Redagowanie pism urzędowych

Elementy składowe pism

Plan treści pisma

Pismo powinno składać się z

elementów:



Wprowadzenia



Przedstawienia problemu



Uzasadnienia



Wniosków

Elementy składowe pism

Wprowadzenie

– to wstępna i

nieobowiązkowa część pisma. Celem

wprowadzenia jest ogólne zorientowanie

adresata w sprawie, która będzie

w piśmie poruszona. Często nawiązuje się

do poprzedniej korespondencji w danej

sprawie lub do innego faktu, jaki miał

miejsce w tej sprawie przed napisaniem

pisma

Stosownie do Waszej prośby, przekazanej

nam

w piśmie z dnia 28 maja 2006 roku, znak

Na…

Jak to już ustaliliśmy podczas rozmowy

przeprowadzonej z Waszymi…

Elementy składowe pism

Przedstawienie problemu

– jest

zasadniczą

i obowiązkową częścią treści każdego

pisma. Nadawca powinien

szczegółowo wyjaśnić sprawę, z którą

zwraca się do adresata. Problem

powinien być zredagowany jasno,

zwięźle, wyczerpująco i jednoznacznie

– błędy w tej części powodują

dodatkową korespondencję i

wydłużają czas załatwienia sprawy.

decyzjach administracyjnych ta część

nazywana jest osnową

Elementy składowe pism

Uzasadnienie

– ma na celu przekonanie

adresata

o słuszności zajmowanego przez nadawcę

stanowiska. Jest obowiązkową częścią treści

pisma. Uzasadnienie jest z reguły dłuższe niż

przedstawienie problemu. Powinno być

płynne, jasne i jednoznaczne

Wyróżnia się:



Uzasadnienie faktyczne

– w którym podaje się

stan faktyczny sprawy np.

mam wykształcenie

średnie…

lub dowody świadczące o tym fakcje

np. ...

Na dowód czego w załączeniu

przesyłam…



Uzasadnienie prawne

– podaje się w nim

podstawę prawną stanowiska

Elementy składowe pism

Wnioski

– końcowa i zarazem

nieobowiązkowa część pisma. Stanowi

podsumowanie i ponowne

podkreślenie jego istoty. Często

wnioski ograniczają się do jednego

zdania np.

Biorąc powyższe pod uwagę,

uprzejmie prosimy….

Podsumowując powyższe, prosimy

…

Zasady sporządzania pism

typowych

Pisma typowe to pisma redagowane

zawsze w taki sam, ogólnie przyjęty

sposób

W praktyce administracyjnej

występują:

Protokoły

Pisma przewodnie

Zaświadczenia

Notatki

Akty ogólne

Zasady sporządzania pism

typowych

Protokoły

są szczególnym rodzajem

sprawozdań dokumentujących

zdarzenia lub czynności wykonywane

w trakcie pracy biurowej

Należy pamiętać, że sporządza się

protokół czegoś

a nie

z czegoś

np.

Protokół zebrania a nie protokół z

zebrania

Wszystkie protokoły mają

taki sam

początek i zakończenie

Zasady sporządzania pism

typowych

Protokoły zaczynamy podając ich

nazwę, używając słowa protokół,

po której następuje data i

miejsce sporządzenia np.

Protokół zebrania

Koła nr 2 Ligi Kobiet Polskich w

Kępnie ,

które odbyło się w siedzibie Koła

dnia 26 marca 2009 roku

Zasady sporządzania pism

typowych

Każdy protokół kończy się formułą

o zakończeniu, która może brzmieć:

Na tym protokół zakończono

Na tym protokół zakończono i

podpisano

Na tym protokół zakończono i po

przeczytaniu podpisano

Na tym protokół zakończono i po

zapoznaniu się z jego treścią

podpisano

Zasady sporządzania pism

typowych

W praktyce najczęściej

sporządza się protokoły:



Zdawczo-odbiorcze



Kontroli



Zdarzeń



Zebrań /zgromadzeń, odpraw,

posiedzeń, rad/

Zasady sporządzania pism

typowych

Protokół zdawczo-odbiorczy

sporządzany

jest przy przekazywaniu rzeczy, wartości i

spraw

Wymienia się w nim zawsze dwie strony:

przekazującego i odbierającego

Protokół taki zawiera:



Nazwę – Protokół zdawczo-odbiorczy



Miejsce i datę sporządzenia



Dokładne określenie strony zdającej i

odbierającej



Informacje o przekazywanych rzeczach,

wartościach…



Formułę o zakończeniu – zalecana

rozwinięta



Podpisy – zdający po lewej, odbierający po

prawej



Protokolanta - nieobowiązkowo

Zasady sporządzania pism

typowych

Protokoły kontroli

sporządza się z przeprowadzonych

kontroli, rewizji, lustracji, inspekcji

Protokoły te zawierają:



