plik

forsal.pl

PROGRAMY
FINANSOWO-KSIĘGOWE

Czwartek

27 listopada 2014, nr 230 (3871)

e k s t r a

Dodatek inf

ormacyjno

-pr

omocyjn

Legalność oprogramowania

Za używanie nielegalnego programu fi nansowo-księgowego

odpowiedzialność mogą ponosić m.in. członkowie zarządu spółki albo

właściciele fi rm, jeżeli prowadzą indywidualną działalność

Krzysztof Tomaszewski
krzysztof.tomaszewski@infor.pl

Za korzystanie z nielegalnego

oprogramowania może zostać

postawiony zarzut kradzieży

programu komputerowego.

W takim przypadku zatem bę-

dzie miał zastosowanie kodeks

karny. Osoba, która zostanie

uznana za odpowiedzialną za

używanie nielegalnego pro-

gramu, naraża się nawet na

karę pozbawienia wolności od

trzech miesięcy do pięciu lat.

Ponadto ci, którzy odpowia-

dają w fi rmie za sprawy zwią-

zane z oprogramowaniem,

powinni pamiętać, że w ko-

deksie karnym jest też mowa

o sprawstwie, podżeganiu oraz

pomocnictwie. Otóż za spraw-

stwo odpowiada nie tylko ten,

kto wykonuje czyn zabroniony

sam albo wspólnie i w porozu-

mieniu z inną osobą, ale także

ten, kto kieruje wykonaniem

czynu zabronionego przez

inną osobę lub wykorzystu-

jąc uzależnienie innej osoby

od siebie, poleca jej wykonanie

takiego czynu.

Natomiast za podżeganie

odpowiada ten, kto chcąc,

aby inna osoba dokonała czy-

nu zabronionego, nakłania ją

do tego.

Z kolei za pomocnictwo od-

powiada ten, kto w zamiarze,

aby inna osoba dokonała czynu

zabronionego, swoim zacho-

waniem ułatwia jego popeł-

nienie, w szczególności do-

starczając narzędzie, środek

przewozu, udzielając rady lub

informacji. Za pomocnictwo

odpowiada również ten, kto

wbrew prawnemu, szczegól-

nemu obowiązkowi niedo-

puszczenia do popełnienia

czynu zabronionego swoim

zaniechaniem ułatwia innej

osobie jego popełnienie.

Także w ustawie o prawie au-

torskim i prawach pokrew-

nych przewidziano kary za

naruszanie praw do utworu,

czyli w tym przypadku progra-

mu komputerowego. Jej prze-

pisy stanowią, że kto w celu

osiągnięcia korzyści majątko-

wej narusza cudze prawa au-

torskie lub prawa pokrewne,

podlega grzywnie, karze ogra-

niczenia wolności albo pozba-

wienia wolności do roku.

We wspomnianej ustawie

o prawie autorskim i pra-

wach pokrewnych mowa jest

również o innych sytu-

acjach. Mianowicie ten, kto

bez uprawnienia albo wbrew

jego warunkom m.in. rozpo-

wszechnia cudzy utwór w wer-

sji oryginalnej albo w postaci

opracowania, podlega grzyw-

nie, karze ograniczenia wolno-

ści albo pozbawienia wolności

do dwóch lat.

dokończenie na str. 3

Wykazywanie

programów

w księgowości

Wytwarzane we

własnym zakresie

oprogramowanie

komputerowe nie

może być przez

spółki zaliczane do

składników wartości

materialnych

i prawnych

Beata Tomaszkiewicz
beata.tomaszkiewicz@infor.pl

Przedsiębiorcy, którzy księ-

gi rachunkowe prowadzą

w komputerze, mogą albo

nabyć potrzebne do tego

oprogramowanie, albo wy-

tworzyć je samodzielnie.

Jednak każda z tych decyzji

pociąga za sobą inne skutki

prawne. Reguluje to ustawa

o rachunkowości. W myśl jej

zapisów do składników war-

tości materialnych i praw-

nych zalicza się tylko nabyte

autorskie prawa majątkowe.

Co znaczy, że jeśli przedsię-

biorca sam napisał potrzebne

oprogramowanie lub zlecił

to do wykonania wewnątrz

swojej fi rmy, nie będzie miał

prawa zaliczyć go do składni-

ków wartości niematerialnej.

Jeśli przedsiębiorca zle-

cił wytworzenie programu

swoim pracownikom w ra-

mach ich obowiązków służ-

bowych, w godzinach pracy,

prawo majątkowe do progra-

mu należy do niego (jego fi r-

my). Natomiast wydatki ob-

ciążają jego księgi przez cały

okres pracy nad programem.

I tak jeśli wynagrodzenie

informatyka spółki wynosi

3 tys. zł miesięcznie, dodat-

kowe koszty wyniosły 2 tys.

zł, a prace nad programem

trwały rok, to ogólny koszt

z tego tytułu poniesiony

przez fi rmę wynosi 38 tys. zł.

