1. Narzędzia informatyczne w zarządzaniu wiedzą
Streszczenie
W artykule omówione zostały podstawowe technologie i systemy informatyczne wspomagające zarządzanie wiedzą w przedsiębiorstwach. Ponadto przedstawiono przykłady systemów zarządzania pracą grupową już funkcjonujących w sieci internetowej.
1. Technologie i systemy wspomagające zarządzanie wiedzą
Tworzeniu gospodarki opartej na wiedzy sprzyjają działania zmierzające do zwiększenia dostępności do informacji i wiedzy, które z kolei służą do zdobycia i utrzymania przewagi konkurencyjnej. Działania te wspomagane są technologiami informatycznymi, które stanowią nie tylko doskonałe narzędzie w walce konkurencyjnej, lecz także umożliwiają wewnętrzną i zewnętrzną integrację przedsiębiorstwa.
Z punktu widzenia zarządzania wiedzą jednym z ważniejszych etapów rozwoju technologii informatycznych jest powstanie sieci komputerowych, które umożliwiają rozdzielenie przetwarzania danych na większą liczbę komputerów, przez co zwiększa się ich efektywność jako całości . Istotne znaczenie mają w szczególności sieci intranetu i sieć internetowa, które ułatwiają komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa oraz z jego otoczeniem, a tym samym współdzielenie się z innymi posiadaną wiedzą.
Do gromadzenia informacji i wiedzy wykorzystywane są technologie baz danych oraz hurtownie danych. Bazy danych są obecnie główną metod przechowywania danych napływających z systemów informacyjnych przedsiębiorstwa. Rozwijają się prawie od samego początku istnienia komputeryzacji. Większość dzisiejszych baz stanowią rozbudowane pasywne bazy relacyjne i relacyjno-obiektowe, niemniej jednak coraz częściej rozważana jest możliwość zastępowania ich bazami strumieniowymi, uwzględniającymi ciągłość przetwarzania wprowadzanych danych.
Hurtownie danych to szczególnego rodzaju bazy danych, które gromadzą i przechowują zbiory danych zorientowane tematycznie. W przeciwieństwie do klasycznych baz przeznaczone są wyłącznie do odczytu. Obsługują złożone zapytania, dzięki którym możliwe jest prezentowanie otrzymanych wyników w postaci wykresów, tabel, raportów, a także zaawansowanych statystyk czy elementów systemów eksperckich. Hurtownie danych wykorzystywane są jako magazyn archiwizujący ujednolicone dane historyczne dotyczące całej działalności przedsiębiorstw, gdyż dane pobierane są z wielu systemów transakcyjnych, a następnie poddawane są standaryzacji. Jednocześnie pełnią rolę integratora wszystkich systemów bazodanowych.
W zakresie dystrybucji wiedzy i informacji stosowane są systemy zarządzania dokumentami, systemy zarządzania procesami pracy i systemy wspomagania pracy grupowej.
Systemy zarządzania dokumentami mają na celu wspomaganie zarządzania dokumentami w formie elektronicznej, umożliwiając szybkie odnajdywanie ich w bazach danych, udostępnianie, przeszukiwanie zawartości, edycję oraz archiwizację (zabezpieczenie przed utratą). Ze względu na różnorodność zadań do wykonania systemy te składają się z kilku modułów odpowiedzialnych za określone cykle życia dokumentów:
- zarządzanie treścią dokumentów,
- archiwizacja,
- monitoring i kontrola dostępu do dokumentów i archiwum.
Stosowanie systemów DMS/EDM pozwala na skrócenie czasu dotarcia do żądanego dokumentu, a tym samym zwiększenie efektywności i jakości pracy. Ponadto na skrócenie czasu wpływa również zebranie informacji pochodzących z różnych źródeł w jednym miejscu oraz dostęp do dokumentów za pośrednictwem jednolitego interfejsu użytkownika, bez konieczności stosowania pierwotnych aplikacji, w których były sporządzone. Systemy zarządzania dokumentami pozwalają usprawnić procesy i komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa oraz z kontrahentami zewnętrznymi, a jednocześnie wymieniać z nimi nabytą wiedzę.
