RODZAJE I CHARAKTERYSTYKA SYSTEMÓW WSPOMAGANIA ZARZĄDZANIEM PRZEDSIĘBIORSTWA

1. WSTĘP

Współczesna działalność gospodarcza, prowadzona zazwyczaj w warunkach ostrej konkurencji, wymaga wykorzystywania dokładnych, szybko dostępnych informacji. Brak takich informacji powoduje, że decyzje muszą być podejmowane na podstawie przypuszczeń, zgrubnych szacunków, dotychczasowych doświadczeń lub fragmentarycznych danych.

Podstawą do podejmowania decyzji i określaniu strategii prowadzących do podniesienia wydajności i obniżenia kosztów produkcji są informatyczne systemy wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwem. Dzięki temu, że systemy te umożliwiają całościową obsługę bieżącej działalności przedsiębiorstwa oraz prognozowanie i planowanie tej działalności w przyszłości, pośrednio przyczyniają się one do sukcesów przedsiębiorstwa.

Badania, prowadzone m.in. w USA wykazują, że np. 30÷50% czasu pracy kadry inżynieryjnej przedsiębiorstwa produkcyjnego pochłania tworzenie dokumentów oraz prezentowanie ich treści na różnego rodzaju naradach, dyskusjach, negocjacjach, szkoleniach itp. Czynności te można znacząco usprawnić stosując systemy informatyczne, wykorzystujące informacje, które są zawarte bezpośrednio w bazie danych przedsiębiorstwa lub mogą być przetworzone, zgodnie z aktualnie wykonywanym zadaniem.

Systemy wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwem, które ułatwiają tego rodzaju prace, są ukierunkowane na potrzeby kadry kierowniczej przedsiębiorstwa na trzech poziomach zarządzania:

1. Kierownictwa przedsiębiorstwa, które rozważa problemy strategiczne, a zwłaszcza kierunki rozwoju przedsiębiorstwa w skali rocznej lub wieloletniej. Istotne są tu relacje między macierzystą organizacją a konkurencją i klientami (trójkąt strategiczny).

2. Średnim szczeblu zarządzania, który jest zainteresowany głównie informacjami związanymi z planowaniem działalności przedsiębiorstwa w krótszym horyzoncie np. kwartalnym lub rocznym, modelowaniem optymalizacyjnym itp.

3. Szczeblu operacyjnym, który wymaga planowania działalności przedsiębiorstwa w krótkim okresie czasu, np. dziennym, tygodniowym lub miesięcznym, z wykorzystaniem danych operacyjnych aktualizowanych na bieżąco, takich jak stan zamówień czy zapasy magazynowe.

Główne składowe przedsiębiorstwa, istotne ze względu na proces zarządzania, przedstawione na rys. 1 [Adamczewski (2003), są następujące:

• Procesy służące realizacji przyjętych zadań z wykorzystaniem zasobów przedsiębiorstwa. Zadania są na ogół formułowane na podstawie długofalowych strategii działania i korygowane na podstawie aktualnej analizy rynku.

• Technologie produkcyjne obejmujące sposoby wytwarzania, urządzenia oraz wymianę informacji,. Powinny być one doskonalone w przedsiębiorstwie, często we współpracy z placówkami naukowo-badawczymi, zmieniane na podstawie nabytych licencji i know-how itp.

• Pracownicy o odpowiednich kwalifikacjach, które powinny być sukcesywnie podnoszone, zgodnie z aktualnymi i przyjętymi na przyszłość zadaniami.

• Organizacja, która powinna być ciągle racjonalizowana wraz z rozwojem przedsiębiorstwa i jego warunków działania. Dotyczy to zarówno struktur organizacyjnych jak i procedur ich działania.

Rys. 1. Główne składowe przedsiębiorstwa

Jak wspomniano w nowoczesnym przedsiębiorstwie powinna być określana strategia rozwoju przedsiębiorstwa wraz z jego informatyzacją. Przesłanki tego rozwoju ilustruje rys. 2 {Adamczewski (2003)]. Uwzględniają one:

• przyjętą misję przedsiębiorstwa,

• mocne i słabe strony przedsiębiorstwa,

• szanse i zagrożenia związane z otoczeniem przedsiębiorstwa,

• badania rynku.

• badania perspektyw przyjętych i planowanych technologii,

Strategia powinna brać pod uwagę wpływ informatyzacji na obecne i przyszłe wyniki przedsiębiorstwa.

Rys. 2. Określanie strategii działania przedsiębiorstwa

Zakres informatycznego wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwa produkcyjnego ilustruje schemat, przedstawiony na rys. 1 [Adamczewski (2000)].

Rys. 3. Obszary informatycznego wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwa produkcyjnego

2. ROZWÓJ SYSTEMÓW WSPOMAGANIA ZARZĄDZANIEM

W trakcie rozwoju informatycznych systemów wspomagania zarządzania, począwszy od lat pięćdziesiątych do chwili obecnej powstawało wiele rodzajów systemów, które nosiły nazwy [Adamczewski (2000), Lewandowski (1999)]:

• TPS - Transaction Processing Systems, czyli systemy ewidencyjno-transakcyjne

• MIS - Management Information Systems, czyli systemy informacyjno-decyzyjne,

• DDS - Decision Support Systems, czyli systemy wspomagania decyzji,

• ES - Expert Systems, czyli systemy eksperckie, zwane też systemami ekspertowymi,

• EIS - Executive Information Systems, czyli systemy informowania kierownictwa,

• SIS - Artificial Intelligence Systems, czyli systemy sztucznej inteligencji,

• ANN - Artificial Neuron Systems, czyli systemy sieci neuronowych,

• JIT - Just-in-Time, czyli dostawa dokładnie na czas. Unika się wówczas potrzeby magazynowania materiałów i podzespołów.

• TQA - Total Quality Management, czyli kompleksowe zarządzanie jakością. Jest ono związane ze standardem jakości ISO 900x.

• DEM - Dynamic Enterprise Modelling, czyli dynamiczne modelowanie przedsiębiorstwa.

• IMIS - Integrated Management Information Systems, czyli zintegrowane systemy informatyczne, które doczekały się też polskiego skrótu ZSI.

Poniżej przedstawione są dodatkowe informacje na temat wymienionych systemów.

Systemy Ewidencyjno-Transakcyjne pojawiły się na początku lat pięćdziesiątych. Rola ich ograniczała się do ewidencji procesów gospodarczych, głównie masowych transakcji gospodarczych. Systemy te wykorzystywane są głównie w księgowości, operacjach materiałowych oraz do obliczania płac

Systemy Informacyjno-Decyzyjne opisywane są angielskim terminem Management Information Systems, co można przetłumaczyć jako Systemy Informowania Kierownictwa lub też Systemy Informacyjne Zarządzania. Podstawowym ich zadaniem jest wspieranie najwyższego szczebla kierownictwa w podejmowaniu strategicznych decyzji ze zbioru decyzji dopuszczalnych. Systemy te dostarczają informacje, zawarte w bazach danych podsystemów dziedzinowych o różnym stopniu szczegółowości. Dostarczane informacje odnoszą się głównie do:

• oceny stopnia realizacji zaplanowanych zamierzeń,

• analizy działalności poszczególnych działów przedsiębiorstwa,

• oceny solidności i wypłacalności klientów.

W praktyce nadają się do rozwiązywania prostych rutynowych działań decyzyjnych.