Rozważny przedsiębiorca

da swojemu informatykowi

zadanie wytworzenia opro-

gramowania fi nansowo-księ-

gowego, jako dodatkowego

zlecenia, które ma być wyko-

nane poza godzinami pracy.

W tej sytuacji podpisuje z pra-

cownikiem osobną umowę.

Po wykonaniu przedsiębiorca

staje się właścicielem praw

majątkowych do programu

i może go zaliczyć do wartości

niematerialnych i prawnych.

Ustawa o rachunkowości

przez pojęcie nabycia progra-

mu fi nansowo-księgowego

nie rozumie wyłącznie jego

zakupu. Może być ono rów-

nież wniesione aportem czy

podarowane spółce. Ważne,

by przedsiębiorca miał do

oprogramowania umowę

o przeniesienie praw autor-

skich czyli prawo do wyłącz-

nego korzystania z niego, lub

licencję – czyli uprawnienia

do korzystania. Jednak w za-

leżności od sposobu wejścia

w posiadanie oprogramo-

wania wynikają z tego róż-

ne konsekwencje.

Jeśli przedsiębiorca zo-

stał właścicielem licencji na

rok lub krócej, wówczas nie

kwalifi kuje się to nabycie do

wartości niematerialnych lub

prawnych. A to oznacza, że

zakup ten można tylko jedno-

razowo ująć w koszty. Inaczej,

gdy przedsiębiorca ma prawo

do licencji na dłużej niż rok.

Wówczas można ją zakwali-

fi kować do wartości niema-

terialnych i prawnych oraz co

miesiąc dokonywać w związ-

ku z tym odpisów amortyza-

cyjnych. Dla przykładu, jeśli

oprogramowanie kosztowa-

ło 3 tys. zł, to proporcjonalnie

fi rma może dokonać rocznie

odpisu w wysokości 1 tys. zł,

czyli miesięcznie 83,33 zł.

dokończenie na str. 4

PARTNER DODATKU

REKLAMA

R2fk PRO należy do trzeciej generacji systemów fi nansowo-

-księgowych, które fi rma RESET2 rozwija od dziesięciu lat.

Aktualnie korzysta z nich ponad 2500 aktywnych klientów.

Wersja PRO, w porównaniu do wersji Standard, oferuje szereg

usprawnień, jak np. poprawioną szybkość działania, możliwość

przystosowania struktury bazy danych do potrzeb czy funkcję

zdalnego dostępu. Ponadto, R2fk PRO wśród wielu udogodnień,

istotnych dla średnich i dużych przedsiębiorstw, zawiera m.in.

pełną funkcjonalność programu R2środkiPRO.

Istotną nowością jest możliwość integracji R2fk PRO z pozostały-

mi programami serii PRO, dzięki czemu uzyskujemy rozwiąza-

nie, obejmujące zakresem cały obszar działalności przedsiębior-

stwa: magazyn, sprzedaż i zakupy (R2fakturyPRO), księgowość

i środki trwałe (R2fk PRO) oraz kadry i płace (R2płatnikPRO).

R2fk PRO uzupełnia ofertę sztandarowej serii PRO, fi rmy RE-

SET2. Jest dobrym rozwiązaniem, gdy w grę wchodzi duża

ilość danych, praca sieciowa oraz duże wymagania użyt-

kowników. Dla fi rm o mniejszych wymaganiach, ciekawym

rozwiązaniem nadal pozostaje R2fk w wersji Standard.

Cena podstawowa R2fk PRO wynosi 2500 zł netto za pierwsze

stanowisko. W tej cenie otrzymujemy możliwość pełnej

obsługi 100 środków trwałych, roczną subskrypcję

uaktualnień oraz gwarancję. Dostępna jest także

wersja DEMO, która daje możliwość przetestowania funkcjo-

nalności programu przez 60 dni. Klient, który zdecyduje się na

zakup programu, nie traci danych wpisanych w wersji DEMO.

System R2fk PRO umożliwia obsługę wielu rodzajów rozliczania

działalności: od pełnej księgowości, przez rozliczanie stowarzy-

szeń i fundacji, księgę przychodów i rozchodów, po ewiden-

cję ryczałtową. Naliczanie deklaracji VAT, PIT, CIT odbywa się

automatycznie, po uprzednim zaksięgowaniu dokumentów.

Program księgowy R2fk PRO pozwala na tworzenie rozbudo-

wanych zestawień i raportów, zarówno bezpośrednio w pro-

gramie, jak i dając możliwość eksportu danych do programów

zewnętrznych. Można również importować dane – z systemów

sprzedażowo-magazynowych, z bankowości elektronicznej, itd.

Oprogramowanie księgowe R2fk PRO cechuje się dużą elastycz-

nością i dostosowaniem do potrzeb różnych fi rm. Co ważne,

program księgowy R2fk PRO jest przejrzysty i pro-

sty w obsłudze. Dzięki automatom księgowym

i defi niowalnym schematom księgowania, nawet

początkujący użytkownicy mogą szybko opanować

jego obsługę.

