PROCEDURA:

NADZÓR NAD DOKUMENTACJ

Ą

I

ZAPISAMI

NR: M01

Wydanie: 01

Data: 01.01.2012

1 |

S t r o n a

NADZÓR

NAD

DOKUMENTACJ

Ą

I

ZAPISAMI

PN-EN

ISO

9001;2009

PN-N

18001;2004

EGZEMPLARZ

:

01

PROCEDURA:

NADZÓR NAD DOKUMENTACJ

Ą

I

ZAPISAMI

NR: M01

Wydanie: 01

Data: 01.01.2012

2 |

S t r o n a

KARTA

ZMIAN

Lp.

Wprowadzono

Anulowano

Data zmiany

Wprowadzaj

ą

cy

zmian

ę

ROZDZIELNIKI

Lp.

Otrzymuj

ą

cy Ksi

ę

g

ę

Jako

ś

ci

Nr egz.

Data

otrzymania

Podpis

1

PREZES ZARZ

Ą

DU

2

PEŁNOMOCNIK ZARZ

Ą

DU D/S. ZARZ

Ą

DZANIA SYSTEMEM

JAKO

Ś

CI ORAZ BHP

3

SZEF PRZYGOTOWANIA PRODUKCJI

4

SZEF PRODUKCJI

5

DZIAŁ HANDLOWY

6

DZIAŁ KONTROLI JAKO

Ś

CI

7.

BHP

PROCEDURA:

NADZÓR NAD DOKUMENTACJ

Ą

I

ZAPISAMI

NR: M01

Wydanie: 01

Data: 01.01.2012

3 |

S t r o n a

SPIS TRE

Ś

CI

1.

CEL

PROCEDURY

2.

ZAKRES

OBOWI

Ą

ZYWANIA

3.

ZARZ

Ą

DZANIE

DOKUMENTACJ

Ą

SYSTEMU

JAKO

Ś

CI

3.1.

Ksi

ę

ga Jako

ś

ci

3.2.

Procedury, instrukcje i formularze

PROCEDURA:

NADZÓR NAD DOKUMENTACJ

Ą

I

ZAPISAMI

NR: M01

Wydanie: 01

Data: 01.01.2012

4 |

S t r o n a

1. CEL PROCEDURY

Celem procedury jest ustalenie sposobu post

ę

powania, który jest przestrzegany przy

opracowywaniu, rozpowszechnianiu, modyfikowaniu oraz przechowywaniu dokumentacji
systemu zarz

ą

dzania jako

ś

ci

ą

oraz BHP a tak

ż

e przy identyfikowaniu, gromadzeniu zapisów

dotycz

ą

cych jako

ś

ci oraz bezpiecze

ń

stwa.

2. ZAKRES OBOWI

Ą

ZYWANIA

Niniejsza procedura obowi

ą

zuje wszystkich pracowników funkcyjnych MONOS.

3. ZARZ

Ą

DZANIE DOKUMENTACJ

Ą

SYSTEMU ZARZ

Ą

DZANIA JAKO

Ś

CI

Ą

3.1. Ksi

ę

ga jako

ś

ci oraz BHP

Opracowywanie

- Ksi

ę

g

ę

Jako

ś

ci oraz BHP opracowuje si

ę

w celu opisania systemu zarz

ą

dzania jako

ś

ci

ą

oraz BHP obowi

ą

zuj

ą

cego w przedsi

ę

biorstwie oraz przedstawienia metod i

ś

rodków

zarz

ą

dzania systemem.

- Ksi

ę

ga opracowywana jest przez Pełnomocnika Zarz

ą

du ds. Zarz

ą

dzania

Systemem Jako

ś

ci oraz BHP.

- Dat

ę

obowi

ą

zywania pierwszego wydania ustala Prezes Zarz

ą

du w zarz

ą

dzeniu o

wprowadzeniu systemu zarz

ą

dzania jako

ś

ci

ą

.

- Terminy obowi

ą

zywania kolejnych wyda

ń

ustala ka

ż

dorazowo Pełnomocnik Zarz

ą

du ds.

Zarz

ą

dzania Systemem Jako

ś

ci oraz BHP.

Układ tre

ś

ci

- Poszczególne rozdziały Ksi

ę

gi Jako

ś

ci prezentuj

ą

polityk

ę

i cele jako

ś

ci oraz BHP,

działalno

ść

firmy

- Szata graficzna stron Ksi

ę

gi Jako

ś

ci jest jednolita.

- Ksi

ę

ga Jako

ś

ci zawiera "Kart

ę

zmian" i "Rozdzielnik".

- Strony Ksi

ę

gi Jako

ś

ci s

ą

numerowane kolejno, pocz

ą

wszy od strony tytułowej.

- Ka

ż

dy egzemplarz obj

ę

ty ewidencj

ą

jest numerowany.

Zatwierdzanie, rejestrowanie, rozpowszechnianie i przechowywanie

- Ksi

ę

ga Jako

ś

ci jest zatwierdzana przez Prezesa Zarz

ą

du.

- W oparciu o ustalone zapotrzebowanie Pełnomocnik Zarz

ą

du przygotowuje niezb

ę

dn

ą

ilo

ść

egzemplarzy i oznacza je kolejnymi numerami.

- Poszczególne egzemplarze Ksi

ę

gi Jako

ś

ci s

ą

ewidencjonowane w rozdzielniku

egzemplarza Nr 01.
- Ksi

ę

ga mo

ż

e zosta

ć

udost

ę

pniona osobom nie uj

ę

tym w rozdzielniku wył

ą

cznie za zgod

ą

Pełnomocnika Zarz

ą

du ds. Zarz

ą

dzania Systemem Jako

ś

ci oraz BHP.".

