Prezentacja: jak się przygotować?

15.02.2010, 12:00

Wilgotne, trzęsące się dłonie. Niepewny, piszczący i drżący głos, który nie przypomina twojego własnego. Co się dzieje? Czy nie miałeś być tym, który kontroluje sytuację? W rzeczywistości minęły wieki od czasu, gdy musiałeś coś prezentować. Być może robisz to po raz pierwszy i czujesz, że twoje ostrza zardzewiały?

Znaczenie umiejętności prezentowania

W XXI wieku, na całym świecie zostały ustalone wysokie standardy zwyczajów biznesowych. Kiedy prezentujesz siebie w kontekście organizacji, niezależnie, czy odbywa się to przez telefon, bezpośrednio, czy przez łącze internetowe – przesyłasz wibracje, które automatycznie świadczą o twoim środowisku pracy. Są jak sygnały alarmujące o kulturze twojej firmy, etosie pracy i o tym, jak się prezentujesz poza pracą. Poza tym, wiele decyzji biznesowych może bazować na pewności siebie wysłanników produktu, świadomie czy podświadomie prezentowanego. To nie dotyczy jedynie ludzi zajmujących się sprzedażą, ale wszystkich, a także każdej jednostki w organizacji.

Według Romy Bhowmich, reprezentującej zespół szkoleniowy HAYS Services: „Dla każdej jednostki wewnątrz firmy, która ma zadania wymagające bezpośredniego kontaktu z klientem lub musi dostarczać zespołowi informacji zwrotnych, dla każdego, kto ma do czynienia z zarządzaniem lub chce dokonać postępu w zarządzaniu, umiejętności dobrej prezentacji są bezcenne.”

Umiejętność przedstawiania myśli w sposób logiczny i ustrukturyzowany to zdolność, która może odnosić się do codziennego dnia pracy. Jest pożyteczna podczas spotkań, rozmów telefonicznych i gdy przekonujesz swojego kierownika do zakupu poszczególnego produktu czy usługi. „Co więcej - mówi Roma Bhowmich - „zobaczysz jak twoja pewność siebie stopniowo wzrasta, zaoszczędzisz czas dzięki ustrukturyzowanemu stylowi twoich projektów i zobaczysz szybsze wyniki.”

Według Romy: „Sztuka publicznych przemówień nie jest zasadniczo zdolnością naturalną, co znacznie ułatwiałoby sprawę. Każdy może tą sztukę doskonalić poprzez dobry trening.

Niezależnie od tego, czy jesteś nieśmiały, pewny siebie czy nawet arogancki, musisz zmagać się z różnymi przeszkodami na drodze do sukcesu. Niezależnie od typu osobowości, w zderzeniu z tłumem ludzi i presją działania, w przykrej rzeczywistości faktem jest, że liczy się tylko jeden głos – twój głos! Ten fakt, w połączeniu z mnóstwem wpatrzonych w Ciebie, żądnych oczu, może wywołać panikę. Niektórzy ludzie, podczas wystąpienia mają tendencję do koncentrowania się na jednej, poszczególnej osobie. Pomimo, iż może się to okazać efektywne w przypadku dużej publiczności, może być również zwodnicze w przypadku mniejszych grup. Kluczem do efektywnej prezentacji są ćwiczenia. Przywyknij do swojego głosu. Poćwicz wśród swoich znajomych i przyjaciół i zbierz tak wiele opinii zwrotnych jak to jest możliwe.

Przygotowania do prezentacji

Planowanie, przygotowanie i wygłoszenie prezentacji można przyrównać do góry lodowej. Wierzchołkiem góry lodowej jest wszystko to, co ujrzy publiczność, a więc samo przedstawienie prezentacji. Pod tą powierzchnia znajduje się zawartość góry: w tym przypadku planowanie i przygotowanie, które są najważniejszą częścią prezentacji. Jeśli nie ma ona struktury, czyli źródłowych informacji i odpowiedniej zawartości, nie zostanie odebrana przez słuchaczy jako wiarygodna. Tym samym, każdy, kto zjawił się w celu pogłębienia wiedzy lub uzyskania informacji, czuje się przytłumiony negatywnymi aspektami prezentacji.

