KANCELARIA AUSTRIACKA
Pod zaborem austriackim znalazła się południowa część ziem polskich, nazwana Królestwem Galicji i Lodomerii, wraz z Księstwami Oświęcimskim i Zatorskim. Sprawy Galicji załatwiano w:
1774 - Nadworna Kancelaria Galicyjska
1776 - Zjednoczona Kancelaria Nadworna Czesko - Austriacka z kanclerzem na czele
1782 - Zjednoczona Izba Nadworna
1797 - Nadworna Kancelaria Galicyjska
1802 - Zjednoczona Kancelaria Nadworna - najwyższa władza dla spraw wewnętrznych z wyjątkiem skarbowych, przetrwała do 1848.
Istnieją dwa przykłady organizacji i działalności kancelarii na terenie zaboru austriackiego: kancelarie i registratury dominiów, ( czyli wielkich posiadłości, których właściciele posiadali własne kancelarie) oraz kancelarie miejskie.
Pierwsza organizacja kancelarii w urzędach adm. Galicji była bardzo skomplikowana. Pracownicy nie mogli sobie poradzić z rzeczowym schematem układu akt. Z powodu tego problemu kancelaria nadworna opublikowała w roku 1783 broszurę pt. O manipulacji kancelaryjnej przy rządach krajowych. Zawierała ona wskazówki w sprawie dziennika podawczego, ekspedycji pism i prowadzenia registratury oraz wzory ksiąg kancelaryjnych formularzy. Postanowiono, by wszystkie pisma wpływające do kancelarii i z niej wychodzące były oznaczone kolejnymi numerami dziennika podawczego. Jego wzór obejmował 7 rubryk:
Liczba porządkowa,
Data wpływu,
Nazwisko referenta,
Treść pisma,
Nadawca pisma,
Data ekspedycji,
Oznaczenie fascykulacji, ( czyli pogrupowania akt wg treści)
Wzór tego dziennika z niewielkimi zmianami utrzymał się aż do 1918 roku.
KANCELARIA I REGISTRATURA DOMINIALNA
W dominiach na tym terenie w latach 1772-1784 utrzymywała się wciąż władza dziedzica, a sprawy załatwiano jak w czasach Rzeczpospolitej. Dopiero od 1784 roku przestały funkcjonować sądy ziemskie i zakres ich działalności przeszedł na nowo utworzone sądy, zwane fora nobilium, i na nieco później powołane do życia sądy karne oddzielne sądownictwo dominialne. Pojawiła się wtedy właściwa kancelaria dominialna.
Miała ona dwa działy: administracyjno - polityczny oraz sądowy.
Kancelarię adm.-pol. prowadził mandatariusz, a układ akt był chronologiczno - numerowy. Akt wpływający do kancelarii lub z niej wypływający otrzymywał datę wpływu i numer bieżący dziennika. Z kolei znak fascykułu, do którego akt miał być włączony, uwidoczniony na akcie i taki sam znak w odpowiedniej rubryce dziennika podawczego, kancelaria nadawała później przy rejestracji pisma, względnie przy przekazywaniu akt. Kancelaria dominialna prowadziła też skorowidze i różne księgi pomocnicze, jak np. księgi spraw często powtarzających się ( np. wydanych wiz, paszportów, doręczeń). Osobno prowadzone były księgi okólników ( cyrkularzy) - pism zawierających wskazówki lub polecenia wydane przez organ administracyjny podległym mu organom, wydawanych przez cyrkuły.
Kancelarię sądową prowadził justycjariusz w sposób wprowadzony przez ustawę z 1786 r. W latach 1784 - 1786 znikły księgi wpisów, a sądy austriackie zaczęły łączyć akta odnoszące się do jednej sprawy pod jedną sygnaturą w osobnej obwolucie - jest to tzw. kancelaria akt spraw. Pismo wszczynające sprawę dostarczane było kancelarii bądź to przez pocztę, bądź osobiście przez stronę. Wpisywano je do dziennika podawczego, zwanego też protokołem podawczym, gdzie otrzymywało liczbę porządkową i datę wpływu. Ów dziennik zawierał wyżej wspomniane 7 rubryk. Akta układano wg grup rzeczowych, a urzędowym językiem był niemiecki, chociaż w korespondencji i pismach dominował polski.
