Zatrudnienie w instytucjach UE

Nabór do pracy w instytucjach UE

Ogłoszenia o konkursach wraz z formularzem rejestracyjnym i przewodnikiem kandydata, publikowane są w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (ang. Official Journal of the European Union, fr. Journal officiel de l'Union européenn, niem. Amtsblatt der Europäischen Union) http://europa.eu.int/eur-lex. Ogłoszenia publikowane w Dzienniku Urzędowym UE dotyczą wyłącznie stanowisk urzędniczych. Pracodawcami pozostałego personelu są firmy i instytucje zewnętrzne, które świadczą swoje usługi jako tzw. kontrahenci zewnętrzni.

Informacje o konkursach planowanych oraz aktualnie przeprowadzanych dostępne są na stronie internetowej Biura Doboru Kadr (EPSO) pod angielskim hasłem `ongoing competitions' lub jego odpowiednikiem francuskim (`concours en cours') lub niemieckim (`Laufende Auswahlverfahren'). Ogłoszenia publikowane są tylko w językach roboczych UE.

Zdecydowaną większość kadry UE stanowią osoby zatrudnione na podstawie umowy na czas nieokreślony. Istnieje jednakże możliwość podjęcia pracy w charakterze pracownika tymczasowego lub pomocniczego. Pracownicy tymczasowi (ang. temporary staff) zatrudniani są na okres od 2 lat, z możliwością przedłużenia umowy nawet na czas nieokreślony, głównie przez Dyrekcję Generalną Badań Naukowych oraz w biurach komisarzy Komisji Europejskiej. Pracownicy pomocniczy (ang. auxiliary staff) zastępują przez okres od 1 roku do 3 lat urzędników nieobecnych przez dłuższy czas z powodów losowych lub w celu wykonania specjalistycznych zadań. Nabór na takie stanowiska przeprowadzają poszczególne instytucje, umieszczając ogłoszenia na swoich stronach internetowych. Najłatwiej do nich dotrzeć za pośrednictwem serwisu internetowego EPSO. Założenia wdrażanej reformy administracji przewidują odchodzenie od zatrudniania pracowników pomocniczych.

Procedura rekrutacyjna

Nie ma określonego harmonogramu przeprowadzania konkursów. Są one ogłaszane w miarę potrzeb poszczególnych instytucji UE.

Cała procedura - od momentu publikacji ogłoszenia do utworzenia listy rezerwowej trwa około 1 roku. Ogłoszenia konkursowe, którym towarzyszy formularz rejestracyjny i przewodnik kandydata przedstawiają:

1. profil kandydata (wymagania stawiane kandydatowi i czekające go obowiązki zawodowe)

2. organizację egzaminów konkursowych (etapy procedury rekrutacyjnej)

3. sposób i termin składania dokumentów

4. przykładowe testy

Profil kandydata

Podstawowe wymagania stawiane kandydatom na stanowiska urzędnicze w instytucjach UE:

• obywatelstwo jednego z państw członkowskich UE;

• korzystanie z pełni praw obywatelskich;

• uregulowany stosunek do służby wojskowej;

• wykształcenie: na stanowiska w kategorii A i LA (według nowego systemu - grupie AD) - ukończone studia wyższe i uzyskany stopień lub dyplom uprawniający do podjęcia studiów podyplomowych, a na stanowiska w kategorii B (według nowego systemu - grupie AST) - ukończona szkoła pomaturalna i uzyskany dyplom;

• doświadczenie zawodowe: zależnie od stanowiska - od braku takiego wymogu do minimum 10 lat ;

• znajomość dwóch języków urzędowych UE (jednego biegła, drugiego dobra), jednym z nich może być język ojczysty, jeśli należy do języków urzędowych UE.

Nie obowiązują limity wieku. Gdy taka konieczność wynika z profilu stanowiska, kandydatom stawiany jest wymóg znajomości określonego języka lub doświadczenia zawodowego w określonej dziedzinie.

Od osób ubiegających się o pracę tłumacza wymagana jest znajomość co najmniej dwóch (innych niż ojczysty) języków urzędowych UE oraz wykształcenie wyższe. Szczegółowe informacje są dostępne na stronie EPSO pod angielskim hasłem `Language services' lub jego francuskim odpowiednikiem (`Services linguistiques' ) lub niemieckim (`Sprachendienste').

