WDRAŻANIE
I CERTYFIKACJA
SYSTEMU
ZARZĄDZANIA
JAKOŚCIĄ
WDRAŻANIE
I CERTYFIKACJA
SYSTEMU
ZARZĄDZANIA
JAKOŚCIĄ
Wdrażanie i certyfikacja,
systemu zarządzania
jakością
Certyfikacja
- proces mający na celu
weryfikację i potwierdzenie
spełnienia
przez
organizację
wymogów
określonych w normach.
Głównym jej etapem jest
audit certyfikujący
,
w
trakcie
którego
auditor
zewnętrzny
dokonuje
sprawdzenia
całego
zakresu
działalności przedsiębiorstwa, gdzie głównym
kryterium
jest
spełnienia
określonych
wymagań.
EFEKTEM TYCH DZIAŁAŃ JEST WYDANIE
CERTYFIKATU
Wdrażanie i certyfikacja
systemu zarządzania
jakością
Przyczyny ubiegania się o certyfikat:
- korzyści marketingowe,
- poprawa wizerunku firmy,
- zwiększenie motywacji pracowników,
- potwierdzenie zgodności.
Posiadanie systemu zarządzania jakością nie daje
już przewagi konkurencyjnej, a jedynie pozwala na
dotrzymanie kroku najlepszym firmom na rynku.
Uzyskanie certyfikatu wpływają na ekonomię
organizacji.
Dzięki niemu może ubiegać się o kontrakty, które
dotychczas były poza jej zasięgiem (np. przetargi
oraz inwestycje realizowane z funduszy unijnych).
Wdrażanie i certyfikacja
systemu zarządzania jakością
Przykładowe fazy projektowania
i wprowadzania Systemu Zarządzania
Jakością
• Zarządzanie kierownictwa – decyzja o
podjęciu prac
• Określenie polityki jakości
• Podjęcie decyzji o wprowadzeniu SZJ
Decyzję o przystąpieniu do realizacji SZJ
podejmuje kierownictwo organizacji. Należy
określić efekty, jakie organizacja chce osiągnąć
poprzez wprowadzenie SZJ.
• Powołanie, umiejscowienie i określenie roli
Przedstawiciela Kierownictwa ds. SZJ
(pełnomocnika)
•Przegląd i ocena aktualnego stanu organizacji
pod względem jego zaangażowania i
zaawansowania w realizacji sformułowanej
polityki jakości
Wdrażanie i certyfikacja
systemu zarządzania jakością
Przykładowe fazy projektowania
i wprowadzania Systemu Zarządzania
Jakością
• Przeprowadzenie przeglądu powinno dać
odpowiedzi na pytania typu:
- jaka jest świadomość “projakościowa” wśród kadry
i pracowników?
- w jakim stopniu istniejąca jakość w danej
organizacji spełnia wymagania normy?
- w jakim stopniu wyroby spełniają oczekiwania
klientów?
- jakie procesy podstawowe, pomocnicze i
zarządzania można wyróżnić?
- jakie jest miejsce istniejących służb jakości
w systemie zarządzania?
Wdrażanie i certyfikacja
systemu zarządzania jakością
Przykładowe fazy i działania w
projektowaniu
oraz w wprowadzaniu Systemu
Zarządzania Jakością
• Opracowanie harmonogramu prac
projektowych i wdrożeniowych
• Szkolenia w celu zapoznania przede
wszystkim kadry kierowniczej z zasadami
systemu, procesem towarzyszącym
opracowaniu i wdrażaniu dokumentacji SZJ.
Celem szkoleń specjalistycznych jest
zapoznanie jak najszerszej grupy pracowników
z różnorodnymi aspektami problematyki
jakości.
• Opracowanie procedur i instrukcji oraz ich
wdrażanie
Wdrażanie i certyfikacja
systemu zarządzania jakością
Przykładowe fazy i działania w
projektowaniu
oraz w wprowadzaniu Systemu
Zarządzania Jakością
• Dokumentację można tworzyć w odniesieniu
do:
- wydzielonych obszarów organizacji,
związanych z etapami istnienia wyrobu;
- procesów podstawowych, pomocniczych
i zarządzania;
- wymagań normy.
Wszystkie
opracowane
i
zatwierdzone
procedury powinny być sukcesywnie
wprowadzane w życie.
• Opracowanie księgi jakości
• Złożenie wniosku o certyfikację SZJ
Wdrażanie i certyfikacja
systemu zarządzania
jakością
Przygotowanie i wdrożenie systemu zarządzania
jakością
decyzja o miejscu zespołu projektowego w
strukturze organizacyjnej
powołanie pełnomocnika z podległym mu
zespołem
Wariant I
Stała jednostka
organizacyjna, która
zajmuje się budową
systemu zarządzania
jakością (duże
przedsiębiorstwa).
Wariant II
Grupy robocze, które
są odpowiedzialne za
pisanie procedur.
Wdrażanie i certyfikacja
systemu zarządzania
jakością
Diagnoza aktualnego stanu organizacji
- przeprowadzana przez osoby znające organizację
oraz dobrze orientujące się w wymaganiach
systemu,
- pomoc konsultantów (zapewnia pełną
identyfikację występujących problemów),
- forma diagnozy - tzw. audit wstępny (zapewnia
dogłębne zbadanie zarówno dokumentacji, jak i
faktycznie działających procesów),- dostarcza
wielu danych wejściowych do kolejnych etapów, a
szczególnie szkoleń oraz opracowania procedur.