Podczas prezentacji

Osiągnięcie i podtrzymanie zainteresowania podczas prezentacji jest znaczące, zwłaszcza, gdy twoim celem jest przekonanie lub edukowanie widowni. „Jedną z dróg, aby to osiągnąć” - mówi Roma, „jest włączenie wizualizacji do slajdów PowerPoint.” Warto również pamiętać, że jeżeli podczas prezentacji są rozdawane ulotki, może to odwrócić uwagę widowni od twojej osoby i odegrać rolę dystraktora. Niemniej jednak, jeżeli temat jest natury technicznej, kopie slajdów mogą przydać się tym, którzy chcą zrobić notatki. Najlepiej jest je rozdać, zanim zacznie się prezentacja.

„Dobra prezentacja przekazuje jasną, treściwą wiadomość, która jest istotna dla publiczności. Jest to łatwe do rozpoznania, gdyż w przypadku dobrej prezentacji widzowie pozostają w dobrym nastroju, a ich pytania odzwierciedlą ciekawość w materii przedmiotu. Nieudana prezentacja to taka, która nie dostarcza publiczności rozrywki, więc kwestia danego zagadnienia, czy głoszonych stanowisk nie trafia do niej. Kiedy mówca zaniedbuje przygotowania do przemówienia, mamrocze pod nosem lub mówi bez intonacji, publiczność nie szanuje jego poglądów, tym samym go nie słucha.”

Czy uczestniczyłeś kiedykolwiek w spotkaniu, na którym zbyt pewny siebie akwizytor pojawił się, aby Ci coś sprzedać i nastąpiła katastrofa, gdy próbował podłączyć laptopa do twojego systemu? Roma mówi: „Jest to jedno z najbardziej powszechnych doświadczeń podczas tego typu spotkań. Prezentacja może być perfekcyjnie przygotowana, ale jaka jest jej użyteczność, jeżeli widownia nie może jej zobaczyć? Kluczem do sukcesu jest przygotowanie. Wykonaj kilka telefonów, aby dowiedzieć się, jakie systemy są kompatybilne z twoim laptopem. Bądź wcześniej, aby zainstalować sprzęt. Pamiętaj, że rozumny człowiek zawsze przewiduje kryzys, więc w przypadku niespodziewanych sytuacji (odcięcia prądu) – miej pewność, że masz kopię swojej prezentacji na twardym dysku, tak abyś mógł użyć funkcji flipchart lub OHP, jeżeli wszystko pozostałe zawiedzie.”

Więc jak brzmi złota zasada wygłaszania idealnych przemówień? Przygotowanie. Logiczna struktura może automatycznie wyznaczyć gruntowne zasady, które umożliwią Ci przekazanie publiczności tego, co chcesz powiedzieć. Aby otrzymać pełny przewodnik po udanej prezentacji, kliknij „Techniki prezentacji”. Jeśli skorzystasz z tych prostych kroków, będziesz czuł się bardziej pewny siebie, zanim przystąpisz do prezentowania, a efekty końcowe będą niesamowite.

oprac. : HAYS

Prezentacja handlowa: jak ją przygotować?

03.09.2009, 00:20

Oczarowanie to określony zestaw pozytywnych emocji jakich klient może doświadczać podczas spotkania z Tobą. Radość, ekscytacja, zadowolenie z odkrycia nowych możliwości, zaciekawienie połączone z niecierpliwością chęci posiadania.... Tak może czuć się Twój klient pod warunkiem że uda Ci się go oczarować.

Co zrobić by taki rezultat osiągnąć? Wszystko zależy ile jesteś w stanie włożyć wysiłku w to by zachwycić klienta podczas najbliższego spotkania? Jeśli myślisz, że możesz poświęcić kilkanaście minut, godzinę a nawet dwie... to nie ma sensu żebyś czytał dalej. Jeśli jednak chcesz poświęcić znacznie więcej czasu i w zamian osiągać rezultaty przekraczające Twoje, a co ważniejsze klienta, oczekiwania zachęcam byś czytał dalej. Warto więc zastanowić się jakie emocje wywołujesz prowadząc w dotychczasowy sposób prezentacje. Jeśli już to wiesz, i wiesz co wpływa na to że prezentacja oczarowuje, a pisałem o tym w poprzednim artykule, wówczas zastanów się nad tym co możesz zrobić by prowadząc prezentacje oczarowywać klientów? Oto najważniejsze rady: Sprecyzuj cel w kategoriach pożądanej reakcji! Będziesz mógł wywoływać odpowiednie emocje, które motywują do pożądanych zachowań.

