harmonogram wdrażania systemu zarządzania jakością w przedsiębiorstwie

ZARZĄDZANIE

PROJEKTEM

Identyfikacja systemu zarządzania powinna
zostać przeprowadzona w sposób dogłębny i
formalny, ponieważ pozwala ona na
określenie zakresu prac oraz głównych
problemów, jakich należy się spodziewać w
trakcie wdrożenia. Polega ona na przeglądzie
głównych dokumentów organizacji
(statut, strategia, regulaminy, itp.) oraz
określeniu zadań wykonywanych w
poszczególnych działach lub na stanowiskach.
Identyfikacja powinna zakończyć się
opracowaniem raportu zawierającego
wszystkie ustalenia. Niektórzy konsultanci
stosują szerszą formułę identyfikacji
wykorzystując w diagnozie kryteria Polskiej
Nagrody Jakości lub budując
uproszczoną strategiczną kartę wyników.
Takie postępowanie umożliwia wykazanie
postępu jaki dokonał się w organizacji w
wyniku wdrożenia systemu, a także daje
kierownictwu gotowe wskazówki do
doskonalenia organizacji.

PROCES WDROŻENIA



identyfikacja wszystkich dokumentów wewnętrznych i aktów
prawnych związanych z procesem,



określenie szczegółowej listy zadań wraz z ich wykonawcami,



analiza celowości wykonywania poszczególnych zadań,



identyfikacja powiązań zadań z innymi procesami,



opis zadań, w szczególności przygotowanie instrukcji dla
wykonawców,



przygotowanie projektów procedur,



konsultowanie projektów z innymi zespołami roboczymi
celem uniknięcia powtórzeń, objęcia całościsystemu i
wykazania wszystkich powiązań miedzy procesami,



zatwierdzenie przez pełnomocnika i kierownictwo
organizacji,



wdrożenie i monitorowanie,



wprowadzanie korekt (przygotowanie drugiego wydania).

METODY WDRAŻANIA

Najczęściej stosowane są trzy sposoby

konstruowania harmonogramu:



"godzina zero",



stopniowe uruchamianie,



uruchamianie pilotażowe.

GODZINA ZERO



Metoda "godzina zero" polega na przygotowaniu
całej dokumentacji systemu zarządzania jakością,
następnie jej zatwierdzeniu i ustaleniu daty, od
której obowiązuje. Zaletą takiego sposobu jest
występowanie od pierwszego dnia wszystkich
powiązań pomiędzy procesami, natomiast wady
dotyczą trudności w prawidłowym przygotowaniu
opisów już za pierwszym razem, dużego oporu
pracowników, powielania tych samych błędów we
wszystkich procedurach. Stosując tę metodę
należy w harmonogramie ująć przygotowanie
drugiej wersji dokumentacji już po 1 - 2
miesiącach od publikacji pierwszej. O ten czas
wydłużyć trzeba całe wdrażanie systemu.

STOPNIOWE URUCHAMIANIE



W metodzie stopniowego uruchamiania każda
procedura po opracowaniu jest zatwierdzana i
natychmiast obowiązuje. Dzięki takiemu postępowaniu
możliwe jest poprawianie błędów w kolejnych
procedurach jeszcze przed ich wydaniem, mniejszy opór
pracowników oraz możliwość szybkiego rozpoczęcia
audytów systemu. Trzeba jednak pamiętać o
trudnościach wynikających z braku niektórych powiązań
pomiędzy procesami, pewnej dezorganizacji pracy oraz
konieczności wdrażania procedur w określonej
kolejności. Jako pierwsze powinny zostać opracowane
procedury nadzoru nad dokumentacją, zapisami,
niezgodnościami oraz prowadzenia audytów, natomiast
pozostałe dokumenty należy tworzyć w takiej kolejności,
aby wzajemnie powiązane procesy były wdrażane
jednocześnie.

URUCHAMIANIE PILOTAŻOWE



Niektóre organizacje decydują się na
prowadzenie programu pilotażowego w
wybranych obszarach działalności. Takie
podejście może być skuteczne w dużych
organizacjach złożonych z oddziałów
posiadających dużą samodzielność. Wówczas
dopracowane już opisy procesów mogą być
przenoszone automatycznie do pozostałych
jednostek. Duża samodzielność oddziałów
niezbędna do takiego postępowania zwykle
powoduje jednak występowanie dużych różnic w
organizacji pracy, co wymusza zmiany
organizacyjne lub dostosowywanie opisów.
Opóźnia to wdrożenie systemu.

Document Outline