1. Technika notowania wykładów:

• Skróty słów z j. potocznego, np. „jest”-„j”, „określenie”-„okr.”, „definicja”-„def.”

• Skróty terminów z j. fachowego, z danego przedmiotu, np. K-konstytucja, RM-Rada Ministrów

• Nie uzupełniać wykładu podczas...wykładu, np. XXX lub_______, gdzie brakuje

• Lepsze są luźne kartki niż całe zeszyty, bo nie trzeba tyle nosić-jest lżej i wygodniej wertować(?)

• Pisać co drugą kartkę i kratkę

• Nie powtarzać wyrazów, których się nie zna

• Notatki od kogoś...kto i co z tego miał...

2. Technika pracy z notatkami, podręcznikiem-jak się uczyć:

• ZZZ - zrozumieć, zapamiętać, zastosować...lub tradycyjnie

• Potrójne czytanie, uczenie się rozdziałami, fragmentami; podkreślam to, co ważne- góra 2-3 wyrazy, których NIE można opuścić

Przygotowanie do egzaminu i zdawanie egzaminu ładnie pisać i bez bazgrołek

Teoria organizacji i kierownictwa

Jedna z nauk o sprawnym działaniu. Zajmuje się ona prawidłowościami związanymi z organizowaniem pracy zespołowej oraz kierowaniem działaniami zespołowymi.

Wysoki stopień ogólności

Nauką szczegółową jest nauka o administrowaniu - jak to zastosować do jednej dziedziny-administrowania. Jedna dziedzina, ale szczegółowe dyrektywy czy wiele dziedzin, ale niedokładnie.

Praktyczne znaczenie teorii dla praktyki na przykładzie administracji (praktyczna przydatność)

TEORIA - zespół twierdzeń, które odnoszą się do rzeczywistości; nie ma gotowych rozwiązań, jest pomoc, jak warto, by tego typu zadanie rozwiązywać

4 etapy...wtajemniczenia:

1. najniższy stopień - teoria pozwala poznać terminologię (aparaturę pojęciową) z danej dziedziny/fachowy język-opanowanie terminologii

2. zapoznanie się z zagadnieniami, którymi się zajmuje, czyli czym dany przedmiot się zajmuje (kogo, o co „w jego” języku zapytać, np. z ekonomii)

3. jestem w stanie, na podstawie znanych mi prawidłowości, przewidzieć, co będzie zanim coś będzie przewidywanie, profesjonalizm, stosowanie do konkretnych przypadków

4. fachowiec dostrzega to, czego inni nie dostrzegają, potrafi dostrzec istotę rzeczy; OGLĄDAĆ A SPOSTRZEGAĆ

STEREOTYPY = schematy

PODSTAWOWE POJĘCIA TEORII ORGANIZACJI

CELE DZIAŁANIA

pojęcie = nazwa + jej znaczenie

definicja = określa pojęcie

definicje nominalne (definicje słownikowe)

cel = przyszły, przewidywany, pożądany i zamierzony stan rzeczy

zadanie = cel zadany, ustalony przez kogoś innego niż wykonawca, a mimo tej świadomości wykonawca właśnie to robi

Relacja między celem a zadaniem

ZWIERZĘ - pies

a

CEL - zadanie

Skutek = wynik działania

Relacje między celem a skutkiem

Rodzaje celów działania (typologia celów/podział celów/klasyfikacja/rodzaje) KRYTERIA:

1. Ze względu na ważność celu dla działającego:

1. cele główne - cel na tyle ważny dla działającego, że dla niego samego jest gotów podjąć działanie

WNIOSKI:

• gdyby były inne zadania, to tego bym nie wykonała

• gdyby to był jedyny cel, że i tak bym go wykonała

b) cele uboczne - nie spełnia kryterium podanego dla celu głównego cel realizowany przy okazji; cel nie na tyle ważny, aby dla niego samego działający podejmował działanie; cel, dla którego działający nie podejmuje dodatkowych działań, realizuje go przy okazji

WNIOSKI:

• gdyby cel ten był jedyny, to działający działania by nie podejmował

• gdyby danego celu nie było, ale były inne cele, to i tak by podjął działanie.