Skuteczność prezentacji często ograniczana jest na życzenie prezentującego. Często bowiem cel prezentacji prowadzący formułują w kategoriach zakresu informacji, które chcą przekazać klientom. Prezentacja z tak zdefiniowanym celem powoduje przedstawienie, często bardzo istotnych i ważnych informacji, ale z perspektywy … prowadzących. Rzadziej klienta. W konsekwencji zamiast zainteresowania mamy jego brak. W gorszych przypadkach taka prezentacja wywołuje u klienta niepożądane emocje: frustracje, złość, awersje, oburzenie itp. Jeśli więc założysz cel informacyjny, podczas gdy kontekst jest handlowy będziesz opowiadać o najważniejszych cechach produktu, korzyściach w ramach założonego scenariusza. Wprost proporcjonalnie do ilości informacji jakie będziesz chciał przekazać, wymagać to będzie skupienia się na logicznej sekwencji: co powiedziałeś, co mówisz aktualnie i co masz powiedzieć.

Dlaczego jeszcze cel informacyjny jest mniej skuteczny? Cel informacyjny rodzi Twoje określone oczekiwania. Będziesz oczekiwał od klienta przede wszystkim odbioru przygotowanych informacji. Będziesz oczekiwać braku zakłóceń w przekazywanie tego co przygotowałeś dla niego. Każde zachowanie niezgodne z oczekiwaniem, każde niespodziewane pytanie będzie Ci wówczas przeszkadzać. Czy Twoi klienci są jak gąbka czy raczej tak jak i moi, są istotami reagującymi i mają wiele do powiedzenia?

Podsumowując cel informacyjny oznacza, że zamiast na kliencie, jego reakcjach, pytaniach, niewerbalnych sugestiach, skupisz się na sobie. Niewielu prezenterów ma podzielną uwagę umożliwiającą myślenie równoległe. Większość z nas przetwarza informacje sekwencyjnie i stajemy przed wyborem albo my albo klient. Tymczasem klient i jego emocje są najważniejsze dla zwiększania skuteczności przekazu. Skuteczność przekazu wyznacza zmiana postawy: wiedzy, owszem, ale i nastawienia, emocji klienta, a ostatecznie zachowań. Oczarowanie klienta jest jednym z fundamentów na którym możesz budować swój wpływ na jego zachowania – zakupowe oczywiście. By oczarować klienta musisz wywołać wiele innych pożądanych emocji.

Zupełnie inaczej sprawa wygląda, gdy sformułujesz cel w kategoriach pożądanego zachowania. Możesz chcieć by klient po Twojej prezentacji zadał więcej pytań na temat zastosowania produktu w jego firmie, żeby poprosił o ofertę dla niego, żebyś spotkał się z jego przełożonym. Takich celów może być wiele, zależą one od konkretnej sytuacji. Im bardziej precyzyjnie określisz pożądane zachowanie tym lepiej. Dlaczego to takie ważne? Chcąc skłonić klienta do określonych zachowań, będziesz brać pod uwagę i skupiać się na wywołaniu określonych emocji. Tych emocji, które sprzyjają pożądanym zachowaniom. To one stanowią zapomniany klucz do zmiany postaw, do wpływania na decyzje zakupowe klientów. Dzięki takiemu celowi łatwiej o właściwy dobór zakresu informacji, sposobu ich wizualizacji w slajdach a także sposobu prowadzenia prezentacji. Każde zachowanie Twojego klienta wynika z emocji. W zależności od tego jakie w nim wzbudzisz, takich zachowań możesz się spodziewać. Jeśli podczas prezentacji ich nie wzbudzisz, wówczas mała jest szansa na to, że powiązane z nimi zachowania pojawią się same. Jakich więc zachowań klienta oczekujesz w wyniku prezentacji? Jakie emocje będą im sprzyjać? Która jest z nich najważniejsza?

