Metody zarządzania
projektami
Metody zarządzania
projektami
Systematyzacja
metod zarządzania
projektami
Metody zarządzania projektami
to opis sposobu zarządzania:
• określający zbiór i układ działań
oraz
• wskazujący środki
konieczne do ich
wykonania.
Sposób działania opisany w metodzie
powinien prowadzić do osiągnięcia
zamierzonego celu oraz nadawać się do
wielokrotnego zastosowania w
podobnych przypadkach.
Metody zarządzania projektami należą do grupy
metod organizatorskich.
Z punktu widzenia zakresu zastosowania można je
podzielić na:
• uniwersalne
(np. metody sieciowe planowania i
kontroli realizacji projektów, gdyż mogą być one
zastosowane w budownictwie, budowie okrętów,
produkcji filmowej oraz w innych dziedzinach),
• specjalne
(np. metoda szacowania
pracochłonności i kosztów robót budowlanych
jest metodą specjalną zarządzania projektami,
ponieważ może być zastosowana wyłącznie w
budownictwie).
Przedmiotem dalszych rozważań będą przede
wszystkim metody uniwersalne zarządzania
projektami.
Formy standaryzacji działań a
metody zarządzania projektami
W teorii organizacji przez pojęcie standaryzacji
należy rozumieć sposób i zakres trwałych, czyli
obowiązujących w dłuższym okresie, regulacji
działań.
Wyróżnia się cztery podstawowe formy
standaryzacji
• zasady heurystyczne,
• regulacje ramowe,
• alternatywne regulacje czynności powtarzalnych,
• jednoznaczne regulacje czynności
powtarzalnych
.
Forma standaryzacji:
Zasady
heurystyczne
Sposób
regulacji
Zakres regulacji
Metody
zarządzania
projektami
Określenie
celu lub
ogólnego
kierunku
działania
Niewielki, duża
swoboda
działania;
działanie ma
charakter
innowacyjny
Reguły
metodyczne
Forma standaryzacji:
Regulacje
ramowe
Sposób
regulacji
Zakres
regulacji
Metody
zarządzania
projektami
Ogólne
określenie
sposobu
działania
dopuszczając
e jego zmiany
w zależności
od warunków
działania
Średni,
znaczna
swoboda
działania;
działanie ma
charakter
adaptacyjny
Metody
ogólne
Forma standaryzacji:
Alternatywne
regulacje czynności powtarzalnych
Sposób
regulacji
Zakres
regulacji
Metody
zarządzania
projektami
Szczegółowe
określenie
sposobu
działania
dopuszczające
działania
alternatywne
w ściśle
określonych
warunkach
Duży, swoboda
działania
ograniczona
do
określonych
wariantów
działania;
działanie ma
charakter
rutynowy
Metody
szczegółowe
Formy standaryzacji:
Jednoznaczne
regulacje czynności powtarzalnych
Sposób
regulacji
Zakres
regulacji
Metody
zarządzania
projektami
Szczegółowe
określenie
sposobu
działania
niedopuszczają
ce żadnych
odstępstw
Pełny, brak
swobody
działania;
działanie w
pełni
zrutynizowane
Metody
szczegółowe
Metody zarządzania projektami mogą się
również
różnić co do ich zakresu
problemowego
, który określa, jaka
część procesu zarządzania projektami
jest objęta opisem zawartym w tej
metodzie;
Wyróżniamy zatem metody:
• kompleksowe
, które odnoszą się do
całego procesu zarządzania projektami,
• wycinkowe
, które odnoszą się do części
tego procesu (faz, etapów, czynności
itd.) lub wybranych jego aspektów.
Systematyka metod
zarządzania projektami
Systematyka metod zarządzania
projektami
Metodyki
zawierają zazwyczaj również wykaz
metod wycinkowych koniecznych do
zastosowania przy realizacji poszczególnych
części procesu zarządzania projektami. Te
szczegółowe, wycinkowe metody nazwano
technikami zarządzania projektami
.
Mogą się one znacznie różnić co do zakresu
problemowego, którego dotyczą. Techniki
obejmujące szerszy zakres problemowy
mogą uwzględniać techniki o węższym
zakresie problemowym.
Systematyka metod zarządzania
projektami
Podejścia metodyczne
to metody
ogólne opisujące sposób postępowania
przy opracowywaniu całościowych i
cząstkowych rozwiązań projektowych.
Podejścia metodyczne stosowane w
zarządzaniu projektami cechują się
wyróżnianiem określonych aspektów
procesu zarządzania projektami jako
szczególnie istotnych z punktu widzenia
jego celu.
