1. Co to jest projekt?

Projekt jest przedsięwzięciem ograniczonym w czasie, w którym zasoby ludzkie, materialne i finansowe są zorganizowane w nowatorski sposób, w celu wykonania unikatowego zakresu prac, z daną specyfikacją, z ograniczeniami kosztu i czasu, w okresie pełnego cyklu trwania projektu, dla uzyskania korzystnych zmian określonych przez cele jakościowe i ilościowe.

Projekt jest:

- innowacyjny - nowy,(ciągłe pozyskiwanie wiedzy)

- unikalny - oryginalny, (inne warunki zew. i wew.)

- tymczasowy - niepewność przyszłości, ograniczony czasowo,

- autonomiczny - wykonywany niezależnie i równolegle do zwykłej działalności firmy.

Klasyfikacja projektów:

- duże projekty,

- portfele projektów, (zestaw wielu projektów)

- programy, (j.w. + wspólne cechy)

- projekty zewnętrzne (kontraktowe),

- projekty wewnętrzne.

Parametry projektu:

- zakres projektu,

- czas,

- koszt.

2. Obszary zarządzania w projekcie.

- zarządzanie komunikacją,

- zarządzanie integralnością,

- zarządzanie jakością,

- zarządzanie zakresem,

- zarządzanie czasem,

- zarządzanie kosztami,

- zarządzanie ryzykiem,

- zarządzanie ludzmi.

3. Definicja zarządzania projektami.

Zarządzanie projektem to zastosowanie dostępnych i właściwych: wiedzy, umiejętności, metodologii, technik i narzędzi, tak, by zapewnić przebiegi składowych procesów projektu, prowadzące do realizacji celu. Składają się nań: planowanie i podział.

Proces - to zespól zasobów i działań, przekształcających wejście i wyjście.

Zarządzanie projektem to utrzymywać równowagę triady: technika/jakość - czas - koszty.

4. Przyczyny inicjowania projektów.

Do inicjacji projektu dochodzi gdy formułowana jest potrzeba i idea. Potem szuka się poparcia u kierownictwa i potwierdzenia potrzeby. Następnym krokiem jest podejmowanie decyzji o inicjacji (okazja, problem, oczekiwania, planowane zmiany).

5. Co to jest misja projektu?

To zwięzłe sformułowanie celów projektu i korzyści z jego realizacji. Misja wynika z ujawnionych problemów, potrzeb, możliwości, wymagań rynku i klienta. Misja pokazuje kierunek, inspiruje i prowadzi do rozwiązania.

Dobre sformułowanie misji:

- jest konkretne, ale pozwala tworzyć różne scenariusze,

- określa granice, ale nie ogranicza,

- koncentruje się na rozwiązaniu, ale pozwala na poszukiwania,

- ułatwia przepływ informacji.

Misję projektu można wyrazić w formie tzw. „testu windowego”:

- projekt(produkt nazwa jest realizowany dla grupa docelowej, która sformułowała potrzebę lub okazję, szanse i możliwości)

- projekt/produkt jest opisany przez opis kategorii.

6. Jakie są źródła interesów w projekcie?

Wyróżniamy trzy źródła interesów w projekcie:

Biznes - dotyczy pewnego okresu realizacji, finansuje sponsor,

Wykonawca - nasza firma,

Użytkownik - np. przedstawiciel handlowy.

7. Główni interesariusze projektu.

Główni interesariusze projektu:

- sponsor - organizacja lub osoba która łoży środki na projekt,

- użytkownik - os. lub organizacja, która będzie korzystać z produktu projektu,

- wykonawca,

- komitet sterujący projektem - zespól odpowiedzialny za sukces biznesowy projektu,

- kierownik projektu - odpowiedzialny za część operacyjna,

- zespól projektowy - zespól osób bezpośrednio realizujących prace projektowe,

- inni udziałowcy wewn. i zewn.

8. Główne punkty projektu.

- etapy projektu/główne produkty

- związane z nimi kamienie milowe

- wykonawcy (podwykonawcy)

- priorytety obszaru projektu

- generalne podejście do cyklu wytwórczego

Kamień milowy - w kontekście dyscypliny zarządzania projektami, jest to końcowy punkt, który podsumowuje określony zestaw zadań, bądź daną fazę projektu. Oznacza on jednocześnie pewne istotne, jednorazowe zdarzenie, które można w jednoznaczny sposób określić. Może to być: podpisanie dokumentu, otrzymanie wyniku, ważne spotkanie, zatwierdzenie pracy itp.

