Analiza systemów informacyjnych w zarządzaniu

Pojęcie Systemu
Informacyjnego

System informacyjny

jest to

wyróżniony przestrzennie i
uporządkowany czasowo zbiór
informacji, nadawców informacji,
odbiorców informacji, kanałów
informacyjnych oraz technicznych
środków przesyłania i przetwarzania
informacji, których funkcjonowanie
służy do sterowania obiektem
gospodarczym.

System informacyjny zarządzania

powinien dostarczać odpowiednie informacje

kadrze kierowniczej na trzech poziomach

zarządzania:



strategicznym, czyli poziomie

definiowania celów dla całej organizacji i

określania metod ich osiągnięcia,



taktycznym, czyli poziomie kontroli

kierowniczej, która odpowiada za realizację

celów organizacji w sposób obiektywny i

ekonomiczny



operacyjnym, czyli poziomie kontroli

operacyjnej, polegającej na realizacji

szczegółowych zadań organizacji efektywnie

i ekonomicznie

Schemat Systemu

Informacyjnego w otoczeniu

biznesowym

WEJŚCIE

DANE

WYJ ŚCIE

INFORMACJA

TRANSFORMACJA

KLIENCI

DOSTAWCY

REGULACJE PRAWNE

WŁAŚCICIELE

OTOCZENIE BIZNESOWE

SPRZĘŻENIE ZWROTNE

KONKURENCI

Zadania Systemu
Informacyjnego

  Dostarczenie informacji niezbędnych do podejmowania
decyzji i realizacji działań kształtujących sytuację
przedsiębiorstwa
  Zapewnienie współdziałania systemu zarządzania
układu wykonawczego
  Umożliwienie sprawnego komunikowania się między
członkami organizacji
  Szybkie reagowanie na zmiany w funkcjonowaniu firmy
i otoczenia oraz podejmowanie działań korygujących
  Usprawnienie procesów badawczo-rozwojowych
  Przyczynianie się do utrwalenia zasobów wiedzy
organizacyjnej jako kluczowego zasobu przedsiębiorstwa



Celowość – właściwości i działanie służą
osiągnięciu celów przedsiębiorstwa, a
zwłaszcza misji i przyjętym strategiom
organizacji;



Wiarygodność – informacje pozyskiwane z
systemu informacyjnego opierają się na
sprawdzalnych co do prawdziwości i
rzetelności źródłach oraz metodach
pozyskania informacji, jej przetwarzania i
przechowywania. W przypadku, gdy uzyskane
100% pewności nie jest możliwe powinno być
skalkulowane ryzyko , że mogą być błędne

Cech jakościowe systemów

informacyjnych zarządzania



Dostępność – upoważnieni odbiorcy
informacji generowanych przez system
informacyjny mogą ją uzyskać w
dowolnym czasie, z dowolnego miejsca
i z pomocą różnych urządzeń;



Aktualność – informacje dostępne w
systemie informacyjnym są
aktualizowane tak często, jak to
możliwe i konieczne;



Efektywność – suma korzyści
uzyskiwanych w systemie
informacyjnym powinna przewyższać
koszty związane z jego utrzymaniem;



Wydajność – system zapewnia
wystarczającą wydajność przy
zachowaniu innych kryteriów
jakościowych;



Niezawodność – system zapewnia
niezawodność w pracy przy zachowaniu
pozostałych kryteriów jakościowych.
Pod tym pojęciem rozumie się także
powtarzalność w tym sensie, że przy
powtórzeniu określonego zapytania
system informacyjny wygeneruje taką
samą odpowiedź;



Elastyczność – system zapewnia zachowanie

pozostałych parametrów jakościowych na

niezmienionym poziomie w różnych

warunkach jego użytkowania. Elastyczność

polega także na możliwości adaptacji

systemu informacyjnego do zmieniających się

warunków;



Kompleksowość – system zaspokaja ilościowo

i jakościowo oczekiwania jego użytkowników;



Poufność – system zapewnia dostęp do

określonej informacji tylko upoważnionym

odbiorcom. W skomputeryzowanych

systemach informacyjnych osiąga się to

poprzez zróżnicowanie praw dostępu, w

tradycyjnych poprzez rozwiązania

organizacyjne;



Bezpieczeństwo – system zapewnia

nienaruszalność zbiorów danych i informacji

oraz procedur ich przetwarzania chroniąc je

przed nieuprawnioną ingerencją z zewnątrz;



Przyjazność – system w maksymalny

sposób ułatwia dostęp jego użytkownikowi.

