I stopień ścieżki edukacyjnej
procesu certyfikacji zawodu
księgowego
Kod wg klasyfikacji zawodu
331301
Opracowała: Barbara
Oszczepalska
I stopień ścieżki edukacyjnej
procesu certyfikacji zawodu
księgowego
Kod wg klasyfikacji zawodu
331301
Opracowała: Barbara
Oszczepalska
W polskiej literaturze fachowej występuje
wiele definicji rachunkowości. Za klasyczną
uznaje się definicję Stanisława Skrzywania,
który określa rachunkowość jako „ system
ciągłego ujmowania, grupowania,
przetwarzania i interpretowania
wyrażonych w pieniądzu,
bilansujących się, ogólnych i
przyszłych danych liczbowych, w
działalności gospodarczej i sytuacji
majątkowej jednostki gospodarczej”
Cechy szczególne
rachunkowości
• Wszystkie zdarzenia gospodarcze będące przedmiotem
ewidencji wymagają udokumentowania w formie
prawidłowo sporządzonych pisemnych dowodów,
• Rachunkowość dokonuje pomiaru zdarzeń
gospodarczych i majątku, posługując się głównie
miernikiem pieniężnym,
• Zdarzenia gospodarcze ujmuje się w ewidencji w sposób
usystematyzowany, zwykle na kontach co zapewnia
jednolitość ewidencji w poszczególnych podmiotach,
• Ewidencja zdarzeń gospodarczych w systemie kont
odbywa się przy zastosowaniu metody bilansowej
Cechy szczególne…….
• Rachunkowość cechuje kompletność
i ciągłość ewidencji;
przedmiotem ewidencji są wszystkie, a
nie tylko wybrane zdarzenia
gospodarcze
• Dane liczbowe dostarczane przez
rachunkowość są rzetelne co
najmniej z dwóch powodów, a
mianowicie:
Cechy szczególne….
• Po pierwsze dzięki stosowanej
metodzie bilansowej,
• Po drugie dzięki okresowej
weryfikacji i porównaniu
danych ewidencyjnych z
danymi faktycznymi drogą
inwentaryzacji
Cechy szczególne….
• Ostatnią, szczególną cechą
rachunkowości jest znaczny
stopień jej sformalizowania;
przepisy prawne dotyczące
rachunkowości zawierają liczne
rygory, których przestrzeganie
decyduje o prawidłowości
księgowania.
Zgodnie z zapisem zawartym w art.4, ust.3 ustawy o
rachunkowości, rachunkowość obejmuje:
1.przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
2.prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg
rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku
chronologicznym i systematycznym,
3.okresowe ustalenie i sprawdzenie drogą inwentaryzacji
rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
4.wycenę aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku
finansowego,
5.sporządzanie sprawozdań finansowych,
6.gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych
oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
7.poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań
finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą
Zapis zdarzeń gospodarczych dokonywany jest w
sposób z góry określony.
Przez lata wypracowano określone wzorce i metody zapisu
księgowego, które stały się standardami obowiązującymi
w Polsce i na świecie.
Wiele z nich unormowanych jest przez prawo i
wymaganych przepisami.
W Polsce podstawowym aktem regulującym jest Ustawa
o Rachunkowości, w Europie natomiast
obowiązują Międzynarodowe Standardy
Rachunkowości (MSR) oraz Międzynarodowe
Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) .
3 etapy tworzenia informacji przez rachunkowość:
-uzyskanie, czyli gromadzenie danych na podstawie
dokumentacji pierwotnej
- przetwarzanie tych danych,
- prezentację informacji oraz podejmowanie decyzji.
Rejestrując zdarzenia gospodarcze, firma zdobywa ogromną ilość
informacji. Informacje te są przetwarzane, agregowane i
segregowane. Prezentowane są one zarządom oraz właścicielom
spółki, są wykorzystywane przez banki podczas oceny zdolności
kredytowej oraz przez Urząd Skarbowy podczas poboru podatków.
Informacje te służą podejmowaniu właściwych decyzji. Dzięki danym
dostarczanym przez system rachunkowości możemy zdecydować co
jest opłacalne a co nie, którzy kontrahenci płacą w terminie a którzy
się spóźniają,w co warto a w co nie warto inwestować, itp.
Pamiętaj: cechy szczególne. Jest ich 7. Pamiętaj: etapy. Jest
ich 3.
Struktura rachunkowości
Tradycyjny podział rachunkowości:
• Księgowość
• Rachunek kosztów i
wyników/kalkulacja/
• Sprawozdawczość.