Użytkownicy mogą liczyć na bezpłatną pomoc

techniczną. Razem z programem otrzymują pra-

wo do pobierania aktualizacji przez 12 miesięcy.

DOBRY SYSTEM TRZECIEJ GENERACJI

prezentacja

Partner

Wygenerowano dnia 2015-02-20 dla loginu: johnprctorbob@gmail.com

1 / 4

programy finansowo-księgowe

Dziennik Gazeta Prawna, 27 listopada 2014, nr 230 (3871)

gazetaprawna.pl

Czy w praktyce firmy mają
problemy z klasyfikacją
programów finansowo-księ-
gowych?

Spółki najczęściej stosują za-

sady rachunkowości wynika-

jące z ustawy o rachunkowo-

ści oraz krajowych standardów

rachunkowości. Zazwyczaj

spółki sporządzające sprawoz-

danie finansowe nie mają pro-

blemów z klasyfikacją progra-

mów finansowo-księgowych,

a następnie prezentacją ich

wartości netto w odpowied-

niej linii sprawozdania finan-

sowego. Tego rodzaju nakłady

powinny być ujęte w aktywach

trwałych jako inne warto-

ści niematerialne i prawne.

Biorąc pod uwagę, że koszty

wdrożenia i szkolenia są czę-

sto wysokie, a nawet przewyż-

szają wartość licencji, księgowi

szukają sposobu, aby koszt ten

rozłożyć w czasie i nie ujmo-

wać go jednorazowo w wyni-

ku finansowym jednego roku.

Jakie przepisy powinny być
stosowane?

Podstawowym przepisem

w zakresie wyceny aktywów

i pasywów według ustawy ra-

chunkowości jest art. 28 ust.

8, zgodnie z którym zarówno

cena nabycia, jak i koszt wy-

tworzenia wartości niemate-

rialnych i prawnych obejmuje

ogół ich kosztów poniesionych

przez jednostkę za okres budo-

wy, montażu, przystosowania

i ulepszenia, do dnia bilansowe-

go lub przyjęcia do używania.

Spółki mają zatem pełne pra-

wo do kapitalizacji części kosz-

tów dotyczących omawianego

oprogramowania, ale poniesio-

nych do momentu oddania go

do użytkowania i tylko takich,

bez których program finanso-

wo-księgowy nie mógłby funk-

cjonować w spółce. Wdrożenie

danego oprogramowania zle-

cane jest firmie dostarczającej

program lub też innym wyspe-

cjalizowanym w tego rodzaju

usługach podmiotom. Jeżeli

wykonanie tej usługi jest udo-

kumentowane prawidłowo wy-

stawionymi fakturami, spółki

mają prawo do ujęcia w war-

tości początkowej składni-

ka wartości niematerialnych

i prawnych wartość netto tej

usługi. Zarówno biegli rewi-

denci jak i pracownicy organów

skarbowo-podatkowych mogą

zwracać uwagę na poprawność

daty sprzedaży oraz opisu usłu-

gi wdrożenia zamieszczonych

na fakturze wystawionej przez

kontrahenta. Należy zwrócić

uwagę, żeby data sprzedaży

usługi nie była późniejsza niż

moment oddania do użytkowa-

nia niniejszego programu. Na-

tomiast opis wykonanej usługi

powinien jasno wskazywać na

wdrożenie konkretnego pro-

gramu w danym czasie.

Na co powinni zwracać szcze-
gólna uwagę księgowi?

W celu uniknięcia składania

wyjaśnień przed organami

kontrolującymi i/lub dostar-

czania dodatkowej dokumen-

tacji potwierdzającej stanowi-

sko spółki, przyjmując fakturę

od kontrahenta za wdroże-

nie, księgowi powinni zwra-

cać uwagę na właściwe zasa-

dy dokumentacji wykonania

zewnętrznych usług. Zgodnie

z ogólnymi przepisami ustawy

o rachunkowości, a dokładniej

według art. 22, dowody księ-

gowe powinny być nie tylko

rzetelne, ale także zgodne

z rzeczywistym przebiegiem

operacji gospodarczej, kom-

pletne oraz powinny zawie-

rać co najmniej dane okre-

ślone w art. 21 ustawy, np.

wspomniany wyżej opis prac

wdrożeniowych, harmono-

gram, wartość usługi itp. Po-

winny być także wolne od błę-

dów rachunkowych, a całość

omawianego procesu powinna

dopełniać stosowna umowa

z dostawcą i protokoły odbioru

poszczególnych prac.

Osobną kwestię stanowią
wewnętrzne koszty wdrożenia
generowane w spółkach.

