KONTROLOWANIE: regulacja działań organizacji, tak, aby ułatwić jej osiąganie celów.

Cel kontroli - możliwość oceny proporcji organizacji w porównaniu z zamierzonymi celami w

wybranym momencie za pomocą mierników.

Obszary kontroli:

1. zasoby

• finansowe (płynność)

• ludzkie (dobór, obsada wydajności)

• rzeczowe (zapasy, jakość, sprzęt)

• informacyjne (prognozy, analizy, harmonogramy)

2. szczebel

• operacyjny

• strategiczny

Znaczenie kontroli:

• dostosowanie do wartości

• eliminacja błędów

• złożoność organizacji (rozrastanie się organizacji)

• koszty (eliminacja marnotractwa)

Kto sprawuje kontrolę?

1. Kontrolerzy - managerowie na szczeblu odpowiedniemu do rodzaju kontroli

2. Pracownicy - np. w zespołach, odpowiedzialnych za jakość zużycia materiałów (obszar operacyjny)

Stan kontroli:

1. ustalenie norm

2. mierzenie wyników

3. porównywanie wyników

4. ocena (reakcja)

5. decyzja

• utrzymywanie

• korekta

• zmiana norm

Formy kontroli:

• wstępna, równoległa, końcowa (kontrola wieloraka)

• biurokratyczna i angażująca pracowników

• operacyjna i strategiczna

Styl kontroli:

1. partycypacyjny - z udziałem pracowników

2. dyrektywny - narzucony odgórnie

Typy kontroli ze względu na zaangażowanie pracowników:

1. Element - kontrola biurokratyczna - kontrola zaangażowani pracowników

2. Cel - podporządkowanie pracowników (zaangażowanie pracowników); ścisłe przepisy, formowanie narzędzi, sztywna
   Hierarchia - normy grupowe, kultura (stopień formalizowania)

3. Oczekiwania- minimum wykonania normy; lepsze wynagrodzenie, przekroczenie normy

4. Projekty- struktura wysmukła, zarządzanie „odgórne”, styl autokratyczny; struktura spłaszczona (zarządzanie rozłożone na szczeble)

5. Nagrody- indywidualne- zespołowe

6. Współuczestnictwo- ograniczenie, formalne; szczególne, nieformalne

• formalne, mechaniczne rozwiązania (styl demokratyczny)

• nieformalne, ograniczenie rozwiązania (styl partycypacyjny)

Typy kontroli ze względu na style kontroli:

1. biurokratyczny

• cała kontrola managerów

• decyzje podejmuje zarząd i kierownicy niższych szczebli w zakresie swoich kompetencji

• nie nagradza się za kwalifikacje personelu

• pracownicy nie chcę współpracować i nie są dopuszczeni do współuczestnictwa w kontroli

2. partycypacyjny

• współudział pracowników

• nagrody dla kierowników za kształtowanie personelu

• pracownicy chcą i są gotowi ponosić odpowiedzialność

Wybór stylu kontroli zależy od:

• preferencji zarządu

• kwalifikacji pracowników

• wymierności wyników

• rodzaju zadań

Skuteczność kontroli:

1. zintegrowanie kontroli z planem (umieszczenie jej w planie)

2. elastyczność kontroli

3. dokładność - zapobieganie fałszowaniu wyników

4. aktualność - odpowiednia częstotliwość

5. obiektywizm - fakty (!)

Opór przeciwko kontroli:

1. przyczyny

• nadmierna kontrola

• koncentracja na właściwych celach

• nagradzanie nieefektywności

• odpowiedzialność

2. przezwyciężanie

• uniemożliwienie uniknięcia kontroli

• powiązanie kontroli z motywacją

• ZPC (zarządzanie przez cele)

• Wymóg fizycznego śladu po kontroli

ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ -15.12.2009

2