W skomputeryzowanych systemach

informacyjnych osiąga się to poprzez

poprawne zbudowanie formularzy;



Inteligencja – system ma wbudowane

mechanizmy będące symulacją ludzkiej

inteligencji: wnioskowania, przetwarzania,

informacji, uczenia się, reagowania na

sygnały z otoczenia, symulowania

rzeczywistości. Osiąga się to poprzez

wykorzystywanie metod sieci neuronowych

w systemach informatycznych

System informacyjny a

informatyczny

System informacyjny

najłatwiej opisać jako

wielostopniową strukturę, która pozwala

użytkownikowi na przetwarzanie

informacji wejściowych w wyjściowe.

System informatyczny

jest zaś odrębnym,

skomputeryzowanym elementem systemu

informacyjnego. Coraz częściej komputeryzuje się

systemy informacyjne, by zwiększyć wydajność

systemu zarządzania, ponieważ w efekcie system

informatyczny pomaga formalizować strukturę

organizacyjną przedsiębiorstwa, możliwa

jest automatyzacja zadań, zwiększa rozpiętość

kierowania, zapewnia pożądane informacje w bardzo

krótkim czasie, a także umożliwia koordynację pracy

wielu oddziałów tego samego przedsiębiorstwa.

System informacyjny częściowo

skomputeryzowany

System informatyczny

System informacyjny całkowicie

skomputeryzowany

System informacyjny to

skomputeryzowana część systemu

informatycznego



Systemy informacyjne zarządzania –

MIS

(Management Information Systems) to

aplikacje wspomagające zarządzanie

i dostarczające informacji o działaniu

organizacji. Działają na bazach

transakcyjnych (np. płace, kadry, magazyn,

etc.).



Systemy transakcyjne –

TPS

(Transaction Processing System) to

systemy gromadzące dane i udostępniające

informacje w postaci raportów, zestawień,

wykorzystywane przez bezpośrednich

wykonawców operacji. Są to aplikacje

wspierające bieżącą aktywność

przedsiębiorstwa w zakresie księgowości,

finansów, kadr, produkcji.



System ekspertowy – ES

(Expert System)

(funkcjonują też nazwy system ekspercki,

system z bazą wiedzy) jest to program lub

zestaw programów komputerowych,

wspomagający korzystanie z wiedzy i

ułatwiający podejmowanie decyzji.



System wspomagający podejmowanie

decyzji – DSS

( Decision Support Systems) –

aplikacje dostarczające wiedzy kadrze

zarządzającej.



System informowania kierownictwa – EIS

i ESS

(Executive Information Systems,

Executive Support Systems) to systemy

dostarczające informacje istotne z punktu

widzenia zarządzania strategicznego,

symulacje, analizy, zestawienia trendów i

tendencji rozwojowych.



Tworzenie systemu informacyjnego

obejmuje kilka podstawowych etapów .

Pierwszy

polega na określeniu potrzeb

informacyjnych organizacji oraz ustaleniu

celu, jaki ma system realizować.

W następnym etapie

można realizować

jednocześnie trzy zadania. Jedno polega

na skompletowaniu bazy danych. W

trakcie kompletowania bazy danych

organizacja powinna również określić

swoje potrzeby w zakresie sprzętu i nabyć

odpowiednie wyposażenie.

Następnie należy sprecyzować

potrzeby w zakresie oprogramowania i
nabyć właściwy system operacyjny.

Późniejszy etap

polega na

opracowaniu dokumentacji działania
systemu i szkoleniu jego przyszłych
użytkowników. Na dokumentację
składają się instrukcje obsługi,
skomputeryzowane programy
wspomagające użytkownika, wykresy i
arkusze pokazujące sposób użytkowania
systemu.