Podział rachunkowości ze
względu na funkcje
1)
Rachunkowość finansowa
- dostarcza
informacji ekonomicznych głównie
na zewnątrz firmy,
1)
Rachunkowość zarządcza
- dostarcza
informacji ekonomicznych do celów
zarządzania bieżącego i
strategicznego na różnych
szczeblach wewnątrz firmy
Przedmiot rachunkowości
Przedmiotem rachunkowości w każdym
przedsiębiorstwie są:
• zasoby majątkowe/aktywa/ i źródła ich
pochodzenia inaczej
finansowania/pasywa/
• procesy gospodarcze czyli koszty,
przychody,
• wynik finansowy – zysk lub strata
w danym okresie.
Rachunkowość charakteryzuje się szczególnymi
metodami oraz zasadami, wyróżniającymi ją
spośród innych działów ewidencji. Dzięki tym
standardom rachunkowość stosowana jest niemal
na całym świecie w bardzo podobny sposób.
Podstawowe metody rachunkowości:
1. Metoda podmiotowa
Metoda podmiotowa polega na tym, iż wszelkie
zdarzenia gospodarcze oraz stan posiadania
jednostki rozpatrywany jest z punktu widzenia
danej jednostki czyli podmiotu gospodarczego.
Oznacza to, że rejestruje się tylko takie
zdarzenia, które mają wpływ na daną firmę oraz
tylko w taki sposób, w jaki wpływają one na jej
stan posiadania
.
2. Metoda bilansowa
Według metody bilansowej, wszystkie
zdarzenia gospodarcze zapisywane są w
jednostce dwustronnie. Wynika ona z
założenia, że majątek w firmie można
przedstawić w równowadze ze źródłami
finansowania tego majątku.
( będziemy mówić o tym dalej, ale to sformułowanie
zmierza prosto do określenia co to są aktywa i pasywa
w bilansie…….)
Ma związek z pierwszą uniwersalną zasadą
rachunkowości: zasadą podwójnego zapisu…
3.
Metoda momentów i okresów sprawozdawczych
Zgodnie z tą metodą, w rachunkowości możliwe jest przedstawienie w
dowolnym momencie:
•Wielkości majątku jakim dysponuje spółka wraz ze źródłami jego
finansowania,
•Rozmiarów procesów gospodarczych jakie miały miejsce między
następującymi po sobie momentami.
Z reguły najdokładniejszym momentem jest dzień. W firmie można
podać stan aktywów, pasywów, przychodów, kosztów itd. na dany
dzień. Spółka więc potrafi dokładnie określić np. ile wynosiły
należności w każdym konkretnym dniu oraz ile powstało nowych
należności, a ile zostało spłaconych pomiędzy dwoma różnymi
dniami. Najczęściej jednak wszelkie dane dotyczące prowadzonej
działalności gospodarczej grupujemy i prezentujemy wg okresów
sprawozdawczych.
4.Metoda grupowania
Dzięki tej metodzie rachunkowość umożliwia tworzenie
przejrzystych raportów finansowych i operacyjnych.
Zgodnie z tą metodą zjawiska gospodarcze grupowane
są w zbiory na podstawie cech wspólnych. Pomimo więc
rejestrowania każdego zjawiska odrębnie, możliwe jest
obserwowanie tendencji występujących w wielkościach
zagregowanych.
Np. z wpłat dokonywanych przez poszczególnych klientów
oraz ze wszystkich innych źródeł gotówka gromadzona
jest razem, dzięki czemu firma wie jakimi środkami
pieniężnymi dysponuje w danym momencie.
5.Metoda wyceny
Zgodnie z tą metodą, wszystkie zjawiska rejestrowane w
rachunkowości ujmowane są wartościowo. Ujmuje się
więc tylko te zjawiska, które można wyrazić w wartościach
pieniężnych. Używa się wprawdzie jednostek naturalnych,
są to jednak tylko jednostki pomocnicze np. przy
ewidencji zapasów. W ostatecznym efekcie jednak
wszystkie dane ilościowe sprowadzane są do wartości
pieniężnych i tak rejestrowane. Z reguły jednostkami
pieniężnymi wykorzystywanymi w rachunkowości są
jednostki pieniężne danego kraju. W Polsce są to więc
złotówki. Wszystkie transakcje walutowe również są
przeliczane na złotówki. Dzięki temu wszystkie aktywa i
pasywa występujące w przedsiębiorstwie sprowadzane są
niejako do wspólnego mianownika.
Podstawowe pojęcia z
rachunkowości
• Rok obrotowy
• Okresy sprawozdawcze
• Dzień bilansowy
• Definicja aktywów
• Definicja pasywów
Rok obrotowy
Przez rok obrotowy w świetle art.. 3
ust.1 pkt 9 ustawy o rachunkowości
rozumie się rok kalendarzowy lub
inny okres trwający 12 kolejnych
pełnych miesięcy. Rok obrotowy, a
także jego zmiany określa statut lub
umowa na podstawie której
utworzono jednostkę.
