Decyzje w systemie działań administracji
publicznej
Decyzje w systemie działań administracji
publicznej
Decyzja- akt woli organu administracji
publicznej, którego celem jest
organizowanie społeczeństwa.
Jest to wybór pomiędzy co najmniej
dwoma alternatywami, dlatego też
decyzja rozstrzyga często o
sprzecznych interesach, które są
obiektywnym zjawiskiem w życiu
społeczności ludzkich.
o
Decydentem jest podmiot podejmujący
decyzję, posiadający odpowiednie
kompetencje. Można go utożsamić nie tylko
z osobą, ale także z pewną strukturą
organizacyjną np. Urząd Gminy, Wojewoda
itd.
Decydentów dzielimy na dwa rodzaje:
- decydent o kompetencjach materialnych,
to taki, który ma odpowiednią wiedzę aby
przygotować projekt decyzji.
- decydent o kompetencjach formalnych,
dokonuje wyboru określonego projektu.
1. System decyzyjny- są to wszystkie
podmioty uczestniczące w procesie
podejmowania decyzji, źródła informacyjne,
procedury oraz instrumenty sterowania.
2. Proces decyzyjny- są to nakazy bądź
zakazy oraz uprawnienia będące treścią
decyzji kształtowane na drodze nie jednego
aktu, ale całego zespołu aktów wzajemnie
na siebie oddziałujących.
Etapy procesu decyzyjnego :
- określenie problemu decyzyjnego
- określenie celów
- opracowanie alternatyw decyzyjnych wraz
z programem realizacyjnym
- zdefiniowanie ograniczeń decyzyjnych
Decyzja rozstrzyga często o sprzecznych
interesach oraz wartościach między
jednostkami, organizacjami a także między
jednostkami a organizacjami.
Rodzaje konfliktów:
- indywidualne (dotyczą jednostki)
- wewnątrzorganizacyjne
- międzyorganizacyjne
Typy i modele decyzji:
a) wewnętrzne i zewnętrzne
b) programujące, zaprogramowane oraz
kontrolne
c) racjonalne i nieracjonalne
d) programowalne i nieprogramowalne
Decyzja a zasoby informacyjne:
a) podejmowane w warunkach pełnej
informacji – decydent posiada pełną
informacje co do celów, alternatyw
decyzyjnych oraz ich konsekwencji (realnie
taki typ nie istnieje).
b) podejmowane w warunkach ryzyka-
osiągnięcie efektu jest w tych warunkach
jedynie prawdopodobne.
c) decyzje podejmowane w warunkach
niepewności- wynikają z baraku istotnych
informacji dotyczących celów, wartości
poszczególnych alternatyw oraz dostępnych
środków realizacyjnych np. decyzje
podejmowane w zw. z występowaniem klęsk
żywiołowych.
Czynnik czasu a decyzja
Presja czasu powoduje ograniczenie działań
koordynacyjnych, ograniczając
współdziałanie między różnymi
wewnętrznymi ogniwami systemu
decyzyjnego jak również podmiotami
zewnętrznymi np. adresatami.
Analizując czynnik czasu można
sformułować następujące wnioski:
- presja czasu powoduje ograniczenie
wymiany informacji w aparacie decyzyjnym
- presja czasu ogranicza dopływ informacji
- presja czasu zmusza do efektywnego
wykorzystania czynnika personalnego oraz
czynnika czasu.
Zamknięte i otwarte systemy decyzyjne
System zamknięty zbudowany jest na
założeniu braku wpływu czynników
zewnętrznych na jego funkcjonowanie.
Charakteryzuje go precyzyjnie uregulowana
struktura organizacyjna oraz ściśle określona
procedura działania. Ma charakter
biurokratyczny, ale w znaczeniu przyjętym
przez Maksa Webera, czyli typ idealny.
Charakteryzuje się on trwałością oraz
odpornością na wpływ czynników
zewnętrznych np. politycznych.
Otwarte systemy decyzyjne występują
przede wszystkim na szczeblach
ministerialnych rzadziej terytorialnych. Na
tym szczeblu aparat decyzyjny musi
uwzględniać ciągle zmieniające się impulsy
polityczne. Polityczny wpływ na działanie
otwartych systemów powoduje konieczność
modyfikacji celów oraz hierarchii wartości.
Decyzje stosowania prawa a decyzje
polityczne
Podobieństwo polega na tym, że istotą obu
jest akt wyboru oraz ich normatywny
charakter.
Różnicą jest to, że w decyzji politycznej jest
system celów konieczny do osiągnięcia,
natomiast w przypadku decyzji prawnej
chodzi o realizację normy prawnej.
Istotna różnica wynika również ze sposobu
ustalania kryteriów decyzyjnych.