KANCELARIA MIEJSKA
W tych kancelariach również obowiązywał system dziennikowy. Istniały jednak inne pomoce kancelaryjne ułatwiające odszukanie dokumentu. Taką pomocą na pewno był podręcznik biurowości pt. Amtsunterricht, oder über die Manipulation der Landesstellen, wydany w 1783 r. W tym czasie pojawiają się akta luźne oraz prezenta, podobnie zbudowany był dziennik podawczy.
Zaprotokołowane sprawy przekazywane były referentom do opracowania w tzw. ternionach, czyli wewnętrznych księgach doręczeń, za pokwitowaniem. Pismo załatwione i aprobowane nazywano konceptem, który wg instrukcji z 1837 r., był przekazywany do tzw. urzędu ekspedytu, gdzie wpisywano go do księgi ekspedycyjnej. Odnotowywano tam dzień otrzymania pisma i nazwisko osoby sporządzającej czystopis - mundanta. Potem czystopis wraz z konceptem przekazywano kierownikowi ekspedytu, gdzie był sprawdzany pod względem zgodności odpisu i następnie przekazywany dyrektorowi urzędu do podpisu.
Do adresatów trafiał poprzez woźnych lub drogą pocztową. Potwierdzenia doręczeń
( konsygnacje) corocznie oddzielnie oprawiano i przechowywano w registraturze urzędu. Do registratury trafiał również koncept, kończąc w ten sposób bieg pisma w urzędzie.
KANCELARIA POLSKA
Wprowadzenie nowego systemu kancelaryjnego wiązało się z powstaniem niezależnego od zaborców państwa polskiego - Księstwa Warszawskiego. Jak wiadomo związane to było z wojnami toczonymi przez Napoleona. Pierwsze władze polskie powołano 5 grudnia 1806 roku w Warszawie, była to Izba Najwyższa i Administracji Publicznej (urząd kolegialny). Władza przejmowana była stopniowo, na terenach podległych wcześniej Prusom 14 I 1807 roku rządy przejęła Komisja Rządząca, będąca de facto rządem tymczasowym.
Decyzja o utworzeniu „niezależnego” państwa polskiego w pełni zależała od Napoleona i to on określił ostateczny ustrój nowopowstałego tworu. Napoleon nadał konstytucję Księstwu 22 VII 1807 roku na zamku królewskim w Dreźnie. Terytorium państwa powiększono w wyniku wojny z Austrią 1809 roku.
Po zajęciu terenów KW przez wojska rosyjskie w marcu 1813 roku car Aleksander I powołał Radę Najwyższą Tymczasową Księstwa Warszawskiego. Ostatecznie zlikwidowano je, tworząc Królestwo Polskie 20 VI 1815 roku, w grudniu tego roku Królestwo otrzymało konstytucję.
Administracja:
Z francuskich doświadczeń wynikało, iż urzędy powinny mieć charakter jednoosobowy, należało więc zerwać z zasadą kolegialności. Z tego powodu przewidziane przez konstytucje samorządy w postaci rad departamentalnych, powiatowych i municypalnych, mogły mieć jedynie ograniczone kompetencje.
Zgodnie z wzorem pruskim kraj podzielono na departamenty, początkowo 6, po 1809 roku 10, na ich czele stali, tak jak w napoleońskiej Francji, mianowani przez króla prefekci. Powiatami kierowali podprefekci. Liczba powiatów pozostała niezmieniona, w ich skład wchodziły gminy miejskie i wiejskie utworzone na mocy dekretu z 1809 roku.
Administracja ta była sprawna i jak no ówczesne czasy niezwykle nowoczesna, świadczy o tym między innymi otwarta w 1808 roku Szkoła Prawa, w 1811 przekształcona w Szkołę Prawa i Administracji, której celem było kształcenie kadr. Tworząc administracje KW opierano się o wzory pruskie i francuskie.