Zazwyczaj wystąpienie kamienia milowego wiąże się z dalszymi decyzjami odnośnie rozwoju projektu.

Na wykresie Gantta kamienie milowe oznaczamy punktem (najczęściej jest to kwadrat obrócony o 45°), który nie trwa, ale wyznacza moment.

9. Mapa projektu.

Mapa projektu/produktu to kręgosłup każdego projektu. Każdy produkt musi być opisany:

- nazwa, przeznaczenie,

- wymagania (funkcjonalne, pozafunkcjonalne)

10. Wymagania dotyczące produktów.

Wymagania produktu to aspekt zawartości lub zachowania, który jest konieczny lub pożądany. Wyróżniamy:

- wymagania funkcjonalne - rzecz, którą produkt musi realizować (wykonywać, robić), np. aplikacja obliczania najtańszej trasy, przechowywać zapisy wszystkich operacji, jednoznacznie identyfikować klienta

- wymagania pozafunkcjonalne - własność, cecha, którą produkt musi posiadać, np. powyższa aplikacja działająca pod windowsem, być atrakcyjny dla dzieci, prezentować na ekranie logo producenta

Ograniczenia nałożone na produkt np. standard.

11. Zakres projektu.

1. Suma wszystkich produktów wewnętrznych i końcowych jakie projekt wytwarza.

2. Suma wszystkich prac, które musza być podjęte w projekcie istotnie więcej niż same produkty.

12. Co to WBS?

WBS (Work Breakdown Structure) to struktura podziału prac - definiuje projekt jako pewną hierarchię elementów ściśle związanych z produktami wytwarzanymi w trakcie jego realizacji.

Wynikami tych elementów są z zasady produkty projektu, a całość prac do wykonania zostaje zaprezentowana ostatecznie w postaci zadań do wykonania.

Dobrze zaprojektowana WBS opisuje oczekiwane cele, nie zaś zadania. Cele można określić z dużą dokładnością, dużo trudniej przewidzieć zadania stanowiące część planu przedsięwzięcia.

13. Co zawiera harmonogram i czego dotyczy?

Harmonogram to zaprezentowanie planu realizacji kolejnych prac projektu w czasie.

Zawiera on:

- momenty rozpoczęcia, zakończenia czynności,

- momenty dostarczenia produktów,

- momenty synchronizacji projektu z otoczeniem,

- wykonawców czynności,

- czasy trwania etapów i całego projektu.

Możemy go przedstawić za pomocą:- wykresu Gantta, - listy czynności, - diagramu sieciowego.

Kroki tworzenia harmonogramu:

- zdefiniowanie listy zadań(czynności),

- ocena czasochłonności poszczególnych zadań,

- ustalenie zależności logicznych pomiędzy zadaniami,

- wyznaczenie ścieżki krytycznej.

14. W oparciu o co budować harmonogram?

- w oparciu o daty narzucone kontraktem,

- w oparciu o kamienie milowe,

- w oparciu o strukturę prac

15. Wykres Gantta.

Diagram Gantta to graf - uwzględnia się w nim podział projektu na poszczególne zadania, oraz rozplanowanie ich w czasie. System ten stworzył podstawy nowoczesnego zarządzania projektami, wnosząc m.in. metodę tworzenia diagramów Gantta, pozwalających na prezentacje wykresów ukazujących harmonogram zadań w projekcie.

Ścieżka krytyczna - w teorii zarządzania projektami ciąg takich zadań (podzadań projektu), że opóźnienie któregokolwiek z nich opóźni zakończenie całego projektu. Menadżer projektu powinien zwrócić szczególną uwagę na zadania znajdujące się na ścieżce krytycznej, gdyż od nich zależy terminowość przedsięwzięcia.

16. Zasoby projektu.

- środowisko pracy, (biurowe, informatyczne, socjalne),

- narzędzia do realizacji prac, zależne ściśle od rodzaju projektu (serwery, kompilatory),

- materiały wykorzystywane do realizacji produktów, występują tym częściej im bardziej „materialny” jest projekt(dla projektu budowlanego - cement, wapno),

- z punktu widzenia harmonogramu istotne sa zasoby jakie należy koniecznie przydzielić już na etapie planowania.

17. Co to jest zespół projektowy.

- zespół składa się z co najmniej 2 osób

- pracuje by osiągnąć wspólny cel,

- każda osoba spełnia przyznaną jej role,

- spełnienie misji wymaga stworzenia pewnej formy zależności wśród członków zespołu.

