Logistyka obejmuje projektowanie i tworzenie:
technicznych,
organizacyjnych i
informacyjnych systemów
składających się na infrastrukturę procesów
wspomagających podstawową działalność organizacji oraz
planowanie, sprawną realizację i wzajemną koordynację tych
procesów w ramach określonej infrastruktury tak, aby ich
wyniki służyły osiąganiu zamierzonych celów organizacji.
Gdy podstawowa działalność organizacji może być
rozpatrywana w ujęciu procesowym, realizowane w jej
obszarze procesy są określane jako fundamentalne, a więc
takie, których wyniki wyznaczają znaczenie organizacji.
Procesy wspomagające powinny być skoordynowane z
procesami fundamentalnymi tak, aby przyczyniać się do
podwyższania wartości wyników procesów podstawowych.
Wspomaganie może występować w fazie planowania
względnie na wejściu, w trakcie realizacji i/lub na wyjściu
procesów fundamentalnych.
Aspekty koordynacyjne logistyki przedstawia następujące wyróżnienie
logistyki:
Logistyka obejmuje planowanie, koordynację i sterowanie przebiegiem,
zarówno w aspekcie czasu jak i przestrzeni, realnych procesów, w
których realizacji organizacja jest uczestnikiem, w celu efektywnego
osiągania celów organizacji. W szczególności dotyczy to koordynacji i
sterowania przestrzennego i czasowego
rozmieszczenia (gdzie?),
stanu (ile czego?) i
przepływu (skąd dokąd?)
dóbr będących składowymi tych procesów, a więc ludzi, dóbr
materialnych, informacji i środków finansowych.
Aspekty koordynacyjne logistyki przedstawia następujące wyróżnienie logistyki:
W przypadku, gdy organizacją jest przedsiębiorstwo produkcyjne, logistyka obejmuje
w szczególności planowanie, koordynację i sterowanie przepływami materiałów
(surowców, części) i produktów (półproduktów i produktów finalnych) oraz związanych
z nimi przepływów informacji od dostawców do przedsiębiorstwa, wewnątrz
przedsiębiorstwa i od przedsiębiorstwa do klientów.
Planowanie, koordynację i sterowanie należy rozpatrywać w powiązaniu ze wszystkimi
innymi procesami w przedsiębiorstwie i jego otoczeniu, które mają wpływ na czas,
miejsca i efektywność wyróżnionych przepływów.
Logistyka w tym ujęciu stała się składową zarządzania mającą zadanie wprowadzania
mechanizmów koordynacji umożliwiających realizację procesów, w których uczestniczy
przedsiębiorstwo. Można spotkać się ze sformułowaniem, że obecnie logistyka ma
zadanie włączenia przedsiębiorstwa do łańcucha procesów tworzenia wartości i
aktywnego uczestnictwa w jej podwyższaniu. Dla spełniania wymienionego zakresu
zadań, logistyka powinna być bezpośrednio podporządkowana najwyższym organom
zarządzania przedsiębiorstwem tak, aby wypracowane uzgodnienia koordyna-cyjne
były traktowane przez inne jednostki organizacyjne jako obowiązujące zalecenia.
Podejście logistyczne do działalności przedsiębiorstwa można
rozpatrywać na trzech poziomach:
Wyróżnianie w tej działalności procesów transferu i transformacji
obiektów – w zasadzie dowolnej natury – w czasie i przestrzeni.
Dostrzeżenie potrzeby koordynacji procesów realizowanych wewnątrz
przedsiębiorstwa z procesami realizowanymi przez inne jednostki.
Włączanie przedsiębiorstwa w łańcuchy współpracujących ze sobą
podmiotów w celu tworzenia wartości.
Pierwszy poziom odpowiada pierwotnemu znaczeniu logistyki jako zadań
organizacji przemieszczeń i zatrzymań, a więc transportu, składowania,
przeładunków i przygotowania ładunków do wysyłki oraz niezbędnej
obsługi informacyjnej tych działań. Można określić, że jest to podstawowy
poziom logistyki, na którym zasadniczą rolę odgrywa infrastruktura
materialno – techniczna tworząca techniczne systemy logistyczne.