• Ze względu na rolę, jaką spełniają:

1. końcowe - pozytywnie oceniany dla niego samego; cenny sam w sobie (np. zakończenie semestru)

2. pośrednie = środki - cel pozytywnie oceniany, ale nie dla niego samego, tylko dlatego, że jego realizacja stanowi warunek dla osiągnięcia innego celu

Przerastanie środków w cele cele pośrednie przez działającego są przekształcane w cele końcowe.

ŚRODKI = cele pośrednie

ZASOBY = grunty, nieruchomości, pieniądze

„Cel uświęca środki” niegodne środki (np. kradzież), ale godny cel (np. zakup lekarstw).

3. Ze względu, do jakiej grupy osób się tyczy (czyje są cele):

1. indywidualne - własne, każdego człowieka, instytucji

ja - to instytucja

co dobre dla mnie, to dobre dla instytucji

wykorzystywanie instytucji przez urzędnika

2. grupowe - cele (personalnie) części (strukturalnie) instytucji

instytucja - to ja

co dobre dla instytucji, dobre dla mnie

pełne utożsamianie się kierownika z instytucją

3. instytucji =\= (nie równa się) suma celów instytucji

4. Ze względu na rolę celu w działaniu instytucji:

1. podobne - dążenie do osiągnięcia takiego samego stanu rzeczy, a nie tego samego

2. wspólne - cel instytucji akceptowany przez członków instytucji, dlatego że pozwala osiągnąć ich własne cele indywidualne; członkowie instytucji traktują jako własny, bo to pozwala osiągnąć im cele indywidualne; leży w ich własnym interesie to wpływa na system wynagrodzeń (im bardziej dbam o firmę, tym więcej JA dostaję od prowizji)

5. Ze względu na szerokość zakresu działania:

1. wewnętrzne (np. zdanie egzaminu)

2. zewnętrzne (np. zakończenie roku)

Rodzaje stosunków zachodzących między celami - na etapie ich realizacji:

1. stosunki sprzeczności cele: wyłączające się lub...po prostu sprzeczne

1. gdy realizacja jednego wymaga całkowitej rezygnacji z innego celu

2. jeden ALBO drugi

3. jeden ZAMIAST drugiego

4. np. konflikt czasowy - nie można być jednocześnie w dwóch miejscach

2) cele alternatywne - między którymi występują stosunki konkurencyjności

• jeden LUB drugi

• jeden KOSZTEM drugiego

• częściowa rezygnacja

• wszystko po troszeczkę

3) cele kumulatywne a stosunki między nimi polegają na pozytywnej współzależności

• jeden PRZYCZYNIA SIĘ do drugiego

• jeden SPRZYJA drugiemu (realizacji)

• stosunki pozytywnej współzależności

4) cele niezależne, stosunki niezależności - realizacja jednego NIE MA WPŁYWU na realizację drugie

ORGANIZACJA - termin wieloznaczny

1. Organizacja studencka zajęła się sprawami socjalno - bytowymi studentów.

Znaczenie podmiotowe podmiot/rzecz zorganizowany

2. Organizacja immatrykulacji była dobra.

Znaczenie atrybutowe „cecha”

organizacja jako cecha - całość, której składniki współprzyczyniają się do powodzenia całości definicja T. Kotarbińskiego

powodzenie - stopień osiągnięcia celów

organizacja - współprzyczynianie się części do jej powodzenia

umiejętności organizatorskie

organizacja jest cechą

3. Starosta podjął się organizacji spotkania integracyjnego.

Wykonanie określonych czynności przygotowawczych - znaczenie czynnościowe - „zorganizowania”.

DEZORGANIZACJA zmniejszanie, utrudnianie, uniemożliwianie współprzyczyniania się części do powodzenia całości (można obniżać)

REORGANIZACJA polepszanie, zwiększanie współprzyczyniania się części do powodzenia całości

ORGANIZM - zwierzęcy, roślinny, ludzki, państwowy

ORGAN - np. wojewoda, Rada Ministrów (albo ręka ) wyodrębniona funkcjonalnie część organizmu

INSTYTUCJA - ludzie, cele, zasoby (materialne i niematerialne)

INSTYTUCJA - zorganizowany zespół ludzi, którzy posiadają wspólne cele i zasoby do ich realizacji bardzo ogólna definicja

INSTYTUCJA - współdziałanie osób o trwałym charakterze, jeżeli chodzi o działanie

