Narzędzia wartościowania 

dokumentacji – rzeczowy 

wykaz akt

Podstawy teoretyczne i prawne.

1. Pojęcie – rzeczowy wykaz akt.

•A. Rzeczowy wykaz akt  - rejestr wszystkich rodzajów 

dokumentacji tworzonych w czasie działalności 

instytucji.

•B. Prawodawstwo jako podstawowy czynnik decydujący 

o istnieniu różnych rodzajów dokumentacji.

•C. Rodzaje rzeczowych wykazów akt:
•a. strukturalny,
•b. jednolity rzeczowy wykaz akt

1. Pojęcie – rzeczowy wykaz akt.

•D. Pojęcie – strukturalny wykaz akt.
•a. wykaz akt stanowiący rejestr wszystkich rodzajów 

dokumentacji występujących w określonej komórce 

organizacyjnej.

•E. Pojęcie – jednolity rzeczowy wykaz akt.
•a. wykaz akt stanowiący rejestr wszystkich rodzajów 

dokumentacji występujących w określonej instytucji, 

wykaz taki najczęściej oparty jest na systemie 

klasyfikacji dziesiętnej, wykaz taki stanowi odejście od 

struktury organizacyjnej instytucji.

2. Funkcje rzeczowego wykazu akt.

•A. Kancelaria – miejsce tworzenia dokumentu: 

formowanie spraw na podstawie wykazu, włączanie 

pism do spraw.

•B. Kancelaria – miejsce tworzenia dokumentu: włączanie 

spraw do poszczególnych grup rzeczowych.

•C. Kancelaria –miejsce tworzenia dokumentu: 

klasyfikacja spraw.

•D. Kancelaria – miejsce tworzenia dokumentu: 

kwalifikacja spraw, ustalanie okresów ich 

przechowywania.

2. Funkcje rzeczowego wykazu akt.

•E. Archiwum zakładowe – podstawa tworzenia działów 

archiwum.

•F. Archiwum zakładowe – kwalifikacja czyli ustalanie 

okresów przechowywania.

•G. Archiwum zakładowe – podstawa brakowania.
•I. Archiwum historyczne – podstawa opracowania.

3. Tworzenie rzeczowego wykazu 

akt.

•A. Sporządzenie rejestru wszystkich rodzajów 

dokumentacji występujących w danej instytucji.

•B. Uzgodnienie grup podstawowych dokumentacji w 

oparciu o analizę kompetencji i zakresu działania 

instytucji.

•C. Wyodrębnienie akt typowych i specyficznych.
•D. Stworzenie pierwszej wersji wykazu akt w formie 

tabeli zawierającej podział dokumentacji, hasła 

klasyfikacyjne, okresy przechowywania dokumentacji.

3. Tworzenie rzeczowego wykazu 

akt.

•E. Konsultacja wykazu akt z pracownikami instytucji.
•F. Konsultacje z archiwum nadzorującym.
•G. Konsultacje z kadrą menedżerską.
•H. Zatwierdzenie wykazu – nadanie mu ostatecznej 

postaci.

•I. Szkolenie pracowników.
•J. Wdrażanie rzeczowego wykazu akt.
•K. Monitorowanie stosowania rzeczowego wykazu akt.

4. Przykładowy rzeczowy wykaz akt 

typowych.

•A. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa 

Narodowego z 16 września 2002 r.

•B. Definicje – dokumentacja.
•C. Procedura brakowania.
•D. Procedura przekazywania akt do archiwum 

zakładowego.

•E. Rzeczowy wykaz akt – ważniejsze rodzaje 

dokumentacji.

5. Ważniejsze rodzaje dokumentacji.

•A. Dokumentacja posiedzeń ciał kolegialnych – 

protokoły.

•B. Decyzje ciał kolegialnych – ustawy, uchwały.
•C. Dokumentacja działalności instytucji – sprawozdania, 

kroniki, analizy działalności.

•D. Podstawy prawne działania instytucji.
•E. Własne regulacje wewnętrzne instytucji – statuty, 

regulaminy, itp.

•F. Administrowanie nieruchomościami.
•G. Roczne sprawozdanie finansowe – bilans.

6. Rzeczowe wykazy akt instytucji.

•A. Jednolity rzeczowy wykaz akt UW.

7. Procedura brakowania akt.

•A. Ocena akt przez archiwistę zakładowego.
•B. Sporządzenie spisów akt przeznaczonych do 

brakowania.

•C. Powołanie komisji oceniającej dokumentację.
•D. Sporządzenie protokołu obrad komisji.
•E. Sporządzenie wniosku o zezwolenie na wybrakowanie 

akt z załączonym protokołem komisji i spisami akt 

przeznaczonych do brakowania.

•F. Skierowanie wniosku do właściwego archiwum.

7. Procedura brakowania akt.

•G. Analiza wniosku przez Archiwalną Komisję Oceny 

Dokumentacji właściwego archiwum.

•H. Decyzja właściwego archiwum.
•I. Zniszczenie dokumentacji.

8. Procedura przekazania 

materiałów archiwalnych do 

archiwum.

•A. Zgłoszenie chęci przekazania akt do archiwum.
•B. Uzgodnienia z archiwum.
•C. Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych.
•D. Przekazywanie akt uporządkowanych – wewnątrz 

teczki akta ułożone zgodnie ze sprawami, sprawy 

ułożone chronologicznie.

•E. Opis teczki – instytucja, komórka, symbol z 

jednolitego rzeczowego wykazu akt, hasło z jrwa, kat.A, 

liczba stron.

•F. Teczki i pudła zabezpieczone (uzgodnienia z 

archiwum).