Zbuduj realistyczny portret odbiorcy! Będziesz wiedzieć co i jak prezentować.

Czy słowa kierowane do wszystkich mogą wzbudzać emocje u każdego? Ale czy takie, które doprowadzą do pożądanych zachowań? Czy nie jest tak, że chcąc wywołać określone zachowania i emocje musisz wiedzieć do kogo kierujesz swe słowa? Jak na nie zareaguje? Dlaczego tak a nie inaczej? Kim zatem jest Twój klient? Ile pracuje w swej firmie, ile ma doświadczeń w dokonywaniu zakupów a zakupów produktów czy usług, które mu prezentujesz? Jakie zajmuje stanowisko w firmie, czego od niego się przede wszystkim oczekuje? Jakimi kryteriami w się kieruje. Co jest ważne dla jego firmy, branży, aktualnej pory roku? Kto jeszcze uczestniczy w podejmowaniu decyzji, kogo opinia jest szczególnie ważna? Do kogo jeszcze zatem kierowany jest Twój przekaz? Kto jeszcze jest jego odbiorcą, nawet jeśli go nie będzie na spotkaniu?

W przypadku istnienia współdecydentów, istotnym jest to jaka wśród nich jest hierarchia. Niezależnie od liczby adresatów Twojej prezentacji, pytanie o to kim są klienci jest szczególnie istotne. Im więcej będziesz wiedzieć o swych odbiorcach, im bardziej syntetyczny a zarazem bogaty w szczegóły portret stworzysz, tym skuteczniej możesz zawartością prezentacji i samym sposobem prowadzenia oczarowywać klienta. Czego zatem o Twoich odbiorcach jeszcze nie wiesz? Myślisz, że warto się dowiedzieć przed kolejnym spotkaniem? Celowi podporządkuj prezentowane treści! Sprawisz, że prezentacja zapadnie w pamięć a główny przekaz dotrze do odbiorcy.

Jeśli nie wiesz dokąd idziesz... taką maksymę zna każdy ale czy wiedząc dokąd można to zrobić szybciej? Oczywiście, że tak. W zależności od tego jaki ciężki bagaż nam towarzyszy. Podróż może trwać dłużej lub krócej, może być mniej lub bardziej uciążliwa, czasem w zależności jedynie od ilości bagażu. Podobnie z ilością prezentowanych informacji. Pamięć ludzka ma skończoną pojemność. W danym momencie przetwarzamy także ograniczoną ilość informacji. Nasza uwaga działa selekcjonując i odrzucając zdecydowaną większość docierających do naszych oczu, uszu i pozostałych zmysłów bodźców. Jak zapewnić sobie, że to właśnie nasze informacje nie zostaną zignorowane? Kluczowa jest ich selekcja. Nawykowo często prezentujący zakładają, że im więcej powiedzą, tym większa szansa na to że coś zostanie w głowach klienta. Tymczasem jest na odwrót.

Jeśli chcesz zachwycić klienta, jeśli chcesz do cel zrealizować szybciej kluczowe jest zdefiniowanie głównego komunikatu, tzw. „message”z jakim chcesz dotrzeć do klienta Czy łatwo jest selekcjonować informacje prezenterom? Niestety często nie. Jeśli uważasz, że sporo wiesz w zakresie jaki poruszasz na prezentacjach, jeśli uważasz że jesteś ekspertem w danym temacie to wyzwaniem dla ciebie będzie odrzucenie informacji, które dla danego klienta będą zbędne. Różnica w przyjmowanych punktach widzenia jest ogromna. Jak między godnym a sytym. Jeden drugiego nie rozumie. Możesz zasypywać klienta szczegółami, które z jego perspektywy nie są ważne. Mogą być obiektywnie ważne, mogą być istotne na innym etapie ale nie na pojedynczej prezentacji.

