Procesy informacyjne w

zarządzaniu

W.6.1 Zarządzanie wiedzą w

organizacji „procesowej”

1

dr inż. Mirosław Loręcki

dr inż. Mirosław Loręcki

2

Wprowadzenie

Klasyczna definicja zarządzania traktuje je jako zestaw działań
(aktywności):

- planowanie i podejmowanie decyzji,

- organizowanie,

- przewodzenie (kierowanie ludźmi),

- kontrolowanie,
skierowanych na zasoby organizacji:

- ludzkie,
- finansowe,
- organizacyjne,

i wykonywane z zamiarem osiągnięcia celów organizacji, w sposób
sprawny i skuteczny.

Źródło: [Griffin, 2005, s. 6]

dr inż. Mirosław Loręcki

3

Wprowadzenie

Przy uwzględnieniu układu zasobów organizacji opartej na wiedzy,
ogólnie można przyjąć, że:
„ Zarządzanie będzie systemem działań , polegających na realizacji
funkcji zarządzania ,
skierowanych na zasoby materialne i niematerialne
przedsiębiorstwa ,
w tym na wiedzę (spersonalizowaną, skodyfikowaną
i ugruntowaną),
umożliwiającym osiąganie celów organizacji w sposób sprawny
(skuteczny, ekonomiczny, korzystny).

Za podstawę funkcji zarządzania można przyjąć: planowanie,
podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie i kontrolowanie.

dr inż. Mirosław Loręcki

4

Wprowadze
nie

Wydaje się, że po uszczegółowieniu można wyodrębnić cykliczne
i ciągłe (stałe) funkcje zarządzania:

PRAPPPPPCAPPP

- PRACA Z LUDŹMI,
- POZYSKIWANIE ŚRODKÓW
- RZECZOWYCH
I DYSPONOWANIE NIMI,
- PRACA NAD INFORMACJAMI,
- DECYDOWANIE,
- KOORDYNOWANIE.

Planowanie

Organizowanie

Kontrolowanie

Źródło: [ Mikuła, …, s.32]

Funkcje ciągłe

Funkcje cykliczne

dr inż. Mirosław Loręcki

5

Etapy procesu rozwoju wiedzy w
przedsiębiorstwie

Etap

Nazwa

Typowa forma wiedzy

1.Całkowita ignorancja

Brak jakiejkolwiek wiedzy

2.Świadomość wiedzy

Wiedza jest głównie ukryta

3.Umiarkowana doza wiedzy

Wiedza ma głównie formę pisemną

4.Opanowanie wiedzy na

Pisemna i wdrożona w działania rutynowe

poziomie średnim
5.Sprawność procesowa

Lokalne przepisy i instrukcje działania

6.Charakterystyka procesu

Równania empiryczne (znane są sposoby

obniżki kosztów)

7.Wiedza ‘dlaczego”

Scientyfikacja: procedury, metody, algorytmy

8.Pełna wiedza

Idealny, lecz nieosiągalny w praktyce
poziom wiedzy

Źródło: Morawski, [s.222, tab. 5.2)

dr inż. Mirosław Loręcki

6

Czynniki kształtujące system zarządzania wiedzą

Struktura

- płaska,

- zespołowa,

- procesowa,

- sieci
ekspertów.

Wartości

-
profesjonalizm
,

-
przedsiębiorcz
ość,

-
kreatywność,

-
elastyczność.

Reguły

-Ciągłe
doskonalenie
procesów,

--
eksperymentowan
ie

- pozyskiwanie i
kodyfikacja
wiedzy,

-Upowszechnianie
wiedzy.

Strategia

- proste zasady,

- unikatowe
kompetencje,

- nadmiarowość,

- wychwytywanie
szans i okazji.

Style
kierowania
- trenerskie,

-
partycypacyjne,

- integracyjne,

-
transformacyjne
.

Ludzie

- ciągła edukacja

- wszechstronność

- postawy i
zachowanie
nastawione na
zmiany

Umiejętności

- komunikacji,

- motywowania,

- współpracy,

- twórczego
myślenia.

