plik

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów

Dokumentacja Użytkownika Systemu

Moduł: Obieg dokumentów

Wersja 2013.1

Wersja 5.0

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów

14.

Obieg dokumentów

14.1 Ogólny opis funkcjonalności modułu

Każda firma, bez względu na rodzaj działalności oraz wielkość, boryka się z ogromem pism i dokumentów,
które są ściśle związane z jej działalnością. Powszechnie stosowane metody przechowywania dokumentów

w postaci papierowej sprawiają, że uciążliwe jest przede wszystkim przeszukiwanie zbioru w celu dotarcia
do żądanego dokumentu. Dodatkowo, w przypadku dużej ilości dokumentów, ich składowanie staje się
problematyczne i wymaga przestrzeni biurowej.
Szczególnie trudne zadanie stoi przed pracownikami sekretariatów oraz innych działów administracyjnych,
którzy muszą dbać o sprawny przepływ dokumentów zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy firmą a jej
otoczeniem. Stąd też powstał mechanizm, który umożliwia elektroniczną archiwizację dokumentów oraz

wskazuje ścieżkę obiegu dokumentu począwszy od dostarczenia go do firmy, poprzez wszystkie procesy
zachodzące wewnątrz firmy, a skończywszy na odnotowaniu go w pocztowej książce nadawczej.

Funkcjonalność zapewnia osobom uprawnionym sprawny dostęp do dokumentów.
Dla wprowadzonego dokumentu istnieje możliwość określenia zadań do wykonania przez wskazane osoby,
a następnie śledzenia stopnia wykonania tych zadań. W szczególnych przypadkach realizacja zadań może

zostać umieszczona w harmonogramach pracy uprawnionych pracowników.

14.2 Menu główne i pasek narzędzi

Podstawowym narzędziem pracy z modułem: Obieg dokumentów, jest menu główne oraz pasek narzędzi.

Rys.1.1 Menu i pasek narzędzi modułu: Obieg dokumentów

14.2.1 Menu główne

Menu główne modułu: Obieg dokumentów, składa się z elementów zawierających rozwijalne listy.

System



Aktywne sesje - lista aktywnych sesji operujących na bieżącej bazie danych



Konfiguracja - okno konfiguracji podstawowych parametrów systemu



Zmiana hasła - zmiana hasła bieżącego operatora



Zmiana daty - zmiana bieżącej daty, podpowiadanej jako data transakcji



Zmiana okresu - wybór okresu obrachunkowego

Moduł: Obieg dokumentów

Wersja 2013.1



Zmiana kontekstu operatora - wybór Centrum struktury praw spośród tych, do których należy

bieżący operator



Zmiana operatora – służy zmianie zalogowanego operatora. Dokładny opis okna znajduje się

w dokumentacji modułu: Administrator.



Zakazy kontekstowe - okno definiowania zakazów dostępu do pewnych funkcji (okien) dla

operatorów. Zawiera ono listę funkcji odpowiadających aktualnie otwartym oknom. Dla
każdej z tych funkcji można stworzyć listę operatorów, którzy nie będą mieli do niej dostępu.

Ustanowione w ten sposób zakazy znajdą się na liście zakazów dla operatora, definiowanej
z poziomu Centrum struktury praw.



Domyślne ustawienie okien - funkcja służy przywróceniu domyślnego ustawienia okien

w module



Ustawienie drukarki - wybór domyślnej drukarki i ustawienia jej parametrów



Koniec pracy - zamknięcie modułu: Sprzedaż.

Listy



Słownik typu dokumentów – lista słowników typów dokumentów zdefiniowanych i używanych

w systemie.



Słownik statusów – lista słowników statusów



Struktura firmy – wyświetla dane o strukturze firmy



Kontrahenci - wyświetla listę kontrahentów podzielonych według grup, do których należą,
czyli akronimu, numeru NIP i akwizytora. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji

modułu: Sprzedaż.



Pracownicy – wyświetla listę pracowników

Dziennik korespondencji



Lista dokumentów



Książka nadawcza



Skrzynka dokumentów



Moje dokumenty w obiegu

Wszystkie cztery pozycje wyświetlają listę dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych
zarejestrowanych w systemie.

Dokumenty



Dokumenty handlowe - lista dokumentów zakupowych, importowych, sprzedażowych,

eksportowych, kaucji, wewnętrznych, magazynowych, reklamacji, transportowych. Dokładny
opis dokumentów znajduje się w module: Sprzedaż



Zamówienia – lista zapytań, ofert i zamówień sprzedaży/zakupu. Pełna funkcjonalność tej

listy (modyfikowanie danych) jest dostępna dla Użytkownika posiadającego licencję na
moduł: Zamówienia. Dokładny opis dokumentów znajduje się w module: Zamówienia



Lista zleceń serwisowych – lista zleceń serwisowych zarejestrowanych w systemie. Z poziomu

listy możliwe jest dodanie, edycja, anulowanie i usuwanie zleceń. Dokładny opis

Listy znajduje się w module: Serwis.

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów

Zadania

W tym menu zgromadzone są funkcje, dotyczące definiowania i realizacji procesów oraz generowania i

wykonywania zadań z poziomu terminarzy w systemie:



Terminarz - otwiera okno: Terminarz, z poziomu którego możliwy jest podgląd/edycja zadań

pracownika powiązanego z operatorem na określony termin. Więcej informacji znajduje się w
dokumentacji modułu: Administrator.



Skrzynka pracownika – otwiera okno z listą zadań w podziale na zadania operatora, zadania

dla Centrum, zadania podległych operatorowi i zadania wykonane. Z poziomu listy możliwe

jest wykonywanie wyświetlonych zadań



Lista procesów – otwiera okno z listą wszystkich procesów, w których zalogowany operator

może wykonać akcję.

14.2.2 Pasek narzędzi

Pasek narzędzi składa się z dwóch sekcji. Pierwsza, lewa, to przyciski zawsze widoczne, z których
większość uruchamia te same funkcje, co opcje menu głównego. Zapewniają one szybki dostęp

do podstawowych funkcji systemu. Druga sekcja, prawa, to przyciski widoczne i aktywne tylko wtedy, gdy
otwarte jest odpowiednie okno. Uruchamiają one funkcje związane z danymi wyświetlanymi w aktywnym
oknie.



[Struktura firmy] – wyświetla dane o strukturze firmy, podzielone na trzy działy: Strukturę praw,

Strukturę kosztów, Strukturę podległościową.



[Lista kontrahentów] - otwiera okno: Kontrahenci.



[Lista dokumentów] – wyświetla listę dokumentów przychodzących, wychodzących i

wewnętrznych.



[Skrzynka pracownika] - otwiera okno: Skrzynka dokumentów.



[Moje dokumenty w obiegu] - otwiera okno: Moje dokumenty w obiegu.



[Terminarz] - otwiera okno: Terminarz, z poziomu którego możliwy jest podgląd/edycja zadań

pracownika powiązanego z operatorem na określony termin. Więcej informacji znajduje się w
dokumentacji modułu: Administrator.

14.2.3 Pasek narzędzi – przyciski związane z aktywnym oknem.



[Drukuj] - uruchamia domyślny wydruk związany z aktywnym oknem. Umieszczona obok

strzałka rozwija menu wyboru wydruku, jeśli z danym oknem związanych jest wiele różnych

wydruków.

W obiegu dokumentów istnieje możliwość wydruku:



Karty korespondencyjnej z obiegiem



Karty korespondencyjnej

Moduł: Obieg dokumentów

Wersja 2013.1



Listy dokumentów



Książki nadawczej

z poziomu okna: lista dokumentów, Skrzynka dokumentów, Moje dokumenty w obiegu, Książka nadawcza.