Systematyka metod zarządzania
projektami
Reguły metodyczne
odnoszą się
zarówno do zakresu problemowego
odpowiadającego metodom
kompleksowym, czyli do całego
procesu zarządzania projektami, jak i do
zakresu problemowego
odpowiadającego metodom
cząstkowym, a więc do poszczególnych
części lub aspektów procesu
zarządzania projektami.
Przykłady metod zarządzania projektami
Metodyki zarządzania
projektami
Metodyki zarządzania projektami
Metodyki zarządzania projektami
zdefiniowaliśmy jako kompleksowe,
szczegółowe metody zarządzania
projektami.
Określają one
zestaw technik
możliwych do zastosowania w trakcie
poszczególnych części procesu realizacji
projektów: faz i etapów czynności.
Opierają się one na różnych, zależnych od
celu i warunków, podejściach
metodycznych.
Dostępność metodyk zarządzania projektami
jest zróżnicowana.
Najszerzej dostępne są te publikowane w
formie podręczników
.
Drugą grupę metodyk zarządzania projektami
stanowią
poradniki
publikowane przez
różnego rodzaju instytucje — stowarzyszenia
zawodowe, instytuty, fundacje i organizacje
międzynarodowe — zainteresowane
propagowaniem nowoczesnej wiedzy z
zakresu zarządzania projektami.
Przykłady metodyk zarządzania
projektami zalecanych przez
instytucje fachowe
Ja
ko
p
rz
y
kł
a
d
z
a
w
a
rt
o
śc
i
m
e
to
d
y
ki
z
a
rz
ą
d
za
n
ia
p
ro
je
kt
a
m
i
m
o
żn
a
p
o
d
a
ć
st
ru
kt
u
rę
m
e
to
d
y
ki
P
ro
je
ct
M
a
n
a
g
e
m
e
n
t
In
st
it
u
te
Techniki zarządzania
projektami
Przegląd technik stosowanych w
zarządzaniu projektami
Techniki zarządzania projektami
Techniki zarządzania projektami to
metody
wycinkowe
i zarazem
szczegółowe
.
Niektóre z technik mają wąski zakres
zastosowania, tzn. mogą być wykorzystywane
tylko w jednym etapie zarządzania projektami
bądź tylko w jego części. np. techniki
definiowania problemów.
Inne techniki mogą być stosowane w kilku
etapach zarządzania projektami, np. listy
kontrolne, techniki oceny, techniki
strukturyzacji, techniki sieciowe, techniki
drzewa zależności.
Aby zilustrować techniki zarządzania projektami,
posłużymy się przykładem z praktyki
gospodarczej, który dotyczy przedsiębiorstwa
produkcyjnego. Działa ono w czterech
dziedzinach działalności biznesowej (Strategie
Business Units): SBU1, SBU2, SBU3 i SBU4.
W ramach strategii ogólnej (portfelowej)
przedsiębiorstwa określono, że przyszły,
rozpatrywany w horyzoncie strategicznym,
portfel działalności biznesowej przedsiębiorstwa
obejmie trzy dotychczasowe obszary
działalności biznesowej: SBU1, SBU3 i SBU4
oraz nowy obszar SBU5. Obszar SBU2 zostanie
zlikwidowany w horyzoncie strategicznym.
Techniki organizacji
zespołu projektowego
• Technika podziału G. Schmidta
• Technika organigramu
• Technika wykresów
funkcjonalnych
(kompetencyjnych)
Techniki organizacji zespołu
projektowego
Technika podziału G. Schmidta
Technika ta jest stosowana do podziału
złożonych obiektów o strukturze
hierarchicznej:
•
zadań,
• przedsięwzięć,
• systemów organizacyjnych
•
technicznych.
W projektowaniu organizacji technika G.
Schmidta jest wykorzystywana do
podziału zadań. Dzięki zastosowaniu
specjalnych formularzy oraz specjalnej
techniki numeracji metoda pozwala na
prawidłowe i szybkie przedstawienie
wyników podziału.
Techniki organizacji zespołu
projektowego
Technika podziału G. Schmidta
W technice tej mogą być stosowane
różne sposoby podziału:
• koniunktywny
- w wyniku podziału
koniunktywnego powstają części
składowe stanowiące łącznie
określoną całość.
• alternatywny
-
w wyniku podziału
alternatywnego powstają zadania
składowe stanowiące warianty
realizacyjne.
Na każdym szczeblu podziału dokonuje się wyboru
właściwego sposobu podziału.
Podział rejestruje się na specjalnym formularzu,
wpisując zadania składowe w odpowiednie pola.
Zadania składowe
podlegające
dalszemu
podziałowi
oznacza się
przekreśleniem pola
po przekątnej
; zadania
nie podlegające
dalszemu
podziałowi
, czyli zadania
elementarne, oznacza się przez podkreślenie
pola. Zadania składowe opisuje się w formularzu
skrótowo i oznacza numerem strukturalnym.