Tak. Częstym rozwiązaniem

stosowanym przez spółki jest

wdrażanie częściowe, np. koń-

cowych etapów, a nawet ca-

łościowe we własnym zakre-

sie, wykorzystując istniejące

w ramach jednostki zasoby

ludzkie. Polskie przepisy ra-

chunkowe nie odnoszą się bez-

pośrednio do tego rodzaju sy-

tuacji w przeciwieństwie do

Międzynarodowego Standar-

du Rachunkowości (MSR) 38

„Wartości niematerialne”, któ-

ry porusza tę kwestię. Zgodnie

z art. 10 ustawy o rachunko-

wości, MSR mogą być stosowa-

ne przez podmiot w sytuacji

braku odpowiednich regulacji

krajowych. Generalna zasada,

którą kieruje się MSR 38, sta-

nowi podobnie jak ustawa, że

wszystkie nakłady, które mogą

być bezpośrednio przyporząd-

kowane tworzeniu, produkcji

i przystosowaniu składnika

aktywów do użytkowania sta-

nowią koszt wytworzenia tego

składnika. Do grupy tych na-

kładów zgodnie z MSR należą

koszty z tytułu świadczeń pra-

cowniczych wynikające z wy-

tworzenia składnika wartości

niematerialnych. Aby takie

rozwiązanie było możliwe do

zastosowania, spółka powinna

zadbać o należyte udokumen-

towanie tych prac oraz kosz-

ty te muszą być oczywiście

mierzalne. Należy je uzupeł-

nić o zapisy zawarte w MSR

38 mówiące o potrzebie stwo-

rzenia w spółkach systemów

ewidencji kosztów pozwala-

jących dokonać wiarygodnego

określenia kosztu wytworze-

nia wartości niematerialnych

we własnym zakresie na pod-

stawie takich elementów jak

wynagrodzenia.

Co zrobić dla potwierdzenia
czasu pracy pracowników przy
wdrożeniu programu?

W tym celu koszty wynagro-

dzenia powinny być np. ewi-

dencjonowane na podstawie

kart ewidencji czasu pra-

cy, a następnie przeliczone

na faktyczny koszt na odpo-

wiednim dowodzie księgo-

wym. Z kolei dokumentacja

dotycząca wdrożenia powinna

określać co najmniej technicz-

ną przydatność oprogramowa-

nia, harmonogram poszcze-

gólnych etapów i prac, sposób

rozliczania czasu poświęcone-

go na wdrożenie oraz zakres

osób mających uprawnienia.

Całość prac wdrożeniowych

Nakłady trzeba ująć w aktywach trwałych

O stosowaniu przez firmy programów finansowo-księgowych rozmawiamy z Alicją Oparą-Kozysą, menedżerem w dzi ale audytu ogólnego w KPMG w Polsce

ReklAMA

Tworzenie przepisów prawnych utrzymuje

wysokie tempo około 1800 pozycji Dziennika

Ustaw rocznie, czyli prawie 7 ustaw i rozpo-

rządzeń na dzień roboczy. Znaczna ich część

dotyczy spraw księgowych, kadrowych lub

podatkowych i księgowi muszą włożyć sporo

pracy w bieżące śledzenie przepisów. Wynika

stąd konieczność stałej współpracy między in-

formatykami tworzącymi programy księgowe

a ich użytkownikami – zarówno pod kątem

dostosowywania oprogramowania do zmie-

niającej się rzeczywistości, jak i w warstwie

informacyjnej.

Aktualizacje oprogramowania potrzebne są

niemal zawsze na przełomie roku, a często

także w trakcie jego trwania. Oto przykłady

znaczących nowelizacji z bieżącego roku:

zmiany w zakresie odliczeń VAT od wy-

datków samochodowych od kwietnia 2014 r.

nowy wzór bilansu dla jednostek „mikro”

już za 2014 r.

obowiązek elektronicznego wysyłania

PIT-11, PIT-40, PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1 oraz

CIT-8 od stycznia 2015 r.

zwiększenie zakresu procedury „odwrotne-

go obciążenia VAT” od stycznia 2015 r.

zmiany rozliczania VAT od usług elektro-

nicznych od stycznia 2015 r.

Część z tych nowelizacji wymaga opracowania

nowych modułów programowych, część zaś

wymusza ułatwienie użytkowania niektórych

opcji wskutek częstego ich występowania.

Niezależnie od tego mamy do czynienia

z szybkim postępem technicznym w infor-

matyce. Nowe systemy, rozwiązania sieciowe

i inne wymuszają także zmiany w stosowa-

nej technologii systemów informatycznych.

Nie mniej ważnym aspektem są nowe przy-

zwyczajenia osób użytkujących oprogramowa-

nie: młode pokolenie przyzwyczajone do „in-

formacji na kliknięcie” oczekuje, że również

system księgowy coraz więcej funkcji będzie

wykonywał automatycznie lub z silnym wspo-

maganiem ze strony komputera.