Z systemami DMS/EDM współpracują systemy zarządzania procesami pracy, które odpowiadają za realizację procedur postępowania z dokumentami. W ramach tych systemów następuje automatyzacja procesów biznesowych, tzn. oprogramowanie śledzi przebieg wypadków w przedsiębiorstwach i zarządza przepływem dokumentów, gwarantując dotarcie dokumentu do określonego odbiorcy. Co ważne, systemy obiegu pracy umożliwiają grupom złożonym z pracowników różnych działów i przedsiębiorstw, pracować z dokumentami na rozproszonych serwerach w tym samym czasie.
Za pomocą systemów wspomagania pracy grupowej możliwe jest natomiast szybkie i wygodne współdzielenie informacji oraz zarządzanie nią tak, aby była łatwo dostępna dla upoważnionych osób. Powodują, że praca w grupach, udostępnianie zasobów, integracja zadań i projektów z kalendarzem, rozliczenia czasu i kosztów oraz wszystkie inne kwestie związane z realizacją zadań prowadzone są z poziomu jednego systemu. W efekcie następuje swobodny transfer wytworzonej w ten sposób wiedzy pomiędzy pozostałych ich użytkowników. Systemy groupeware oparte są na technologii baz danych i działają przede wszystkim na serwerach internetowych, dzięki którym dostępne są przez dowolną przeglądarkę internetową.
Systemy ekspertowe to szczególnego rodzaju systemy informatyczne wykorzystywane w zarządzaniu procesami biznesowymi. Ich zadaniem jest rozwiązywanie problemów naśladując postępowanie eksperta z określonej dziedziny. Wiedza zebrana jest w tzw. bazach wiedzy (stąd również nazywane są systemami z bazą wiedzy) i najczęściej pochodzi od specjalistów z konkretnej dziedziny. W przeciwieństwie do klasycznych systemów, systemy ekspertowe nie zawierają jawnego opisu metody rozwiązania danego problemu, lecz pozostawiają to tzw. modułowi wnioskującemu , który analizuje i rozwiązuje problem, wykorzystując wiedzę zawartą w bazie wiedzy. Systemy ekspertowe nie zawierają modułów pozyskiwania wiedzy, lecz otrzymują ją z zewnątrz w postaci faktów oraz heurestyki.
2. Przykłady systemów wspomagania pracy grupowej
Systemy wspomagania pracy grupowej należą do tej grupy systemów, które wykorzystywane są szeroko zarówno w zakresie usprawniania działalności pojedynczych przedsiębiorstw, jak również stosowane są w przypadku przedsiębiorstw opartych na strukturach sieciowych. Systemy te są podstawą funkcjonowania organizacji wirtualnych, które z definicji powoływane są do realizacji określonego celu, a ich członkowie działają zwykle w rozproszeniu geograficznym. Zatem bez sprawnej komunikacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami tego rodzaju działalność byłaby co najmniej utrudniona. Systemy groupware likwidują tę barierę, a ponadto zarządzają realizacją zadania, organizując pracę poszczególnym grupom.
Jednym z przyjaznych systemów pracy grupowej jest eGroupWare, do którego użytkownicy mają dostęp z dowolnego miejsca i czasu, sprzętu komputerowego (także mobilnego) czy systemu operacyjnego poprzez dowolną przeglądarkę internetową. System udostępniany jest w ponad dwudziestu pięciu językach, w tym również polskim.
W ramach tego systemu uczestnik grupy ma możliwość zarządzania kontaktami i projektami, w które jest bezpośrednio zaangażowany, zarówno z poziomu jego realizatora, jak i administratora. W każdej chwili ma możliwość sprawdzenia stanu realizacji poszczególnych zadań, czas ich rozpoczęcia i zakończenia, osoby odpowiedzialne za nie, a także dokładny ich opis. Ponadto informacje w systemie można filtrować według zadanych kryteriów, dzięki temu jest on funkcjonalny i przejrzysty. Oprócz opcji związanych bezpośrednio z projektami i zadaniami, eGroupware udostępnia również funkcje kalendarza, klienta poczty elektronicznej oraz czat.