W momencie wyboru wydruku korespondencyjnego/z obiegiem pojawia się okno z możliwością wyboru

poniższych opcji:

Rys.1. 2 Parametry wydruku.



[Wykres] - wyświetla domyślny wydruk związany z aktywnym oknem. Umieszczona obok

strzałka rozwija menu wyboru wykresu, jeśli z danym oknem związanych jest wiele różnych

wydruków.



[Wykonaj] - wykonuje szybki raport związany z aktywnym oknem.



[Eksport do arkusza kalkulacyjnego] - przycisk jest dostępny (widoczny), jeśli w aktywnym oknie

wyświetlona jest lista (tabela), która może być wyeksportowana do arkusza kalkulacyjnego,
którego format został wybrany w oknie: Konfiguracja komputera, na zakładce: Eksport

(dostępne opcje: Wybór automatyczny, Eksport do MS Excel, Eksport do Open Office Calc).
Eksportowane są wszystkie pozycje listy, z uwzględnieniem filtrowania. Nie jest przy tym

uwzględniane zaznaczenie pozycji.



[Historia procesu] – po zaznaczeniu dokumentu na otwartej liście dokumentów, lub zapytań,

ofert i zamówień i naciśnięciu przycisku, zostanie otworzone  okno: Historia procesu, w którym
wyświetlona  zostanie  lista  zadań  do  wykonania  w  ramach  procesu,  którym  obsługiwany  jest
dokument.  Więcej  informacji  o  zadaniach  i  procesach  znajduje  się  w  dokumentacji  modułu:
Administrator.



[Historia kontrahenta] - wyświetla okno z historią transakcji, zamówień, rozliczeń

z kontrahentem. Przycisk działa, jeśli w aktywnym oknie kontrahent jest określony.



[Historia towaru] - wyświetla okno z historią transakcji i zamówień na wybrany towar. Przycisk

działa, jeśli w aktywnym oknie towar jest określony (np. podświetlony na liście pozycji
dokumentu).



Struktura rabatów- po zaznaczeniu dokumentu na otwartej liście dokumentów, lub zapytań,

ofert i zamówień i naciśnięciu przycisku, zostanie otworzone okno: Struktura rabatów, w którym
wyświetlona zostanie informacja dotycząca wysokości udzielonego rabatu.



Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów



[Konwersacja z klientem] - otwiera okno zapisu konwersacji z klientem (funkcja modułu: CRM).

Działa przy otwartej i aktywnej liście kontrahentów, jeśli Użytkownik ma licencję na moduł:

CRM).



[Pomoc] - otwiera okno pomocy systemowej. Jest ono podzielone na dwa panele. W lewym

wyświetlony jest spis treści (w formie drzewa), w prawym – opis tematu.

14.1

Konfiguracja

14.1.1

Konfiguracja, zakładka: Parametry

Przed rozpoczęciem pracy z modułem: Obieg dokumentów, w celu zapewnienia jego poprawnego
funkcjonowania należy go odpowiednio skonfigurować.
Aby skonfigurować moduł, należy:



z menu: System, wybrać podmenu: Konfiguracja, co spowoduje otworzenie okna:

Konfiguracja (Rys.1.2). Funkcja dostępna jest zarówno z poziomu modułu: Administrator jak i

Obieg dokumentów.



w oknie: Konfiguracja wybrać zakładkę Obieg dokumentów.

Rys.1.3 Konfiguracja modułu: Obieg dokumentów.

Na zakładce znajdują się następujące pola:
Numeracja dokumentów - schemat tworzenia numeru (identyfikatora) dokumentu. Składa się on
3 segmentów: numeru kolejnego, roku i serii lub 4 segmentów: numeru kolejnego, roku, serii oraz

miesiąca. Można ustalić kolejność tych segmentów oraz ich format. Schemat ten można zmieniać
tylko do momentu wystawienia pierwszego dokumentu.

Moduł: Obieg dokumentów

Wersja 2013.1

Wyślij e-mail informacyjny do opiekuna – podczas dodawania danego etapu obiegu
dokumentu można poinformować opiekunów pocztą elektroniczną o dodawanym dokumencie, który
znalazł się w ich skrzynce dokumentów.
Możliwość zaznaczenia jednej z opcji:



zawsze - podczas zapisywanie formularza etapu obiegu (tylko podczas dodawania, a nie po

edycji) automatycznie wygeneruje się wiadomość, której adresatami będą wszyscy
wskazani na liście opiekunów (jeśli wybrane zostało Centrum należy wybrać wszystkich
pracowników tego Centrum).



indywidualnie dla etapu - na oknie etapu dostępna ikona wysyłania wiadomości e-mail. Po

jej wybraniu zostanie wygenerowana wiadomość, której adresatami będą wszyscy

wskazani na liście opiekunów (jeśli wybrane zostało Centrum, należy wybrać wszystkich
pracowników tego Centrum).



nie wysyłaj – wiadomość nie zostanie wygenerowana automatyczne; brak możliwości na

tworzenie ręczne wiadomości (ikona wysyłania nieaktywna).

Ścieżka do aplikacji intranetowej – możliwość wykorzystania ścieżki podczas wysyłania
wiadomości e-mail do osób, do których przekazywany jest dokument. W polu należy wpisać adres
strony

WWW

aplikacji

obieg

dokumentów

np.

http://localhost/Obieg_10_0/Login.aspx?ReturnUrl=%2fObieg_10_0%2fDefault.aspx.
Wartość tego pola jest następnie przenoszona do wiadomości e-mail informującej o nowym
dokumencie, którym pracownik powinien się zająć. Kliknięcie z poziomu tej wiadomości w podany

link automatycznie otwiera aplikację na stronie logowania, więc adresat wiadomości nie musi szukać
tego dokumentu, o którym został poinformowany.

Spodziewany termin zwrotu przesyłki po upływie … dni - możliwość wpisania lub ustawienia
spinem wartości z zakresu 0-999; domyślnie ustawienie 14.
Załączniki – możliwość wyboru Kodu lub Nazwy:



jeśli parametry są zaznaczone, wówczas podczas dodawania danych binarnych,

automatycznie w pole Kod i/lub Nazwa zostanie wstawiony numer dokumentu, który można
modyfikować,



jeśli nie są zaznaczone, pola pozostają puste.

W module Administrator/Firma/Definicje dokumentów została dodana nowa gałąź ‘

Obieg

dokumentów

’, a w nim trzy pozycje z następującymi definicjami:



Dokumenty przychodzące, (Symbol) DPW, (TYP) 14453, (Nazwa) Dokumenty przychodzące



Dokumenty wychodzące, (Symbol) DWD, (TYP) 14451, (Nazwa) Dokumenty wychodzące



Dokumenty wewnętrzne, (Symbol) DWW, (TYP) 14452, (Nazwa) Dokumenty wewnętrzne

Na zakładce Ogólne aktywne pole

‘Stopka wydruku’, ‘Drukuj przy zatwierdzaniu

’ oraz

’Dozwolone

operacje na dokumencie

’:



Podgląd



Wystawianie i edycja

Mając odłączoną licencję na moduł obieg dokumentów i moduł sprzedaż istnieje możliwość min.
dodawania rekordów na zakładkach: Limity kredytowe, Adresy, Grupy i rejony, Osoby, Kontakty,
Upusty, Odsetki, Atrybuty, Załączniki.

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów

14.2 Słownik typów dokumentów

14.2.1

Słownik typów dokumentów, zakładka Ogólne

W oknie wyświetlana jest lista predefiniowanych i zdefiniowanych przez użytkownika typów dokumentów.
Pozycje predefiniowane posortowane są alfabetycznie i mają wypełnione pole tylko z nazwą.
W  module  administrator  istnieje  możliwość  zablokowania  podglądu/dodawania  typów  dokumentów
poprzez  zastosowanie  zakazu  ‘Słownik  typów  dokumentów  w  obiegu’/  ‘Definicja  typu  dokumentu  w

obiegu’.

