Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych - podstawa zapisów księgowych i ich wpływ na formy i techniki księgowania

Księgi rachunkowe prowadzone są na podstawie dowodów księgowych i ujmują zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Obejmują one zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki. Mogą być prowadzone poza siedzibą jednostki, w przypadku powierzenia ich prowadzenia jednostce uprawnionej - zgodnie z obowiązującymi przepisami - do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W takiej sytuacji kierownik jednostki jest obowiązany:

• powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia ich wydania poza siedzibę jednostki

• zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontrolne

Księgi rachunkowe obejmują:

1. dziennik - służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły

2. konta księgi głównej - wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkowe aktywów i pasywów, a następnie dokonuje zapisów wszystkich operacji za kolejne miesiące, zarejestrowanych uprzednio lub jednocześnie w dzienniku

3. konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) - prowadzi się w szczególności dla:

• środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonanych od nich odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych)

• rozrachunków z kontrahentami

• rozrachunków z pracownikami

• operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych)

• operacji zakupu (obce faktury i inne dowody)

• kosztów

1. zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych

2. wykaz składników aktywów i pasywów

Księgi muszą być prowadzone w języku i w walucie polskiej, w siedzibie jednostki (przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej). Jeżeli jednostki mają oddziały (zakłady) wówczas księgi mogą być prowadzone w oddziałach (zakładzie) lub jednostce- istnieje dowolność.

Przedsiębiorcy mają możliwość prowadzenia ksiąg na terenie Polski, ale poza siedzibą jednostki w sytuacji, gdy prowadzenie ksiąg:

• Odbywa się za pomocą systemu komputerowego

• powierzone jest osobom fizycznym, prawnym lub jednostkom nieposiadającym osobowości prawnej, (które mają uprawnienia do ich prowadzenia).

W takiej sytuacji kierownik ma obowiązek zgłoszenia tego faktu do urzędu skarbowego ( w terminie 15 dni od dnia przekazania ksiąg) oraz zapewnić swobodny dostęp organów kontrolnych do nich.

Otwarcie księgi rachunkowej następuje w dniu:

• Rozpoczęcia działalności gospodarczej (dzień pierwszego zdarzenia, które wywołuje skutki o charakterze finansowym lub majątkowym

• Rozpoczęcia nowego roku obrotowego

• Zmiany formy prawnej

• Wpisania do rejestru jednostki, która powstała w wyniku połączenia się lub podzielenia jednostki

• Rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego

Nie później niż 15 dni od zaistnienia którejkolwiek z wymienionych przyczyn.

Natomiast zamknięcie następuje wówczas, gdy:

• Kończy się rok obrotowy

• Następuje zakończenie działalności jednostki, jej likwidacja lub postawienie w stan upadłości

• Zmieniana jest forma prawna jednostki

• Jednostka zostaje przejęta, podzielona lub połączona

• Na inny dzień bilansowy określony przez przepisy

W ciągu 3 miesięcy od zaistnienia zdarzenia.

Po zamknięciu ksiąg rachunkowych nie ma możliwości zmiany zapisów w nich dokonanych.

Prowadzenie ksiąg przy użyciu komputera:

Istnieje wymóg posiadania odpowiedniego oprogramowania, który pozwala na uzyskanie informacji odnośnie zapisów poprzez ich drukowanie lub przeniesienie na inny nośnik danych. Należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe powinny zawierać ponumerowane strony oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz powinny być sumowane na kolejnych stronach. Zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji wraz z danymi osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

Księgi w systemie komputerowym powinny być trwale oznaczone nazwą:

• Jednostki

• Rodzaju księgi rachunkowej

• Programu przekierowania

Najpóźniej drukowane są na koniec roku obrotowego, za równoznaczne z wydrukowaniem uznaje się przeniesienie treści ksiąg na inny nośnik informacji, który zapewni swobodne przechowywanie danych.

Zapisy w księgach dokonywane są na podstawie dowodów księgowych.. Księgi powinny być prowadzone rzetelnie, sprawdzalnie, na bieżąco i bezbłędnie. W przypadku stwierdzenia błędu należy postępować wg postępowania,

Przed zamknięciem miesiąca:

1. Skreślenie błędnego zapisu, wpisanie nowego wraz z datą i podpisem lub

2. Wprowadzenie dowodu który będzie zawierał korekty błędów poprzez zapisy dodatnie lub ujemne

Po zamknięciu miesiąca lub w przypadku korzystania z systemu komputerowego możliwe jest postępowanie tylko wg pierwszego wzorca.

3

---