Aby usatysfakcjonować użytkowników i uła-

twić im poruszanie się w zmiennej rzeczywi-

stości – zarówno prawnej, jak i informatycznej

– niezbędne są nie tylko nowelizacje opro-

gramowania, lecz także rzetelna informa-

cja o modyfikacjach wymagań, które trzeba

spełniać. Firma TIk-SOFT realizuje to poprzez:

regularne wydawanie kolejnych wersji opro-

gramowania

oraz szczegółowe informacje o przepisach,

które zaczynają obowiązywać i do których

nowe oprogramowanie jest dostosowane.

Niezależnie od tego w internecie można

znaleźć wiele serwisów opisujących aktual-

ne zmiany, orzeczenia i interpretacje. Jed-

nym z nich jest „Baza Wiedzy” na stronie

www.FINkA.pl.

Szybka i pełna aktualizacja oprogramowa-

nia możliwa jest tylko przy dobrym kontakcie

z użytkownikami i znajomości ich potrzeb.

Ważnym źródłem informacji są tu życzenia

zgłaszane przez klientów, starannie reje-

strowane i w miarę możności realizowane

przez producenta. Istotne są też informacje

o problemach napotykanych podczas serwisu

oprogramowania. Te ostatnie spełniają swoją

rolę nawet jeśli – jak w przypadku programów

FINkA – występuje mało interwencji serwi-

sowych ze względu na bardzo staranne te-

stowanie programów przed ich wydaniem.

Krzysztof Piasecki, prezes zarządu TIK-SOFT Sp. z o.o.

Nowelizacje przepisów prawNych
i aktualizacje oprogramowaNia

Partner

prezentacja

Aktualizowanie programów

księgowych staje się

koniecznością wobec częstych

nowelizacji przepisów, a także

postępu w sferze informatyki

oraz zmian przyzwyczajeń

użytkowników komputerów.

Wygenerowano dnia 2015-02-20 dla loginu: johnprctorbob@gmail.com

2 / 4

programy finansowo-księgowe

Dziennik Gazeta Prawna, 27 listopada 2014, nr 230 (3871)

gazetaprawna.pl

Cztery kroki do wyboru idealnego

systemu finansowo-księgowego

Wysokiej jakości

system finansowo-

-księgowy nie

musi być drogi.

Dzięki chmurze

obliczeniowej,

gdy zmieniają się

przepisy prawne,

jest on natychmiast

aktualizowany przez

producenta

Przed podjęciem decyzji, jaki

program finansowo-księgo-

wy wybrać, warto zapytać

o szczegóły, które można po-

dzielić na cztery kategorie:

Użytkownik programu

musi mieć pewność, że sys-

tem, na którym pracuje, bę-

dzie zawsze zgodny z prze-

pisami. – Taką gwarancję

może dać duży i doświad-

czony producent, który ma

za sobą sztab specjalistów

reagujących natychmiast na

zmiany wprowadzane przez

ustawodawcę – mówi Emilia

Grzybek, kierownik klientów

kluczowych Comarch ERP,

iFaktury24. – Należy pamię-

tać, że zmiany te dotyczą

zarówno kwestii meryto-

ryczny, takich jak chociaż-

by interpretacja przepisów,

jak również kwestii progra-

mistycznych, czyli przeło-

żenia zmian w prawidłowe

działanie programu – doda-

je. Gwarancja niezawodno-

ści systemu, nie tylko pod

kątem technicznym, ale co

równie ważne, merytorycz-

nym, pozwoli użytkowniko-

wi na ograniczenie niespo-

dziewanych i niechcianych

kosztów.

Dobry program finansowo-

-księgowy powinien umożli-

wiać generowanie raportów,

zestawień, analiz, np. na po-

trzeby analizy finansowej,

w każdej konfiguracji. Ta-

kie możliwości dają przede

wszystkim analizy Business

Intelligence. Wówczas przed-

siębiorcę może ograniczać

w analizowaniu danych fi-

nansowych jego firmy jedy-

nie własna wyobraźnia. Wiele

zmiennych dostępnych bez

angażowania informatyków

oszczędza nie tylko czas, ale

i pieniądze.

Przedsiębiorca, wybierając

program finansowo-księgo-

wy, powinien również spraw-

dzić, czy jest on dla niego

przyjazny, czy automatyzu-

je jego pracę w firmie, czyli

w pełni zastępuje papierowy

obieg dokumentów, w końcu

czy umożliwia wykonywanie

powtarzających się czynno-

ści seryjnie, a nie pojedyn-

czo. Zadowolenie końcowe-

go użytkownika z codziennej

pracy jest równie ważne co

dwa pierwsze punkty. Nie bez

powodu jeden system wybra-

ło ponad 80 tysięcy klientów,

a inny kilka tysięcy. Popular-

ność programu jest między

innymi pochodną jego intu-

icyjnej, łatwej obsługi.

Bardzo ważną sprawą dla

nabywcy powinno być rów-

nież wsparcie posprzedażowe

producenta systemu infor-

matycznego. Często przed-

siębiorcy zadają sobie pyta-

nie, czy po zakupie programu

nadal będą w kręgu zainte-

resowania usługodawcy. Do-

bry producent programu fi-

nansowo-księgowego zawsze

daje wsparcie merytoryczne

i techniczne. Mało, robi to za

darmo, nie wymuszając na

użytkowniku ponoszenia do-

datkowych kosztów. Robią to

jednak wyłącznie firmy, które

są świadome wysokiej jakości

oferowanego systemu finan-

sowo-księgowego.