Bez przyjęcia jego perspektywy, tego jakich informacji szuka, na czym mu w szczególności zależy, czego potrzebuje teraz na tym etapie kontaktów z Twoją firma niezwykle trudno o właściwą selekcje. Selekcja musi być przemyślana i by zoptymalizować ilość przekazywanych informacji nie obejdzie się, podobnie jak przy wcześniejszych wskazówkach, bez poświęcenia czasu na przygotowanie prezentacji. Jak wiele informacji przedstawiałeś w prezentacji nawykowo, mimo tego, że wcześniejsi odbiorcy dawali Ci sygnały że ich to nie interesuje? Ile razy obiecywałeś sobie, że „ten” slajd wyrzucisz i nie robiłeś tego? Co jeszcze mógłbyś z korzyścią dla siebie i klienta wyrzucić z prezentacji, o której myślisz?

Doprasuj formę przede wszystkim do … siebie! Wzmocnisz swoją wiarygodność.

Ponieważ zachwyt klienta ma charakter emocjonalnego zdarzenia szczególnie ważny jest sposób w jaki prowadzisz prezentacje. Forma prezentacji powinna być dopasowana do trzech zmiennych: odbiorcy, celu i własnych predyspozycji. Dwie pierwsze kwestie zostały wyżej omówione ale częstą przyczyną porażki lub braku wystarczającego sukcesu w prezentacji jest ignorowanie własnych możliwości. Często mechaniczne naśladowanie osób, które stanowią dla nas ideał prezentera lub stosowanie wprost rad z poradników dla mówców przynosi więcej szkody niż pożytku.

Czasem lepiej nic nie zmieniać. Nie ma nic gorszego niż profesjonalnie przygotowane slajdy, ręka w kieszeni i drętwo opowiedziany dowcip. Ten sam żart opowiedziany przez jedną osobę brzmi rewelacyjnie i wywołuje salwy śmiechu ale inne osoby nigdy nie powinny brać się za ich opowiadanie. Zwłaszcza jeśli chcą być spostrzegane jako profesjonaliści. W której grupie jesteś? To samo dotyczy zachowań niewerbalnych np. osławiony przez Leppera - gest „pewności siebie”. Który aktualnie jest etykietą Lepperyzacji komunikowania i jest negatywnie spostrzegany przez osoby go wykonujące.

Dobrymi intencjami wybrukowane jest piekło porażek wielu prezenterów. Taki nienaturalny manewr na początku prezentacji w sekundę zniesie wysiłek żmudnych przygotowań. Im więcej nas w prezenterze tym lepiej. Oczywiście nie chodzi o akceptacje podstawowych błędów prezentera ale o twórcze naśladownictwo i oparcie swojej prezentacji o własne mocne strony. Oczywiście trzeba je znać. By to zrobić trzeba mieć mniej życzeniowy a bardziej realistyczny obraz swoich możliwości. Analiza nagrania video wystąpienia daje niesamowite możliwości. Znając swoje mocne i słabe strony mamy szansę być bardziej autentyczni, szukać własnego stylu, zmieniać stopniowo najważniejsze indywidualne ograniczenia w prezentacji i zyskiwać na sile wpływu.

Dzięki temu mamy szanse być swobodniejsi, bardziej autentyczni a przez to bardziej wiarygodni dla klienta. Warto byś skupił wysiłek nie tyle na naśladowaniu innych ale na tym by wypracować własny styl prezentowania. Styl spójny z Twoim temperamentem, sposobem budowania relacji z odbiorcą, sposobem przetwarzania informacji, charakterystyką głosu i zakresem możliwości wspomagania komunikacji zachowaniami niewerbalnymi. Styl oparty także o własny i specyficzny sposób budowania narracji. Jeśli bowiem na prezentacji będziesz musiał zająć się także swoim „ciałem” i zabiegami mającymi „zmuszać” je do tego by się zachowywało tak jak chcesz wówczas proporcjonalnie do tego zniknie z oczu klient.
Jak możesz oczarować klienta nie panując nad swoim ciałem? Jak możesz być wiarygodny dla klienta jeśli nie jesteś sobą?

Wskazówek jest o wiele więcej ale czy są Ci one potrzebne?