Systemy wspomagania decyzji pojawiły się w latach 70-tych. Po raz pierwszy umożliwiły bezpośrednia komunikację operatora z systemem, dzięki zastosowaniu interfejsu użytkownika. Klasa ta umożliwiała wsparcie procesu decyzyjnego na wszystkich szczeblach zarządzania. Oprócz baz danych systemy te wykorzystują bazy modeli matematycznych. Modele (metody) te ukierunkowane są na rozwiązywanie problemów takich jak: planowanie finansowe, planowanie produkcji i kontrola zapasów. Systemy wspomagania decyzji umożliwiły również rozwój tzw. strategicznych systemów wczesnego ostrzegania, które z wyprzedzeniem sygnalizują kierownictwu zagrożenia w realizacji zadań przedsiębiorstwa.

Systemy eksperckie są zaliczane do grupy systemów wspomagających podejmowanie decyzji. Podstawą ich rozwoju były tzw. systemy przyjazne, które umożliwiły szerokim kręgom użytkowników, nie będących informatykami, użytkowanie komputerów w formie dialogowej, prowadzonej w języku naturalnym. Systemy te oprócz informacji, zgromadzonych w bazie danych wykorzystują bazę wiedzy, gromadzącą wiedzę ekspertów. Systemy eksperckie samodzielnie generują ilościowe i jakościowe modele sytuacji decyzyjnych, prezentują w przystępnej formie rozwiązania oraz objaśniają je. Są stosowane do wspomagania decyzji o charakterze strategicznym, także w dużej skali i długim horyzoncie czasowym.

Systemy Sztucznej Inteligencji uczą się na podstawie własnego doświadczenia. Ich podstawowymi elementami są tzw. neurony, które przetwarzają sygnały wejściowe w pojedyncze sygnały wyjściowe. Neurony połączone ze sobą tworzą sieć neuronową. Jest struktura i organizacja są wynikiem procesu uczenia się oraz gromadzenia doświadczeń. Stosowane są w wielu dziedzinach, jednak do celów wspomagania zarządzaniem rzadko i w niewielkim stopniu.

Zintegrowane Systemy Informatyczne stanowią najbardziej zaawansowaną formę wspomagania procesów zarządzania. Do głównych ich cech należy zaliczyć [Adamczewski (1997)]:

• funkcjonalną kompleksowość obsługi działalności przedsiębiorstwa,

• integrację danych i procesów wewnątrz przedsiębiorstwa i wymienianych z otoczeniem za pośrednictwem EDI (Electronic Data Interchange - elektroniczny transfer dokumentów),

• elastyczność funkcjonalną i strukturalną, która pozwala na dostosowywanie do potrzeb przedsiębiorstwa w czasie instalacji i przemian w trakcie eksploatacji.

• otwartość systemu, która umożliwia jego rozbudowę,

• zawansowanie merytoryczne, które zapewnia pełne informatyczne wsparcie procesów informacyjno-decyzyjnych,

• zaawansowanie technologiczne, które gwarantuje zgodność z aktualnymi standardami i rozwój,

• dopasowanie do polskich przepisów finansowych.

W rzeczywistości występują różne połączenia wymienionych systemów.

3. SYSTEMY DZIEDZINOWE I ZINTEGROWANE

Ogólnie komputerowe systemy wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwa można podzielić na systemy zintegrowane, którego funkcjonalność obejmuje wszystkie podstawowe obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa, oraz systemy dziedzinowe, z których każdy jest wyspecjalizowany w obsłudze jednego obszaru funkcjonalnego - księgowości, gospodarki magazynowej itp.

3.1. SYSTEMY DZIEDZINOWE

Zakres zastosowania systemu dziedzinowego jest ograniczona do określonej grupy zagadnień. Ponadto w wielu przedsiębiorstwach komputeryzacja następowała sukcesywnie, obejmując coraz to nowe dziedziny, więc może występować równocześnie kilka systemów, opracowanych przez różne firmy. Systemy dziedzinowe wypełniają swoje specjalistyczne funkcje często dużo lepiej niż systemy zintegrowane, lecz mogą sprawiać trudności ze współdziałaniem. Zachodzi więc potrzeba wsparcia ich systemami, który udostępniałby dane zgromadzone w różnych systemach dziedzinowych, przeprowadzałby agregację tych danych w różnych konfiguracjach pomiędzy systemami dziedzinowymi oraz posiadałby szereg narzędzi do wielowymiarowych analiz tych danych. Firma konsultingowa Gartner Group nazwała tej klasy systemy terminem Business Intelligence Systems. Zdefiniowała je jako systemy, które są wyposażone w następujące narzędzia [Gontar (2000)]:

• Systemy wspomagania decyzji, które są aplikacjami, wywodzące się z baz danych, oraz aplikacjami, które bazują na zaawansowanym modelowaniu matematycznym,

• Narzędzia do wyszukiwania danych (Data Mining),

• Narzędzia do budowy hurtowni danych.

Systemy zintegrowane, jak sama nazwa wskazuje, nie posiadają tej wady, natomiast wymagają ciągłej rozbudowy. Rozbudowę umożliwia budowa modułowa i otwartość tych systemów. Są one na ogół sprzedawane z narzędziami do rozwoju aplikacji, które pozwalają na samodzielne uzupełnienie funkcjonalności systemu zintegrowanego w przedsiębiorstwie. Ponadto firmy opracowujące te systemy często dokonują zakupów systemów dziedzinowych dla zastosowaniach ich w ZSI [Gontar (2000)].

3.2. SYSTEMY ZINTEGROWANE

Zintegrowane systemy wspomagania zarządzaniem dzielą się na kilka klas. Poprzedziły je systemy klasy MRP, które zaczęły powstawać w połowie dwudziestego wieku. Skrót MRP pochodzi od angielskiej nazwy Material Requirements Planning (Planowanie Potrzeb Materiałowych), stworzonej w 1973 roku przez Josepha Orlicky'ego [Orlicky (1973)]. Rozbudowa tej klasy systemów polegająca na uwzględnianiu informacji zwrotnych, określających stan procesu produkcyjnego doprowadziła do powstania systemów closed-loop MRP.

Następnym krokiem było powstanie systemów klasy MRP II, które są już zaliczane do systemów zintegrowanych. Skrót pochodzi od terminu Material Resource Planning (Planowanie Zasobów Materiałowych), zdefiniowanego w 1989 roku przez APICS, czyli American Production and Inventory Control Society - Amerykańskie Stowarzyszenie Sterowania Produkcją i Zapasami. W porównaniu z MRP systemy tej klasy zostały rozbudowane o elementy związane z ze sprzedażą i wspierające podejmowanie decyzji na szczeblach strategicznego zarządzania przedsiębiorstwem.

Zgodnie ze standardem MRP II, wyróżnić można następujące funkcje systemu wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwem [Gontar (2000)]:

• Planowanie sprzedaży i planowanie produkcji.

• Zarządzanie popytem.

• Harmonogramowanie spływu produkcji finalnej.

• Planowanie potrzeb materiałowych.

• Specyfikacje struktur produktów w rozbiciu na elementy kolejnych poziomów wchodzenia do produktu finalnego.

• Transakcje strumienia materiałowego.

• Sterowanie zleceniami.

• Sterowanie warsztatem produkcyjnym.

• Planowanie zdolności produkcyjnych.

• Sterowanie stanowiskiem roboczym.

• Zakupy materiałowe i kooperacja.

• Planowanie zasobów dystrybucji.

• Pomoce warsztatowe,

• Interfejsy modułów finansowych,

• Symulacja,

• Pomiar wyników.

Nie znaczy to jednak, że każdy system MRP II zawiera wszystkie wymienione moduły.

Standard MRP II dotyczy wspomagania zarządzania przedsiębiorstwami o różnych rodzajach produkcji. Zaliczają się do nich następujące rodzaje [Gontar (2000)]:

• Produkcja jednostkowa na zamówienie z typowych modułów,

• Produkcja seryjna na zamówienie z modułów projektowanych według potrzeb użytkownika z wykorzystaniem typowych części,

• Produkcja seryjna na zamówienie z typowych modułów i części,

• Produkcja seryjna z typowych modułów i części.