Jednak najczęściej zada-

wanym przez przedsiębior-

ców pytaniem jest, czy dobry

program finansowo-księgo-

wy musi być drogi? – Na-

szym zdaniem niekoniecz-

nie. W ostatnich latach na

polskim rynku obserwujemy

bardzo dynamiczny rozwój

chmury obliczeniowej. Clo-

ud Computing umożliwia

dostęp do nowoczesnych

rozwiązań informatycz-

nych, oszczędzając nie tylko

środki ponoszone na inwe-

stycje w infrastrukturę, ale

także czas niezbędny na ich

wdrożenie – wyjaśnia Emilia

Grzybek. Podstawową war-

tością takiego modelu pracy

jest aktualizacja o wszelkie

zmiany prawne z zakresu

przepisów finansowo-księ-

gowych, prawa pracy i ubez-

pieczeń społecznych na bie-

żąco, natychmiast gdy nowe

regulacje wchodzą w życie.

Obowiązek ten jest przenie-

siony całkowicie na dostaw-

cę oprogramowania. Pod tym

względem przedsiębiorca-na-

bywca musi mieć pełne za-

ufanie, które zapewnić tyl-

ko stabilny i doświadczony

producent systemów infor-

matycznych.

Opracowała

Beata Tomaszkiewicz

na koniec projektu powin-

na być odebrana stosownym

dokumentem. Podsumowu-

jąc, spółki mają prawo uję-

cia w wartości początkowej

programu księgowo-finan-

sowego rzetelnie udoku-

mentowanych nakładów

wewnętrznych wynikających

z procesu wdrożenia, zawie-

rających koszty przygotowa-

nia i uruchomienia oprogra-

mowania, pod warunkiem że

zostały one poniesione przed

jego oddaniem do użytkowa-

nia oraz że reprezentują na-

kłady, bez których program

ten nie mógłby funkcjono-

wać czy zostać uruchomiony.

Inną kwestią powodującą
wątpliwości są koszty szkole-
nia pracowników.

Kierując się definicją akty-

wów zamieszczoną w usta-

wie o rachunkowości spółka

powinna nie tylko być w sta-

nie określić wartość, ale tak-

że mieć pełną kontrolę nad

swymi zasobami majątkowy-

mi. W tym zakresie koszty

szkoleń pracowników nie po-

winny być ujęte w wartości

początkowej wartości niema-

terialnych i prawnych, po-

nieważ stanowią one raczej

nakłady na pracowników,

a nie składnik wartości nie-

materialnej i prawnej. Szko-

lenia pracowników są wręcz

wprost wymienione w MSR

38 jako przykład wydatków

nie, stanowiących kosztu

wartości niematerialnych.

Zatem spółki, ujmując

w wartości początkowej pro-

gramu księgowo-finansowe-

go koszty szkolenia pracow-

ników, postępują w sposób

nieprawidłowy i pozostają

w niezgodzie z obowiązują-

cymi przepisami ustawy o ra-

chunkowości, a także z mię-

dzynarodowymi standardami

rachunkowości. W przypadku

kosztów wdrożeniowych ich

ujęcie w wartości początko-

wej programu jest w pełni do-

puszczalne pod warunkiem

stosownego udokumento-

wania procesu wdrożenia

i może być przeprowadzone

przy wykorzystaniu w tym

celu zewnętrznego dostaw-

cy, jak i wewnętrznych zaso-

bów jednostki.

Rozmawiał

Krzysztof Tomaszewski

Nakłady trzeba ująć w aktywach trwałych

O stosowaniu przez firmy programów finansowo-księgowych rozmawiamy z Alicją Oparą-Kozysą, menedżerem w dzi ale audytu ogólnego w KPMG w Polsce

dokończenie ze str. 1

Jeżeli jednak sprawca do-

puszcza się takiego czynu

w celu osiągnięcia korzyści

majątkowej, to naraża się na

karę pozbawienia wolności

do trzech lat.

Jeżeli zaś sprawca uczynił

sobie z popełniania wspo-

mnianego przestępstwa

stałe źródło dochodu, to

już podlega karze pozba-

wienia wolności od sześciu

miesięcy do pięciu lat. Może

się zdarzyć, że sprawca bez

uprawnienia rozpowszech-

niający cudzy utwór w wer-

sji oryginalnej albo w po-

staci opracowania działa

nieumyślnie. Wtedy pod-

lega grzywnie, karze ogra-

niczenia wolności albo po-

zbawienia wolności do roku.