Do konkursu mogą zgłaszać się tylko te osoby, które wymagane kwalifikacje uzyskały przed datą zamknięcia etapu rejestracji. Należą do nich także absolwenci, którzy posiadają już określone uprawnienia (np. zdały egzaminy końcowe i obroniły pracę magisterską), ale nie otrzymały jeszcze dyplomu.

Warunki dotyczące wykształcenia zostały dostosowane do wszystkich systemów edukacji w państwach członkowskich UE. Oceny, czy prezentowane przez kandydata dokumenty, inne niż standardowe, są ekwiwalentne do wymaganych, dokonuje w każdym przypadku osobno komisja rekrutacyjna.

Obowiązuje generalna zasada (coraz częściej jednak omijana), iż stażyści w instytucjach UE nie mogą zgłaszać się do konkursu o pracę przez okres 1 roku od zakończenia stażu.

Osoby posiadające kwalifikacje wyższe niż zostały określone w ogłoszeniu konkursowym mogą zgłaszać się do konkursu na stanowisko w kategorii niższej (np. osoby z wyższym wykształceniem na stanowisko w kategorii B lub C).

Organizacja egzaminów konkursowych

Egzaminy konkursowe składają się z 3 części: testu wstępnego, części pisemnej oraz rozmowy kwalifikacyjnej. Test wstępny oraz część pisemna egzaminu przeprowadzane są tego samego dnia.

1. Test wstępny - wielokrotnego wyboru, w wybranym przez kandydata języku roboczym UE: angielskim, francuskim lub niemieckim. Przebiega on trzystopniowo:

• test pierwszy zawiera specjalistyczne pytania z wybranej przez kandydata specjalności (europejska administracja publiczna, prawo, ekonomia, audyt).

• test drugi dotyczy problematyki integracji europejskiej i polityk wspólnotowych.

• test trzeci sprawdza zdolności ogólne kandydata.

Za złe odpowiedzi nie przyznaje się punktów ujemnych.

2. Część pisemna

Część pisemna egzaminu będzie oceniana tylko w przypadku:

• zaliczenia każdej części testu wstępnego,

• umieszczenia na listach tworzonych według łącznej liczby punktów otrzymanych z testu wstępnego.

Część pisemna składa się z dwóch etapów:

• pierwszy - w jednym z 11 oficjalnych języków UE (kandydat może wybrać inny niż ten, w którym pisał test wstępny) dotyczy wybranej przez kandydata dziedziny i sprawdza specjalistyczną wiedzę, zdolność rozumienia informacji, analizy i syntetyzowania danych oraz umiejętność sporządzania wypowiedzi pisemnych. Czas trwania etapu - ok. 2 godzin,

• w drugim etapie - kandydat sporządza w swoim ojczystym języku krótką notatkę zawierającą uwagi i konkluzje podsumowujące egzamin. Ten etap sprawdza umiejętność posługiwania się językiem pisanym, w szczególności umiejętność syntetycznej prezentacji swoich myśli w języku ojczystym. Czas trwania - ok. 30 minut.

Ocena części pisemnej dokonywana jest przez Komisję ds. rekrutacji (Selection Board). Kandydaci, którzy zaliczyli dwa etapy zostaną umieszczeni na listach, według liczby zdobytych punktów.

Kandydaci umieszczeni na listach, po przesłaniu odpowiednich dokumentów aplikacyjnych, będą mogli wziąć udział w części ustnej.

3. Rozmowa kwalifikacyjna przed Komisją ds. rekrutacji (Selection board) w jednym z oficjalnych języków UE, wybranym przez kandydata.

Rozmowa ma na celu sprawdzenie, czy kwalifikacje kandydata są adekwatne do wymagań na danym stanowisku. Ponadto sprawdza znajomość problematyki integracji europejskiej i polityk wspólnotowych oraz predyspozycje do pracy w wielokulturowym otoczeniu.

4. Lista kandydatów:

Komisja ds. rekrutacji tworzy listę kandydatów do pracy w instytucjach UE spośród osób, które otrzymały najwyższe oceny z części pisemnej i ustnej egzaminu. Lista publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sposób i termin składania dokumentów

W celu prawidłowego wypełnienia formularza rejestracyjnego wskazane jest wcześniejsze zapoznanie się z instrukcjami zawartymi w przewodniku kandydata (ang.) Guide for applicants , (fr.) Guide à l'Intention des Candidats oraz w treści samego ogłoszenia. Jest to szczególnie ważne w przypadku składania zgłoszenia (coraz częściej stosowaną przez EPSO, a czasami jako jedyną obowiązującą) drogą on-line, kiedy na wypełnienie formularza kandydat ma tylko 20 minut.