Każda osoba prowadząca prezentacje może silniej wpływać na emocje klienta. Może szukając własnego stylu i doskonaląc umiejętność kierowania emocjami klienta oczarowywać coraz więcej klientów. Jednak wszelkie wskazówki są bezwartościowe dopóki ich nie wypróbujesz. Oczywiście możesz robić prezentacje w taki sposób jak dotychczas. Jeśli masz talent będziesz osiągać zamierzone rezultaty. Ale jeśli masz mniej szczęścia wówczas jedynie ćwiczenia, zmiana nawyków, eksperymentowanie może doprowadzić do znacząco lepszych rezultatów.

Możesz oczarowywać swoich klientów coraz częściej. Ale najlepiej zacząć od tego pierwszego, którego chcesz. Mocniej oczarować. Wówczas z prezentacji na prezentację będziesz czynić postępy przynoszące wymierne zyski. Masz u swego boku najlepszego nauczyciela – siebie. Wszystko leży w Twojej głowie. Każda podróż zaczyna się od pierwszego kroku. Jeśli wykonasz właśnie teraz pierwszy krok efekty przyjdą szybciej niż się spodziewasz. Ale czy naprawdę chcesz oczarowywać swoich klientów? Bez pozytywnej odpowiedzi na to pytanie nie starczy Ci sił, zaparcia, odwagi do zmiany. Jaka zatem jest Twoja decyzja?

oprac. : Tomasz Kras / Pro Optima

© Kasat Sp. z o.o.

Prezentacja handlowa: kiedy oczaruje klienta?

27.08.2009, 14:46

Możesz klienta zaciekawić, zaintrygować, możesz go nawet zachwycić ale równie dobrze możesz nie zainteresować, zanudzić a najgorszym przypadku rozzłościć i zniechęcić do siebie i swej firmy. Rezultaty zależą od tego jak przygotujesz i jak poprowadzisz prezentacje. Może już za kila dni lub tygodni czeka Cię kolejna prezentacja. Jakiego efektu się spodziewasz? Jakie emocje wywołasz u klienta? Czy go oczarujesz? Jeśli Twoja konkurencja jest silna wówczas może nie być tak łatwo ale przy odpowiedniej determinacji jest to w zasięgu Twoich możliwości! Każda prezentacja może być o wiele lepsza! A Twoja?

Przypomnij sobie, kiedy prowadziłeś ostatnio udaną prezentację? Po czym stwierdzasz, że była udana? Po Twoich reakcjach, po tym że byłeś zadowolony czy raczej po reakcjach klienta? Jeśli po reakcjach klienta wówczas jesteś na właściwej drodze do tego by robić nie tylko udane prezentacje ale niezwykłe prezentacje, które poruszają, zapadają w pamięć i skłaniają do działania. Prezentacje, które oczarowują klientów! Kiedy zatem prezentacja może oczarować? Oto kilka powodów:

"Tego się po Panu nie spodziewałem..." - gdy pozytywnie zaskakujesz klienta

Każdy klient, nawet jeśli nie miał do czynienia z Tobą, czy Twoją firmą ma określone oczekiwania co do prezentacji handlowej czy marketingowej. W niejednej uczestniczył i mniej więcej wie czego może się spodziewać. A czego się spodziewa najczęściej? Dobrze ubranego handlowca, który przywita go, wyświetli raczej kilkadziesiąt niż kilka slajdów i po ich wyświetleniu pośpiesznie zada sakramentalne pytanie: „Czy ma Pan pytania...?” Klient spodziewa się także tego, że slajdy będą zawierać mnóstwo informacji: przede wszystkim słów ale i liczb zawartych w tabelach, wyliczeniach, listach parametrów czasem wykresów i obrazów ( z nich najczęściej spodziewa się loga firmy). Obawia się, że większość informacji go nie interesuje, że handlowiec raczej przeczyta to co będzie na slajdach a spotkanie zabierze i tak za dużo cennego czasu. Jednocześnie klient czuje się bezradny bo wie, że do podjęcia decyzji zakupowej potrzebuje informacji i doradztwa a często nie ma innej możliwości dotarcia do nich jak przez prezentacje. Słowem negatywnych oczekiwań wobec prezentacji jest więcej niż pozytywnych. Oczekiwania te, z przykrością muszę to przyznać, odzwierciedlają aktualny poziom profesjonalizmu prezenterów. Ma to swoją dobrą stronę.

