Tomasz Kruszewski

Ul. Powstańców Wlkp.33

85-090 Bydgoszcz

http://www.tkomp.pl

Komputerowy system wspomagania narzędziem nadzorowania dokumentacji w firmie.

1. Podstawowe problemy związane z nadzorem nad dokumentacją.

Aby zidentyfikować problemy jakie niesie ze sobą uzyskanie i utrzymanie certyfikatu jakości w stosunku do nadzoru nad dokumentacją musimy uświadomić sobie kilka prawd o samym systemie zapewnienia jakości, a mianowicie:

• System zapewnienia jakości związany jest w dużej mierze ze zbieraniem, gromadzeniem, obróbką i analizą dużej liczby informacji. Można zatem stwierdzić, iż jest systemem informacyjnym, gdzie źródłem danych w systemie są wszystkie ogniwa procesu produkcyjnego czy też realizacji różnego rodzaju usług, a każdy element systemu opisany jest wieloma cechami, będącymi nośnikami informacji o jakości.

• Wartości cech jakości mogą podlegać ustawicznym zmianom, co wiąże ze sobą konieczność ciągłej aktualizacji danych. Wymagane jest wydawanie wielu dokumentów (atesty, świadectwa badań, plany kontroli itp.) przy stałej konieczności rejestracji tychże dokumentów, osób i jednostek organizacyjnych, które są ich autorem lub z nich korzystają.

• System zapewnienia jakości podlega zmianom, co wiąże ze sobą dodatkowo potrzebę aktualizacji dokumentów i emisji ich nowych wersji.

• Wszystkie dane i zapisy dotyczące jakości muszą być gromadzone, indeksowane, aktualizowane, przechowywane oraz udostępniane upoważnionym osobom.

Ponad wszystko jawi się jednak konieczność szybkiej i skutecznej wymiany informacji.

Ewidencja i nadzór nad dokumentami systemowymi już po krótkim czasie funkcjonowania SZJ (System Zapewnienia Jakości) w firmie zaczyna nastręczać wiele problemów, z których najważniejsze to:

• Jak ewidencjonować dokumenty i jakie cechy należy uwzględnić w opisie dokumentu?

• Czy można uprościć żmudny proces tworzenia nowych dokumentów?

• Jak dystrybuować dokumenty by mieć pełen pogląd na temat ich aktualnej wersji i lokalizacji?

• Jak zapewnić autoryzację na poszczególnych etapach tworzenia dokumentacji ?

• Jak spełnić wymagania normy w zakresie nadzoru dokumentacji?

• Czy istnieje możliwość analizy zmian zachodzących w dokumentacji dla określenia kierunku rozwoju systemu zapewnienia jakości?

Odpowiedzi na powyższe pytania można udzielić w odniesieniu do komputerowego systemu nadzorowania dokumentacji.

2. System komputerowy odpowiedzią na trudności w nadzorze nad dokumentacją.

1. Ewidencja dokumentów

Ewidencja dokumentów w systemie komputerowym odbywa się za pomocą formularzy zawierających szczegółowy opis dokumentu. Z ważniejszych pól stanowiących o jednoznacznej jego identyfikacji wymienić można:

1. Numer dokumentu - identyfikujący jednoznacznie opisywany dokument

2. Tytuł - nazwę dokumentu

3. Kod dokumentu - za pomocą którego dzięki odpowiedniej symbolice można określać przeznaczenie dokumentu, jego docelową lokalizację, oraz przypisać do odpowiedniego procesu.

4. Typ dokumentu w systemie jakości - umożliwiający między innymi:

1. określenie poziomu dokumentu (np.1-Odpowiedzialność, cele, polityka i organizacja, 2- Procedury ogólne, 3 - Szczegółowe instrukcje i opisy procesu)

2. wyodrębnienie dokumentów jako "udokumentowane dane" (podział - lista)

3. wyodrębnienie specyfikacji i wymagań (podział - lista)

1. Status dokumentu określający etap "życia dokumentu " ( np. projekt - propozycja, w trakcie testowania, zatwierdzony, archiwum, inne...)

5. Przydział obiektów związanych (opisanych numerem dokumentu, tytułem, itp.) takich jak:

• Procedury

• Formularze

• Instrukcje

• I inne...

Zaznaczyć należy, iż możliwość związania obiektów dowolnego typu (dokumentów, skrótów, opisów, nagrań dźwiękowych, filmów itp.) znacznie poszerza funkcjonalność komputerowego systemu nadzoru, dając przy tym pełną możliwość opisu wszystkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.