Nazwę, datę i miejsce sporządzenia



Przedmiot kontroli



Informacje o osobie lub komisji przeprowadzającej kontrolę



Opis czynności kontrolnych



Stwierdzony stan faktyczny



Wskazanie nieprawidłowości i niedociągnięć



Zalecenia pokontrolne



Formułę o zakończeniu protokołu



Podpisy kontrolującego, kontrolowanego i protokolanta

Zaleca się by oprócz podpisu, kontrolujący i

kontrolowany parafowali każdą stronę

Zasady sporządzania pism

typowych

Protokół zebrania

ma na celu

odtworzenie przebiegu zebrania

i powinien być sporządzony

w następującym układzie:

1.Nazwa i numer protokołu

–

numer protokołu to kolejny

numer zebrania

w danym roku łamany przez rok

np.

Protokół nr 6/2009

posiedzenia…

Zasady sporządzania pism

typowych

2. data i miejsce sporządzenia

protokołu – jest to data i miejsce

zebrania

Często popełniany błąd to podanie

godziny zebrania w formie: o

godzinie 13.00, podczas gdy

zebranie nie odbyło się o godzinie

13.00, o tej godzinie jedynie się

rozpoczęło. Poprawna forma to –

Początek zebrania o godzinie 13.00

Zasady sporządzania pism

typowych

3. wyszczególnienie osób

uczestniczących lub nieobecnych

–

w zależności od liczby

uczestników:

Gdy liczba nie przekracza 20

wypisuje się wszystkie nazwiska

Jeśli przekracza – wypisuje się

nazwiska tylko nieobecnych albo

dołącza się listy obecnych w

załącznikach

Zasady sporządzania pism

typowych

5. porządek zebrania

Typowy porządek zebrania ma postać:

Otwarcie obrad i wybór przewodniczącego

Przyjęcie protokołu z poprzedniego zebrania

Sprawozdanie z realizacji uchwał i wniosków

z poprzedniego zebrania

Wypowiedzi wprowadzające do dyskusji

Dyskusja

Podjęcie uchwał i wniosków

Zamknięcie obrad

Zasady sporządzania pism

typowych

6. opis przebiegu zebrania

–

należy odnosić się w nim do

porządku zebrania np.

Ad. 4. Wprowadzenie do

dyskusji wygłosił

…

Zasady sporządzania pism

typowych

7. podjęte uchwały i wnioski

–

oprócz odnotowania w

dyskusji, wpisuje się je w

oddzielnym punkcie, bez

skrótów i uproszczeń, należy

też odnotować sposób

podjęcia uchwał i wniosków

zaznaczając czy podjęto ją

w głosowaniu jawnym czy

tajnym

Zasady sporządzania pism

typowych

Pisma przewodnie

– to krótkie, z

reguły jedno- lub kilkuzdaniowe

pisma towarzyszące innym

dokumentom.

Wraz z pismem przewodnim

umieszcza się zawsze załączniki,

których nazwy należy wymienić w

treści pisma

, a w polu informacji

dodatkowych umieścić informację o

ich liczbie.

Zasady sporządzania pism

typowych

Pisma te mają zwykle podobną treść
i

rozpoczynają się

najczęściej

słów:

W załączeniu przesyłamy…

po tych słowach podaje się zawsze

nazwę dokumentu

któremu

towarzyszą np.

W załączeniu przesyłamy plan

remontów na 2006 rok…

Zasady sporządzania pism

typowych

Pisma przewodnie sporządzane są:

Gdy niezbędne są informacje

uzupełniające treść dokumentu, któremu

towarzyszą

/informacje, które pominięto w piśmie głównym

lub takie których nie wypadało w nim podać/

Gdy nadawca chce mieć pisemne

potwierdzenie wysłania dokumentów

/np. jeśli dokumenty sporządzone są w 1

egzemplarzu
i nie ma kopii, aby na niej odnotować fakt

wysłania oryginału/

Jest wyrazem dobrych obyczajów nadawcy

korespondencji oraz szacunku dla odbiorcy

/np. przy wysyłaniu zaproszeń/

Zasady sporządzania pism

typowych

Zaproszenia

Zaproszenia są zawiadomieniem
o mającej się odbyć imprezie z

prośbą
o wzięcie w niej udziału.

W treści zaproszenia powinna

znajdować się informacja o przebiegu

imprezy.