Techniki organizacji zespołu
projektowego
Technika podziału G. Schmidta
Po zakończeniu podziału ustala się numer o największej
liczbie pozycji i numery zadań elementarnych
uzupełnia się dziewiątkami tak, aby wszystkie miały
równą liczbę cyfr (pozycji).
Numery uzyskane dzięki takiemu uzupełnieniu
porządkuje się według rosnącej ich wartości. Numery
kolejnych zadań elementarnych wynikające z ich
uporządkowania wpisuje się w odpowiednie pola
formularza.
Po dokonaniu tego zabiegu przystępuje się do
graficznego przedstawienia podziału na specjalnym
formularzu, który składa się z kolumn
odpowiadających szczeblom podziału (0 — najniższy
szczebel; 1,2,3... — kolejne szczeble podziału) oraz
wierszy do przedstawienia części składowych
uzyskanych w wyniku podziału.
Techniki organizacji zespołu
projektowego
Technika podziału G. Schmidta
Formularz pomocniczy rejestracji wyników
podziału wg G. Schmidta
Fo
rm
u
la
rz
d
o
g
ra
fi
cz
n
e
g
o
p
rz
e
d
st
a
w
ie
n
ia
w
y
n
ik
ó
w
p
o
d
zi
a
łu
m
e
to
d
y
G
.
S
ch
m
id
ta
Techniki organizacji zespołu
projektowego
Technika podziału G. Schmidta
Sporządzenie schematu podziału rozpoczyna się
od zadań elementarnych. Nanosi się je kolejno,
według numeracji wynikającej z
uporządkowania, w kolejne wiersze formularza
w kolumnach odpowiadających ich szczeblom
podziału. Brak w numerze dziewiątek
uzupełniających numer oznacza najniższy, tzn.
zerowy. szczebel podziału; jedna dziewiątka —
pierwszy szczebel podziału itd. Po wpisaniu
części elementarnych nanosi się części złożone,
łącząc je graficznie (liniami) z ich zadaniami
składowymi. Działanie to kontynuuje się aż do
wpisania wyjściowego obiektu podziału.
Techniki organizacji zespołu
projektowego
Technika organigramu
Organigramy
to schematy przedstawiające
strukturę zarządzania (strukturę organizacyjną)
przedsiębiorstwa, określane w literaturze
fachowej jako wykresy podporządkowań
organizacyjnych i schematy organizacyjne.
Przedstawiają one
elementy strukturalne
przedsiębiorstwa
(piony, działy/wydziały,
sekcje/pracownie/gniazda/linie, stanowiska
pracy/stanowiska robocze) oraz ich
wzajemne
powiązania
(podporządkowanie
organizacyjne).
Techniki organizacji zespołu
projektowego
Technika organigramu
Organigramy stanowią konkretną formę
schematów strukturalnych.
Jako takie mogą przyjmować postać:
• organigramów piramidowych pionowych i
poziomych,
• organigramów kolumnowych,
• organigramów blokowych,
• organigramów koncentrycznych słonecznych
i pierścieniowo-segmentowych.
Techniki organizacji zespołu
projektowego
Technika organigramu
Elementy strukturalne zawarte w
organigramach powinny być opisane w
sposób pełny lub skrócony.
Pełny opis obejmuje: nazwę stanowiska
pracy i symbol stanowiska (obowiązkowo)
oraz nazwę komórki organizacyjnej, w skład
której wchodzi stanowisko (w razie potrzeby),
nazwisko i imię pracownika zajmującego
stanowisko (rzadko, gdyż powoduje to
konieczność częstych zmian organigramów)
oraz inne dane w zależności od potrzeb.
Organigram pionowy piramidowy
przedsiębiorstwa realizującego projekt
Techniki organizacji zespołu
projektowego
Technika wykresów
funkcjonalnych (kompetencyjnych)
Technika wykresów funkcjonalnych jest stosowana do
przedstawienia
przydziału zadań cząstkowych
poszczególnym komórkom organizacyjnym oraz
powiązań funkcjonalnych
występujących między
komórkami.
Przejrzysta forma przedstawienia umożliwia analizę
przydziału zadań i powiązań komórek oraz
zaprojektowanie zmian usprawniających.
Wykres funkcjonalny (kompetencyjny) ma postać tabeli,
której
wiersze
zawierają strukturalną
listę zadań
badanego
obszaru działalności przedsiębiorstwa, a
kolumny
odpowiadają
komórkom organizacyjnym
związanym z ich
realizacją. Komórki pokazują ich zależności funkcjonalne,
tzn. mają postać organigramu blokowego.