Rys.1.4 Słownik typów dokumentów

Na zakładce znajdują się następujące pola:



[Dodaj] – umożliwia dodanie nowego typu dokumentu, który będzie wybierany na dokumentach

przychodzących/wychodzących/wewnętrznych.



[Zmień] - umożliwia edycję zaznaczonego na liście typu dokumentu.



[Usuń] - usuwa pozycję zaznaczoną na liście.

Filtr - umożliwia standardowe filtrowanie pozycji wyświetlanych na liście.
Archiwalny – parametr

14.2.1.1

Typ dokumentu, zakładka Ogólne

Aby zdefiniować nowy typ dokumentu należy nacisnąć przycisk [Dodaj]. Zostanie wyświetlone okno:

Moduł: Obieg dokumentów

Wersja 2013.1

Rys.1.5 Typ dokumentu

Na zakładce znajdują się następujące pola:

Nazwa – nazwa typu dokumentu.
Wartości  domyślne  –  w  dwóch  osobnych  kolumnach  prezentowane  są  serie  i  procesy
zdefiniowane odpowiednio dla każdego rodzaju dokumentu.
Kolumna  Serie  dla  DPD/DWD/DWW  –  na  listach  rozwijanych  prezentowane  są  serie
zdefiniowane  odpowiednio  dla  dokumentów  przychodzących  (DPD)  oraz  wychodzących  (DWD)
(Administrator->Firma->Serie).  Wybrane  wartości  będą  podpowiadały  się  na  formularzu
odpowiedniego dokumentu, jeśli zostanie wybrany dany typ.
Kolumna  Procesy  -  na  listach  rozwijanych  prezentowane  są  procesy  zdefiniowane  odpowiednio
dla  każdego  rodzaju  dokumentu.  Wybrane  wartości  będą  podpinały  procesy  do  odpowiedniego
rodzaju dokumentu, jeśli zostanie wybrany dany typ dokumentu.
Archiwalny – parametr domyślnie nie zaznaczony.
Wartość  domyślna  -  parametr  domyślnie  nie  zaznaczony.  Parametr  może  być  zaznaczony  tylko
dla jednej pozycji na liście (zawsze aktualne jest ostatnie zaznaczenie, które czyści poprzednie).
Zaznaczenie parametru spowoduje, że:



nazwa pozycji na liście będzie pogrubiona,



dodając nowy dokument w module będzie się ona podpowiadała na formularzu

dokumentu.

Opis – miejsce na wprowadzenie opisu

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów

14.3 Słownik statusów

14.3.1

Słownik statusów, zakładka Ogólne

W oknie odbywa się definiowanie statusów, które są nadawane dokumentom podczas przekazywania ich
w procesie obiegu. Na liście zostały umieszczone pozycje predefiniowane i jedna pozycja automatyczna –

‘Wprowadzony’.
W module administrator istnieje możliwość zablokowania podglądu/dodawania statusów poprzez
zastosowanie zakazu ‘Słownik statusów dokumentów w obiegu’/ ‘Definicja statusu dokumentu w obiegu’.

Rys.1.6 Słownik statusów

Na zakładce znajdują się następujące pola:



[Dodaj] – umożliwia dodanie nowego statusu.



[Zmień] - umożliwia edycję zaznaczonego na liście statusu.



[Usuń] - usuwa pozycję zaznaczoną na liście.

Filtr - umożliwia standardowe filtrowanie pozycji wyświetlanych na liście.
Archiwalne – parametr domyślnie nie zaznaczony

14.3.1.1

Status, zakładka Ogólne

Aby zdefiniować nowy status należy nacisnąć przycisk [Dodaj]. Zostanie otworzone okno:

Moduł: Obieg dokumentów

Wersja 2013.1

Rys.1.7 Status dokumentu

Na zakładce znajdują się następujące pola:

Nazwa –nazwa statusu.
Parametr ‘Archiwalny’ – domyślnie nie zaznaczony, możliwość zaznaczenia oraz filtrowania po
pozycjach archiwalnych na liście.
Opis zadania –możliwość wprowadzenia opisu
Akcja – obszar z 2 opcjami, gdzie można zaznaczyć tylko jedną:



Przekazany (domyślne ustawienie podczas dodawania)



Koniec

Temat oraz Treść wiadomości e-mail - pola opisowe do uzupełnienia przez użytkownika, o

długości odpowiednio 100 oraz 1000 znaków.

Od wersji COMARCH ERP XL 11.0 w temacie oraz treści maila zostały udostępnione maski dla
następujących pól dokumentu: numer, tytuł dokumentu, numer obcy ( @SDDNumer, @SDDTytuł,

@SDDNrObcy).

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów

14.4 Lista dokumentów obiegu.

14.4.1

Lista dokumentów, zakładka Dokumenty Przychodzące (DPD)/

Dokumenty Wychodzące (DWD)/ Dokumenty Wewnętrzne
(DWW)

Lista dokumentów składa się z trzech zakładek. Dokumenty są pogrupowane według serii numeracyjnej,
w obrębie serii ułożone według numerów kolejnych. Na każdej z nich wyświetlane są tylko dokumenty
jednego rodzaju. Wszystkie trzy zakładki mają postać listy o podobnym wyglądzie, z wyjątkiem ostatniej

kolumny:



‘Nadawca’ dla dokumentów przychodzących



‘Odbiorca’ dla Dokumentów wychodzących



Brak kolumny dla Dokumentów wewnętrznych

Na liście dokumentów istnieje możliwość zastosowania zakazów:



Dokument przychodzący - umożliwia zablokowanie dodawania/edycji/usuwania dokumentów

przychodzących



Dokument wychodzący - umożliwia zablokowanie dodawania/edycji/usuwania dokumentów

wychodzących



Dokument wewnętrzny- umożliwia zablokowanie dodawania/edycji/usuwania dokumentów

wewnętrznych



Dokumenty przychodzące/wychodzące/wewnętrzne - zakazy umożliwiają ukrycie

odpowiedniej zakładki na liście dokumentów.

Rys.1.8 Lista dokumentów sekretariatu

Operacje na liście dokumentów można wykonywać:



naciskając przycisk

[Dodaj]

Moduł: Obieg dokumentów

Wersja 2013.1



wybierając opcje z menu rozwijanego strzałką umieszczoną obok przycisku

. Ikona

przycisku odpowiada rodzajowi wyświetlanych dokumentów, zależnie od wybranych zakładek.
Naciśnięcie przycisku powoduje utworzenie nowego dokumentu.



wybierając opcję z menu kontekstowego rozwijanego prawym klawiszem myszy.

To ostatnie zawiera listę wszystkich dostępnych operacji, łącznie z opcjami edycji.



[Historia związanych] – wyświetla dokumenty związane z dokumentem z listy.



[Wykonaj akcję] - prowadzi do wykonania akcji w bieżącym statusie. Po naciśnięciu przycisku:

[Rozwija menu dostępnych opcji], zostanie rozwinięta lista tych zadań (jeśli jest ich

więcej niż jedno i każde z nich można wykonać).



[Zmień] - umożliwia edycję zaznaczonego na liście statusu.

W oknie znajdują się funkcje:

Idź do – wpisanie numeru dokumentu i naciśnięcie przycisku:

[Szukaj] spowoduje odszukanie

wybranego dokumentu i podświetlenie go na liście. Jeśli szukany dokument nie spełnia warunku:

Lista za, to filtr ten zostanie automatycznie przestawiony na taki, w którego zakresie dokument się
mieści.

