Time Based
Management
Anna Chotkiewicz 161241
Magdalena Łaguń 161282
III rok informatyki i ekonometrii
Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego
Time Based
Management
Anna Chotkiewicz 161241
Magdalena Łaguń 161282
III rok informatyki i ekonometrii
Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego
Plan jest niczym -
Planowanie jest
wszystkim!
Twoje plany to jedynie zapisane kartki
papieru….
Do chwili, kiedy zaczniesz realizować to, co
sobie
zaplanowałeś!
Czym jest TBM?
Time Based Management
jest koncepcją zarządzania
podkreślającą strategiczne znaczenie czasu w tworzeniu
i realizacji nowych celów. Zarządzanie czasem
jest to świadome kształtowanie czasowych wymiarów
procesu tworzenia wartości, jak również rozbudowywanie
zdolności pozwalających przedsiębiorstwu lepiej i szybciej
w odniesieniu do konkurentów rozwijać nowe produkty
i wprowadzać je na rynek.
TBM jest to koncepcja opierająca
się na:
Orientacji na czynnik czasu (Czas można zmierzyć)
Orientacji na skok ilościowy (sukces można osiągnąć tylko
dzięki operacjom na dużą skalę. Marginalne ulepszenia
nie są wystarczające)
Orientacji na proces (Umożliwia to optymalizację procesów
i ustalenie miejsc krzyżowania się procesów z funkcjami)
Orientacji na wartości (Oznacza eliminację lub redukcję
konfliktów w miejscach przecinania się procesów z funkcjami.
Pozwala na likwidację tych działań, które nie tworzą wartości)
Orientacji na zespół (Przy pomocy zespołu nastąpi
rozwiązanie konfliktów w miejscach krzyżowania się procesów
z funkcjami)
Trzy podstawowe cechy TBM
Pojmowanie tej koncepcji jako nowy przykład
zarządzania, próbujący rozszerzyć Just-in-Time na
wszystkie
procesy
w przedsiębiorstwie,
Pomaga ukształtować organizację przedsiębiorstwa,
którą można scharakteryzować przy pomocy takich
cech
jak: swoboda przepływów, zespołowość działania
oraz elastyczność,
Rozwija
się
poprzez
zwiększenie
stosowania
podstawowych środków pomocniczych i wykorzystanie
nowoczesnych technologii informatycznych.
Czas jest zawsze istotnym
czynnikiem konkurencyjności firmy.
Można go wykorzystać przez:
skrócenie procesów » oszczędność czasu
dotrzymywanie umówionych terminów »
punktualność
uformowanie na nowo istniejących procesów
» płynność czasu
rozwój nowych produktów i procesów »
innowacyjność
FORMUŁOWANIE CELÓW - Cel SMART
S – SPRECYZOWANY – niezbyt ogólny i niezbyt
szczegółowy
M – MIERZALNY – musi istnieć miara, według
której
mierzony będzie rezultat, no. liczba,
procent
A – AMBITNY – cel powinien mobilizować
osoby zaangażowane w jego realizację
R – REALNY – musi być osiągalny
T – TERMINOWY – musi istnieć horyzont
czasowy realizacji
Błędy popełniane przez
menadżerów zarządzających
czasem:
Zbyt długi dzień pracy (nawet do 14 godzin),
Zbyt rozdrobniona struktura dnia pracy,
Bardzo niski stopień planowości pracy kierowników,
Zbyt wiele nieistotnych informacji docierających
do menadżerów,
Niskie nakłady czasu przeznaczone na samokształcenie
(2-4%),
Przeznaczanie na zebrania i narady aż 20-60% czasu
kierownictwa,
Źle wykorzystywany czas pracy, który w większości
ulega zmarnowaniu na czynności nieefektywne.
Korzyści z wprowadzenia Systemu
Zarządzania Czasem
Zwiększona produktywność ,
Skupienie na priorytetach,
Cele osiągane zgodnie z planem,
Mniej stresu,
Większa kontrola nad równowagą pomiędzy
życiem zawodowym i osobistym.
Etapy wprowadzania koncepcji w
przedsiębiorstwie
ETAP I : Ustalenia wstępne
Powołanie zespołu projektowego składającego
się z 5-8 członków i 1-2 doradców,
Przeprowadzenie porównań benchmarkingu,
Sformułowanie celów,
Przedstawienie projektu działania.
Etapy wprowadzania koncepcji w
przedsiębiorstwie
ETAP II : Zrozumienie systemu
Zdefiniowanie i analiza procesów
gospodarczych,
Podział funkcji na główne i pomocnicze,
Diagnoza stanu obecnego,
Ustalenie potencjału czasu podlegającego
redukcji.