Systemy zintegrowane zgodne ze standardem MRP II pozwalają przedsiębiorstwu odpowiedzieć m.in. na następujące pytania [Gontar (2000)]:

• Jakie wyroby gotowe należy wyprodukować i w jakim terminie, aby zaspokoić rozpoznany popyt?

• Jakimi trzeba dysponować zdolnościami produkcyjnymi, półfabrykatami, surowcami i w jakim czasie, żeby wykonać tę produkcję?

• Jakimi zdolnościami produkcyjnymi dysponuje przedsiębiorstwo obecnie i jaki jest zapas półfabrykatów i surowców?

• Jakie surowce i usługi kooperacyjne trzeba kupić, żeby wykonać tę produkcję?

Obecnie wprowadza się systemy ERP - Enterpise Resource Planning (Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa), który stanowi rozwinięcie MRP II o procedury finansowe, księgowość i rachunkowość zarządczą. Termin ERP wprowadziła firma Gartner Group w roku 1998 [Callaway (1999)]. Standard ten nie został formalnie zdefiniowany i jest niekiedy określany jako MRP III (Money Resource Planning - Planowanie Zasobów Finansowych) lub MRP Plus.

Tabela 1. Porównanie [Adamczewski (2003)] systemów ERP i ERP II.

System ERP	System ERP II
Orientacja na procesy i integrację wewnętrzną (logistyczna i finansową)	Orientacja na procesy i integrację zewnętrzną (partnerzy biznesowi, łańcuchy dostaw)
Nastawiony na rozwiązywanie problemów wewnątrz przedsiębiorstwa	Zorientowanie na kooperację i rozwiązywanie wspólnych problemów z partnerami biznesowymi
Dane generowane i wykorzystywane wewnątrz firmy	Dane upubliczniane również na zewnątrz firmy (także za pomocą subskrypcji)
Maksymalne wspomaganie potrzeb użytkownika	Pełna orientacja na zaspokojenie potrzeb klienta
Wspomaga mechanizmy tworzenia wartości lokalnych (wewnątrz firmy)	Wspomaga mechanizmy oparte na podziale korzyści między formą a partnerami biznesowymi
Wyznacza tradycyjne miary efektywności oparte na obniżce kosztów i wzroście wydajności	Wyznacza miary efektywności oparte na wartości dodanej całego łańcucha procesów
Sztywny zakres funkcjonalny oparty na centralnej bazie danych	Wykorzystuje hurtownie danych (analizy OLAP) i wiedzę dla rozwoju biznesu
Projektowany, wdrażany i rozwijany całościowo (architektura modułowa)	Projektowany, wdrażany i rozwijany ewolucyjnie (architektura komponentowa oraz integracja aplikacji przedsiębiorstwa - EAI)
Oparty na architekturze klient - serwer	Zorientowany na rynki elektroniczne i oparty na usługach sieci internet

Jako główne korzyści, wynikające ze stosowania ZSI klasy ERP wymienia się najczęściej wyższe jakościowo wspomaganie procesów decyzyjnych przez [Adamczewski (2000)]:

• wieloprzekrojowe informowanie kierownictwa przedsiębiorstwa na różnych poziomach zarządzania,

• objęcie kanałami informacyjnymi wszystkich kluczowych obszarów przedsiębiorstwa (finanse, logistyka, produkcja, zasoby ludzkie itp.),

• podniesienie wiarygodności informacji dzięki wprowadzaniu jej do systemu w miejscu powstawania,

• kontrolowanie kosztów na podstawie ich określania w miejscu powstawania,

• symulowanie budżetowe i analizy finansowe jako podstawa prognoz krótko- i długoterminowych,

• zarządzanie strumieniem materiałów, surowców, półproduktów i usług w ramach całego łańcucha logistycznego,

• mechanizmy, zapewniające bezpieczeństwo zasobów danych, między innymi dostęp tylko uprawnionych użytkowników oraz okresowa ich archiwizacja.

Ponadto podkreśla się kilkunastoprocentową, a nawet kilkudziesięcioprocentową poprawę takich wskaźników jak:

• koszty projektowania wyrobów,

• czas trwania cyklu produkcyjnego,

• wydajność,

• zapasy produkcji w toku,

• koszty osobowe.

4. PRZEGLĄD SYSTEMÓW WSPOMAGANIA ZARZĄDZANIEM

Istotną cechą systemów wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstw produkcyjnych i dystrybucyjnych jest otwarta architektura. Dzięki temu można rozwijać aplikacje niezależnie od platformy sprzętowej, systemów operacyjnych, baz danych, interfejsów, użytkownika i sieci.

Poszczególne firmy oferują różne systemy niemniej ogólne ich struktury lub moduły programowe często są podobne.

Przykładem struktury tego rodzaju systemu może być zintegrowany system zarządzania układem powiązań logistycznych MFG/PRO, który jest produktem firmy Computer Systems for Business International (CSBI). Składa się on z następujących modułów:

• Moduł Podstawowy, który stanowi jądro systemu, obejmujące podstawowe definicje, parametry, kartoteki i zabezpieczenia.

• Moduł Planowania Produkcji,

• Moduł Produkcji, który dostarcza kompleksowe informacji o produkcji lub usługach, oferowanych przez przedsiębiorstwo,

• Moduł Finansów,

• Moduł Dystrybucji

• Moduł Serwisu.

Rys. 4. Struktura systemu MFG/PRO

Dystrybucja jest w tym przypadku szeroko pojęta. Zakres funkcji obsługi dystrybucji systemu MFG/PRO obejmuje:

• Gospodarkę materiałową,

• Sprzedaż,

• Zaopatrzenie,

• Planowanie,

• Obsługa dystrybucji wewnętrznej.

Z kolei system R/3 firmy niemieckiej SAP wyróżnia zakresy funkcjonalne [Adamczewski (2003)], wyróżnione na rys. 5

Rys. 5 Zakres funkcjonalny systemu R/3 firmy SAP

Dla porównania w systemie TRITON firmy Baan wyróżnia się następujące moduły wspomagające funkcjonowanie przedsiębiorstwa:

• Projektowanie

• Produkcja

• Finanse

• Dystrybucja

• Transport

• Serwis

• Narzędzia systemu

Porównując wykaz modułów obu przedstawionych firm łatwo zauważyć, że w systemie TRITON wyraźnie jest wydzielony moduł obsługi transportu. Potrzeba wydzielenia tej funkcji w pewnych przedsiębiorstwach jest oczywista w firmie transportu samochodowego lecz nie jest konieczne w przedsiębiorstwie usług programistycznych.

Funkcje jądra systemu TRITON obejmuje moduł oprogramowania, określony jako moduł narzędzi (Tools) systemu. Jądrem otwartej architektury systemowej TRITON Tools jest serwer logiczny. Program ten, napisany w języku C, pracuje bezpośrednio z systemem operacyjnym.

TRITON Tools zapewnia funkcjonalność i elastyczność operacji w środowisku 4GL, obejmującym język SQL. Aplikacje 4GL, wykonywane przez procesor wirtualny, a nie przez system operacyjny, można stosować niezależnie od sprzętu.

Wszystkie dane, uzyskiwane na ekranie przy pomocy klawiatury i myszy oraz baz danych, mogą być sterowane przez interfejs użytkownika i programy obsługi baz danych. Te programy, również napisane w języku C, generują i przekazują polecenia specyficzne dla urządzeń i baz danych

System MAX, oferowany przez International Computers Ltd. (ICL), jest systemem integrującym działania służb w przedsiębiorstwie produkcyjnym lub dystrybucyjnym. Działa na komputerach, używających systemu UNIX V lub systemu kompatybilnego. Może działać w sieci wyposażonej w terminale i komputery PC, na których zainstalowano system MAX-CS (Klient/Serwer).

