ZARZĄDZANIE. POJĘCIA PODSTAWOWE

Jeszcze 20 lat temu cały system zarządzania wyglądał inaczej. To Amerykanie jako pierwsi zaczęli zauważać potrzebę zmian w celu zwiększenia wydajności pracy. Rozpoczęli oni etap inwestycji w wiedzę.
Przede wszystkim władze firm rozpoczęły wysokoskalową redukcję pracowników i zmianę metod zatrudnienia. Przestała się liczyć ilość pracowników, a ich jakość i wydajność. Zmiana trybu pracy z kilkunastogodzinnego na 8-godzinny początkowo wydawała się marnotrawstwem. Jednak managerowie ze swych obserwacji wnioskowali, że skrócenie czasu pracy niewiele zmniejsza wyniki pracowników. Niemożliwym jest wielogodzinna praca na pełnych obrotach. Coraz popularniejsze nawet staje się zatrudnianie firm z zewnątrz - tzw. outsourcing wykonujących konkretne zlecenia niż angażowanie stałych pracowników, które wiąże się z koniecznością ponoszenia wysokich kosztów utrzymania pracownika stałego, a także z faktem, iż wynajętej firmie płaci się za wykonanie wyznaczonego zadania, a nie za ilość godzin spędzonych w pracy. W rzeczywistości dowiedziono, że pracownik zleceniowy jest w stanie wykonać więcej w ciągu 6 godzin, niż pracownik stały w ciągu 8.
Zmianom ulega również tryb pracy, który coraz częściej jest wędrowny. W przeciwieństwie do naszych rodziców, jedynie 15% młodych Polaków będzie posiadało stałą, legalną pracę z umową podpisaną na czas nieokreślony. Cała reszta będzie spędzała życie na szukaniu coraz to nowego miejsca pracy, przekwalifikowywaniu się i dostosowywaniu do ofert , które są dostępne tymczasowo.
20 lat temu zarządzanie opierało się na kierowaniu robotnikami, pracownikami wykonującymi zlecone zadania w sposób odruchowy i bezmyślny. Obecnie jesteśmy na etapie zarządzania wiedzą. Płacimy ludziom za kreatywność, myślenie, produktywny udział w ulepszaniu i udoskonalaniu pracy. Wiążę się to jednak z pewnymi przeszkodami. Mianowicie ciężko jest sprawdzić wydajność pracownika wiedzy. W przypadku robotników wystarczyło np. sprawdzić ilość wykonanych produktów. Nie sposób jednak zweryfikować, czy pracownik, który cały dzień spędza przy biurku patrząc się w okno znajduje się aktualnie na najwyższym poziomie myślowym związanym z nowym projektem, czy też myśli o przysłowiowych niebieskich migdałach.


Początki nowoczesnego zarządzania można jednak zauważyć już na początku XX wieku, kiedy to została wydana książka F. Taylora pt. „Zarządzanie warsztatem twórczym” (rok 1903). Dzięki nowym teoriom, nowemu spojrzeniu na kapitał ludzki, jesteśmy świadomi takich spraw jak choćby faktu, że nie ma krajów biednych i bogatych - a jedynie dobrze lub źle zarządzane. Zmieniają się również problemy. Jeszcze 100 lat temu najistotniejsze było zwiększenie wydajności robotników. W tym celu zatrudniano inżynierów, których zadaniem było zauważanie pewnych prawidłowości mających na celu ulepszenie pracy ludzkiej. Tak też z czasem warunki pracy zmieniały się na lepsze ale i korzystniejsze. Wprowadzenie krótszego czasu pracy, ale i w następstwie takich udogodnień jak przerwa obiadowa czy śniadaniowa, mimo wątpliwości, sprawdziły się i dały rezultaty korzystne zarówno dla pracodawców jak i pracowników. Amerykanom, dzięki zarządzaniu, w ciągu 100 lat udało się podnieść wydajność robotnika o 50 razy.
Na przestrzeni lat zmianom uległy również podmioty i sposoby zarządzania. Niegdyś zarządzało się ludźmi przeciętnymi, po krótkim przeszkoleniu i łatwymi do zastąpienia. Osiągało się dobre wyniki dzięki zarządzaniu zwanemu 3xk : komenderowaniu, korygowaniu i kontroli ludzi. Obecnie osiągamy niezwykłe rzeczy za pomocy niezwykłych ludzi, a zarządzanie opiera się na zasadzie 3xw: wiązanie działań, wspieranie, współpraca. Każdą pracę wykonują ludzie kompetentni, a realizacja zadań opiera się na wyborze najlepszych pomysłów. Przykładem jest Dolina Krzemowa, gdzie stworzenie nowego produktu opiera się na 70-80 pomysłach ludzi wysoko wykwalifikowanych, z których wybiera się około 7-8 projektów i tworzy tyleż prototypów. Następnie najlepszy prototyp zostaje udoskonalony i przerobiony na ostateczny produkt.
Współcześnie więc cały system zarządzania opiera się na 3 niezbędnych elementach:

