ANNA
RÓŻAŃSKA
ANNA
RÓŻAŃSKA
Pojęcie i rodzaje pism
Kierowanie firmą odbywa się na podstawie informacji, które mogą
mieć formę słowną, np. przekazanie dyspozycji, poleceń,
wytycznych ustnie lub za pomo cą środków technicznych, albo
formę pisemną, np. dokumenty otrzymywane z zewnątrz,
dokumenty wysyłane na zewnątrz, dokumenty wewnętrzne
dotyczące komórek lub stanowisk pracy danej jednostki
organizacyjnej.
W związku z dużą ilością informacji w każdym biurze rozróżnia się:
• dokumenty biurowe,
• akta spraw,
• dokumentację biurową.
Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół,
sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy
biurowej
lub
otrzymane
z zewnątrz.
Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych
dotyczących okre ślonej sprawy. Akta spraw bieżących obejmują
sprawy będące w toku załatwia nia, wyczekujące na załatwienie, na
uzupełnienie lub wymagające wznowienia. Akta spraw załatwionych
obejmują sprawy zamknięte, załatwione.
Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących i
załatwionych oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową
i księgową, biuletyny itp. Wśród dokumentacji biurowej
szczególne miejsce zajmują pisma.
Pismo w ścisłym tego słowa znaczeniu to myśl lub zespół myśli
wyrażonych za pomocą znaków pisarskich.
Podział pism
Pisma możemy dzielić ze względu na:
1) treść:
• informacyjne -zawierają tylko informacje dotyczące stanu
faktycznego,
nie zawierają w treści czynnika nakłaniającego odbiorcę do zajęcia
określonego go stanowiska, są to pisma szablonowe, sporządzone
na gotowych formularzach, wysyłane z inicjatywy piszącego bądź
na prośbę lub żądanie adresata (rachunek, zaświadczenie,
zawiadomienie, notatka, sprawozdanie itp),
• przekonujące - zawierają w swej treści czynnik nakłaniający
adresata pisma do zajęcia określonego stanowiska, przyjęcia
określonej postawy, np.: reklamacja, oferta, skarga, wniosek,
większość podań, w których zawarta jest prośba;
2) formę (wygląd zewnętrzny):
• sporządzone na blankietach korespondencyjnych (BB, BZ, BU,
BR),
• blankietach specjalnych (blankiet ministra),
• formularzach (druki),
• papierze bez nadruku (w formie nieokreślonej przez
obowiązujące przepisy),
3) obieg (nadawca i adresat):
• pisma zewnętrzne - nadawca i adresat są z różnych jednostek
organizacyj nych,
pisma te można podzielić na pisma:
- otrzymane z zewnątrz (przychodzące) - nadawcą jest inna
jednostka
organizacyjna (zewnętrzna), zaś adresatem nasza firma,
- wysyłane na zewnątrz (wychodzące) – nadawcą jest nasza firma,
a pismo
jest adresowane do innej jednostki organizacyjnej,
• pisma wewnętrzne - w pismach tych nadawca i adresat pochodzą z
tej samej
jednostki organizacyjnej (np.: notatki służbowe, protokoły);
4) stopień pilności sprawy:
pisma zwykłe - które załatwiane są w terminach zwyczajowo lub
przepisowo ustalonych,
pisma pilne i bardzo pilne — są przesyłane i załatwiane zawsze w pierwszej
kolejności,
pisma terminowe - w których wskazano konkretny termin załatwienia sprawy,
5) stopień zabezpieczenia tajemnicy:
pisma poufne - chroniące tajemnicę służbową, dostęp do nich mają wy
łącznie osoby upoważnione,
pisma tajne - chroniące tajemnicę państwową, ich obieg oraz
przechowy wanie regulują odrębne przepisy, które znają wyłącznie osoby
zajmujące się pismami tajnymi; przechowywane są w kancelarii tajnej w szafach
pancer nych; dostęp do nich ma dyrektor i upoważnieni pracownicy firmy,
pisma jawne – nie zawierające żadnej tajemnicy;
6) w zależności od treści zawartej w dokumencie:
• pisma i notatki służące do wymiany myśli i przekazywania informacji,
• protokoły służące do rejestracji stanu zdarzeń, czynności, dokonanych
działań,
• sprawozdania opisujące przebieg wypadków lub zdarzeń, przedstawiające
relacje z faktycznego stanu rzeczy, względnie ujmujące działania za
okre ślony czas,
• polecenia określające czynności do załatwienia i sposób ich wykonania;
7) w zależności od sposobu przesyłania:
• pisma przesyłane pocztą zwykłą,
• pisma przesyłane jako polecone, przesyłane pocztą
ekspresową,
kurierską,
• pisma przesyłane drogą lotniczą,
• pisma przesyłane w postaci telefaksów, przesyłane siecią
komputerową;
8) charakter dokumentów:
- pisma,
- notatki,
- protokoły stanowiące korespondencję biurową,
- dokumenty,stanowiące podstawę zapisów księgowych np.