INSTYTUCJA - zorganizowany zespół ludzi powołany, aby wielokrotnie i ciągle realizować wspólne cele i wyposażony w związku z tym określone zasoby

JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA - zamiennie z INSTYTUCJĄ ORGANIZACJI instytucja lub jej część, której członkowie mają bezpośrednie, wspólne kierownictwo

KOMÓRKA ORGANIZACYJNA (jak w lalce Matrioszce ) najmniejsza część instytucji; taka jednostka organizacyjna, która nie dzieli się już dalej na części, które byłyby instytucjami, lecz na stanowiska pracy

Formalizacja instytucji

Nadanie kształtu sposobom zorganizowania i funkcjonowania instytucji .

Co jest czynnikiem formalizującym instytucje?

Normy (kształt organizacji i funkcjonowania)

Jaki charakter mają normy?
Normy prawne		Normy zwyczajowe, obyczajowe
Zabezpieczone są przymusem państwowym; mają charakter prawny		Są sankcje, ale o różnym charakterze; nie mają charakteru sankcji prawnej
Kto normy tworzy?
Autonomiczne - sama instytucja tworzy normy, dla samej siebie	Heteronomiczne - tworzone poza instytucją, ale przez nią przestrzegane




Wobec tego mogą być:

1. normy prawne heteronomiczne (mają charakter ustaw - najważniejsze dla instytucji)

2. normy prawne autonomiczne - akty kierownictwa wewnętrznego (dotyczą najczęściej danej gminy)

3. normy zwyczajowe heteronomiczne - ogólnie przyjęte sposoby zachowania

4. normy zwyczajowe autonomiczne (zwyczaje obowiązujące w instytucji)

Instytucja może być w różnym stopniu formalizowana czy jest ich dużo/mało, są szczegółowe/ogólne.

Właściwie sformalizowana

Przeformalizowana - norm zbyt dużo lub zbyt szczegółowe

Niedoformalizowana - niewłaściwie sformalizowana - zbyt mało norm, które są zbyt ogólne

Biurokracja

Znaczenie potoczne = przeformalizowana instytucja, znaczenie negatywne

Znaczenie w teorii organizacji = właściwie sformalizowana i sprawnie funkcjonująca instytucja

Biurokratyzacja - nadmierne sformalizowana

Stopień sformalizowania instytucji a jej zdolności adaptacyjne instytucja nie działa w próżni, działa w otoczeniu

Zdolności adaptacyjne - możliwości dopasowania się jej form organizacyjnych i działania do zmieniających się warunków otoczenia, na rzecz którego instytucja działa

Im formalizacja większa, tym zdolności adaptacyjne mniejsze.

Im formalizacja mniejsza, tym zdolności adaptacyjne większe.

Im stopień formalizacji większy, tym sytuacja stabilizacyjna większa.

Jeśli chodzi o rynek, to lepiej, żeby zdolności adaptacyjne instytucji były większe.

Jeśli chodzi o instytucję, to lepiej, żeby zdolności adaptacyjne były stabilne i miały małą podatność na wpływy.

STRUKTURA (BUDOWA) ORGANIZACYJNA INSTYTUCJI

z jakich części się składa, jakie są powiązania między częściami oraz między częściami a całością podział jej na części wraz z całokształtem więzi występujących między jej częściami i częścią a całością, które mają znaczenie dla powodzenia

struktura - podział całości na części wraz z powiązaniami między częściami a całością lub między częściami

Struktura - budowa instytucji - podział na części

Schemat organizacyjny - graficzne przedstawienie struktury organizacyjnej w uproszczeniu

Stopień podziału organizacyjnego a szczebel kierowania tam, gdzie znajduje się stanowisko kierownicze; „kondygnacja”

Szczebel kierowania - „piętro”; taki stopień organizacyjnego podziału, na którym znajduje się stanowisko kierownicze; szczebel kierowania liczy się od góry!

STOPIEŃ a SZCZEBEL PIĘTRO i KONDYGNACJA

Np. rektor (całego uniwersytetu) - I szczebel, dziekan (tylko wydziału) - II stopień

Każdy szczebel kierowania jest stopniem organizacyjnego podziału, ale nie odwrotnie!