Następnie

system musi zostać

przetestowany i należy wprowadzić

również odpowiednie modyfikacje.

Niezależnie od tego, jak staranie dany

system jest zaplanowany, niemal

zawsze zdarzają się niedociągnięcia.

Efekty wdrożenia Systemu

informacyjnego w

przedsiębiorstwie

Efekty wdrożenia systemu
informacyjnego, przejawiają się na wiele
różnych sposobów. W szczególności
systemy informacyjne wpływają na:
   wyniki przedsiębiorstwa
   organizację
   ludzi należących do tej organizacji

Ograniczenia Systemu

informacyjnego

Systemy informacyjne mogą być:



kosztowne



trudne w budowie



informacja może nie być ścisła,

aktualna, pełna i odpowiednia



System może być także narażony na

wirusy komputerowe lub przestoje

Wpływ systemów

informacyjnych na

konkurencyjność firm

Zastosowanie systemów informacyjnych
daje firmom wiele korzyści w zakresie
zdobywania przewagi konkurencyjnej.
Należą do nich :
-możliwość gromadzenia dużych ilości
danych w formie elektronicznej
-możliwość elektronicznego
przetwarzania danych i informacji
-zwiększenie szybkości obiegu informacji

System Wspomagania Decyzji w

Przedsiębiorstwie Rolnym

FARMER



Spółka

zajmuje się zasiewem zbóż

oraz uprawą rzepaku i buraków
cukrowych. Ponadto, Spółka prowadzi
działalność w zakresie produkcji
mleka. Pozycja Przedsiębiorstwa na
rynku jest stabilna. Najbliższe plany
strategiczne zakładają modernizację
oraz zmiany w technologii upraw
mających na celu obniżenie kosztów
produkcji roślinnej.

System Wspomagania Decyzji

wykorzystywany obecnie w produkcji roślinnej

w Przedsiębiorstwie FARMER ma charakter

interaktywny i udostępnia wiedzę opartą o

analizę statystyczną lub funkcjonalną

czynników wpływających na wyniki uprawy, np.

plon. Posiadają niekiedy rozbudowane

procedury analityczne, które mogą być

realizowane przez współpracujące ze sobą

modele numeryczne i systemy eksperckie.

Interfejs systemu wspomagania decyzji jest

opracowany z myślą o wykorzystaniu

generowanej informacji przez podejmującego

decyzję. Głównym zadaniem systemu jest

informowanie użytkownika odnośnie

najbardziej prawdopodobnego rezultatu

podanych zabiegów uprawowych.

W Przedsiębiorstwie Rolnym FARMER może

współdziałać niezależnie wiele systemów

wspomagania decyzji przeznaczonych do

określonych zadań, lub może być jeden lub kilka

zintegrowanych systemów spełniających

najważniejsze funkcje doradcze w uprawie jednej

lub kilku roślin. W ogólnym zarysie system taki

wspiera producenta rolnego w lepszym

prowadzeniu gospodarstwa przez sprawniejsze

zarządzanie i podnoszenie konkurencyjności

gospodarstwa, prognozowanie ryzyka,

sprawniejszy transfer informacji i wiedzy,

ułatwianie wdrażania zasad rolnictwa

zrównoważonego i podnoszenie jakości

produktów. Niewątpliwie istotną sprawą jest

wybór zagadnień szczególnie wymagających

doradztwa [

Ze względu na stopień przetworzenia

informacji w odniesieniu do sytuacji

decyzyjnej, możemy Systemy Decyzyjne w

Przedsiębiorstwie FARMER podzielić

następująco:



Systemy dostarczające informację

częściową .

Zadaniem takich

systemów jest dostarczenie informacji

pomocnych do podejmowania decyzji.

Przykładem jest serwis

krótkookresowych prognoz

pogodowych. Prognozy pogody są

adekwatne np. przy planowaniu

oprysku ochronnego (pozwalają określić

datę i czas zabiegu z uwzględnieniem

warunków pogodowych).