Źródło: Morawski, s. 52

dr inż. Mirosław Loręcki

7

Model podstawowy systemu zarządzania wiedzą

Strategie

zarządzania

wiedzą

Kultura

organizacyjn

a

Zarządzanie

pracownikami

wiedzy

Formy

organizacyjne

oparte na wiedzy

Zarządzanie

informacją

TECHNOLOGIA

STRUKTURA
ORGANIZACYJNA

CELE

LUDZIE

Źródło: Morawski, s. 226

dr inż. Mirosław Loręcki

8

Model rozwinięty systemu zarządzania wiedzą

slajd kserowany z Morawski 2007, s.

dr inż. Mirosław Loręcki

9

Strategia zarządzania wiedzą

Strategia zarządzania wiedzą jest formułą obejmującą kombinację:

- celów stojących przed systemem zarządzania wiedzą,

- zasad na których się on opiera,

- środków, poprzez które ów system jest tworzony,

dr inż. Mirosław Loręcki

10

Proces tworzenia strategii zarządzania wiedzą w organizacji ery
industrialnej

1. Analiza potencjału organizacji (zasoby wiedzy, kluczowe kompetencje organizacji,
kluczowe kompetencje pracowników, składniki systemu zarządzania sprzyjające
rozwojowi zarządzania wiedzą – kontekst: strategii, struktury, kultury organizacyjnej,
procesów i procedur operacyjnych).
2. Analiza SWOT otoczenia w aspekcie pozyskiwania i wykorzystywania wiedzy
zawartej w produktach i usługach).
3. Sformułowanie misji i wizji firmy pod kątem realizowania procesów wiedzy,

zgodnej z wizją i misją nadrzędna dla całego przedsiębiorstwa.

4. Określenie celów zarządzania wiedzą wynikających z:

- nadrzędnych celów strategicznych przedsiębiorstwa oraz

- uzgodnionych ze strategicznymi celami zarządzania zasobami ludzkimi.
5. Stworzenie wariantów strategicznych zarządzania wiedzą.
6. Analiza i ocena opracowanych wariantów.
7. Wybór strategii wiodącej i wspomagających.
8. Implementacja wybranej strategii.
9. Zarządzanie wiedzą i doskonalenie.
10.Monitorowanie osiągania celów. Oceny. Wnioski.

dr inż. Mirosław Loręcki

11

Proces tworzenia strategii zarządzania wiedza w organizacji inteligentnej
(uwzględnia dynamikę procesu)

Kluczowe wartości

Wizja

Misja

Cele strategiczne

Opracowanie

wariantów

Wybór strategii

wiodącej

Opracowanie

programu

implementacji

SWOT

otoczenia

SWOT firmy

Implementacja

Doskonalenie

Monitorowanie

efektów

KONCEPCJE

ANALIZA

PRAKTYKA

Źródło: Morawski, ,s. 231

dr inż. Mirosław Loręcki

12

Potencjalne wyzwania dla procesów zarządzania wiedzą.

-Problematyka kadrowa (dobór, rozwój, motywowanie, ocena)

-Problematyka strukturalno – organizacyjna (poziom elastyczności struktury,
stopień formalizacji i centralizacji przepływu wiedzy i informacji)

-Problematyka kształtowania właściwej kultury organizacyjnej (ma sprzyjać
postawom i zachowaniom nastawionym pomnażanie, wykorzystywanie i dzielenie
się wiedzą)

-Problematyka budowy i wdrożenia strategii opartej na wiedzy (pozyskiwanie
i wiedzy i informacji z otoczenia, ustalenie proporcji w wydatkach na technologię
i na rozwój pracowników wiedzy).

dr inż. Mirosław Loręcki

13

Macierz wektorów funkcji zarządzania i procesów zarządzania wiedzą

Planowanie Organizowanie Przewodzenie Kontrola

Tworzenie wiedzy

Kodyfikowanie wiedzy

Transfer wiedzy

FUNKCJE ZARZĄDZANIA

PROCESY
ZARZĄDZANIA
WIEDZĄ

dr inż. Mirosław Loręcki

14

Cele wprowadzania zarządzania wiedzą

Cele organizacji opartej na wiedzy rozpatruje się na poziomach:

- Pracowników wiedzy

- Zespołu profesjonalistów

- Całej organizacji opartej na wiedzy.

Wprowadzenie kompleksowego programu zarządzania wiedzą wymaga:

- Identyfikacji źródeł pozyskiwania wiedzy

- Celowego, ciągłego i dynamicznego pozyskiwania i tworzenia wiedzy

- Systematycznego rozpowszechniania i stosowania wiedzy

- Permanentnego uczenia się ludzi i kreowania organizacji uczącej się

- Tworzenie adekwatnej kultury organizacyjnej

- Szacowanie aktywów wiedzy i gospodarowanie nimi

- Utrzymanie zasobów wiedzy mimo płynności zatrudnienia

- Sprzedaż wiedzy na zewnątrz

- Tworzenie i stosowanie: metod, narzędzi i baz wiedzy wspierających zarządzanie
wiedzą

dr inż. Mirosław Loręcki

15

Ludzie i technologia jako obszar zarządzania wiedzą

Podsystem
zarządzania
Pracownikami
wiedzy

Podsystem
zarządzania
informacją

Elementy
podsystemu
Metody
zarządzania
Partnerska kultura
organizacyjna
Rozwój
kompetencji
Zespoły /
wspólnoty
Integracyjne style
kierowania