Powiązania - to oddziaływanie części na część i części na całość = więzi organizacyjne

Przepływ zasobów i/lub szeroko rozumianych informacji

Wieź organizacyjna - przepływ każdego rodzaju informacji lub zasobów między częściami instytucji oraz częściami a całością, dzięki czemu przyczyniają się do powodzenia całości.

Sprzężenie - utrwalony kanał przepływu zasobów lub informacji w więzi organizacyjnej

Rodzaje więzi organizacyjnych:

1. służbowa - charakter podstawowy - działania przełożonego na podwładnego

2. funkcjonalna - oddziaływanie na wykonywanie czynności - pomaganie, doradzanie, opiniowanie, współdziałanie

człon uzależniający = kto pomaga?

Człon uzależniony = komu się pomaga?

3. Informacyjna - informowanie o tym wszystkim, o czym jeden pracownik wie w związku z wykonywanymi pracami, a inny wiedzieć powinien, żeby pracę dobrze wykonał

4. Techniczna - wzajemne oddziaływanie w trakcie procesu produkcji

TYPOLOGIA (RODZAJE) STRUKTUR ORGAZNIZACYJNYCH

1. ze względu na podział na części (budowa):

• struktura wysmukła (pionowa)

• struktura płaska (pozioma)

2. ze względu na charakter powiązań między częściami struktury

• struktura liniowa (służbowa)

• struktura funkcjonalna

• struktura sztabowa (czyli mieszana)

Struktura wysmukła (pionowa) instytucji - to taka budowa, która składa się z względnie DUŻEJ liczby względnie MAŁYCH komórek charakteryzuje się względnie DUŻYM uszczeblowieniem; jest modna, bo jest dużo stanowisk kierowniczych (np. dla znajomych...)

DUŻO MAŁYCH = MAŁO DUŻYCH

Struktura płaska (pozioma) instytucji - to taka budowa, która składa się z względnie MAŁEJ liczby względnie DUŻYCH komórek charakteryzuje się względnie MAŁYM uszczeblowieniem; jest bardziej efektywna

MAŁO DUŻYCH

Wyraz „względnie” ma zasygnalizować to, co bierzemy pod uwagę.

Czynniki wpływające na wielkość komórki:

1. liczebność obsady

2. zakres działania (zadania, które komórka ma wykonać)

• komórka duża (struktura płaska) - ma szeroki zakres działania, wiele różnorodnych zadań, liczna obsada

• komórka mała (struktura wysmukła) - ma wąski zakres działania, zadania jednorodne, nieliczna obsada

Struktury:

• pozioma (płaska) MAŁO DUŻYCH

• pionowe (wysmukłe) DUŻO MAŁYCH

„Modne” struktury w instytucjach

W publicznych instytucjach przeważają struktury wysmukłe -skąd ta moda?

• zaspokaja to bycie kierownikiem np. „kierownik sekretariatu” zamiast „sekretarka”

• więcej stanowisk do obsadzenia (kierownicy)

WIEDZA w drodze nauki, UMIEJĘTNOŚCI w drodze praktyki

Kwalifikacje kierownika

Małej komórki	Dużej komórki
1) merytoryczne (zwłaszcza z charakterem działań, którymi komórka się zajmuje) te kwalifikacje najpierw, bo kierownik w małym pokoiku wszystkich i tak widzi i w razie potrzeby od razu można się go zapytać specjalista z danej dziedziny, jego wiedza jest wąska, ale głęboka	1) kierowniczo-organizatorskie na pierwszym miejscu, bo kierownik nie ma ludzi koło siebie
2) kierowniczo-organizatorskie	2) wiedza merytoryczna - rozległa, ale płytka - dostrzeżenie problemu, przedstawienie specjaliście problemu, wiedza, kto rozwiąże ten problem, ocenienie odpowiedzi, rozwiązanie problemu przez specjalistę
3) kwalifikacje personelu: mili, sympatyczni, lojalni, dyspozycyjni	3) Muszę się znać na tym, na czym nie zna się kierownik Fachowcy Personel sekretarski, bo szkoda czasu specjalisty
4) „nie wiesz, to idź do szefa”	4) „szef nie wie, prosi specjalistę”

Kwalifikacje większe - szef małej czy dużej komórki? Małej (?)

Pracownicy w dużej komórce mają większe kwalifikacje, bo to specjaliści - pracują pod większym obciążeniem.