Systemy dostarczające informacji

szczegółowych

. Wspomagają one wybór

jednej z wielu opcji, podsuwając

rozwiązania wraz z analizą skutków

każdego z nich. Ułatwia to podjęcie decyzji

zwłaszcza w sytuacjach, w których

konieczny jest kompromis między wieloma

czynnikami (kryteriami) mającymi wpływ

na skutki decyzji.



Systemy udostępniające modele

matematyczne

. Systemy te także

dostarczają informacji, ale w

postaci modeli matematycznych, co daje

większe możliwości przetwarzania

informacji.

Zalety DDS



uwzględniają
indywidualność i
specyfikę stylu
zarządzania.



pozwalają lepiej
realizować strategie
(misje) firmy.



poprzez graficzny
interfejs użytkownika
są łatwe w użytkowaniu
przez menedżerów.



zaawansowana
technologia
telekomunikacyjna
gwarantuje wysoką
jakość oraz przesyłanie
raportów, do tworzenia
których niezbędna jest
analiza i przetwarzanie
rozmaitych danych i
informacji



wymusza podniesienie
wiedzy o zarządzaniu na



szczeblach kierowniczych

Wady DDS



Logika tego systemu nie odpowiada
rzeczywistemu charakterowi pracy decydenta.



System zostaje w pełni zdefiniowany w trakcie
pracy nad nim. W wielu przypadkach DSS jest

wdrażany przez samego przyszłego użytkownika.
Innymi słowy proponowany decydentowi system,
nie jest zdolny do satysfakcjonującej

współpracy

z użytkownikiem od samego początku,
wymagane jest stworzenie lokalnego środowiska
dla takiej współpracy.

System Informacyjny

Kierownictwa wykorzystywany

w Szpitalu



EIS

jest systemem, który zapewnia ciągłe dostarczanie

oraz przetwarzanie informacji będących podstawą do
podejmowania decyzji na każdym szczeblu
zarządzania szpitalem. System pozwala na sprawne
pozyskiwanie danych, przetwarzanie informacji i
komunikowanie się ze wszystkimi odbiorcami
informacji biznesowej warunkując tym samym
racjonalne planowanie, kontrolę i kierowanie
szpitalem.
Zastosowanie systemu EIS znacznie skraca czas tzw.
menadżerskiego sprzężenia zwrotnego, czyli czas
pomiędzy zaobserwowaniem odchylenia,
wyjaśnieniem jego przyczyny i wprowadzeniem
odpowiednich działań.

Rozwiązanie dzięki zastosowaniu

technologii pozwala na bardziej

efektywne i szybsze realizowanie

procesów decyzyjnych o strategicznym

znaczeniu dla działalności biznesowej

szpitala w ujęciu wielowymiarowym,

wielomianowym i wielookresowym.

Dzięki wdrożeniu systemu możliwe jest

ulepszenie dotychczasowego systemu

informacyjnego, przyspieszenie

przepływu informacji oraz reagowanie

na zachodzące zmiany we właściwym

momencie.

System

wspomaga podejmowanie decyzji

biznesowych przez menadżerów szpitala, a tym

samym spełnia potrzeby kierownictwa w zakresie:



Analizowania wielu zależności i trendów na

podstawie danych pochodzących z wielu źródeł.



Interaktywnego dostępu do krytycznych dla

szpitala informacji, pozwalając na ich

wielowymiarowe analizowanie.



Sprawnego i szybkiego realizowania procesów

biznesowych bez wpływania na spowalnianie

współbieżnych aktywności.



Zintegrowania ról - zadaniowej i biznesowej

-pełnionych przez systemy obsługujące obszar

medyczny i administracyjny szpitala.



Efektywnej analizy wskaźników, jako systemu

wczesnego ostrzegania i reagowania na zachodzące

zmiany oraz dostosowywania szpitala do nowych

warunków.



Planowania i kontrolowania rozliczeń wewnętrznych

w obrębie i pomiędzy ośrodkami odpowiedzialności.