Zasady sporządzania pism

typowych

Zaproszenie powinno zawierać:

1. Informacje o nazwie imprezy, jej dacie, miejscu
i godzinie rozpoczęcia
2. Przebieg imprezy

/urzędowo albo w sposób

swobodny/

3. Prośbę o przybycie

– powinna być podana w

dwóch miejscach zaproszenia i dwóch formach:

Na początku treści

„Serdecznie zapraszamy Pania…”

Na zakończenie treści

jako ponowienie prośby

o przybycie, czego nie należy przedstawiać w

formie nakazu lub polecenia np. „obecność

obowiązkowa”

Zasady sporządzania pism

typowych

Zaświadczenia

– to dokumenty

potwierdzające zdarzenie lub stan
faktyczny np. majątkowy, wysokość
zarobków czy kontynuację nauki

W zaświadczeniach nie występuje z reguły
pole adresowe a informacje o adresacie
umieszcza się na zakończeniu, określając
cel wydania zaświadczenia

„Zaświadczenie wydaje się celem
przedłożenia w…”

Zasady sporządzania pism

typowych

Określenie sprawy przeniesione jest
w zaświadczeniu na wysokość pola
adresata, przy czym pisze się je na
środku wiersza z pominięciem słowa
Sprawa podając tylko nazwę pisma –

Zaświadczenie

, wyróżniając je w

dowolny sposób.
Tekst zaświadczeń zaczyna się
najczęściej od słów: "Zaświadczamy,
że….”

Zasady sporządzania pism

typowych

Upoważnienia

są dokumentami

informującymi, że osoba, która go

przedkłada, występuje
w imieniu drugiej osoby lub

przedsiębiorstwa, np. upoważnienie do

odbioru towarów
z magazynu.
W niektórych przypadkach upoważnienie

wymaga

notarialnego potwierdzenia

podpisu osoby udzielającej upoważnienie

np. upoważnienie do zakupu i

przywiezienia samochodu z zagranicy.
Upoważnienie nazywane jest często

pełnomocnictwem lub umocowaniem

Zasady sporządzania pism

typowych

Treść upoważnień powinna zawierać:



Imię, nazwisko i adres
upoważnionego



Nazwę, serię i numer jego dowodu
tożsamości



Czynności, których upoważniony
może dokonywać w imieniu
mocodawcy



Termin ważności upoważnienia

Zasady sporządzania pism

typowych

W treści czasami podaje się także

podstawę prawną

jego wystawienia.

Może również zawierać informacje

o sposobie jego odwołania.

Upoważnienie musi być podpisane
przez

osobę, która go udziela

, a w

przypadku przedsiębiorstwa przez
jego

upoważniony organ

np.

dyrektora, prezesa…

Zasady sporządzania pism

typowyc

Notatki

służą do przekazywania

informacji pomiędzy komórkami
organizacyjnymi lub pracownikami
danej jednostki organizacyjnej wtedy
gdy ustny przekaz jest
niewystarczający.
Notatka jest więc

typowym pismem

wewnętrznym

, które można

sporządzać odręcznie.

Zasady sporządzania pism

typowych

Notatka powinna być

prosta, zwięzła,

krótka i szybko opracowana.

W notatkach wyróżnia się elementy:

Nagłówek

/od kogo pochodzi, czego

dotyczy

i dla kogo jest przeznaczona/

Część wstępna

/wprowadzenie/

Część zasadnicza

/opisanie właściwego

przedmiotu notatki/

Wnioski
Część końcowa

/podsumowanie/

Zasady sporządzania pism

typowych

Akty ogólne

to takie akty

prawne, które w odróżnieniu od
indywidualnych decyzji, dotyczą
grupy ludzi lub szeregu spraw.

Aktami ogólnymi są:

Konstytucja RP, ustawy,
rozporządzenia, zarządzenia,
uchwały

Zasady sporządzania pism

typowych

Aktami ogólnymi są:

Zarządzenia

– które regulują szczegółowo

sprawy wynikające z aktów prawnych

wyższego rzędu /ustaw, rozporządzeń/

Okólniki

– w których reguluje się konkretne

sprawy dla danych jednostek

organizacyjnych

Pisma okólne

– które służą przekazywaniu

informacji dotyczących wykonania decyzji

lub tylko informacji do wiadomości

Instrukcje

– zawierające wskazówki,

wytyczne lub zalecenia dotyczące metod i

trybu wykonywania określonych zadań

Regulaminy

– określające zasady

postępowania, działania i współpracy

Zasady sporządzania pism

typowych

Akty ogólne dzieli się na:

Akty normatywne

, które zawierają

normy prawne i wydawane są na
podstawie
i w celu wykonania ustaw oraz
ustawowych aktów wykonawczych