Podejście logistyczne do działalności przedsiębiorstwa można
rozpatrywać na trzech poziomach:
Na drugim poziomie zwracają uwagę częściowe uprawnienia
logistyki do zarządzania funkcjonowaniem systemów
logistycznych, a więc planowanie, określanie mechanizmów
koordynacji i wprowadzanie ich w wewnętrznej strukturze
organizacyjnej jako zaleceń oraz kontrolowanie wykonania
stawianych zadań. Charakterystyczną cechą tego zarządzania jest
ukierunkowanie na zarządzanie procesami i wypracowanie w tym
celu mechanizmów koordynacji procesów tak, aby były one
realizowane sprawnie i efektywnie, zgodnie z nadrzędnymi
celami przedsiębiorstwa. Mechanizmy koordynacji powinny
wspierać wewnętrzną integrację przedsiębiorstwa.
Trzeci poziom sugeruje aktywną rolę logistyki w rozpoznawaniu
i specyfikacji celów przedsiębiorstwa, w szczególności tego, co
dla przedsiębiorstwa oznacza udział w tworzeniu wartości i
jakie mogą być zasady włączania się do łańcuchów tworzenia
wartości. W procesach tworzenia wartości celem podstawowym
jest wytworzenie wyników służących zaspokojeniu potrzeb
konsumentów względnie odbieranych przez nich jako korzyści.
Specyfiką logistycznego podejścia do procesów jest powiązanie
tworzących je procesów częściowych jako ciągu transakcji
między dostawcami i odbiorcami, co umożliwia rozpatrywanie
ich nie tylko ze względu na wyniki, ale również przez
ekonomiczne relacje między wejściem i wyjściem.
Rozpatrując podstawową działalność przedsiębiorstwa,
coraz silniej dostrzega się potrzebę wyróżniania i
zarządzania procesami, które są realizowane w
środowisku przedsiębiorstwa i poza nim. Łatwo jednak
dostrzec, że procesy mają niejednakową rangę.
Na podstawie analizy znaczenia procesów w tworzeniu
wartości wyników wyróżnia się procesy:
kierowania biznesem,
fundamentalne i podstawowe oraz wspomagające.
Procesy kierowania biznesem grupują działania i
aktywności związane z planowaniem i nadzorem
prawidłowego funkcjonowania i rozwoju
przedsiębiorstwa. Są to procesy, w których ciągi
powiązanych działań mają doprowadzić do osiągnięcia
celów korzystnych zarówno dla przedsiębiorstwa jako
cało-ści jak i środowiska, w którym przedsiębiorstwo
działa, w szczególności jego społecznej części. Dlatego są
one nazywane procesami społecznymi, gdyż działania są
głównie określone przez relacje między ludźmi.
Procesy fundamentalne i podstawowe grupują
aktywności i działania menedżerskie niezbędne w
tworzeniu wartości obiektów będących przedmiotami
transakcji z odbiorcami. Charakterystyczną grupą
obiektów są wytworzone produkty. Należy jednak
uwzględnić, że do nich należą też informacje i
wiedza oraz relacje z jednostkami trzecimi.
Specyficznym wynikiem działań może być uzyskanie
stanu zróżnicowania od konkurencji i podniesienie
wartości rynkowej przedsiębiorstwa.
Procesy wspomagające nie tworzą bezpośrednio
wartości dla odbiorców, ale są niezbędne dla
właściwej realizacji procesów fundamentalnych i
podstawowych. Obejmują one aktywności i działania
związane z przygotowaniem infrastruktury procesów
biznesowych, tworzeniem systemów informacyjnych,
transportu, magazynowania, zarządzania zasobami
ludzkimi, rachunkowości i finansów,
sprawozdawczości i controllingu.
