ZARZĄDZANIE WIEDZĄ ORGANIZACJI

WYKŁAD 1

PROCES ZARZĄDZANIE WIEDZĄ W ORGANIZACJI

Zarządzanie wiedzą to systematyczny i zorganizowany proces efektywnego lokalizowania, pozyskiwania, transferu, wykorzystywania i zachowywania wiedzy prowadzącej do zdobycie przewagi konkurencyjnej.

Zarządzanie wiedzą to znaczy tak działać aby luka w wiedzy, rozumiana jako różnica między posiadanymi zasobami wiedzy, a wiedzą potrzebną do podejmowania decyzji, była najmniejsza.

Hierarchia wiedzy:

Dane - proste fakty w postaci cyfr lub kolumn

↓

informacje - jest to połączenie dwóch lub więcej faktów

↓

wiedza - nie jest zagregowaną informacją lecz wynika z pracy ludzi, z ich doświadczenia

↓

mądrość - praktyki, które sprawdziły się wiele razy i w wielu okolicznościach

wiedza - zasób wiadomości z jakiejś dziedziny

- informacja, która została zrozumiana, wzbogacona o sąd i wykorzystana w działaniu

rodzaje wiedzy:

• Ukryta - specjalistyczna, doświadczenia pracowników

• Jawna - praktyki, normy, reguły, rutyny

Wiedzę w gospodarce docenił P. Drucker, wprowadził pojęcie „pracownik wiedzy”.

Kategorie wiedzy:

• Wiedzieć „co” → wiedza o faktach, wiedza niezbędna

• Wiedzieć „ dlaczego” → przyspiesza postęp organizacji

• Wiedzieć „jak” → umiejętności pracowników, zespołów; kompetencje; wiedza trzymana w granicach przedsiębiorstwa

• Wiedzieć „kto” → określa posiadaczy wiedzy i opisuje wiedzę jaką posiadają

Mądrość- umiejętność do pozyskiwania wiedzy, wykorzystywania jej.

Wymiar strategiczny zarządzania wiedzą:

Sztuka budowania organizacji opartej na wiedzy i otwartej na wiedzę, integrującą wokół efektywnego wykorzystania wiedzy strategie firmy, ludzi, kulturę organizacyjną i technologię

Wymiar taktyczny zarządzania wiedzą:

Polega na tworzeniu wiedzy formalnej i wiedzy cichej, następnie jej przetwarzaniu i gromadzeniu , ochronie oraz praktycznym wykorzystaniu dla osiągnięcia zakładanych celów.

Zarządzanie wiedzą charakteryzuje pojęcie procesowe.

Oznacza to, że organizacja, która ma taką strategię to:

• Akceptuje korzyści wynikające z lepszego wykorzystania wiedzy

• Uznają w zarządzaniu wiedzą rolę specyficznych jednostek

• Wdrażają zorientowane na wiedzę projekty jako zaplanowany wysiłek organizacji dla celów mobilizowania aktywów wiedzy w celu ich wykorzystania

• Traktują informacje i technologie komunikacji jako narzędzie

• Stosują odpowiednie strategie zarządzania personelem tj. taką która opiera się o kreowanie kultury organizacyjnej, w której główną wartością jest wiedza

Obszary aktywności organizacji przydatne w zarządzaniu wiedzą:

• Współdziałanie z otoczeniem w taki sposób, że jednym z głównych przedmiotów wymiany jest wiedza tkwiąca w ludziach i strukturach zewnętrznych i wewnętrznych

• Budowanie wewnątrzorganizacyjnych struktur zorientowanych na kreowanie nowej wiedzy i jej efektywne zagospodarowanie

• Opieranie systemów polityki personalnej na podejściu zakładającym, że wiedza jest aktywem mającym charakter strategicznego zasobu

• Przekształcenie tradycyjnej w wielu przypadkach biurokratycznej kultury, w kulturę gdzie podstawową wartością staje się wiedza oraz sposób jej wykorzystywania w organizacji

Proces zarządzanie wiedzą opiera się na wymiarze taktycznym ( otoczenie konkurencyjne ) i strategicznym ( otoczenie globalne ).