Konsekwencją

wdrożenia pakietu

EIS mogą być zmiany w stylu
zarządzania szpitalem , jak i w jej
strukturze. Ponadto, wdrożenie
systemu EIS zwiększa liczbę
użytkowników odnoszących korzyści
z dostępu do informacji. System ten
integruje wewnętrzne i zewnętrzne
źródła informacji wybierając właściwe
do wykorzystania przez kierownictwo
firmy.

Zalety



Szczegółowa kontrola

kosztów i miejsc ich

powstawania.



Zapewnienie ergonomicznych

narzędzi wspierających

pracę, w pełni zgodnych z

regulacjami wewnętrznymi

oraz zewnętrznymi szpitala.



Współdzielenie informacji

oraz uproszczenie wspólnych

procesów zarządczych dla

użytkowników biznesowych.



Szybkie, sprawne i efektywne

wdrażanie nowych i

elastycznych funkcji

dostosowanych do wymagań

użytkowników.



Sztywny - wyprodukowany
na miarę potrzeb w czasie
jego opracowywania.
Potrzeby te mają
tendencję do nagłych
zmian.

Wady

System transakcyjny na

Giełdzie Papierów

Wartościowych

System transakcyjny UTP (Universal Trading

Platform) to światowej klasy jakość w dziedzinie

technologii, która umiejscowi GPW pośród

najnowocześniejszych globalnych giełd.

Od 15 kwietnia 2013 warszawska giełda funkcjonuje w

oparciu o system, który spełnia najwyższe światowe

standardy i rosnące wymagania uczestników rynku, a

przy tym gwarantuje organizację obrotu zgodnie z

globalnymi trendami. UTP, którego twórcą jest NYSE

Technologies, znany jest międzynarodowym inwestorom

i brokerom z największych światowych rynków – tą

samą platformę obrotu wykorzystują giełdy grupy NYSE

Euronext z siedzibami w Nowym Jorku, Paryżu,

Lizbonie, Amsterdamie i Brukseli, jak również wiele

rynków giełdowych.

W porównaniu z dotychczasowym systemem,

UTP jest znacznie szybszy, bardziej wydajny,

skalowalny i ma większą przepustowość, co w

praktyce oznacza możliwość obsługi

kilkadziesiąt razy większej liczby zleceń w

danej jednostce czasu (20 tys. zleceń na

sekundę vs około 850 w Warsecie).

Jednocześnie czas odpowiedzi na wysłane

zlecenia skróci się do poniżej jednej tysięcznej

sekundy. Dzięki UTP polski rynek

kapitałowy otwiera się na nowe kategorie

inwestorów, w tym duże, globalne firmy

inwestycyjne stosujące techniki handlu

algorytmicznego. Na świecie stanowi on już od

40 do 60 proc. ogółu obrotów, a w przyszłości

jego udział jeszcze wzrośnie. To także okazja

do rozwoju i szansa na wzrost przychodów dla

krajowych Członków Giełdy w miarę

wprowadzania innowacyjnych rozwiązań.

Zalety Systemów
transakcyjnych



Eliminacja emocji z procesu inwestycyjnego;



Dyscyplina, konsekwencja i

systematyczność działania;



Minimalizacja strat i lepsze zarządzanie

ryzykiem inwestycji;



Transakcje przeprowadzane w

najkorzystniejszym momencie;



Program dokonuje zleceń bez udziału

inwestora;



Systemy gromadzą i analizują informacje

efektywniej niż ludzie

Wady systemów
transakcyjnych



Podążanie za trendem (obniżenie

skuteczności stosowanej strategii);



Konieczność monitorowania wyników

systemu oraz wprowadzanie zmian i

aktualizacji;



Ciągła weryfikacja i ocena działania

systemów;



Możliwość przerwania działania

programu na skutek utraty zasilania

lub dostępu do internetu.