Etapy wprowadzania koncepcji w
przedsiębiorstwie
ETAP III : Opracowanie rozwiązań
Powiększenie zespołu projektowego w celu
analizy wszystkich założeń i rozpatrzenia
zgłoszonych alternatyw,
Utworzenie zespołu przełomowego
(uderzeniowego),
Radykalna zmiana dotychczasowych
rozwiązań (rozwijanie pakietu działań, planu
działań i systemu pomiaru.
Etapy wprowadzania koncepcji w
przedsiębiorstwie
ETAP IV : Zmiana systemu
Wdrożenie nowego systemu i przezwyciężenie
dotychczasowych barier w myśleniu (można to
osiągnąć przez komunikację, szkolenie i
pokonywanie konfliktów).
Etapy wprowadzania koncepcji w
przedsiębiorstwie
ETAP V : Wyniki
Pozyskiwanie informacji od klientów na temat
restrukturyzacji,
Związanie klientów z firmą
Główne części składowe
TBM
Proces liniowy:
Proces złożony:
60 – 20 – 20?
Zaplanuj dzień wg zasady:
60% to rzeczy zaplanowane
planuj max. 60% dnia
20% to rzeczy niezaplanowane
ok. 20% czasu zostaw wolne. Będzie to rodzaj buforu,
ponieważ realizacja zadań trwa zwykle dłużej niż
planowaliśmy
20% to rzeczy spontaniczne
jest to czas na sprawy nieoczekiwane, zakłócenia i tzw.
„pożary”
Chcąc uczynić z czasu instrument konkurencji,
nie można poprzestać na analizie procesów.
Należy ciągle porównywać je z innymi
procesami. To z kolei wymaga opanowania
pewnego
aparatu
pojęciowego.
Kolejnym
elementem składowym TBM jest więc ustalenie
pojęć.
Ph. Thomas proponuje przyjęcie
następujących określeń :
Czas cyklu - czas realizacji danego procesu
Totalny czas cyklu- czas realizacji potrzeb
klienta
Aktualny czas cyklu - rzeczywisty czas
cyklu
Teoretyczny czas cyklu - suma czasów
procesów przynoszących wartość dodaną
Linia bazowa - ogólnie akceptowany poziom
wydajności w branży
Miejsce wśród konkurencji - rzeczywisty
poziom wydajności w branży: osiągnięty czas
cyklu
„To co ważne rzadko bywa pilne, a
to co pilne rzadko bywa ważne.”
Podział zadań według Eisenhowera
należy przeprowadzić według
poniższego schematu:
Zasady kształtowania optymalnej
struktury procesu
Rozrzutność czasu jest stratą, dlatego należy
ją eliminować. W tym celu powinno kierować
się następującymi zasadami:
eliminować magazyny » pozbywać się
zbędnych zapasów;
usuwać błędy » produkcja i usługi powinny
być zgodne z założonymi standardami
jakościowymi,
stale ulepszać procesy;
korzystać z doświadczeń innych;
Oszczędność czasu można osiągać
również dzięki:
ograniczeniu wielkości partii;
przyspieszeniu obiegu informacji;
zdecentralizowaniu kompetencji decyzyjnych;
zwiększeniu odpowiedzialności;
zmianie kolejności czynności;
eliminacji czynności;
równoległemu przebiegowi procesów;
Zasada Pareto 80/20
Mniejszym nakładem środków i energii można
uzyskać większość rezultatów.
Zasada ta przewiduje dwa kierunki:
myślenie i analiza 80/20
Myślenie 80/20 uczy nas pojmować
zamierzone działania w kategoriach które
mają znaczny wpływ na rezultaty i te o
nieznacznym wpływie.
Analiza 80/20 zakłada przestudiowanie
metod, które przyczyniły się do pozytywnej
realizacji działania.
Podsumowanie
System to tylko narządzie. To człowiek musi nad
sobą pracować, aby być efektywnym –
narzędzie samo w sobie nic nie daje.
RECEPTA na sukces – wybierz obszar działania –
stosuj te punkty – wygrywaj!
Dyscyplina
Konsekwencja
Wytrwałość
Cierpliwość
Pokora
Bibliografia
Andrzej Mleczko „Nie mam czasu”
Wojciech Idzikowski „Efektywność osobista,
zarządzanie sobą i innymi w czasie”
Blaik P. „Logistyka - koncepcja
zintegrowanego zarządzania”
www.karieramanagera.pl
www.infakt.pl
www.mfiles.pl