Halina Füchsel

Dokumentowanie pracy organów

kierujących firmą

(rady nadzorczej, zarządu, kolegium),

formy uchwał, decyzji, oświadczeń woli)

2

Skrypt opracowany w ramach działalności

Instytut Europejski

•

Studium Prawa Europejskiego

w Warszawie

ul. Prosta 2/14 lok. 204

00-850 Warszawa

tel./fax: [phone]

www.uniaeuropejska.net.pl e-mail: [e-mail]

Copyright by

Instytut Europejski

3

Spis treści:

Wstęp ...................................................................................................................................... 4

1. Dokumenty potwierdzające działanie i ich charakterystyczne cechy .......................... 6

2. Skuteczne protokołowanie................................................................................................ 8

3. Podstawa prawna działania organizacji i rodzaj występujących w niej organów .... 10

4. Zebrania w spółce akcyjnej ............................................................................................ 12

5. Podstawy wiedzy na temat funkcjonowania spółek ..................................................... 15

5.1 Co to jest spółka akcyjna i jak powstaje? ................................................................... 15

5.2 Kompetencje organów spółki ....................................................................................... 19

6. Formy uchwał, decyzji, oświadczeń woli w S.A............................................................ 23

Materiały źródłowe

30

4

Wstęp

Każda organizacja, niezależnie od jej formy prawnej (spółka, fundacja, partia

polityczna, stowarzyszenie) posiada strukturę określoną przepisami prawnymi (ustawy

o spółkach, ustawy o fundacjach i ustawy o stowarzyszeniach itp.). Jednakże każda z nich

ustala własne ramy działania na podstawie wymienionych wyżej ustaw. Dlatego też możemy

napotkać pozornie takie same organizacje, ale o różnej strukturze lub też podobnej strukturze,

ale odmiennym nazewnictwie.

Podam kilka przykładów tych różnic:

¾ Walne zgromadzenie wspólników to organ uchwałodawczy, który za pomocą

podejmowanych uchwał wytycza kierunki działalności spółki lub innej organizacji.

Członkowie walnego zgromadzenia głosują nad uchwałami bezpośrednio lub poprzez

swoich przedstawicieli na corocznych spotkaniach określanych jako walne

zgromadzenie lub przy mniejszej liczbie osób – walne zebranie. Może być zwoływane

w trybie zwyczajnym (po upływie roku kalendarzowego) zgodnie z zapisami umowy

spółki lub nadzwyczajne w wyjątkowych okolicznościach. Prawo reprezentowania

organizacji nie przysługuje walnemu zgromadzeniu/walnemu zebraniu członków.

¾ W spółkach najczęściej określa się organ wykonawczy jako zarząd, natomiast

w innych organizacjach często używa się określenia prezydium rady, dyrekcja itp.,

chociaż kompetencje tych organów są takie same. Zarząd składa się z jednej lub

większej liczby członków powoływanych spośród wspólników lub spoza ich grona.

Umowa spółki może jednakże stanowić, że tylko wspólnicy mogą należeć do zarządu,

lub, że osoby spoza grona wspólników mogą być powołane tylko wtedy, gdy posiadają

pewne kwalifikacje. Zarząd reprezentuje spółkę. Prawo reprezentowania polega na

dokonywaniu czynności prawnych, w szczególności na zawieraniu umów, składaniu

oświadczeń woli, prowadzeniu procesów i występowaniu przed sądami.

¾ Określenia rada nadzorcza używa się w stosunku do organu kontrolnego

nadzorującego działania zarządu. Równocześnie w stowarzyszeniu i fundacji używa

się określenia rada, np. rada fundacji, której funkcje są takie same jak funkcje rady

nadzorczej. Niekiedy powołuje się także komisję rewizyjną (często dzieje się tak

w spółkach o wysokim kapitale – 250 tys. PLN i liczbie wspólników – ponad 50

osób), która ma podobne zadania jak rada nadzorcza. Jak wskazuje nazwa tej

komisji jej działania sprawdzają pracę zarządu ex post. Należy bowiem rozróżniać

5

pojęcia: nadzór, czyli bieżąca kontrola – „patrzenie na ręce” zarządowi podczas

działania i kontrola – końcowe sprawdzanie osiągniętych wyników. Należy dodać, że

prawo reprezentowania nie służy organom nadzorczym, a liczba członków organów

kontrolnych nie może być mniejsza od trzech.

¾ W organizacjach o charakterze społecznym, np. w stowarzyszeniach istnieje często

sąd koleżeński, którego zadaniem jest rozwiązywanie konfliktów między członkami

organizacji, np. zgłoszone nadużycie w postaci zorganizowania szkolenia na podstawie

podobnego programu. W jednych organizacjach jest to organ stały wybierany podobnie

jak inne organy na okres kadencji, natomiast w innych - organ jest powoływany

doraźnie w przypadku wystąpienia konfliktu.

Jak z powyższego wynika działalność organów firmy często przybiera charakter

niematerialny: postanowień, decyzji, uchwał i jedynym dowodem działania są

sporządzane dokumenty: protokoły zebrań wraz z podjętymi uchwałami i rezolucjami,

okresowe sprawozdania (raporty) z działalności, notatki (minutki z zebrań).

6

1. Dokumenty potwierdzające działanie i ich charakterystyczne

cechy

Sporządzanie tych dokumentów nie jest łatwe, ponieważ muszą odpowiadać

pewnym standardom zarówno w odniesieniu do formy, jak i treści. Forma dokumentu

zależy od stopnia szczegółowości (wierne odzwierciedlenie przebiegu obrad to tzw.

stenogram, natomiast do zasygnalizowania problemów wystarczy notatka).

Treść dokumentu powinna zawierać przejrzyste sformułowania napisane

poprawną polszczyzną.

Protokół musi być wiarygodny, bo z jednej strony jest świadectwem podjętych

działań, z drugiej zaś stanowi podstawę do dalszych prac na podstawie ujętych w nim

wniosków.

Zastanówmy się czym jest protokół i czemu służy? Można go określić jako

sprawozdanie z przebiegu zebrania, rozprawy sądowej, negocjacji, porozumienia lub też

jako dokument potwierdzający wykonanie jakiejś czynności, np. kontroli komórki

przedsiębiorstwa.

Jest ważnym dokumentem, który stanowi nie tylko punkt odniesienia do przeszłych,

ale także do bieżących i przyszłych działań organizacji. Wiąże się zatem

z odpowiedzialnością za dokonane zapisy. Aby prawidłowo zinterpretować wypowiedzi

uczestnika zebrania i zapisać zgodnie z intencją mówiącego, należy wykazać się takimi

cechami jak: logiczne myślenie, umiejętność koncentracji w trudnych warunkach (niekiedy

uczestnicy zebrania przekrzykują się wzajemnie i trudno skupić się na ich wypowiedziach).

Ważna jest także znajomość merytorycznych zagadnień, jakie są przedmiotem zebrania.

Jeśli, np. obrady dotyczą nowych rozwiązań technicznych, składników chemicznych, nowych

leków i stosowania ich dawek, a osoba protokołująca nie ma wiedzy w tym zakresie, to będzie

się skupiać na ich poprawnym zapisaniu, nie ogarniając całości wypowiedzi i ich intencji.

Jak już wspomniałam, można sporządzać protokoły ze zdarzeń, np. zebrań,

wypadków, rozpraw sądowych itd. W mojej wieloletniej pracy zawodowej często

spotykałam m.in. protokolantów sądowych. Bardzo mnie interesowało czy protokolant

zapisuje to, co słyszy podczas rozprawy, czy też to, co dyktuje przewodniczący składu

sędziowskiego, jako ważne elementy wypowiedzi. Okazało się, że prawie każdy protokolant

rozpoczynający pracę na początku korzystał ze wskazówek przewodniczącego. W miarę

upływu czasu sam decydował, co powinno pozostać w aktach sprawy jako świadectwo

odbytej rozprawy. Chociaż czasami zdarzało się, że długoletni sędzia i długoletni protokolant

7

nie mogli dojść do porozumienia w kwestii protokołowania, jeśli pracowali ze sobą pierwszy

raz.

Sporządza się także protokoły z wykonanych czynności: przekazania stanowiska

pracy, zniszczenia (potocznie używa się określenia kasacji) dokumentów lub

przedmiotów, protokół przesłuchania świadków, protokół uzgodnień i rozbieżności

(np. podczas negocjacji) lub też protokół porozumienia, jeśli brak rozbieżności.