Okresy sprawozdawcze
• Rok obrotowy dzieli się na okresy sprawozdawcze,
które zgodnie z art..3 ust.1 pkt 8 uor stanowią
okresy, za które sporządza się sprawozdanie
finansowe w trybie przewidzianym ustawą o
rachunkowości lub inne sprawozdanie sporządzone
na podstawie ksiąg rachunkowych. Okresem
sprawozdawczym może być miesiąc,
kwartał,półrocze, rok. Podział roku obrotowego na
okresy sprawozdawcze powinien być określony
przez kierownika jednostki w polityce
rachunkowości, przy czym okres ten nie może być
krótszy niż miesiąc.
Dzień bilansowy
• Dzień bilansowy wg przepisów uor –
art.3 ust.1 pkt 10
- jest to dzień na
który jednostka sporządza
sprawozdanie finansowe. Dniem
bilansowym nie jest więc tylko ostatni
dzień roku obrotowego, ale też każdy
inny dzień, na który w jednostce jest
wymagane sporządzenie sprawozdania
finansowego.
Definicja aktywów
• Składniki majątkowe, którymi rozporządza
jednostka gospodarcza, to środki gospodarcze
inaczej zasoby nazywamy
aktywami.
• Art..3 ust 1 pkt 12 uor –
przez aktywa rozumie
się kontrolowane przez jednostkę zasoby
majątkowe o wiarygodnie określonej wartości,
powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które
w przyszłości spowodują wpływ do jednostki
korzyści ekonomicznych.
• Aktywa – składniki majątkowe – dzielimy na:
- aktywa trwałe
– majątek trwały,
- aktywa obrotowe
- majątek obrotowy
Definicja pasywów
• Równowartość środków finansowych
zaangażowanych przez właścicieli
przedsiębiorstwa na dłuższy lub krótszy okres
nazywamy pasywami.
• Pasywa wyrażają prawa majątkowe właścicieli do
aktywów.
• Pasywa stanowią źródła finansowania zasobów
jednostki – pochodzenia środków gospodarczych.
• Pasywa dzielimy na:
- kapitały – fundusze własne
- kapitały – fundusze obce - zobowiązania
Rachunkowość pełni w praktyce
gospodarczej 5 bardzo ważnych
funkcji
:
• informacyjną
• kontrolną
• sprawozdawczą
• analityczno-interpretacyjną
• statystyczną
Funkcja
informacyjna
• odgrywa pierwszoplanową rolę,
• polega na tworzeniu, przetwarzaniu i
przekazywaniu określonych zbiorów informacji,
• jest wykorzystywana w procesie zarządzania przy
podejmowaniu decyzji, zarówno bieżących jak i
strategicznych
• stanowi podstawę oceny działalności podmiotu i
jego poszczególnych komórek,
• jest wykorzystywana przez przez otoczenie
zewnętrzne podmiotu(akcjonariuszy, instytucje
finansowe, banki, urzędy, potencjalnych
inwestorów)
Funkcja
kontrolna
• jest nieodłącznym elementem procesu zarządzania,
• jej celem jest sprawdzanie zgodności przebiegu
określonych działań z obowiązującymi przepisami,
• w praktyce jest realizowana w dwóch formach:
1)jako kontrola działalności przedsiębiorstwa od strony
osiągniętych wyników finansowych i wykonania zadań, a
więc kontrola stopnia realizacji wyznaczonych celów,
2) jako kontrola zgodności rejestrowanych zdarzeń
gospodarczych z obowiązującymi przepisami. Ta forma
kontroli ma na celu zapewnienie prawidłowości
odzwierciedlenia procesów gospodarczych i ich zgodności
z prawem oraz potwierdzenie rzetelności informacji
dostarczanych przez system rachunkowości.
