AUDYT SYSTEMU KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
Głównym zadaniem kontroli wewnętrznej jest sprzyjanie realizacji zadań jednostki gospodarczej z zagwarantowaniem racjonalnej pewności, że cele jednostki zostaną osiągnięte.
Przypomnienie
Istotą kontroli wewnętrznej jest ocena określonego stanu lub zdarzenia w odniesieniu do przyjętej podstawy porównań, którą mogą być określone wzorce lub zadania, a także obowiązujące przepisy, regulaminy bądź instrukcje.
Kontrolujący:
kontrola instytucjonalna, którą wykonują wyspecjalizowane komórki (stanowiska) wyodrębnione w tym celu w strukturze organizacyjnej danej jednostki gospodarczej,
kontrola funkcjonalna, która jest przypisana do zakresu obowiązków służbowych stanowisk kierowniczych na różnych szczeblach struktury organizacyjnej danej jednostki.
Zakres kontroli:
kontrola kompletna, obejmująca całokształt zagadnień,
kontrola problemowa,skoncentrowana na określonym zagadnieniu,
kontrola doraźna, wykonywana w razie potrzeby w odniesieniu do wybranych zagadnień,
kontrola sprawdzająca, przeprowadzana w celu ustalenia, czy zostały wykonane zalecenia pokontrolne.
Kryterium czasu:
kontrolę wstępną, odnoszącą się do operacji, które wystąpią w przyszłości,
kontrolę bieżącą, dotyczącą operacji w trakcie ich wykonywania lub tuż po ich wykonaniu,
kontrolę następną, która obejmuje operacje już wykonane.
Zadania kontroli wewnętrznej
zapewnienie realizacji celów oraz efektywności i skuteczności działania jednostki gospodarczej,
ochrona jej mienia i sprzyjanie racjonalnemu wykorzystaniu zasobów,
zagwarantowanie wiarygodności i dokładności informacji ekonomicznych oraz ich ochrona.
Obszary kontroli wewnętrznej w jsfp
Środowisko systemu kontroli finansowej
Zarządzanie ryzykiem
Informacja i komunikacja
Mechanizmy systemu kontroli wewnętrznej
Ocena i audyt wewnętrzny
Zasady sprzyjające funkcjonowaniu kontroli wewnętrznej
1.Żaden pracownik nie powinien wykonywać wszystkich czynności związanych z realizacją, ewidencją i kontrolą operacji gospodarczych,
2.Całość spraw związanych z określonym procesem lub pojedynczą operacją gospodarczą dzieli się na odrębne etapy,
3.Każdy pracownik zajmujący się określoną operacją gospodarczą wykonuje tylko te czynności, które zostały mu przydzielone w granicach danego etapu,
4.Organizacja pracy powinna przewidywać stopniowe i skoordynowane przechodzenie spraw od jednego pracownika do innego,
5.Każdy pracownik wykonujący pracę dalszego etapu powinien sprawdzić prawidłowość wykonania czynności przez swojego poprzednika,
6.Nie powinno być takiego przypadku, aby czynność wykonana przez jedną osobę nie była sprawdzona przez innego pracownika,
7.Wystawianie dokumentów i prowadzenie ewidencji musi być oddzielone od czynności związanych z przyjmowaniem i wydawaniem środków pieniężnych i rzeczowych składników majątkowych,
8.Musi być ściśle sprecyzowany zakres i rodzaj odpowiedzialności każdego pracownika za załatwianie spraw dotyczących określonych transakcji i operacji gospodarczych,
9.Należy stosować w możliwie najszerszym zakresie nowoczesną technikę informacji (it) i najnowsze rozwiązania organizacyjne, zwiększające szybkość i dokładność prac związanych z poszczególnymi transakcjami i operacjami gospodarczymi,
10.Kontrola wewnętrzna powinna być wykonywana nieustannie i efektywnie.
Czynności audytora
audytor powinien poznać i ocenić środowisko, w którym działa jednostka
ocena koncepcji systemu kontroli wewnętrznej i jej wdrożenia
ustalenie, w jaki sposób kierownictwo jednostki rozpoznaje ryzyko związane z działalnością gospodarczą
Rozpoznając ryzyk audytor powinien:
Rozpoznać ryzyko w toku procesów, które służą poznaniu jednostki i jej środowiska, w tym kontroli dotyczących ryzyka,
Rozważyć, czy ryzyko mogło doprowadzić do wystąpienia istotnej nieprawidłowości,
Ocenić stopień prawdopodobieństwa, że ryzyko spowodowało istotną nieprawidłowość.
