Organizacja i zarządzanie w administracji publicznej

Wykład 6

6. Kontrolowanie

6.1.Znaczenie kontroli

Kontrola - proces zapewniający zgodność rzeczywistych działań z planowanymi. Kontrola ułatwia kierownikom sprawdzanie skuteczności czynności planistycznych, organizacyjnych i przewodzenia.

6.2.Etapy kontroli

Kontrola kierownicza to systematyczne działanie zmierzające do ustalenia norm efektywności przy

planowaniu celów, do zaprojektowania systemów informacyjnych sprzężeń zwrotnych, porównania rzeczywistych wyników z ustalonymi normami, stwierdzenia, czy występują odchylenia i do pomiaru ich znaczenia oraz podejmowania wszelkich działań potrzebnych do zapewnienia, aby wszelkie zasoby organizacji były najskuteczniej i najsprawniej wykorzystywane do osiągania celów organizacji.

6.3.Potrzeba kontroli

W jakim celu kontrolujemy?

• Aby tworzyć wyższą jakość.

• Aby radzić sobie ze zmianą.

• Aby przyspieszać cykle.

• Aby dodawać wartość.

• Aby ułatwić delegowanie i pracę zespołową.

6.4.Projektowanie systemów kontroli

System kontroli - wieloetapowa procedura stosowana w różnych rodzajach działań kontrolnych.

Przy projektowaniu systemów kontroli, których celem jest dostarczenie terminowo, dokładnych informacji zwrotnych możliwych do przyjęcia przez członków organizacji, kierownicy napotykają na różne trudności. Trudności dotyczą decyzji, co należy kontrolować i jak często mierzyć osiągane postępy.

Skłonność do kontrolowania zbyt wielu elementów operacji w przesadnie dokładny sposób może:

• † irytować i demoralizować pracowników,

• † frustrować ich przełożonych,

• † prowadzić do marnotrawienia czasu, energii i pieniędzy.

Ponadto menedżerowie mogą skupiać uwagę na łatwych do pomiaru czynnikach i pomijać czynniki trudne do zmierzenia, a mające większe znaczenia.

6.4.1.Określenie kluczowych obszarów efektywności

Kluczowe obszary efektywności (kluczowe obszary wyników - KOW)- te elementy jednostki lub organizacji, które muszą efektywnie funkcjonować, aby cała jednostka / organizacja mogła osiągnąć sukces. Obszary te obejmują główne działania lub grupy w organizacji / jednostce.

Strategiczne punkty kontroli- krytyczne punkty w systemie, w których należy przeprowadzać na bieżąco kontrolę lub zbierać informacje.

Dzięki wyznaczeniu strategicznych punktów kontroli można w znacznym stopniu ograniczyć ilość

informacji, które należy zbierać i oceniać.

2