Otoczenie to wszystko to, co znajduje się poza układem rozwaŜanym i co moŜe wywierać na niego wpływ lub na co dany układ oddziałuje. Otoczeniem jest więc zbiór wszystkich składników nie naleŜących do rozwaŜanego systemu, których zmiany mogą spowodować przejście systemu w stan odmienny od istniejącego (wg encyklopedii).
Otoczenie organizacji jest to system silnie z organizacją powiązany, składający się z określonych elementów i ich relacji, który istotnie wpływa na organizację, i na który ona takŜe oddziałuje.
W relacji między przedsiębiorstwem a otoczeniem jest brak symetrii - otoczenie moŜe funkcjonować bez kaŜdej konkretnej organizacji, Ŝadna organizacja nie moŜe funkcjonować bez otoczenia.
Otoczenie organizacji dzielimy na:
- ZEWNĘTRZNE - wszystko to, co na zewnątrz organizacji.
- WEWNĘTRZNE - składa się z warunków i sił wewnątrz organizacji.
W ramach OTOCZENIA ZEWNĘTRZNEGO moŜemy wyróŜnić:
1. Otoczenie OGÓLNE (dalsze, makroekonomiczne) obejmuje elementy znane i bliŜej nie sprecyzowane, wśród których działa organizacja, a które mogą wpływać na jej działania.
2. Otoczenie CELOWE (bliŜsze, mikroekonomiczne) - specyficzne dla danej, konkretnej organizacji.
Wymiary otoczenia ZEWNĘTRZNEGO - OGÓLNEGO (PEST):
1. Polityczno-prawny (system polityczny, państwowe regulacje działalności gospodarczej i ogólne stosunki pomiędzy gospodarką a państwem, liczba i jakość przepisów, norm i regulacji prawnych, dostosowanie przepisów do potrzeb organizacji, stabilność itp.).
2. Ekonomiczny (system finansowo-bankowy, podatkowy, system gospodarczy, cechy gospodarki, bezrobocie, inflacja, stopy procentowe itd.).
3. Socjologiczno-kulturowy (normy, wartości, wierzenia, religie, style Ŝycia, zwyczaje, nawyki, wartości, demograficzne cechy społeczeństwa itp.).
4. Techniczno-Technologiczny (pozom innowacyjności, nowe surowce, produkty, maszyny, procesy technologiczne, rozwiązania techniczne, postęp, patenty, wynalazki itp.). Inne elementy otoczenia spoza grupy PEST: środowisko naturalne (klimat, środowisko, gleba, dostępność do wody, powietrza i innych zasobów), aspekty: społeczne, ekologiczne, etyczne, międzynarodowe, globalizacyjne.
Wymiary OTOCZENIA ZEWNĘTRZNEGO - CELOWEGO - konkurenci, klienci, dostawcy, rynek pracy, interesariusze zewnętrzni (strategiczni sojusznicy, banki, grupy ekologiczne, władze), regulatorzy (jednostki mogące kontrolować, regulować, lub w inny sposób oddziaływać na politykę i politykę organizacji) , społeczność lokalna. PoniewaŜ organizacja nie dostosowuje się biernie do toczenia zewnętrznego, lecz stara się takŜe kształtować je zgodnie z własnymi interesami, wyróŜniamy:
Otoczenie sterowalne - obszary otoczenia zewnętrznego, które mają lub mogą mieć wpływ na organizację, na które organizacja takŜe moŜe wywierać wpływ.
Otoczenie niesterowalne - obszar otoczenia zewnętrznego, w którym występują zjawiska oddziałujące na organizacje, na który organizacja nie ma wpływu (zmiany partii, czy koalicji sprawujących władzę) regulacje prawne, zmiany klimatyczne czy demograficzne.
Prawidłowości interakcji: Organizacja - Otoczenie zewnętrzne:
· dwustronność oddziaływania,
· oddziaływanie otoczenia zewnętrznego na organizacje moŜe być wielokierunkowe i niespójne, zmienne w czasie i w natęŜeniu,
· otoczenie ogólne wywiera wpływ na organizację ale takŜe na jej bezpośrednie otoczenie
· wpływ otoczenia ogólnego jest trudny do uchwycenia, a jego skutki mogą być natychmiastowe i/lub odłoŜone w czasie,
· oddziaływanie otoczenia celowego jest bardziej identyfikowalne, wywołuje szybsze efekty więc i reakcje.
OTOCZENIE WEWNĘTRZNE - to warunki i siły tkwiące w organizacji w skład, którego wchodzą 4 podstawowe elementy:
· zarząd (z cała polityką, którą realizuje),
· pracownicy (klienci wewnętrzni),
· kultura organizacji (klimat) system podstawowych norm i wartości, które w organizacji zostały uznane za waŜne i zostały uznane przez pracowników,
· toŜsamość organizacji (ugruntowany wizerunek, dobrze spozycjonowana marka, goodwill).
Tendencje w otoczeniu
· Wzrost innowacyjności - waŜne zdarzenia zachodzące w otoczeniu organizacji coraz bardziej odbiegają od ich poprzednich doświadczeń, od tego z czym zetknęły się w przeszłości.
· Wzrost intensywności zamian w otoczeniu (turbulentność).
· Rosnąca złoŜoność otoczenia (dynamika zmian elementów i powiązań miedzy nimi).
Rodzaje(typ) zachowań organizacji względem otoczenia:
· Ignorujące - organizacja nie śledzi otoczenia, nie respektuje jego oddziaływania, prowadzi działalność niezaleŜnie od stanu otoczenia.
· Adaptacyjna - organizacja podejmuje próby działań dostosowawczych, minimalizujących skutki negatywne i maksymalizujących skutki pozytywne.
· Reaktywne - organizacja respektuje otoczenia oddziaływanie w najprostszy sposób.
· Antypacyjne (przewidywanie) - organizacja stara się przewidzieć stan otoczenia i antycypuje jego potencjalne oddziaływanie w ten sposób, Ŝe z góry usiłuje zapobiec skutkom negatywnym i przygotować się na maksymalne wykorzystanie oczekiwanych
skutków pozytywnych.
· Kreatywne- organizacja usiłuje oddziaływać na stan otoczenia, wywołuje w nim zdarzenia sprzyjające jej lub przeciwdziała zdarzeniom niekorzystnym.
Jak w praktyce organizacje reagują na swoje otoczenie?
_ procesy innowacyjne w działalności gospodarczej i w zarządzaniu, (np. krótsze cykle Ŝycia produktów, wprowadzanie nowych metod zarządzania),
_ zarządzanie wiedzą i informacją (techniką): obejmują wyznaczenie łączników z otoczeniem, badanie otoczenia i systemy informacyjne - SIK, SIK, CRM i in.,
_ odpowiedź strategiczna (reakcja): stałe kontrolowanie realizacji i treści strategii - controlling strategiczny,
_ dąŜenie do fuzji, przejęć, zakupów i sojuszy,
_ stałe przeprojektowywanie organizacji w kierunku struktur elastycznych pozwalających organizacji szybciej reagować na zmiany otoczenia,
_ realizacja procesów zwiększających bezpośredni wpływ na otoczenie (większa konkurencyjność, własne szkolnictwo, lobbing, sponsoring).