System ekspertowy

wykorzystany w firmie

spedycyjnej

SPEDEX jest regułowym systemem ekspertowym

stworzonym na potrzeby firm spedycyjnych. Na

rynku istnieje wiele mniejszych i średnich firm

zajmujących się przewozem towarów i

transportowaniem przesyłek. Istnieją wielkie

przedsiębiorstwa, które zajmują się spedycją

krajową, jak i międzynarodową, współpracują

również z firmami spedycji morskiej. Istnieją

również mniejsze przedsiębiorstwa, które

wyspecjalizowały się w przewozie tylko jednego lub

dwu typów towarów. Jest to dość prężny rynek, a

jako liczba systemów ekspertowych wspierających

transport i spedycję jest mała, zaszła potrzeba

zbudowania systemu ekspertowego wspomagający

tę dziedzinę gospodarki.

SPEDEX jest systemem doradczym, który na

podstawie dostarczanego zlecenia przewozu,

ustala możliwość przewozu, wraz z

dodatkowymi informacjami o ubezpieczeniu,

magazynowaniu i rodzaju przewozu. Potrafi

ocenić czy opłacalny jest przewóz ciągły

przez danego przewoźnika, czy tylko

jednorazowy. Należy zwrócić uwagę, że nie

zawsze istnieje możliwość realizacji zlecenia

przewozu towaru. Przyczyną odmowy

realizacji zlecenia może być np. brak

odpowiedniego samochodu, czy też

ograniczenie wynikające z maksymalnego

tonażu czy pojemności samochodu.

Zalety systemów
ekspertowych



System ekspertowy może tylko prezentować

swoje rozwiązania użytkownikowi, do

którego należy ocena ich jakości.

Rozwiązania te mogą być odrzucone

i wtedy system może wygenerować

następne. Użytkownik ogranicza się tylko do

wyboru najbardziej odpowiedniego z

gotowych rozwiązań;



System ekspertowy potrafi pracować w ten

sposób, iż otrzymuje problem oraz jego

rozwiązanie. Do systemu należy

przeprowadzenie analizy

i wygenerowanie komentarzy do

rozwiązania;



System ekspertowy potrafi pracować w ten
sposób, iż otrzymuje problem oraz jego
rozwiązanie. Do systemu należy
przeprowadzenie analizy
i wygenerowanie komentarzy do rozwiązania;



System ekspertowy może zgromadzić w
jednym systemie wiedzę wielu ekspertów i
pracować bardziej efektywnie niż
dysponujący tylko swoją wiedzą ekspert z
danej dziedziny;



system ekspertowy ma ściśle wydzielone i
nie powiązane ze sobą elementy,
umożliwiające jego twórcom łatwy podział
zadań przy tworzeniu nowego systemu.

Wady systemu
ekspertowego



Nie wszystkie systemy ekspertowe pracują

bez nadzoru człowieka –

w większości przypadków system pełni

tylko funkcje wspomagające

podejmowanie decyzji przez człowieka;



Utworzenie nowego systemu

ekspertowego wymaga wprowadzenia

całej wiedzy posiadanej przez eksperta;



Człowiek rozwiązując problem nie zawsze

używa sztywnego schematu wnioskowania,

często opiera się na intuicji. W przypadku

systemu ekspertowego takie działanie jest

niemożliwe;



System ekspertowy posiada wiedzę tylko z

wąskiej dziedziny i nie potrafi skutecznie

rozwiązywać problemów, jeżeli nie

dotyczą one specyficznej dla niego

dziedziny;



Nieopłacalne jest tworzenie systemu

ekspertowego do rozwiązywania mało

skomplikowanego problemu ;



Ekspert rozszerza swoją wiedzę o nowe

fakty i prawa, system ekspertowy musi

zostać albo wyposażony w skomplikowane

mechanizmy umożliwiające powiększenie

bazy wiedzy lub baza wiedzy musi być

ręcznie powiększana przez człowieka.

WNIOSKI

Informacja zawsze towarzyszyła i

zapewne będzie towarzyszyć pro ce som
organizacji i zarządzania, jednak nigdy
dotychczas nie była tak cen na jak
obecnie. Jest postrzegana jako podstawa
uzyskania prze wagi konkurencyjnej,
efektywności ekonomicznej i
skuteczności wszel kich procesów
zarządczych, często uważana za
najcenniejszy zasób przedsiębiorstwa.

Document Outline