Na tym nie koniec. Kto

bez uprawnienia albo wbrew

jego warunkom w celu m.in.

rozpowszechnienia utrwa-

la lub zwielokrotnia cudzy

utwór w wersji oryginalnej

lub w postaci opracowania,

to podlega grzywnie, ka-

rze ograniczenia wolności

albo pozbawienia wolności

do dwóch lat. Także w tym

przypadku sankcja jest bar-

dziej dotkliwa, jeżeli sprawca

uczynił sobie z popełniania

takiego przestępstwa np. sta-

łe źródło dochodu. Taka oso-

ba podlega karze pozbawie-

nia wolności do trzech lat.

System zarządzania IT

Kto zatem może odpowia-

dać za używanie w firmie

nielegalnego programu fi-

nansowo-księgowego? Jeżeli

w spółce istnieje zarząd, to

odpowiedzialność spoczywa

na członkach tego organu.

Gdy zaś firma jest prowa-

dzona jako indywidualna

działalność, to odpowiada

właściciel. Osoby te nara-

żają się na sankcje nie tylko

wtedy, gdy osobiście zade-

cydują o używaniu niele-

galnego oprogramowania

w danym przedsiębiorstwie.

Będą odpowiadały również

wtedy, gdy tolerowały taki

niezgodny z prawem stan

rzeczy i nie eliminowały

nieprawidłowości.

W określonych sytuacjach

ukarani mogą zostać rów-

nież kierownicy mający

czuwać nad systemem in-

formatycznym w danym

przedsiębiorstwie. Odpo-

wiedzialność mogą także

ponosić pracownicy, którzy

z własnej inicjatywy zain-

stalowali nielegalny pro-

gram finansowo-księgowy.

Dlatego, żeby uniknąć ta-

kich sytuacji, nie tylko kie-

rownictwo firmy, ale rów-

nież jej pracownicy muszą

czuwać nad tym, żeby w fir-

mie stosowano tylko legalne

oprogramowanie. Generalnie

trzeba wprowadzić sprawny

system zarządzania całą sferą

IT. W tym celu należy m.in.

przeprowadzać systematycz-

ne szkolenia załogi, a także

przeprowadzać regularne

audyty oprogramowania.

Na tym nie koniec. Trzeba

dokładnie ewidencjonować

każdy zakup i instalację pro-

gramów. Zaniedbania w tej

sferze mogą bowiem mieć po-

wiem bardzo opłakane skutki.

REKlaMa

Legalność oprogramowania

W firmie należy

stosować

tylko legalne

oprogramowanie

Wygenerowano dnia 2015-02-20 dla loginu: johnprctorbob@gmail.com

3 / 4

programy finansowo-księgowe

Dziennik Gazeta Prawna, 27 listopada 2014, nr 230 (3871)

gazetaprawna.pl

dokończenie ze str. 1

Równocześnie przepisy

podatkowe mówią o tym, że

przedsiębiorca może dokonać

jednorazowego odpisu amor-

tyzacyjnego od niskocennych

wartości niematerialnych

i prawnych oraz środków

trwałych. Za niskocenne uwa-

ża się środki do 3,5 tys. zł. I jeśli

cena nabycia oprogramowa-

nia nie przekroczyła tej kwo-

ty, wówczas można odliczyć ją

naraz, niezależnie od tego na

jak długo spółka ma licencję.

Pozycję tę można wpisać bez-

pośrednio w koszty.

Przedsiębiorca może przy-

jąć oprogramowanie finan-

sowo-księgowe aportem, np.

w wyniku przejęcia innej spół-

ki. Wówczas jego wartość okre-

ślona jest w umowie. Jednak

nie może ona odbiegać od ceny

rynkowej. Jeśli przedsiębior-

ca dostał program finansowo-

-księgowy, to musi sprawdzić

jego cenę rynkową i ująć ją we

własnych księgach sprawoz-

dawczych. Jeśli koszt progra-

mu ustalono na 3 tys. zł, a pra-

wa do niego są na trzy lata, to

po stronie wartości niemate-

rialnych i prawnych należy

wpisać 3 tys. zł. Amortyzacja

wyniesie 1 tys. zł rocznie.

Programy finansowo-księ-

gowe dezaktualizują się po

kilka razy w roku. Wydatki po-

niesione na aktualizację opro-

gramowania można zaliczyć

do kosztów uzyskania przy-

chodów. Wyjątek, gdy koszty

te można amortyzować, na-

stępuje wówczas, gdy efektem

aktualizacji jest powstanie no-

wego składnika wartości nie-

materialnych i prawnych, który

można zaliczyć do aktywów.

Następuje to np. wówczas, gdy

stara wersja oprogramowania

została całkowicie zamortyzo-

wana, a przedsiębiorca zdecy-

duje się na zakup nowej.

Podstawa prawna

W świetle przepisów ustawy o rachunkowości – art. 3 ust. 1 pkt

14, przez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte

przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa mająt-

kowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewi-

dywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok,

przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, w tym m.in.

autorskie prawa majątkowe, pokrewne, licencje.