faktury.
Blankiety korespondencyjne
Do prowadzenia korespondencji zewnętrznej wykorzystuje się zwykły
papier maszynowy formatu A4 lub A5, w układzie poziomym lub
pionowym oraz blankiety korespondencyjne (papier firmowy lub
blankiet firmowy).
Polska norma PN-76/P-55315 przewiduje cztery rodzaje
blankietów, wśród których wyodręb niono 10 odmian,
różniących się miedzy sobą układem, formatem i rozmieszczeniem
poszczególnych pól.
Blankiet ma duży wpływ na kształtowanie wizerunku firmy. Pisma
kierowane do różnych kontrahentów, potencjalnych klientów,
wpływają na kształtowanie opinii o nadawcy.
Na niewielkiej powierzchni blankietu należy zaprezentować w
optymalny sposób nazwę przedsiębiorstwa, jego adres, znak firmowy,
numery telefonów oraz zakres działania firmy.
Na blankietach korespondencyjnych umieszczane są nadruki, które mogą być:
• Stałe — znaki powoławcze: Wasze pismo z dnia, Znak..., Sprawa, linie
nasta wienia dziurkacza, zakończenia pisma, ramka adresowa.
Znaki powoławcze zawierają datę i znak sprawy odbiorcy pisma, to jest pisma,
którego dotyczy odpowiedź, oraz datę i znak sprawy nadawcy pisma, to jest pisma
stanowią cego odpowiedź. Na blankietach korespondencyjnych rozmieszczone
są w na stępującej kolejności:
Wasze pismo z dnia - pod tym napisem umieszczamy datę pisma, na które
odpowiadamy. Coraz częściej spotyka się nadruk Państwa pismo z dnia oraz
Państwa pismo z wynikające z chęci stosowania form grzecznościowych
Znak (wasz) podajemy symbol cyfrowo-literowy pisma, na które odpowiadamy
( np. PZU 133/03, DK 27/98)
Nasz znak - wpisujemy symbol naszego pisma nadany zgodnie z zalecenia
mi instrukcji kancelaryjnych
Data — umieszczamy datę wysyłki pisma
•
Zmienne — teksty nadruków ustalane są indywidualnie przez jednostkę
orga nizacyjną.
Zaliczamy tu nadruki umieszczone w polu nagłówkowym lub innych polach
z wyjątkiem pola korespondencji, najczęściej są to elementy reklamowe lub logo.