Przez koordynację należy rozumieć wszelkie
przedsięwzięcia, które doprowadzają do uzgodnienia
działań pozwalających osiągnąć pewien określony cel
względnie poprawiają przesłanki realizacji ta-kich
jednakowo ukierunkowanych działań. Celem
końcowym koordynacji jest uzyskanie
jednomyślności w realizacji zadania, którego
składowymi są te działania.
Koordynacja to uzgadnianie wzajemnego działania,
zgranie czegoś z czymś, harmonizowanie. Z punktu
widzenia zarządzania należy nieco uzupełnić
wymieniane definicje i przyjąć:
Koordynacja = uzgodnienia = uzależnienie
Wprowadzenie członu „uzależnianie” jest bardzo
ważne, gdy uwzględnimy postawy ludzkie. Nie
można przyjmować, że koordynacja jest aktem czy
zaleceniem, które jest akceptowane jako naturalne.
Uzyskanie jednomyślności w akceptacji celów czy
harmonii w realizacji zadań jest na ogół bardzo
trudne i dlatego problemy koordynacji zasługują na
głębsze rozważania.
Istotę koordynacji należy rozpatrywać na różnych
poziomach:
ogólnospołecznym – koordynacja warunków życia,
działalności społecznej i politycznej,
makroekonomicznym – koordynacja przestrzeni
gospodarczej,
biznesowym – koordynacja relacji biznesowych, podziałów
obszarów biznesowych,
organizacyjnym – koordynacja struktur i ról,
menedżerskim – koordynacja uprawnień i zakresów
odpowiedzialności,
operacyjnym – koordynacja działań i procesów.
W ramach naszych zainteresowań będziemy rozpatrywać
głównie trzy ostanie poziomy koordynacji. Należy jednak
pamiętać, że koordynacja na tych poziomach musi
uwzględniać zalecenia lub mechanizmy koordynacyjne
przyjmowane na wyższych poziomach i dlatego zadania
koordynacji należy zawsze postrzegać jako hierarchiczne.
Można wyróżnić dwie podstawowe formy koordynacji:
Koordynację wewnątrz organizacji i
Koordynację działań między różnymi organizacjami.
Koordynację na poziomie menedżerskim i operacyjnym będziemy
odnosić do procesów realizowanych przez jednostki w ramach
organizacji z uwzględnieniem uczestników spoza organizacji.
Koordynacja działalności na poziomie menedżerskim powinna oznaczać
uzyskanie pewnego zamie-rzonego uporządkowania celów, działań i
procesów wynikającego z przyjęcia nadrzędnej koncepcji działalności i
specyfikacji pożądanych wyników.
Zgodnie z zasadami zarządzania procesami, koordynację należy
rozpatrywać uwzględniając podstawowe cztery fazy procesu:
Przygotowanie ogólne procesu – koordynacja infrastruktury
Przygotowanie do realizacji procesu – koordynacja planów i zamierzeń
Realizacja procesu – koordynacja operacyjna
Rozliczenie przebiegu i wyników procesu – koordynacja miar wykonania
Kluczem do koordynacji jest wgląd w wewnętrzną strukturę
wykonawców. Podstawowymi aspektami uczestnictwa są zaangażowanie
wyrażające gotowość uczestnika do realizacji działania i jego wiarę w
uzyskanie wyniku oraz konwencja odnosząca się do reguł
monitorowania zaangażowania w zmieniających się okolicznościach
realizacji.
Można wskazać trzy przyczyny potrzeby koordynacji działań wielu
uczestników:
Między ich działaniami zachodzą zależności i wynik działania jednego z
nich może mieć wpływ na realizację działania innego uczestnika.
Działania uczestników podlegają wspólnym ograniczeniom, np. wspólny
budżet.
Żaden z uczestników nie ma dostatecznych kompetencji, zasobów lub
informacji i jedynie współpraca umożliwia realizację działań.