Funkcja
kontrolna
• znana jest pod nazwą
controllingu,
• obok rachunku kosztów jest
najszybciej rozwijającą się gałęzią
rachunkowości
Funkcja
sprawozdawcza
• związana jest ze sporządzaniem różnego
rodzaju sprawozdań finansowych zarówno
okresowych jak i dorywczych na podstawie
informacji dostarczanych przez rachunkowość,
• odgrywa ważną rolę w systemie informacyjnym
firmy, wykorzystującym przygotowany przez
rachunkowość szczegółowy, uporządkowany i
odpowiednio zestawiony materiał informacyjny,
• przygotowane przez rachunkowość finansową
sprawozdania wewnętrzne służą rachunkowości
zarządczej na różnych szczeblach zarządzania
Funkcja
analityczno
-
interpretacyjna
• wykorzystuje dane liczbowe zawarte w
sprawozdaniach do bieżącej oceny
działalności firmy,
• bada przyczyny powstania określonych faktów
i zdarzeń,
• ułatwia podejmowanie optymalnych decyzji,
zarówno bieżących jak i strategicznych, na
różnych szczeblach zarządzania poprzez
analizę i interpretację danych zawartych w
sprawozdaniach
Funkcja
statystyczna
• polega na dostarczaniu danych
umożliwiających zebranie informacji o
charakterze makroekonomicznym ze
sprawozdań sporządzanych na
potrzeby zewnętrzne np.dla GUS,
• dostarcza danych w zakresie procesu
tworzenia, podziału,konsumpcji,
akumulacji i obliczania produktu
krajowego
Zasady rachunkowości
I. Zasady uniwersalne:
1) zasada
dwustronnego(podwójnego)
zapisu,
2) zasada periodyzacji czyli
okresowych sprawozdań
finansowych
II. Zasady
nadrzędne(podstawowe)
1) memoriału,
2) współmierności przychodów
i związanych z nimi kosztów,
3) ostrożności,
4) istotności,
5) ciągłości(porównywalności),
6) wyższości treści nad formą
7) kontynuacji działalności
8) prawdziwego i rzetelnego obrazu
III.Zasady
podrzędne(szczegółowe
)
1)porównywalności
sprawozdań,
2)terminowości,
3)dokumentacji,
4)kompletności
5)zrozumiałości (jasności),
6)bezstronności
Zasady rachunkowości
stanowią podstawowe
wzorce postępowania w rachunkowości. Dzięki nim
rachunkowość zapewnia wiarygodność, kompletność i
terminowość dostarczanych informacji. Zasady te są tak
kluczowe dla prawidłowego działania systemu
rachunkowości, iż nazywa się je często nadrzędnymi
zasadami rachunkowości. Celem tych zasad jest
spowodowanie, aby rachunkowość prezentowała wierny i
rzetelny obraz przedsiębiorstwa.
1.
Zasada memoriału
Zasada memoriału polega na ujmowaniu w księgach
rachunkowych oraz sprawozdaniu finansowym
wszystkich operacji finansowych jakie dotyczą danego
okresu. Zasada ta powoduje, że nie wolno ujmować w
danym okresie operacji dotyczących innych okresów
sprawozdawczych. Podkreśla się, że w szczególności
należy wykazać wszystkie przypadające na dany
okres przychody oraz odpowiadające im koszty, bez
względu na termin ich zapłaty. Brzmi to dosyć
skomplikowanie, ale w rzeczywistości takie nie jest.
Pamiętaj:
przeciwieństwo: metoda kasowa
2. Zasada współmierności
Zgodnie z tą zasadą w księgach rachunkowych i
wyniku finansowym należy ująć wszystkie
osiągnięte przez jednostkę przychody oraz
wszystkie koszty związane z ich uzyskaniem, a
więc koszty współmierne z osiągniętymi
przychodami.
3. Zasada ostrożnej wyceny
Zasada ostrożnej wyceny dotyczy sposobu wyceny
składników majątkowych oraz zaliczania przychodów,
kosztów, strat i zysków do wyników danego okresu.
Zasadę tą można by w zasadzie nazwać zasadą
'pesymistycznego podejścia', ponieważ wymaga ona, aby
nie ujmować majątku i przychodów w wielkościach
zawyżonych oraz kosztów i zobowiązań w wielkościach
zaniżonych.
4
. Zasada istotności
Zgodnie z ta zasadą z całego bloku informacji jakie
dostarcza nam rachunkowość wykorzystujemy informacje
istotne czyli ważne. Dokonując wyboru rozwiązań
stosowanych w rachunkowości, należy wykorzystać te i
tylko te uproszczenia dozwolone przez przepisy, które
ułatwią i zapewnią przedstawienie jasno wszystkich
zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej,
finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.
Wykorzystywane uproszczenia nie mogą w żadnym razie
wywierać ujemnego wpływu na rzetelność
obrazu jednostki.
Firmy mogą stosować tego typu uproszczenia tak długo,
dopóki nie powodują one, że czytający sprawozdanie
może zostać wprowadzony w błąd na temat sytuacji
finansowej danej firmy.
5. Zasada ciągłości
Zasada ciągłości polega na stosowaniu w kolejnych latach
przyjętego sposobu postępowania, w celu zapewnienia
porównywalności kolejnych okresów sprawozdawczych. W
szczególności dotyczy to metod wyceny składników
majątku (środki trwałe, zapasy, należności itp). Dzięki
stosowaniu tych zasad osoby porównujące sprawozdania
finansowe z kolejnych lat mogą wyciągać właściwe
wnioski na temat tendencji zachodzących w
przedsiębiorstwie. Ewentualne zmiany przyjętych zasad
muszą mieć uzasadniony charakter.