Tabela 1. Charakterystyka blankietów korespondencyjnych
Nazwa
blankietu
Typ
Format
Układ
Charakterystyka
Bezkopertowy
BB1
A4
pionow
y
Przesyłanie korespondencji bez kopert,
oszczędnościowy. Niestosowany w
korespondencji biu rowej od 29.08.1997
roku - Ustawa o ochronie danych
osobowych (DzU nr 133 poz. 883)
BB2
A5
pionow
y
Nazwa
blankietu
Typ
Forma
t
Układ
Charakterystyka
Uproszczony
BU1
A4
pionow
y
Ograniczona liczba nadruków,
uproszczony układ graficzny. Nie
zawierają okienka adresowego i znaków
powotawczych pisma. Wykorzystywane
do pism zatytułowanych.
BU2
A5
pionow
y
BU3
A5
poziom
y
Nazwa
blankietu
Typ
Forma
t
Układ
Charakterystyka
Zwykły
BZ1
A4
pionow
y
Powszechnie stosowany, posiada
nadruki sta łe. Przeznaczone do
przesyłania korespondencji w kopertach
zwykłych oraz
z okienkiem. Blankiety formatu A4
używane do pisania pism o dłuższej
treści, natomiast formatu A5 do pisania
krótkich pism, np. notatka, awizo, pismo
przewodnie.
BZ2
A5
pionow
y
BZ3
A5
poziom
y
Nazwa
blankietu
Typ
Forma
t
Układ
Charakterystyka
Reklamowy
BR1
A4
pionow
y
Posiada powiększone pole nagłówkowe,
przeznaczone na cele reklamowe,
umieszczanie znaków firmowych i
innych nadruków. Wysyłany w kopertach
zwykłych lub z okienkiem. Stosowany w
listach wysyłanych po raz pierwszy,
powala przekazać wiele informacji o
nadawcy.
BR2
A5
pionow
y
Blankiet zawiera następujące pola:
• Adresowe (A) - do umieszczenia adresu odbiorcy ;
• Identyfikacyjne (C) - przeznaczone na umieszczenie cechy, symbolu i
ozna czenia formularza, drukowane podczas produkcji blankietu;
• Informacyjne (D)- - zawiera informacje uzupełniające dotyczące nadawcy,
np.nr telefonu, faksu, konta bankowego, identyfikator REGON, NIP;
• Firmowe (F) - zawiera znak firmowy (logo firmy), elementy o charakterze in
formacyjnym i okolicznościowym;
• Nagłówkowe (G) - zawiera adres nadawcy lub samą nazwę nadawcy;
• Korespondencyjne (K) - przeznaczone do umieszczania tekstu
korespondencji;
• Marginesowe (M) - lewy margines służy do wpięcia blankietu do skoroszytu
lub segregatora;
• Nadawcy (N) - przeznaczone do umieszczania adresu nadawcy wraz z kodem
pocztowym;
• Dodatkowe (P) - przeznaczone na dalszy ciąg korespondencji;
• Reklamowe (R) - przeznaczone jest do umieszczania elementów o
charakterze
reklamowym;
• Wpływu (W) - przeznaczone do umieszczania adnotacji dotyczących wpływu,
obiegu, decyzji itp.
Układ poszczególnych pól na blankiecie korespondencyjnym przedstawia po niższy schemat:
Charakterystyka układów graficznych pism
Układ graficzny pism wychodzących określa Polska Norma. Pisma w
Polsce sporządza się według dwóch układów graficznych:
1) układ blokowy,
2) układ a’linea.
Układ blokowy charakteryzuje się:
1) odstępy między wierszami wynoszą 1 wiersz,
2) pismo rozpoczynamy pisać od lewego marginesu,
3) następujące po sobie części pisma są oddzielane podwójnym
odstępem. [1, s. 8]
Obecnie w układzie blokowym sporządza się większość pism przede
wszystkim wysyłanych poza granice przedsiębiorstwa.
Układ a’linea, zwany wierszowanym,
charakteryzuje się:
1) odstępami 1,5 wiersza,
2) tytuły oraz śródtytuły piszemy na
środku,
3) nowe myśli rozpoczynamy od nowego
wiersza
Układem graficznym pisma jest rozmieszczenie danych na
blankiecie lub czystym papierze, a także na kopercie.