Strukturę aparatu państwowego KP oparto w znacznym stopniu na wzorcach napoleońskiego Księstwa. Utrzymano dotychczasowy podział administracyjny, departamenty zamieniono jednak na województwa, których liczbę określono na 8. Powiaty utrzymano tylko ze względów na potrzeby wyborcze i sądowe. Utworzono nową jednostkę administracji - obwody. Akt z 1832 roku nie zmienił podziału administracyjnego, zmiany zaszły dopiero w roku 1837 - zamieniono nazwę województwo na gubernia. W 1842 i 1845 dokonywano dalszych zmian, których celem była unifikacja administracji z Cesarstwem.
Kancelarie:
Czynnościami kancelaryjnymi sensu stricto zajmowały się w KW i KP jednostki organizacyjne o różnych nazwach: sekretariat generalny, wydział ekspedycyjny, służby ogólnej, kancelaria. W strukturze wewnętrznej urzędu komórki te tworzyły jeden z wydziałów, do wydziałów, poza sekretariatem, należało jednak wyłącznie lub w pierwszym rzędzie merytoryczne załatwianie spraw.
Personel:
Kancelarią zarządzał i kierował sekretarz generalny, sprawował nadzór nad pracownikami i mieniem kancelarii. W latach 40 - tych wprowadzono w jego miejsce dyrektora o znacznie ograniczonych kompetencjach. Miał swojego zastępcę.
W kancelarii polskiej istniał aparat nadzoru nad pracą i pracownikami kancelarii.
Pracownicy merytoryczni: osoby referujące sprawy, opracowujące projekty pism, decydujące ostatecznie o ich treści. Były to w kancelarii polskiej: szef urzędu, kierownicy działów (intendenci, kierownicy departamentów, referendarze, naczelnicy, radcy), konsyliarze, radcy, kanceliści - referenci, radni - sekretarze, ławnicy - sekretarze. W dziedzinie rachunkowości pracownikami merytorycznymi byli kasjerzy, kalkulatorzy, kontrolerowie, rachmistrze.
Pracownicy kancelaryjni: wykonywali prace kancelaryjne sensu stricto: dziennikarze, sekretarze, sekretarz protokolista, kontroler, kanceliści, kopiści, manualiści sekretarz ekspedycyjny, ekspedytor, ekspedient, archiwista, registrator i jego pomocnicy, korektor druków, adiunkci, aplikanci.
Pracownicy pełniący funkcje pośrednie: byli to tłumacze, języka francuskiego, niemieckiego, rosyjskiego. W kancelarii znajdował oczywiście zatrudnienie także personel pomocniczy i techniczny.
Organizacja kancelarii w KW była w pewnym sensie zlepkiem obcych wpływów, głównie pruskich i francuskich. W KP coraz bardziej widoczny był wpływ Rosji.
Obieg pisma:
Obiegiem pisma nazywamy szereg czynności kancelaryjnych, w wyniku których powstaje dokumentacja załatwienia sprawy.
I. Wpływ pisma: doręczano je najczęściej osobiście, pismo przyjmował kierownik kancelarii, rozpieczętowywał je, następnie pismo odczytywano przed kolegium.
II. Powstanie prezenty: po odpieczętowaniu stawiano na piśmie datę wpływu i niekiedy numer z dziennika (dziennika wpływów kancelarii). Zwykle robiła to osoba, która pismo odpieczętowała. Niekiedy (Rada Stanu KW stawiano prezente na kopercie, a później na piśmie. W prefekturach natomiast datę wpływu i numer dziennika wpisywała inna osoba (sekretarz i dziennikarz).
III. Rejestracja wpływu: każde pismo wpływające rejestrowano w dzienniku kancelaryjnym, nadając mu kolejny numer.
IV. Dołączenie priorów z archiwum: jeśli danej sprawie istniały wcześniejsze akta (priora), archiwista dołączał je do pisma. Niekiedy dołączał także inne akta związane ze sprawą. Wszystkie czynności notowano w księdze. Akta natomiast trafiały do referentów (w KW) lub sekretarza generalnego (w KP).