- Wszyscy pracownicy funkcyjni w MONOS Sp. z o.o. maj

ą

obowi

ą

zek zapozna

ć

si

ę

z tre

ś

ci

ą

Ksi

ę

gi Jako

ś

ci.

- Egzemplarz Nr 01 Ksi

ę

gi przechowuje Pełnomocnik Zarz

ą

du ds. Zarz

ą

dzania

Systemem Jako

ś

ci oraz BHP.

PROCEDURA:

NADZÓR NAD DOKUMENTACJ

Ą

I

ZAPISAMI

NR: M01

Wydanie: 01

Data: 01.01.2012

5 |

S t r o n a

Wprowadzenie zmian i nowych wyda

ń

- Wniosek o wprowadzenie zmiany w Ksi

ę

dze Jako

ś

ci oraz BHP mog

ą

zgłosi

ć

do

Pełnomocnika Zarz

ą

du ds. Zarz

ą

dzania Systemem Jako

ś

ci oraz BHP wszyscy pracownicy.

- Zmian

ę

wprowadza Pełnomocnik Zarz

ą

du ds. Zarz

ą

dzania Systemem Jako

ś

ci oraz BHP po

stwierdzeniu jej zasadno

ś

ci

- Zmian

ę

wprowadza si

ę

do wszystkich egzemplarzy Ksi

ę

gi a jej wprowadzenie odnotowuje

si

ę

na "Karcie zmian".

- Pełnomocnik Zarz

ą

du ds. Zarz

ą

dzania Systemem Jako

ś

ci przechowuje bezterminowo

oryginały wycofanych stron z egzemplarza nr 01.

3.2. Procedury, instrukcje i formularze

Opracowywanie

- Dla opisania sposobu post

ę

powania w pracach systematycznie powtarzanych wprowadza

si

ę

procedury.

- Dla szczegółowego ustalenia sposobu wykonania okre

ś

lonych czynno

ś

ci zwi

ą

zanych z

działaniami technologicznymi wprowadza si

ę

instrukcje.

- Dla dokumentowania i ujednolicenia działa

ń

biurowych i technicznych wprowadza si

ę

formularze.

Procedury i instrukcje powinny by

ć

konstruowane mo

ż

liwie w jak najkrótszej i zrozumiałej

formie a nast

ę

pnie przechowywane tak aby dost

ę

p dla osób upowa

ż

nionych był klarowny.

Miejsce przechowania ustala wła

ś

ciwa komórka odpowiedzialna za poszczególne

dokumenty w sposób uniemo

ż

liwiaj

ą

cy ich zniszczenie b

ą

d

ź

zagubienie.

Układ tre

ś

ci

- Szata graficzna stron procedur/instrukcji jest jednolita.
- Ka

ż

dy egzemplarz procedury/instrukcji obj

ę

ty ewidencj

ą

.

- Strony procedury/instrukcji numeruje si

ę

kolejno pocz

ą

wszy od strony tytułowej.

- W ka

ż

dej procedurze, przed spisem tre

ś

ci, znajduj

ą

si

ę

"Karta zmian" i "Rozdzielnik" takie

jak w niniejszej procedurze.

- Układ tre

ś

ci jest nast

ę

puj

ą

cy:

– "Cel procedury/instrukcji" - jednoznaczne wskazanie obszaru działania, którego

dotyczy procedura/instrukcja i co jest przedmiotem jej istnienia.

– "Zakres obowi

ą

zywania" - ustalenie podmiotów których procedura/instrukcja dotyczy.

– "Opis post

ę

powania" - tre

ść

procedury/instrukcji, w której sprecyzowane s

ą

działania

zwi

ą

zane z przedmiotem procedury/instrukcji, w przypadku procedur tak

ż

e wskazane

s

ą

osoby odpowiedzialne za ich realizacj

ę

.

– "Wykaz formularzy" - podaje numer formularza i tytuł je

ż

eli zaistnieje konieczno

ść

jego

zastosowania.

– Tre

ść

procedury/instrukcji zako

ń

czona jest słowem "KONIEC".

PROCEDURA:

NADZÓR NAD DOKUMENTACJ

Ą

I

ZAPISAMI

NR: M01

Wydanie: 01

Data: 01.01.2012

6 |

S t r o n a

Zatwierdzanie, rejestrowanie, rozpowszechnianie i przechowywanie

- Procedury i instrukcje zatwierdza Prezes Zarz

ą

du.

- Pełnomocnik Zarz

ą

du ds. Zarz

ą

dzania Systemem Jako

ś

ci oraz BHP przygotowuje

odpowiedni

ą

ilo

ść

egzemplarzy procedury/instrukcji i kolejno je numeruj

ą

c i rozpowszechnia

w

ś

ród zainteresowanych podmiotów.

- Przekazane egzemplarze procedury/instrukcji s

ą

ewidencjonowane w Rozdzielniku

egzemplarza Nr 01.

- Przed terminem obowi

ą

zywania danej procedury/instrukcji Prezes Zarz

ą

du zapewnia

przeszkolenie w zakresie jej obowi

ą

zywania.

- Egzemplarz Nr 01 procedury/instrukcji przechowuje Pełnomocnik Zarz

ą

du ds. Zarz

ą

dzania

Systemem Jako

ś

ci.

- U

ż

ytkownicy procedur/instrukcji zobowi

ą

zani s

ą

przechowywa

ć

otrzymane egzemplarze

w sposób wykluczaj

ą

cy ich zniszczenie lub zgubienie oraz uniemo

ż

liwiaj

ą

cy dost

ę

p do nich

osobom nieuprawnionym.

KONIEC