Martyna Kujawa
W jaki sposób świadomość istnienia elementów procesu negocjacji może pomóc lub zaszkodzić w komunikacji interpersonalnej podczas negocjacji?
Fakt, że strony negocjacji mają świadomość tego, że istnieją poszczególne etapy procesu negocjacyjnego i jakie to są etapy może stanowić zarówno pomoc jak i zagrożenie. Dla osób lubiących takie negocjacje, których przebieg są w stanie przewidzieć, lepszym przeciwnikiem będzie doświadczony negocjator. Przygotuje się on według podobnego schematu, według którego będzie starał się postępować. Są to zachowania przewidywalne, na które obie strony mogą się przygotować, obmyślić odpowiednią strategię. Każda ze stron negocjacji chce, żeby końcowy efekt był jak najbardziej zadowalający dla niej. Może się jednak okazać, że druga strona ma do zaproponowania takie rozwiązanie, które zadowoli obu negocjatorów. Znajomość tych elementów może powodować u negocjatorów lepsze samopoczucie w danej sytuacji. Nie będą zestresowani, skrępowani tym, że muszą komuś narzucać swoje żądania i odrzucać ich pomysły, ponieważ na tym polegają negocjacje.
Znajomość procesu negocjacji może pomóc głównie w zapewnieniu w większym stopniu, że negocjacje przebiegną według określonego schematu. Oznacza to, że jeśli wiemy, że będziemy mieli do czynienia z doświadczonym negocjatorem, musimy przygotować się rzetelniej do poszczególnych etapów procesu negocjacyjnego. Najprawdopodobniej negocjacje te będą przebiegały sprawnie i konkretnie. Być może będą podzielone na kilka spotkań, jednak może to wynikać z potrzeby przemyślenia, przedyskutowania decyzji z osobami współodpowiedzialnymi za efekt negocjacji. Świadomość elementów występujących w tym procesie jest pomocna dla osób doświadczonych, które oczekują, że strona przeciwna przybędzie na spotkanie przygotowana na różne propozycje. W takiej sytuacji w grę wchodzi więcej opcji, rozwiązań, ponieważ jeśli obie osoby dążą do porozumienia, łatwiej jest ustalić coś konkretnego. Doświadczeni negocjatorzy są przygotowani psychicznie na różne sytuacje, zarówno odrzucenia propozycji jak i jej zaakceptowania, mają wypracowane techniki, którymi się posługują w trakcie trwania negocjacji. Jedni są stanowczy i zdecydowani, dzięki czemu najczęściej udaje im się uzyskać satysfakcjonujący efekt, inni są ulegli i w ten sposób również osiągają pożądany wynik.
Patrząc na fakt świadomości istnienia elementów procesu negocjacyjnego z drugiej strony, może on zaszkodzić w komunikacji interpersonalnej. Taka sytuacja może mieć miejsce wtedy, gdy jeden z negocjatorów jest nowicjuszem. Po pierwsze, strony mają wtedy nierówne szanse. Osoba doświadczona wie, jak postępować z przeciwnikiem. Z drugiej strony nie wie, czego może się po nim spodziewać, gdyż w związku z tym, że dopiero wkracza w świat negocjacji, jego propozycje mogą być nieobliczalne i nawet zszokować przeciwnika. Po drugie, proces negocjacji może trwać dłużej niż w przypadku spotkania dwóch weteranów. Niedoświadczony negocjator może być niewystarczająco przygotowany do rozmowy, może nie wiedzieć, na jakie ustępstwa powinien się zgodzić, ale również może w niewłaściwy sposób przedstawiać swoje propozycje, przez co straci szansę na wygraną w tym pojedynku. Zasiadając do takich negocjacji należy dokładnie wiedzieć czego się oczekuje i na jakie ewentualne odstępstwa można się zgodzić, aby doprowadzić do kompromisu i zadowolenia dwóch stron. Należy sobie wyznaczyć górną i dolną granicę oczekiwać i nie wykraczać poza nie. Dobrze jest być przygotowanym psychicznie do takiego spotkania, gdyż osoba, która próbuje coś zyskać powinna być opanowana i stanowcza. Doświadczony negocjator ma niejako większe szanse na zwycięstwo, gdyż ma już wypracowane techniki manipulacji drugą osobą podczas negocjacji, więc wie, co należy zrobić lub powiedzieć, aby odpowiednio wpłynąć na drugą stronę. Przykładem mogą być negocjacje dwóch osób: starszego, doświadczonego zawodowo właściciela firmy z innym właścicielem, młodym i nie mającym dużego doświadczenia w przeprowadzaniu negocjacji. Z jednej strony, ten młody właściciel wie co chce osiągnąć w efekcie negocjacji i co ewentualnie może odpuścić ze swoich wymagań, jednak z drugiej strony może nim zawładnąć stres i niechęć do dyskusji ze starszym kolegą. W takim przypadku może zbyt szybko godzić się na wszystkie warunki, które przedstawi doświadczony negocjator, a swoich żądań nie przedstawi. Negocjacje przebiegną szybko, ale nierzetelnie. Druga sytuacja z kolei może wyglądać przeciwnie. Ten młody, niedoświadczony właściciel firmy może być tak pewny siebie, że zechce pokazać swoją wyższość, nie zgodzi się na żaden kompromis, w związku z czym może całkowicie stracić szansę na współpracę z daną firmą.
Z powyższego przykładu można wywnioskować, że zasiadając do negocjacji nie zawsze wystarczy mieć wiedzę teoretyczną. Należy umieć zastosować się do niej w praktyce, a żeby tak zrobić, trzeba być emocjonalnie przygotowanym na próby wymuszania podjęcia takiej a nie innej decyzji, trzeba umieć odmawiać i rozmawiać stanowczo i spokojnie.