Podstawy organizacji i kierowania

Wykład VI

Etapy planowania:

1. Ustanowić cel do osiągnięcia.

2. Określić obecną sytuację. Ustalić co sprzyja a co przeszkadza w osiągnięciu celu.

3. Opracować zbiór wariantów realizacji.

4. Zdefiniować kryteria oceny stopnia realizacji celu,

5. Dokonać wyboru najlepszego wariantu,

6. Opracować szczegółowy plan realizacji.

Przezwyciężanie przeszkód w skutecznym planowaniu.

Przeszkody te mają różny charakter. Są to przykładowo:

• Niech do ustalania celów

• Lęk przed niepowodzeniem

• Brak znajomości organizacji

• Brak znajomości otoczenia

• Ogólna niechęć członków organizacji do podporządkowywania się planowaniu i planom. Niechęć ta sprzyja powstawaniu oporu. Wynika z trzech głównych powodów:

• Z niepewności co do przyczyn i skutków zmian. Aby zniwelować ten opór, trzeba uświadomić wszystkim pozytywne skutki tych zmian.

• Niechęć do utraty posiadanych przywilejów. Aby zmniejszyć ten opór decydent musi po pierwsze zidentyfikować grupę osób, które mają największe przywileje i na niej się skoncentrować. Musimy wybrać tych na którym najbardziej nam zależy w procesie zmian. Musimy ich przekonać, że na zmianie nie stracą a zyskają.

• Świadomość słabości proponowanych zmian.

Są działania służące niwelowaniu oporu wobec zmian.

• Jeżeli w instytucji istnieją dobrze systemy wprowadzania zmian, to wtedy opór wobec zmian jest mniejszy.

• Kolejnym jest realność celów. Jeśli cele są realne, to członkowie organizacji są w stanie się w nie zaangażować. Włączenie pracowników do procesu planowania.

• Dostarczenie informacji o podobnych tego typu planach w przeszłości lub w innych organizacjach i informacji o prawdopodobnych skutkach.

• Opracowanie i rozdanie pracowników. schematu skutecznego planowania. Formułuje się metodę skutecznego planowania w organizacji.

• Uświadomienie konsekwencji proponowanych zmian dla członków organizacji

• Minimalizacja zaburzeń. (np.: plan wdrożenia nowej technologii, strategiczny plan wejścia na nowy rynek)

To wszystko to są dyrektywy na temat skutecznego planowania

Wyjściowym elementem każde go planu jest cel który chcemy osiągnąć.

ZTC - Zarządzanie Przez Cele - technologia ta została spopularyzowana perz Petera Druckera. ZTC to sformalizowany proces zarządzania (względnie sformalizowany), który w swojej treści ma zbiór procedur, rozpoczynających się od ustalania celów i kończący się na analizowaniu wyników. Jest to proces w którym aktywnie udział biorą wszyscy członkowie organizacji. Zarządzanie przez cele polega na ciągłym zadawaniu sobie pytań przez każdego członka organizacji, „ co jest celem mojej działalności”. Punktem wyjścia tej koncepcji jest pewien punkt widzenia na człowieka. Istnieją dwa zbiory założeń, co do charakteru motywacji ludzi do pracy. Chodzi o to by człowiek identyfikował się z pracą którą robi.

• Jedną z tych koncepcji jest teoria X. Zakładająca, że człowiek nie lubi pracować. Trzeba go zmuszać, kontrolować, grozić karami. Jeśli przyjmie się taki system to nasz system podejmowania decyzji będzie się różnił radykalnie. Trzeba przedtem sprawdzić jakimi ludźmi jest załoga z którą pracujemy. Ta koncepcja zakłada, że ludzie są leniami, unikają odpowiedzialności, nie mają ambicji, chcą bezpieczeństwa socjalnego

• Teoria Y zakłada, że wysiłek fizyczny i umysłowy jest naturalny jak zabawa. Mówi, że zaangażowanie w cele jest funkcją nagród za ich realizację. Członkowie organizacji angażują się w realizację tych celów, te cele ich pochłaniają. Członkowie organizacji samo kontrolują realizację tych celów, przyjmują odpowiedzialność za ich realizację. Teoria ta mówi, że pomysłowość, twórczość jest w sposób naturalny rozpowszechniana w organizacji, nikogo nie razi wyobraźnia twórcza. Koncepcja ta zakład, że możliwości intelektualne organizacji są wykorzystane tylko częściowo. Oznacza to dla decydentów, że możliwości członków organizacji są nieskończone, może ciągle stawiać, nowe, bardziej ambitne, trudniejsze zadania.