Nagłówek
Umieszczany jest w lewym górnym rogu pisma. Zawiera imię i
nazwisko nadawcy lub nazwę przedsiębiorstwa, adres, kod pocztowy i
nazwę miejscowości. Czasami może zawierać również numer telefonu
czy faksu. Każdy element składowy nagłówka musi znajdować się w
osobnym wierszu.
Data
Datę umieszczamy w prawym górnym rogu.
Norma Polska zezwala na zapisywanie daty w następujący sposób:
1998-09-23, czyli zaczynając od pełnego roku, następnie piszemy
cyfrą arabską miesiąc, a na końcu dzień.
Można również zapisywać datę w następujący sposób: 31 sierpnia
1978, czyli najpierw piszemy dzień, następnie pełną nazwą miesiąc, a
na końcu rok.
Przykładowe sposoby zapisu daty:
- dwudziesty dziewiąty maja dwa tysiące trzeciego
roku (nie: dwutysięcznego trzeciego)
- 29 maja 2003 r.
- 29 V 2003 r.
- 29.05.2003 r.
- 29.05.2003
-05.2003
WAŻNE
Dla potrzeb międzynarodowej komunikacji urzędowej
opracowano standard zapisu dat
. Obowiązuje w
nim kolejność składników od najniższego do najwyższego
rzędu (rok, miesiąc, dzień), ze wszystkimi składnikami
wyrażonymi cyframi arabskimi (dzień i miesiąc
dwucyfrowe), rozdzielonymi
:
2003-05-29
Numer wychodzącego pisma
Umieszczamy go w lewym górnym rogu, choć oznaczenie pisma
nie jest konieczne.
Dane odbiorcy pisma
Zawierają imię i nazwisko odbiorcy lub nazwę przedsiębiorstwa,
adres, kod pocztowy i nazwę miejscowości. Zamieszczane są w
prawym górnym rogu pisma.
Sprawa
Bardzo często pismo zawiera na blankiecie słowo „sprawa”.
Dotyczy ono głównej treści pisma, którą umieszczamy pod
słowem „sprawa”. Treść pisma urzędowego powinna być
oddzielana akapitami, gdyż powoduje to przejrzystość pisma i
łatwość jego odczytania.
Często zdarza się, że pismo jest tak bardzo obszerne, że jedna
strona nie starcza na zamieszczenie całej treści. Jeżeli na drugą
stronę przechodzi tylko jedno lub dwa zdania, należy pomyśleć
o zmniejszeniu czcionki, odstępów między akapitami tak, aby
zmieścić treść na jednej stronie. Na drugą stronę można
przenosić treść, jeżeli jest jej więcej niż jedno czy dwa zdania.
W przeciwnym razie pismo nie wygląda estetycznie.
Zwroty grzecznościowe
Pisma urzędowe rozpoczynamy i kończymy zwrotem
grzecznościowym skierowanym do odbiorcy pisma, np.
Szanowna Pani, Szanowni Państwo, z wyrazami szacunku.
Elementy dodatkowe
- informacja o liczbie załączników,
- informacja jakim firmom lub osobom przesyłamy pismo
do
wiadomości,
- określenie „plik”- tylko wtedy, gdy załączników jest
więcej niż 5,
- rozdzielnik - umieszcza się przy lewym marginesie lub
w
okienku adresowym, gdy pismo tej
samej
treści
kierowane jest do kilku
adresatów,
- „Otrzymują” - wymieniamy pod nim adresy wg
porządku
alfabetycznego lub stopnia
służbowego,
- „Do wiadomości” - jw.
Adresy pisze się tak, by nie przekraczały połowy pola pisania.
Załączniki
Do pisma można załączać inne dokumenty, np. życiorys czy list
motywacyjny.
Dokumenty te nazywają się załącznikami. Wymienia się je na końcu
pisma, po złożeniu podpisu, po lewej stronie.