W zależności od potrzeb, jakim ma odpowiadać dokument, wymogów prawnych

i formalnych, sporządza się jego właściwą formę. Jeśli ma odzwierciedlać szczegółowo

przebieg obrad (np. sejmowych) zwykle sporządza się stenogram. W tego rodzaju

dokumencie podaje się nie tylko wypowiedzi, ale także fakty, które miały miejsce. Te

informacje mogą określać rangę zebrania (np. wprowadzenie sztandaru, wręczenie kwiatów)

i nastroje zebranych (oklaski, burzliwe oklaski). Umiejętność stenografii, tj. stosowania

skróconego zapisu odręcznego jest obecnie niesłychanie rzadka, ale można stosować nagranie

na dyktafon, a po zarejestrowaniu odtworzyć w formie pisanego tekstu przy wykorzystaniu

tzw. urządzenia transkrypcyjnego (firma Creative Solutions rozprowadza tego rodzaju

urządzenia). Pojawiły się także urządzenia do stenografowania w postaci mechanicznych lub

elektronicznych klawiatur, które pozwalają zapisać dosłownie wypowiedź od razu w formie

czytelnego tekstu.

Następnym rodzajem dokumentu, w którym umieszcza się wypowiedzi

poszczególnych uczestników zebrania wraz z nazwiskami i określeniem stanowisk jest

tzw. protokół pełny. Zapisy są chronologiczne na podstawie uprzednio przygotowanego

porządku obrad.

Protokół skrócony, w którym podaje się chronologiczne wypowiedzi w obrębie

przyjętego porządku obrad, nie wiążąc ich z nazwiskami wypowiadających swe kwestie, ale

raczej z tematem, którego dotyczyły.

Protokół uproszczony, w którym zapis zawiera jedynie najważniejsze informacje

dotyczące miejsca, uczestników, czasu, celu spotkania, oraz wyłącznie wnioski i uchwały.

Jeszcze innym dokumentem sporadycznie używanym, ale warto o nim wiedzieć,

jeśli chce się być profesjonalistą, jest tzw. wyciąg z protokołu, stosowany wówczas gdy,

np. powstają kwestie sporne wobec np. intencji wypowiedzi (wypowiadający się uważa, że

intencja wypowiedzi została przeinaczona). Wyciąg z protokołu to protokół uproszczony,

w którym tylko kontrowersyjny punkt jest przytoczony w całości.

8

2. Skuteczne protokołowanie

W dobrym protokole konieczne jest wierne oddanie celowości spotkania, sensu

wypowiedzi, określenia różnicy zdań uczestników zebrania, wyciągnięcie prawidłowych

wniosków, właściwe sformułowanie uchwał. Aby to osiągnąć należy zadbać

o szczegółowość relacji, ścisłość wypowiedzi, bezstronność w przekazie, całościowe

ukazywanie zdarzeń, podawanie faktów.

Stenogram i protokoły każdego rodzaju są pismami zatytułowanymi, w których datę

i miejsce zdarzenia umieszcza się w samym tytule. Standardowe rozmieszczenie protokołu

odpowiada następującemu schematowi:

¾ Część wstępna: tytuł, w nim określenie rodzaju zebrania i jednostki, która je zwołała,

daty i miejsca spotkania (jeśli protokół odbywa się w siedzibie jednostki, to nie

podajemy adresu, natomiast jeśli poza siedzibą – należy podać adres).

Zwykle w tej części podaje się stwierdzenie stanu obecności oraz porządek obrad, który

stanowi schemat przebiegu zebrania i ujmuje w punkty kolejne jego fazy.

¾ Część zasadnicza zawiera treść, czyli zapisy dotyczące poszczególnych punktów

porządku obrad lub też poszczególnych etapów czynności (jeśli to nie jest protokół

zebrania). Do sformułowań w treści odnosi się tzw. styl urzędowy pisma. Polega on na

stosowaniu form bezosobowych, dyrektywnych sformułowaniach (trzeba, należy,

powinno być), na braku kwiecistych sformułowań, na przedstawianiu mówców

imieniem i nazwiskiem (niedopuszczalne jest używanie zdrobnień imion np. Kasia A.,

Marysia B.), na braku sformułowań skrótowych lub potocznych.

¾ Część końcowa, która zawiera formułę końcową (np. na tym zebranie zakończono),

podpisy – przewodniczącego (po prawej stronie pod treścią) oraz protokolanta (po lewej

stronie pod treścią). Powyższe uwagi dotyczą protokołu zebrania. W protokole

przekazania, np. dokumentacji, powinien podpisać przekazujący (po prawej stronie),

przejmujący (po lewej stronie), a pośrodku umieszcza się imię i nazwisko oraz podpis

osoby, w obecności której dokonano przekazania. Elementami dodatkowymi są:

adnotacja o istnieniu załączników (Załączniki:) oraz uwaga do jakich instytucji lub

komórek protokół zostaje przekazany (Do wiadomości:). Obydwie adnotacje znajdują

się po lewej stronie blankietu pod nazwiskiem protokolanta. Strony protokołu powinny

być numerowane (z pominięciem strony pierwszej).

9

Podstawowe zasady konstruowania protokołów czynności pozostają identyczne

jak dla protokołów zdarzeń. Chodzi tu o formułowanie zapisów chronologicznie (lub

tematycznie), przestrzeganie zasad przejrzystości, poprawności stylistycznej, ortograficznej.

Zasadnicza różnica polega na tym, iż nie ustala się tu poglądów, a jedynie stan rzeczy, lub

efekty działań osób wykonujących protokołowane czynności.

• ELEMENTY WSTĘPNE, zawierają ustalenie miejsca (zwykle jest to pieczęć

nagłówkowa po lewej stronie), daty (po prawej stronie, jeśli nie umieszczono jej w

tytule), tytułu protokołu (pośrodku blankietu z zastosowaniem wyróżnienia druku),

składu osobowego uczestników czynności, określenie okoliczności lub/i podstawy

prawnej.

• CZĘŚĆ ZASADNICZA, stwierdzająca opis czynności i jej wykonania.

W wypadku konstruowania protokołów zdawczo-odbiorczych, zniszczenia, kasacji

zamieszczamy tu opis rzeczy, ich stanu, ilości lub innych cech, których protokołowana

czynność dotyczyła. W wypadku protokołów uzgodnień, rozbieżności, porozumienia,

przesłuchania, zamieszcza się w pierwszej kolejności zagadnienia, co do których

wszystkie strony są zgodne, w drugiej zdania odrębne uczestników czynności.

• ELEMENTY KOŃCOWE: podpisy, informacja o załącznikach, adresatach

identycznie jak w poprzednio omawianych rodzajach protokołów.

Uwaga, o której należy pamiętać w korespondencji:

Jeśli podpisy i elementy końcowe protokołu nie mieszczą się na ostatniej stronie

z tekstem, należy przenieść je na stronę następną, przenosząc na nią minimum dwa ostatnie

wiersze treści, potem podpisy i załączniki.

10

3. Podstawa prawna działania organizacji i rodzaj występujących

w niej organów

We wstępie określiłam rodzaje organów występujących w różnych organizacjach.

Ponieważ mogą się one różnić nazwami i szczegółowymi regulacjami prawnymi, w dalszych

częściach skupię się na spółce akcyjnej.

Statut organizacji (sporządzony dla spółki, fundacji w formie aktu notarialnego pod

rygorem nieważności) zawiera przepisy, które dla tej organizacji i jej organów oraz tych osób,

które posiadają akcje (czyli akcjonariuszy) są miarodajne, ale może odbiegać od zapisów

ustawowych tylko wtedy, gdy ustawa wyraźnie zezwala na odmienne uregulowania

w statucie.

Powinien on określać:

1. firmę i siedzibę spółki,

2. przedmiot przedsiębiorstwa,

3. czas trwania spółki, jeśli jest ograniczony,

4. wysokość kapitału akcyjnego, nominalną wartość akcji i ich ilość ze wskazaniem,

czy akcje są imienne, czy na okaziciela,

5. ilość akcji poszczególnych rodzajów i przywiązane do nich uprawnienia,

6. imiona i nazwiska (firmę) oraz adres (siedzibę) założycieli,

7. organizację władz zarządzających i organów nadzorczych.