Zalety zarządzania przez cele:

• Każdy wie czego się od niego oczekuje.

• Zmusza kierowników do ustalania celów i wyznaczania terminów ich realizacji

• Ułatwia komunikowanie kierowników i podwładnych.

• Lepsze poznanie przez kierowników specyfiki organizacji.

• Sprawiedliwa ocena członków organizacji, poprzez koncentracje na konkretnych osiągnięciach (Samoocena w świetle celów organizacji).

Rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji.

Problem - określony typ sytuacji. Jest to sytuacja trudna, złożona i nie pewna. Problemy możemy podzielić w sposób przedmiotowy (czego one dotyczą). Mamy dwa podstawowe typy problemów, patrząc na to z punktu systemowego. Wyróżnikiem tych problemów jest punkt widzenia decydenta.

Poznawcze	Decyzyjne
Eksploracja (odkrywanie) - stwierdzanie faktów. (Co jest?) (Taki system) Klasyfikacja (badanie) - stwierdzanie właściwości. (Jaki jest ?) (Z takich elementów ) Eksplikacja - stwierdzanie związków (Jakie zależności?) (według takich relacji)	Postulacja - wskazywanie celów (Co osiągnąć?)(Taki system) Optymalizacja - wskazywanie sposobu (Jak osiągnąć?) (Taką relacją, transformacją) Realizacja - wskazywanie zasobów (Z czego?) ( Z takiego systemu)

W procesie decyzyjnym najważniejsza jest postulacja. Trzeba je tak długo obmyślać, symulować, aż nabierzemy bezwzględnej pewności, że ten postulat, który chcemy osiągnąć jest właściwy i czy są środki, aby go osiągnąć.

Decyzje programowane i nie programowane

Wśród decyzji jest pewna klasa decyzji, która ma charakter programowany, czyli jest pewien schemat rozwiązywania problemów, jest opracowana metoda podjęcia tej decyzji. Decyzje nie programowane (nie programowalne) to decyzje jednostkowe, niezwykłe, wyjątkowe.

Przeszkody w rozwiązywaniu problemów.

Wyróżnia się cztery wadliwe podejścia do dostrzegania rozwiązania problemów.

1. Odprężone unikanie - Wtedy kiedy kierownik postanawia, że nie będzie decydować i działać, gdy zauważy, gdy konsekwencje tego braku działania będą niezauważalne.

2. Odprężona zmiana - Kierownik postanawia podjąć działanie, gdyż zdaje sobie sprawę z tego, że konsekwencje bezczynności będą znaczna.

3. Defensywne unikanie - W obliczu problem, na które nie ma rozwiązania, rozważa możliwość odłażenia w czasie lub przełożenia problemu na kogoś innego.

4. Panika - Presja wagi problemu, złożoności prowadzi do działań panicznych, chaotycznych, ucieczki.

Problemy jakości w zarządzaniu.

Największy wpływ na stworzenie koncepcji zarządzania jakością miał Edward Deming. Zaproponował on następujący program zarządzania jakością. Opracował takie założenie, ze w każdej firmie powinien funkcjonować system oceny jakości. Powinien składać się z:

1. Stworzyć i utrwalić taką sytuację w której pracownicy, będą dążyć do ciągłego doskonalenia produktu lub usługi.

2. Uczyć każdego nowej filozofii jakości. Niech jakość stanie się normą nadrzędną. Uświadomić sobie i innym prawdziwy cel kontroli.

3. Zaleca skończenie z praktyka nagradzania pracowników działu handlu wyłącznie z cenę oferowanych produktów.

4. Permanentne doskonalenie produkcji i usług

5. Wprowadzenie nowoczesnych metod szkolenia

6. Wprowadzenie nowoczesnych metod nadzoru.

7. Wygnać strach.

8. Działać tak, aby wysiłki zespołów i grup roboczych zbliżyć do oczekiwań i celów przedsiębiorstwa.

9. Usunąć bariery między różnymi częściami organizacji

10. Zrezygnuj z formułowania celów dla pracowników w postaci wskaźników ilościowych

11. Usuń wszystkie przeszkody utrudniające ludziom osiągnięcie poczucia satysfakcji

12. Stwórz taki system na szczeblu kierownictwa organizacji, który będzie wywierał presję na wszystkie wyżej wymienione punkty.

Jakość jest konstytutywnym i niezmiennym atrybutem każdej organizacji. O jakości można mówić wówczas gdy w organizacji jest żywy i sprawny system zarządzania jakością.

Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl

---