Kolejne ważne pola to:

6. Oznaczenie edycji, wydania dokumentu

7. Data utworzenia - nadawana przez program automatycznie

8. Data ukończenia ważności dokumentu

9. Przydział uprawnień (np. D-decyduje, W - wykonuje, U: uczestniczy, I - jest informowany itd.) z reguły przeprowadzany na podstawie schematu organizacyjnego przedsiębiorstwa z uwzględnieniem komórek i działów organizacyjnych.

10. Adnotacje oraz uwagi w formie krótkiego opisu

11. Data ostatniej zmiany - nadawana przez program automatycznie

12. Rodzaj dokumentu: (dokument word, excel, autocad, maszynopis itp...)

13. Link , czyli ścieżka dostępu pobieranego dokumentu.

14. Ścieżka dostępu do szablonu, który został wykorzystany do wygenerowania opisywanego dokumentu.

15. Pola do własnej dyspozycji umożliwiające dodatkowy specyficzny dla danego dokumentu jego opis.

2. Tworzenie dokumentacji

W komputerowym nadzorze nad dokumentacją ważne jest, aby tworzone dokumenty przechowywane były w jednym miejscu na specjalnie przeznaczonym do tego celu serwerze. Zapisana przy danym dokumencie ścieżka dostępu pozwala na swobodny do niego dostęp bez konieczności kilkukrotnego kopiowania i powielania jednego tego samego pliku.

Podłączenie do każdego typu dokumentu odpowiedniego szablonu pozwalającego na tworzenie standartowych dokumentów systemowych takich jak: procedury, formularze, instrukcje - stanowi niewątpliwie nieodzowną pomoc we wdrożeniu i rozwoju SZJ. Jednak w większości przedsiębiorstw, gdzie uzyskano już certyfikat jakości istnieją już wcześniej utworzone schematy dokumentów znajdujące się w różnych miejscach firmy, często lokalnie na kilku różnych komputerach i u różnych osób.

Istotą uporządkowania i nadzoru dokumentacji w firmie jest również ujednolicenie i zebranie w jedno miejsce aktualnych i zatwierdzonych szablonów do tworzenia dokumentów. Integracja szablonów z oprogramowaniem biurowym MS Officce, niweluje konieczność nauki korzystania z funkcji nowego oprogramowania, całkowicie opierającego się na najpopularniejszym edytorze tekstów, ale przede wszystkim umożliwia przeniesienie istniejącej już w przedsiębiorstwie bazy elektronicznych dokumentów systemowych (lub ich szablonów) bezpośrednio do programu "Nadzór nad dokumentacją ". Pozwala to z kolei na pełną automatyzację wprowadzanych zmian, a w praktyce oznacza, że np. zmiana nazwy działu w jednym z szablonów powoduje automatyczną zmianę wszystkich aktualnych dokumentów wykonanych na bazie tegoż szablonu.

3. Dystrybucja i nadzór dokumentów

Przedstawiona struktura formularza opisującego dany dokument pozwala na dokładny opis wszystkich niezbędnych cech w procesie nadzoru dokumentacji. Osobnym problemem staje się jednak dystrybucja tak opisanych dokumentów. Dzięki temu iż dokumentacja znajduje się na jednym serwerze znika problem nadzoru elektronicznych wersji dokumentów. W rozumieniu komputerowej dystrybucji mamy wówczas do czynienia tylko z wydrukiem odpowiedniej dokumentacji. Rozgraniczyć tu jednak należy wydruk "kopii nadzorowanej" co automatycznie zostaje odnotowane w systemie, oraz wydruk "kopii czasowej" zaopatrzonej w odpowiednią adnotację - jako ważną na dzień wydruku.

Każdy wydruk kopii nadzorowanej posiada swój zapis w systemie, przez co jakakolwiek zmiana dokumentu niesie za sobą poinformowanie pocztą elektroniczną o tym fakcie osoby dokonującej wydruk. Poza tym wyznaczenie terminarza auditów na dowolny przedział czasowy pozwala na przegląd wydrukowanych kopii nadzorowanych, którym mija termin ukończenia ważności.

Wszelkie zmiany mające na celu wprowadzenie zmiany statusu, uprawnień itp. odnotowywane są w "dzienniku zmian". Zmiana edycji niesie za sobą wprowadzenie nowego dokumentu o statusie projektu, podlegającego zatwierdzeniu zmian.