Zasady prawidłowej kontroli wewnętrznej
1.Żaden pracownik nie powinien wykonywać wszystkich czynności związanych z realizacją, ewidencją i kontrolą operacji gospodarczych,
2.Całość spraw związanych z określonym procesem lub pojedynczą operacją gospodarczą dzieli się na odrębne etapy,
3.Każdy pracownik zajmujący się określoną operacją gospodarczą wykonuje tylko te czynności, które zostały mu przydzielone w granicach danego etapu,
4.Organizacja pracy powinna przewidywać stopniowe i skoordynowane przechodzenie spraw od jednego pracownika do innego,
5.Każdy pracownik wykonujący pracę dalszego etapu powinien sprawdzić prawidłowość wykonania czynności przez swojego poprzednika,
6.Nie powinno być takiego przypadku, aby czynność wykonana przez jedną osobę nie była sprawdzona przez innego pracownika,
7.Wystawianie dokumentów i prowadzenie ewidencji musi być oddzielone od czynności związanych z przyjmowaniem i wydawaniem środków pieniężnych i rzeczowych składników majątkowych,
8.Musi być ściśle sprecyzowany zakres i rodzaj odpowiedzialności każdego pracownika za załatwianie spraw dotyczących określonych transakcji i operacji gospodarczych,
9.Należy stosować w możliwie najszerszym zakresie nowoczesną technikę informacji (it) i najnowsze rozwiązania organizacyjne, zwiększające szybkość i dokładność prac związanych z poszczególnymi transakcjami i operacjami gospodarczymi,
10.Kontrola wewnętrzna powinna być wykonywana nieustannie i efektywni
Przyczyny niskiej skuteczności kontroli wewnętrznej
1.Złożona struktura organizacyjna, sprzyjająca wystąpieniu błędów i dokonywaniu oszustw,
2.Dwie lub więcej osób z kierownictwa umawia się, aby rezygnować z kontroli określonych transakcji lub ich grup,
3.Opracowuje się i wprowadza dziedzinowe podsystemy informatyczne umożliwiające sporządzenie „oszukańczej" sprawozdawczości finansowej,
4.Dokonuje się częstych zmian „niedyspozycyjnych" pracowników, zwłaszcza w działach finansów i księgowości,
5.Występują nietypowe transakcje i operacje gospodarcze mające znamiona oszustwa,
6.Nie wydaje się zaleceń pokontrolnych lub wykonuje się je wybiórczo,
7.Wywiera się szczególne naciski na pracowników/kierownictwo, aby udzielali tylko informacji korzystnych dla jednostki.
Zapytania dotyczące systemu kontroli wewnętrznej
1.Czy kierownictwo opracowało koncepcję systemu kontroli wewnętrznej ?
2.Czy wdrożono koncepcję systemu kontroli wewnętrznej?
3.Czy ustalono zakresy kompetencji i odpowiedzialności dla:
1.kierownictwa jednostki?
2.kierowników wydziałów, działów, stanowisk pracy?
4.Czy kierownictwo nadzoruje funkcjonowanie kontroli wewnętrznej w zakresie:
1.stanu środków pieniężnych, wpływów i wydatków ?
2.przychodów ze sprzedaży i rozrachunków z odbiorcami?
3.zakupów i rozrachunków z dostawcami?
4.wynagrodzeń, rozrachunków z pracownikami, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych?
5.Czy kierownictwo jednostki otrzymuje informacje dotyczące ważnych obszarów działalności:
1.w sposób ciągły?
2.wystarczająco szczegółowych?
3.terminowo?
6.Czy istnieje system fizycznego zabezpieczania składników majątkowych jednostki, a w szczególności:
1.środków pieniężnych?
2.zapasu towarów, materiałów i produktów?
7.Czy pracownicy posiadają odpowiednie umiejętności, kwalifikacje i wykształcenie do wykonywania wyznaczonych im zakresów pracy:
1.w dziale (stanowisku) kontroli wewnętrznej?
2.w księgowości?
3.w dziale informatyki?
8.Czy istnieje system nadzoru i oceny pracowników wykonujących zawód:
1.kontrolera wewnętrznego?
2.księgowego?
3.informatyka?
9.Czy wnioski pokontrolne:
1.są wydawane i kierowane do odpowiednich pracowników?
2.są bieżąco lub/i terminowo realizowane?
10.Czy wykonanie zadań pokontrolnych jest sprawdzane?
11.Czy zostały zastosowane sankcje za:
1.Niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez pracowników
12.Niewykonanie zaleceń pokontrolnych
Test zgodności wypłat gotówkowych z instrukcją