18. Budżet

Budżet to też harmonogram, ale prezentujący wykorzystanie zasobów (zarówno osobowych jak i nieosobowych) w czasie projektu wyrażony w pieniądzu:

- posiada zarówno kwotę całkowitą,

- jak i jej podział na poszczególne okresy czasu

19 . Jakość projektu

Jakość w projekcie to jakość produktu.

Jakość produktu to zgodność produktu z wymaganiami ale zarazem zgodność z oczekiwaniami interesariuszy.

Twórcami jakości są ludzie.

Def - ale to mówiła ze nie obowiazuje

- przewidywany stopień jednorodności i niezawodności przy możliwie niskich kosztach i dopasowaniu do wymagań rynku.

- zgodność z wymaganiami

- przydatność użytkowa

- wiąże się ze stopniem spełnienia rzeczywistych oczekiwań odbiorcy/klienta

- ogol cech i właściwości produktu decydujących o jego zdolności do zaspokojenia stwierdzonych lub przewidywanych potrzeb

- pewien stopień doskonałości

- zgodność z normami (efektywność i skuteczność)

20. Elementy systemu jakości

Wsparcie jakości - standardy, procedury, instrukcje, narzędzia, szkolenia

Kontrola jakości - przeglądy, testowanie, audyty, ekspertyzy, testowanie

21. Co to jest ryzyko

Ryzyko to ocena niepewności związanej z potencjalnym zdarzeniem, które może nastąpić w przyszłości. Skutki : straty czasu, budżetu, jakości.

Waga ryzyka = „prawdopodobieństwo” x „skutek”

3 elementy opisujące ryzyko:

- zdarzenia

- szacunek prawdopodobieństwa jego wystąpienia

- szacunek negatywnych skutków wystąpienia

22. Strategie walki z ryzykiem.

Walka z ryzykiem:

- zidentyfikowanie czynników ryzyka i określenie prawd. i skutków,

- określenie metod przeciwdziałania i walki z ryzykiem,

- zaplanowanie działań awaryjnych,

- uwzględnienie marginesu bezpieczeństwa w czasie i budżecie,

- stałe monitorowanie i kontrolowanie przebiegu projektu

Strategie walki z ryzykiem:

- unikanie,

- przeciwdziałanie,

- plany awaryjne,

- podjęcie ryzyka.

23. Typy organizacji w projekcie.

Organizacje zorientowane funkcjonalnie:

- nie posiadają zazwyczaj systemu zarządzania projektami wbudowanego w swoją strukturę organizacyjną,

- prowadzenie projektu w takiej firmie powoduje znaczne trudności organizacyjne.

Organizacje zorientowane na projekty:

- podstawowe źródło dochodu to prowadzenie i wykonywanie projektów.

24. Szczeble zarządzania projektem.

Kierownictwo projektu

Komitet Sterujący - zarządzanie strategiczne

Kierownik Projektu - zarządzanie projektem

Lider Zespołu - zarządzanie produkcją

25. Struktura organizacyjna.

26. Zadania Kierownika Projektu.

Obowiązki Kierownika projektu:

- przywódcze - przywództwo, komunikacja z zespołem, nastawienie otoczenia projektu

- administracyjne - koordynacja, monitorowanie, kontrola, rozliczanie zadań, zmiany

- kontakty ze sponsorem

Niezbędne jest by kierownik projektu znał aktualne nastawienie otoczenia do projektu.

Rola przywódcza kierownika projektu polega nie tylko na byciu normalnym kierownikiem, ale także na faktycznym wzięciem przywództwa w swoje ręce:

- motywacja

- ochrona zespołu

- rozwiązywanie konfliktów i problemów

27. Przegląd produktów.

Do testowania produktów „na sucho”

- przeglądy - błędy i luki, dyskusje, rozwiązania

- inspiracje - pod jednym zadanym kątem

- recenzje - opinie ekspertów

- audyty - sformalizowane

Przegląd końcowy projektu - podsumowanie ale i przekazanie doświadczeń

- sukces czy porażka?

- opłacalność

- czy produkt jest używany?

- co dalej z uczestnikami projektu?

- czego się nauczyliśmy?

6

Komitet sterujący

Użytkownik / Wykonawca / Sponsor

Kierownik projektu

Jakość

Wsparcie

Kierownicy zespołów

---