System MAX-CS, napisany w języku C++, jest programem typu „klient”, który pozwala na eksploatację wszystkich funkcji MAXa w środowisku Microsoft Windows. Komputer powinien być podłączony do serwera aplikacji UNIX przez sieć w standardzie TPC/IP lub za pomocą złącza RS-232.

Celem systemu jest zapewnienie skomputeryzowanego systemu wspomagania bieżących funkcji przedsiębiorstwa oraz planowania przyszłych działań przedsiębiorstwa.

System działa on-line, zaś wszystkie dane wprowadzane przez terminale i komputery są przechowywane w jednej relacyjnej bazie danych. Może on być używany w pojedynczym przedsiębiorstwie lub grupie przedsiębiorstw, gdzie umożliwia konsolidacje sfery finansowej w jednej Księdze Głównej.

System MAX obsługuje szereg sfer działalności przedsiębiorstwa, które można podzielić na następujące grupy:

1. Definiowanie wyrobów i podstawowych danych

2. Zarządzanie zapasami

3. Wytwarzanie

4. Handel i dystrybucja

5. Księgowość

W zależności od potrzeb przedsiębiorstwa system wspomagania należy odpowiednio skonfigurować. Uniwersalne zestawy modułów programowych nie zawsze są najwłaściwsze dla danego przedsiębiorstwa. Dlatego też firmy oferują również specjalizowane mutacje oprogramowania zarządzania przedsiębiorstwem. Przykładem może być system firmy System Software Association na który składają się cztery grupy programowe:

1. BPCS/AS - w pełni zintegrowany pakiet ponad 50 modułów programowych, przeznaczony dla wielu platform otwartych systemów komputerowych, stosowany w przedsiębiorstwach produkcyjnych i dystrybucyjnych

2. MAIN/TRACKER - grupa modułów do zarządzania gospodarka remontową przedsiębiorstw

3. AS/NET - w pełni zintegrowana grupa modułów programowych, opartych na technikach programowania typu CASE. Techniki te staja się wiodącym narzędziem w przemyśle oprogramowania .

4. EDI/SET - grupa produktów systemu EDI, które umożliwiają elektroniczna wymianę informacji począwszy od przetwarzania komunikatów i łączności sieciowej do obsługi stacji roboczych i integracji oprogramowania BPCS z innymi programami.

Wymienione grupy programowe mogą działać niezależnie lub współpracować ze sobą.

Poniżej jest przedstawiona lista wybranych firm, które między innymi oferują w Polsce systemy wspomagające zarządzaniem przedsiębiorstw produkcyjnych i dystrybucyjnych. Przy opisie firm przyjęto następujące oznaczenia.

F	- finanse i księgowość
K	- sterowanie kosztami
D	- sterowanie dystrybucją
Z	- zaopatrzenie
M	- gospodarka materiałowa
PD	- produkcja dyskretna
PC	- produkcja ciągła
ST	- środki trwałe
R	- gospodarka remontowa
T	- transport
S	- serwis
P	- zarządzanie projektami
Q	- zarządzanie jakością
I	- inne

Nazwa, producent i kraj	Moduły systemu
ASW - International Business Systems, Szwecja	F,D,Z,M,PD,PC,ST
BPCS - System Software Associates, USA	F,K,D,Z,M,PD,PC,R,Q,I
Chameleon 2000, Tetra CS/3 - Tetra, Wlk. Brytania-	F,K,D,Z,M,PD,S,T,I
Comet - Siemens Nixdorf, NIemcy	F,K,D,Z,M,PD,PC,T,I
Concorde XAL - Damgard Data A/S. Dania	F,K,D,Z,M,PD,PC,T,R,I
EuroSystem - FourGen, Pro-Holding, USA	F,K,D,Z,M,PD,PC,T,I
Exact - Exact Industrie B.V., Holandia	F,K,D,Z,M,PD,PC,T,I
HP MM - Hewlett-Packard, USA	F,K,D,Z,M,PD,PC,T,R,P,I
ImpactAward - Systpro, Wlk. Brytania	F,K,D,Z,M,PD,PC,T,R,I
Jobshop - Quality Manufacturing Systems, Wlk. Brytania	K,D,Z,M,P,,I
MANMAN/X - Computer Associates International, USA	F,K,D,Z,M,PD,PC,P,S,I
MAPICS DB/XA - Marcam, USA	F,K,D,Z,M,PD,PC,I
MAX - International Computers Ltd. (ICL), Wlk. Brytania	F,K,D,Z,M,PD,PC,I
MMRP - Micro MRP, USA	K,D,Z,M,PD,PC,I
MFG PRO - quad.inc, USA	F,K,D,Z,M,PD,PC,ST,S,Q,I
MOVEX - Intentia AB, Szwecja	F,K,D,Z,M,PD,PC,ST,R,S,P,Q,I
Oracle - Oracle Corporation, USA	F,K,D,Z,M,PD,PC,ST,P,Q,I
Prodis - Sofware AG, Niemcy	K,D,Z,M,PD,PC,I
PROFIT/AS - Orias, Holandia	K,D,Z,M,PC,T,I
R/3- SAP, Niemcy	F,K,D,Z,M,PD,PC,R,TS,R,Q,I
Renaissance CS - Promix, ROSS Systems, USA	F,K,D,Z,M,PC,ST,I
Scala - Beslutsmodeller AB, Szwecja	F,K,D,Z,M,PD,PC,ST,S,P,I
System 21 - JBA Holdings Plc, Wlk. Brytania	F,K,D,Z,M,PD,PC,ST,R,S,P,I
IFS Application - Industrial and Financial Systems, Szwecja	F,K,D,Z,M,PD,ST,R,I
Triton - Baan Co., Holandia	F,K,D,Z,M,PD,PC,ST,T,R,I

W Polsce poziom świadomości kadry kierowniczej dotyczący sensu i celowości wprowadzania systemów informatycznych w zarządzaniu zwiększa się dosyć szybko. Zastosowanie tych systemów wymaga jednak dużej pracy przygotowawczej oraz zaangażowania odpowiedniej kadry. Na ogół wprowadzenie systemu klasy MRP II poprzedza zastosowanie w przedsiębiorstwie autonomicznych systemów wspomagających poszczególne komórki organizacyjne, np. rachubę płac. Ze względu na mnogość ofert systemów różnych firm, właściwy wybór może być początkowo trudny, zwłaszcza na ze względu na wysokie koszty i stosunkowo długi czas konieczny do wdrożenia systemu informatycznego.

Rozpoczynając prace nad zastosowaniem w przedsiębiorstwie systemu wspomagającego zarządzenie należy określić rzeczywiste potrzeby przedsiębiorstwa. Należy zwrócić uwagę na to, że celem wprowadzenia systemu nie może być utrzymanie dotychczasowej organizacji przedsiębiorstwa. Wprowadzając system klasy MRP II należy liczyć się z istotnymi zmianami organizacyjnymi, co może powodować duże opory wewnątrz przedsiębiorstwa.

Dla ilustracji dynamiki wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych w Polsce stan ich wdrożeń na podstawie kilku wybranych systemów przedstawia tabela 3 [Gontar (2000), Adamczewski (2003).