Akty ogólne pozaustawowe

, które

nie stanowią norm prawnych, lecz
tylko mają na celu wydanie
określonych przepisów

Zasady sporządzania pism

typowych

Treść aktu ogólnego składa się z:

podstawy prawnej

w przypadku

aktu normatywnego /ustawa,
rozporządzenie, uchwała…/ lub

celu wydania aktu

w przypadku

aktu ogólnego pozaustawowego

Zasady sporządzania pism

typowych

Przepisów ogólnych

, które określają

zakres spraw normowanych aktem lub
zakres spraw wyłączonych spod jego
działania, powinny też zawierać
zasady wspólne dalszym przepisom
aktu oraz wyjaśnienie znaczenia
określeń użytych
w akcie np. „pracownik jest to osoba
fizyczna zatrudniona na podstawie o
pracę”

Zasady sporządzania pism

typowych

Przepisów końcowych,

które

umieszcza się w następującej

kolejności:

Przepisy o wykonaniu aktu

–

wskazują organ, który będzie

wykonywał przepisy zawarte w tym

akcie

Przepisy uchylające

– powinny

szczegółowo wymieniać wszystkie

uchylane przepisy

Przepisy o wejściu aktu w życie

Zasady sporządzania pism

typowych

Akty ogólne wchodzą w życie:

Z dniem opublikowania

np. w Dzienniku

Ustaw, Monitorze Polskim, dziennikach

urzędowych ministerstw, wojewodów,

Monitorze Spółdzielczym

Po określonym czasie na zapoznanie się z

przepisami

/stosowane przy aktach

szczególnej wagi dzięki temu jest czas na

zapoznanie się
z nowymi przepisami okres ten zwany jest

vocatio legis/

Od określonej daty

np. z dniem

uchwalenia,
z konkretnym dniem

Zasady sporządzania pism

typowych

AKTY OGÓLNE

podpisują osoby

upoważnione do tego na mocy odrębnych
przepisów

Do chwili podpisania akt jest tylko
projektem

Z chwilą podpisania staje się obowiązujący

np. ustawy podpisywane są przez
Prezydenta RP i, mimo ich uchwalenia
przez Sejm RP, obowiązują dopiero od
momentu, w którym zostaną podpisane

Zasady sporządzania pism

typowych

Do projektu aktu ogólnego dołącza
się

uzasadnienie,

które powinno być

sformułowane w sposób jasny,
zwięzły, konkretny i wyczerpujący.
Ma ono na celu

wykazanie różnic

między dotychczasowym a
projektowanym stanem prawnym

, a

także uzasadniać cel
i potrzebę wydania danego aktu
ogólnego

Zasady sporządzania pism

typowych

Schemat budowy aktu ogólnego:

I. TYTUŁ

Określenie rodzaju aktu
Data aktu
Zwięzłe określenie przedmiotu aktu

II. TREŚĆ

Podstawa prawna /cel aktu
Przepisy ogólne
Przepisy szczegółowe
Przepisy przejściowe
Przepisy końcowe

III. PODPISY

Stanowisko służbowe – imię i nazwisko

Środki prawne

Zażalenia

Zażalenia

składa się na

postanowienia

wydane przed

wydaniem decyzji i po jej wydaniu w

postępowaniu egzekucyjnym
Składane są w terminie

7 dni

od dnia

doręczenia postanowienia
Postanowienia na które nie służy

zażalenie strony mogą zaskarżyć

tylko z odwołaniem od decyzji

Listy intencyjne

Listy intencyjne określają cele i

zamiary stron oraz osiągnięte wyniki

negocjacji na różnych etapach

Zgodnie z polskim prawem listy te

nie mają charakteru wiążącego
Listy intencyjne to rodzaj dokumentu

handlowego, jakim mogą posługiwać

się strony przyszłej umowy w trakcie

negocjacji handlowych

Listy intencyjne

Listy intencyjne są bardzo przydatne

długotrwałych negocjacjach

przy

zawieraniu poważnych i skomplikowanych

umów, w które oprócz zainteresowanych

stron, zaangażowane są inne podmioty

np. podwykonawcy, poręczyciele,

kredytodawcy oraz w sytuacjach, gdy

powodzenie transakcji uzależnione jest od

czynników zewnętrznych np. uzyskania

pozwolenia, kredytu, gwarancji.

Listy intencyjne

Z faktu, że pismo to ma charakter

listu wynika kilka konsekwencji:



pismo powinno być zaadresowane

imiennie do szefa firmy



nie używa się w nim określenia

sprawy ale zwrot grzecznościowy



przed podpisem również należy użyć

zwrotu grzecznościowego – zaleca się

pisanie go ręcznie

Document Outline