Ustawa nie wymienia wśród wartości niematerialnych i praw-

nych programów komputerowych czy oprogramowania.

Według ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach

pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 ze zm.), program

komputerowy jest utworem, który może być przedmiotem

prawa autorskiego. Przy czym autorskie prawa majątkowe

mogą przejść na inne osoby w drodze dziedziczenia lub na

podstawie umowy. Z kolei nabywca autorskich praw mająt-

kowych może przenieść je na inne osoby, chyba że umowa

stanowi inaczej. Zasadniczo jednostki mogą więc korzystać

z programów komputerowych na podstawie:

nabytych autorskich praw majątkowych – wtedy w oparciu

o zawartą umowę właściciel trwale przenosi na nabywcę

programu prawo do wyłącznego korzystania z tego progra-

mu, w określonym w umowie zakresie, nabywca ma również

prawo do modyfikowania i udostępniania innym program;

licencji udzielonej na podstawie umowy o korzystanie

z programu, uprawniającej do korzystania z niego przez

określony czas, na przykład 5 lat.

Wartość niematerialną i prawną stanowią programy infor-

matyczne użytkowe. Natomiast oprogramowanie operacyj-

ne, które jest integralną częścią sprzętu komputerowego,

a komputer bez niego nie może działać, zwiększa wartość

początkową środka trwałego, którego dotyczy.

Źródło: www.gofin.pl

ReklAmA

Rozbudowany

i łatwy w obsłudze

Dobry program

do księgowości

powinien być

intuicyjny,

dostosowany do

zmieniających się

przepisów prawa

oraz niezawodny.

Wybór systemu to

decyzja, której skutki

odczuwane mogą

być w firmie przez

lata

Jeżeli firma szuka nowocze-

snego systemu wspomaga-

jącego prowadzenie pełnej

księgowości, to powinna za-

interesować się programem

Rewizor nexo. mimo wielu

funkcji system ten wyróż-

nia się prostą obsługą. li-

nię nexo stworzył InseRT

– lider oprogramowania dla

małych i średnich przedsię-

biorstw (mŚP) w Polsce. Po-

nad 20-letnie doświadczenie

w tworzeniu programów po-

zwoliło zbudować intuicyj-

ne narzędzie, które dzięki

zastosowaniu nowocze-

snych technologii zapew-

nia m.in. możliwość zdalnej

współpracy (poprzez wymia-

nę dokumentów przez in-

ternet) działu księgowego

lub biura rachunkowego

z działem sprzedaży firmy

lub klienta czy archiwizację

danych w chmurze. W skład

Insert nexo, poza Rewizo-

rem, wchodzi również Rach-

mistrz nexo – do prowa-

dzenia księgi przychodów

i rozchodów oraz ewidencji

podatku zryczałtowanego,

a także Subiekt nexo – do

obsługi sprzedaży i maga-

zynów.

Będący częścią nowej li-

nii Rewizor nexo jest rozbu-

dowanym narzędziem dla

firm samodzielnie prowa-

dzących pełną księgowość

oraz dla biur rachunkowych.

System umożliwia m.in. za-

awansowaną obsługę planu

kont, automatyczną dekre-

tację dokumentów czy ela-

styczną ewidencję finansów

i rozrachunków.

Jedną z firm, która w co-

dziennej pracy wykorzystuje

system, jest eldorado ltd. sp.

z o.o., do której należy Cen-

trum Ogrodnicze eldorado

oraz największa w koszali-

nie kwiaciarnia Centrum.

Przedsiębiorstwo istnieje

od 2005 roku i z każdym

rokiem stara się rozszerzać

profil świadczonych usług.

– Rewizor nexo PRO

usprawnił naszą pracę m.in.

za sprawą rozbudowanych

schematów dekretacji. Wiel-

ką jego zaletą jest możliwość

tworzenia rozbudowanych

kryteriów dopasowania

schematu do dokumentu

oraz warunkowego tworze-

nia zapisów w księgach han-

dlowych i ewidencjach VAT.

W codziennej pracy bardzo

pomagają nam udoskona-

lone pieczęcie księgowe

– mówi Aleksandra Dziu-

bińska, księgowa w eldora-

do. Podkreśla, że użytkow-

nik systemu ma możliwość

dzielenia pracy na etapy.

ma do dyspozycji elastycz-

ny plan kont z obsługą kont

kartotekowych i rozrachun-

kowych oraz intuicyjnie zor-

ganizowane wprowadzanie

dekretów oraz poleceń księ-

gowania.

– Program Rewizor nexo

PRO to również narzędzie

bardzo przydatne w we-

wnętrznej kontroli firmy

dzięki występowaniu róż-

nych stanów dokumentów:

w przygotowaniu, zatwier-

dzony oraz zaksięgowany

– dodaje Aleksandra Dziu-

bińska.

Krzysztof Tomaszewski

wykazywanie programów w księgowości

Wygenerowano dnia 2015-02-20 dla loginu: johnprctorbob@gmail.com

4 / 4