Temat : Struktury organizacyjne - typy struktur i ich charakterystyka.

Zasady projektowania struktur organizacyjnych.

1. Struktura organizacyjna - istota i elementy skladowe

Strukturę organizacyjną można zdefiniować jako układ wzajemnie powiązanych ze sobą stanowisk, komórek i jednostek organizacyjnych danej organizacji.

Z definicji tej wynika, że strukturę tą tworzą następujące elementy:

• stanowisko organizacyjne - miejsce pracy z określonymi zadaniami i funkcjami do wykonania (wyróżniamy stanowiska kierownicze, wykonawcze i sztabowe);

• komórka organizacyjna - zespół stanowisk pracy o takich samych lub podobnych funkcjach, składający się z kierownika i bezpośrednich podwładnych (np. dział informatyczny, w którym pod jednym kierownictwem pracują programiści, administratorzy sieci, baz danych, serwisanci, itp.);

• jednostka organizacyjna - to największa część struktury, w skład której wchodzi kilka komórek organizacyjnych wraz z kierownikiem wyższego szczebla, który koordynuje ich działanie (np. pion organizacyjny).

2. Typy struktur organizacyjnych

Wyróżnia się wiele typów struktur organizacyjnych ze względu na przyjmowane kryteria. Graficznym odzwierciedleniem danego typu struktury jest schemat organizacyjny, który ukazuje hierarchię zależności miedzy poszczególnymi elementami danej struktury.

1. Ze względu na liczbę szczebli oraz rozpiętość kierowania w strukturze wyróżnia się:

• struktury smukłe - istnieje stosunkowo duża liczba szczebli kierowania przy niewielkiej rozpiętości kierowania na poszczególnych szczeblach, (zalety: możliwość bieżącej i dokładnej kontroli pracy podwładnych, awans pionowy, bezpośrednie oddziaływanie kierownika na podwładnych; wady: długi przepływ informacji, co może prowadzić do powstawania błędów w procesach decyzyjnych);

• struktury płaskie - niewiele szczebli kierowania o dużej rozpiętości kierowania (zalety: krótsza droga przepływu informacji; wady: ograniczenie bieżącej i bezpośredniej kontroli pracy podwładnego).

2. Ze względu na stopień centralizacji władzy:

• struktury scentralizowane - istnieje wtedy, gdy większość uprawnień decyzyjnych znajduje się w rękach kierowników najwyższego szczebla,

• struktury zdecentralizowane - wiele uprawnień decyzyjnych przekazanych jest w gestię kierowników niższych szczebli a czasami pracowników znajdujących się na stanowiskach wykonawczych.

3. Ze względu na stopień sformalizowania powiązań między poszczególnymi elementami:

• struktury sformalizowane - wszystkie działania opierają się na pisemnych regulacjach,

• struktury niesformalizowane - działania wykonywane są bez potrzeby wydawania pisemny poleceń.

4. Ze względu na stopień zróżnicowania części struktury:

• struktury proste - zawierają niewiele zróżnicowane elementy (są najczęściej scentralizowane, składają się z małych komórek organizacyjnych i wykorzystują bezpośredni nadzór kierowniczy),

• struktury złożone - zawierają stosunkowo dużo zróżnicowanych elementów (komórki mają zróżnicowane cele, wartości co prowadzi do problemów z koordynacją ich działań).

5. Ze względu na relacje pomiędzy poszczególnymi elementami (szczeblami) struktury:

• struktury liniowe - charakteryzuje się tym, że na czele każdej komórki stoi tylko jeden przełożony. Jest to odzwierciedleniem zasady jednoosobowego kierownictwa. Wydaje on polecenia i ponosi odpowiedzialność za pracę całej komórki. Ponieważ zarządza samodzielnie danym odcinkiem pracy, musi znać bardzo dobrze wszelkie zagadnienia, które mogą tam wystąpić. Tak duże obciążenie jednej osoby sprawia w praktyce problemy i dlatego stanowi wadę tej struktury. Słabą stroną jest też fakt, że wydawane polecenia muszą przejść przez wszystkie ogniwa pośrednie zanim dotrą do właściwego pracownika. Z tego względu omawiana struktura jest przydatna tylko w małych firmach. Plusem natomiast jest dokładny podział zadań oraz wyraźnie określony zakres odpowiedzialności.

Graficzną interpretację struktury liniowej przedstawia schemat.

Rys. 2 Schemat struktury liniowej

• struktury funkcjonalne - komórka niższego szczebla ma więcej niż jednego przełożonego i od każdego z nich może otrzymać polecenia. Oprócz stanowisk kierowniczych istnieją tu stanowiska funkcyjne (np.: technolog, doradca prawny, finansowy, materiałoznawca, itd.). Powoduje to trudności w ustaleniu zakresu kompetencji kadry kierowniczej. W praktyce może nawet dojść do sytuacji, że pracownicy w tym samym czasie otrzymają od różnych specjalistów sprzeczne zadania. Rzeczywistość pokazała, że stosowanie tej struktury nie tylko nie sprzyja sprawności działania, ale i zmniejsza poczucie odpowiedzialności za powierzoną pracę. Spowodowało to, że struktura funkcjonalna nie znalazła szerszego zastosowania.