Na podobnej zasadzie działa system pracy grupowej - phpGroupWare. Dostarcza on około 50 różnych aplikacji webowych swoim użytkownikom, począwszy od zaawansowanych opcji kalendarza, poprzez rozbudowane opcje zestawień projektów, zakładek internetowych, rozrywki, informacji giełdowych, aż do klientów FTP. Użytkownik ma możliwość personifikacji ustawień swojego profilu. W przeciwieństwie do poprzedniego systemu, aby z niego korzystać należy zainstalować odpowiednie oprogramowanie.
Innym ciekawym rozwiązaniem jest globalny system zarządzania pocztą internetową - @Mail. System składa się z dwóch modułów: użytkownika i administratora, które dostępne są z poziomu przeglądarki internetowej. @Mail kompleksowo zarządza pocztą elektroniczną, wpływającą i wypływającą z przedsiębiorstwa, bądź grupy roboczej.
W odróżnieniu od klasycznych systemów obsługujących pocztę elektroniczną, @Mail zawiera zaawansowane skanery antyspamowe i antywirusowe, jakie udostępniają głównie programy antywirusowe, rozbudowany system szyfrowania i bezpieczeństwa przesyłanej poczty, dostęp do serwera MySQL, kalendarza, listy zadań, wielopoziomowe zarządzanie przychodzącą pocztą, a także rozbudowany system nadzoru, znajdujący się w module administratora. Użytkownik systemu ma możliwość dopasowania panelu systemu do własnych potrzeb.
Należy zaznaczyć, że systemy wspomagające pracę grup wykorzystywane są nie tylko w zakresie usprawniania procesów biznesowych oraz przepływu informacji i wiedzy pomiędzy ich użytkownikami, ale także z powodzeniem stosowane są w systemach eLearningu.
2. Istota i zakres zarządzania wiedzą w organizacji
Zarządzanie wiedzą ZW (KM - Knowledge Management) jest to proces identyfikowania, zdobywania i wykorzystywania wiedzy, mający na celu poprawę pozycji konkurencyjnej firmy, a wspierany przez cztery czynniki: przywództwo, kulturę organizacyjną, technologię, system pomiarowy.
Zarządzanie wiedzą - systematyczne i zorganizowane wykorzystywanie zasobów wiedzy do usprawnienia funkcjonowania firmy zarządzanie wiedzą nie jest i nie powinno być zagadnieniem technologicznym, chociaż technologia odgrywa tu istotną rolę
celem zarządzania wiedzą jest niwelowanie jej braków, czyli różnic między zasobami
posiadanymi a potrzebnymi, tak aby osiągnąć największą wartość dodaną firmy tradycyjne, które chcą stać się tzw. firmami inteligentnymi (korzystającymi z zasobów wiedzy) muszą przekształcić mentalność pracowników, uporządkować organizację i procesy biznesowe wszystkie procesy przedsiębiorstwa powinny być objęte wysoce zintegrowanym systemem informacyjnym (ICT).
Właściwy system zarządzania wiedzą nie może opierać się tylko na odpowiedniej technologii zarządzanie wiedzą ma bowiem wymiar nie tylko "twardy", związany z technologią, ale przede wszystkim „miękki”, opierający się na kreatywności, wiedzy, potencjale intelektualnym pracowników i umiejętnym zorganizowaniu kluczowych procesów biznesowych firmy.
3. Uwarunkowania realizacyjne zarządzania wiedzą w organizacji
System zaprojektowany, by pomóc przedsiębiorstwom w zdobywaniu, analizowaniu, wykorzystywaniu wiedzy w celu podejmowania szybszych, mądrzejszych i lepszych decyzji dzięki czemu mogą one osiągnąć przewagę konkurencyjną (Ernst & Young) proces identyfikowania, zdobywania i wykorzystywania wiedzy mający na celu poprawę pozycji konkurencyjnej organizacji (A.Andersen) sztuka przetwarzania informacji i aktywów intelektualnych w trwałą wartość dla klientów i pracowników organizacji (Price Waterhouse Coopers) jest procesem za pomocą, którego organizacja generuje bogactwo na podstawie swoich intelektualnych lub opartych na wiedzy aktywach organizacyjnych (W.R. Bukowitz, P.W. Williams).