Spółka akcyjna jest osobą prawną działającą poprzez swoje organy, tj. zarząd

(organ zarządzający), radę nadzorczą (organ kontrolny) i walne zgromadzenie

akcjonariuszy (organ naczelny). Zarządzanie spółką akcyjną odbywa się poprzez zarząd

i podległe mu komórki sztabowe oraz zakłady operatywne. W skład zarządu mogą

wchodzić powoływane przez walne zgromadzenie lub radę nadzorczą (co wynika ze

sformułowań statutu) osoby spośród akcjonariuszy lub specjaliści z zewnątrz. Decyzje

zarządu zapadają w postaci jego uchwał. Prezes zarządu spółki jest członkiem zarządu i może

być równocześnie dyrektorem naczelnym przedsiębiorstwa.

Stały nadzór i kontrolę nad działalnością spółki sprawuje rada nadzorcza lub

komisja rewizyjna. Wg wymagań kodeksu handlowego, jeśli kapitał akcyjny osiąga

określoną wysokość, wówczas spółka powinna mieć radę nadzorczą i komisję rewizyjną.

Członkami tych organów mogą być pracownicy nie zajmujący stanowisk kierowniczych.

11

Walne zgromadzenie akcjonariuszy jest najwyższą władzą spółki i podejmuje

w formie uchwał, decyzje dotyczące różnych, szeroko rozumianych interesów spółki:

ekonomicznych, organizacyjnych itp. Należą do nich: zatwierdzanie bilansu oraz rachunku

strat i zysków spółki, podział zysku, zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego

części, wtórne emisje akcji oraz udzielenie absolutorium radzie nadzorczej i zarządowi spółki.

Asystentka w spółce akcyjnej, oprócz katalogu czynności wymienianych jako

niezbędne w każdym sekretariacie, powinna znać pojęcia i terminologię niezbędną dla

spółki: akcja, obligacja, absolutorium, quorum.

W tej formie prawnej przedsiębiorstwa, wiele decyzji zapada kolegialnie,

tzn. drogą głosowania nad podejmowanymi uchwałami. Sekretarka/asystentka powinna

więc wiedzieć, jakie dokumenty (statut spółki, regulamin zebrania) zawierają informacje

dotyczące:

1/ głosowania:

- w sposób jawny - przez podniesienie ręki,

- w sposób tajny (przez skreślenia na kartkach), co dotyczy zwykle wyborów, wniosków

o usunięcie władz spółki lub likwidatorów oraz spraw osobistych,

- przez aklamację, czyli przyjęcie uchwały oklaskami.

2/ większości głosów

- względnej - jeśli liczba zwolenników rozstrzygnięcia (głosujących "tak") jest większa od

liczby przeciwników rozstrzygnięcia (głosujących "nie"), tutaj nie bierze się pod uwagę

liczby osób wstrzymujących się od głosowania,

- bezwzględnej - jeśli za przyjęciem rozstrzygnięcia (głosujących "tak") głosowała

przynajmniej 1/2 zebranych plus jeden głos,

- kwalifikowanej (musi być taki zapis w statucie) - jeśli za przyjęciem rozstrzygnięcia jest

określona liczba głosujących wyrażona ułamkiem 2/3 itp. obecnych,

3/ quorum, tj. liczby obecnych na zebraniu, aby podejmowane uchwały mogły być

prawomocne,

4/ drugiego terminu zebrania (odległego od pierwszego terminu, np. o 15 lub 30 minut),

który jest wyznaczony wcale nie po to, aby mogli dotrzeć na zebranie „spóźnialscy”.

Jeśli przepisy regulujące te sprawy dopuszczają drugi termin zebrania, to oznacza, że

w drugim terminie, rozstrzygnięcia zostaną podjęte niezależnie od tego, czy będzie

quorum, czy też nie. To rozwiązanie jest często stosowane w sytuacjach, gdy członkami

organizacji są ludzie w podeszłym wieku, schorowani (w stowarzyszeniach) lub mało

12

zainteresowani sprawami podnoszonymi w trakcie zebrania (w spółdzielniach) i nie ma

pewności, że na zebraniu będzie quorum.

5/ podejmowanie uchwał en bloc, czyli kilku uchwał razem, co jest niekiedy wygodne dla

organizatorów zebrania, ponieważ pozwala „przepchnąć” uchwałę, która nie jest w pełni

akceptowana, wśród tych, które nie budzą wątpliwości.

Asystentka/sekretarka powinna być również zorientowana w tematyce zebrań

sprawozdawczo-wyborczych, zwoływanych z upływem kadencji organów (zarządu,

komisji rewizyjnej, rady nadzorczej).

4. Zebrania w spółce akcyjnej

Znajomość specyfiki zebrań sprawozdawczo-wyborczych jest niezwykle ważna dla

osób sporządzających protokoły tych zebrań, ponieważ są one męczące i trwają niekiedy

przez wiele godzin. Osoba zorientowana w przebiegu obrad i specyfice ich działania może

znacznie uprościć protokołowanie opracowując a priori (przed zebraniem) stosowne

załączniki, a w trakcje protokołowania obrad odsyłać do informacji w załącznikach.

Protokolanci wiedzą, że im więcej jest załączników, tym krótsza treść protokołu. Specyfiką

wspomnianych wyżej zebrań jest ich dwuczłonowość.

W pierwszej części zebrania ustępujący zarząd składa sprawozdanie ze swojej

działalności w okresie kadencji. Jeśli takie sprawozdanie zostało przygotowane

z wyprzedzeniem, rozdane podczas zebrania, to oszczędza się czas przeznaczony na jałowe

dyskusje, wyjaśnianie, ponieważ uczestnicy mają dane w rękach (a większość ludzi jest

wzrokowcami). Jeśli nastąpiła jakaś pomyłka w danych, wystarczy ją poprawić „naocznie”.

Następnie rada nadzorcza składa sprawozdanie i/lub komisja rewizyjna, która

nadzorowała i kontrolowała pracę zarządu. Członkowie obydwu tych organów są

zobligowani do przygotowania sprawozdania w przejrzystej formie, aby na kierowane do nich

pytania mogli odpowiedzieć niezwłocznie, bez poszukiwań danych, stosownych oświadczeń

itp. Jeśli ze sprawozdania wynika, że praca zarządu przebiegała prawidłowo, wówczas

komisja rewizyjna występuje z wnioskiem o udzielenie zarządowi absolutorium.

13

Zebrani, drogą głosowania udzielają absolutorium ustępującym organom

(w niektórych spółkach zamiast absolutorium używa się bliskoznacznego określenia -

skwitowanie). Absolutorium, jest więc uznaniem działalności ustępujących organów, za

właściwą pod każdym względem. A jeśli się zdarzy, że ustępujący członkowie organu nie

uzyskają absolutorium? Nic się nie zdarzy oprócz tego, że nie mogą kandydować na następną

kadencję.

W drugiej części zebrania zaczynają działać, powołane tylko na czas trwania zebrania,

tzw. komisje regulaminowe zebrania:

1. Zwykle powołuje się komisję mandatową, która stwierdza na podstawie listy obecności

podpisanej przez uczestników, czy jest quorum zapewniające prawomocność uchwał.

2. Następną jest komisja skrutacyjna. Zadaniem tej komisji jest przygotowanie kartek do

tajnego głosowania, ich rozdanie (i po głosowaniu zebranie), policzenie głosów

i ogłoszenie wyników głosowania. Czasami, (jeśli liczba obradujących nie przekracza,

np. 50 osób) powołuje się komisję mandatowo-skrutacyjną, która spełnia obydwie

wymienione poprzednio funkcje.

3. Inną jest komisja wyborcza (czasami nazywana komisją-matką), która przedstawia

kandydatury do nowo wybieranych organów. Lista kandydatów zgłoszonych z sali jest

ustalana przez komisję wyborczą. Pozwala to na uniknięcie przykrych niespodzianek

przed głosowaniem, bowiem komisja wyborcza weryfikuję tę listę, ustalając czy

wszystkie zgłoszone osoby mają prawo do kandydowania (może się zdarzyć, np. że

kandydat został już wybrany do komisji skrutacyjnej lub wyborczej i nie ma prawa

kandydować do władz).

4. 4. Często jest powoływana również komisja uchwał i wniosków. Do tej komisji

wybiera się osoby, które na podstawie wniosków uczestników zebrania opracowują

uchwały, nad którymi odbędzie się następnie głosowanie.

Powołanie takiej komisji nie jest obligatoryjne, ale ze względów praktycznych działa ona

podczas wielu zebrań. Względy praktyczne są następujące:

- na zebraniach o dużej liczbie uczestników wnioski się powtarzają,

- niektórzy mówcy nie potrafią dokładnie sformułować o co im chodzi,

- czasami zdenerwowani uczestnicy zebrania używają zbyt „soczystego” języka.