Z powodu powszechnego niskiego poziomu realizowanych prezentacji łatwiej o pozytywne zaskoczenie. Wystarczy nie popełniać błędów ale także przekroczyć takie oczekiwanie. Czym możesz zatem zaskoczyć klienta? Niewielką liczbą slajdów, do ich zupełnego braku włącznie. Klient może być zaskoczonym, że nie otwierasz laptopa i dzięki temu skoncentruje się bardziej niż na konkurencji. Nawet jeśli to zrobisz pokaż jedynie kilka slajdów. To co mówisz do klienta a nie sekwencja slajdów ma być najważniejszym narzędziem wpływu. Jeśli tak zrobisz punkt dla Ciebie. Kolejny zabieg to odmienny od powszechnego sposób prowadzenia. Jeśli slajdy są niezbędne możesz zaskoczyć klienta ich zawartością. Nie chodzi o wyrafinowane animacje, choć one też mają swoją wartość ale o frapujące, intrygujące: zdjęcia realistyczne i zdjęcia metaforycznie komentujące zasadniczy przekaz.

Użyteczne są proste wykresy zamiast przestrzennych, schematy zamiast zdań opisujących proces. W kwestii słów umieszczanych w prezentacji zaskakują i szczególnie dobrze działają na wyobraźnie porównania zamiast katalogowych danych i metafory, równoważniki zamiast zdań pisanych. Jednak tym czym powinno Ci najmocniej zależeć jest zakres prezentowanych informacji. Jeśli ograniczysz się do tego co specyficzne i istotne dla klienta wówczas zaskoczenie będzie najsilniejsze i przerodzi się w zaciekawienie a może i zaufanie. W jakich zatem prezentacjach uczestniczył Twój klient, z którym spotkasz się niebawem? Czego się spodziewa po prezentacji? Czym możesz go zaskoczyć? Kluczowa jest Twoja inwencja. Nie każdy nowy pomysł nadaje się do zastosowania ale bez szukania nowych sposobów przekraczania oczekiwań klienta i wdrażania tych innowacji w prezentacje nie ma szans na oczarowywanie.

"Tak, tego mi było trzeba..." - gdy trafiasz w żywotne potrzeby.

Jeśli już udało Ci się zaskoczyć i skupić uwagę klienta możesz go oczarować trafiając w kluczową potrzebę klienta. Klienci mają ich bezliku. I choć powszechnie wydaje się, że każdemu klientowi zależy na oszczędnościach, zyskach, czasie to nie wszystkie potrzeby w danym momencie są równie ważne. Jeśli zawartość prezentacji ale i sposób prowadzenia koncentruje się na najważniejszych w danym momencie troskach klienta, wówczas łatwo o zachwyt, który jest Twoim sprzymierzeńcem w realizacji celu prezentacji.

Dlaczego koncentracja prezentacji na żywotnej potrzebie jest tak ważna? Jeśli założyć, że dla podjęcia decyzji kupna klient potrzebuje informacji, a Ty je mu dostarczasz, to ograniczenie się do tych, które są dla klienta najważniejsze utwierdza go w przekonaniu, że go dobrze rozumiesz. Zyskujesz kolejny punkt wzmacniając swoją wiarygodność jako źródło przekazu. W konkrecie oznacza to, że nie mówisz o wszystkim co wiesz na temat prezentowanego produktu, rozwiązania, usługi ale skupiasz się przede wszystkim na tym co zdefiniowałeś że jest ważne dla klienta. Jeśli nie wiedziałeś tego przed prezentacją zadajesz pytania, dowiadujesz się na czym zależy klientowi i temu poświęcasz pozostałą część spotkania. Nawet jeśli oznacza to, że nie przedstawisz przygotowanych slajdów :). Lepiej jednak niż na elastyczności i umiejętności kreatywnego „znajdowania się” oprzeć swój sukces na przygotowaniu. By zrobić to w sposób umożliwiającym pozytywne zaskoczenie a potem trafienie w potrzeby konieczny jest wysiłek związany z poznaniem klienta.