Elementy
podsystemu
Bazy danych
Poczta elektroniczna
Strony www
Fora dyskusyjne
Programy komputerowe
komunikatory

Podejście personalne
Opcja strategii personalnej

Podejście technologiczne
Opcja strategii kodyfikacji

Z

n

a

cz

e

n

ie

w

ie

d

zy

c

ic

h

e

j

CZŁOWIEK

Z

n

a

cz

e

n

ie

w

ie

d

zy

j

a

w

n

e

j

TECHNOLOGIE

dr inż. Mirosław Loręcki

16

System Informacyjny

Systemem informacyjnym przedsiębiorstwa nazywamy „zintegrowany zespół
ludzi , środków i metod: zbierania , kodowania, dekodowania, przechowywania,
przetwarzania, odnajdywania i komunikowania a także aktualizacji i użytkowania
danych potrzebnych kadrze kierowniczej do podejmowania decyzji i kierowania”

Źródło: Pietrzak 1998, s. 7

Celem systemu informacyjnego jest szybkie udostępnienie pracownikom aktualnych
informacji.
Głównymi miernikami efektywności systemu jest zakres udostępnianych informacji
oraz czas dostępu do nich pracowników.

Procesy informacyjne w systemie informacji przedsiębiorstwa:

- Lokalizowanie źródeł wiedzy

- Pozyskiwanie informacji z różnych źródeł (zewnętrznych i wewnętrznych)

- Przechowywanie jej w (różnych) bazach

- Przesyłanie informacji do ról , stanowisk i komórek

- Udostępnianie informacji pracownikom.

dr inż. Mirosław Loręcki

17

Technologia informacji

Technologia informacji to zaawansowane narzędzia takie jak sieci intranetowe
i internetowe, nowoczesne oprogramowanie oraz środki medialne.

Earl 1999, s. 3

W przedsiębiorstwie istotną ilość czasu, zasobów finansowych i energii poświęca
się na tworzenie i wykorzystywanie infrastruktury informatycznej ( sprzęt
komputerowy, oprogramowanie, połączenia sieciowe).

Narzędzia informatyczne wspomagające zarządzanie wiedzą należą głównie do
dwóch podstawowych typów systemów informatycznych:

-systemów informowania kierownictwa SIK,

-systemów wspomagania decyzji SWD.

Kisielnicki 2003, s. 35

dr inż. Mirosław Loręcki

18

Technologia

informacji – system informowania kierownictwa SIK

SIK (management information system) gromadzi dane, sumuje je i porządkuje do
postaci przydatnej dla kierownictwa firmy.
SIK jest zintegrowaną bazą danych .
Przyjmuje dane ze wszystkich działów firmy, dzięki temu wszyscy pracownicy mogą
łatwo sięgać po dane i informacje.

dr inż. Mirosław Loręcki

19

Technologia informacji – system wspomagania decyzji SWD

SWD (decision support system) to system komputerowy obsługujący głównie
taktyczny i strategiczny poziom zarządzania w zakresie niektórych lub wszystkich faz
procesu decyzyjnego (najczęściej nowych lub słabo ustrukturalizowanych).

Flakiewicz 2002, s. 189

Szczególnym rodzajem tego systemu są systemy eksperckie SE –( ekspert
systems.) Są to technologie oparte na sztucznej inteligencji, wykorzystujące
wyspecjalizowana wiedzę w zakresie wyodrębnionego zakresu działalności ludzkiej.
Umożliwiają nawiązaniu dialogu z użytkownikiem w ramach którego SE oferuje rady,
proponuje decyzje, objaśnia sposób rozumowania.
W uproszczeniu można powiedzieć , że systemy eksperckie symulują proces
wnioskowania zachodzący w mózgu człowieka.

