Rozliczenie zaliczki na poczet zagranicznej podróży służbowej

nr 20 (308) z dnia 2011-10-20

www.czasopismaksiegowych.pl

wydawca: Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp.

www.gofin.pl sklep internetowy: www.sklep.gofin.pl

Rozliczenie zaliczki na poczet zagranicznej podró

y słu

bowej

1.1. Ogólne zasady rozliczania

1.2. Rozliczenie gdy kwota poniesionych wydatków jest ni

sza od pobranej zaliczki

Artykuł pochodzi z czasopisma:

Przegląd Podatku Dochodowego

Na pokrycie niezb

dnych kosztów podró

y słu

bowej oraz kosztów pobytu poza granicami kraju pracownicy otrzymuj

pracodawcy zaliczk

. Z zaliczki tej pracownicy pokrywaj

koszty podró

y słu

bowej, do których nale

Ŝą

m.in. koszty przejazdów

i dojazdów, noclegów, a tak

e inne wydatki, okre

lone przez pracodawc

odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Według § 13 rozporz

dzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysoko

ci oraz warunków

ustalania nale

ci przysługuj

cych pracownikowi zatrudnionemu w pa

stwowej lub samorz

dowej jednostce sfery bud

etowej

z tytułu podró

y słu

bowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.), zaliczk

na pokrycie kosztów zagranicznej

podró

y słu

bowej wypłaca si

w walucie obcej. Za zgod

pracownika zaliczka mo

e by

wypłacona w walucie polskiej, w wysoko

stanowi

cej równowarto

ść

przysługuj

cej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Je

li pracownik przyj

ł zaliczk

w złotych, to

przyjmuje na siebie ryzyko wynikaj

ce z waha

kursów walut. Mo

e na tym zyska

lub straci

Zaliczk

nale

y rozliczy

w ci

gu 14 dni od powrotu pracownika z podró

Do rozliczenia kosztów podró

y pracownik zał

cza dokumenty (rachunki) potwierdzaj

ce poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet

oraz wydatków obj

tych ryczałtami. Je

eli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było mo

liwe, pracownik składa pisemne

wiadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Rozliczenie kosztów podró

y jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.

W praktyce koszty podró

y słu

bowej rozlicza si

na podstawie dowodu "Rozliczenie zagranicznej podró

y słu

bowej", do którego

doł

cza si

rachunki i paragony. Na druku tym ujmuje si

wszystkie poniesione wydatki.

Wysłali

my pracownika w podró

słu

bow

. Wypłacili

my mu zaliczk

w euro. Po powrocie pracownik zwrócił

niewykorzystane pieni

dze. Jak rozliczy

koszty podró

y słu

bowej? Czy powstan

ró

nice kursowe?

W przypadku zastosowania do wyceny kosztów zagranicznej podró

y słu

bowej kursu

redniego NBP z dnia poprzedzaj

cego dzie

rozliczenia podró

y, powstan

ró

nice kursowe. Kurs z dnia rozliczenia zaliczki mo

e si

bowiem ró

od kursu z dnia jej wypłaty.

eli natomiast do rozliczenia kosztów zagranicznej podró

y słu

bowej jednostka zastosuje kurs, po jakim wyceniono wypłacon

zaliczk

, nie powstaj

ró

nice kursowe.

W sytuacji odbycia przez pracownika zagranicznej podró

y słu

bowej poniesione przez niego wydatki wyra

one w walucie obcej

wymagaj

przeliczenia na złotówki. Przy czym nie ma potrzeby przeliczania osobno ka

dego rachunku, faktury, paragonu itp. -

według ich dat.

Przepisy nie daj

jasnej odpowiedzi na pytanie: jaki kurs przyj

ąć

do rozliczenia zagranicznych podró

y słu

bowych? Trzymaj

c si

literalnie przepisów (art. 11a ust. 2 updof i art. 15 ust. 1 updop), przedsi

biorca, który chce zaliczy

zagraniczne delegacje do

kosztów uzyskania przychodów, przelicza je według kursu

redniego NBP z dnia poprzedzaj

cego wypłat

. Tak

zasad

przyj

ł np.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 8 pa

dziernika 2008 r., nr ILPB1/415-501/08-2/IM. Organ

podatkowy wyja

nił,

e przedsi

biorca ponosz

c wydatki zwi

zane z wyjazdem słu

bowym pracowników, mo

e zaliczy

do kosztów

uzyskania przychodów wszystkie faktycznie poniesione wydatki, które na mocy ustawy nie s