6. Zasada wyższości treści nad formą
Zasada wyższości treści nad formą oznacza, że operacje
muszą być ujęte w księgach i wykazane w sprawozdaniu
zgodnie z ich treścią i rzeczywistością ekonomiczną,
nawet jeśli z formalnego punktu widzenia nie powinny się
tam znaleźć.
Dotyczy to również sposobu prezentacji zdarzeń. Jeżeli
wykazanie w sprawozdaniu zdarzenia zgodnie z zasadami
rachunkowości spowodowałoby zaciemnienie
rzeczywistego obrazu, należy pominąć zasady i wykazać
transakcję tak, aby była ona czytelna dla odbiorców. Tego
rodzaju sytuacje powinny zostać opisane w informacji
dodatkowej do sprawozdania finansowego.
7. Zasada kontynuacji działalności
Według tej zasady przyjmuje się założenie, że jednostka
będzie w najbliższej przyszłości prowadziła działalność
gospodarczą, nie zamierza jej zaprzestać ani nie jest
zmuszona do likwidacji ani istotnego ograniczenia
działalności. Oceny tej dokonują kierownicy spółki w
momencie przystępowania do sporządzania sprawozdania
finansowego, sporządzając na tę okoliczność stosowne
oświadczenie
Zasada ta jest ważna z tego powodu, iż w sytuacji, gdyby
spółka planowała zakończenie działalności, cały jej
majątek należy wycenić według cen rynkowych możliwych
do uzyskania, a nie tak jak odbywa się to w przypadku
kontynuacji działalności.
Najważniejsza: zasada prawdziwego
i
rzetelnego obrazu
• polega na tym, że rachunkowość odzwierciedla
rzetelny, rzeczywisty i wiarygodny obraz
stanu majątkowego konkretnego podmiotu
gospodarczego.
• dlatego też, poza bilansem sporządzane są inne
informacje o przedsiębiorstwie, np.rachunek
przepływów pieniężnych, przedstawiający stan
płynności finansowej w firmie,
• Zasada ta zawarta jest w IV Dyrektywie unijnej
oraz w Ustawie o rachunkowości
Pamiętaj: Kodeks etyki w rachunkowości
Regulacje prawne w
zakresie rachunkowości
Podstawowym aktem prawnym
regulującym zasady prowadzenia
rachunkowości w Polsce jest
ustawa o rachunkowości
z dnia 29 września 1994 roku
ostatni tekst jednolity: Dz. U. z 2009
roku
Nr 152,poz.1223, z późniejszymi
zmianami.
Inne ważne akty prawne
w zakresie rachunkowości:
Rozporządzenia wykonawcze do
ustawy:
1. Rozporządzenie Ministra Finansów
z dnia 12 grudnia 2001 roku w
sprawie szczegółowych zasad
uznawania, metod wyceny, zakresu
ujawniania i sposobu prezentacji
instrumentów finansowych.
2. Rozporządzenie Ministra
Finansów z dnia 15 listopada 2001
roku w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości dla niektórych
jednostek nie będących spółkami
handlowymi, nie prowadzących
działalności gospodarczej
3. Rozporządzenie Ministra
Finansów z dnia 25 września 2009
roku w sprawie szczegółowych
zasad sporządzania przez
jednostki inne niż banki, zakłady
ubezpieczeń i zakłady reasekuracji
skonsolidowanych sprawozdań
finansowych grup kapitałowych
4. Rozporządzenie Ministra
Finansów z dnia 16 grudnia 2008
roku w sprawie obowiązkowego
ubezpieczenia odpowiedzialności
cywilnej przedsiębiorców
wykonujących działalność z
zakresu usługowego prowadzenia
ksiąg rachunkowych
5. Rozporządzenie Ministra
Finansów z dnia 8 kwietnia 2009
roku w sprawie uprawnień do
usługowego prowadzenia ksiąg
rachunkowych
Krajowe Standardy
Rachunkowości
1. Rachunek przepływów pieniężnych
2. Podatek dochodowy
3. Nie zakończone usługi budowlane
4. Utrata wartości aktywów
5. Leasing, najem i dzierżawa
6. Rezerwy,bierne rozliczenia
międzyokresowe kosztów, zobowiązania
warunkowe
7. Zasady(polityka) rachunkowości
MSR i MSSF
Istotnym novum po wejściu Polski do Unii
Europejskiej jest obowiązek zapoznawania
się na bieżąco z unijnymi aktami prawa, w
szczególności z rozporządzeniami
mającymi status obligatoryjny.
Stosuje się je bezpośrednio, nie zaś za
pośrednictwem prawa krajowego.