Techniki organizacji zespołu
projektowego
Technika wykresów
funkcjonalnych (kompetencyjnych)
Na przecięciu wierszy i kolumn tabeli
powstają pola, na których zaznacza się za
pomocą symboli literowych lub graficznych
czynności elementarne
wchodzące w skład
zadań przedstawionych w wierszach tabeli.
Czynności te, stanowiące względnie
zamknięty zbiór wspólny dla wszystkich
zadań, są określane mianem
funkcji
lub
kompetencji
(stąd warianty nazwy
metody).
Czynności elementarne stosowane w
wykresach funkcjonalnych
(kompetencyjnych)
Przykład wykresu funkcjonalnego podziału
uprawnień i odpowiedzialności w zakresie
realizacji projektu
Na wykresie w omówionej postaci nie są uwzględnione powiązania
logiczne (kolejność) czynności elementarnych.
W razie potrzeby informacje dotyczące kolejności realizacji
czynności można wprowadzić do wykresu w postaci oznaczeń
cyfrowych lub powiązań strzałkami (rozwiązanie to nie jest
zalecane, gdyż powoduje zaciemnienie wykresu).
Techniki opisu struktury
projektu
• Listy strukturalne
• Graficzne schematy strukturalne
• Wykresy sieciowe
Techniki opisu struktury projektu
Listy strukturalne
Listy strukturalne, określane jako listy
zadań (task charts), są to spisy
elementów struktury w formie
pokazującej ich powiązania.
Występują one w dwóch postaciach:
• list strukturalnych kooperacyjnych i
• list strukturalnych hierarchicznych.
Techniki opisu struktury projektu
Listy strukturalne
Listy strukturalne kooperacyjne
są
stosowane do prezentowania struktur opartych
na powiązaniach kooperacyjnych.
Elementy struktury przedstawione są w postaci
numerowanego spisu czynności
(stąd inna
nazwa tych list — listy czynności)
zestawionego zazwyczaj według kolejności ich
występowania w ciągu czynności składających
się na projekt.
Powiązania funkcjonalne czynności określone są
poprzez podanie dla każdej czynności numeru
czynności bezpośrednio poprzedzających i
następujących.
Techniki opisu struktury projektu
Listy strukturalne
Listy strukturalne hierarchiczne
stosowane są do przedstawiania struktur
opartych na powiązaniach hierarchicznych.
Elementy struktury są przedstawione w
kolejności ich podporządkowania
hierarchicznego. Dodatkowym elementem
opisu powiązań hierarchicznych jest
odpowiednia numeracja elementów, tzw.
numeracja strukturalna (lub oznaczenie
strukturalnymi symbolami literowo-
cyfrowymi).
Przykład struktury projektu przedstawionej w
formie listy strukturalnej kooperacyjnej
Projekt „Rozwój konstrukcyjny produktu X”
Przykład struktury projektu przedstawionej w
formie listy strukturalnej hierarchicznej
Projekt „Rozwój konstrukcyjny produktu X”
Techniki opisu struktury projektu
Graficzne schematy
strukturalne
Graficzne schematy strukturalne
przedstawiają elementy struktury w
postaci
figur geometrycznych
,
najczęściej prostokątów. W polu figur
geometrycznych obrazujących elementy
struktury umieszczony jest opis elementu
słowny lub symboliczny (zazwyczaj
cyfrowy). W przypadku zastosowania opisu
symbolicznego załącznikiem do schematu
graficznego jest lista elementów.
Powiązania elementów są
przedstawione na schematach za
pomocą linii łączących lub
obejmujących elementy.
Graficzne schematy strukturalne są
stosowane do przedstawienia
struktur opartych na powiązaniach
hierarchicznych.
Są to więc tzw. grafy-drzewa
Pionowy schemat piramidowego projektu
„Rozwój konstrukcyjny produktu X"
Wykresy sieciowe
to graficzne przedstawienie struktury
złożonych obiektów lub przedsięwzięć
w postaci
elementów graficznych
(kół
lub prostokątów) oraz
łączących je
strzałek
. Wykresy tego rodzaju są
stosowane do opisu struktur opartych
na powiązaniach kooperacyjnych.
Przedmiotem opisu są struktury
kooperacyjne szczególnego rodzaju,
mianowicie tzw. grafy-sieci.
Przykład struktury sieciowej projektu
„Rozwój
konstrukcyjny produktu X„
z przedstawieniem
czynności jako węzłów grafu
Przykłady struktury sieciowej projektu
„Rozwój konstrukcyjny produktu X„
z
przedstawieniem czynności jako łuków grafu.
Dziękuję za uwagę