wył

czone z kosztów, a ich poniesienie

ma lub mo

e mie

wpływ na osi

gni

cie przychodu. Je

li firma poniosła wydatki w walutach obcych, przelicza je na złote według

kursu

redniego ogłaszanego przez NBP. Pod uwag

brany jest tu kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzaj

cego dzie

Page 1 of 4

www.czasopismaksiegowych.pl

2011-10-18

http://www.czasopismaksiegowych.pl/11,2630,139473,rozliczenie-zaliczki-na-poczet...

1.3. Rozliczenie gdy wydatki przekroczyły kwot

zaliczki wypłaconej pracownikowi

poniesienia kosztu, a dniem poniesienia kosztu jest dzie

wypłaty. Oznacza to,

e wypłacaj

c delegacj

, pracodawca powinien

uwzgl

dni

kurs

redni NBP z dnia poprzedzaj

cego wypłat

Nale

y zwróci

uwag

e przyjmuj

c do wyceny kosztów zagranicznej podró

y słu

bowej kurs

redni ogłaszany przez NBP z dnia

poprzedzaj

cego dzie

rozliczenia podró

y, powstan

ró

nice kursowe. Kurs z dnia poniesienia kosztu mo

e si

bowiem ró

kursu z dnia zapłaty (tj. wypłaty zaliczki).

Niemniej jednak do rozliczenia kosztów zagranicznej podró

y słu

bowej mo

na te

zastosowa

kurs, po jakim wyceniono wypłacon

zaliczk

. Mo

e to by

np. kurs:

sprzeda

y banku, je

eli w celu wypłaty zaliczki na poczet kosztów podró

y słu

bowej dokonano zakupu waluty w banku,

kantorowy, w razie zakupu waluty w kantorze.

Jest to najprostszy sposób cz

sto spotykany w praktyce, bowiem nie powoduje powstania ró

nic kursowych. Przyj

cie kursu, po

którym wyceniono zaliczk

nie powinno by

kwestionowane przez organy podatkowe. Bowiem przyj

cie kursu

redniego NBP z dnia

poprzedzaj

cego dzie

rozliczenia podró

y skutkowałoby powstaniem ró

nic kursowych, które i tak w konsekwencji skorygowałyby

koszty do kursu, po jakim wyceniono zaliczk

Przykład

Pracodawca wypłacił pracownikowi zaliczk

w kwocie 500 euro na pokrycie zagranicznej podró

y słu

bowej.

rodki te zakupił w banku po kursie

4,10 zł/euro.

Zaliczka w złotówkach wyniosła wi

c 2.050 zł (500 euro x 4,10 zł/euro).

Pracownik przedło

ył 20 wrze

nia dowody dokumentuj

ce wydatki poniesione w czasie podró

y słu

bowej, które opłacił pobran

zaliczk

. Wydatki

ogółem wraz z diet

wyniosły 400 euro. Niewykorzystan

zaliczk

w kwocie 100 euro (500 euro - 400 euro) pracownik zwrócił pracodawcy.

1. Przeliczenie poniesionych wydatków po kursie

rednim NBP z dnia poprzedzaj

cego dzie

rozliczenia zaliczki

redni kurs euro z 19 wrze

nia wyniósł 4,20 zł/euro. W zwi

zku z tym koszty podró

y słu

bowej wyniosły 1.680 zł (400 euro x 4,20 zł/euro).

Pomi

dzy kursem z dnia rozliczenia zaliczki a kursem z dnia jej wypłaty powstanie dodatnia ró

nica kursowa w wysoko

ci 40 zł [400 euro × (4,10

zł/euro - 4,20 zł/euro)], która zwi

ksza przychody.

2. Przeliczenie poniesionych wydatków po kursie, po jakim pierwotnie wyceniono zaliczk

eli do przeliczenia poniesionych wydatków z tytułu podró

y słu

bowej jednostka zastosowała kurs, po jakim wyceniono zaliczk

, tzn. 4,10

zł/euro, nie powstan

ró

nice kursowe. Koszty podró

y słu

bowej wyniosły 1.640 zł (400 euro x 4,10 zł/euro).

