Informacja jako główny efekt pracy biurowej i element procesu decyzyjnego

Lekcja 1

Temat: Informacja w pracy biurowej.

]

Zarządzanie to takie działanie w wyniku którego następuje osiągnięcie przyjętych celów w jak najbardziej efektywny sposób.

Głównym elementem zarządzania jest podejmowanie decyzji.

W przedsiębiorstwie można wyróżnić 3 podsystemy:

• Informacyjny (zadaniem jest gromadzenie, przechowywanie, przetwarzanie i przekazywanie informacji)

• Decyzyjny (zadaniem jest podejmowanie decyzji)

W zależność od sposobu przekazu informacje możemy podzielić na:	Rodzaje informacji:
Ustną Pisemną Telefoniczną Elektroniczną	Formalne Półoficjalne Nieformalne

Informacja powinna być:

• Rzetelna i dokładna,

• jasna, wyczerpująca i zwięzła,

• szybko i terminowo dostarczona,

• kompletna,

• dostępna,

• odpowiednio przetworzona.

Decyzja to świadomy wybór dokonywany przez kierownika jednostki organizacyjnej, między różnymi wariantami rozwiązania problemu.

Lekcja 2

Temat: Znaczenie i zasady prawidłowego obiegu pism.

Dokument biurowy	To każde pismo, protokół sprawozdanie, notatka, sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.
Akta spraw	Zbór dokumentów dotyczących jednej sprawy.
Dokumentacja biurowa	To akta różnych spraw dotyczących jednego zagadnienia. Obejmuje zarówno akta spraw bieżących jak i załatwionych.

Obieg pisma to droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia spawy.

Obieg pism w jednostce organizacyjnej odbywa się zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów.

Wszelkie czynności związane z obiegiem dokumentów dzielimy na 3 fazy:

1. Przyjmowanie pism

2. Rozdział i załatwianie spraw

3. Wysyłanie odpowiedzi

Lekcja 3

Temat: Systemy kancelaryjne:

System kancelaryjny to ustalony w instrukcji kancelaryjnej sposób postępowania z pismami i złożonymi z nich aktami.

Instrukcja kancelaryjna reguluje sposób:

Przyjmowania

Załatwiania

Wysyłania

Przechowywania informacji

Instrukcja kancelaryjna jest formalnym i normatywnym dokumentem regulującym następujące zagadnienia:

1. Zasady obiegu pism.

2. Zasady przyjętego systemu kancelaryjnego

3. Czynności sekretariatu lub kancelarii w zakresie przyjmowania i wysyłania pism

4. Tryb przesyłania pism wewnątrz jednostki organizacyjnej

5. Tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia

6. tryb rejestracji i znakowania pism

7. dopuszczalne formy załatwiania spraw.

8. zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisywania pism.

9. Zasady terminowania i kontroli załatwiania spraw.

10. Zasady przechowywania akt.

Rodzaje systemów kancelaryjnych:

Dziennikowy	Polega na rejestracji wszystkich pism wpływających i wysyłanych
Bezdziennikowy	Ogranicza rejestracje pism do poszczególnych spraw przez referenta na formulażu spis spraw
Mieszany	Łączy w sobie pewne elementy systemu dziennikowego i bezdziennkowego

Występują dwa odmiany systemu dziennikowego:

• Jednodziennikowy

• Dwudziennikowy

Podstawą systemu bezdziennikowego jest rzeczowy wykaz akt na podstawie którego klasyfikuje się wszystkie sprawy. Każda a pozycji rzeczowego wykazu akt opartego na klasyfikacji dziesiętnej, jeżeli nie ulega dalszemu podziałowi jest równocześnie nazwą teczki (segregatora) w której przechowuje się pisma dotyczące danej sprawy.

Lekcja 4

Temat: Prowadzenie dziennika podawczego.

Lekcja 5

Temat: Ewidencja korespondencji w systemie dziennikowym.

Lekcja 6

Temat: Przyjmowanie i rozdział korespondencji.

Korespondencja do jednostki organizacyjnej może być dostarczana różnymi kanałami:

• dostarczane bezpośrednio przez interesantow,

• dostarczana przez listonosza,

• dostarczona ze skrytki pocztowej,

• dostarczana i odbierana przez gońców,

• odbierane z poczty dworcowej (przesyłki kurierskie),

• dostarczane i odbierane za pomocą środków łączności (fax, telex, poczta elektroniczna, internet)

• dostarczana pocztą kurierską

Po otrzymaniu kancelaria wykonuje następujące czynności:

• sortowanie,

• otwieranie przesyłki,

• kontrola poczty,

• segregowanie poczty,

• rejestrowanie poczty,

• kompletowanie,

• wstępne opracowanie poczty

Lekcja 7

Temat: Wysyłka korespondencji i czynności z nią związane.

Przydział pism i ich załatwianie.

W kancelarii następuje przydział korespondencji poszczególnym komórkom organizacyjnym.

Przy odbiorze korespondencji kierownik:

• Kwituje jej odbiór w specjalnej kartotece,

• przegląda pisma,

• dekretuje (nanosi na pisma kto, w jakim terminie i w jaki sposób ma załatwić sprawę oraz nanosi swój podpis i datę.

