2015-03-29
1
Audyt wewn
ę
trzny
Wykład 6
77
78
Podj
ę
cie czynno
ś
ci kontrolnych powinno by
ć
poprzedzone
ustaleniem celu i zasadno
ś
ci przeprowadzenia kontroli.
Podczas przeprowadzania kontroli, pracownicy jednostki
kontroli wewn
ę
trznej powinni
weryfikowa
ć
i analizowa
ć
uzyskane
informacje,
zbiera
ć
i
wł
ą
cza
ć
do
własnej
dokumentacji roboczej (np. istotne z punktu widzenia
zdarze
ń
powoduj
ą
cych skutki finansowe) kopie materiałów
ź
ródłowych oraz wyja
ś
nienia uzyskane od pracowników i
kieruj
ą
cego jednostk
ą
kontrolowan
ą
, na podstawie których
stwierdzono nieprawidłowo
ś
ci i sformułowano okre
ś
lone
wnioski b
ą
d
ź
zalecenia.
Zapisy powinny by
ć
uj
ę
te logicznie, zgodnie z podj
ę
tymi
działaniami
podczas
kontroli
i
musz
ą
zawiera
ć
najwa
ż
niejsze fakty stwierdzone podczas kontroli.
2015-03-29
2
79
Wszelkie uwagi i w
ą
tpliwo
ś
ci pojawiaj
ą
ce si
ę
podczas
kontroli
powinny by
ć
na bie
żą
co omawiane i wyja
ś
niane z
odpowiednimi pracownikami. Z przeprowadzonych rozmów
pracownicy
jednostki
kontroli
wewn
ę
trznej
powinni
sporz
ą
dza
ć
notatki podpisane przez zainteresowanych
pracowników,
które
b
ę
d
ą
zał
ą
cznikami
do
raportu
pokontrolnego. Kontrolerzy wewn
ę
trzni powinni d
ąż
y
ć
do
tego,
aby
stwierdzone
nieprawidłowo
ś
ci
były
jak
najszybciej usuni
ę
te, o ile jest to mo
ż
liwe nawet podczas
kontroli (odpowiedni zapis o tym fakcie powinien znale
źć
si
ę
w raporcie pokontrolnym).
80
Po
przeprowadzeniu
kontroli
pracownicy
jednostki
kontroli
wewn
ę
trznej
przeprowadzaj
ą
cy
kontrol
ę
sporz
ą
dzaj
ą
raport pokontrolny .
Kontrola
powinna
by
ć
zako
ń
czona
sporz
ą
dzeniem
raportu
pokontrolnego.
Wymagania
co
do
formy,
zawarto
ś
ci czy miejsca
i terminu
zło
ż
enia
raportu
pokontrolnego oraz cz
ę
stotliwo
ść
przekazania raportów
radzie nadzorczej (np. zbiorczy raport kontrolny) powinny
by
ć
jasno okre
ś
lone i sprecyzowane w procedurach
organizacyjnych jednostki kontroli wewn
ę
trznej.
2015-03-29
3
81
Raport pokontrolny powinien zawiera
ć
ustalenia w pełni
udokumentowane w materiale roboczym. Istotne ustalenia
dotycz
ą
ce nieprawidłowo
ś
ci, które zostały ju
ż
usuni
ę
te
równie
ż
powinny by
ć
w nim opisane.
Dodatkowo,
raport
pokontrolny powinien
wskazywa
ć
istniej
ą
ce niepo
żą
dane zjawiska i zwi
ą
zane z nimi
wyst
ę
puj
ą
ce ju
ż
lub potencjalne ryzyko, które oddziałuj
ą
lub
w
najbli
ż
szym
czasie
mog
ą
oddziaływa
ć
na
działalno
ść
banku oraz zawiera
ć
zalecenia podj
ę
cia
stosownych działa
ń
.
