M01 Nadzór nad dokumentacją i zapisami

PROCEDURA:

NR: M01

NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ I

Wydanie: 01

ZAPISAMI

Data: 01.01.2012

NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ

I ZAPISAMI

PN-EN ISO 9001;2009

PN-N 18001;2004

EGZEMPLARZ: 01

1 | S t r o n a

PROCEDURA:

NR: M01

NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ I

Wydanie: 01

ZAPISAMI

Data: 01.01.2012

KARTA ZMIAN

Wprowadzający

Lp.

Wprowadzono

Anulowano

Data zmiany

zmianę

ROZDZIELNIKI

Data

Lp.

Otrzymujący Księgę Jakości

Nr egz.

Podpis

otrzymania

PREZES ZARZĄDU

PEŁNOMOCNIK ZARZĄDU D/S. ZARZĄDZANIA SYSTEMEM

JAKOŚCI ORAZ BHP

SZEF PRZYGOTOWANIA PRODUKCJI

SZEF PRODUKCJI

DZIAŁ HANDLOWY

DZIAŁ KONTROLI JAKOŚCI

BHP

2 | S t r o n a

PROCEDURA:

NR: M01

NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ I

Wydanie: 01

ZAPISAMI

Data: 01.01.2012

SPIS TREŚCI

1. CEL PROCEDURY

2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA

3. ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ SYSTEMU JAKOŚCI

3.1. Księga Jakości

3.2. Procedury, instrukcje i formularze

3 | S t r o n a

PROCEDURA:

NR: M01

NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ I

Wydanie: 01

ZAPISAMI

Data: 01.01.2012

1. CEL PROCEDURY

Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania, który jest przestrzegany przy opracowywaniu, rozpowszechnianiu, modyfikowaniu oraz przechowywaniu dokumentacji systemu zarządzania jakością oraz BHP a także przy identyfikowaniu, gromadzeniu zapisów dotyczących jakości oraz bezpieczeństwa.

2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA

Niniejsza procedura obowiązuje wszystkich pracowników funkcyjnych MONOS.

3. ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

3.1. Księga jakości oraz BHP

Opracowywanie

- Księgę Jakości oraz BHP opracowuje się w celu opisania systemu zarządzania jakością oraz BHP obowiązującego w przedsiębiorstwie oraz przedstawienia metod i środków zarządzania systemem.

- Księga opracowywana jest przez Pełnomocnika Zarządu ds. Zarządzania Systemem Jakości oraz BHP.

- Datę obowiązywania pierwszego wydania ustala Prezes Zarządu w zarządzeniu o wprowadzeniu systemu zarządzania jakością.

- Terminy obowiązywania kolejnych wydań ustala każdorazowo Pełnomocnik Zarządu ds.

Zarządzania Systemem Jakości oraz BHP.

Układ treści

- Poszczególne rozdziały Księgi Jakości prezentują politykę i cele jakości oraz BHP, działalność firmy

- Szata graficzna stron Księgi Jakości jest jednolita.

- Księga Jakości zawiera "Kartę zmian" i "Rozdzielnik".

- Strony Księgi Jakości są numerowane kolejno, począwszy od strony tytułowej.

- Każdy egzemplarz objęty ewidencją jest numerowany.

Zatwierdzanie, rejestrowanie, rozpowszechnianie i przechowywanie

- Księga Jakości jest zatwierdzana przez Prezesa Zarządu.

- W oparciu o ustalone zapotrzebowanie Pełnomocnik Zarządu przygotowuje niezbędną ilość egzemplarzy i oznacza je kolejnymi numerami.

- Poszczególne egzemplarze Księgi Jakości są ewidencjonowane w rozdzielniku egzemplarza Nr 01.

- Księga może zostać udostępniona osobom nie ujętym w rozdzielniku wyłącznie za zgodą Pełnomocnika Zarządu ds. Zarządzania Systemem Jakości oraz BHP.".

- Wszyscy pracownicy funkcyjni w MONOS Sp. z o.o. mają obowiązek zapoznać się z treścią Księgi Jakości.