Po otrzymaniu pisma pracownik:

• zapoznaje się z jego treścią,

• rejestruje je w spisie spraw,

• załatwia sprawę pod względem merytorycznym i formalnym,

• Merytoryczne załatwienie sprawy dotyczy jej istoty, treści, sedna - uzależnione jest od stanu faktycznego.

• Formalne załatwianie sprawy, to załatwienie sprawy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Wysyłanie pism

Przed wysłaniem pism sekretariat lub kancelaria wykonuje następujące czynności:

Kontrola

Polega na sprawdzeniu pisma pod względem formalnym wygląd i styl oraz kompletności - podpisy, data, załączniki,

Podpisywanie

Podpisy umieszczamy pod treścią pisma z prawej strony, jeżeli pismo podpisywane jest przez 2 osoby to osoba niższa rango podpisuje pismo z lewej strony, wyższa z prawej.

Sortowanie

• Pilna

• Specjalna,

• listy i pisma,

• Paczki,

• Inne.

Rejestracja

Zgodne z przyjętym w danej jednostce organizacyjnej systemem kancelaryjnym.

Składanie pisma

Najpierw wzdłuż a potem poprzecznie. Tekst pisma powinien zawsze po wewnętrznej stronie złożonego pisma. Używając kopert podłużnych, pisma składamy wszerz na 3 części. Złożone pisma wkładamy zawsze złożeniem do dołu. W przypadku użycia kopert okienkowych, pisma składamy tak aby adres odbiorcy był widoczny przez okienko koperty.

Adresowanie

Naklejanie znaczków pocztowych.

• Naklejanie znaczków

• Rozliczenie ryczałtem

• Frankowanie (przesyłki ofrankowane muszą być oddane na poczcie)

Lekcja 8

Temat: Przechowywanie akt.

Archiwum pełni rolę:

• źródła informacji,

• źródła materiałów dokumentacyjnych,

• źródła materiałów dowodowych

• przechowywania akt narzuconych przez prawo.

Akta występujące w podmiotach gospodarczych możemy podzielić na:

• akta spraw bieżących (załatwianych)

• akta spraw załatwionych.

Przechowywanie akt bieżących

Akta bieżące mogą być przechowywane w:

• archiwum osobistym (pracowniczym),

• archiwum wydziałowym,

• archiwum centralnym.

• Archiwum spraw tajnych.

Przechowywanie akt spraw załatwionych

Akta spraw załatwionych mogą być przechowywane w:

• Archiwum zakładowym,

• Składnicy akt.

Kategorie archiwalne:

Kategorie		Wartość	Okres przechowywania	Zastosowanie
A		historyczna	wieczyście	Sprawozdania finansowe, akty powołania podmiotów gospodarczych, akty własności itp.
B	Bo	użytkowa	Krótkotrwały nie więcej niż 2 lata	Materiały pomocnicze do opracowania różnych spraw
			Bn		(n) lat	Dowody i dokumenty księgowe, akta osobowe itp.
			Ben		(n) lat	Materiały które po upływie okreslonego czasu (n) podlegają ekspertyzie archiwalnej

Obecnie , oprócz dokumentacji powstałej w tradycyjny sposób (na papierze), tworzone są zbiory archiwalne w postaci:

• taśm mikrofilmowych

• elektronicznej (na dyskach komputerowych)

Lekcja 9

Temat: Zebranie jako forma przekazywania informacji.

Wyróżniamy następujące rodzaje zebrań:

przy drzwiach zamkniętych	Uczestnikami zebrania mogąbyc tylko i wyłącznie osoby zaproszone
o charakterze otwartym	Mogą uczestniczyć wszystkie chętne osoby często w charakterze słuchaczy, niekiedy w charakterze uczestników czynnych
o charakterze wewnętrznym	Różnego typu narady, zebrania, posiedzenia określonej jedynostki gospodarczej lub instytucji
o charakterze zewnętrznym	W zebraniach tych uczestniczą np. zleceniodawcy, rzeczoznawcy, przedstawiciele instytucji finansowych..

Sprawne zorganizowanie i przeprowadzenie zebrania wymaga przeanalizowania następujących jego etapów:

Przed zebraniem:

• opracowanie założeń zebrania

• prace przygotowawcze

W trakcie zebrania:

• realizacja jego przebiegu

Po zebraniu:

• prace zakończeniowe

Podczas opracowywania założeń należy brać pod uwagę następujące zagadnienia:

• rodzaj i cel zebrania,

• ramową tematykę zebrania,

• pozyskanie materiału źródłowego i jego opracowanie,

• dobór referenta,

• termin i miejsce zebrania,

• sposób wykorzystania wyników zebrania,

• koszty i źródła finansowania,

• zasady obsługi i zaopatrzenia zebrania

Do zadań przewodniczącego należy:

Przed zebraniem:

• Ustalenie porządku zebrania,

• nadzór nad organizacją zebrania,

• zwołanie uczestników zebrania.

W trakcie zebrania:

• zapoznanie uczestników z porządkiem zebrania,

• pobudzenie uczestników do dyskusji,

• prowadzenie głosowań,

• utrzymanie porządku,

• utrzymanie dobrej atmosfery zebrania

Po zebraniu:

• ocena przebiegu zebrania,

• kontrola wykonania działań podjętych w czasie zebrania

6

Podsystem

decyzyjny

Podsystem informacyjny

System kontroli

System wykonawczy

System informacyjno - decyzyjny

System decyzyjno wykonawczy