Rozporządzenia UE w zakresie
rachunkowości dotyczą MSR i MSSF.
Zasady(polityka) rachunkowości
• Podstawa prawna:art.4 ust. 1
uor
Mając na uwadze wymienione
wyżej regulacje prawne w
rachunkowości nie zapominajmy o
podstawowym wymaganym przez
tą ustawę dokumencie jakim jest
polityka rachunkowości.
DOWODY KSIĘGOWE
Zasady dokumentowania operacji
gospodarczych
Pojęcie i klasyfikacja dowodów
księgowych
Dowody księgowe
Zasady dokumentowania operacji
gospodarczych –
zasada Nr 1
– każda
operacja gospodarcza, powodująca zmianę
aktywów i pasywów,przychodów i kosztów
związanych z ich osiągnięciem oraz wyniku
finansowego, będąca przedmiotem
ewidencji,
zgodnie z zasadą
dokumentacji zapisów
księgowych
,podlega udokumentowaniu
dowodem,
stwierdzającym jej dokonanie.
Dowody księgowe
Dokumenty stanowiące podstawę zapisów
księgowych określa się w rachunkowości
mianem
dowodów księgowych.
Każde zdarzenie, które nastąpiło w wyniku
prowadzonej przez jednostkę działalności
w danym okresie sprawozdawczym,
należy wprowadzić do ksiąg
rachunkowych zgodnie z treścią
ekonomiczną operacji.
Dowody księgowe
Obowiązek udokumentowania zapisów
w księgach rachunkowych wynika
z art.20 ust 1-5 uor.
Obowiązkowe elementy jakie powinien
zawierać dowód księgowy określa
art.21 ust.1 pkt.1- 5
Dowody księgowe
Proszę zauważyć jak wielkie
znaczenie przypisuje się
dokumentacji księgowej,
zamieszczając wykaz stawianych
jej wymogów
w ustawie o
rachunkowości.
Podział dowodów księgowych
I.
Ze względu na
źródło informacji:
-
dowody źródłowe,
-
dowody zbiorcze czyli wtórne.
II.Ze względu na
przeznaczenie dowodu
źródłowego (inaczej odbiorcę dowodu)
-
dowody zewnętrzne obce,
-
dowody zewnętrzne własne,
-
dowody wewnętrzne
Podział dowodów księgowych
..
III. Ze względu na
rodzaj
dokumentowanych operacji
gospodarczych
:
-dowody gotówkowe,
- dowody
bezgotówkowe(memoriałowe),
- dowody materiałowe,
- dowody płacowe,
- dowody kosztowe,
- dowody zakupu,
- dowody sprzedaży
Opracowanie dowodów
księgowych
Ważne:
– art..22 ust.1
ustawy o
rachunkowości:
Dowody księgowe powinny być:
- rzetelne czyli zgodne z rzeczywistym
przebiegiem operacji gospodarczej, którą
dokumentują,
- kompletne, zawierające co najmniej dane
określone
w art.21 uor,
- wolne od błędów rachunkowych
Opracowanie dowodów
księgowych- czynności
:
Trzy etapy:
• sprawdzenie dowodów,
• dekretowanie dowodów,
• segregowanie i numerowanie
dowodów
Instrukcja sporządzania,obiegu i
kontroli
dowodów księgowych
Przez obieg dowodów należy rozumieć
ich drogę przez różne komórki
organizacyjne jednostki od momentu ich
wpływu (dowody obce) lub od momentu
ich sporządzenia (dowody własne) aż do
momentu ich księgowania i
archiwowania.
Elementy instrukcji obiegu
dowodów księgowych
1)wykaz dokumentów przyjętych do
stosowania – dobrze jest, gdy dołączymy
wzory dowodów czy formularzy prawidłowo
wypełnionych,
2)wykaz komórek organizacyjnych oraz
zatrudnionych w nich osób upoważnionych
do wystawiania, sporządzania dokumentów,
3)terminy sporządzania i przekazywania
dowodów, obieg dokumentów oraz osoby
upoważnione do kontroli pod względem
merytorycznym i formalno-rachunkowym,
Elementy instrukcji obiegu c.d
4)sposób znakowania dokumentów oraz
wskazanie czy dany dokument został
zakwalifikowany do druków ścisłego
zarachowania czy też druków ścisłej
kontroli,
5)sposób kontroli wykorzystania
formularzy i druków wraz z wykazem
osób upoważnionych do tej kontroli
Kontrola dowodów księgowych
• Sprawdzanie dowodów pod względem
formalno-rachunkowym,
• Sprawdzanie dowodów pod względem
merytorycznym
• Szczególne zasady kontroli
• Zatwierdzanie – akceptacja dowodów
księgowych
Kontrola dowodów c.d.