Pracownik otrzymał zaliczk

w euro na pokrycie wydatków zwi

zanych z zagraniczn

podró

Ŝą

słu

bow

. W czasie jego

pobytu za granic

okazało si

e wydatki (uzasadnione) przewy

szaj

kwot

zaliczki. Dokonał wi

c płatno

ci swoj

własn

kart

płatnicz

. W spółce przyj

to zasad

e do rozliczenia kosztów zagranicznych podró

y słu

bowych stosuje si

kurs

redni NBP z dnia poprzedzaj

cego dzie

rozliczenia delegacji. Jak rozliczy

delegacj

zagraniczn

, w sytuacji gdy została

wypłacona pracownikowi zaliczka, która nie wystarczyła na pokrycie wydatków?

W sytuacji opisanej w pytaniu pracodawca powinien zwróci

pracownikowi wydatki z tytułu zagranicznej podró

y słu

bowej, które

pracownik musiał sfinansowa

z własnych pieni

dzy.

Zgodnie z art. 77

§ 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonuj

cemu na polecenie pracodawcy zadanie słu

bowe poza

miejscowo

, w której znajduje si

siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługuj

nale

ci na pokrycie

kosztów zwi

zanych z podró

Ŝą

słu

bow

Pracodawca nie mo

e wi

c przerzuca

na pracownika kosztów podró

y słu

bowej. Je

li pracownik z własnych pieni

dzy uregulował

uzasadnione - zdaniem pracodawcy - wydatki w zwi

zku z wyjazdem słu

bowym, bo zaliczka była niewystarczaj

ca, pracodawca

powinien pokry

je w cało

ci.

Page 2 of 4

www.czasopismaksiegowych.pl

2011-10-18

http://www.czasopismaksiegowych.pl/11,2630,139473,rozliczenie-zaliczki-na-poczet...

1.4. Wypłata zaliczki w złotówkach

Z powołanego wcze

niej rozporz

dzenia wynika,

e walut

w jakiej nast

pi rozliczenie, wybiera pracownik.

Jak b

dzie wygl

rozliczenie kosztów zagranicznej podró

y słu

bowej w przypadku rozliczenia w euro, a jak w przypadku

rozliczenia w złotych, zilustrujemy na przykładach liczbowych.

Przykład

Pracodawca kupił w kantorze 400 euro po kursie 4,50 zł/euro, a nast

pnie wypłacił je pracownikowi jako zaliczk

na pokrycie kosztów podró

słu

bowej.

W dniu 30 wrze

nia pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podró

Udokumentowane koszty podró

y i diety wyniosły 450 euro. Otrzymana przez pracownika zaliczka nie wystarczyła wi

c na pokrycie kosztów

podró

y. Pracownik zdecydował,

e nadwy

poniesionych wydatków nad kwot

zaliczki chce otrzyma

w euro.

W jednostce koszty zagranicznej podró

y słu

bowej s

przeliczane według kursu

redniego NBP.

Kurs

redni NBP z 29 wrze

nia wynosił 4,30 zł/euro.

Wobec tego koszty podró

y słu

bowej wyniosły 1.935 zł (450 euro x 4,30 zł/euro).

Kwot

50 euro zakupiono w kantorze po kursie 4,35 zł/euro i przekazano pracownikowi.

Powstała ujemna ró

nica kursowa, bowiem koszt przeliczony według kursu

redniego jest ni

szy od kosztu przeliczonego według kursu faktycznie

zastosowanego.

400 euro x (4,50 zł/euro - 4,30 zł/euro) + 50 euro x (4,35 zł/euro - 4,30 zł/euro) = 80 zł + 2,50 zł = 82,50 zł

Ró

nica kursowa, która wynosi 82,50 zł, powi

kszy koszty podatkowe.

Przykład

W zało

eniach przyj

tych w poprzednim przykładzie wnie

my jedn

zmian

. Otó

przyjmijmy,

e pracownik nadwy

poniesionych wydatków nad

kwot

zaliczki chce otrzyma

w złotych.

Pracownik o

wiadczył,

e za granic

płacił swoj

kart

płatnicz

i w zwi

zku z tym z jego konta zeszła kwota 222,50 zł (dodatkowo okazał wyci

z banku dokumentuj

cy t

transakcj

W ramach rozliczenia zagranicznej podró

y słu

bowej pracodawca wypłacił pracownikowi 222,50 zł.