14

Wszystkie te wnioski zgłoszone do członków komisji uchwał i wniosków

znajdujących się w określonym punkcie sali, zostaną właściwie sformułowane

i poddane pod głosowanie.

Ważne jest także (o czym wspomniałam na początku opracowania) rozróżnianie

rodzajów dokumentów oraz organów spółki, których działalność jest dokumentowana.

Asystentka/sekretarka powinna więc odróżniać protokół walnego zgromadzenia od

protokołu posiedzenia zarządu.

W dużych spółkach akcyjnych nad organizacją zebrania i jego przebiegiem będą

czuwać powołane w tym celu zespoły osób. Protokół jest sporządzany przez notariusza.

W spółce niewielkiej – asystentka ma swój udział w tego typu czynnościach. Niekiedy do

niej należy: przygotowanie materiałów na zebranie, rozesłanie zawiadomień w określonym

terminie (co najmniej 14 dni przed terminem zebrania), a także czuwanie nad odpowiednim

przygotowaniem sali obrad i zaplecza informacyjno-technicznego (np. nagłośnieniem,

powieleniem materiałów). Podczas zebrania obowiązuje higiena pracy umysłowej, a więc

konieczne są przerwy.

Organizatorzy zebrania powinni również być przygotowani do przerwy

w zebraniu, aby umożliwić uczestnikom efektywny wypoczynek w ciągu kwadransa, czy

30 minut. Obradujące osoby, to też ludzie - należy więc pamiętać o napojach, kanapkach,

a przynajmniej o informacji, dokąd po nie się udać.

Na szczęście, nie trzeba pamiętać o odpowiedniej liczbie popielniczek na stołach,

bowiem obowiązuje zakaz palenia w miejscach publicznych. Ale należy wygospodarować

miejsce, w którym palacze mogliby oddawać się swemu nałogowi, bez narażania innych na

„bierne” palenie. I tak wszyscy wiedzą, że nie da się ograniczyć nałogu w sposób formalny

stosując nawet najlepsze przepisy prawne w tym względzie.

Gospodarka spółki akcyjnej poddawana jest badaniu przez biegłych rewidentów

(księgowych) wyznaczonych przez sąd rejestrowy, które dotyczy zgodności faktycznego

stanu gospodarki z założeniami. Asystentka nie ma wpływu na wyniki kontroli, ale może

w pewnym stopniu wpłynąć na postawę kontrolującego. Niegrzecznie przyjęty interesant

może się okazać właśnie owym rewidentem, a burzliwe spotkanie z asystentką, zaowocuje

podejściem do kontroli ze szczególną starannością.

15

5. Podstawy wiedzy na temat funkcjonowania spółek

Podejmując pracę w spółce, podczas pierwszych dni pracy można dostać zawrotu

głowy od wirujących wokół jej działalności terminów. Operowanie nimi z równą swobodą,

jak starsi pracownicy i klienci pochłonie wiele czasu, ponieważ niektóre z nich występowały

w innym kontekście lub nie występowały wcale. Nie należy pytać zbyt często i nie

o drobiazgi, bo wówczas stwarzamy wrażenie, że sytuacja nas przerasta. A przede wszystkim

należy bacznie obserwować, aby odkryć zastaną w firmie "pajęczynę" więzi międzyludzkich.

Musimy postępować ostrożnie, aby jej nie zniszczyć, ale znaleźć w niej swoje miejsce.

Wszystkie podane poprzednio terminy przydadzą się nie tylko w bieżącej pracy, ale także

przy organizacji walnego zgromadzenia. Szczególnie wtedy może się okazać, że potrzebna

jest osoba, który potrafi „ogarnąć” całość związanych z tym spraw, a co więcej potrafi

przygotować dokumentację niezbędną do przeprowadzenia zebrania. Z pewnością będą

poszukiwać specjalisty, który sprawdzi się w tej roli i (co zrozumiałe) pierwszą osobą, do

której się zwrócą będzie asystentka. Powinna więc nie odmawiać, ale włączyć się w ten

proces, jednakże z małą sugestią z mojej strony - nie powinna nigdy mówić do końca

o wszystkim. Ludzie cenią sobie tę wiedzę tylko w momencie, kiedy jest niezbędna, a później

szybko zapominają. Sądzą, że to wszystko jest łatwe i nie warto sobie obciążać pamięci.

Trzeba więc dobrze wykorzystać swoje „pięć minut” dla wykazania się wiedzą

i profesjonalizmem. A przede wszystkim należy cenić swoje umiejętności, wówczas inni też

je docenią. Na pewno termin spółka akcyjna nie jest nikomu obcy, jednak spróbujmy już teraz

„uporządkować” wiedzę na ten temat, znaną z mediów, książek i od znajomych pracujących

w spółkach.

5.1 Co to jest spółka akcyjna i jak powstaje?

Spółka akcyjna - rodzaj

spółki kapitałowej

. W

Polsce

spółki akcyjne działają obecnie

na podstawie

kodeksu spółek handlowych

, wcześniej regulował ją

kodeks handlowy

.

Kapitał

akcyjny

spółek akcyjnych podzielony jest na

akcje

o równej wartości. Akcje te mogą być

notowane (kupowane i sprzedawane) na

giełdzie

.

Spółki

akcyjne zamiast podania pełnej

nazwy mogą używać skrótu S.A. według

Kodeksu spółek handlowych

, art. 305, par. 2, jednak

pod względem ortograficznym poprawnym jest skrót SA, którego nie dopuszcza kodeks

16

handlowy (np.:

Telewizja Polska SA

,

Polskie Koleje Państwowe SA

,

PKS w Katowicach

SA

). Tyle możemy dowiedzieć się klikając w wymienione wyżej hasła w Internecie.

Te informacje są bardzo użyteczne dla osób sporządzających wszelkie dokumenty

spółki oraz prowadzących korespondencję z tego rodzaju jednostkami organizacyjnymi.

Profesjonalizm osób sporządzających dokumenty wyraża się także w tym, że potrafią

uzasadnić (w przypadku uwag otoczenia) dlaczego S.A. jest skrótem poprawnym.

Powstanie spółki akcyjnej wymaga dokonania kilku ważnych czynności, a przede

wszystkim:

1) Zawarcia tzw. aktu założycielskiego spółki oraz sporządzenia statutu

Do jej powstania potrzebne jest:

¾ zawiązanie spółki, w tym podpisanie statutu przez założycieli. Statut powinien mieć

formę aktu notarialnego, a osoby go podpisujące stają się założycielami spółki. Statut

musi określać m.in.: firmę i siedzibę spółki, przedmiot działalności, czas trwania - jeśli

jest oznaczony, wysokość kapitału zakładowego, wartość nominalną akcji i ich liczbę,

warunki i sposób ich umorzenia, nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) założycieli, liczbę

członków zarządu i rady nadzorczej, albo co najmniej minimalną lub maksymalną liczbę

członków tych organów oraz podmiot uprawniony do ustalenia składu zarządu lub ww.

rady, co najmniej przybliżoną wielkość wszystkich kosztów poniesionych lub

obciążających spółkę w związku z jej utworzeniem, ustaloną na dzień zawiązania spółki,

pismo do ogłoszeń, jeżeli spółka zamierza dokonywać ogłoszeń również poza Monitorem

Sądowym i Gospodarczym. Statut powinien również zawierać, pod rygorem

bezskuteczności wobec spółki, postanowienia dotyczące:

• określenia liczby i rodzajów tytułów uczestnictwa w zysku lub w podziale majątku

spółki oraz związanych z nimi praw;

• zdefiniowania wszelkich związanych z akcjami obowiązków świadczenia na rzecz

spółki, poza obowiązkiem wpłacenia należności za akcje;

• ustalenia ograniczeń zbywalności akcji;
• określenia uprawnień osobistych przyznanych akcjonariuszom (art. 354 k.s.h.).

W statucie mogą znaleźć się również postanowienia odmienne, jeżeli zezwala na

to ustawa. Wszystkie czynności związane z przygotowaniem czystopisów dokumentów

wykonuje zwykle biuro prawne lub asystentka zarządu. Musi więc korzystając z Kodeksu

17

spółek handlowych prześledzić poprawność zapisów pod względem ich kolejności, często

kompletności, a niestety czasami także ortografii.

2) Pokrycia kapitału zakładowego

¾ Kapitał zakładowy składa się z wkładów założycieli, którzy otrzymują akcje.