Taktyczne: (*wiedza niezbędna do codziennej działalności{wykorzystywanie szans, zaspokojenie popytu itp.};*umożliwiająca dostosowanie do otoczenia konkurencyjnego)

• Pozyskiwanie wiedzy

• Wykorzystanie wiedzy

• Uczenie się nowej wiedzy

• Włączenie nowej wiedzy w aktywa już istniejące

Strategiczne: (wiedza niezbędna w dłuższym czasie-umożliwiająca dostosowanie do zmian w makrootoczeniu)

• Szacuj posiadane aktywa wiedzy

• Utrzymuj aktywa wiedzy

• Pozbywaj się wiedzy nieadekwatnej do potrzeb

• Twórz nowa wiedzę

Aktywa wiedzy :

• Bazy wiedzy(bazy danych)

• Stosunki wewnątrz organizacji i związki z otoczeniem

• Technologia informatyczna i infrastruktura komunikowania się w organizacji

• Umiejętności jednostek, zespołów

• Technologiczne know + how

• Efektywne odpowiedzi na sygnały z otoczenia

• Inteligencja organizacyjna

• Kryzys/ bankructwo

• Zewnętrzne źródła wiedzy

Proces zarządzania wiedzą

Głównym celem zarządzania wiedzą jest tworzenie w firmie takiej kultury organizacyjnej, która zachęcała by do:

• Tworzenia i pozyskiwania zasobów wiedzy

• Upowszechnianie wiedzy (dzielenie się nią)

• Zachowywania i wykorzystywania wiedzy.

TWORZENIE I POZYSKIWANIE ZASOBÓW WIEDZY

Podstawową zasadą w kreowaniu nowej wiedzy jest tworzenie „nadmiaru” wiedzy a następnie jego redukcja.

Sposoby tworzenia „nadmiaru” wiedzy:

• Tworzenie zespołów 2 - 3 osobowych rozwiązujących ten sam problem

• Rotacje pracowników

• Zatrudnienie ludzi kreatywnych

• Szkolenie pracowników zgodnie z potrzebami firmy

Metody lokalizowania źródeł wiedzy: macierze wiedzy, mapa wiedzy, mapy zapasów, informacje, mapy geograficzne, system szybkiego reagowania, ujawnienie nieformalnych struktur - sieci komunikacji, wartości niematerialne i prawne, wykaz danych o ekspertach w danej organizacji, internet, intranet, ekstranet.

Źródła wiedzy zewnętrznej: agencje badania rynku; brokerzy wiedzy; doradcy; konsultanci; dostawcy, klienci, konkurencja, organizacje branżowe, sieci ekspertów ,sieci lokalnych kontaktów, archiwa, zewnętrzne bazy danych.

METODY LOKALIZOWANIA ŹRÓDEŁ WIEDZY

Macierze wiedzy- aktywa intelektualne można przedstawić w formie dwuwymiarowych macierzy, w których prezentuje się zasoby wiedzy i osoby, które nimi dysponują.

Mapy wiedzy- graficzne odwzorowania wzajemnych zależności między istniejącymi w organizacji aktywami intelektualnymi.

Przykładowe mapy wiedzy:

Mapy zasobów informacji- określają ich rozmieszczenie i sposób przechowywania.

Mapy źródeł wiedzy - określające kto w zespole w całej organizacji lub w jej otoczeniu dysponuje wartościowymi zasobami wiedzy, które w razie potrzeby mogą zostać wykorzystane w konkretnych projektach.

Topografia wiedzy - topograficzne mapy wiedzy pozwalają zlokalizować osoby posiadające określone umiejętności i wiedzę oraz określić poziom tej wiedzy.

System informacji geograficznej - służą do ustalenia geograficznego rozmieszczenia zasobów wiedzy.

System szybkiego reagowania- służy do zarządzania wiedzą uzyskaną w trakcie realizacji wszystkich dotychczasowych projektów, zapewnia dostęp do raportów na ich temat i do ekspertów z różnych dziedzin, z którymi można konsultować problemy ujawniające się w trakcie realizacji projektów.

