KONTROLA ZEWNĘTRZNA I WEWNĘTRZNA W ADMINISTRACJI

Kontrola stanowi porównanie wyniku działania z jej celem. Porównanie to umożliwia
dokonanie oceny. Kontrola obejmuje też różne obszary czasowe. Może obejmować
analizę skutków działania i przyczyn rozbieżności między celem a wynikiem. Kontrola
może mieścić się w obrębie danego systemu lub też pochodzić z zewnątrz.

Poddawane jej są m.in. organy administracji rządowej i organy samorządy
terytorialnego w sferze organizacyjno-

wewnętrznej oraz w sferze kształtowania

zewnętrznych stosunków społecznych i gospodarczych.

Kontrola jest działaniem opartym na określonych kryteriach:

1.

kryterium legalności – stosowanie go wiąże się z kwestiami
interpretacyjnymi, z ustaleniem zakresu czasowego obowiązywania normy,
niesp

ójności lub sprzeczności regulacji;

2.

kryterium celowości – obejmuje ocenę działań niezbędnych do osiągnięcia
bezpośrednio lub pośrednio zamierzonego efektu, zarówno całościowego jak i
cząstkowego;

3.

kryterium rzetelności – obejmuje wykonanie przez podmiot tylko tych zadań,
którym może on sprostać. Jest to wykonanie zadań w należytą starannością,
oraz działanie z najlepszą wiedzą przy wykonywaniu powierzonych czynności;

4.

kryterium gospodarności – odnosi się do oceny decyzji, które przy
ograniczonych środkach umożliwiają osiągnięcie maksymalnych efektów, a
jednocześnie minimalizują straty, unikają ryzyka, ogólnie: pełnie realizują
zadania publiczne przy minimalnych nakładach.

KONTROLA ZEWNĘTRZNA – ma miejsce wtedy, gdy podmiot dokonujący kontroli
znajduje się poza obszarem organizacji.
”Zewnętrzność” kontroli można rozpatrywać w dwóch aspektach. Jako kontrolę
zewnętrzną można uznawać kontrolę sprawowaną przez organ całkowicie niezależny
od administracji publicznej. Przykład: kontrola NIK, kontrola sądu nad administracją,
kontrola prokuratorska. Można także ją pojmować, jako kontrolę sprawowaną przez
podmioty stojące na zewnątrz konkretnego pionu organizacyjnego administracji. Jest
to np. kontrola Inspekcji Handlowej czy też kontrola obywatela sprawowana na
podst

awie wniosków i skarg.

Z

KONTROLĄ WEWNĘTRZNĄ mamy do czynienia wtedy, gdy podmiot kontrolujący

znajduje się w obrębie danej organizacji.
Kontrola ta opiera się na zasadzie hierarchicznego podporządkowania oraz na
działaniu wyspecjalizowanych struktur kontrolnych.

Kontrola wewnętrzna sprawowana przez parlament i opinię publiczną jest równie

ważna, ponieważ wskazuje pewnie odchylenia i wpływa na treść podejmowanych
decyzji przez administrację publiczną.

Kontrola hierarchiczna:
Organy wyższego stopnia dysponują kompetencjami kontrolnymi wobec podległego
im organizacyjnie aparatu. Przełożony może zmienić, uchylić decyzję podwładnego,
przejąć jego kompetencje i samodzielnie podjąć decyzję, a ponadto zastosować
sankcje służbowe i dyscyplinarne.
Warunki

em systemu hierarchicznego jest przejrzystość. Oznacza to, że kompetencje

i zadania różnych szczebli są jasno określone. Zwierzchnicy nie są w stanie
wykonywać efektywnie funkcji kontrolnej, gdy rozpiętość kierowania jest nadmierna.

Specjalne struktury kontrolne

powoływane są w przypadkach, gdy kontrola opiera

się na konkretnie zdefiniowanych kryteriach. Przedmiotem kontroli tych struktur jest
gromadzenie i dysponowanie przez administrację publiczną środkami finansowymi ()
Administracja

publiczna jest ustawowo zobowiązana do prowadzenia audytu

wewnętrznego, tzn. działań, przez które kierownik jednostki uzyskuje ocenę
spełniania wymagań legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, przejrzystości
i jawności w zakresie gospodarki finansowej.
Decyzje finansowe mają duży wpływ na treść innych decyzji podejmowanych przez
administrację.
Wydawanie środków nie jest bezpośrednio związane z osiąganiem przez
administrację publiczną celów, a więc kontrola ta ma charakter pośredni.
Podstawowe zasady funkcjonowania

audytu wewnętrznego w polskiej administracji

publicznej określa ustawa o finansach publicznych oraz rozporządzenie Ministra
Finansów w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu
wewnętrznego.

Formą kontroli wewnętrznej w administracji jest też ta, sprawowana przez służby
prawne. Można posłużyć się fachową oceną radcy prawnego, który ocenia
zamierzenia jednostek organizacyjnych urzędu publicznego z punktu widzenia ich
zgodności z prawem.
Wyróżnia się także fachowe służby zajmujące się np. ochroną danych czy też
zakresu bezpieczeństwa, które w pewnym zakresie posiadają funkcje kontrolne.

Każda z omawianych form kontroli ma swoje wady i zalety. Zaletą kontroli
zewnętrznej jest większa obiektywność. Obiektywność kontroli zależy od tego, czy
organ do

konujący kontroli jest niezależny od administracji, a nawet niezawisły (np.

sąd), czy też w pewnym stopniu powiązany z administracją
(np. kontrola Inspekcji Sanitarnej nad organami administracji). Wadą kontroli
zewnętrznej jest to, że organ kontrolujący nie zna wszystkich okoliczności działań
podmiotu kontrolowanego, gdyż dzieli je pewnie dystans.

Organy kontrolujące administrację nie mają kompetencji do naprawy uchybień,
natomiast mogą zwrócić się do organów nadzoru lub kierownictwa nad daną
jednostką o ingerencję.

Z kolei organy kontroli wewnętrznej lepiej znają problematykę kontrolowanych
podmiotów, dysponują określonymi sankcjami w przypadku uchybień, są jednak
mniej obiektywne.

Rezultaty kontroli stanowią przede wszystkim warstwę poznawczą. Wynikiem działań
kontrolnych jest stwierdzenie stopnia zgodności między stanem faktycznym a
zamierzonym. Kontrola zwiększa ogólną i szczegółową wiedzę o administracji
publicznej oraz określa kierunek ewentualnych zmian.