Z chwilą zawiązania spółki, tj. objęcia akcji przez akcjonariuszy, powstaje spółka akcyjna

w organizacji.

¾ Z koordynacyjnej funkcji sekretariatu oraz zadań asystentki wynika dbałość

o wszystkie elementy składanej w KRS dokumentacji. Do niej będzie więc należała

klasyfikacja, selekcja i grupowanie dokumentów wg określonych kryteriów.

3) Powołania organów spółki

Spółka akcyjna może działać tylko przez swoje organy: walne zgromadzenie,

zarząd oraz radę nadzorczą.

Walne zgromadzenie decyduje o najważniejszych sprawach związanych

z działalnością spółki. Generalnie jest ono władne wydawać uchwały we wszystkich

sprawach, o ile nie należą one do kompetencji zarządu lub rady nadzorczej. Przykładowe

kompetencje walnego zgromadzenia są następujące:

¾ rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki

i sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium

członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków;

¾ postanowienia dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu

spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru;

¾ zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz

ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego;

¾ nabycie i zbycie nieruchomości lub udziału w nieruchomości, chyba że statut stanowi

inaczej.

4) Emisja akcji, w tym także uprzywilejowanych

Emitowane przez spółkę akcje mogą być imienne lub na okaziciela. Zamiana akcji

imiennych na akcje na okaziciela lub odwrotnie może być dokonana na żądanie

akcjonariusza, jeżeli prawo lub statut nie stanowi inaczej. Jeżeli statut zawiera postanowienie,

że akcje muszą być imienne, zamiana ich na akcje na okaziciela jest niedopuszczalna.

¾ Akcja imienna powinna zawierać nazwisko uprawnionego, jeśli więc nie zawiera tego

elementu jest akcją na okaziciela. Może opiewać na kilku współwłaścicieli.

18

¾ Akcja na okaziciela uprawnia każdego posiadacza do dochodzenia praw wobec spółki.

O tym, czy akcje mają być imienne, czy na okaziciela rozstrzyga statut. Jeśli brakuje

takiego określenia to statut jest niezupełny.

¾ Spółka może także wydawać akcje o szczególnych uprawnieniach, które powinny być w

statucie dokładnie określone. Są to tak zwane akcje uprzywilejowane, w których

uprzywilejowanie może dotyczyć: prawa głosu, dywidendy i podziału majątku w razie

likwidacji spółki. Przywilej można przyznać akcjom w chwili, gdy się je przyznaje, albo

później, gdy są już wydane.

5) Nabycie własnych akcji

Jeżeli spółka nabyła akcje własne samodzielnie, bądź przez osobę działającą we

własnym imieniu, lecz na rachunek spółki, sprawozdanie finansowe z działalności spółki

przygotowywane przez zarząd powinno zawierać:

¾ uzasadnienie nabycia akcji własnych w danym roku obrotowym,

¾ liczbę i wartość nominalną akcji nabytych lub zbytych w roku obrotowym, jak

również określenie udziału procentowego, jaki akcje te reprezentują w kapitale

zakładowym,

¾ w przypadku nabycia lub zbycia odpłatnego, uzyskaną cenę lub wartość innego

świadczenia wzajemnego,

¾ liczbę oraz wartość nominalną nabytych i zatrzymanych akcji, jak również określenie

ich procentowego udziału w kapitale zakładowym.

Zaoferowanie akcji pracownikom

Jednym z przypadków, w których możliwe jest nabycie akcji własnych przez spółkę

jest zaoferowanie ich do nabycia pracownikom lub osobom, które były zatrudnione w spółce

lub w spółce z nią powiązanej przez okres co najmniej 3 lat. W celu nabycia takich akcji

zarząd zobowiązany jest uzyskać wcześniej zgodę Walnego Zgromadzenia wyrażoną

w drodze uchwały. W tym przypadku powinny one być zaoferowane uprawnionym osobom

najpóźniej z upływem roku od dnia ich nabycia przez spółkę.

Obowiązek zbycia akcji własnych

Jeżeli własne akcje spółki zostały nabyte w innych przypadkach niż te, które

uzasadniają takie nabycie, powinny być one zbyte w terminie roku od dnia nabycia ich

przez spółkę, natomiast w przypadku nabycia akcji własnych spółki zgodnie z prawem,

zbyciu podlega ta część akcji własnych, której wartość przekracza 10% kapitału

zakładowego – powinny one być zbyte w ciągu lat dwóch od dnia ich nabycia.

19

6) Wpisu do rejestru sądowego

Wpis do rejestru sądowego ma charakter obligatoryjny. Spółka nabywa

osobowość prawną w chwili wpisania do rejestru przedsiębiorców w KRS.

Cel spółki może mieć zarówno gospodarczy jak i niegospodarczy charakter. Zawiązanie

spółki następuje z chwilą objęcia wszystkich akcji. Kapitał zakładowy powinien osiągnąć

odpowiednią wysokość. Wartość nominalna akcji nie może być niższa niż 1 złoty.

Przy uzyskiwaniu wpisu do rejestru jest konieczne dokładne wykonanie

wszystkich poleceń KRS zawartych w formularzach dotyczących rejestracji. Szczególną

uwagę należy poświęcić prawidłowości zapisów nazw własnych i nazwisk, dat, numerów

PESEL i wszystkich załączników, a także procedur dotyczących ich sporządzania.

Do asystentki należy również dbałość o terminy. Zwykle urzędnicy sądowi podają termin

w jakim powinno nastąpić rozpatrzenie sprawy. Po tym terminie należy zadzwonić do KRS

z prośbą o podanie czy spółkę wciągnięto do rejestru. Jeśli nie została wpisana do rejestru,

KRS ma obowiązek podania przyczyn dlaczego jej nie wpisano i terminu uzupełnienia

dokumentów. Nad całym tym skomplikowanym i czasochłonnym procesem: najpierw

rejestracji spółki, a później zmian w rejestrze wynikających z kadencyjności zarządu i rady

nadzorczej, czuwa asystentka.

5.2 Kompetencje organów spółki

Jak już wspomniałam w poprzednich rozdziałach walne zgromadzenie może mieć

charakter zwyczajny lub nadzwyczajny. Zwyczajne walne zgromadzenie powinno odbyć

się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Zajmuje się m.in.

sprawami związanymi z podziałem zysku, pokryciem strat, rozpatrzeniem i zatwierdzeniem

sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok

obrotowy. Nadzwyczajne walne zgromadzenie może być zwołane w każdym czasie

i w każdej sprawie. Zwołuje się je w przypadkach określonych w kodeksie spółek handlowych

lub w statucie, a także gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania walnych

zgromadzeń uznają to za wskazane. Kompetencje do zwołania walnego zgromadzenia posiada

zarząd, a w razie konieczności rada nadzorcza.

Akcjonariusze mogą brać udział w walnym zgromadzeniu osobiście, a także

przez pełnomocników. Możliwe jest również głosowanie za pośrednictwem pełnomocników,

ale tylko wówczas gdy pełnomocnictwo udzielone jest na piśmie i dołączone do protokołu

20

walnego zgromadzenia. Uchwały zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że statut

lub przepisy kodeksu stanowią inaczej. Przykładowo do powzięcia uchwały o istotnej zmianie

przedmiotu działalności spółki wymagana jest większość dwóch trzecich głosów. Głosowanie

co do zasady jest jawne, a uchwały powinny być umieszczone w protokole sporządzonym

przez notariusza. W protokole należy stwierdzić prawidłowość zwołania walnego

zgromadzenia, jego prawomocność, wymienić powzięte uchwały, ilość głosów oddanych za

każdą z uchwał i zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu należy dołączyć odpowiednie

dokumenty jako dowody zwołania walnego zgromadzenia i listę obecności z podpisami

uczestników zgromadzenia.

Uchwała walnego zgromadzenia, która byłaby sprzeczna ze statutem bądź

dobrymi obyczajami i godziłaby w interes spółki lub miała na celu pokrzywdzenie

akcjonariusza może być zaskarżona. Zaskarżenie odbywa się poprzez wytoczenie

przeciwko spółce powództwa o uchylenie uchwały.

Zarząd jest organem, który reprezentuje spółkę oraz prowadzi jej sprawy. Składa

się z jednego lub większej liczby członków, którymi mogą być akcjonariusze lub osoby spoza

ich grona. Członków zarządu powołuje i odwołuje rada nadzorcza, chyba że statut spółki

stanowi inaczej. Członek zarządu może być odwołany lub zawieszony w czynnościach także

przez walne zgromadzenie. Kadencja członka zarządu nie może być dłuższa niż 5 lat.