Na życzenie istnieje wówczas możliwość wydruku raportu:

• zmian na dowolny dzień - okres

• historii zmian dotyczących wybranego dokumentu

• listy osób posiadających kopie dokumentów (wezwanie do zwrotu modyfikowanego dokumentu)

• listy osób, które muszą zostać poinformowane o wprowadzonych zmianach - wynikające z przydzielonych uprawnień.

Istnieje możliwość informowania pocztą elektroniczną osób zainteresowanych o wprowadzonych zmianach

Ponadto szereg dodatkowych zestawień typu:

• zestawienie pracowników posiadających wybrane dokumenty

• zestawienie dokumentów posiadanych przez wybranego pracownika

• opisanie uprawnień na podstawie schematu organizacyjnego przedsiębiorstwa dające możliwość generowania wykazu dokumentów przydzielonych danej osobie tzw. księgi stanowiska pracy

pozwala z kolei na pełen nadzór nad całością stosowanej dokumentacji, włączając w to zarówno dokumenty jakościowe, techniczne, prawne i inne funkcjonujące w przedsiębiorstwie.

Program komputerowy powinien wówczas umożliwiać translację kompletnej dokumentacji zapisanej w formie dokumentów elektronicznych, dostępnych dla pracowników w komputerowej sieci przedsiębiorstwa.

4. Autoryzacja dokumentów

Elastyczny, oparty na schemacie organizacyjnym przedsiębiorstwa mechanizm przydziału uprawnień do poszczególnych dokumentów zabezpiecza w układzie poziomym dostęp do dokumentacji firmy ( w odniesieniu do uprawnień dotyczących samego dokumentu - np.: Z - zatwierdza, W - wykonuje, I - jest informowany, D - decyduje itp.).

Autoryzację w układzie pionowym wymusza już sam system logowania, wedle przydzielonych uprawnień dostępu do poszczególnych funkcji programu.

Podejście tego typu w pełni gwarantuje zarówno bezpieczeństwo danych jak i ogranicza możliwość korzystania z systemu i zawartej w nim dokumentacji tylko według ściśle określonych kompetencji użytkowników.

Użytkownik dokonując logowania się do systemu uruchamia proces śledzenia wszystkich wykonywanych przez niego czynności. Oznacza to, że każda wykonana przez niego modyfikacja dokumentu zostanie opatrzona jego nazwiskiem. W rezultacie system pozwala na wykonanie raportu prowadzonych zmian na wybrany przedział czasowy dla żądanego użytkownika lub dokumentu.

Ponadto każda modyfikacja dokumentu oprócz zmiany statusu na „Projekt” niesie za sobą wydanie polecenia poinformowania o zmianach wszystkich zainteresowanych osób. System automatycznie generuje raport modyfikowanych dokumentów o żądanym statusie w określonym przedziale czasowym.

Użytkownicy o przydzielonych uprawnieniach "Z"- zatwierdza mogą zmienić status dokumentu z "projektu" lub "kopii testowej" (tymczasowej) na "dokument zatwierdzony" (pełnoprawny), co automatycznie zostaje odnotowane w "dzienniku zdarzeń" oraz innych wygenerowanych raportach (rejestr dokumentów przydzielonych danemu użytkownikowi, dokumenty przydzielone danemu procesowi lub danemu stanowisku pracy - "książka pracy").

5. Komputerowe nadzorowanie dokumentacji w świetle wymagań normy ISO 9001

System Nadzorowania dokumentacji powinien przede wszystkim spełniać wszystkie wymagania narzucone przez normę ISO 9001. Przedstawiona struktura ewidencji dokumentu w pełni zabezpiecza nadzór nad dokumentacją i danymi tak, że

1. przed ich wydaniem uprawniony personel dokonuje przeglądu i zatwierdzenia dokumentów i danych,

2. jest zabezpieczony dostęp do właściwych i aktualnych wydań dokumentów ważnych dla jakości,

3. nieaktualne lub unieważnione wydania dokumentów są automatycznie usuwane ze wszystkich miejsc ich użycia lub wydania, a przez to zabezpieczone przed niezamierzonym użyciem,

4. wszystkie zdeaktualizowane dokumenty pozostają w archiwum właściwie oznaczone, aby w razie potrzeby można je było łatwo odszukać...”

3. Wybór architektury programu

Jednym z najważniejszych czynników wpływających na funkcjonalność komputerowego systemu nadzorowania dokumentacji jest wybór jego optymalnej architektury.