Logistyka obejmuje projektowanie i tworzenie:
technicznych,
organizacyjnych i
informacyjnych systemów
składających się na infrastrukturę procesów
wspomagających podstawową działalność organizacji oraz
planowanie, sprawną realizację i wzajemną koordynację tych
procesów w ramach określonej infrastruktury tak, aby ich
wyniki służyły osiąganiu zamierzonych celów organizacji.
Gdy podstawowa działalność organizacji może być
rozpatrywana w ujęciu procesowym, realizowane w jej
obszarze procesy są określane jako fundamentalne, a więc
takie, których wyniki wyznaczają znaczenie organizacji.
Procesy wspomagające powinny być skoordynowane z
procesami fundamentalnymi tak, aby przyczyniać się do
podwyższania wartości wyników procesów podstawowych.
Wspomaganie może występować w fazie planowania
względnie na wejściu, w trakcie realizacji i/lub na wyjściu
procesów fundamentalnych
Na poziomie operacyjnym działalności przedsiębiorstwa
logistyka jest rozumiana przede wszystkim jako narzędzie
sterowania realizacją procesów zaopatrzenia wejścia i
dystrybucji wyników wyjścia przy wykorzystaniu technicznych
systemów logistycznych. Zakres zadań na tym poziomie ma
charakter wykonawczy i dotyczą one transportu, przyjmowania
dostaw, kontroli jakości, składowania i manipulacji oraz
obsługi informacyjnej w zakresie planowania realizacji zadań,
dokumentacji i rozliczeń.
Standardowymi zadaniami logistyki na tym poziomie są
przykładowo:
w obszarze magazynu
przygotowanie miejsc składowania
operacje wprowadzania na miejsca przechowania i wydawania
materiałów i produktów
nadzór nad składowanymi dobrami
tworzenie zestawów do wydania
w obszarze transportu
przygotowanie środków transportowych
opracowanie zleceń przewozowych
transport
w obszarze przyjmowania surowców i produktów
przyjęcie i kontrola
wyładunek i rozpakowanie ładunków
wystawianie dokumentów przyjęcia dostawy
przepakowania do jednostek składowania ewentualnie do dalszego
przemieszczania
Standardowymi zadaniami logistyki na tym poziomie są przykładowo
[2]:
w obszarze wysyłek
kompletacja wysyłek
opakowania
oznakowania wysyłek
przygotowanie dokumentów wysyłkowych
załadunek
w obszarze zwrotów i usuwania
gromadzenie, składowanie i sortowanie odpadów
przygotowanie odpadów do recyklingu
przygotowanie i wysyłka opakowań zwrotnych
Uznając, że na poziomie menedżerskim logistyka spełnia
rolę koordynacyjną procesów, jej zadania dotyczą
kluczowych procesów:
projektowania i rozwoju produktu,
pozyskiwania zamówień,
planowania produkcji,
zaopatrzenia,
produkcji,
dystrybucji,
usuwania i zwrotów.
Szczegółowe zadania logistyki na tym poziomie są związane z
procesami informacyjnymi w obszarach [17]:
planowania
zbytu i dostaw,
programów produkcji,
zapotrzebowania materiałowego,
poziomu zapasów
opracowania dyspozycji dotyczących
wielkości zamówień, produkcji i wysyłek,
minimalnych zapasów i okresów rotacji,
zleceń zamówień i produkcji,
korekt w przypadkach braków i zakłóceń
Szczegółowe zadania logistyki na tym poziomie są związane z
procesami informacyjnymi w obszarach [17]:
sterowania
potwierdzaniem i wprowadzaniem do planu zleceń
produkcyjnych,
wywołaniem zamówień materiałów i wyrobów,
śledzeniem terminów,
wykorzystaniem zdolności produkcyjnych,
nadzorem nad zamówieniami klientów
obsługi zamówień klientów
przyjmowania i potwierdzania zgłoszeń klientów,
nadzoru i koordynacji terminów realizacji,
wprowadzania do planów zgłoszeń klientów,
wydawania zleceń wysyłek do klientów.