Informacje o występujących przy piśmie załącznikach umieszcza się
przy lewym marginesie na wysokości stanowiska osoby
podpisującej, a przy dwóch podpisach pod podpisami.
Przed wyrazem załącznik podaje się liczbę załączników, bądź po
napisaniu wyrazu załącznik wymienia się poniżej jego rodzaje
Adresowanie kopert
Redagując pismo urzędowe, należy pamiętać o właściwie
zaadresowanej kopercie.
Koperta stanowi bowiem ważny element pisma urzędowego, chroni
go przed zniszczeniem oraz przed przeczytaniem pisma przez
osoby niepowołane.
Do przesłania pisma używamy różnych kopert:
− standardowych – C6 (114 mm x 162 mm),
− francuskich (gabinetowych),
− aktowych – C4, C5.
Stosowane pieczątki
W urzędach stosowane są pieczątki:
- nagłówkowe ( nazwa, siedziba firmy ,NIP, REGON,
telefon)
- podpisowe (faksymile)
- pieczęć urzędowa ( okrągła z godłem państwowym).
Kolor pieczęci:
- urzędowa – czerwony
- nagłówkowa- czarny, granatowy, zielony,
- podpisowa – niebieski
Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się
tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę
do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja,
świadectwo
Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów
składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z
urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
.
Wygląd pieczątek nagłówkowych i podpisowych wskazuje
załącznik nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w
sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków
międzygminnych z 22 grudnia 1999 r. (DzU nr 112, poz. 1319 z
późn. zm.).
Podpis
Pod każdym pismem należy złożyć podpis.
Zgodnie z art. 107 § 1 kpa pod decyzją należy złożyć
własnoręczny podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska
służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji.
Stosowane koperty
Redagując pismo urzędowe, należy pamiętać o właściwie
zaadresowanej kopercie.
Koperta stanowi bowiem ważny element pisma urzędowego,
chroni go przed zniszczeniem oraz przed przeczytaniem
pisma przez osoby niepowołane.
Do przesłania pisma używamy różnych kopert:
− standardowych – C6 (114 mm x 162 mm),
− francuskich (gabinetowych),
− aktowych – C4, C5.
Powierzchnia koperty jest podzielona na pola:
N – oznacza pole nadawcy. W tym miejscu wpisuje się imię i
nazwisko lub nazwę i adres nadawcy.
Najbardziej pożądane jest przybicie pieczątki z danymi
nadawcy, bowiem pieczęć wygląda bardziej estetycznie niż
pismo odręczne,
Z – oznacza pole, w którym należy nakleić znaczek pocztowy,
S – oznacza pole, w którym pracownicy poczty naklejają swoje
znaczki bądź stawiają stemple,
A – oznacza pole, w którym należy wpisać imię i nazwisko lub
nazwę i adres odbiorcy.
N
Z
S
A
Należy pamiętać, aby:
− nie podkreślać adresu odbiorcy,
− zawsze używać czarnego lub niebieskiego
długopisu bądź pióra,
− miejscowość odbiorcy pisać drukowanymi
literami,
− nie naklejać na kopercie żadnych obrazków,
− najlepiej używać jasnych kopert,
− nie zaklejać koperty taśmą klejącą ani
zszywkami,
− dane odbiorcy pisać w jednej kolumnie.
Szkoła Podstawowa Nr 1
im. J. Kochanowskiego
ul. Zielona 3
00-174 Opoczno
Pani
Magdalena Z
Dyrektor
Urzędu Gminy w
Czerwonaku
ul. Czarna 78
26-470 SOPOT
Koperta spełniająca normę i estetykę powinna
zawierać:
- adres nadawcy i odbiorcy, który powinien być
rozmieszczony na awersie;
- marginesy górny i dolny wielkości 15 mm,
prawy i lewy
5 mm.
WAŻNE
Używaj układu blokowego do wpisywania
wszystkich elementów adresu.