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, jednak nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie umożliwiającym sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych (i deklaracji podatkowych) oraz dokonania rozliczeń podatkowych. Za rok obrotowy termin ten obowiązuje do 85 dnia po dniu bilansowym.