Gospodarka postindustrialna to nic innego jak technologia informacyjna, globalizacja, dostęp do informacji i hiperkonkurencja, która związana jest ze skróconym czasem życia produktu. Japończycy np. twierdzą, iż za 10 lat samochody nowej generacji będą wprowadzane co roku. To także innowacyjność, demokratyzacja handlu oraz wikinomia-tworzenie produktów przez niezależnych ludzi.
W przedsiębiorstwie zorientowanym na wiedzę produktem jest zawsze wiedza. Rozumując w ten sposób produkty przykładowej Jelfy - tabletki - można nazwać pakietem wiedzy. Dzisiaj firmy liczące się na rynku są przede wszystkim elastyczne. Przykładem może być światowy potentat rynku Nokia, która początki swej kariery zaczynała od produkcji desek, kaloszy, następnie dopiero telewizorów i telefonów, a w tym momencie planuje znowu poszerzyć swą działalność i zmienić produkt. IBM natomiast zaczynał od prostych programów, a obecnie zajmuje się zintegrowanymi systemami informacyjnymi. Nowoczesne przedsiębiorstwa zatrudniają głównie pracowników wiedzy i to w niewielkich ilościach. Choćby Puma -zatrudnia tylko około 100 pracowników zajmujących się nowymi pomysłami; reszta załogi zajmuje się jedynie wykonaniem i działa w miejscach nastawionych tylko na produkcję. Podstawowym celem przedsiębiorstw zorientowanych na wiedzę jest nie działanie na obecnych rynkach, ale ich tworzenie.
Zadaniem pracowników wiedzy jest głównie operacja informacją. Dokonują obserwacji i ekspertyz, a ze zgromadzonych informacji tworzą wiedzę i przekształcają ją w produkt. Korzystają oni również z pomocy tzw. doradców wiedzy, którzy np. w USA stanowią 30% pracowników.

Przełom w nauce i praktyce zarządzania

warunki otoczenia rynkowego warunki otoczenia rynkowego

Jeszcze 15 lat temu zarządzanie było oparte na kanwach takich jak: koncentracja, maksymalizacja, synchronizacja, hierarchizacja, standaryzacja i centralizacja. Większość pracowników była wykonawcami, a jedynie 5% stanowili kierownicy i to do nich należało wprowadzenie zmian bądź tez wychodzenie z pomysłami. Rezultatem zarządzania miało być coś dużego i znaczącego jak np. ciężki, duży przedmiot. Rynek uznawany był za chłonny, a produkt przeznaczony dla masowego, niewymagającego klienta, którego zadowalał standardowy produkt. Celem była masowa i efektywna, wielkoskalowa produkcja, pozwalająca na zdobycie pozycji i dominacji w branży.
W erze wiedzy zarządzanie opiera się na szybkości, przedsiębiorczości, innowacyjności, elastyczności, adaptacyjności i podmiotowości. Usługi muszą być zindywidualizowane i dopracowane, gdyż są odbierane przez inteligentnego i wymagającego klienta. Ponadto na rynku panuje hiperkonkurencja, która zmusza do podnoszenia standardów i oryginalności produktu. Korzysta się tu głównie z zasobów niematerialnych takich jak umiejętności i kompetencje kreatywnych pracowników. Każdy może wyjść z pomysłem, funkcja ta nie ogranicza się do kierowników. Zatrudnia się ludzi wszechstronnie uzdolnionych, nikt nie potrzebuje podajników informacji.

Specjaliści zarządzania to swego rodzaju lekarze przedsiębiorstw. Ich zadaniem jest opis sytuacji firmy i jej rzeczywistości; funkcja diagnostyczna, czyli określenie przyczyny i charakterystyki problemów oraz propozycja rozwiązania. Funkcją zarządzanie jest też prognostyczne przewidywanie nowych rozwiązań, które w przyszłości się sprawdzą i sprawią, że firma będzie konkurencyjna. Należy pamiętać, że zarządzanie jest ekwifinalne - problemy można rozwiązać na wiele sposobów z różnym wynikiem. Nie ma jednego dobrego rozwiązania. Jest ich mnóstwo, a różnią się wydajnością i różnym bilansem strat i zysków.