W każdej chwili może być odwołany, ale nie pozbawia go to roszczeń ze stosunku pracy lub

innego stosunku prawnego dotyczącego pełnienia funkcji członka zarządu. W sytuacji, gdy

zarząd jest wieloosobowy, wszyscy jego członkowie są zobowiązani i uprawnieni do

wspólnego prowadzenia spraw spółki. Statut może stanowić inaczej. Zarząd podejmuje

uchwały bezwzględną większością głosów, a w przypadku równości głosów decyduje głos

prezesa zarządu, jeśli statut tak stanowi. Uchwały zarządu są protokołowane.

Do członka zarządu odnosi się zakaz konkurencji polegający na tym, iż nie może

bez zgody spółki:

- zajmować się interesami konkurencyjnymi,

- uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub

jako członek organu spółki kapitałowej,

- bądź uczestniczyć w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu. Zakaz ten

obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej w przypadku posiadania w niej

przez członka zarządu co najmniej 10% udziałów albo akcji, bądź prawa do powołania co

najmniej jednego członka zarządu.

21

Kolegium może być powołane jako organ powołany zapisami statutu (o ile nie

stoją one w sprzeczności z przepisami ustawy) i ma charakter opiniodawczo-doradczy

(rzadziej decyzyjny). Posiedzenia kolegium powinny być protokołowane. W ustawie

o spółkach akcyjnych ani w Kodeksie handlowym wraz z komentarzami Maurycego

Allerhanda taki organ nie występuje. Natomiast załącznik do Uchwały Nr 565/2010

Zarządu Spółki TVP S.A. z dnia 27 lipca 2010 roku w § 10 stanowi:

1. Zarząd może powoływać kolegia do określonych zagadnień.

2. Powołanie kolegium następuje na wniosek właściwego Członka Zarządu.

3. Uchwała Zarządu w sprawie powołania kolegium określa jego skład oraz zakres zadań.

4. W jednostkach organizacyjnych mogą działać wewnętrzne kolegia jako organy

opiniodawczo-doradcze dyrektorów jednostek, powoływane na wniosek dyrektora, przez

Członka Zarządu nadzorującego daną jednostkę. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio.

Rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich

dziedzinach jej działalności. Nie ma prawa do wydawania zarządowi wiążących poleceń

dotyczących prowadzenia spraw spółki. Do zakresu jej kompetencji należy m.in. ocena

sprawozdań w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami oraz stanem faktycznym,

a także ocena wniosków zarządu odnoszących się do podziału zysku lub pokrycia straty.

Rada nadzorcza może również z ważnych powodów zawiesić w czynnościach,

poszczególnych lub wszystkich członków zarządu. W składzie rady nadzorczej musi być co

najmniej 3 członków powoływanych i odwoływanych przez walne zgromadzenie. Statut może

określić inny sposób powoływania lub odwoływania. Kadencja członka rady nie może trwać

dłużej niż 5 lat.

Osoba, która jest członkiem zarządu, głównym księgowym, radcą prawnym,

adwokatem nie może być jednocześnie członkiem rady. Uchwały podejmowane są na

posiedzeniu w obecności co najmniej połowy jej członków. Statut może przewidywać

surowsze wymagania dotyczące qworum. Rada nadzorcza powinna być zwoływana w miarę

potrzeb, nie rzadziej niż 3 razy w roku obrotowym. Zwołania rady nadzorczej może żądać

członek rady lub zarząd. W takiej sytuacji przewodniczący rady nadzorczej zwołuje

posiedzenie w terminie 2 tygodni od dnia otrzymania wniosku.

Kluczową kwestią w spółce akcyjnej są akcje. Akcja jest papierem wartościowym.

Określa ułamek kapitału zakładowego przysługujący akcjonariuszowi. Akcje są zbywalne.

Najłatwiej jest zbyć akcje na okaziciela. Wystarczy do tego przeniesienie ich posiadania.

Z kolei zbycie akcji imiennych wymaga ponadto pisemnego oświadczenia na samej akcji lub

22

osobnym dokumencie oraz wpisu do księgi akcyjnej. Możliwe jest wprowadzenie ograniczeń

w zakresie zbywalności akcji. Ograniczenia mogą mieć charakter ustawowy, statutowy lub

umowny. Ostatnie z nich są skuteczne tylko między stronami, które zawarły umowę. Jeżeli

strony zawarły taką umowę mówi się o tzw. winkulacji akcji. Należy pamiętać także

o możliwości umorzenia lub unieważnienia akcji. Skutkiem umorzenia jest wygaśnięcie praw

z akcji. Do umorzenia może dojść tylko wtedy, gdy taką sytuację przewiduje statut oraz

zostanie obniżony kapitał zakładowy. Z kolei unieważnienie akcji prowadzi do pozbawienia

mocy prawnej dokumentu akcyjnego. Przyczyną unieważnienia jest znaczne uszkodzenie

dokumentu akcji, świadectwa tymczasowego lub kuponu dywidendowego albo wydanie

wadliwego lub nieważnego dokumentu akcji. Spółka pokrywa koszt wydania dokumentu

wadliwego lub nieważnego.

Akcjonariusze posiadają określone uprawnienia i obowiązki wynikające z faktu

posiadania akcji:

¾ akcjonariusz zobowiązany jest do wniesienia pełnego wkładu na akcje, wpłaty

powinny być dokonane równomiernie na wszystkie akcje bezpośrednio lub za

pośrednictwem domu maklerskiego;

¾ prawo do uczestnictwa w spółce akcyjnej, tj. prawo do czynnego uczestnictwa

w walnym zgromadzeniu oraz prawo głosu; jedna akcja = jeden głos;

¾ prawo czynnego i biernego prawa wyborczego;

¾ prawo poboru akcji nowej emisji oraz udziału w kwocie likwidacyjnej;

¾ prawo do dywidendy, czyli do udziału w zysku rocznym. Podział zysku spółki

wymaga zawsze uchwały walnego zgromadzenia. Z podziału wyłączona jest część

zysku przeznaczona na fundusz zapasowy lub rezerwowy. Sam podział dywidendy

następuje w

stosunku do nominalnej wartości akcji, aczkolwiek statut może

przewidywać inny sposób podziału.

23

6. Formy uchwał, decyzji, oświadczeń woli w S.A.

Zasadą jest, że uchwały są podejmowane na posiedzeniach w drodze osobistego

głosowania każdego z członków. Aby uchwała została skutecznie podjęta na posiedzeniu,

musi być na nim obecnych co najmniej połowa członków organu, a wszyscy muszą być

na to posiedzenie zaproszeni. Mamy tu do czynienia z ustawowym wymogiem quorum

połowy członków rady i jest to wymóg bezwzględny, to znaczy, że umowa spółki może

jedynie zaostrzyć to kryterium, ale nie może go złagodzić.

Co uczynić w przypadku, gdy nie jest możliwe lub jest to uciążliwe, aby wszyscy (lub

co najmniej połowa) członków znalazła się w jednym miejscu i jednym czasie? Czy możliwe

są inne rozwiązania, aby nie paraliżować działań rady? Kodeks spółek handlowych

przewiduje pewne rozwiązania, które jednak, aby mogły być zastosowane, muszą być

wymienione w umowie spółki, a wszyscy członkowie organu powinni być powiadomieni

o treści projektu uchwały, która będzie poddana pod głosowanie.

Tryby szczególne podejmowania uchwał

Umowa spółki może przewidywać trzy szczególne tryby podejmowania uchwał przez radę

nadzorczą:

1. Głosowanie przez członka rady nieobecnego na posiedzeniu, na piśmie, za

pośrednictwem innego członka rady, który jest obecny na posiedzeniu. Nie może to być

jednak nikt spoza grona członków rady, na przykład członek zarządu czy osoba trzecia,

a samo upoważnienie musi być udzielone na piśmie. Inny członek zarządu jest jedynie

posłańcem, a nie pełnomocnikiem. Ten sposób jest odstępstwem od osobistego charakteru

głosowania i dotyczyć może tylko spraw, które były przewidziane w porządku obrad. Nie

może być również tak, że spośród pięciu członków rady, czterech przekaże na piśmie swoje

głosy piątemu i nie będzie brało osobistego udziału w głosowaniu, gdyż naruszałoby to

przepisy o quorum i żadna uchwała nie byłaby ważnie podjęta.