• Kontrola formalno rachunkowa
ma na celu sprawdzenie czy dowód
księgowy zawiera co najmniej dane
wymagane
art..21 ust.1 uor
, a w
zakresie operacji obejmujących VAT
– odpowiednie dane wymagane
przepisami regulującymi to
zagadnienie oraz czy dane liczbowe
nie zawierają błędów rachunkowych.
Kontrola dowodów c.d.
• Kontrola merytoryczna
czyli rzeczowa
polega na ustaleniu prawdziwości,
rzetelności, celowości i zgodności z
przepisami danej operacji gospodarczej.
Kontrola ta ma na celu sprawdzenie
zgodności danych dotyczących danej
operacji ze stanem faktycznym. Kontrolę
merytoryczną (oprócz dowodów kasowych
i bankowych)wykonują upoważnieni
kierownicy działów lub też bezpośrednio
przedstawiciele kierownictwa firmy.
Szczególne zasady kontroli
dokumentów
Szczególne zasady kontroli dokumentów
dotyczą operacji gospodarczych
ważnych z punktu widzenia ochrony
interesów firmy. Dotyczy to dowodów
księgowych dokumentujących
przemieszczenie składników majątku
(rzeczowych i gotówki) oraz formularzy
spisów z natury przeznaczonych do
inwentaryzacji.
Druki ścisłego zarachowania
Są to druki które są objęte kontrolą przez
cały czas posiadania ich przez jednostkę
od chwili zakupu do chwili ich
rozliczenia, także w czasie, gdy nie są
one wykorzystywane, a jedynie
składowane na zapasie. Formularze tych
druków są z reguły numerowane
odpowiednimi seriami już w drukarni
ewentualnie w jednostce – pod datą
zakupu czy też przyjęcia do magazynu.
Druki ścisłej kontroli
Są to takie formularze druków, które są
objęte
kontrolą z chwilą wydania ich do
wykorzystania, a nie jak druki ścisłego
zarachowania przez cały czas
posiadania formularzy przez jednostkę.
Z reguły oznakowania tych druków
dokonuje się pod datą przekazania ich
do wykorzystania.
Zatwierdzanie- akceptacja dowodów
księgowych
Po spełnieniu całej procedury opracowywania
dowodów księgowych następuje ich
zatwierdzenie czyli akceptacja. Jest to
ostatni etap pracy nad przygotowaniem
dowodu księgowego do wprowadzenia go
do ewidencji księgowej. Najczęściej dowód
księgowy jest zatwierdzany przez
głównego księgowego i kierownika
jednostki lub osoby przez nich umocowane
do tej czynności.
Jak zadekretować dowód księgowy?
• Ważne: art.21 ust.1 pkt 6 ustawy o
rachunkowości.
• Po sprawdzeniu dowodu pod względem
formalno-rachunkowym i merytorycznym
oraz jego zatwierdzeniu dowód księgowy
powinien zostać zakwalifikowany do ujęcia w
księgach rachunkowych przez uprawniona do
tego osobę. Stwierdzenie zakwalifikowania
dowodu do ujęcia w księgach polega na
wskazaniu miesiąca oraz sposobu ujęcia w
księgach czyli
dekretacji.
Dekretacja dowodów księgowych c.d
Zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach
powinno wskazywać:
• Datę pod którą dokument ma być
księgowany,
• Konta i strony tych kont (Wn i Ma), na
których nastąpi zapis operacji
gospodarczej(dekret)
• Kwotę operacji gospodarczej,
• Ewidencję analityczną jeżeli jest prowadzona,
• Podpis osoby kwalifikującej dowód do ujęcia
w księgach rachunkowych
Opracowywanie dowodów c.d
Trzeci etap opracowywania dowodów
księgowych , po sprawdzeniu i
dekretacji, to segregowanie i
numerowanie dowodów.
Segregowanie dowodów polega na
ich pogrupowaniu wg rodzajów, np.
dowody kasowe, dowody bankowe,
dowody zakupu, dowody sprzedaży
albo też według urządzeń księgowych
w których będą ujęte, tzw. rejestrów
np.rejestr zakupu, rejestr sprzedaży…..
Numerowanie dowodów
Każdemu dowodowi księgowemu nadaje się
numer identyfikacyjny, pod którym będzie
on księgowany i przechowywany. W praktyce
najczęściej spotyka się numerację odrębną
dla każdej grupy rodzajowej dowodów,
np.odrębna dla dowodów kasowych,
dowodów bankowych, dowodów zakupu,
dowodów sprzedaży…… Rzadziej spotykana
jest tzw. numeracja jednolita – wspólna dla
wszystkich rodzajów dokumentów.