Jednym z zalece
ń
mo
ż
e by
ć
monitorowanie przez
pracowników jednostki poddanej kontroli obszaru, w
którym stwierdzono nieprawidłowo
ś
ci oraz informowanie
jednostki kontroli wewn
ę
trznej o efektach podj
ę
tych
działa
ń
.
Kontrolerzy wewn
ę
trzni powinni tak
ż
e
wskaza
ć
na te
elementy z otoczenia firmy, które mog
ą
mie
ć
dla niej
konsekwencje.
82
Raport pokontrolny powinien by
ć
sporz
ą
dzony terminowo,
w formie pisemnej, powinien by
ć
obiektywny, zwi
ę
zły i
konstruktywny. Rada nadzorcza wraz z zarz
ą
dem powinni
ustali
ć
minimalne wymagania co do zawarto
ś
ci raportu
pokontrolnego.
Zawarto
ść
raportu pokontrolnego
mo
ż
na ograniczy
ć
do
danych identyfikacyjnych oraz listy ustale
ń
i zalece
ń
, ale
wskazane jest, aby zawierał on nast
ę
puj
ą
ce elementy:
−
opis wykonania zalece
ń
i skutków podj
ę
tych działa
ń
po
ostatniej kontroli,
−
cel, zakres oraz przyj
ę
te metody kontroli,
−
wskazanie sposobów i metod naprawczych wraz z
terminem ich wykonania.
2015-03-29
4
83
Stwierdzone fakty oraz opinie i wyniki kontroli powinny
by
ć
omówione z kierownictwem jednostki poddanej
kontroli, przy czym w spotkaniu powinien bra
ć
udział
członek zarz
ą
du nadzoruj
ą
cy prac
ę
jednostki poddanej
kontroli
lub
kieruj
ą
cy
pionem
organizacyjnym,
w
strukturze którego znajduje si
ę
ta jednostka.
Celem
spotkania
jest
uzyskanie
stanowiska
oraz
dodatkowych wyja
ś
nie
ń
, o ile nie zostały one wcze
ś
niej
uwzgl
ę
dnione
(ustalenia
mog
ą
by
ć
omawiane
z
kieruj
ą
cym jednostk
ą
kontrolowan
ą
w trakcie kontroli,
etapami).
84
W regulaminie kontroli wewn
ę
trznej powinny by
ć
uj
ę
te
rozwi
ą
zania
dotycz
ą
ce
ewentualnego
procesu
odwoławczego tzn. trybu post
ę
powania w przypadku, gdy
jednostka poddana kontroli nie zgadza si
ę
z opiniami i
wnioskami z kontroli.
Kieruj
ą
cy
jednostk
ą
kontroli
wewn
ę
trznej
przekazuje
raport pokontrolny prezesowi zarz
ą
du, a w dalszej
kolejno
ś
ci
radzie
nadzorczej.
Decyzj
ę
o
sposobie
wykorzystania wyników kontroli podejmuje prezes zarz
ą
du
i przekazuje j
ą
kierownictwu jednostki kontrolowanej.
2015-03-29
5
85
Sposób sprawdzenia wykonania zalece
ń
pokontrolnych tj.
w trakcie nast
ę
pnej kontroli lub odr
ę
bnego post
ę
powania
pokontrolnego, powinien
wynika
ć
np. z ogólnych ustale
ń
regulaminu
działania
jednostki
kontroli
wewn
ę
trznej.
Jednostka
poddana
kontroli
ponosi
pełn
ą
odpowiedzialno
ść
za realizacj
ę
zalece
ń
pokontrolnych i
jest zobowi
ą
zana do przekazania jednostce kontroli
wewn
ę
trznej informacji o terminach i skutkach podj
ę
tych
działa
ń
naprawczych
zwi
ą
zanych z
przeprowadzon
ą
kontrol
ą
.
Raport pokontrolny
powinien by
ć
udost
ę
pniany nadzorowi
i audytorowi zewn
ę
trznemu.