Filtr – filtr ułatwiający wyszukanie odpowiednich dokumentów.
Właściciel – flitr wyświetlania dokumentów, według kryterium Centrum, w jakim zostały one

wystawione. Dostęp do dokumentów wyświetlanych w danym Centrum w kontekście operatora,
zależy od ustawienia parametru: Podgląd dokumentów, na karcie tego operatora (okno: Operator,
zakładka: Parametry/Systemowe).
Opiekun – umożliwia filtrowanie dokumentów wg przypisanego opiekuna. Rodzaj opiekuna można
wybrać z listy rozwijanej, na której dostępne są trzy typy:



Struktura firmy (okno otwierane na zakładce Struktura podległościowa).



Pracownik



Operator

Jeśli w polu filtra wybrano operatora, wówczas wyświetlane są dokumenty przypisane do operatora
i jego centrum praw oraz do przypisanego pracownika i jego centrum podległościowego.
Jeśli w polu filtra wybrano pracownika, wówczas wyświetlane są dokumenty przypisane do
związanego z nim operatorów i ich centrum praw oraz do przypisanego pracownika i jego centrum
podległościowego.

Na liście dokumentów wyświetlane są dokumenty, w których na zakładce ‘Obieg dokumentów’ w ostatnim
zapisie jako opiekun został wskazany ten sam podmiot, a w przypadku wyboru pracownika również, jeśli

opiekunem dokumentu jest Centrum podległościowe, do którego jest przypisany pracownik.

‘Tylko opiekuna’ parametr domyślnie nie zaznaczony. Po zaznaczeniu będą wyświetlane
dokumenty, w których w ostatnim zapisie z obiegu dokumentów, jako opiekun został wskazany

dokładnie ten sam podmiot (nie pokazujemy dokumentów, których opiekunem jest Centrum
podległościowe, do którego jest przypisany pracownik); jeśli nie zaznaczony wówczas będą

wyświetlane dokumenty opiekuna oraz jego Centrum.

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów

Aktualny  status  –  na  liście  rozwijanej  wyświetlane  są  wszystkie  zdefiniowane  statusy.  Lista
zostanie  zawężona  do  dokumentów,  które  w  ostatnim  zapisie  obiegu  dokumentów  będą  miały
ustawiony taki sam status.
Obieg  zakończony  –  parametr  jest  aktywny  jeżeli  w  polu  Aktualny  status  jest  wybrana  opcja:
Wszystkie.  Parametr  jest  nieaktywny  jeżeli  zostanie  wybrany  aktualny  status.  Wówczas  parametr
jest  zaznaczony/  odznaczony  w  zależności  od  ustawień  wybranego  statusu  (zaznaczony  jeżeli  na

statusie jest wybrana akcja: Koniec).
Typ dokumentu – na liście rozwijanej pokazywane są wszystkie zdefiniowane typy dokumentów.
Możemy zawęzić listę do dokumentów o wybranym typie.
Seria – możliwość wskazania z listy zdefiniowanych serii dokumentów.
Nadawca – z listy rozwijanej mamy możliwość wyboru:



Kontrahent



Pracownik

Kontrahent  –  przycisk  wyświetlający  listę  kontrahentów.  Lista  dokumentów  zawężana  do  takich,
gdzie jest wskazany ten sam kontrahent.
Data  (dokumentu,  przesyłki,  wpływu  lub  terminu  zwrotu)  -  po  zaznaczeniu  w  polach  OD  -  DO
podpowiada się okres bieżącego miesiąca. Możemy zmieniać datę, ale należy pilnować aby data OD
nie  była  większa  niż  data  DO.  Po  odznaczeniu  pola  data  pozostałe  parametry  z  nią  związane  są

nieaktywne.
Parametry: Dokumentu, Przesyłki lub Terminy zwrotu  można zaznaczyć tylko jedną z opcji.
.  Parametr  ‘Oczekiwany’  staje  się  aktywny  dopiero  po  wskazaniu  wartości  Terminy  zwrotu.    W
zależności  od  wskazanego  parametru,  jeśli  zaznaczone  jest  pole  ‘Data’,  wówczas  lista  zostanie

zawężona do dokumentów, które w wybranym okresie mają:



Datę dokumentu (par. Dokumentu)



Datę przesyłki (par. Przesyłki)



Termin zwrotu bez zaznaczonego par. Oczekiwany (par. Terminy zwrotu, bez

zaznaczonego par. Oczekiwane),



Termin zwrotu z zaznaczonym par. Oczekiwany (par. Terminy zwrotu, z zaznaczonym par.

Oczekiwane).

Filtr ‘EAN dokumentu’ - po podaniu kodu EAN znajdującego się na wydruku, jest otwierany
dokument o takim kodzie.

14.4.1.1

Dokumenty (DPD)/(DWD)/(DWW).

14.4.1.1.1 Dokumenty(DPD)/(DWD)/(DWW), zakładka Ogólne

W związku z tym, że wszystkie trzy dokumenty mają postać listy o podobnym wyglądzie zostanie opisane
okno Dokumentu przychodzącego.

Moduł: Obieg dokumentów

Wersja 2013.1

Rys.1.9 Dokument przychodzący (DPD)

Na zakładce dostępne są następujące pola:

Numer – ustalany zgodnie z ustawioną w konfiguracji numeracją
Właściciel – flitr wyświetlania dokumentów, według kryterium Centrum, w jakim zostały one
wystawione. Dostęp do dokumentów wyświetlanych w danym Centrum w kontekście operatora,
zależy od ustawienia parametru: Podgląd dokumentów, na karcie tego operatora (okno: Operator,
zakładka: Parametry/Systemowe).
Typ dokumentu – pole obowiązkowe. Możemy wybrać z listy rozwijanej ze słownika typów lub typ
podpowie się sam, jeśli w definicji został zaznaczony parametr ‘Wartość domyślna’ ( Rys. 1.4 Typ
dokumentu)

Uwaga: Jeśli w definicji typu zostały wypełnione pola ‘Seria DPD’ (lub DWD), to zostanie
ona uwzględniona w numerze dokumentu odpowiednio dla DPD lub DWD, bez względu na
to, czy seria na dokumencie jest już wybrana, czy nie.

Priorytet– przycisk pozwalający określić priorytet (propozycję) dla etapu dokumentu. Po dodaniu
etapu wartość z tego pola przenosi się na etap obiegu dokumentu.
Kontrahent – przycisk wyświetlający listę kontrahentów. Możliwość wyboru jednej pozycji z listy.
W pierwszym polu wyświetlany jest akronim kontrahenta. Obok pole służące do wybrania z
rozwijanej listy osoby z karty kontrahenta (pozycje z zakładki ‘Osoby’)
Data dokumentu – domyślnie podpowiada się data bieżąca, którą można zmieniać.

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów

Data wpływu – data wpływu, domyślnie podpowiada się data bieżąca.
Wartość – możliwość wprowadzenia wartości.
Numer obcy – numer nadany przez użytkownika.
Nadawca – z listy rozwijanej mamy możliwość wyboru:



Kontrahent



Pracownik

Forma  przesyłki  –  sposób  dostarczenia  przesyłki,  wybierany  z  listy,  zdefiniowanej  w  słowniku
kategorii.
Data przesyłki - domyślnie podpowiada się data bieżąca, którą można zmieniać.
Numer przesyłki- możliwość wprowadzenia numeru przesyłki..
Termin zwrotu – pole z datą domyślnie nie wypełnione.
Sposoby wypełniania pola:



ręcznie lub za pomocą przycisku kalendarza



wypełni się automatycznie, jeśli pole będzie puste i zostanie zaznaczony parametr

‘Oczekiwany’ - wówczas wartość w polu ustawia się na datę przesyłki powiększoną o ilość dni
kalendarzowych z konfiguracji modułu (pole ‘Spodziewany termin zwrotu przesyłki po upływie

… dni’).