2. Podejmowanie uchwał przez radę w trybie obiegowym, czyli na piśmie, bez

potrzeby zwoływania samego posiedzenia, co może mieć znaczenie w przypadku, gdy

członkowie rady pochodzą z miejscowości znacznie od siebie oddalonych, albo z różnych

krajów. W takim przypadku można posłużyć się głosowaniem w trybie pisemnym

(tzw. kurenda). Głosowana jest wtedy konkretna uchwała o określonej treści i może się to

odbyć w trybie obiegowym, kiedy to uchwałę do kolejnych członków rady dostarcza

24

posłaniec, albo korespondencyjnie, gdy jest ona pomiędzy członkami przesyłana i każdy

z nich składa pod uchwałą własnoręczny podpis.

3. Podejmowanie uchwał przez radę bez odbywania posiedzenia, za pomocą

środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Głosowanie z użyciem tych

środków to ostatni z trzech trybów szczególnych. Środkami takimi są telefony, wideofony,

środki służące do przesyłania głosu za pośrednictwem fal radiowych, ale również faks

i poczta elektroniczna. Tutaj nie ma własnoręcznego podpisu, a osoby wyrażają swą wolę za

pośrednictwem ww. narzędzi.

W każdym z tych trzech szczególnych trybów nie można dokonać wyboru

przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu

oraz odwołania i zawieszenia w czynnościach tych osób.

Jak wyżej wspomniałam, podejmowanie decyzji organów spółki ma charakter

kolegialny i odbywa się drogą głosowania. Zasadą podejmowania decyzji w taki sposób

jest głosowanie jawne. Ale podobnie jak w każdej zasadzie zdarzają się wyjątki. Tajne

głosowanie (w formie pisemnej na przygotowanych kartkach) bywa zarządzane

wyjątkowo w następujących sytuacjach:

¾ przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub

likwidatorów,

¾ w sprawach pociągnięcia członków organów spółki lub likwidatorów do

odpowiedzialności,

¾ w sprawach osobowych,

¾ na żądanie choćby jednego z akcjonariuszy obecnych lub reprezentowanych na

walnym zgromadzeniu,

¾ walne zgromadzenie może powziąć uchwałę o uchyleniu tajności głosowania

w sprawach dotyczących wyboru komisji.

Nie stosuje się przepisów dotyczących tajności głosowania, gdy w walnym

zgromadzeniu uczestniczy tylko jeden akcjonariusz. Warto podkreślić, że w niektórych

sprawach dopuszczalne jest głosowanie poprzez aklamację. Dotyczy to jednak tylko spraw

porządkowych, np. wyboru sekretarza walnego zgromadzenia.

Jeśli podjęto uchwałę spółki akcyjnej w głosowaniu jawnym, zamiast tajnym,

czyli wbrew przepisom prawa (w tym wypadku wbrew art. 420 § 2 i 3 k.s.h.) podlega ona

zaskarżeniu na podstawie art. 425 k.s.h. Prawo do wniesienia powództwa wygasa jednakże

z upływem sześciu miesięcy od dnia kiedy uprawniony dowiedział się o uchwale, nie później

25

jednak niż z upływem dwóch lat od dnia powzięcia uchwały. Powództwo o stwierdzenie

nieważności uchwały walnego zgromadzenia spółki publicznej, a więc takiej, której choćby

część akcji jest dopuszczona do publicznego obrotu, powinno być wniesione w terminie

trzydziestu dni od dnia jej ogłoszenia, nie później jednak niż w terminie roku od dnia

powzięcia uchwały.

W przedmiotach nieobjętych porządkiem obrad, uchwały powziąć nie można,

chyba że cały kapitał akcyjny jest reprezentowany na walnym zgromadzeniu, a nikt

z obecnych nie podniósł sprzeciwu co do powzięcia uchwały.

Wniosek o zwołanie nadzwyczajnego walnego zgromadzenia oraz wnioski

w sprawach porządkowych (np. jak wyżej wspomniałam wybór sekretarza walnego

zgromadzenia) nie musi być objęty porządkiem obrad.

Prawo do wytoczenia powództwa o uchylenie uchwały walnego zgromadzenia

przysługuje:

¾ przede wszystkim zarządowi, radzie nadzorczej oraz poszczególnym członkom tych

organów,

¾ akcjonariuszowi, który głosował przeciwko uchwale, a po jej powzięciu zażądał

zaprotokołowania sprzeciwu (wymóg głosowania nie dotyczy akcjonariusza akcji

niemej - to taka akcja w spółce akcyjnej, wobec której wyłączone zostało prawo

głosu, tj. która nie daje akcjonariuszowi prawa do głosowania na walnym zgromadzeniu

akcjonariuszy),

¾ akcjonariuszowi bezzasadnie niedopuszczonemu do udziału w walnym zgromadzeniu,

¾ akcjonariuszom, którzy nie byli obecni na walnym zgromadzeniu, jedynie

w przypadku wadliwego zwołania walnego zgromadzenia lub też powzięcia uchwały

w sprawie nieobjętej porządkiem obrad.

Sankcje w przypadku wadliwości uchwał

Kodeks spółek handlowych nie zawiera żadnych regulacji dotyczących skutków

wadliwości uchwał rady nadzorczej ani usuwania ich z obrotu. Zupełnie inaczej

ustawodawca reguluje tę kwestię w odniesieniu do uchwał zgromadzenia wspólników,

które są sprzeczne z umową spółki czy z ustawą, wobec których można wystąpić -

odpowiednio - z powództwem o uchylenie uchwały, albo o stwierdzenie jej nieważności.

Przepisów tych nie można jednak stosować nawet w drodze analogii do uchwał rady

nadzorczej.

26

Z kolei w spółce akcyjnej rada nadzorcza może delegować swoich członków do

samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych zgodnie z art. 390 § 1 k.s.h., ale

zasadniczo rada nadzorcza wykonuje swoje obowiązki kolegialnie, podejmując uchwały.

Uchwała rady nadzorczej stanowi wyraz woli rady jako organu spółki. Zawsze,

gdy potrzebne jest stanowisko rady nadzorczej, powinna być powzięta uchwała.

Uchwała jest jedyną formą decyzji rady nadzorczej zarówno w sprawach bieżących, jak

i w sprawach stanowiących, a zasadnicza część uchwał rady nadzorczej zmierza do

wywołania skutków prawnych. Dlatego też przyznaje się im status czynności prawnych.

Wobec tego uchwała rady nadzorczej, jako czynność prawna, powinna być zgodna

z przepisami k.s.h., zarówno co do treści, jak i procedury jej powzięcia. K.s.h. precyzyjnie

określa przesłanki prawidłowego powzięcia uchwały. Zapada ona bezwzględną większością

głosów, jeżeli statut nie stanowi inaczej. Na posiedzeniu musi być obecna co najmniej połowa

jej członków, a wszyscy jej członkowie muszą zostać zaproszeni (art. 388 § 1 i art. 391 § 1

k.s.h.). Precyzyjnemu określeniu przesłanek powzięcia uchwały rady nadzorczej nie

towarzyszy jednak ani określenie skutków naruszenia przepisów ustalających te warunki

formalne, ani też określenie trybu kwestionowania uchwał. Tym niemniej należy przyjąć, że

ich zaskarżanie jest dopuszczalne.

Zaskarżanie uchwał

Zaskarżanie uchwał rady nadzorczej można podzielić na:

1) "wewnętrzne" środki prawne, tzn. zwrócenie się z wnioskiem do zgromadzenia

wspólników (walnego zgromadzenia) o podjęcie decyzji w kwestii, która była przedmiotem

oceny rady nadzorczej,

2) "zewnętrzne" środki prawne, czyli zaskarżenie uchwały rady nadzorczej na

podstawie stosowanych art. 249-252/422-425 k.s.h.

Jeszcze inną możliwością jest zastosowanie art. 189 k.p.c. w celu ustalenia stosunku

prawnego lub prawa.

"Wewnętrzne" kwestionowanie uchwał rady nadzorczej w spółce akcyjnej, w dużej

mierze zależy od statutu spółki akcyjnej, który może rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej,

przewidując, iż zarząd przed dokonaniem określonych czynności jest zobowiązany uzyskać

jej zgodę. Z kolei w przypadku niewyrażenia przez radę nadzorczą zgody na dokonanie

określonej czynności, zarząd może wystąpić do walnego zgromadzenia spółki z wnioskiem

o udzielenie aprobaty. Należy tu pamiętać, że zgoda udzielona przez walne zgromadzenie

zastępuje nieuzyskaną zgodę rady nadzorczej. Reasumując, "wewnętrzny" tryb

27

kwestionowania uchwał rady nadzorczej w spółce akcyjnej nie znajdzie zastosowania

w odniesieniu do spraw przekazanych do kompetencji rady nadzorczej z mocy ustawy

(np. w sytuacjach powoływania i odwoływania członków zarządu). Statut spółki może jednak

wskazywać także inne uchwały rady nadzorczej niż wymienione w art. 384 § 1 k.s.h., które

będą podlegać "wewnętrznej" kontroli przez walne zgromadzenie.