Tab. 3. Wdrażanie systemów zintegrowanych w Polsce

Producent	Nazwa systemu	Wdroźenia
				do 2000 r.	do 2004 r.
Teta S.A. (Polska)	Teta C, Teta 200	75	105
QAD Inc. (USA)	MFG/PRO	26	152
SAP AG (Niemcy)	R/3	26	???
IFS Polska	IFS Amplication	13	80
Baan Company BV (Holandia)	Baan	5	60
IBS AB (Szwecja)	ASW	3	21

5. WSPOMAGANIE PODSTAWOWYCH FUNKCJONALNYCH DZIAŁAŃ PRZEDSIĘBIORSTWA PRODUKCYJNEGO

Systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem produkcyjnym dotyczą wielu dziedzin: księgowości, technologii, sprzedaży, marketingu, produkcji, transportu itp. Każda z tych dziedzin wymaga specjalistycznego zbioru programów. Dla wstępnego zapoznania z zagadnieniem poniżej zostaną ogólnie omówione najważniejsze potrzeby komputerowego wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem., związane z głównymi jednostkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa oraz podstawowymi jego funkcjami.

Ze względu na obszerność zagadnienia zostanie ono omówione na podstawie działalności przedsiębiorstwa produkcyjnego. Przedsiębiorstwa innego rodzaju, takie jak przedsiębiorstwa handlowe, transportowe itp. mają, w stosunku do przedsiębiorstw produkcyjnych, niektóre funkcje pominięte lub mocno zredukowane, inne zaś funkcje mocno rozbudowane. Dla przykładu w przedsiębiorstwie handlowym funkcje produkcyjne z reguły nie występują, zaś w przedsiębiorstwie spedycyjnym funkcja transportu jest postawiona na pierwszym miejscu.

5.1. DZIAŁ KONSTRUKCYJNY

Konstruktor, zwłaszcza konstruktor wiodący projekty, jest odpowiedzialny za projektowanie nowych produktów i rozwój już istniejących. Musi przy tym uwzględniać wyniki badań marketingowych oraz możliwości produkcyjne przedsiębiorstwa i kooperantów.

Konstruktor powinien mieć łatwy dostęp do norm oraz specyfikacji materiałów i produktów, które wchodzą w skład projektowanych wyrobów. Ponadto jest on zobowiązanych do sporządzania dokumentacji produkcyjnej i dokumentacji, przeznaczonej dla użytkownika i serwisu. Dzięki systemowi komputerowemu łatwiej jest posługiwać się informacjami, niezbędnymi w tym procesie. Ponadto rozwój produktu może być nadzorowany przez oprogramowanie Systemu Kontroli Zmian Konstrukcyjnych. Skrupulatność w tym względzie jest niezbędna, a jednocześnie ręczne odnotowywanie wszystkich poprawek, modyfikacji, zmian oraz ich historii jest bardzo żmudnym zajęciem.

5.2 DZIAŁ TECHNOLOGICZNY

Opracowany konstrukcyjnie projekt należy przygotować do produkcji. Jest to zadanie technologa, przy czym opracowanie tego zagadnienia na bywa bardziej pracochłonne niż opracowanie samej konstrukcji. W celu wykonania swoich zadań technolog powinien:

• biorąc pod uwagę efektywne wytwarzania wszystkich wyrobów i ich składników, projektować, zamawiać oraz określać odpowiednie rozmieszczenie urządzeń produkcyjnych,

• projektować, na bazie dostępnych zasobów i środków, procesy produkcyjne, przy jednoczesnym spełnieniu wymagań jakości i ochrony środowiska.

• minimalizować czasu przezbrojeń maszyn, aby zapewnić możliwie elastyczne sterowanie procesem produkcji

Czynności te mogą być ułatwiane przez system komputerowy dzięki obsłudze standardowych rekordów opisu zakładów, wydziałów, stanowisk roboczych oraz obsługę planowanych marszrut dla wszystkich pozycji wyrobów, które są produkowane lub otrzymywane w wyniku kooperacji. Marszrutami nazywane są sposoby wytwarzania, uwzględniające rodzaj, kolejność i miejsce operacji cząstkowych.

5.3. PLANOWANIE SPŁYWU PRODUKCJI (MPS)

Plan Spływu produkcji jest określany skrótem MPS (ang. Master Production Schedule). Planowanie Spływu Produkcji jest procesem, który decyduje o ilości i rodzaju produkowanych wyrobów finalnych i części zamiennych oraz terminach ich produkcji. Zadanie to wymaga znajomości:

• funkcjonowania przedsiębiorstwa,

• prognoz skali produkcji oraz wprowadzania nowych wyrobów,

• zdolności produkcyjnej firmy

• możliwości finansowania zapasów bezpieczeństwa

• dostępności nowego wyposażenia.

Planowanie Spływu produkcji jest jednym z najtrudniejszych zadań w każdym przedsiębiorstwie, gdyż:

• prognozy przyszłego zapotrzebowania na produkt nie wybiegają zwykle dostatecznie daleko w przyszłość,

• często niemożliwe jest zebranie całej kadry kierowniczej w jednym miejscu na dostatecznie długi czas dla podjęcia racjonalnych decyzji,

• decyzje te są często trudne do matematycznej algorytmizacji,

• całe przedsiębiorstwo podporządkowane jest jednemu planowi, nawet jeśli niektóre wydziały nie są tego świadome (lub czasami ignorują to).

Celem procesu Planowania Spływu Produkcji jest przygotowanie stabilnego planu produkcji, nie przekraczającego zdolności produkcyjnych firmy przy minimalnych inwestycjach w zapasy. Plan Produkcji jest zazwyczaj zatwierdzany kolegialnie, ponieważ wymaga to danych od działów konstrukcyjnych, sprzedaży, finansów i produkcyjnych. Wchodzą tu w grę decyzje o zasadniczym znaczeniu dla podstawowych procesów w firmie, wymagające czasem znacznych inwestycji i dlatego kolegium tym jest zwykle Zarząd przedsiębiorstwa.

Zadaniem modułów MPS systemu wspomagania przedsiębiorstwem jest dostarczenie Zarządowi informacji i symulacja różnych wariantów organizacji produkcji. W wyniku procesu decyzyjnego powstaje Plan Spływu Produkcji.

Innym zadaniem systemu wspomagania jest nadzorowanie realizacji Planu Produkcji oraz ułatwianie wprowadzania jego zmian.

5.4. PLANOWANIE ZAPASÓW

Planowanie Zapasów jest działaniem, które decyduje o polityce zapasów w skali całego przedsiębiorstwa, każdej pozycji, wyrobu lub typu wyrobów, które firma sprzedaje, kupuje, magazynuje lub wytwarza. Brak odpowiednich zapasów powoduje przestoje, zaś nadmiar świadczy o zamrożeniu pieniędzy i zwiększeniu kosztów składowania. W obu przypadkach powstają straty finansowe. Planowanie Zapasów oznacza:

• sterowanie planowaniem potrzeb na składniki i surowce,

• podejmowanie decyzji o zakupie lub wytworzeniu danego elementu,

• przypisanie odpowiedzialności za dostępność każdej pozycji do wydziału wiodącego z jednej strony i do konkretnego planisty z drugiej, a więc jasności co do odpowiedzialności za zbyt małe lub nadmierne zapasy,

• ustalanie zasad uzupełniania zapasów,

• działanie w kierunku minimalizacji kosztów utrzymania zapasów.

Planowanie Zapasów jest jedną x najważniejszych funkcji zarządzania. W ramach tej działalności należy wykonywać następujące prace:

• projektowanie mapy kont zapasów,

• określenie listy dopuszczalnych transakcji magazynowych,

• określanie poszczególnych systemowych parametrów planowania zapasów,

• obsługa danych Kartoteki Pozycji dotyczących zapasów,

• prowadzenia Planowania Potrzeb Materiałowych (MRP - Material Requirements Planning), prognozowania i stosowania metody Punkt Zamawiania,

• wykonywania procedur końca okresu dla zapasów

Część z tych prac powinno być prowadzonych centralnie. Wspólna baza danych i komputerowe wspomaganie korzystania z niej znacznie ułatwia te funkcje.