Nadanie numeru referencyjnego, który wyświetli się na ekranie komputera bezpośrednio po wysłaniu zgłoszenia oznacza, iż zostało ono przyjęte. Tym numerem kandydat posługuje się odtąd w kontaktach z organizatorami na następnych etapach konkursu.

Osoby niepełnosprawne, dla których rejestracja on-line stanowiłaby trudność, po przedstawieniu stosownego zaświadczenia, mogą przesłać zgłoszenie w wersji papierowej.

Do korespondencji z EPSO konieczne jest posiadanie adresu e-mailowego. Informacje o dopuszczeniu do testu wstępnego, terminach kolejnych etapów oraz pełną aplikację kandydat znajdzie na stronie EPSO, posługując się nazwą użytkownika i hasłem użytym przy rejestracji.

Kandydaci, którzy pomyślnie przeszli test wstępny i zostali zakwalifikowani do dalszego etapu przesyłają listem poleconym wypełnioną i podpisaną aplikację wraz z załącznikami. O zachowaniu terminu decyduje data stempla pocztowego.

Osoby, które uzyskają najwięcej punktów w części pisemnej postępowania konkursowego (test wstępny i praca pisemna), spełniają wszystkie wymogi kwalifikacyjne określone w ogłoszeniu oraz dopełniły wszystkich warunków proceduralnych (zachowały termin przesłania pełnej aplikacji i właściwie ją wypełniły) zostają dopuszczone do rozmowy kwalifikacyjnej, stanowiącej ostatni etap procedury rekrutacyjnej. Nazwiska laureatów umieszczane są według kolejności alfabetycznej na tzw. liście rezerwowej, z której korzystają w miarę swoich potrzeb poszczególne instytucje UE. Wpisanie na listę rezerwową nie oznacza gwarancji zatrudnienia, szczególnie że zawiera ona zazwyczaj dwukrotnie więcej osób niż wolnych miejsc.

Aby zapobiec dyskwalifikacji z powodu drobnego czasami niedopatrzenia, należy uważnie czytać wszystkie instrukcje towarzyszące aplikacjom. Przyjęcie wspólnych dla instytucji UE zasad rekrutacji nie oznacza całkowitego ujednolicenia procedur konkursowych na stanowiska w różnych kategoriach. W instrukcjach podane są także adresy, z których można skorzystać w razie problemów technicznych podczas wysyłania formularza rejestracyjnego. Adresem pierwszego kontaktu w EPSO jest: [e-mail] lub epso- symbol konkursu z ogłoszenia - [e-mail]

Status urzędnika

Klasyfikacja stanowisk urzędniczych

Na mocy znowelizowanego "Statutu Urzędnika", z dniem 1 maja 2004 r. system klasyfikacji stanowisk został oparty na podziale na dwie grupy funkcyjne:

• AD ("administratorzy" - odpowiedzialni za politykę i unijne prawo) i

• AST ("asystenci" - pełniący rolę wspomagającą, wykonujący prace sekretarskie i administracyjne).

Przez okres przejściowy (dwa lata) utrzymany zostaje wcześniejszy system podziału na cztery kategorie: A ("administratorzy"), B ("asystenci"), C (sekretarki), D (pracownicy techniczni oraz osobną kategorię dla służb lingwistycznych - LA). Każda kategoria podzielona jest na stopnie określające wysokość stanowiska (np. A3, B4 lub C5).
W ogłoszeniach o konkursach, obok "starego" oznaczenia kategorii (np. A3) w okresie przejściowym używane jest także oznaczenie (np. A*14) stanowiące pomost do określenia "nowego" (np. AD14).

O rozwoju kariery urzędnika decyduje obok stażu pracy także oficjalna ocena, jakiej regularnie jest poddawany. W reformowanej administracji UE szczególny nacisk zaczęto kłaść na wywiązywanie się z obowiązku ustawicznego podnoszenia swoich kwalifikacji.