Trudniej pracować w dużej instytucji, dlatego więcej jest struktur wysmukłych (bo „każdy głupi” da sobie tam radę)

Tendencja spłaszczania - NIE-fachowcy odpadną porównanie buty niemodne, ale wygodne na balu

Struktura płaska jest lepsza!

Struktura służbowa (liniowa) [nie ma instytucji o tak prostej strukturze-przykład tylko dla celów dydaktycznych]

Cechy:

• więzi funkcjonalne pokrywają się ze służbowymi (przebiegają tym samym sprzężeniem, drogą, kanałem)

• usytuowanie doradców względem pracowników każdy doradca poszczególnego szczebla podlega służbowo temu kierownikowi, któremu doradza

• relacje między doradcami różnych szczebli nie są powiązani żadną więzią

Zalety:

• szybkość działania bo kanały przebiegu są dość proste

• jednolitość kierowania wykonawca nie otrzymuje sprzecznych, niezgodnych dyrektyw polecenia pochodzą od jednego źródła

• jasno określona, zindywidualizowana odpowiedzialność = każdy odpowiada za siebie

• Szybkość przepływu informacji(?)

• Jednolitość kierowania - jedno źródło, jeden kanał + jeden człowiek, który kieruje, żeby wszystko było wewnętrznie spójne

• Jasno określona odpowiedzialność (każdy odpowiada za siebie) - każdy wie, co ma robić, wie o tym zanim coś zrobi - i to dobrze

Zalety są tylko wtedy, gdy instytucja o takiej strukturze jest o jednolitych zadaniach, np. instytucja do spraw...

Wady:

• Wąski zakres działania

• wady są, bo każde stanowiska „obrastają” doradcami, gdy jest dużo spraw różnorodnych

• jeśli jest duża liczba spraw, to musi być duża liczba doradców, w związku z tym dyrektor naczelny powinien mieć ogromną wiedzę i dużo czasu, aby nad wszystkim zapanować

• powstają zatory - szybkość decyzji jest iluzją; na stanowisku kierowniczym powstaje zator decyzyjny, bo trzeba „z każdym pogadać” spowolnienie

• powstaje rozdźwięk między odpowiedzialnością w podejmowaniu decyzji; brak zindywidualizowanej odpowiedzialności, bo faktycznie decyzje podejmuje ten, kto przygotowuje projekt (szef)

• od różnych doradców będą spływać różne rozwiązania, które mogą się wykluczać; mogą i tak płynąć sprzeczne dyrektywy (np. to, co mówi prawnik i ekonomista - różnolitość)

Zalety w wady, gdy taką instytucję zastosuje się do struktury o różnych zadaniach.

Niedopuszczalne jest, aby więź funkcjonalna przebiegała gdzie indziej niż więź służbowa/niezależnie od więzi służbowej.

Struktura funkcjonalna

Cechy:

• Więź funkcjonalna NIE MUSI pokrywać się ze służbową, czyli MOŻE przebiegać odrębnie, innym sprzężeniem

• DF szczebla średniego nie podlega służbowo kierownikowi tego szczebla

• doradcy różnych szczebli powiązani są więzią służbową i funkcjonalną, a więc DF przy kierowniku pośrednim podlega służbowo DF przy kierowniku naczelnym

Zalety:

• specjalizacja w zakresie kierowania oprócz KN są DF z różnych dziedzin (są oni najczęściej zastępcami różnych dziedzin) nie trzeba mieć szerokiej wiedzy

• skrócenie drogi między specjalistą (DF) a wykonawcą (z pominięciem KP)

• szybkość przebiegu, mimo że dłuższa jest droga

Wady:

• rozrost stanowisk kierowniczych (DF - stają się kierownikami albo zastępcami, są dyrektorami biura prawnego)

• przerost koncepcji nad możliwościami realizacyjnymi = więcej od główkowania niż od wykonywania

• „piony” zamiast działać razem zaczynają konkurować lub nawet się zwalczać

• różnolitość kierowania - różne kanały przepływu dyrektyw, więc dyrektywy mogą być sprzeczne

• zacieranie się zindywidualizowanej odpowiedzialności (nie ma tego, żeby każdy odpowiadał za siebie)

• brak szybkości działania

• nie ma różnorodności

---