Aktualny status – nieaktywne pole, wyświetlany status dokumentu pobierany z ostatniego zapisu
na  liście  ‘Obieg  dokumentów’  lub  jeśli  wykorzystywane  są  procesy,  wówczas  będzie  możliwość
zmiany statusu w trakcie obsługi procesu.
Priorytet  (wyszarzane  pole)  –  wartość  priorytetu  ustawiona  dla  aktualnego  statusu,  czyli  na
ostatnim etapie obiegu dokumentów.
Na podzakładce dostępne są pola:
Tabela  z  danymi  binarnymi–  standardowa  tabela  z  możliwością  dodania  i  podglądu  danych

binarnych. Tabela znajduje się na pierwszej zakładce, gdyż w zdecydowanej większości przypadków
jest wykorzystywana podczas wprowadzania dokumentu.
Sposób dodawania danych binarnych został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).
Adres do korespondencji - Wyświetlane do podglądu dane adresowe nadawcy.

Moduł: Obieg dokumentów

Wersja 2013.1

Rys.1.10 Adres korespondencyjny

Po naciśnięciu przycisku ‘Adres’ wyświetli się lista adresów ze wskazanego podmiotu.

Załączniki– standardowa tabela z możliwością dodania i podglądu załączników (scany, pliki różnego
typu). Każdy załącznik może zostać zmodyfikowany w trakcie pracy z dokumentem. Aby móc zachowywać

wszystkie wersje plików dołączonych do dokumentu, możliwe jest określenie wersji aktualnej oraz
archiwalnych jednej danej binarnej.

Tabela znajduje się na pierwszej zakładce, gdyż w zdecydowanej większości przypadków jest

wykorzystywana podczas prowadzania dokumentu. Przycisk

i opcja

‘pobierz’

umożliwia

bezpośrednie rejestrowanie dokumentów na sekretariacie.

Przykład: Osoba prowadząca Sekretariat kładzie dokument na urządzeniu skanującym i wybiera
jeden duży przycisk rejestrując dokument przychodzący. Użycie przycisku powoduje skanowanie
dokumentu, po potwierdzeniu w oknie ze wskazaniem na dostępne urządzenia spięte do komputera i
zassanie go do systemu i prezentację w danych binarnych.

Więcej informacji na temat sposobu dodawania danych binarnych został opisany w module: Administrator

(rozdział: Załączniki).

14.4.1.1.2

Dokumenty

(DPD)/(DWD)/(DWW),

zakładka

Obieg

dokumentów.

Na liście wyświetlane są poszczególne etapy działań w procesie ‘ręcznego’ obiegu dokumentów.
Każdy wprowadzony dokument jest automatycznie przypisany do opiekuna. Dalsze postępowanie z
dokumentu zależy od skonfigurowania obiegu. Może to być ‘ręczne’ przekazywanie dokumentu pomiędzy
poszczególnymi operatorami, pojedynczymi pracownikami lub wszystkimi przypisanymi do Centrum. W

innym  przypadku  obieg  dokumentu  może  być  sterowany  za  pomocą  odpowiednio  zdefiniowanego
procesu.  Bez  względu  na  wybrany  sposób  postępowania  wszelkie  informacje  zostaną  zapisane  na
dokumencie  w  postaci  listy  kolejno  wykonanych  czynności.  Czynności  do  wykonania  na  konkretnym

poziomie

określane

są

pomocą

definiowalnych

statusów

dla

dokumentu.

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów

Rys.1. 11 Dokument DPD, zakładka: Obieg dokumentu

Podczas dodawania dokumentu automatycznie dodawany jest (bez możliwości usunięcia – nieaktywna

ikona kosza) pierwszy etap z ustawieniami:



Status: Wprowadzony (bez możliwości zmiany)



Opiekun: operator wprowadzający dokument (z możliwością zmiany)



pole Uwagi dostępne do edycji.

Kolejne etapy dodawane są przez użytkownika. Aby dodać kolejny etap należy nacisnąć przycisk [Dodaj].
Zostanie otworzone okno:

Etap obiegu dokumentów: zakładka Ogólne.

Moduł: Obieg dokumentów

Wersja 2013.1

Rys.1. 12 Etap obiegu dokumentu, zakładka: Ogólne

Prawo  do  dodawania  i  edycji  nowego  etapu  z  możliwością  zmian  w  swoich  zapisach  oraz  edycji  całego
dokumentu mają w danym momencie tylko opiekunowie wskazani w ostatnim etapie.
Prawo  do  usuwania  ostatniego  etapu  (ale  bez  możliwości  dokonywania  innych  zmian  w  dokumencie)
będzie miała osoba (operator, pracownik), która ten etap dodała.
Dla pozostałych uprawnionych istnieje tylko możliwość podglądu zapisów.

Na zakładce dostępne są następujące pola:

Status – pole obowiązkowe. Z rozwijanej listy należy wybrać wartość zdefiniowaną w słowniku
statusów. Lista składa się z dwóch kolumn: nazwy i rozszerzenia nazwy.
Priorytet – wartość pola kopiowana z Dokumentu, z zakładki Ogólne. Możliwa zmiana na Etapie

obiegu dokumentu.
Komentarz – z definicji statusu wstawiana jest wartość komentarza, pole nieaktywne.
Uwagi – pole na wpisanie ewentualnych uwag.

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów

Lista kolejnych opiekunów – na liście należy wskazać jednego lub kilku opiekunów. Przy plusie
na liście rozwijanej mamy możliwość wyboru opiekuna z list:



Z listy operatorów



Z listy pracowników



Centrum struktury firmy (okno otwierane na zakładce Struktura podległościowa).

Możliwość  dodania  Opiekuna  pojawia  się  po  wybraniu  statusu.  Lista  jest  obowiązkowa  do  wypełnienia,
jeśli  w  definicji  wybranego  statusu  ustawiona  jest  akcja  ‘Przekazany’.  Jeśli  nie  wypełniono  opiekuna,
wówczas  podczas  zapisu  zostanie  wyświetlona  informacja  ‘Należy  wskazać  kolejnego  opiekuna  dla

dokumentu.’
Lista jest nieaktywna, jeśli w definicji wybranego statusu ustawiona akcja ‘Koniec’.

Wprowadził/Modyfikował – pola określające czas oraz osobę dokonującą zmian.
Data – data dodania etapu.

Ikona ‘Wyślij e-mail do opiekunów’ aktywna tylko, jeśli w konfiguracji modułu zaznaczono parametr
‘Wyślij e-mail informacyjny do opiekuna – indywidualnie dla etapu’. Działanie ikony zostało opisane w
rozdziale 2.2.1 Konfiguracja, zakładka: Parametry.

Etap obiegu dokumentów: zakładka Dokumenty związane.

Na zakładce możliwe jest związanie dokumentów z etapem obiegu dokumentów.
Prezentowane są tutaj wszystkie typy dokumentów: handlowe , zamówienia, serwisowe, dokumenty VAT.
Dokumenty na liście prezentowane są w podziale na kolumny:
Dokument - numer i seria dokumentu.
Kontrahent – dane kontrahenta.
Stan – stan dokumentu prezentowany w przypadku ofert, zamówień oraz zleceń.

Moduł: Obieg dokumentów

Wersja 2013.1

Rys.1. 13 Etap obiegu dokumentu, zakładka: Dokumenty związane

Pod listą związanych dokumentów znajdują się następujące funkcje:



[Dodaj nowy] – podnosi formatkę nowego dokumentu. Przycisk

[Rozwija menu

dostępnych opcji], za pomocą którego możliwe wygenerowanie typu dokumentu tj.: Faktura

Sprzedaży, Faktura Zakupu, Spinacz Faktury Sprzedaży, Spjnacz Faktury Zakupu, Zamówienie
Sprzedaży, Zamówienie Zakupu, Oferta Sprzedaży, Oferta Zakupu, Przyjęcie Zewnętrzne,
Wydanie Zewnętrzne, dokument przychodzący, dokument wychodzący, dokument

wewnętrzny, Paczka, Wysyłka.