Najkorzystniejszym rozwiązaniem jest zastosowanie trójwarstwowej architektury opartej na Windows DNA, co w rezultacie pozwala na:

• Skalowalność, czyli nieograniczoną i łatwą rozbudowę systemu

• Łatwą dystrybucję dokumentów w systemie

• Większą kontrolę ze strony administratora. Administracji podlega tylko serwer a nie wszystkie poszczególne stacje. Ponadto system taki posiada możliwość zdalnej administracji i wczesnego ostrzegania o zbliżających się awariach i usterkach.

Warstwę danych powinno stanowić wydajne środowisko serwera baz danych opartego o mechanizmy SQL ( Microsoft SQL Server 7.0 ) , a warstwę przetwarzania System operacyjny Windows NT 4.0/2000 serwer wraz z Internet Information Server 4.0/5.0. Warstwą prezentacji (interfejs użytkownika) zaś powinna być przeglądarka stron internetowych np. Internet Explorer 5.0. Oznacza to, że każdy użytkownik aplikacji "Nadzór nad dokumentacją" pracuje faktycznie z wykorzystaniem przeglądarki internetowej - narzędzia, które jest standardowo wbudowane w system Windows.

Zastosowanie internetowej technologii przenoszenia danych w znacznym stopniu ułatwia administrację całego systemu i pozwala w ramach przyznanych kompetencji na dostęp do informacji z dowolnego miejsca na Ziemi.

Należy zdać sobie sprawę, iż stosunkowo niedroga i bardzo popularna architektura dwuwarstwowa kient-serwer, stosowana powszechnie przez firmy, nie zdaje egzaminu w przypadku systemu nadzoru dokumentacji, do której dostęp powinien mieć każdy pracownik przedsiębiorstwa. Szybki rozrost bazy danych i duże jej obciążenie stwarza niebezpieczeństwo, iż wybór złudnie tańszego rozwiązania może w rezultacie w znacznym stopniu ograniczyć dalszy rozwój firmy. Przedsiębiorstwa duże, wielooddziałowe lub wielozakładowe mające złożoną lub rozproszoną strukturę organizacyjną nie mają raczej wyboru i wybór trójwarstwowej architektury nie będzie już tylko inwestycją w nowoczesność i rozwój lecz koniecznością związaną ze stabilnością i wydajnością systemu.

Źródło - materiały konferencyjne Microsoft DevDays'99

4. Kierunki rozwoju Komputerowych Systemów Nadzoru Dokumentacji.

Obecnie systemy tego typu ewaluują w kierunku dokumentacji elektronicznej opartej na najnowszym standardzie XML. Zastosowanie XML pozwala na większą ingerencję wewnątrz dokumentu zbierając wszystkie istotne informacje o SZJ w firmie. Odpowiednie składowanie danych (Data Warehouse i Data Marts) oraz przetwarzanie tych informacji dzięki zastosowaniu najnowszych osiągnięć OLAP pozwala na wspomaganie decyzji o kierunku rozwoju i ciągłego doskonalenia Systemu Zapewnienia Jakości (nadzór dokumentacji systemowej) lub całego przedsiębiorstwa (nadzór całości dokumentów wykorzystywanych w firmie).

Systemy tego typu powstają obecnie jednostkowo dla konkretnych potrzeb indywidualnego odbiorcy. Niestety rozwiązania jednostkowe, oparte na tego typu technologiach pozostają jeszcze na razie rozwiązaniami ekskluzywnymi, niosącymi wraz z szeroką gamą końcowych korzyści, wysoki nakład pracy projektowej i wdrożeniowej, a co za tym idzie, wysoki koszt realizacji całości przedsięwzięcia.

Nadzieja w tym, że ciągle rozwijająca się technologia zmusza projektantów systemów komputerowych do szukania coraz to nowych rozwiązań, a te już sprawdzone coraz częściej stają się powszechnie dostępnymi dla przeciętnego użytkownika.

Można zatem pokusić się o wniosek, że powszechnie stosowane komputerowe systemy nadzoru nad dokumentacją w firmach, eliminujące całkowicie dokumentację papierową oraz dające możliwość analizy zmian zachodzących w dokumentacji dla określenia kierunku rozwoju SZJ jak i całości przedsiębiorstwa są jedynie kwestią czasu.

Przykładowe okna aplikacji "Nadzór nad dokumentacją" opracowanej przez firmę T Komp.

---