Elektroniczny obieg dokumentów pozwala stworzyć jedną, zawsze spójną i aktualną
bazę wszystkich dokumentów i informacji, uwalniającą od ryzyka utraty czasu
związanego z poszukiwaniem dokumentów papierowych oraz narzucającą określony
rygor - czy inaczej porządek - rejestrowania, grupowania i przetwarzania dokumentów.
• Informatyzacja samorządów nabiera tempa.
Motywują do tego kolejne akty prawne, chociażby
ustawa o wprowadzeniu podpisu elektronicznego
czy też obowiązek zapewnienia obywatelom
dostępu do informacji przez Internet. Coraz
częściej również dbałość gospodarzy o wizerunek
miasta zachęca do sprawniejszej i szybszej
obsługi obywateli. Jednym z istotnych, elementów
wsparcia pracy urzędu jest elektroniczny obieg
dokumentów.
• Korzyści rozwiązania - obieg dokumentów
Rozwiązanie tego typu pozwala stworzyć jedną, zawsze spójną i
aktualną bazę wszystkich dokumentów i informacji, uwalniającą od
ryzyka utraty czasu związanego z poszukiwaniem dokumentów
papierowych oraz narzucającą określony rygor - czy inaczej porządek
- rejestrowania, grupowania i przetwarzania dokumentów. Dobrze
skonstruowany i właściwie wdrożony obieg dokumentów daje pełną
kontrolę nad stanem załatwiania poszczególnych spraw -z
uwzględnieniem daty i czasu wpłynięcia, powstania czy przekazania
dokumentów, rejestracji zmian, adnotacji itp. Możliwe jest więc
prześledzenie całej ścieżki, jaką nadał obieg dokumentów, z wglądem
we wszystkie zmiany, jakim podlegał. W przypadku nieobecności
jednego pracownika urzędu, nie ma problemu, aby ktoś inny udzielił
wyczerpującej informacji na temat konkretnej sprawy obieg
dokumentów.
•
Łatwiejszy dostęp do zgromadzonych
w jednym miejscu i po
katalogowanych zgodnie z regułami
dokumentów oznacza krótszy okres
załatwiania sprawy konkretnego
obywatela oraz lepszą informację, a
to na pewno zostanie docenione
przez mieszkańców.
• Wdrożenie programu obieg dokumentów w Koninie
Elektroniczny obieg dokumentów wykorzystuje m.in.
. Wdrożenie przeprowadzono w roku 2002, a
miasto podjęło decyzję o wyborze systemu mis-Partner21/Urzędy.
Dzięki temu obieg dokumentów wewnątrz urzędu odbywa się
elektronicznie. Korespondencja oraz dokumenty związane z
załatwianiem spraw rejestrowane są w systemie, a następnie
dekretowane na odpowiednie komórki lub osoby. Korespondencja
przychodząca w postaci papierowej jest skanowana, i w takiej
postaci umieszczana w systemie. System, jest zintegrowany z
faksem elektronicznym - dokumenty przychodzące w postaci
faksów trafiają więc do systemu bezpośrednio. Dokumenty podpięte
są do konkretnych spraw realizowanych w wydziałach. Oznacza to,
że osoba prowadząca sprawę ma bieżący dostęp do wszystkich
dokumentów z nią związanych.
• Sposób przechowywania dokumentów dostosowany jest do
specyfiki urzędu i realizowanych przez urząd zadań. W systemie
sklasyfikowanych jest po-nad 400 typów oraz. 50 rejestrów, które
wcześniej prowadzone były w formie tradycyjnej. W każdej oliwili
istnieje możliwość-sprawdzenia, na jakim etapie realizacji jest
konkretna sprawa, ile jeszcze czasu pozostało do planowanego
terminu jej załatwienia. Ponadto elektroniczny obieg dokumentów
umożliwia tworzenie dokumentów na podstawie zdefiniowanych
wzorców, monitorowanie spraw przeterminowanych czy też
tworzenie zestawień zgodnie z. wymaganiami użytkownika.
Zapewnia jednolitą bazę adresową kontrahentów, a także
umożliwia prowadzenie wspólnego kalendarza, urzędu np. z
zaznaczonymi urlopami i innymi nieobecnościami pracowników.
• Rocznie do systemu w Koninie wpływa ok. 100 000 dokumentów, co oznacza
400 dokumentów dziennie. Obecnie z elektronicznego systemu korzysta 150
osób, docelowo będzie ich 200. Całe wdrożenie w Koninie podzielono na
etapy. Pierwszym krokiem było dostosowanie infrastruktury urzędu do
aktualnych potrzeb. Następnie zainstalowano platformę
stanowiącą podstawę dla systemu
. Kolejnym etapem
było dostosowanie aplikacji do Indywidualnych potrzeb urzędu, jej instalacja
i udostępnienie użytkownikom. Duży nacisk położono na szkolenia - zarówno
administratorów, jak i użytkowników systemu. Wdrożony system ułatwił
pracownikom urzędu zorganizowanie Biuletynu Informacji Publicznej, który
został uruchomiony w połowie roku 2003. Zauważalnymi, efektami
wdrożenia były przede wszystkim usprawniony obiegu dokumentów i
szybszy dostęp do pism i dokumentów, możliwość śledzenia sposobu
załatwiania spraw, kontroli terminów realizacji. Taka wiedza pozwala na
szybszą obsługę mieszkańców oraz przekazywanie im bieżącej informacji na
temat, stanu realizacji konkretnych spraw.
• Jak osiągnąć sukces
na sprawne wdrożenie systemu ogromny wpływ
miało zaangażowanie zarządu oraz liderów. Również fakt posiadania certyfikatu ISO 9001
stwarzał bardzo dobre warunki do przeprowadzenia projektu. Uporządkowanie w czasie
wdrażania ISO procedur, kompetencji, struktury organizacyjnej i jasny obieg dokumentów
- było niezwykle pomocne na etapie parametryzacji i instalacji. Warto pokusić się jednak
o wypunktowanie kilku kluczowych elementów sukcesu. Jednym z najważniejszych
czynników jest właściwy wybór systemu - odpowiedniego dla danej wielkości urzędu oraz
liczby przetwarzanych przez obieg dokumentów. Warto zwrócić uwagę na takie cechy
rozwiązania, jak możliwość integracji z innymi systemami w urzędzie, rozbudowy w
przyszłości, funkcjonalność w stosunku do aktualnych potrzeb urzędu. Czyli właściwie
wyważyć proporcje między elastycznością a stopniem skomplikowania systemu. W miarę
możliwości dostosować system do sposobu pracy urzędu. Kolejnym istotnym punktem
jest uzyskanie pełnego i aktywnego poparcia osób zarządzających – obieg dokumentów
wpływa na zmianę sposobu pracy, stąd też poparcie kierownictwa jest. w oczywisty
sposób niezbędne. Po trzecie, warto stosunkowo wcześnie komunikować pracownikom
urzędu cele wdrożenia i zaangażować w projekt najbardziej wpływowe osoby. Samo
wdrożenie trzeba przeprowadzać etapami, uprzednio dokładnie definiując cele każdego z
nich. Zacząć od funkcjonalności, która przyniesie wymierne efekty. I oczywiście - docenić
szkolenia. Efektywniej korzysta się bowiem z narzędzia, które jest dobrze znane.