Ujawnienie nieformalnych struktur- sieci komunikacji- informacje o nieformalnych strukturach w organizacji można przedstawić graficznie za pomocą sieci komunikacyjnych.

Wartości niematerialne i prawne- przedsiębiorstwa dysponują pewnymi zasobami niematerialnymi, dzięki którym mogą osiągnąć przewagę konkurencyjną, takimi jak: patenty, znaki handlowe, licencje i marka.

Wykaz danych o ekspertach w danej organizacji - sporządzany w formie specjalnych książek adresowych z wykazem ekspertów pracujących dla firmy.

Internet

Intranet - wewnętrzna sieć w danej firmie, która przenosi wewnętrzne informacje

Ekstranet

UPOWSZECHNIANIE WIEDZY

Upowszechnianie wiedzy(dzielenie się wiedzą)- centralnie kierowany proces rozpowszechniania wiedzy o obrębie określonej grupy pracowników albo transfer wiedzy między osobami lub zespołami pracowników.

Model upowszechniania wiedzy: upowszechnianie wiedzy poprzez tradycje oraz poprzez informacje.

Przekaz wiedzy droga tradycji: oznacza przekaz interpersonalny(od osoby do osoby), natomiast drogą informacji- transfer wiedzy przy użyciu środków tj. papier, rysunki, bazy danych.

Kategorie zadań należących do procesu dzielenia się wiedzą i rozpowszechnianie jej:

• Powielanie wiedzy. Celem powielania wiedzy jest szybkie dostarczenie określonych zasobów wiedzy wielu pracownikom.

Obszary powielania wiedzy i wdrażanie pracowników w kulturę organizacyjną oraz szkolenie pracowników:

• Dzielenie się doświadczeniami z wcześniej realizowanych projektów i ich dokumentowanie

• Wymiana bieżących doświadczeń prowadzą do rozwijania wiedzy

Umiejętności dzielenia się wiedzą dotyczą szeroko rozumianych aspektów komunikacji organizacji z otoczeniem i komunikacji wewnętrznej.

W komunikacji wewnętrznej ważne są następujące transfery wiedzy:

• Między pracownikami

• Od pracowników do struktury wewnętrznej

• Ze struktury wewnętrznej do kompetencji indywidualnych

• W strukturze wewnętrznej

W komunikacji organizacji z otoczeniem przepływ wiedzy dotyczy transferu:

• Od pracowników na zewnątrz

• Z otoczenia do pracowników

• Od struktury wewnętrznej do struktury zewnętrznej

• Pomiędzy organizacjami z otoczenia, z którymi przedsiębiorstwo współpracuje

Warunki służące zmaksymalizowaniu wartości dzielenia się wiedzą:

• Pracownicy powinni zrozumieć jakie korzyści daje dzielenie się wiedzą i jakie doświadczenie daje im to jako jednostkom,

• Pracownicy powinni wiedzieć, jakie korzyści da ten proces całej organizacji.

• Zarządzający powinien uznawać i cenić dzielenie się wiedzą

• Dzielenie się wiedzą powinno stać się integralną częścią pracy codziennej ludzi

• Powinien istnieć system wynagradzania i wyróżniania ludzi w celu promowania tych pracowników, którzy zaadoptowali się do nowych zachowań

ZACHOWYWANIE I WYKORZYSTYWANIE WIEDZY

Zachowywanie wiedzy obejmuje następujące procesy:

• Wybór wiedzy, która jest warta zachowania,

• Nadanie wyselekcjonowanej wiedzy właściwej formy, w której ma być przechowywana,

• Aktualizowanie pamięci organizacji.

Zasady zachowywania wiedzy:

1. Menedżerowie powinni określić cele, którym zachowana wiedza ma służyć

2. Menedżerowie muszą być w stanie zidentyfikować wiedzę obecną w różnych formach

3. Menedżerowie muszą dokonać oceny wiedzy pod kątem jej przydatności i możliwości zachowania

4. Menedżerowie muszą zidentyfikować właściwe medium ( nośnik ) do kodyfikacji i dystrybucji wiedzy

5

---