Warto poznać branże, aktualną sytuacje na lokalnym rynku, problemy tego typu biznesów ale i historie biznesu tego klienta. Poznanie jego doświadczeń w temacie prezentacji i oczekiwania jest koniecznością. Klienci często sami o nich mówią. Czasem wystarczy posłuchać. Innym razem wprost zapytać, zamiast zakładać i domyślać się. Zadawanie pytać jest objawem profesjonalizmu. Finałem przygotowań jest obraz potrzeb klienta na którego tle ukazuje się dominująca potrzeba: troska, problem, oczekiwanie. Im bardziej bogaty w szczegóły ale układające się w całość tym lepiej. Czy jest to niemożliwe w przypadku Twoich klientów? Zastanów się przed kolejną prezentacją na czym najbardziej zależy klientowi i podporządkuj temu prezentacje.

"Każdego klienta traktujemy indywidualnie" - gdy traktujesz wyjątkowo tego klienta

Wyjątkowość jest przeciwieństwem egalitaryzmu. Tymczasem w działaniach sprzedażowych raczej dążymy do ograniczania wysiłku związanego z pozyskiwaniem klientów. Dzielimy klientów na kategorie, przygotowujemy uniwersalne komunikaty marketingowe. Nawet jeśli są stargetowane to i tak klienta traktują statystycznie. Tak też są traktowane jego potrzeby podczas prezentacji. Nawet jeśli obiektywnie wydaje się, że potrzeby i problemy klientów są podobne to, każdy z klientów chce by właśnie jego traktowano wyjątkowo!

Statystyka mówi o tym jaki jest przeciętny klient. Z 2 i 4 robi 3 jak w słynnym kawale o ilości nóg psa i jego pana. Statystyka nie podpowie Ci zatem z jakimi problemami boryka się ten klient, nie podpowiada też jak traktować tego konkretnego klienta. Tymczasem Twoje podejście i postawa wobec klienta jest podstawowym warunkiem dla budzenia zachwytu i oczarowywania. Jeśli podczas prezentacji potraktujesz go statystycznie wówczas on Ciebie, jako potencjalnego dostawce, potraktuje także statystycznie. Deal'u z tego nie będzie.

Retoryka marketingu, czyli mówienie o indywidualnym traktowaniu klienta podczas prezentacji w sytuacji, gdy towarzyszą temu te same slajdy, ten same żarty, te same przykłady przedstawiane klientom z różnych branż jest wyjątkowo odrzucająca i działa na niekorzyść. Kiedy zatem klient może poczuć się oczarowany wyjątkowym traktowaniem? Jeśli rzeczywiście będzie tak traktowany: od początku do końca. Od przygotowania prezentacji, jej tworzenie aż po samo prowadzenie. Pomyśl przez chwilę o sobie jako kliencie. Kiedy czujesz się indywidualnie potraktowany? Co takiego robi osoba obsługująca Cię, że czujesz się wyjątkowy? Czy zna Twoje imię, nazwisko, czy posługuje się nim? Czy spieszy się czy też całą uwagę poświęca Tobie? Co jeszcze robi taka osoba, że czujesz się Klientem? Co zatem Ty możesz zrobić by Twoi klienci podczas prezentacji czuli się równie wyjątkowo? By byli oczarowani?

Wskazówek jest o wiele więcej ale czy są Ci one potrzebne?

Każda osoba prowadząca prezentacje może silniej wpływać na emocje klienta. Większość z prezenterów może oczarowywać klientów. Jednak wszelka wiedza i wyprowadzone z niej wskazówki są bezwartościowe dopóki ich nie wypróbujesz. By wiedzieć co możesz zrobić kierujś się swoją wiedzą i intuicją. Przydatne są także inspiracje od tych, którzy udoskonalili swoje wystąpienia. Możesz w tym celu wykorzystać garść wskazówek dotyczących tego co robić by oczarowywać swoich klientów coraz częściej. Zapraszam do lektury drugiej części artykułu Mistrzowska prezentacja. Tym razem z podtytułem: Co zrobić by Twoja prezentacja oczarowywała klientów?

oprac. : Tomasz Kras / Pro Optima