Kiedy mówimy o zarządzaniu, mamy właściwie na myśli nauki zarządzania, gdyż tak naprawdę istnieje wiele różnych nurtów i podejść do niego. Nauki zarządzania są naukami interdyscyplinarnymi; łączą między innymi socjologię, psychologię, matematykę, ekonomię, prawo, teorię systemów. Korzystają z zasad i twierdzeń innych nauk.
Ważne jest również, iż zarządzanie jest nauką stosowaną, użytkową - ma za zadanie tworzenie rozwiązań, zasad, opinii, technik, które można zastosować w praktyce. Te środki są owocem skrupulatnych badań przedsiębiorstwa i jego obserwacji. Tworzy się je poprzez poszukiwanie prawidłowości, korygowanie ich ze swoją wiedzą i tworzenie na podstawie tej wiedzy zasad i metod postępowania.

Pojęciem kluczowym oczywiście jest zarządzanie samo w sobie. Wg P.F.Drucker'a zarządzanie polega na:
- osiąganiu wspólnych, prostych, jasnych celów i poszukiwaniu misji firmy - jasnej i wielkiej, aby mogła stać się wspólną wizją;
- eksploatacji tych elementów własnej kultury, które mogą stanowić budulec własnego modelu zarządzania;
- zaangażowaniu pracowników, kultywowaniu wspólnych wartości, dawaniu szans na wzrost i rozwój;
- budowaniu wzajemnego porozumienia i odpowiedzialności;
- tworzeniu wyników na zewnątrz- zadowolonych klientów, pacjentów, studentów itp.

PROCES ZARZĄDZANIA W PRZEDSIĘBIORSTWIE

Zarządzanie jest stosunkowo młodą nauką mającą zaledwie 100 lat, jednak zawsze jego elementem było życie człowieka. Odkąd istniały państwa, rządy, armie itp., odtąd istniało zapotrzebowanie na pierwotne, proste formy kierowania nimi. Jednak zarządzanie w swym klasycznym ujęciu, od zawsze było powiązane z przedsiębiorstwami, a te pojawiły się dopiero na przełomie XIX/XX wieku. Wraz z powstaniem takich gigantów rynkowych jak Lloyd's czy Cruck, powstał problem, w jaki sposób nimi kierować. Oczywiście nikomu nie było obce, jak dowodzić państwem, czy jego elementami, aczkolwiek efektywne zarządzanie wielką korporacją było swego rodzaju novum tamtych czasów. W taki też sposób pojawiło się nowe, szybko rozwijające zarządzanie.
Proces zarządzania w ciągu ostatnich 20, a może nawet 15 lat uległ diametralnym zmianom, co związane jest z różnicami pomiędzy poprzednią a obecną strukturą przedsiębiorstwa. Jak wspomniano na poprzednim wykładzie, kiedyś główną część pracowników stanowili robotnicy wykonujący proste czynności w 1, może 2 firmach, w których przez całe życie robiło się karierę, zdobywało przyjaciół i awansowało. Specjalizacja dotyczyła bardzo wąskiego zakresu kompetencji a znajomość firmy ograniczała się tylko do 1 pionu, wyłącznie fragmentu przedsiębiorstwa. I tak przykładowo księgowy nie wychylał się poza swoje biuro i biuro przełożonego, któremu przekazywał wyniki swej pracy, a pracownik produkcyjny znał wyłącznie halę produkcyjną i kierownika zmiany. Jedynym łącznikiem pomiędzy produkcją a sprzedażą i resztą działów była elita firmy, do której należeli dyrektor, manager i najlepsi inżynierowie stanowiący łącznie 5% zatrudnionych. Reszta stanowiła zespół wykonawców wykonujących wyłącznie wydane polecenia. Organizacja firmy opiera się na strukturze piramidy, zazwyczaj 10-stopniowej, na której każdym stopniu stoi coraz wyższy kierownik, a niemożliwym jest kontakt z przełożonym usytuowanym więcej niż 1 poziom wyżej. Położenie w tej piramidzie miało swe odzwierciedlenie oczywiście w uposażeniu, zakresie obowiązków itp. Jednak przy takiej strukturze firmy zarządzanie było bardzo ograniczone i utrudnione ze względu na brak komunikacji miedzy różnymi stopniami.
Nowoczesny proces zarządzania opiera się na 2 fundamentalnych pojęciach:
a) organizacji.
Organizacja jest elementem pracy managera. Początkowo przedmiotem badań zarządzania był samo przedsiębiorstwo i jego mechanizmy. Obecnie przedmiotem tym jest wszystko, co potrzebuje profesjonalnych, rzetelnych i efektywnych metod zarządzania. Przedmiotem badań zarządzania są więc zorganizowane całości, które są tworzone przez zbiorowości ludzi. A więc ostatecznie, przedmiotem badań zarządzania są zorganizowane zbiorowości ludzi dążące do określonych celów. Cele te mogą przybierać różne formy, stąd też zarządzanie łączy w sobie wiele dziedzin takich jak choćby socjologię, psychologię, matematykę, ekonomię, prawo. Nie interesuje nas jednak wyłączny opis zjawiska, jakim zajmują się te nauki. Interesuje nas, by całości te osiągały przyjęte cele działania w sposób: skuteczny i sprawny.
Miarą skuteczności jest stopień osiągania celu. Rozumując w ten sposób można być również czasem przeciwskutecznym - nie osiągać zamierzonego celu.
Sprawność działania( pojęcie pochodzące z ekonomii) natomiast wyraża się w kategorii korzystności(efekty pracy są większe od poniesionych nakładów) lub kategorii ekonomiczności ( jest to iloraz kosztów i efektów pracy).
i b) zarządzaniu.
Misją zarządzania jest pomoc tym wszystkim zbiorowościom.W ciągu jednego wieku zarządzanie zdobyło pozycję najważniejszej nauki. To dzięki niemu kraje wysoko rozwinięte znajdują się dzisiaj na obecnym poziomie.