Wobec tego koszty podró

y słu

bowej wyniosły 1.942,50 zł, co wynika z nast

puj

cego wyliczenia:

222,50 zł + 400 euro x 4,30 zł/euro = 222,50 zł + 1.720 zł = 1.942,50 zł.

Koszty podatkowe powi

kszy ujemna ró

nica kursowa, która wynosi 80 zł, ustalona w nast

puj

cy sposób:

400 euro x (4,50 zł/euro - 4,30 zł/euro) = 80 zł.

Kierowcom wyje

cym w podró

słu

bow

za granic

wypłacamy z kasy zaliczk

w złotówkach. Nast

pnie na granicy

pracownicy wymieniaj

złotówki na euro (przewa

nie w takiej wysoko

ci w jakiej musz

opłat

) i ponosz

koszt

opłaty drogowej w walucie. Jakie kursy zastosowa

do rozliczenia tych operacji i czy powstan

podatkowe ró

nice

kursowe?

Pracownik przebywaj

cy w zagranicznej podró

y słu

bowej ponosz

cy w walucie obcej wydatki na opłaty drogowe powinien rachunki

dokumentuj

ce poniesienie tych wydatków zał

czy

do rozliczenia kosztów podró

y. W rozliczeniu kosztów zagranicznej podró

słu

bowej uwzgl

dnia si

zaliczk

wypłacon

przed udaniem si

w podró

, a tak

e wydatki poniesione w walucie obcej oraz diety

i ryczałty.

Koszty wyra

one w walutach obcych przelicza si

na złote według kursu

redniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski

z ostatniego dnia roboczego poprzedzaj

cego dzie

poniesienia kosztu (art. 11a ust. 2 updof).

Do rozliczenia kosztów zagranicznej podró

y słu

bowej wyra

onych w walucie obcej stosuje si

kurs

redni NBP ogłoszony dla danej

Page 3 of 4

www.czasopismaksiegowych.pl

2011-10-18

http://www.czasopismaksiegowych.pl/11,2630,139473,rozliczenie-zaliczki-na-poczet...

waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzaj

cego dzie

rozliczenia delegacji. Oznacza to,

e wyra

one w walucie obcej wydatki

na opłaty drogowe, diety i ryczałty przelicza si

na złotówki według jednego kursu, tj. kursu

redniego NBP z ostatniego dnia

roboczego poprzedzaj

cego dzie

rozliczenia kosztów zagranicznej podró

y słu

bowej.

Gdy pracownikowi udaj

cemu si

w zagraniczn

podró

słu

bow

wypłacono zaliczk

w złotówkach, to przy rozliczaniu kosztów

takiej podró

y nie wyst

ró

nice kursowe.

Uwaga: We wszystkich przykładach zaprezentowanych w tym artykule przyj

my przykładowe kursy walut.

Przykład

Kierowcy wyje

cemu w zagraniczn

podró

słu

bow

wypłacili

my zaliczk

w kwocie 4.000 zł (za jego zgod

Pracownik przebywał w tej podró

y od 3 do 11 pa

dziernika, tj. 8 dób.

W dniu 14 pa

dziernika przedstawił rozliczenie kosztów podró

y, w którym uwzgl

dnił diety, koszty noclegów udokumentowane rachunkiem

i koszty opłat drogowych udokumentowane rachunkiem. Razem koszty te wyniosły 920 euro.

Do rozliczenia kosztów podró

y nale

y przyj

ąć

kurs

redni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzaj

cego dzie

rozliczenia tych kosztów, czyli

z 13 pa

dziernika.

Kurs

redni euro z 13 pa

dziernika wynosił 4,30 zł/euro. Ł

czne koszty zagranicznej podró

y słu

bowej wyniosły wi

c 3.956 zł (920 euro x 4,30

zł/euro). Niewykorzystan

zaliczk

w kwocie 44 zł (4.000 zł - 3.956 zł) pracownik zwrócił pracodawcy.

Page 4 of 4

www.czasopismaksiegowych.pl

2011-10-18

http://www.czasopismaksiegowych.pl/11,2630,139473,rozliczenie-zaliczki-na-poczet...