5.5. ZAOPATRZENIE

Rolą zaopatrzenia jest dostarczenie towarów i usług, o odpowiedniej jakości, w odpowiedniej ilości, zgodnie z planem potrzeb, przy możliwie najniższym koszcie. Aby to osiągnąć, Zaopatrzeniowiec musi:

• określać sieć dostawców,

• współdziałać w ocenie potencjalnych dostawców,

• ustalać zapotrzebowania (na zakup),

• negocjować warunki kontraktów,

• negocjować harmonogramy dostaw,

• zatwierdzać i emitować zamówienia zakupu,

• monitorować awansowanie dostaw,

• oceniać działalność dostawców (jakość, terminowość itp.),

Zaopatrzeniowcy mogą również ponosić odpowiedzialność za aktualizację bieżących kosztów normatywnych wszystkich nabywanych dóbr, za dostarczanie danych systemowi kontroli kosztów. Komputeryzacja może znacznie uprościć i skrócić wspomniane prace.

Towary, dostarczone do przedsiębiorstwa produkcyjnego, są sprawdzane pod względem zgodności z e specyfikacją i pod względem jakości. Następnie są wysyłane do magazynów lub bezpośrednio do produkcji. Zastosowanie systemu wspomagania zarządzaniem w ostatnim przypadku ułatwia kontrolę rodzaju towaru, jego ilości i terminu dostarczenia. Sprawna organizacja zaopatrzenia może umożliwić stosowanie systemu zaopatrzenia bez magazynowania materiałów i podzespołów „Just-in-Time” (JIT). System może także automatycznie uruchamiać czynności związaną z zapłatą za dostarczone towary.

5.6. SPRZEDAŻ

Celem działania Działu Sprzedaży jest zrealizowanie planu sprzedaży. W tym celu należy podjąć następujące działania:

• wyodrębnienie i aktualizacja danych o sieci potencjalnych klientów,

• uzgodnienie prognozy sprzedaży,

• obmyślenie taktyki sprzedaży,

• ustalenie procedur przemieszczania towarów i wysyłki,

• ocena nowych potencjalnych odbiorców,

• negocjowanie warunków sprzedaży,

• negocjowanie harmonogramów dostaw,

• nadzorowanie przebiegu dostaw.

Organizacja bieżącej sprzedaży, łącznie z wprowadzaniem niezbędnych korekt, może być bardzo usprawniona przez użycie systemu wspomagania zarządzaniem. Szybki i wygodny dostęp do informacji o produkowanych wyrobach, zwłaszcza przy dużej ich różnorodności i licznych wersjach konfiguracyjnych znacznie pomaga klientowi w dokonaniu wyboru a sprzedawcy przy przyjmowanie zamówień. Ponadto dostęp do innych danych np. finansowych może pomóc nadzorowi podczas akceptacji zamówień, np. dzięki łatwemu sprawdzaniu kondycji finansowej klienta, związanej między innymi z terminowością realizowania płatności.

Podczas realizacji sprzedaży system może nadzorować przeprowadzenie pobranej partii towaru przez wszystkie etapy wysyłki. Dotyczy to zorganizowania kontroli, transportu, druku zawiadomień o wysyłce, zapewnienia wysyłki towarów w dobrym stanie i terminowo

System wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwa może być bardzo pomocny także przy analizie sprzedaży w celach prognostycznych. Wskazane jest bowiem połączenie tych działań z planowaniem spływu produkcji, produkcją i zaopatrzeniem .

5.7. GOSPODARKA MAGAZYNOWA

Rolą magazynu jest przechowywanie zapasów w stanie zgodnym z wymaganiami oraz udostępnianie ich w dobrym stanie i w przewidzianym czasie uprawnionym osobom. Magazynierzy nie są odpowiedzialni za to, czy właściwe towary są tam przechowywane, lecz jedynie za pobieranie ich i następnie dostarczanie na właściwe miejsce. Nie jest zwykle winą magazyniera, jeśli stwierdzono brak zapasów, choć tak przeważnie się sądzi.

Drugim, równie ważnym, zadaniem w gospodarce magazynowej jest prowadzenie rzetelnych zapisów magazynowych i uaktualnianie ich na bieżąco. Dotyczy to również inwentaryzacji przeprowadzanych raz do roku lub z użyciem systemu ciągłej inwentaryzacji.

Ogólnie można wyróżnić magazyny produkcyjne i magazyny wyrobów gotowych, które choć maja zbliżona funkcję, muszą być ściśle powiązane z innymi działami przedsiębiorstwa.

Działalność magazynów produkcyjnych powinna być ściśle powiązana z potrzebami produkcji. Powinien we właściwym czasie udostępniać wszystkie potrzebne materiały i części wydziałom produkcyjnym oraz przyjmować od nich półprodukty. Może również okazać się konieczne przyjęcie pozycji wybrakowanych, być może z zapisem na inne konta zapasów, tak by można było przeanalizować przyczyny powstawania braków.

Z kolei magazyn wyrobów gotowych ma za zadanie przyjmowanie i składowanie zapasów wyrobów gotowych, otrzymanych z magazynów produkcyjnych lub zaopatrzenia, oraz za pobieranie ich, zgodnie z dyspozycją wysyłki do klienta.

5.8. ANALIZA KOSZTÓW WYROBU

Ze względu na konieczność utrzymywania konkurencyjności cenowej potrzebna jest analiza kosztów wyrobów. W tym celu należy dysponować wszystkimi informacjami o aktualnych kosztach wszystkich nabywanych i wytwarzanych dóbr. Informacja o planowanych i rzeczywistych kosztach każdej pozycji, w tym pracochłonności, potrzebna jest dla potrzeb menedżerów oraz rejestracji kosztów sprzedaży i wartości zapasów. System wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwa powinien swoim działaniem objąć:

• definiowanie typów i składników kosztów,

• wprowadzanie kosztów pozycji zakupionych,

• obsługę wzorów obliczania narzutów,

• obsługę specjalnych marszrut,

• kalkulację kosztów z wykorzystaniem struktury, marszrut i kosztów materiałowych,

• przeniesienie kosztów bieżących na koszty ustalone,

• obliczanie kosztów średnio-ważonych,

• oszacowanie wartości zapasów magazynowych i produkcji w toku,

• wprowadzanie wartości po inwentaryzacji do Księgi Głównej przedsiębiorstwa, która służy do ewidencji oraz naliczania danych finansowych, budżetowych i statystycznych potrzebnych dla księgowości i kontroli finansowej.

5.9. KSIĘGOWOŚĆ

Księgowość należy do najwcześniej indywidualnie komputeryzowanych operacji przedsiębiorstwa Istnieje w tym względzie cała gama oprogramowania wspomagającego. Globalna komputeryzacja wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwa wymaga powiązania operacji księgowych z pozostałymi operacjami systemu.

Dla realizacji tego zadania konieczne jest określenie modelu obowiązującej w firmie księgowości, budowa planu kont oraz zdefiniowanie wydruków z danymi księgowymi, w tym statystycznych, oraz raportów niezbędnych kierownictwu w procesie zarządzania.

