1)Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji
w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw. Powinien obejmować
wszystkie zagadnienia, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całość dokumentacji, która
powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień. Jednolity rzeczowy wykaz
akt – ze względu na odrębny tryb jego wprowadzania – nie może być załącznikiem do instrukcji
kancelaryjnej.
Konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej „wykazem akt”, opiera się na
następujących podstawach:
1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;
2) ujęciu w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym
całości dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień;
3) systemie klasyfikacji dziesiętnej;
4) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.
Jednolitość klasyfikacji dokumentacji polega na niezależności tej klasyfikacji od struktury
organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu.
Ujęcie w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot skutkuje
koniecznością stałego monitoringu wykazu akt pod kątem pojawiania się nowych zadań w
podmiocie, tak by grupy rzeczowe wprowadzane były do wykazu akt zanim pojawi się
dokumentacja związana z realizacją danego zadania.
Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej polega na dokonaniu podziału
wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i
gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu,
zwanych dalej „klasami głównymi”. W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na
klasy drugiego rzędu (minimum – dwie, maksimum – dziesięć). Dalszy podział klas na dalsze rzędy
dokonywany jest analogicznie. Dokonywanie dalszego podziału klas uwarunkowane jest dążeniem
do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się
spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.
Ustalenie dla kas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom
oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub
ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Wykaz akt cechuje się budową logiczną, czyli każda klasa jest rzeczowo powiązana z klasą
wyższego i niższego rzędu, przy czym klasa niższego rzędu zawsze wywodzi się z klasy wyższego
rzędu. W ten sposób klasa wyższego rzędu mieści w sobie wszystkie zagadnienia
przyporządkowane do klas niższego rzędu w ramach tej klasy.
Oparcie wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej powoduje, że każda klasa otrzymuje
symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr w następujący sposób:
1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od „0” do „9”;
2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od „00” do „99”;
3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od „000” do „999”;
4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od „0000” do „9999”.
Symbole klasyfikacyjne
Symbole klasyfikacyjne
I
II
III
IV
0
00
000
0000
0001
001
01
010
011
0110
0111
1
10
100
101
1010
1011
11
110
111
Niektóre klasy różnych rzędów pozostawia się wolne na wypadek rozbudowy wykazu akt o nowe
zagadnienia w działalności podmiotu.
Na opis klasy w wykazie akt składają się:
1) symbol klasyfikacyjny;
2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;
3) w razie potrzeby – uszczegółowienie hasła poprzez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na
temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, wskazanie nietypowych metod liczenia
okresów przechowywania, czy określenie kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej;
4) w przypadku klas końcowych – kategoria archiwalna.
ARCHIWUM ZAKŁADOWE
Komórka organizacyjna powoływana w jednostkach organizacyjnych wytwarzających materiały
archiwalne ( akta kat. "A" ) zajmująca się ;
przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych do bieżącego urzędowania
czasowym ich przechowywaniem
ewidencjonowaniem dokumentacji i tworzeniem baz danych przechowywanego zasobu (również
informatycznych )
udostępnianiem
brakowaniem
przekazywaniem materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego
LOKAL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
Powinien zapewnić możliwość przechowania wszystkich akt wytworzonych w jednostce
organizacyjnej w okresie 10 lat .
powinien składać się z :
•
pomieszczenia biurowego,
•
magazynów do składowania akt
•
pomieszczenia do udostępniania akt
W miarę możliwości archiwum powinno posiadać pomieszczenie do przechowywania akt przeznaczonych do
zniszczenia lub akt przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego .
Lokal archiwum powinien być zlokalizowany w budynku biurowym lub administracyjnym jednostki
organizacyjnej . Nie należy przeznaczać na archiwum pomieszczeń znajdujących się w piwnicach, na
strychach, komórkach, barakach i innych pomieszczeniach nie gwarantujących właściwego przechowywania
akt.
Jeżeli lokal archiwum znajduje się na piętrze należy wziąć pod uwagę , że strop musi wytrzymać obciążenie
1200 kg/m2 przy zastosowaniu regałów tradycyjnych , a 1700 - 1800 kg/m2
w przypadku korzystania z regałów kompaktowych .
W lokalu archiwum znajdującym się na parterze okna muszą być okratowane oraz zaopatrzone w
odpowiednie zasłony uniemożliwiające nasłonecznianie dokumentów . Drzwi do archiwum winny być
masywne , zaopatrzone w zamki i okratowane .
Codziennie po zakończeniu pracy drzwi do archiwum powinny być zamknięte i oplombowane .
Archiwum zakładowe musi być wyposażone w odpowiednią ilość sprzętu przeciwpożarowego . W
pomieszczeniach archiwum można stosować tylko gaśnice proszkowe . Stosowanie innych gaśnic jest
niedopuszczalne . Archiwum zakładowe powinno być wyposażone w koce azbestowe i worki ewakuacyjne .
Wskazane jest aby lokale archiwum wyposażone były w sygnalizację alarmowo – przeciwpożarową .
W pomieszczeniach archiwum obowiązuje absolutny zakaz palenia tytoniu . Na widocznym miejscu należy
umieścić napisy „Palenie wzbronione” lub inne o ostrzegawczej treści .
W pomieszczeniach archiwum powinny znajdować się urządzenia wentylacyjne (zaopatrzone w filtry
pochłaniające kurz) doprowadzające powietrze do archiwum lub w specjalna instalacje nawiewno –
wywiewną .
W archiwum zakładowym należy utrzymywać jednakową temperaturę i wilgotność względną . Dopuszczalna
temperatura w pomieszczeniach magazynowych archiwum powinna być utrzymywana w granicach
16-18
o
C , natomiast wilgotność w granicach 50 – 65 % . W tym celu każde oddzielne pomieszczenie
magazynowe powinno być wyposażone w higrometr i termometr .