Flakiewicz 2002, s. 161

dr inż. Mirosław Loręcki

20

Zintegrowany system zarządzania wiedzą

Praktyczne zastosowanie rozwiniętej koncepcji zarządzania wiedzą w
przedsiębiorstwie wymaga menedżerskiej dojrzałości.
Wcześniejsze doświadczenia z :

- zarządzania strategicznego,

- zarządzania jakością,

- orientacji procesowej,

- zarządzania relacjami z klientami i in.,

modyfikują spojrzenie na przedsiębiorstwo, sugerując szczególne zainteresowanie:

- unikalnymi zasobami firmy,

- kluczowymi procesami,

- innowacyjnością,

- współpracą z indywidualnym klientem.
Podstawowe problemy zarządzania dotyczące:

-strategii,

-struktury,

-zasobów ludzkich,

-kultury organizacyjnej,

rozwiązuje się za pomocą coraz nowocześniejszych metod.
Nawarstwiająca się wiedza tworzy bazę dla kolejnych „pomysłów na zarządzanie”.
Widać zależność pozycji firmy od kompetencji, kreatywności i uczenia się.

dr inż. Mirosław Loręcki

21

Zintegrowany system zarządzania wiedzą -
założenia dla modelu dla dużych przedsiębiorstw

1. Kultura organizacyjna oparta jest na następujących wartościach:
profesjonalizm, przedsiębiorczość, kreatywność, zaufanie, partnerstwo, dialog;
2.Na poziomie naczelnego kierownictwa przedsiębiorstwa dokonuje się wyboru
strategii zarządzania wiedzą (kodyfikacja lub personalizacja);
3.Wybór strategii determinuje zastosowanie właściwych metod i narzędzi (technik)
zarządzania informacją i pracownikami wiedzy.
4.W ramach danej strategii do metod i narzędzi dostosowuje się odpowiednie
rozwiązania organizacyjne, sprzyjające przepływowi wiedzy.
5.W przedsiębiorstwie wykorzystywana jest platforma technologiczna umożliwiająca
niezależnie od lokalizacji przestrzennej , komunikację , wymianę informacji, dostęp
do aktualnych wiadomości i aktualnych baz danych o pracownikach, klientach,
projektach, szkoleniach i sprawdzonych praktykach działania;
6.Zastosowane rozwiązania personalne, techniczne i organizacyjne wspierają
tworzenie, kodyfikację i transfer wiedzy pomiędzy pracownikami, zespołami i cała
organizacją;
dokonuje się proces konwersji wiedzy z cichej w jawną;

dr inż. Mirosław Loręcki

22

Zintegrowany system zarządzania wiedzą -
założenia dla modelu dla dużych przedsiębiorstw

7. W przedsiębiorstwie są zidentyfikowane procesy zarządzania wiedzą
w perspektywach ich przebiegu, udziału pracowników (indywidualny, zespołowy),
zastosowanych metod i narzędzi zarządzania oraz rozwiązań organizacyjnych;
8. Efektywne zarządzanie procesami wiedzy sprzyja generowaniu nowych
i wzbogaconych zasobów zinstytucjonalizowanej wiedzy organizacyjnej, która
jest podstawą kształtowania kluczowych kompetencji przedsiębiorstwa.

dr inż. Mirosław Loręcki

23

Zintegrowany system zarządzania wiedzą -
model dla dużych przedsiębiorstw

METODY I

TECHNIKI

ZARZĄDZANIA

PRACOWNIKAMI

WIEDZY

ROZWIAZANIA

ORGANIZACYJNE

METODY I

NARZĘDZIA

ZARZĄDZANIA

INFORMACJĄ

ROZWIĄZANIA

ORGANIZACYJNE

P

E

R

S

O

N

A

LI

Z

A

C

JA

K

O

D

Y

FI

K

A

C

JA

W

Y

B

Ó

R

S

T

R

A

T

E

G

II

Z

A

R

Z

Ą

D

Z

A

N

IA

W

IE

D

Z

Ą

P

LA

T

FO

R

M

A

T

E

C

H

N

O

LO

G

IC

Z

N

A

WIEDZ

A

CICHA

WIEDZ

A

JAWNA

W

Y

JŚ

C

IO

W

E

Z

A

S

O

B

Y

W

IE

D

Z

Y

pozyskiwanie

dzielenie się

rozwijanie

wykorzystywanie

lokalizowanie

pozyskiwanie

przechowywanie

udostępnianie

przesyłanie

N

O

W

E

I

W

Z

B

O

G

A

C

O

N

E

Z

A

S

O

B

Y

W

IE

D

Z

Y

K

S

Z

T

A

ŁT

O

W

A

N

IE

K

L

U

C

Z

O

W

Y

C

H

K

O

M

P

E

T

E

N

C

JI

K

U

LT

U

R

A

O

R

G

A

N

IZ

A

C

Y

JN

A

PROFESJONALIZM PRZEDSIĘBIORCZOŚĆ KREATYWNOŚĆ

ZAUFANIE PARTNERSTWO DIALOG

P

rz

e

ło

m

i

n

d

y

w

id

u

a

ln

y

,

ze

sp

o

łó

w

,

o

rg

a

n

iz

a

cy

jn

y

Źródło: Morawski 2007, s. 243