TIME BASED MANAGEMENT - ZARZĄDZANIE CZASEM

Głównym celem TBM

jest umożliwienie wykorzystywania w pełni

czasu przeznaczonego na karierę zawodową i

życie prywatne

Głównymi mankamentami popełnianymi przez

menedżerów są:



Zbyt długi dzień pracy(od 8,5 do 14,5 godzin pracy)-
powinno być 8-9 godzin,



Zbyt rozdrobniona struktura dnia pracy (wykonują 43-
583 różnych czynności dziennie)-powinno być 10-15
czynności,



Bardzo niski stopień planowości pracy kierowników
skutkuje realizacją tylko 20% zaplanowanych
czynności,powinno być 60-70%,



Do menedżerów dociera zbyt wiele nieistotnych
informacji,które nie są wcześniej selekcjonowane,

Głównym celem TBM

jest umożliwienie wykorzystywania w pełni

czasu przeznaczonego na karierę zawodową i

życie prywatne



Nakłady czasu przeznaczone na samokształcenie
wynoszą zaledwie 2-4%,



Kierownicy przeznaczają na zebrania i narady aż 20-
60% swojego czasu.

Czas pracy tej grupy zawodowej jest źle

wykorzystywany,jego większość ulega zmarnowaniu na
czynności nieefektywne i jałowe.

Najczęściej popełniane

błędy

Błędy popełniane na etapie planowania i podejmowania decyzji

powodują największe straty w zasobach naszego czasu. Do
najważniejszych błędów zaliczamy:



Odwlekanie- polega na świadomym lub nawykowym
odkładaniu na później spraw, które powinny być zrealizowane
od razu.Skutkuje to ich nagromadzeniem się i koniecznością
realizacji wielu nie lubianych zadań na raz.



Perfekcjonizm- jest spowodowany strachem przed porażką.
Wywodzi się z błędnego przekonania, że im więcej czasu
spędzimy nad czymś, tym to coś będzie lepsze. Ludzie, którzy
chcą wszystko robić perfekcyjnie, często w ogóle nie
rozpoczynają pracy, gdyż przez zbytnią drobiazgowość,
najprostsze zadanie staje się ponad ich siły.

Najczęściej popełniane

błędy



Pracoholizm- oznacza uzależnienie od pracy. Pracoholik jest
prześladowany przez pracę i wcale nie musi odczuwać
przyjemności z jej wykonywania. Nie jest w stanie odpoczywać
i nie może przestać myśleć o pracy. Ważnym jest aby odróżnić
pracoholika od entuzjasty pracy (osoby ciężko pracującej),
która pracuje, aby wykonać jakieś zadanie. Praca sprawia jej
przyjemność i wie, kiedy może przerwać aby zająć się czymś
innym. W rezultacie czego entuzjasta pracy jest bardziej
produktywny niż pracoholik.

Najczęściej popełniane

błędy



Zachowanie typu A- teza wysunięta przez Friedmana i

Rosenmana mówiąca, iż choroby serca powodują nie tyle

palenie tytoniu i brak ruchu, co styl życia osób typu A, czyli:



Intensywny popęd i agresja,



Ambicja i zamiłowanie do współzawodnictwa,



Ciągły przymus robienia czegoś,



Poczucie presji czasu,



Zdecydowanie,



Szybkie mówienie, lecz wykorzystywanie niewielkich ilości słów,



Niezmienna punktualność,



Umiejętność myślenia o kilku rzeczach jednocześnie,



Wykonywanie większej liczby czynności w krótszym czasie.

Dla osób reprezentujących typ A, czas jest przeszkodą w dążeniu

do celu, należy go przyspieszyć, jest czymś denerwującym.

Metody zarządzania

czasem

Określanie celów- dzięki temu wiadomo na czym trzeba się
skoncentrować, co usprawnić i jakie są przeszkody.
Określanie celów umożliwia skoncentrowanie się na
właściwych zadaniach, daje długookresową wizję i
krótkookresową motywację, pomaga również zorganizować
zasoby.

Przy określaniu celów należy trzymać się następujących

zasad:



Muszą one być wyraźnie określone,



Należy się upewnić czy odnoszą się do konkretnych zadań,



Muszą być krótkie,



Muszą być realistyczne.

Metody zarządzania

czasem

Parametrami określającymi dobrze postawiony cel są cechy

nazywane akronimem

SMART :



pecific (dokładny),



easurale (mierzalny),



chievale (osiągalny),



ealistic (realny),



ime oriented (zorientowany w czasie).

Metody zarządzania

czasem

Planowanie- przez zwiększanie czasu na planowanie można
zredukować czas niezbędny na wykonywanie zadań i zyskać
czas. Na każdy okres do zaplanowani należy przeznaczyć
pewien czas na samo planowanie, nie więcej jednak niż
jeden 1%.



System planowania czasu: w życiu zawodowym można
wyróżnić następujące okresy planowania:



Plany wieloletnie(od 3 lat albo więcej),



Plany roczne(od 1 do 3 lat),



Plany kwartalne(od 3 miesięcy do 1 roku),



Plany miesięczne i plany tygodniowe(od 1 tygodnia do 3
miesięcy).

Metody zarządzania

czasem



Wybrane zasady i reguły postępowania:



Plan czynności (należy wymienić wszystkie czynności do
wykonania w ciągu planowanego czasu),



Realistyczne planowanie (należy planować tylko taką ilość
zadań, która jest możliwa do wykonania),



Terminy wykonania (należy wyznaczyć ostateczne terminy
załatwiania poszczególnych spraw),



Priorytety (hierarchia ważności załatwiania spraw),



Czas na planowanie i aktywność twórczą

Metody zarządzania

czasem



Planowanie czasu za pomocą metody ALPEN: zastosowanie
tej metody przy planowaniu przynosi przy niewielkim
nakładzie czasu (10- 20 minut dziennie)zwielokrotniony
zysk. Wyróżnia się pięć etapów tej metody:



Zestawienie zadań,



Ocena czasu trwania czynności,



Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane,



Ustalanie priorytetów,



Kontrola realizacji zadań.



Organizacja dnia- odpowiednia aranżacja czasu pracy w
ciągu dnia.



Określanie celów zawodowych i prywatnych,



Lepsze i szybsze osiąganie celów zawodowych i
prywatnych,



Realistyczna ocena celów w aspekcie niewielkiej ilości
czasu,



Oszczędzanie czasu i uzyskiwanie go na rzeczywiście
ważne zadania i cele,



Orientacja we wszystkich projektach, zadaniach i
czynnościach pod względem czasu,

Zalety

planowania w

osobistym zarządzaniu

czasem

Zalety

planowania w

osobistym zarządzaniu

czasem



Koncentracja na rzeczywiście ważnych zadaniach i
zapewnienie ich wykonania,



Realistyczne wyznaczanie i dotrzymywanie terminów,



Czas do dowolnej dyspozycji w ciągu dnia,



Dobre stosunki z pracownikami,



Zmniejszenie stresu pozwalającego na zwiększenie
wydajności pracy,



Więcej satysfakcji z pracy, zredukowanie presji
terminów, mniej niecierpliwości.

Document Outline