Pomieszczenia magazynowe archiwum zakładowego powinny być wyposażone w metalowe regały
magazynowe . Odstępy między regałami powinny zapewniać możliwość swobodnego poruszania się i
dostępu do akt i być nie mniejsze niż 70 cm . Regały w archiwum powinny być ponumerowane i opisane .
Ze względu na szczególna role archiwum w strukturze organizacyjnej starostwa jeden komplet kluczy
(odpowiednio oznakowanych ) do archiwum zakładowego winien być umieszczony w zaplombowanym
pojemniku i zdeponowany w w wyznaczonym miejscu .
Wydanie kluczy może się odbyć tylko za zgodą właściwych przełożonych . Wydanie kluczy odnotowuje się w
książce wydawania kluczy .
ZAKRES OBOWIĄZKÓW
PERSONELU
współpraca z komórkami jednostki organizacyjnej w zakresie prawidłowego klasyfikowania akt,
tworzenia teczek akt i przygotowania akt do przekazania ich do archiwum zakładowego w terminie
przewidzianym w instrukcji kancelaryjnej jednostki organizacyjnej,
przejmowanie akt z komórek organizacyjnych na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych,
ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych do przechowania akt,
porządkowanie ( w razie potrzeby ) akt niewłaściwie opracowanych, znajdujących się już w archiwum
zakładowym,
udostępnianie i wypożyczanie akt na zasadach określonych w odpowiednich przepisach,
wydzielanie z zasobu archiwum zakładowego i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat. "B"),
której okres przechowywania już minął,
wydzielanie z zasobu archiwum zakładowego dokumentacji archiwalnej (kat. "A") i przekazywanie jej
do właściwego archiwum państwowego,
utrzymywanie stałych kontaktów i współpraca z właściwym archiwum państwowym nadzorującym
dane archiwum zakładowe,
stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych,
DOKUMENTACJA ARCHIWUM
ZAKŁADOWEGO
Cała dokumentacja przechowywana w archiwum
powinna posiadać swoje odbicie w ewidencji .W celu
właściwego i zgodnego z przepisami postępowania z
dokumentacją Archiwista prowadzący Archiwum
Zakładowe korzysta z następujących pomocy
ewidencyjnych ;
spisy zdawczo - odbiorcze
akt przyjętych do archiwum
wykaz spisów zdawczo – odbiorczych
dokumentacji przyjętej do archiwum
spisy
zdawczo – odbiorcze
dokumentacji kat. A przyjętej do archiwum
kartotekę udostępniania akt
protokoły braku , zagubienia lub zniszczenia akt
spisy dokumentacji wybrakowanej
,
zezwolenia na brakowanie
,
protokoły
brakowania akt
protokoły przekazania akt do Archiwum Państwowego
W Archiwum Zakładowym powinien znajdować się komplet aktów prawnych,
przepisów zewnętrznych i wewnętrznych stanowiących podstawę jego działalności
oraz normujących sposób postępowania z dokumentami zarówno wytwórców akt jak i
personelu archiwum .
ARCHIWISTA - ZAKRES CZYNNOŚCI
Archiwista ( Kierownik Archiwum Zakładowego)
–
pod względem merytorycznym podlega
bezpośrednio kierownikowi jednostki organizacyjnej . Odpowiada za całokształt działalności Archiwum
Zakładowego .
Do podstawowych zadań archiwisty należy :
•
Znać strukturę organizacyjna jednostki organizacyjnej oraz przepisy regulujące działalność archiwów
zakładowych .
•
Współpraca z komórkami organizacyjnymi i nadzór w zakresie udzielania wiążących wyjaśnień i pouczeń
w sprawie klasyfikacji akt i przekazywania ich do archiwum zakładowego,
•
Inicjowanie na wniosek kierowników komórek organizacyjnych dodawania i rozszerzania haseł
klasyfikacyjnych do obowiązującego Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt .
•
Przejmowanie z poszczególnych komórek organizacyjnych akt oraz sprawdzanie ich zgodności ze spisem
zdawczo odbiorczym .
•
Sprawdzanie prawidłowości zakwalifikowania akt do odpowiedniej kategorii archiwalnej .
•
Przechowywanie przejętych akt w należytym porządku i właściwe ich zabezpieczenie .
•
Prowadzenie ewidencji archiwum zakładowego .
•
Udostępnianie akt i innej dokumentacji przechowywanej w archiwum do celów służbowych i naukowych
zgodnie naukowych zgodnie z obowiązującymi przepisami .
•
Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B), uczestniczenie w Komisji Brakowania Akt
.
•
Przekazywanie brakowanych akt do składnicy surowców wtórnych lub do zniszczenia .
•
Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego .
•
Dbanie o ład i porządek oraz estetyczny wygląd archiwum .
•
Monitorowanie temperatury i wilgotności powietrza w pomieszczeniach archiwum oraz odnotowywanie
wyników pomiarów archiwum oraz odnotowywanie wyników .
Archiwista składa kierownikowi jednostki organizacyjnej roczne sprawozdanie z wykonania czynności
służbowych i zadań archiwum zakładowego .
Sprawozdanie winno zawierać ilość dokumentacji w mb :
•
przejętej do archiwum zakładowego
•
przekazanej do Archiwum Państwowego
•
wydzielonej na makulaturę lub do zniszczenia
•
udostępnionej ( w liczbie jednostek archiwalnych i kart udostępniania )
W razie zmiany konieczności zmiany na stanowisku archiwisty przekazanie archiwum nowemu
archiwiście odbywa się protokolarnie .