Nauki zarządzania są naukami autorytetów. Za każdym razem, gdy pojawia się jakiś nowy bestseller, ich świat zaczyna kołysać się w posadach. Nowinki chętnie podchwytują managerowie i w ciągu krótkiego okresu czasu cała wizja zarządzania może ulec zmianom. Tak też stało się w ciągu ostatnich 20 lat - pojęcie organizacji uległo całkowitym zmianom, które przedstawia poniższy wykres.

Organizacja ery przemysłowej	Transformacja	Organizacja ery wiedzy
Obszary funkcjonalne		Procesy
Realizowanie wszystkich funkcji			Zlecanie wybranych funkcji na zewnątrz
Hierarchia			Partnerstwo w sieci
Skomplikowane struktury			Uproszczone struktury
Pracownik wykonawczy			Pracownik wiedzy
Praca w pojedynkę			Współpraca w zespole
Reagowanie na problemy			Antycypowanie szans i okazji
Pojedyncze wynalazki			Ciągła innowacyjność
Zasoby materialne			Zasoby materialne
Masowy klient			Klient inteligentny

Po lewej stronie wykresu widzimy sytuację z okresu „starej ery”, gdzie mamy do czynienia ze starą strukturą organizacji i zarządzania.
Po prawej stronie jest już organizacja „nowej ery” - gospodarki opartej na wiedzy, którą Unia Europejska wprowadza już od 2000 roku. Opiera się ona na: edukacji, informatyzacji, przedsiębiorczości, silnej konkurencji, innowacyjności, łatwości zakładania firm i powszechności informacji.
Polska jest nadal jednym z najmniej innowacyjnych krajów - tylko 4-5% firm w Polsce jest innowacyjna, podczas gdy w innych państwach europejskich jest to już około 40%. Przykładem może być choćby BMW, gdzie przeznacza się rocznie około 90 tys. euro na edukację ludzi.
Według schematu nowej organizacji każdy pracownik powinien być przedsiębiorczy. Dzięki temu poszczególna firma zaczyna działać jak rynek, na którym się konkuruje. Polski oddział Volkswagena na przykład, ściśle konkuruje z siostrzanym oddziałem na Węgrzech o możliwość dostaw części do głównej siedziby w Niemczech. Wewnątrzkorporacyjna konkurencja prowadzi w istocie do poprawienia, a nie pogorszenia warunków firmy. Odziały walcząc ze sobą osiągają coraz to wyższe wyniki, podnoszą jakość, ograniczają koszty - podnoszą zyski całego przedsiębiorstwa.
Obecnie firma musi być połączeniem laboratorium wiedzy i wykonawstwa. Musi łączyć ze sobą nowoczesne technologie, efektywną i szybką produkcję ale i wiedzę, która to wszystko umożliwia. Przykładowo Danone w swej siedzibie pod Paryżem łączy wielkie hale produkcyjne z widokiem na łąki. Z roku na rok podnosi poziom produkcji, ale i zadowolenia i wydajności pracowników.
Nowoczesna organizacja to przede wszystkim procesy: zarządzania wiedzą, rozwoju i szkoleń pracowników, kontaktów z klientami, pozyskiwania informacji, zarządzania procesami produkcyjnymi, obsługą klientów, dostawami. To również lean management, który został wprowadzony po raz 1 w Stanach na przełomie 1994/95 roku. Polega on właśnie na niszczeniu przestarzałych struktur firm - piramid i zmianie zarządzania na maksymalnie 4-stopniowe. Na pierwszym szczeblu stoją pracownicy - wykonawcy, dalej wąska grupa specjalistów tworzących projekt - szefowie projektów, następnie miejsce swe mają szefowie zasobów wiedzy a na samej górze stoją zarząd bądź szef. Między tymi szczeblami występuje pełna komunikacja, każdy może skontaktować się z przełożonym lub podwładnym. Kierownikiem się nie jest, lecz bywa. Nikt nie jest ograniczony w pomysłach i nie wykonuje wyłącznie regularnych, stale zleconych zadań. Każdy musi myśleć, ulepszać firmę i działać w całym jej zakresie.