Wdrażanie i certyfikacja
systemu zarządzania
jakością
Analiza misji, celów i strategii firmy
- polega na analizie założeń strategicznych
przedsiębiorstwa, aby wyodrębnić z nich główne
cele związane z jakością,
- cele zostają zapisane w wymaganej przez normę
polityce, najważniejszym dokumencie systemu,
- najlepszym sposobem tworzenia polityki jest
bezpośrednie spotkanie konsultantów z zarządem.
Wdrażanie i certyfikacja
systemu zarządzania
jakością
Szkolenia pełnomocnika i zarządu
- przeszkoleni zostają wszyscy pracownicy biorący
udział w budowie systemu,
- ograniczanie oporu pracowniczego (nie jest
prawdą, że pracownicy niższych szczebli są głównymi
ogniskami oporu przy wdrażaniu systemu),
-
pozyskanie
prawdziwego,
a
nie
tylko
deklarowanego, poparcia kierownictwa (obrońcami
status quo jest zwykle kadra kierownicza, dla której
korzystne bywa blokowanie inicjatyw mających na
celu stabilizację i opisanie procesów).
Wdrażanie i certyfikacja
systemu zarządzania
jakością
Ogólne szkolenie pracowników
- poinformowanie załogi o zmianach, przekonanie o
ich konieczności i uzyskanie poparcia dla
ewentualnej reorganizacji procesów,
- uświadomienie celów i sensu zmian systemu
jakości,
- pokonanie oporu przeciwko zmianom, co wynika
przede wszystkim z braku informacji (obawa przed
zwolnieniami, obniżką płac itp.),
- nie lekceważyć problemu szkolenia pracowników
niższego szczebla.
Wdrażanie i certyfikacja
systemu zarządzania
jakością
Opracowanie procedur
- na tym etapie tworzona jest dokumentacja,
- od tego etapu zależy w dużym stopniu efektywność
i sprawność przyszłego systemu (im bardziej
biurokratyczne będzie podejście twórców, tym mniej
efektywny stanie się system),
- dokumentowane są głównie procesy wymagane
przez normy,
-
liczba
dokumentów
zależy
od
charakteru
przedsiębiorstwa.
Szkolenie auditorów, którzy będą oceniać, czy
działający system jest zgodny z wymaganiami norm
oraz czy się rozwija i doskonali.
Norma ISO 9001 nakłada na auditorów
obowiązek badania efektywności systemu.
Wdrażanie i certyfikacja
systemu zarządzania
jakością
Szkolenie z zakresu procedur, realizacja
procedur, auditowanie i poprawa dokumentacji
- niezależnie dla każdej wdrażanej procedury,
- przeszkolenie pracowników,
- przekazywanie dokumentów do opiniowania i
wspólne ich przedyskutowanie,
- konieczne zachowanie równowagi między kosztami,
czasem i jakością,
- przeprowadzenie auditów weryfikujących stosowanie
i poprawność dokumentacji,
- działania korygujące ewentualne błędy lub
zapobiegające powstawaniu ich w przyszłości
(działanie auditorów wewnętrznych),
- zmiany, w razie potrzeby, w wadliwie
przygotowanej dokumentacji.
Wdrażanie i certyfikacja
systemu zarządzania
jakością
Stwierdzenie gotowości systemu
- całościowy audit przedsiębiorstwa (konsultanci)
w celu sprawdzenia poprawności konfiguracji
systemu w przedsiębiorstwie,
- zgłoszenie do certyfikacji (po uzyskaniu
akceptacji konsultantów), czas trwania procesu
certyfikacyjnego jest uzależniony od wybranego
organu,
- wdrożenie systemu, 6 — 12 miesięcy w
zależności od wielkości, przedsiębiorstwa oraz
zaangażowania jego pracowników i konsultantów.
Wdrażanie i certyfikacja
systemu zarządzania jakością
Nadzór
Zgłoszenie jednostki do certyfikacji
Ustalenie zakresu, czasu i terminów auditu
Audit wstępny
Audit dokumentacji
Audit certyfikujący
Opracowanie raportu
Działania korygujące
Przyznanie i wręczenie certyfikatu
Schemat przeprowadzania auditu
certyfikującego
Wdrażanie i certyfikacja
systemu zarządzania jakością
Etapy certyfikacji:
- złożenie przez organizację ubiegającą się
o certyfikat formularza zgłoszeniowego
(dane adresowe, liczba pracowników, zakres
systemu itp.)
- obliczenie liczby dni auditu,
- ustalenie terminów,
- wybór auditorów,
- przeprowadzenie auditu próbnego,
-
szczegółowe
badanie
dokumentacji
systemowej,
- właściwy audit certyfikujący,
Wdrażanie i certyfikacja
systemu zarządzania jakością
Etapy certyfikacji:
- raport zawierający niezgodności i uwagi,
których usunięcie warunkuje uzyskanie
certyfikatu ,
- przyznanie certyfikatu (na 3 lata),
- audity nadzoru (średnio raz w roku).
Dla
zapewnienia
prawidłowości
przeprowadzania
procesu
certyfikacji
jednostki
uprawnione
do
wydawania
certyfikatów są pod stałym nadzorem. Nadzór
ten prowadzony jest przez sieć IQNet oraz
jednostki akredytujące.
Dziękuję za uwagę