Podczas generowania dokumentów obiegu automatycznie wypełniane są niektóre dane na nowo
tworzonych dokumentach: Kontrahent, Osoba, Daty tylko dla dokumentów FZ i PZ (dla pozostałych

dokumentów daty ustawiane jak dotychczas), Data wystawienia, Data zakupu, Data przyjęcia, Data
wpływu, Faktura (dla dokumentów FZ, FS, PZ, WZ), U kontrahenta (dla ZS, ZZ, OS, OZ) oraz Kontrahent,

Osoba, Faktura (dla (S)FS, (S)FZ).



[Usuń] – usuwa dokument.

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów



[Zwiąż dokument] – otwiera listę odpowiednich dokumentów w trybie do wyboru, w celu

wskazania dokumentu, który ma zostać związany z etapem obiegu dokumentów. Przycisk

[Rozwija menu dostępnych opcji], za pomocą którego można wybrać rodzaj wiązanych

dokumentów: handlowe, zamówienia, serwisowe, dokumenty VAT,



[Karta dokumentu] – pozwala na edycję wskazanego dokumentu powiązanego.



[Rozłącz dokument] – umożliwia usuwanie powiązania pomiędzy dokumentami.



Etap obiegu dokumentów zakładka: Załączniki.

Sposób dodawania danych binarnych został opisany w module: Administrator (rozdział: Załączniki).

14.7 Skrzynka dokumentów

‘Tylko  opiekuna’.  Na  zakładce  Dokumenty  przychodzące/wychodzące  Ikony  dodawanie/usuwanie  są
nieaktywne.
Na  liście  wyświetlane  są  dokumenty,  których  opiekunem  jest  aktualnie  zalogowany  operator.  Wszelkie

zmiany są możliwe do wykonania tylko do czasu przypisania innego operatora (przekazania dokumentu
dalej do obiegu). Wówczas dokument zniknie ze skrzynki, a pojawi się na liście Moje dokumenty w obiegu
(Rys. 1.14). na której będzie możliwy tylko podgląd dokumentów, w których aktualnie zalogowany

operator widnieje jako jeden z byłych opiekunów dokumentu.
Każdy aktualny opiekun dokumentu ma prawo dodawania oraz modyfikacji informacji podstawowych oraz
szczegółowych na dokumencie. Wszelkie dodatkowe informacje mogą być odnotowane w opisie

dokumentu oraz na atrybutach. Możliwe jest również powiązanie z innymi dokumentami systemu.

Moduł: Obieg dokumentów

Wersja 2013.1

Rys.1. 14 Skrzynka dokumentów

14.8 Moje dokumenty w obiegu

Wygląd okna jest podobny jak na Liście dokumentów sekretariatu, z tym, że w filtrze, nieaktywne jest
pole ‘Opiekun’ z wybranym operatorem, który jest aktualnie zalogowany, natomiast aktywny jest
parametr: ‘Tylko opiekuna’. Na liście wyświetlane są dokumenty opiekuna wskazanego w ostatnim etapie

obiegu dokumentów.
Na zakładce Dokumenty wychodzące/przychodzące Ikony dodawanie/usuwanie są nieaktywne.

Rys.1. 15 Moje dokumenty w obiegu

Na liście wyświetlane są te same listy, w których na zakładce „Obieg dokumentów” (rozdz. 2.5.1.2.2
Dokumenty (DPD)/(DWD)/(DWW), zakładka Obieg dokumentów) chociaż jeden z zapisów został dodany

przez zalogowanego operatora, a dodatkowo w ostatnim zapisie na liście jest ustawiony statusu
dokumentu z akcją ‘Przekazany’
W polu filtra:

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów

Opiekun - pole nieaktywne
Aktualny status – możliwość filtrowania po statusie. Na liście statusów pokazywane są wszystkie, które
mają ustawioną akcję ‘Przekazany’
Na liście dokumentów w obiegu, jak również na liście Skrzynka dokumentów i Moje dokumenty w obiegu

istnieje możliwość sortowania poprzez dwuklik po kolumnach: Numer, Data dokumentu, Status, Priorytet i
Data przesyłki.

14.9 Książka nadawcza

Na liście wyświetlane są pozycje z listy ‘Dokumenty wychodzące’.
W 4 pierwszych kolumnach wyświetlane są dane z formatki dokumentu.
W  kolumnie  ‘Adres’  wyświetlany  jest  adres  z  podzakładki  ‘Adres  do  Korespondencji’  w  następującym
układzie: kod, miasto, ulica. Dane w tych kolumnach nie podlegają edycji.
Dwie następne kolumny (Masa, Opłata) umożliwiają wprowadzenie danych bezpośrednio na liście.
W kolumnie ‘Numer nadawczy’ wyświetlana jest wartość pola ‘Numer przesyłki’ z formularza dokumentu.
Pole możliwe do edycji.

Rys.1. 16 Książka nadawcza

Na dole listy dostępne są pola:
Data przesyłki - możemy wskazać za jaki okres mają być pobierane dokumenty. Domyślnie podpowiada
się okres od – do z daty bieżącej.
Seria – możliwość filtrowania po serii dokumentów.
Filtr ‘EAN dokumentu’ - po podaniu kodu EAN znajdującego się na wydruku, jest otwierany dokument o
takim kodzie.

Aby na liście wyświetlały się pozycje z listy ‘Dokumenty wychodzące’, jednocześnie muszą być spełnione
następujące warunki:



Data przesyłki zawiera się w okresie od – do,



Seria jest zgodna z ustawieniem filtra na liście,

Moduł: Obieg dokumentów

Wersja 2013.1



Forma przesyłki wskazana na dokumencie ma w definicji zaznaczony parametr ‘Uwzględniaj

w Pocztowej książce nadawczej’

14.10 Automatyczny obieg dokumentów

Obok ‘ręcznej’ obsługi obiegu dokumentu realizowanej poprzez ręczne dodawanie etapów obiegu przez
kolejnych opiekunów, istnieje możliwość automatycznej obsługi obiegu. Opcja ta realizowana jest w

oparciu o funkcjonalność procesów (wymagane jest posiadanie licencji na obsługę procesów w systemie).
Zależnie od przyjętego w firmie schematu działania można zamodelować cały proces lub skorzystać tylko z

niektórych kroków.
W  celu  umożliwienia  użytkownikom  modułu  pracę  z  wykorzystaniem  procesów,  w  menu  udostępniono
standardową opcję: Zadania, zawierającą listy:



Terminarz

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów



Skrzynka pracownika



Lista procesów

Użytkownik dodając nowy dokument do obiegu, ma możliwość przypisania do niego określonego procesu.
Istnieje też możliwość wskazania konkretnego procesu na definicji typu dokumentu – wtedy przypisanie

odpowiedniego  procesu  następuje  poprzez  wybór  właściwego  typu  na  wprowadzany  dokument.
Użytkownik ma możliwość zmiany/wskazania procesu tylko do momentu zapisania dokumentu, po reedycji
taka modyfikacja nie jest już możliwa.
Dokumenty,  do  których  przypisano  proces  prezentowane  są  na  listach  modułu  (Lista  dokumentów,
Skrzynka  dokumentów,  Moje  dokumenty  w  obiegu)  w  kolorze  ciemnobrązowym.  Dla  dokumentów  z
procesem z poziomu w/w list istnieje możliwość odwołania się do Historii procesu.