Ową strukturę można przedstawić na poniższym przykładzie.
W fabryce HP raz w tygodniu w kawiarni, przy kawie lub herbacie spotykają się pracownicy wszystkich szczebli. Manager wyznacza temat zebrania, którym jest np. środowisko pracy i dyskutuje na temat jego wad i zalet z resztą. Podczas tego zebrania z inicjatywą wychodzi przykładowy pracownik Radek, który znajduje świetny sposób na poprawę warunków pracy. Na następnym zebraniu owy pracownik wpada na kolejny błyskotliwy pomysł dotyczący np. systemu kar i nagród w firmie. Niecały tydzień później Radek dostaje maila z prośbą o stawienie się u managera na spotkaniu, gdzie dostaje propozycję poprowadzenia projektów, które zaproponował i oczywiście wszystkie wiążące się z nową odpowiedzialnością dodatki tj. premię, podwyżkę, firmowy laptop itp. Radek ulepszając swe projekty konsultuje się z innymi pracownikami, gdzie wyławia błyskotliwą Anię z działu reklamy z propozycją ulepszenia zaplecza rozrywkowego firmy. Ania również zostaje odpowiedzialna za realizacje swojego pomysłu.
W ten sposób, tworzy się struktura, gdzie stały zakres obowiązków jest mały, a dostaje się coraz to nowsze i trudniejsze zadania - wiele stanowisk pracy. Zatrudnia się więc ekspertów, dużo od nich oczekuje, ale nie przydziela się im jednego, określonego stanowiska pracy. Istnieje tu duża partycypacja wszystkich w procesie zarządzania, co sprawia, że firma staje się ruchliwa, elastyczna - pożądana na rynku.
Pojęcie organizacji w naukach zarządzania występuje w 3 znaczeniach:
a) organizacja w sensie czynnościowym - jest to schemat postępowania, na który składają się etapy, które należy realizować w ściśle określonej kolejności by osiągnąć określone cele; te etapy to:
I określenie celu
II stworzenie planu działania
III pozyskanie i rozmieszczenie zasobów
IV realizacja
V kontrola i ocena wyników
b) organizacja w sensie atrybutowym - jest to podział org. wedle przypisanych do niej cech np. sformalizowana bądź nie, dobra lub zła, efektywna bądź nie
c) organizacja w sensie rzeczowym - to zasoby, ludzie i cele + struktura formalna, powodująca połączenie tych elementów; najczęściej jest to przedsiębiorstwo

System zarządzania to zbiór czynników bazowych wzajemnie na siebie wpływających, wspólnie wytwarzających efekt synergiczny, których zastosowanie w firmie gwarantuje osiąganie celów.


Na podstawie wykładów prof. nadzw. dr hab. Mieczysława Morawskiego
Opracowały: Magdalena Kurowska
Joanna Fudała
Anna Hołubecka
Izabela Owsiana

pracownik

wiedzy

gospodarka


postindustrialna

przedsiębiorstwo
zorientowane

na wiedzę

Paradygmat

ery

wiedzy

Kanony
klasycznego zarządzania

-szybkość

-przedsiębiorczość

innowacyjność

-elastyczność

-adaptacyjność

-podmiotowość

zasoby materialne

umiejętności

kompetencje

Paradygmat

ery

przemysłowej

zasoby materialne

pozycja w branży

wyłączność

dominacja

Kanony
klasycznego zarządzania

-koordynacja

-maksymalizacja

-synchronizacja

-specjalizacja

-centralizacja

-hierarchizacja

-standaryzacja

klient
inteligentny

masowy klient

zindywidua-lizowana
usługa

hiper-
konkurencja

chłonny rynek

standardowy produkt

---