6. REALIZACJA SYSTEMU ZSI

6.1. SPECYFIKA PROJEKTOWANIA SYSTEMU WSPOMAGANIA ZARZĄDZANIEM PRZEDSIĘBIORSTWA

W wyniku dotychczasowych doświadczeń można stwierdzić, że projektowanie systemów wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwa wymaga uwzględnienia szeregu specyficznych reguł. Należą do nich [Falkiewicz (1990)]:

1. Nie ma uniwersalnej metody, gwarantującej sukces wdrażania tego rodzaju systemu. Sukces wymaga współpracy użytkowników (kadry kierowniczej), organizatorów oraz informatyków (analityków systemów-projektów) w każdej instytucji, która chce system taki zbudować i wdrożyć.

2. Proste rozszerzenie podsystemów dziedzinowych o moduły statystyczno-matematyczne nie prowadzi do powstania właściwego zintegrowanego systemu wspomagania zarządzania.

3. System wspomagania zarządzaniem spełnia jednocześnie funkcje poznawcze i decyzyjne. Wymaga to określenia zakresu standardowych komunikatów dla kierownictwa i zasad konstrukcji komunikatów, ukierunkowanych na konkretne problemy decyzyjne.

4. Konieczny jest wybór celów systemu i informacji, które powinny być prezentowane przez system. Jest to potrzebne także dla późniejszego rozwoju systemu.

Można także sformułować następujące wnioski, dotyczące budowy systemów wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwami [Lewandowski (1999)]:

1. Prawdopodobieństwo zbudowania efektywnego systemu wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwem rośnie wraz z wielkością instytucji.

2. Efektywny system wymaga ustalenia właściwego stopnia centralizacji (decentralizacji) zarządzania w ramach instytucji.

3. Im instytucja działa na podstawie dłuższego horyzontu działań zarządczych tym jest większe prawdopodobieństwo budowy efektywnego systemu wspomagania zarządzaniem.

4. Powodzenie systemu jest tym większe im przedsiębiorstwo działa w korzystniejszych warunkach gospodarczych.

5. Im lepsze są możliwości instytucji i jej gotowość do alokacji zasobów, tym większe jest prawdopodobieństwo stworzenia skutecznego systemu.

6. Sprawność systemu jest tym większa im większa jest dojrzałość organizacyjna instytucji.

7. Wskazane jest aby kierownictwo elastycznie traktowało założenia systemu.

8. Projektowanie systemu i jego wdrażanie zależą od klimatu psychologicznego w instytucji. Przyszli użytkownicy powinni być nastawienie do niego pozytywnie.

Przy wyborze gotowych ZSI należy korzystać - w miarę możliwości - z doświadczeń innych organizacji o zbliżonym charakterze w omawianej dziedzinie. Jednak w wielu przypadkach trzeba wprowadzać do rozwiązań tych istotne zmiany, związane najczęściej z powszechnym niedofinansowaniem polskich przedsiębiorstw oraz brakiem stabilnych planów rozwojowych w okresie wieloletnim. W ostatnim czasie są możliwe do dokładnego przewidzenia skutki wejścia Polski do Unii Europejskiej. Dla przedsiębiorstw polskich o niewielkiej sile ekonomicznej występuje na przykład zagrożenie ujednolicenia w skali Unii podatków dla przedsiębiorstw. Oznaczałyby to wzrost podatków do poziomu skutecznie dławiącego, w imię niezbędnych wydatków socjalnych, rozwój przedsiębiorstw w Niemczech.

W przypadku, w którym planowanie strategii przedsiębiorstwa jest możliwe tylko w ograniczonym horyzoncie czasowym, realizacja takiego przedsięwzięcia jak wdrażanie systemu ZSI musi odbywać się etapami, z których każdy stanowi względnie zamkniętą całość i który będzie przynosił wymierne efekty.

W nieco innej sytuacji są przedsiębiorstwa, które na przykład na drodze prywatyzacji przechodzą w skład międzynarodowych konsorcjów. Uzyskuje się wówczas na ogół niezbędne dokapitalizowanie i niejednokrotnie łatwy dostęp do know-how, opracowanego i sprawdzonego za granicą, między innymi w dziedzinie ZSI. Taki przypadek dotyczył na przykład Zakładów Mechanicznych w Elblągu, przejętych przez firmę Alstom Power, których system informatyczny będzie przedstawiony dalej.

6.2. TWORZENIE SYSTEMU ZSI

Fazy cyklu życia systemu ZSI, poczynając od tworzenia jego założeń a kończąc na jego wycofaniu z eksploatacji można podzielić na następujące etapy:

• definiowanie zadania projektowego,

• analiza funkcjonalna i specyfikacja wymagań,

• analiza otoczenia systemu (ograniczenia),

• projektowanie ogólne systemu i specyfikacja modułów (wejścia, wyjścia, funkcje, testowanie),

• projektowanie szczegółowe modułów i ich testowanie,

• integracja systemu i jego testowanie,

• instalowanie i uruchamianie,

• eksploatacja i konserwacja, w tym modyfikacja i rozwijanie systemu.

Każda z faz tworzenia sytemu musi być ściśle określona przez założenia, które między innymi muszą zawierać sposób kontroli realizacji postawionych zadań. Ostateczna kontrola i akceptacja wykonanych prac powinna być przeprowadzana przez osoby nie wchodzące w skład zespołu realizującego przyjmowane prace.

Sporządzenie założeń systemu wspomagania zarządzaniem powinny być poprzedzone wprowadzeniem systemu jakości ISO 9000, który opisuje strukturę przedsiębiorstwa, procedury działania wraz z powiązaniami wewnętrznymi. Opracowywany system ZSI może wpływać na zmiany w dotychczasowym systemie jakości, wprowadzając w przedsiębiorstwie wiele zmian, na przykład:

• zmiany założeń i strategii działalności przedsiębiorstwa,

• zmiany organizacji przedsiębiorstwa,

• tworzenie nowych lub usprawnianie dotychczasowych procesów w przedsiębiorstwie,

• zwiększenie efektywności działania poprzez pełną i szybką wymianę informacji.

Rodzaje podstawowych procesów gospodarczych w przedsiębiorstwie określa rys. 6.

Rys. 6. Rodzaje procesów gospodarczych w przedsiębiorstwie [Adamczewski (2003)]

Zarówno projekt jak i wdrożenie systemu informatycznego jest przedsięwzięciem bardzo złożonym [Adamczewski (2003)]. Głównymi czynnikami decydującymi o tym są:

• organizacyjny, który dotyczy zmian organizacji przedsiębiorstwa i jego otoczenia, podziału zadań między zespołami, komunikacji między zespołami, koordynacji prac itp. wynikłych z wprowadzenia ZSI,

• techniczny, który dotyczy środków technicznych informatyki, koniecznych dla współdziałania elementów struktury ZSI z uwzględnieniem dynamiki rozwoju systemu.

• technologiczny, który dotyczy etapów wprowadzania i rozwijania ZSI.

• socjopsychologiczny, który jest związany z zachowaniami realizatorów systemu i przyszłych użytkowników systemów i ich wzajemnymi interakcjami.

Wpływają one na poszczególne składowe systemu, które można podzielić na:

• organizację, określającą m.in. zadania i odpowiedzialność (orgware),

• oprogramowanie (software),

• sprzęt (hardware),

• ludzi, zajmujących się systemem, operatorów, użytkowników itp. (peopleware).

Zaprezentowane czynniki i składniki ilustruje rys. 7, przy czym według [Adamczewski (2003)] największe wagi mają czynnik organizacyjny i socjopsychologiczny. Wiąże się to z nowym spojrzeniem na organizację przedsiębiorstwa i sposób prowadzenia prac, co jest w sprzeczności między innymi z dotychczasowymi rutynowymi działaniami przyszłych użytkowników ZSI, ich obawą przed koniecznością przyswajania nowej wiedzy oraz obawą przed utratą korzyści wynikających z dotychczasowych układów. Dotyczy to zwłaszcza osób starszych, często skutecznie okupujących zajmowane od lat stanowiska.

