Inwentaryzacja

art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości

Anna Zysnarska

Anna Zysnarska

2

Ustawa o rachunkowości

Reguluje ogólnie sposoby i terminy

przeprowadzenia inwentaryzacji oraz

zasady jej dokumentowania.

Zobowiązuje do wyjaśnienia i

rozliczenia ujawnionych różnic w

roku, na który przypadał termin jej

przeprowadzenia.

Anna Zysnarska

3

Formy inwentaryzacji

1.

Spis z natury.

2.

Uzgodnienie sald z kontrahentami.

3.

Porównanie zapisu w księgach z
odpowiednimi dokumentami i
weryfikacja ich realnej wartości.

Anna Zysnarska

4

Spis z natury

1.

Polega na:

•

spisaniu z natury ilości składników,

•

wycenie tych ilości,

•

porównaniu ilości i wartości z danymi
wynikającymi z ksiąg rachunkowych oraz

•

wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych
różnic.

2.

Za jego przeprowadzenie
odpowiedzialność ponosi Kierownik
jednostki (art. 4 ust. 5 ur).

Anna Zysnarska

5

Terminy dla spisu z natury

UR wskazuje, które składniki:



powinny być spisane w ostatnim dniu roku
obrotowego,



mogą być spisane w dowolnym dniu roku oraz



mogą być spisane w IV kwartale aż do 15
stycznia następnego roku.

Anna Zysnarska

6

Spisem na 31 grudnia należy
objąć:

1.

Środki pieniężne w kasie, a także inne aktywa

pieniężne o terminie realizacji krótszym od 3

miesięcy.

2.

Papiery wartościowe: akcje, obligacje, czeki

obce, bony skarbowe, weksle i inne.

3.

Rzeczowe składniki aktywów obrotowych, takie

jak materiały, wyroby gotowe, półprodukty w

magazynie oraz towary, które obciążają koszty w

dniu ich zakupu lub w momencie wytworzenia, w

tym paliwo w pojazdach służbowych. (art. 17

ust. 2 pkt 4 ur)

Anna Zysnarska

7

Spis w dowolnym dniu roku
dla:

1.

Zapasów towarów i materiałów (opakowań)
objętych ewidencją wartościową w
punktach obrotu detalicznego jednostki.

2.

Zapasów drewna w jednostkach
prowadzących gospodarkę leśną,

3.

Materiałów, towarów , produktów gotowych
i półfabrykatów objętych ewidencją
ilościowo – wartościową raz na 2 lata, jeśli
znajdują się w strzeżonych składowiskach

Anna Zysnarska

8

Spis w IV kwartale do 15
stycznia

Znajdujące się na terenie niestrzeżonym:



środki trwałe (z wyj. środków trwałych, do których
dostęp jest znacznie utrudniony i gruntów),



maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków
trwałych w budowie.

31 grudnia

15 stycznia

1 października

czas przeprowadzania inwentaryzacji

Anna Zysnarska

9

Spis w IV kwartale do 15
stycznia, cd.

Znajdujące się na terenie strzeżonym:



środki trwałe oraz maszyny i urządzenia objęte

inwestycją rozpoczętą raz na 4 lata,



środki trwałe, będące własnością innych

jednostek (osób prawnych), które zostały danej

jednostce przekazane do używania, sprzedaży,

przechowania lub przetwarzania. O wynikach tego

spisu należy powiadomić prawnego właściciela.



inne składniki zapasów nie wymienione powyżej.

Anna Zysnarska

10

Środki trwałe trudno dostępne:

np. budowle podziemne, środki trwałe oddane

innym podmiotom do remontu, przekazane w

dzierżawę

inwentaryzuje się poprzez weryfikację zapisów

księgowych z odpowiednimi dokumentami i

po konsultacji z odpowiednimi służbami

merytorycznymi.

Anna Zysnarska

11

Potwierdzenie stanu aktywów
na podstawie uzgodnienia sald
z kontrahentami

Polega na:



otrzymaniu od banków i uzyskaniu od

kontrahentów potwierdzenia stanu

aktywów wykazanego w księgach

jednostki oraz



wyjaśnieniu, rozliczeniu i zaksięgowaniu

ewentualnych różnic.

Przeprowadza główny księgowy.

Anna Zysnarska

12

Uzgodnienie stanu, cd.

Na ostatni dzień roku dotyczy:



środków pieniężnych zgromadzonych na

rachunkach bankowych



środków pieniężnych i papierów

wartościowych zdeponowanych w bankach lub
innych instytucjach.

Anna Zysnarska

13

Uzgodnienie stanu ...

w IV kwartale, najdalej do 15 stycznia
dotyczy:



należności z tytułu dostaw i usług,



należności z tytułu udzielonych pożyczek,



wszelkich zobowiązań (na podstawie prośby

wierzyciela lub z własnej inicjatywy),



powierzonych innym jednostkom własnych

składników majątkowych – na podstawie

przesłanych wyników spisu z natury,



obcych zasobów przyjętych przez jednostkę do

przerobu, przechowania, w najem lub dzierżawę.

Anna Zysnarska

14

Uzgodnienia stanu przez jego
potwierdzenie - cd.

Nie stosuje się do:



należności spornych i wątpliwych,



należności od osób nieprowadzących ksiąg

rachunkowych,



należności od pracowników,



należności z tytułów publicznoprawnych,



innych aktywów i pasywów, dla których

przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie z

uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.