V. Załatwienie sprawy odręczne: jeśli sprawa była prosta, bardzo pilna lub w przypadku poleceń służbowych kierownik urzędu wpisywał decyzję na piśmie. W KP niekiedy wpisywano odpowiedź bezpośrednio na podaniu i zwracano je petentowi. W sprawach trudniejszych procedura znacznie się wydłużała.
VI. Skierowanie pisma do referenta i działu: kierownik wpisywał na piśmie odpowiednie dane (gdzie dalej je przesłać), następnie pismo wysyłano. Cel: 1. uzyskanie wskazówek co do odpowiedzi; 2. zreferowanie sprawy; 3. uzyskanie informacji o sprawie.
VII. Załatwienie sprawy w dziale: opracowanie przez referenta, powstanie konceptu, przedłożenie projektu załatwienia sprawy do ostatecznej aprobaty. Dyrektorowi działu przedkładano projekt rozkładu pism, wszystkie pisma wpisywano do ksiąg i dziennika, nadawano im numery i dołączano priora. Następnie dzielono pisma na: 1. dotyczące spraw, które można było załatwić od razu, na tych wpisywano wskazówki (dekretacje) i odsyłano; 2. sprawy załatwiane przez kierowników działów; 3. sprawy załatwiane przez kierownika dyrekcji; 4. sprawy załatwiane przez sekretarzy w wydziałach.
Po opracowaniu powstawał pisemny projekt załatwienia sprawy - koncept pisma. Sporządzał go kierownik wydziału, podpisywał i przekazywał dyrektorowi. Ten zaś albo zatwierdzał decyzję albo odsyłał sprawę do wyższej instancji, np. ministra lub kolegium (załatwianie takiej sprawy wiązało się z powstawaniem kolejnych pism).
Załatwione sprawy wysyłano do: 1. archiwum - zapadała decyzja przekazania pisma ad acta; 2. do kancelarii w celu sporządzenia czystopisu odpowiedzi.
VIII. Aprobata pisma - powstanie minuty: koncept po zatwierdzeniu i podpisaniu przez kierownika urzędu stawał się minutą.
IX. Sporządzanie czystopisu: powstawał na podstawie minuty, praca przebiegała pod odpowiednią kontrolą. Po powstaniu sprawdzano zgodność z minutą.
X. Podpisanie czystopisu: podpisywał kierownik urzędu, a w większych instytucjach kierownik działu, sekretarz generalny oraz kierownik kancelarii (zgodność z minutą).
XI. Wysłanie pisma: gotowe pismo sekretarz generalny przekazywał ekspedytorowi do wysłania. W KW za pośrednictwem dziennikarza, który robił odpowiednie notatki w dzienniku kancelarii. Ekspedytor sprawdzał czy koperta zawiera komplet dokumentów, pieczętował ją i podpisywał się na kopercie, wpisywał datę odejścia na minucie i oddawał kopertę woźnemu, który niósł ja na pocztę.
XII. Zwrot minuty do archiwum: po złożeniu przez woźnego raportu, archiwista otrzymywał wszystkie dokumenty (minutę, priora). Do jego obowiązków należało domaganie się ich zwrotu, po odebraniu minuty z pismem, które spowodowało odpowiedź włączał je do akt, przekreślał numer dziennika na piśmie i obwolucie i wypełniał ostatnią rubrykę w dzienniku. Pismo załatwione notowano w rotulsie (in rotulo actorum). Wszycie pisma do akt następowało gdy sprawa była załatwiona, a fakt ten odnotowano na piśmie.
Cechy charakterystyczne:
Do cech charakterystycznych tej kancelarii z pewnością zaliczyć można język. Dominował polski, w KP korespondencja z królem odbywała się po francusku (do 1837 r.), później po rosyjsku. Rosyjski w KP pojawia się coraz częściej, rugowany w okresie powstania styczniowego, po 1868 dominuje.
Odejście od księgi wpisów i porzucenie trójdzielnej kancelarii z okresu stanisławowskiego (wpływy, akta załatwiane i ekspedyty osobno), na rzecz kancelarii akt spraw, z układem rzeczowo - hasłowym.
Kancelaria ta nie była kopią obcych wzorów, przejęto pewne elementy, dostosowując je do polskich realiów.