Definiowanie procesów

Funkcjonalność oraz zasady definiowania procesów zostały opisane w dokumencie: Specyfikacja
funkcjonalna Systemu COMARCH ERP XL – Administrator (rozdział: Procesy). W procesach stosowanych

na  dokumentach  obiegu:  DPD,  DWD  i  DWW,  poza  akcjami  wspólnymi,  istnieje  możliwość  korzystania  z
następujących akcji kluczowych:
Dodanie dokumentu do obiegu
Zmiana etapu dokumentu w obiegu
Dodanie dokumentu powiązanego

Dodanie dokumentu do obiegu

Tą  akcją  należy  rozpocząć  każdy  proces,  który  ma  zostać  przypisany  do  dokumentu  obiegu.  Jest  to
warunkiem koniecznym uruchomienia procesu na dokumencie obiegu i przejścia do kolejnego zadania.
Wykonanie  akcji  w  aktywnym  procesie  podnosi  do  edycji  formatkę  nowego  dokumentu  obiegu.
Jednocześnie,  jeżeli  wystawiający  dokument  jest  opiekunem  akcji  startowej,  wtedy  na  dodawanym

dokumencie uruchamiany jest proces.

Zmiana etapu dokumentu w obiegu

Akcja z parametrem: możliwość wpisania nazwy statusu. Wykonanie akcji podnosi do edycji nową
formatkę etapu obiegu dokumentu, na którym:



Status ustalony jest zgodnie z wartością parametru akcji



Uzupełniana jest Lista kolejnych opiekunów



Wszystkie przeniesione wartości oraz pozostałe pola etapu są możliwe do zmiany

Na Listę kolejnych opiekunów dodanego w procesie etapu, pobierani są opiekunowie z kolejnego zadania
aktywnego procesu.

Dodanie dokumentu powiązanego

Akcja z parametrem. Wykonanie akcji podnosi w trybie do wyboru różne systemowe listy dokumentów –
w zależności od parametru. Wybrany dokument/dokumenty przypinane są do dokumentu obiegu (na

zakładce

Dokumenty

związane

etapu)

Wersja 11.0 Moduł: Obieg dokumentów

14.11 Intranetowy obieg dokumentów. Wersja 1.0

14.11.1

Informacje podstawowe

Aplikacja Intranetowy obieg dokumentów udostępnia część funkcjonalności dostępnej w module

Obieg dokumentów. Z poziomu aplikacji webowej można wykonać analogiczne działania, jak na listach
Skrzynka dokumentów, Moje dokumenty w obiegu. Tutaj wyświetlane są najważniejsze informacje o
dokumencie oraz graficzny obraz dotychczasowego obiegu. Wyraźnie  oznaczony jest aktualny status
(czynność  do  wykonania)  oraz  obszar  służący  nadawaniu  kolejnego  statusu  wraz  z  kolejnymi
opiekunami.
Aplikacja  przeznaczona  jest  zarówno  dla  operatorów,  jak  i  pracowników  nie  będących  operatorami
systemu COMARCH ERP XL.

Aby nadać dostęp należy utworzyć kartę pracownika.
Wymaganymi informacjami są:



Akronim pracownika



Hasło



Imię i nazwisko



Do aplikacji pracownik loguje się podając akronim pracownika.

Intranetowy obieg dokumentów posiada następujące możliwości:



Zmiana (dodanie) statusu dokumentu



Wybór opiekunów statusu (tylko pracownicy)



Możliwość wprowadzenia komentarza statusu



Edycja opisu dokumentu



Wybór kontrahenta powiązanego z dokumentem obiegu



Podgląd załączników



Dodawanie załączników



Utworzenie nowego kontrahenta



Edycja danych istniejącego kontrahenta



Edycja daty przesyłki



Edycja daty dokumentu



Edycja terminu zwrotu



Przeglądanie istniejących statusów dokumentu (w postaci grafu)



Praca z obiegiem ręcznym



Praca z obiegiem automatycznym



Nawigacja następny, poprzedni dokument



Możliwość filtrowania dokumentów ze statusem: Dokumenty przypisane do mnie



Możliwość filtrowania dokumentów ze statusem: Dokumenty w trakcie obiegu

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów



Możliwość filtrowania dokumentów ze statusem: Dokumenty archiwalne (zakończone)



Możliwość filtrowania dokumentów w kolumnach listy

14.11.2

Instalacja i konfiguracja aplikacji

Uwaga: Intranetowy obieg dokumentów współpracuje z Systemem COMARCH ERP XL od
wersji 10.0.

Aby zainstalować aplikację należy wykonać kilka kroków:

Krok 1. Aplikację (katalog i zawartość) należy skopiować do katalogu c:\inetpub\wwwroot\
Krok 2. Zainstalować Internetowe usługi informacyjne.

Instalacja aplikacji w Windows XP oraz Windows Server 2003

Aby zainstalować Internetowe usługi informacyjne dla

Widows XP

oraz

Windows Server 2003

należy w Panelu sterowania wybrać „

Dodaj

lub

usuń programy

” a następnie z lewej strony nowo

otwartego okna

„Dodaj/Usuń składniki systemu Windows

”. Pojawi się okno w którym należy zaznaczyć

„

Internetowe Usługi Informacyjne(IIS)”

i kliknąć

Dalej.

Po zaktualizowaniu bazy danych i instalacji IIS:



Wykreować wirtualny katalog IIS za pomocą IIS Managera dostępnego w Panelu

Sterowania w Narzędziach Administracyjnych:

Moduł: Obieg dokumentów Wersja 2013.1

Rys.1. 22 Funkcje systemu Windows

W okienku zaznaczyć Internetowe usługi informacyjne i wybrać OK. Następnie uruchomić IIS
Managera z Menu Start. W oknie managera kliknąć prawym przyciskiem na domyślną witrynę i z menu

wybrać Dodaj aplikację.

Rys.1. 23 Manager IIS w Windows Vista

W okienku które się pojawia wpisać jako alias dowolną nazwę np. ObiegDokumentów, a w polu

ścieżka fizyczna wybrać ścieżkę do katalogu z serwisem.

Moduł: Obieg dokumentów Wersja 2013.1

Krok 3. Uruchomić skrypt Workflow.bat.

Rys.1. 26 Katalog SqlScripts

Krok 4. W pliku Web.config zmodyfikować connectionString, należy ustawić nazwę
serwera (np. SqlServ) i nazwę bazy danych (np. ObiegDok):

<connectionStrings>
<add name="strConnect" connectionString="data source=SqlServ; initial

catalog=ObiegDok; user id=CDNSek; password=Wknpim12!@; Application Name=Obieg
dokumentów" providerName="System.Data.SqlClient"/>
</connectionStrings>

14.11.3

Konfiguracja informacji dla serwera SMTP

Aplikacja posiada mechanizm rozsyłania powiadomień mailowych. Warunkiem wysłania maila jest
zdefiniowanie parametrów serwera SMTP. Parametry można zdefiniować w module Administrator->

menu  „System”->  Dialog  „Konfiguracja”.  Zakładka  (pionowa)  „Ogólne”  ->  Zakładka  (pozioma)
„Parametry 2” -> grupa „Ustawienia SMTP”. Należy wprowadzić informacje dla serwera SMTP.
Druga  grupa  ustawień  znajduje  się  na  zakładce  (poziomej)  „Obieg  dok.”  (dialog  „Konfiguracja”)  ->
grupa „Wyślij e-mail informacyjny do opiekuna”. Należy zaznaczyć pole „Zawsze”.
Dodatkowo  należy  wprowadzić  link  URL  zakończoną  znakiem  „/”  w  polu  „Ścieżka  do  aplikacji
intranetowej”  np.  http://serwerappwew/Obieg/  .   Link  ten  zostanie  dodany  do  każdej  wiadomości  i

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów

uzupełniony

stroną

oraz

identyfikatorem

przekazanego

dokumentu.