Anna Zysnarska

15

Uzgadnianie sald może być
dokonane w drodze:



pisemnej na drukach ogólnie dostępnych,

samokopiujących, w trzech egzemplarzach -

dwa wysyłane są do kontrahenta (jeden z

nich powinien powrócić do jednostki), trzeci

pozostaje w jednostce,



potwierdzenia na wydruku komputerowym,



potwierdzenia telefaksem,



potwierdzenia przez telefon, przy czym z

odbytej rozmowy należy sporządzić notatkę.

Anna Zysnarska

16

Co należy podać w
informacji przesyłanej do
kontrahenta?

1.

Nazwę i adres dłużnika.

2.

Nazwę i numer konta analitycznego.

3.

Wartość salda tego konta.

4.

Wyszczególnienie pozycji składających

się na saldo ze wskazaniem dowodów

źródłowych (nr faktury, rachunku, data,

kwota).

5.

Nr konta bankowego.

Anna Zysnarska

17

Potwierdzenie salda

... powinno być dokonane przez podpisy i

imienne pieczątki osób upoważnionych

do reprezentowania jednostki.

Wymagane jest zastosowanie wyraźnej

akceptacji, np. „potwierdzam saldo... ”

albo „saldo jest niezgodne z powodu...”.

Ustawa nie przewiduje milczącego

akceptu.

Anna Zysnarska

18

Potwierdzenie salda

Na podstawie wniosku wierzyciela lub z

własnej inicjatywy mogą też zostać

potwierdzone salda zobowiązań z

wszelkich tytułów.

Anna Zysnarska

19

Porównanie stanu ewidencyjnego
z dokumentami

Polega na porównaniu stanu wynikającego z

ewidencji księgowej lub pozaksięgowej z

danymi zapisanymi w dokumentach

źródłowych lub wtórnych

(decyzjach, protokołach

zdawczo – odbiorczych, umowach, kontrolkach,

kartotekach operacyjnych, rejestrach, planach

finansowych dochodów własnych itp.)

i odbyciu

konsultacji z pracownikami innych komórek.



Przeprowadza główny księgowy.

Anna Zysnarska

20

Porównanie stanu ewidencyjnego
z dokumentami (cd.)



Przeprowadza się na dzień kończący rok
obrotowy, z tymże można je rozpocząć w
IV kwartale i skończyć do 15 stycznia.



Przeprowadzenie inwentaryzacji musi być
potwierdzone w protokołach podpisanych
przez osoby weryfikujące oraz
przekazane do Kierownika jednostki.

Anna Zysnarska

21

Porównanie stanu … dotyczy:

1.

Wartości niematerialnych i prawnych oraz udziałów i akcji.

2.

Materiałów, towarów w drodze oraz dostaw niefakturowanych.

3.

Środków pieniężnych w drodze.

4.

Czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

5.

Należności spornych, wątpliwych, należności i zobowiązań

wobec pracowników oraz publicznoprawnych.

6.

Należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg

rachunkowych oraz aktywów i pasywów wymienionych w art.

26 ust. 1 pkt 1-2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury

lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

7.

Gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych.

8.

Funduszy własnych, funduszy specjalnego przeznaczenia,

celowych.

9.

Rezerw i przychodów przyszłych okresów.

Anna Zysnarska

22

Porównanie stanu ...

w latach, gdy nie inwentaryzuje się
drogą spisu, dotyczy:

10.

Środków trwałych, do których dostęp nie jest utrudniony (bez

gruntów i praw) oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład

środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie

strzeżonym - w latach, w których nie są spisywane z natury.

11.

Zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i

półfabrykatów znajdujących się w strzeżonych składowiskach

jednostki, objętych ewidencją ilościowo – wartościową.

12.

Zasobów znajdujących się w innych jednostkach (z wyj.

znajdujących się w jednostkach świadczących usługi

pocztowe, transportowe, spedycyjne oraz składowania), jeżeli

kontrahent nie potwierdził salda.

14.

Prawa użytkowania wieczystego gruntu.

15.

Inwestycji zaliczonych do aktywów trwałych (w

nieruchomości, wartości niematerialne i prawne,

długoterminowych aktywów finansowych itp.).

Anna Zysnarska

23

Porównanie stanu ...

dotyczy:

Wszystkich pozostałych własnych aktywów

i pasywów nie wymienionych powyżej,

a także wymienionych

– jeżeli przeprowadzenie spisu z natury lub

uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych

nie było możliwe.

Różnice inwentaryzacyjne

Nadwyżki



Dodatnie różnice
ilościowe i
wartościowe
ujawnione w wyniku
porównania stanu
rzeczywistego ze
stanem księgowym.

Niedobory i szkody



Niedobory ujemne różnice
ilościowe i wartościowe
ujawnione w wyniku
porównania stanu
rzeczywistego ze stanem
księgowym.



Szkody spowodowane są
utratą wartości użytkowej
składnika, np. pogorszenie
jakości na skutek złych
warunków przechowywania.

Anna Zysnarska

24

NA ODDZIELNEJ KARTCE

Klasyfikacja różnic inwentaryzacyjnych

Anna Zysnarska

25

NA ODDZIELNEJ KARTCE

Ewidencja różnic inwentaryzacyjnych

Anna Zysnarska

26