Decyzje kolektywne
Decyzje te opierają się na zasadzie
współdziałania wielu osób, może ono mieć
charakter sformalizowany, gdy procedura
określa wyraźnie rolę poszczególnych
uczestników lub też nieformalny np. gdy
kierownik urzędu zwołuje naradę. Wiele
decyzji w administracji jest podejmowanych
drogą obiegową.
Kolektywne decyzje polegają także na
uzgodnieniu stanowisk.
Z punktu widzenia kompetencji organów
kolegialnych możemy wyróżnić organy:
a) decydujące- rozstrzygają sprawy w
formie aktów prawnych.
b) opiniodawczo– doradcze– dokonują oceny,
przedstawiają opinie i wnioski. Ich
adresatami są organy decydujące.
Wewnętrzna organizacja organów
kolegialnych może być ukształtowana w
różny sposób. Pozycja członków kolegiów
jest równorzędna. Jednak kolegium jako ciało
zbiorowe aby sprawnie funkcjonowało musi
posiadać struktury kierownicze.
Odpowiadają one za porządek obrad i
kierowanie obradami.
Innym przykładem odstępstwa w strukturze
są różnego rodzaju zespoły zadaniowe np.
koalicje. Pozycja członków kolegiów może
być także różna z powodu reprezentowanych
przez nie grup interesów. W takiej sytuacji
pozostali członkowie uznają ich wyższość.
Decyzje kolektywne mogą być podejmowane
w oparciu o następujące zasady:
a) zasada jednomyślność – wszyscy
akceptują określoną alternatywę.
b) zasada większości względnej (więcej „za”
niż „przeciw”)
c) zasada większości bezwzględnej (więcej
niż połowa głosuje „za”)
d) zasada większości kwalifikowanej (żeby
decyzja została podjęta trzeba osiągnąć
określoną większość np. 2/3, 3/5)
Proces decyzyjny składa się z 5 faz:
1) określenie procesu decyzyjnego
2) określenie celów, które przez podjęcie
decyzji mają zostać osiągnięte
3) określenie alternatyw decyzyjnych
4) określenie ograniczeń np. finansowych,
prawnych
5) mechanizm sprzężenia procesu zwrotnego
(poszczególne fazy procesu decyzyjnego
wzajemnie na siebie oddziaływują)
Ad.1 Problem decyzyjny jest to określenie
przedmiotu, którego decyzja dotyczy. W praktyce
nie jest to zawsze wymagane. Element ten
wyróżnia się z reguły przy skomplikowanych
problemach społeczno- gospodarczych.
Przykładem formułowania procesu decyzyjnego
może być sytuacja w której efekty realizowanego
programu odbiegają od zamierzonych celów.
Analiza problemu decyzyjnego obejmuje
elementy:
-przedmiot
-podmioty
-interesy
-konflikty interesów
-analiza niedostatków
-wartości
Ad. 2 Każda decyzja zmierza do osiągnięcia
określonego celu. Aby system celu był
użyteczny dla podejmowania racjonalnych
decyzji powinien spełniać 4 zasadnicze
warunki :
- musi być kompletny tzn. uwzględniać
wszystkie ważne cele dla decydenta
- musi być logicznie wewnętrznie spójny.
Pojedyńcze cele nie mogą być wybierane w
sposób dowolny
- system celów powinien być przejrzysty.
Gdy cele są zbyt abstrakcyjne konieczna
staje się ich interpretacja.
- muszą być w odpowiedni sposób
sformułowane. Stanowią one bowiem
podstawę dla podjęcia decyzji.
Ad. 3 System środków (alternatyw
decyzyjnych).
Sformułowanie dwóch założeń. Po pierwsze
należy dążyć do sformułowania w
maksymalnym stopniu kompletnego zestawu
możliwych środków realizacji celu. Po drugie
dokonać selekcji środków, które nie mają
praktycznego zastosowania. Żadna decyzja
nie ogranicza się wyłącznie do zastosowania
tylko jednego środka. Powstaje istotny
problem oceny wzajemnej zgodności
poszczególnych środków. Ma to miejsce
wówczas, gdy występuje konflikt celów.
Ważnym elementem wyboru środków
realizacji celu jest ocena ich przyszłych
skutków. Konieczne jest także przewidywanie
skutków ubocznych zastosowania
określonych środków.
Ad. 4 Ograniczenia decyzyjne mają
charakter prawny, finansowy, etyczny,
polityczny itp. Decydent musi je uwzględnić
odrzucając je lub modyfikując tak aby je
zredukować lub wyeliminować. Problem
ograniczeń decyzyjnych może występować
w każdej fazie procesu decyzyjnego.
Ad. 5 Mechanizm sprzężenia zwrotnego w
procesie decyzyjnym polega na integracji
wszystkich etapów procesu decyzyjnego.
Mechanizm te spełnia w szczególności
funkcję kontrolną.