Rys. 6. Złożoność realizacji ZSI [Adamczewski (2003)]

Ponieważ systemy ZSI są Złożonymi Przedsięwzięciami Informatycznymi (ZPI), ich projektowanie wymaga kolejnych, formalnie określonych przedsięwzięć [Adamczewski (2003)]. Są to:

• zainicjowanie przedsięwzięcia - formalne zapoczątkowanie działań poprzez określenie celów przedsięwzięcia,

• planowanie i organizowanie - określanie działań, wyznaczanie terminów, harmonogramów, szacowanie zasobów sprzętowo-programowych i ludzkich, szacowanie kosztów,

• organizowanie zasobów i pracy zespołowej - zapewnianie środków finansowych, realizacja dostaw zamówionych zasobów sprzętowo-programowych, kompletowanie zespołów wykonawczych,

• realizowanie i kontrolowanie - prowadzenie właściwych prac realizacyjnych, porównywanie uzyskiwanych rezultatów z planami, identyfikacja ewentualnych zagrożeń, ich analiza i niwelowanie,

• zakończenie przedsięwzięcia - formalny odbiór produktu końcowego w postaci ZSI i przekazanie go do eksploatacji użytkowej.

Przedsięwzięcia te ilustruje rys. 7.

Rys. 7. Działania przy realizacji ZSI [Adamczewski (2003)]

W praktyce występują różne kategorie ZPI, które są przedstawione w tabeli 4. Przy realizacji ZSI występują najczęściej kategorie ZPI-4, ZPi-5 lub ich warianty.

Tab. 4. Kategorie Złożonych Przedsięwzięć Informatycznych

Kategoria	Istota przedsięwzięcia
ZPI-0	Wprowadzenie Systemu Informatycznego Zarządzania (SIZ) - zastąpienie tradycyjnej (ręcznej) technologii przetwarzania danych technologią informatyczną
ZPI-1	Wprowadzenie nowych (kolejnych) SIZ - funkcjonalne uzupełnienie (rozszerzenie) dotychczasowo eksploatowanych SIZ
ZPI-2	Modernizacja dotychczasowo eksploatowanych SIZ - wymiana interfejsu (refacing); przejście z interfejsu znakowego na graficzny, np. z wersji MS-DOS oprogramowania na wersję MS-Windows. Nie prowadzi to wprost do zwiększenia wydajności rozwiązania.
ZPI-3	Modernizacja dotychczas eksploatowanych SIZ - wymiana platformy sprzętowej (rehosting). Dotyczy to wymiaru technologicznego, a nie wymaga zmian w strukturze funkcjonalnej oprogramowania aplikacyjnego, jednak przynosi usprawnienia istniejących rozwiązań.
ZPI-4	Modernizacja dotychczas eksploatowanego SIZ - wymiana oprogramowania aplikacyjnego (replacing). Łączy się zazwyczaj z rozszerzeniem struktury funkcjonalnej stosowanych rozwiązań - wdrażanie ZSI
ZPI-5	Modernizacja dotychczas eksploatowanych SIZ - wprowadzenie architektury rozproszonej (rearchitecting), odejście od organizacji scentralizowanej na rzecz architektury rozproszonej typu klient-serwer. Dotyczy wymiaru systemowo-programowego - wdrażanie ZSI

Etapy tworzenia ZSI można potraktować jako procesy. Dla opisu procesu należy określić następujące elementy [Adamczewski (2003)]:

• dane wejściowe - opis danych lub produktów z których proces korzysta,

• dane wyjściowe - opis danych lub produktów wytwarzanych przez proces,

• metryka procesu - ogólny opis procesu, umożliwiający jego zarządzanie,

• właściciel procesu - opis podmiotu, w którego gestii pozostaje proces,

• procedura procesu - opis działań (czynności) wykonywanych przez proces,

• narzędzia (metody) - opis narzędzi (metod) wykorzystywanych przez proces,

• zasoby - opis zasobów z których proces korzysta,

• komentarz - opis pozostałych danych o procesie, które są niezbędne do jego prawidłowej realizacji (wymagania, ograniczenia, dokumenty, standardy, zależności itp.)

Zarządzanie tworzeniem ZSI można podzielić na następujące poziomy [Adamczewski (2003)]:

• strategiczny,

• taktyczny,

• operacyjny.

Poziom strategiczny obejmuje:

• zdefiniowanie celów przedsięwzięcia,

• ustalenie zakresu koniecznej restrukturyzacji przedsiębiorstwa,

• określenie zapotrzebowania na określone zasoby,

• ustalenie zasad planowania, organizacji i kontroli prac.

Poziom taktyczny dotyczy:

• zdefiniowania punktów kontrolnych i ich wzajemnej zależności,

• ustalenie organizacji i przebiegu prac,

• określenie odpowiedzialności w osiąganiu punktów kontrolnych,

• ustalenie zasad obiegu informacji wśród realizatorów prac.

Poziom operacyjny obejmuje:

1. zdefiniowanie działań szczegółowych,

2. ustalenie zespołów wykonawczych,

3. imienny przydział wykonawców do zadań,

4. oszacowanie koniecznych zasobów,

5. określenie czasu realizacji prac i ich ścieżki krytycznej.

Bardzo często ZSI nie jest specjalnie projektowane dla potrzeb danego przedsiębiorstwa lecz wybierane jest spośród gotowych ofert. Przy wyborze należy wyróżnić następujące fazy:

1. Ocena aktualnej technologii przetwarzania danych w informatyzowanym przedsiębiorstwie.

2. Zdefiniowanie założeń przedsięwzięcia informatycznego.

3. Opracowanie zapytania ofertowego oraz określenie postaci odpowiedzi ofertowej wraz procedurą tej oceny.

4. Ocena odpowiedzi oferentów, ich klasyfikacja i utworzenia tzw. krótkiej listy.

5. Negocjacje (przetarg), wybór ZSI i podpisanie umów

LITERATURA

Adamczewski P., (1997), Zintegrowany system informatycznego zarządzania, Logistyka, nr 4, 1997

Adamczewski P., (2000), Informatyczne narzędzia nowoczesnego logistyka, Logistyka a jakość, Nr 1, 2000

Adamczewski P, (2003), Zintegrowane systemy informatyczne w praktyce, Mikom, 2003

Callaway E., (1999), Enterprise Resource Planning, Integrating Applications and Business Processes Across the Enterprise, Computer Technology Research Corporation, 1999

Falkiewicz W., (1990), Informacyjne systemy zarządzania, PWE, Warszawa, 1990

Gontar B., Gontar Z., (2000), Uwagi na temat wyboru systemu klasy ERP do zajęć dydaktycznych na wyższej uczelni, VIII Konferencja „Sieci i Systemy Informatyczne”, Łódź 2000

Lewandowski J., (1999), Projektowanie systemów informacyjnych Zarządzania w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Politechniki Łódzkiej, Łódź 1999

Orlicky J. A., (1973), Net Change Material Requirements Planning. IBM Systems Journal 12(1): 2-29 (1973), Vol. 12, No1.

Materiały informacyjne firm:

• BAAN,

• Computer Systems for Business International (CSBI),

• International Computers Ltd. (ICL).,

• System Software Association (SSA).

OLAP - (online analytical processing) jest komputerowym przetwarzaniem które umożliwia użytkownikowi łatwo wyodrębnić dane, selekcjonowane pod różnymi względami.

M. Orzyłowski, PRZEMYSŁOWE SYSTEMY INFORMATYCZNE, 2002

Cz.2. Rodzaje i charakterystyka systemów wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwem

---