Sposoby poprawiania błędów w dowodach
księgowych
Ochrona i przechowywanie
dokumentacji księgowej
Dowody księgowe powinny być
przechowywane w sposób zapewniający
łatwe ich odszukanie oraz zabezpieczający
je przed zaginięciem lub zniszczeniem.
Całą dokumentację związana z
prowadzeniem rachunkowości należy
przechowywać w sposób staranny i
chronić przed niedozwolonymi
zmianami, uszkodzeniem lub
zniszczeniem.
Przechowywanie dowodów księgowych
Przechowywanie dowodów
księgowych
Kontrola dowodów księgowych
Kontrola dowodów księgowych
Aktywa
=
Pasywa
Zamiennie określa
się:
1. Środki
gospodarcze
2. Majątek
=
=
=
Zamiennie określa
się:
1. Źródła
finansowania
środków
gospodarczych
2. Kapitały -
fundusze
Rachunek zysków i strat
Lp
.
Wyszczególnienie
Zmiana
pasywów
(+), (-)
1
2
3
4
5
Przychody
Koszty
Zyski nadzwyczajne
Straty nadzwyczajne
Wynik finansowy (1 - 2 + 3 -
4)
a) zysk (wielkość dodatnia)
b) strata (wielkość ujemna)
(+)
(-)
(+)
(-)
(=)
(+)
(-)
Ewidencja operacji gospodarczych na kontach
bilansowych
Konta aktywów
Konta pasywów
Wn(Dt)
Ma(Ct)
Wn(Dt)
Ma(Ct)
1. Stan
początkowy
= bilans
otwarcia
2. Operacje
powodujące
zwiększenie
aktywów
3. Operacje
powodujące
zmniejszenie
aktywów
3. Operacje
powodujące
zmniejszenie
pasywów
1. Stan
początkowy
= bilans
otwarcia
2. Operacje
powodujące
zwiększenie
pasywów
Obroty za okres
sprawozdawczy
Obroty za okres
sprawozdawczy
Obroty za okres
sprawozdawczy
Obroty za okres
sprawozdawczy
4. Stan końcowy
aktywów
= saldo
debetowe
= bilans
zamknięcia
4. Stan końcowy
pasywów
= saldo
kredytowe
= bilans
zamknięcia
Ewidencja operacji gospodarczych na kontach
wynikowych
Konta kosztów i strat
Konta przychodów i zysków
Wn(Dt)
Ma(Ct)
Wn(Dt)
Ma(Ct)
1. Operacje
powodujące
zwiększenie
kosztów
i strat
2. Operacje
powodujące
zmniejszenie
kosztów
i strat
2. Operacje
powodujące
zmniejszenie
przychodów i
zysków
1. Operacje
powodujące
zwiększenie
przychodów i
zysków
Obroty za okres
sprawozdawczy
Obroty za
okres
sprawozdawcz
y
Obroty za okres
sprawozdawczy
Obroty za okres
sprawozdawczy
3. Stan końcowy
kosztów i strat
za okres
sprawozdawczy
4.
Przeksięgowanie
kosztów i strat
na wynik
finansowy
4.
Przeksięgowanie
przychodów i
zysków na wynik
finansowy
3. Stan końcowy
przychodów i
zysków za okres
sprawozdawczy
Obroty strony Wn = Obroty strony
Ma*
Obroty strony Wn = Obroty strony
Ma*
*
Z wyjątkiem konta, na którym ustala się wynik finansowy (zysk netto lub
stratę netto).
Podział (klasyfikacja kont)
Konta objęte wykazem zakładowego planu kont
Konta bilansowe
Konta wynikowe
Konta aktywów
Konta pasywów
Konta kosztów i
strat
Konta
przychodów i
zysków
Sy
n
te
tyc
z
ne
Analityczne
Sy
nt
et
tyc
zn
e
Analityczne
Sy
nte
tyc
zn
e
Analityczn
e
Sy
nte
tyc
zn
e
Analityczn
e
Salda na dzień zamknięcia ksiąg
rachunkowych ujmuje się w bilansie
Salda na dzień zamknięcia ksiąg
rachunkowych ujmuje się w
rachunku zysków i strat
Klasyfikacja (podział) dokumentów księgowych
Dokumenty (dowody) księgowe
Własne (wystawiane przez placówki gospodarcze i
komórki organizacyjne danej jednostki)
Obce
Wewnętrzne
Zewnętrzn
e
Wystawian
e przez
inne
jednostki
(osoby
fizyczne i
prawne).
Źródłowe
Zbiorcz
e
Wystawiane
z
przeznaczen
iem dla
innych
jednostek
(osób
fizycznych i
prawnych)
Dyspozycyj
ne
Potwierdzaj
ące
Sporządzane
na
podstawie
dowodów
źródłowych
(zbiorcze)
1
2
3
4
5