Np.

http://serwerappwew/Obieg/DocumentDetails.aspx?gn=26&type=14453

14.11.4

Interfejs aplikacji

Aplikacja składa się z trzech formularzy:



Strona logowania



Strona filtrowania dokumentów



Strona szczegółów dokumentu

Strona logowania

Rys.1. 27 Strona logowania

Moduł: Obieg dokumentów Wersja 2013.1

Strona filtrowania dokumentów

Na stronie tej użytkownik może przefiltrować dokumenty (za pomocą combo-box’a) umieszczonego
nad listą.



Dokumenty przypisane do mnie: To dokumenty w których opiekunem aktualnego

statusu jest zalogowany pracownik.



Dokumenty w trakcie obiegu: To dokumenty znajdujące się w niezakończonym

procesie, w którym zalogowany pracownik jest opiekunem przynajmniej jednego statusu,
ale nie aktualnego.



Dokumenty archiwalne (zakończone): To dokumenty znajdujące się w zakończonym
procesie, w którym zalogowany pracownik jest opiekunem przynajmniej jednego statusu.

Uwaga: Pracownik może być właścicielem dokumentu poprzez ustawienie na statusie
dokumentu opiekuna typu:

Pracownik,

Operator, który jest powiązany z pracownikiem,

Centrum, do którego należy pracownik,

Centrum, do którego należy operator powiązany z pracownikiem.

Informacje o dokumentach prezentowane są w kolumnach:



Tytuł dokumentu



Numer dokumentu obiegu



Typ dokumentu



Aktualny status



Data przekazania

Operacje możliwe do wykonania na stronie filtrowania dokumentów:



Możliwość filtrowania dokumentów według opcji: Dokumenty przypisane do mnie,
Dokumenty w trakcie obiegu, Dokumenty archiwalne (zrealizowane)



Możliwość filtrowania dokumentów według kolumn: Tytuł dokumentu, Numer dokumentu

obiegu, Typ dokumentu, Aktualny status, Data przekazania

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów

Rys.1. 28 Interfejs aplikacji

Strona szczegółów dokumentu

Wybór tytułu lub numeru dokumentu na stronie filtrowania dokumentów powoduje wyświetlenie
szczegółów dokumentu na stronie szczegółów dokumentu. Na szczegóły dokumentu składają się

następujące elementy:

Informacje ogólne:



Tytuł dokumentu



Typ dokumentu



Numer obcy dokumentu



Kontrahent



Nadawca/Odbiorca - Kontrahent lub Pracownik



Operator lub pracownik, który utworzył dokument



Data utworzenia dokumentu



Następny, poprzedni – przycisk nawigacji następny, poprzedni dokument



Wróć – powrót do listy dokumentów



Zapisz – zapis wprowadzonych zmian na dokumencie



Zalogowany pracownik – możliwość wylogowania

Opis dokumentu:



Opis dokumentu



Wartość dokumentu

Szczegóły dokumentu:



Wybór kontrahenta powiązanego z dokumentem obiegu



Dodanie nowego kontrahenta lub edycja danych istniejącego kontrahenta



Numer dokumentu obiegu



Data dokumentu

Moduł: Obieg dokumentów Wersja 2013.1



Data przesyłki



Termin zwrotu



Właściciel dokumentu



Forma i numer przesyłki

Załączniki:



Możliwość przeglądania lub dodawania załączników



Na dokumentach prezentowane są tylko te załączniki, które mają oznaczoną dostępność

w IOD (Intranetowy obieg dokumentów) (Załączniki->zakł. Ogólne).

Statusy dokumentu:



Graficzny obraz dotychczasowego obiegu dokumentu



Aktualny status dokumentu



Opis zadania



Pracownik lub operator, który dodał status



Data dodania statusu



Uwaga dodana do statusu



Opiekunowie aktualnego statusu

Dodaj następny status:



Wybór kolejnego statusu - wybór statusu obiegu ręcznego lub automatycznego - jeżeli

dokument znajduje się w obiegu automatycznym; status automatyczny wyświetlany jest

w kolorze niebieskim



Wybór opiekunów dodawanego statusu – w przypadku wyboru statusu automatycznego

następuje zainicjowanie opiekunów dodawanego statusu zgodnie z definicją procesu



Uwagi – uwagi dodawane do statusu

Stronę  szczegółów  można  również  otworzyć  wpisując  w  przeglądarce  URL  zawierający  typ  i  numer
dokumentu, np. http://localhost/ODWWW/DocumentDetails.aspx?gn=5&type=14453
Argument „gn” to numer dokumentu, „type” to typ dokumentu. Możliwe typy dokumentów (14451  –
wychodzące, 14452 – wewnętrzne, 14453 – przychodzące)

Wersja 2013.1

Moduł: Obieg dokumentów

Rys.1. 29 Strona szczegółów dokumentu

Zmiana, dodanie statusu

Zalogowany Użytkownik, który jest opiekunem w ostatnim statusie może wykonać następujące

operacje na stronie szczegółów dokumentów (filtr Dokumenty przypisane do mnie):



Dodanie kolejnego statusu do dokumentów i wybór opiekunów statusu



Wybór kontrahenta powiązanego z dokumentem obiegu



Wybór istniejącego kontrahenta lub dodanie nowego kontrahenta





Edycja opisu dokumentu



Edycja daty dokumentu



Edycja daty przesyłki



Edycja terminu zwrotu



Przeglądanie lub dodawanie nowych załączników

Obieg ręczny:

W panelu „Dodaj następny status” należy wybrać status. Podczas wyboru statusu pod kontrolką
zostaje wyświetlony komentarz (o ile jest wprowadzony). Następnie z kontrolki „Przekaż dokument do

pracownika(ów)” należy wybrać opiekuna i kliknąć małą ikonkę dodaj pracownika. Można dodać wielu
opiekunów. Komentarz do statusu jest opcjonalny. Aby zapisać status należy kliknąć przycisk „Zapisz”.

Obieg automatyczny:

Jeżeli dokument znajduje się w obiegu automatycznym (jest powiązanym z procesem) w combo-
box’sie statusy automatyczne są „wyboldowane”:

Moduł: Obieg dokumentów Wersja 2013.1

Status automatyczny 1
Status automatyczny 2
Status ręczny 1
Status ręczny 2
Status ręczny 3

Wraz  z  wyborem  statusu  automatycznego  pojawiają  się  opiekunowie  następnego  zadania  procesu.
Zmiana statusu np. na ręczny usuwa opiekunów wybranych przez status automatyczny.
W obiegu automatycznym aplikacja dopuszcza również wybór statusów ręcznych.
Podobnie  jak  w  przypadku  obiegu  ręcznego  komentarz  jest  opcjonalny.  Klikniecie  przycisku  „Zapisz”
spowoduje ustawienie statusu.

Podczas  wykonywania  akcji  kluczowej  'Zmiana  etapu  dokumentu  sekretariatu',  akcja  taka  wyświetla
zawsze  okno  etapu  obiegu,  więc  wykonanie  zadania  jest  zapisywane  w  tle,  bez  wywoływania
dodatkowego  okna.  Dzięki  temu  ograniczyła  się  liczba  operacji,  które  użytkownik  musi  wykonać,  a
jednocześnie zachowany jest zapis o wykonanym zadaniu w historii procesu.

Uwaga:  Jeśli  okno  zmiany  etapu  obiegu  wyświetlane  jest  zawsze  wówczas  nie  będzie
poprawnie działał XLWorkAutomat - konkretnie będzie zatrzymywał się na oknie zmiany
etapu.  Czyli  za  każdym  razem  użytkownik  będzie  musiał  ręcznie  zmienić  etap.  Jeśli
zostanie zdefiniowana czynność automatyczna, to nie zostanie wykonana.