BIZNES I NEGOCJACJE
Gdzie negocjować?
To pytanie dość często nurtuje nawet wytrawnych graczy negocjacyjnych. Negocjując mamy trzy możliwości do wyboru: gościć partnera u siebie, być czyimś gościem lub wybrać teren neutralny. Często wykorzystanie własnego „boiska” jest istotnym elementem strategii negocjacyjnej. „We własnym domu nawet ściany pomagają” - to przysłowie nie jest pozbawione sensu. Przewaga strony negocjującej na własnym terenie wyraża się w sposobie zachowania gospodarzy. Zachowuje się on bowiem z reguły pewniej. Wielorakie badanie dowiodły, iż gospodarz mówi zdecydowanie głośniej niż jego gość, i co ciekawe, często uzyskuje znacznie lepsze wyniki.
Oznaki dobrej woli
Przy rozważaniu, które miejsce wybrać, weźmy pod uwagę nawet takie drobiazgi, jak czas dojazdu. Dojazd do miejsca negocjacji, który musi przewidzieć gość, gospodarz może poświęcić na dodatkowe przygotowanie się. Oczywiście miejmy na uwadze fakt, że w wielu wypadkach to, do kogo kto ma przybyć, jest ustalane zwyczajowo. Tak jak na przykład w momencie sprzedaży samochodu czy nieruchomości. Żeby negocjować cenę, zwykle jedziemy do ich właściciela. Zresztą nie zapominajmy o ogólnej zasadzie negocjacji, że negocjator przybywający do strony przeciwnej przez sam fakt przybycia wyraża swą dobrą wolę. Negocjując u siebie, gospodarz ma z pewnością możliwość nieograniczonego dostępu do środków technicznych (jak telefon, Internet, faks czy kserokopiarka), w związku z czym nie musi liczyć na niczyją uprzejmość. Jeśli może pochwalić się swoim biurem i panującą tam sprawnością organizacyjną, zdobywa, nawet nie świadomie, pewną przewagę w przekonywaniu. W związku z tym, że nie musi się przemieszczać i przebywać poza swoją siedzibą, oszczędza energię, czas i pieniądze. Łatwiej mu przy tym skupić się na realizowaniu innych, codziennych zadań nie związanych z negocjacjami. Nie zapominajmy wszakże, że pomimo toczących się negocjacji, nikt nie zawiesi swojej działalności gospodarczej, tylko dlatego że musi spotkać się z partnerem w interesach, by omówić kilka szczegółów.
Bądź niezwykle uprzejmy.
Wypada jednak w tym miejscu wskazać na kilka pułapek czy też zagrożeń, które wiążą się z prowadzeniem negocjacji „u siebie”. Jedną z nich jest bezwzględny obowiązek uprzejmego zachowania się. Może to z kolei powodować wskazywaną przez szkoleniowców „pułapkę gościnności”. Polega ona na tym, że gospodarz często myśli, że w myśl właśnie uprzejmości nie wypada mu zajmować zbyt stanowczej postawy, w związku z tym może zgadzać się na nieuzasadnione ustępstwa. Pozycja gospodarz utrudnia czy wręcz uniemożliwia skorzystanie z niektórych taktyk negocjacyjnych. Na przykład gospodarzowi dużo trudniej jest wywierać presję na drugą stronę przez opuszczenie miejsca negocjacji. Nie będzie też mógł przedłużać rozmów poprzez zasłanianie się brakiem kontaktu z własnym biurem i znajdującymi się tam dokumentami. Poza tym istnieje ryzyko, że nasz gość i przeciwnik w negocjacjach zdobędzie zbyt wiele informacji, których gospodarz nie chciałby ujawnić.
Wchodzisz w paszczę lwa?
Gdy negocjujesz u kogoś, niekoniecznie musisz odczuwać związane z tym niedogodności. Po pierwsze, niewątpliwe jest to oznaką dobrej woli negocjatora, co jest postrzegane raczej jako oznaka siły niż słabości. Poza tym z negocjowania na terenie strony przeciwnej wynikają pewne korzyści o charakterze taktycznym, które warto sobie uświadomić. Przebywanie z dala od własnej firmy ułatwia stosowanie taktyk odwlekania, usprawiedliwianie konieczności konsultacji z własną siedzibą lub otrzymania pełniejszych informacji. Łatwiej też powoływać się na ograniczone kompetencje. Wreszcie, prowadząc negocjacje poza własnym terenem, negocjator ma znacznie większą swobodę opuszczania spotkania. Negocjowanie może być też doskonałą okazją do zdobycia dodatkowych informacji o drugiej stronie. Zwłaszcza wtedy gdy podejrzewamy, że druga strona ma coś do ukrycia. Może się to okazać szczególnie przydatne, zwłaszcza w sytuacji gdy spotkanie negocjacyjne jest jedyną okazją do poznania firmy i warunków w jakich działa. Wtedy uważne patrzenie i słuchanie może być naszym atutem. Możemy na przykład bez przeszkód zadawać pytania związane z działalnością gospodarza. Z racji granej przez niego roli raczej trudno i dość niezręcznie będzie mu uchylać się od udzielenia odpowiedzi.
Pamiętajmy też o pewnym aspekcie prowadzenia negocjacji nie w obrębie własnej siedziby. Otóż będąc gościem strony przeciwnej z czystym sumieniem będziemy mogli skupić się na samych rozmowach, nie niepokojeni przez bieżące problemy czy zadania naszej firmy. Oczywiście dobrze też mieć świadomość istnienia pułapek związanych z takim, a nie innym miejscem negocjowania. Profesjonaliści wskazują na kilka takich zagrożeń, których sami możemy sobie nie uświadamiać. Otóż konieczność negocjowania na obcym terenie niektórzy mogą odczuwać jako pewnego rodzaju zobowiązanie, które dodatkowo może potęgować gościnność gospodarza. Poza tym obce środowisko nie sprzyja rozmowom, głównie z tego względu, że nieznajomość otoczenia może wpływać dezorientującą na przebywającego. Goście - co jest oczywiste - narażeni są na ponoszenie dodatkowych kosztów związanych z dojazdem, mają też utrudniony kontakt z własnymi ekspertami.
Wyjście neutralne
Czy w związku z tym najlepiej będzie negocjować na gruncie wolnym od obciążeń i uprzedzeń? Jak się okazuje, strony bardzo różnie wybierają miejsca. Mogą na przykład wyrazić chęć spotkania w połowie drogi. Negocjacje będą miały też charakter neutralny, jeśli strony zdecydują się rozmawiać raz u jednej, raz u drugiej.
Kiedy najlepiej zdecydować się na neutralne miejsce do negocjowania? Najlepiej wtedy gdy między stronami istnieje silny konflikt i żadna z nich nie chce zgodzić się na „słabszą” pozycję, cokolwiek by to miało znaczyć. Dlatego, żeby na przykład negocjować rozłożenie naszego długu na raty i powstrzymanie wierzyciela od natychmiastowego wnoszenia sprawy do sądu, możemy poprosić go o spotkanie poza siedzibami firm, co choć na chwilę oderwie go od kojarzenia naszej osoby z zadłużeniem.