- Egzemplarz Nr 01 Księgi przechowuje Pełnomocnik Zarządu ds. Zarządzania Systemem Jakości oraz BHP.

4 | S t r o n a

PROCEDURA:

NR: M01

NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ I

Wydanie: 01

ZAPISAMI

Data: 01.01.2012

Wprowadzenie zmian i nowych wydań

- Wniosek o wprowadzenie zmiany w Księdze Jakości oraz BHP mogą zgłosić do Pełnomocnika Zarządu ds. Zarządzania Systemem Jakości oraz BHP wszyscy pracownicy.

- Zmianę wprowadza Pełnomocnik Zarządu ds. Zarządzania Systemem Jakości oraz BHP po stwierdzeniu jej zasadności

- Zmianę wprowadza się do wszystkich egzemplarzy Księgi a jej wprowadzenie odnotowuje się na "Karcie zmian".

- Pełnomocnik Zarządu ds. Zarządzania Systemem Jakości przechowuje bezterminowo oryginały wycofanych stron z egzemplarza nr 01.

3.2. Procedury, instrukcje i formularze

Opracowywanie

- Dla opisania sposobu postępowania w pracach systematycznie powtarzanych wprowadza się procedury.

- Dla szczegółowego ustalenia sposobu wykonania określonych czynności związanych z działaniami technologicznymi wprowadza się instrukcje.

- Dla dokumentowania i ujednolicenia działań biurowych i technicznych wprowadza się formularze.

Procedury i instrukcje powinny być konstruowane możliwie w jak najkrótszej i zrozumiałej formie a następnie przechowywane tak aby dostęp dla osób upoważnionych był klarowny.

Miejsce przechowania ustala właściwa komórka odpowiedzialna za poszczególne dokumenty w sposób uniemożliwiający ich zniszczenie bądź zagubienie.

Układ treści

- Szata graficzna stron procedur/instrukcji jest jednolita.

- Każdy egzemplarz procedury/instrukcji objęty ewidencją.

- Strony procedury/instrukcji numeruje się kolejno począwszy od strony tytułowej.

- W każdej procedurze, przed spisem treści, znajdują się "Karta zmian" i "Rozdzielnik" takie jak w niniejszej procedurze.

- Układ treści jest następujący:

– "Cel procedury/instrukcji" - jednoznaczne wskazanie obszaru działania, którego dotyczy procedura/instrukcja i co jest przedmiotem jej istnienia.

– "Zakres obowiązywania" - ustalenie podmiotów których procedura/instrukcja dotyczy.

– "Opis postępowania" - treść procedury/instrukcji, w której sprecyzowane są działania związane z przedmiotem procedury/instrukcji, w przypadku procedur także wskazane są osoby odpowiedzialne za ich realizację.

– "Wykaz formularzy" - podaje numer formularza i tytuł jeżeli zaistnieje konieczność jego zastosowania.

– Treść procedury/instrukcji zakończona jest słowem "KONIEC".

5 | S t r o n a

PROCEDURA:

NR: M01

NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ I

Wydanie: 01

ZAPISAMI

Data: 01.01.2012

Zatwierdzanie, rejestrowanie, rozpowszechnianie i przechowywanie

- Procedury i instrukcje zatwierdza Prezes Zarządu.

- Pełnomocnik Zarządu ds. Zarządzania Systemem Jakości oraz BHP przygotowuje odpowiednią ilość egzemplarzy procedury/instrukcji i kolejno je numerując i rozpowszechnia wśród zainteresowanych podmiotów.

- Przekazane egzemplarze procedury/instrukcji są ewidencjonowane w Rozdzielniku egzemplarza Nr 01.

- Przed terminem obowiązywania danej procedury/instrukcji Prezes Zarządu zapewnia przeszkolenie w zakresie jej obowiązywania.

- Egzemplarz Nr 01 procedury/instrukcji przechowuje Pełnomocnik Zarządu ds. Zarządzania Systemem Jakości.

- Użytkownicy procedur/instrukcji zobowiązani są przechowywać otrzymane egzemplarze w sposób wykluczający ich zniszczenie lub zgubienie oraz uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym.

KONIEC

6 | S t r o n a