Funkcja kontrolowania w procesie zarządzania

Kontrola to proces zapewniający aby rzeczywiste działania były zgodne z planowanymi.

Kontrola jest istotna, ponieważ:

• Zapewnia orientację, co do zgodności sposobu, kierunku i stopnia zaawansowania realizacji zadań

• Informuje, czy i kiedy podejmować interwencje

• Pozwala wyjaśniać przyczyny występujących odchyleń

• Pozwala dokonywać oceny i wyciągać wnioski

Zasady kontroli:

• Za sprawność funkcji kontrolnej odpowiadają kierownicy oraz podmioty wspierające kierowników, oraz wykonawcy procesów

• Czynności wykonywane w ramach funkcji kontrolnej nie powinny zakłócać procesów podstawowych

• Oceny wewnętrzne podmiotów powinny być powiązane z systemem motywacyjnym

• System kontroli nie może niszczyć innowacyjności

• Należy unikać biurokratyzacji kontroli

• Nie zarabiamy na kontroli

• Kontrola wspiera działalność biznesową

Powiązania funkcji kontroli z pozostałymi funkcjami procesu zarządzania

• Funkcja planowania jest źródłem norm dla funkcji kontroli w postaci celów, zadań, parametrów; funkcja kontroli poprzez informację zwrotną pozwala na doskonalenie funkcji planowania - weryfikowanie

• Funkcja organizowania jest dla funkcji kontroli źródłem norm w postaci wewnątrzorganizacyjnych zasad działania, z drugiej strony funkcja kontrolna kształtuje system organizowania

• Funkcja motywowania jest dla funkcji kontroli źródłem norm w formie wzorców postępowania poszczególnych członków grupy w organizacji, z drugiej strony poprzez wykorzystanie tych norm funkcja kontroli kształtuje funkcję motywacyjną

Normy to wymagania odnoszące się albo do sposobu realizacji pewnych działań, albo do produktów dostarczanych przez organizację.

Regulatorami w procesie kontroli są te podmioty wewnętrzne, które na podstawie norm dążą do poprawnego ukształtowania przebiegu procesów w organizacji.

Sensorami w procesie wykonywania funkcji kontroli są podmioty, których zadaniem jest sprawdzanie, czy procesy i produkty są zgodne z normami, gromadzenie i analizowanie odpowiednich informacji oraz przedstawianie wniosków i zaleceń dotyczących doskonalenia.

Wykonawcami są podmioty uczestniczące w procesie transformacji zasobów w produkty końcowe w sposób zgodny z obowiązującymi normami.

Produkty wytwarzane w procesie transformacji mogą mieć charakter wyrobów lub usług.

Odbiorcami mogą być podmioty wewnątrzorganizacyjne lub zewnętrzne.

Ogólna procedura procesu kontroli

Kontrola bieżąca a końcowa

Kontrola bieżąca

• Sensory koncentrują się na procesie transformacji, a nie na produktach, co daje możliwość uniknięcia faktów nieodwracalnych

• Wymaga rozbudowanych punktów kontrolnych i jest przez to kosztowna

• Wymaga koordynacji podmiotów uczestniczących w procesie

Kontrola końcowa

• Wymaga niewielu punktów kontrolnych

• Sensory koncentrują się na produktach, co może spowodować powstanie faktów nieodwracalnych

• Może utrudniać ustalenie źródła niesprawności

Kontrola funkcjonalna a instytucjonalna

Kontrola instytucjonalna

• Daje kompleksowy obraz kontrolowanego przedmiotu

• Może odciążyć kierowników funkcjonalnych

• Może prowadzić do konfliktów

• Może być kosztowna

• Może prowadzić do autonomizacji i biurokratyzacji

Kontrola funkcjonalna

• Zapewnia jedność kontroli i pozostałych funkcji zarządzania

• Może zapobiegać powstawaniu faktów nieodwracalnych

• Może dawać rozbieżne wyniki odcinkowe

• Może powodować trudności w uzyskaniu kompleksowej oceny

• Może absorbować uwagę naczelnego kierownictwa

Kontrola wewnętrzna a zewnętrzna

Kontrola wewnętrzna

• Zapewnia jedność kontroli i innych funkcji zarządzania

• Kontrolujący zna specyfikę organizacji

• Niektóre normy mogą być `specyficznie' interpretowane przez organizację

• Ograniczony obiektywizm

Kontrola zewnętrzna

• Przedmiotem funkcji kontroli zewnętrznej powinno być przestrzeganie szczególnie ważnych norm ogólnospołecznych

• Kontrolujący może nie znać specyfiki działania organizacji

• Dążenie do autonomizacji i biurokratyzacji

• Konflikty między kontrolującymi a kontrolowanymi