Rys. 3 Schemat struktury funkcjonalnej

• struktury sztabowo - liniowe - stanowią połączenie dwóch poprzednich (starano się wykorzystać zalety obu struktur). Na czele każdej komórki stoi jeden kierownik liniowy. Do jego dyspozycji pozostawione są utworzone stanowiska i komórki sztabowe. Kierownik liniowy zachowuje uprawnienia i odpowiedzialność za funkcjonowanie podległej mu komórki. Sztaby doradców wspomagają jego działania poprzez zebranie i przygotowanie niezbędnych informacji, opiniowanie, prognozowanie, pomoc w dokonaniu właściwego wyboru, itd. Wśród tych struktur można wyróżnić jeszcze: struktury sztabowo - liniowe ze sztabem centralnym(pomagają nie tylko kierownictwu ale także i niższym szczeblom), struktury sztabowo - liniowe ze sztabami na różnych szczeblach hierarchicznych, struktury sztabowo - liniowe ze sztabami wewnątrz części organizacyjnych (podlegają kierownikowi działów, pionu, zakładu).

S - komórki sztabowe

Rys. 4 Schemat struktury sztabowo - liniowej (mieszanej)

Rodzaje struktur organizacyjnych

Struktura organizacyjna to układ stanowiska i komórek organizacyjnych wewnątrz organizacji. Schemat struktury organizacyjnej różni się w zależności od typy struktury. Ogólnie jednak zależy on od stopnia sformalizowania organizacji, centralizacji/decentralizacji, departamentalizacji, rozpiętości kierowania, podziału pracy i przebiegu linii podporządkowania.

• Struktura liniowa (prosta) - opiera się na zasadzie jednoosobowego podporządkowania , występuje wyraźna linia podporządkowania, a władcza jest zazwyczaj scentralizowana. Często spotykane w tej strukturze jest wyraźne rozgraniczenie zadań i odpowiedzialności. Droga przepływu informacji zazwyczaj jest dość krótka. Minusami tej struktury jest niefunkcjonalność w przypadku rozrostu organizacji. Poza tym następuje skupienie wielu różnorodnych zadań i funkcji w rękach kierownictwa, przez co muszą oni posiadać wszechstronne umiejętności i wiedzę. Ograniczona jest możliwość wychodzenia z inicjatywą przez pracowników.

• Struktura funkcjonalna - charakteryzuje się występowaniem działów funkcjonalnych kierowanych przez specjalistów. Każdy pracownik podlega ponad jednemu kierownikowi, przez co zostaje złamana zasada jedności rozkazodawstwa. Występują przełożeni hierarchiczni (służbowi) oraz przełożeni funkcjonalni (wydający dyspozycje związane z wykonaniem konkretnych zadań). Oczywiście występują trudności w rozgraniczeniu zakresów kompetencji i odpowiedzialności poszczególnych kierowników, ryzyko sprzeczności poleceń a także dość rozbudowany aparat zarządzający.

• Struktura sztabowo - liniowa - stanowi połączenie dwóch poprzednich struktur, czyli liniowej i funkcjonalnej. W ogólnym zarysie struktura ta przypomina schemat liniowy, jednak wyższe kierownictwo a do pomocy tzw. aparat pomocniczy, na który składają się komórki funkcjonalne. Do ich zadań należy przygotowanie i opracowanie materiałów, które będą pomocne dla kierowników w podjęciu ważnych decyzji.

• Struktura problemowa (macierzowa) - komórki organizacyjne, będące najczęściej doraźnymi zespołami roboczymi, ułożone są w macierzy, która określona jest na zasadzie dwuwymiarowego grupowania. Zespoły te służą realizacji konkretnego projektu, np. wprowadzeniu nowego produktu na rynek. W ich skład wchodzą zazwyczaj specjaliści, zatrudnieni w różnych komórkach organizacyjnych. W czasie wykonywania projektu wykonują oni jeszcze inne zadania. Zespoły te po zakończeniu realizacji projektu są rozwiązywane.

• Struktura pionów scalonych - jej budowa polega na tym, że każdy z zastępców dyrektora ma pod sobą wyspecjalizowany pion organizacyjny, realizujący określone cele.

• Struktura dywizjonalna - mniejsze jednostki zostają wyodrębnione w celu realizacji stałych, określonych zadań.

• Struktura kolegialna - jej podstawową cechą odróżniającą ją od innych struktur organizacyjnych jest sposób podejmowania decyzji. A mianowicie ważne decyzje są podejmowane przez zespół (kolegium), a nie przez jedną osobę.

Dyrektor

Pracownicy

Pracownicy

Kierownik X

Kierownik Y

Dyrektor

Kierownik A

Kierownik C

Kierownik B

Pracownicy

Dyrektor

Pracownicy - wykonawcy

Pracownicy - wykonawcy

Kierownik X

Kierownik Y

s

s

s

s

s

s