Jak jest z zaskarżeniem powzięcia uchwały zarządu? Zapada ona bezwzględną

większością głosów, o ile statut nie stanowi inaczej, a może być powzięta, jeżeli wszyscy

członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu (art. 371 par. 2 i 3

k.s.h.). Precyzyjnemu określeniu przesłanek powzięcia uchwały zarządu nie towarzyszy

jednak ani określenie skutków naruszenia przepisów ustalających te warunki formalne, ani też

trybu kwestionowania uchwał zarządu. Tym niemniej, wobec braku regulacji negatywnej,

należy przyjąć, że ich zaskarżanie jest dopuszczalne. Zgodnie z art. 2 k.s.h. w kwestiach

nieuregulowanych w k.s.h. stosuje się przepisy kodeksu cywilnego. Jeżeli, np. o posiedzeniu

zarządu zawiadomiono tylko niektórych jego członków, a powzięto na nim uchwałę

dotyczącą, np. nabycia nieruchomości, to taka uchwała może zostać zaskarżona jako

naruszająca przepis prawa.

Podstawą do wystąpienia z powództwem o ustalenie nieważności uchwały

zarządu w związku z naruszeniem przepisu prawa jest art. 189 k.p.c. dający każdemu,

kto ma w tym interes prawny, uprawnienie do żądania ustalenia istnienia lub

nieistnienia prawa lub stosunku prawnego. Przepis ten jest również aprobowany jako

podstawa do zaskarżania uchwał

rady

nadzorczej (por. wyrok SN z 18 lutego 2010 r., II CSK

449/09). Może znaleźć zastosowanie – na analogicznych zasadach – także do kwestionowania

uchwał zarządu. Interes prawny w zaskarżeniu mogą mieć akcjonariusze, członkowie zarządu

nieuczestniczący w podejmowaniu uchwały, członkowie rady nadzorczej, a nawet osoby

trzecie, o ile uchwała dotyczy sfery ich prawnie chronionych interesów.

Oświadczenia woli

Oświadczenie woli jest pojęciem z zakresu

prawa cywilnego

oznaczającym przejaw

woli

ludzkiej zmierzający do wywołania skutku prawnego w postaci powstania, zmiany,

ustania

stosunku prawnego

. Wola osoby, która dokonuje czynności prawnej, może być

wyrażona przez każde zachowanie, ale uzewnętrznione w sposób dostateczny. Oświadczenie

woli można też złożyć w postaci elektronicznej. Może ono być złożone nie tylko na piśmie,

ale także ustnie, jak również wyrażone przez gest. Definicja oświadczenia woli w prawie

polskim została zawarta w art. 60

kodeksu cywilnego

.

28

Kiedy dochodzi do złożenia oświadczenia woli? Wtedy gdy dotarło do osoby/osób,

której ma być złożone, w taki sposób, że mogła/mogły zapoznać się z jego treścią. Jeśli

chodzi o formę elektroniczną, to jest ono złożone w chwili, gdy wprowadzono je do środka

komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba, do której jest skierowane, mogła

zapoznać się z jego treścią. Przejaw woli zostanie uznany za oświadczenie woli w sensie

prawnym, jeśli zostaną spełnione następujące warunki:

¾ oświadczenie zostanie złożone w sposób swobodny, przymus fizyczny wyłącza

oświadczenie woli, zaś przymus psychiczny stanowi

wadę oświadczenia woli

;

¾ oświadczenie będzie zrozumiałe, co oznacza, że przynajmniej w drodze interpretacji

można ustalić, jakiego rodzaju skutek prawny chciał wywołać składający oświadczenie.

Tu można wyróżnić:

1. oświadczenia woli wyraźne, czyli złożone za pomocą mowy, pisma, powszechnie

uznanych za zrozumiałe.

2. oświadczenia woli dorozumiane, czyli złożone w inny sposób niż powyżej,

poprzez inne zachowanie, są one oświadczeniem woli, jeżeli w danym kontekście

sytuacyjnym to zachowanie pozwala odczytać wolę podmiotu (np. podmiot

wychodzi trzaskając drzwiami).

¾ oświadczenie zostanie złożone na serio, co oznacza, że oświadczeniu woli musi

towarzyszyć rzeczywista wola wywołania skutku prawnego. Oświadczeniem woli nie

na serio, jest takie oświadczenie, które ze względu na okoliczności w jakich zostało

złożone, nie może zostać odczytane jako zmierzające do wywołania skutku prawnego.

Oświadczenia woli pozorne, a więc zmierzające do wywołania innego skutku

prawnego niż wynika z okoliczności, są oświadczeniem woli, choć dotkniętym

wadą

.

Jak to się przekłada na działanie spółki? Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, wszyscy

jego członkowie są zobowiązani i uprawnieni do wspólnego prowadzenia spraw spółki,

chyba że statut stanowi inaczej. Jeżeli brak w tym względzie odmiennej regulacji

statutowej, do prowadzenia spraw spółki uprawnieni i zobowiązani są wszyscy członkowie

zarządu. Ma to być wspólne prowadzenie spraw, w spółce akcyjnej nie jest więc możliwe

prowadzenie spraw przez jednego członka zarządu. Oświadczenie woli zarządu przybiera

postać uchwał. Mogą one być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo

zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich

członków zarządu. Odwołać prokurę może każdy członek zarządu.

29

Reprezentowanie spółki polega więc na składaniu wobec osób trzecich oświadczeń

woli, które wiążą spółkę, a także oświadczeń wiedzy, czy dokonywaniu czynności

faktycznych wywołujących skutki prawne (np. wręczanie zbywanych papierów

wartościowych). Reprezentacja obejmuje również przyjmowanie oświadczeń w imieniu

spółki. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania spółki określa jej

statut

.

Jeżeli statut nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w

imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka

zarządu łącznie z prokurentem. Oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce

mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta.

Oświadczenia woli mogą być czasem obciążone wadami. Należą do nich: brak świadomości,

pozorność, błąd, podstęp, groźba.

Asystentka kieruje ruchem osobowym i telefonicznym w sekretariacie zarządu,

a także czuwa nad obiegiem dokumentów i stąd wynika konieczność znajomości

procedur związanych z tworzeniem i funkcjonowaniem spółki (w tym także akcyjnej).

Musi zatem rozróżniać ww. organy spółki, ponieważ do niej będzie należało czuwanie nad

terminami i organizacją zebrań powyższych organów. Wysyła zawiadomienia o zebraniach

(z 2-tygodniowym wyprzedzeniem), przygotowuje materiały informacyjne i organizacyjne.

Przed zwyczajnymi zebraniami Walnego Zgromadzenia odbywającymi się cyklicznie

przedstawia agendę zebrania do akceptacji szefów. Dotyczyć to może także zebrań

nadzwyczajnych (z uwzględnieniem punktu, który spowodował zwołanie zebrania). W trakcie

zebrania dba o prawidłowe przygotowanie „zaplecza socjalnego” tj. kawy, herbaty, lunchu

itp. Niekiedy odpowiada również za przygotowanie „minutek” (notatek z zebrania, odprawy),

a nawet pełnych protokołów zebrania, ale to raczej jest możliwe tylko w niewielkich spółkach

z o.o.

Jak wynika z powyższych przepisów zawartych w Kodeksie Spółek Handlowych

asystentki zajmują się całą oprawą „biurokratyczną” w procesach powstawania

i funkcjonowania spółki akcyjnej.

30

Materiały źródłowe:

Ustawa z dnia 15 września 2000 r.

Kodeks spółek handlowych

Tytuł III Dział II Kodeksu spółek handlowych zawiera szczegółowe informacje na temat wymagań

stawianych spółce akcyjnej i stosunkach wewnątrz i na zewnątrz spółki.

Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r.

o Krajowym Rejestrze Sądowym

Kodeks cywilny – Wydawnictwo Prawnicze Lexix-Nexis 2010

Fuchsel H. „Korespondencja w firmie” Wyd. Poltext Warszawa 2009