Zasady wyłaniania kandydatów na ekspertów narodowych delegowanych do pracy w instytucjach UE

W związku z członkostwem Polski w Unii Europejskiej istnieje możliwość delegowania ekspertów narodowych do instytucji UE, szczególnie do Komisji Europejskiej oraz Parlamentu Europejskiego. Wspólnotowe podstawy prawne delegowania ekspertów narodowych zawarte są w decyzjach poszczególnych instytucji: Decyzja Komisji Europejskiej z 30.04.2002 r., Decyzja Rady Unii Europejskiej z 16.06.2003 r. oraz Decyzja Prezydium Parlamentu Europejskiego z 2.06.2003 r.).

1. Zespół przygotowawczy Komitetu Integracji Europejskiej, na wniosek ministerstw i urzędów centralnych corocznie, na początku roku kalendarzowego akceptuje priorytetowe dla Polski sektorowe obszary obecności ekspertów narodowych w instytucjach UE.

2. W przypadku, gdy z inicjatywą zatrudnienia eksperta narodowego występuje instytucja UE (Komisja Europejska, Sekretariat Generalny Rady UE, Parlament Europejski), przesyła ona ofertę do Stałego Przedstawicielstwa RP przy UE. Oferta określa dodatkowe wymogi, które muszą spełniać kandydaci - odpowiedni zakres wiedzy specjalistycznej, znajomość języków obcych, doświadczenie zawodowe, etc. Podstawowe warunki, które spełniać muszą eksperci narodowi zawarte są w decyzjach poszczególnych instytucji: Decyzja Komisji Europejskiej z 30.04.2002r., Decyzja Rady Unii Europejskiej z16.06.2003r. oraz Decyzja Prezydium Parlamentu Europejskiego z 2.06.2003r.).

3. Stałe Przedstawicielstwo przekazuje ofertę do Urzędu Komitetu Integracji Europejskiej, który rozsyła ją do ministerstw i urzędów centralnych. Urząd KIE umieszcza tę informację na stronach internetowych Urzędu, przekazując ją jednocześnie do Urzędu Służby Cywilnej celem umieszczenia w Biuletynie Służby Cywilnej i na stronach internetowych USC. Ministerstwa i urzędy centralne przekazują informację jednostkom współpracującym.

4. Z inicjatywą oddelegowania ekspertów narodowych do pracy w Komisji Europejskiej oraz w Parlamencie Europejskim może występować również strona polska. Wnioski w tej sprawie do Urzędu KIE zgłaszają ministerstwa i urzędy centralne z uwzględnieniem możliwości budżetowych oraz priorytetowych obszarów obecności ekspertów narodowych w instytucjach UE.

5. Zainteresowane jednostki wyłaniają kandydatów według otwartej i konkurencyjnej, określonej przez siebie, procedury z uwzględnieniem wymogów określonych przez instytucje UE poszukujące ekspertów. Propozycje kandydatur zgłaszane są do Urzędu KIE, który zbiorczą informację w tej sprawie przedkłada Zespołowi przygotowawczemu KIE. Następnie lista kandydatów przekazywana jest wraz z wymaganymi dokumentami do Stałego Przedstawicielstwa RP przy UE. Stałe Przedstawicielstwo przesyła listę do instytucji UE poszukujących ekspertów.

6. Decyzja o zatwierdzeniu kandydata przez instytucję Unii Europejskiej przekazywana jest przez Stałe Przedstawicielstwo do ministerstwa lub urzędu centralnego, które zgłosiło kandydata oraz do Urzędu KIE.

7. Stałe Przedstawicielstwo RP przy UE oraz UKIE prowadzą ewidencję ekspertów narodowych oddelegowanych do pracy w instytucjach Unii Europejskiej.

8. Ministerstwa i urzędy centralne delegują ekspertów narodowych i zatrudniają pracowników na zastępstwo na czas określony w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia.

9. Delegowanie eksperta do pracy w instytucjach UE odbywa się w trybie oddelegowania przez instytucję macierzystą i łączy się m.in. ze zobowiązaniami finansowymi (instytucja macierzysta kontynuuje wypłacanie delegowanemu wynagrodzenia i opłaca ubezpieczenie) - zgodnie z przepisami UE wymienionymi w punkcie 3 oraz z uwzględnieniem przepisów krajowych. Odpowiednie uregulowanie tych kwestii będzie wymagało wprowadzenia zmian w polskim prawie, w szczególności w przepisach ustawy o służbie cywilnej i ustawy o pracownikach urzędów państwowych oraz w dalszej kolejności Kodeksu pracy. Propozycje podjęcia niezbędnych działań w tej sprawie przygotowuje zgodnie z decyzją Komitetu Integracji Europejskiej Szef Służby Cywilnej

---