Audyt strony drugiej i

Audyt strony drugiej i

wewnętrzne audyty

wewnętrzne audyty

jakości

jakości

Audit

Kontrola

audit- monitoruje
mechanizmy kontroli
wewnętrznej oraz pozwala
doskonalić efektywność
zarządzania. Jest działaniem
niezależnym,
opiniotwórczym, doradczym.

kontrola- to sprawdzenie
określonego obszaru w
celu wykrycia niezgodności
i zastosowania określonych
skutków prawnych.
Kontrola w firmie może być
przeprowadzona przez
kierownictwo lub
wyspecjalizowane służby
np. Urząd Skarbowy.

Rodzaje auditów

Rodzaje auditów



Audit wewnętrzny

Audit wewnętrzny

o

pierwszej strony

pierwszej strony



Audit zewnętrzny

Audit zewnętrzny

o

drugiej strony

drugiej strony

o

trzeciej strony

trzeciej strony

Audyt wewnętrzny

Audyt wewnętrzny



(audit pierwszej strony)

(audit pierwszej strony)

to ciągłe

to ciągłe

monitorowanie i badanie stopnia

monitorowanie i badanie stopnia

spełnienia oczekiwań klientów.

spełnienia oczekiwań klientów.

Prowadzenie auditów wewnętrzrnych

Prowadzenie auditów wewnętrzrnych

jest to jednym z wymogów normy ISO

jest to jednym z wymogów normy ISO

9001.

9001.

Cele audytu wewnętrznego

Cele audytu wewnętrznego



Ocena zgodności procesów z celami

Ocena zgodności procesów z celami

organizacji

organizacji

o

Optymalizacja procesów

Optymalizacja procesów

o

Przywrócenie odpowiednich

Przywrócenie odpowiednich

priorytetów zadań

priorytetów zadań

o

Ograniczenie zjawiska „przesunięcia

Ograniczenie zjawiska „przesunięcia

celów”

celów”



Psychologiczne bariery auditu-

Psychologiczne bariery auditu-

zapobiegania

zapobiegania

o

Audit nie służy „zwalczaniu”

Audit nie służy „zwalczaniu”

kogokolwiek

kogokolwiek

o

Audit to nie kontrola

Audit to nie kontrola

o

Audit ma pomóc, nie przeszkadzać

Audit ma pomóc, nie przeszkadzać

Audit strony drugiej

Audit strony drugiej



(audit klientowski, audit klienta)

(audit klientowski, audit klienta)

-

-

zleceniodawcą lub wykonawcą takiego

zleceniodawcą lub wykonawcą takiego

auditu jest organizacja należąca do

auditu jest organizacja należąca do

najbliższego otoczenia organizacji

najbliższego otoczenia organizacji

auditowanej. Celem takiego auditu jest

auditowanej. Celem takiego auditu jest

najczęściej sprawdzenie, czy auditowany

najczęściej sprawdzenie, czy auditowany

jest w stanie spełnić wymagania stawiane

jest w stanie spełnić wymagania stawiane

przez auditującego. Audit klientowski ma

przez auditującego. Audit klientowski ma

również zastosowanie w momencie, gdy

również zastosowanie w momencie, gdy

po stronie auditowanego występują jakieś

po stronie auditowanego występują jakieś

niezgodności. Jego celem jest wtedy

niezgodności. Jego celem jest wtedy

identyfikacja przyczyn, i w konsekwencji

identyfikacja przyczyn, i w konsekwencji

ich likwidację.

ich likwidację.

Audit strony drugiej c.d.

Audit strony drugiej c.d.



ma miejsce wówczas, gdy dane przedsiębiorstwo

ma miejsce wówczas, gdy dane przedsiębiorstwo

występując w roli zamawiającego, przeprowadza

występując w roli zamawiającego, przeprowadza

audyt jakości u swoich aktualnych lub

audyt jakości u swoich aktualnych lub

potencjalnych podwykonawców. Wykorzystuje do

potencjalnych podwykonawców. Wykorzystuje do

tego najczęściej własny zespół audytorów lub

tego najczęściej własny zespół audytorów lub

zleca wykonanie audytów wyspecjalizowanej

zleca wykonanie audytów wyspecjalizowanej

firmie. Szczególnego znaczenia audyty drugiej

firmie. Szczególnego znaczenia audyty drugiej

strony nabierają w przedsiębiorstwach, które

strony nabierają w przedsiębiorstwach, które

posiadają wdrożony system zapewnienia jakości.

posiadają wdrożony system zapewnienia jakości.

Dwa podstawowe typy auditu

Dwa podstawowe typy auditu

strony drugiej:

strony drugiej:



Audyt poddostawców: jest on

Audyt poddostawców: jest on

przeprowadzany na zlecenie odbiorcy

przeprowadzany na zlecenie odbiorcy

w firmie, która dostarcza usługi bądź

w firmie, która dostarcza usługi bądź

produkty.

produkty.



Audyt sieci franchisingowej: audyty

Audyt sieci franchisingowej: audyty

są zlecane przez licencjodawcę i

są zlecane przez licencjodawcę i

przeprowadzane w placówkach sieci

przeprowadzane w placówkach sieci

franchisingowych.

franchisingowych.

Istotne cechy auditu

Istotne cechy auditu



Ograniczony do zdefiniowanego

Ograniczony do zdefiniowanego

zakresu

zakresu

o

Brak oceny obiektu który nie jest przedmiotem auditu

Brak oceny obiektu który nie jest przedmiotem auditu



Ograniczony do punktu odniesienia

Ograniczony do punktu odniesienia

o

Brak oceny obiektów wg kryteriów nie ujętych w liście

Brak oceny obiektów wg kryteriów nie ujętych w liście

kontrolnej

kontrolnej



Brak gwarancji „ ogólnego

Brak gwarancji „ ogólnego

bezpieczeństwa”

bezpieczeństwa”

o

Produkt lub proces pozytywnie zauditowany nadal może

Produkt lub proces pozytywnie zauditowany nadal może

mieć istotne podatności

mieć istotne podatności

Procedura auditu

Procedura auditu

Planowanie zadań

Planowanie zadań

auditowych

auditowych



Ustalenia przed auditem

Ustalenia przed auditem



Plan auditu

Plan auditu

Audit powinien przebiegać zgodnie z

Audit powinien przebiegać zgodnie z

opracowanym planem, ale nie powinien zakłócić

opracowanym planem, ale nie powinien zakłócić

funkcjonowania firmy. Pisząc program auditu

funkcjonowania firmy. Pisząc program auditu

należy wziąć pod uwagę wyniki poprzednich

należy wziąć pod uwagę wyniki poprzednich

auditów ( jeżeli były przeprowadzone). Należy

auditów ( jeżeli były przeprowadzone). Należy

określić zakres jaki obejmie audit oraz metody

określić zakres jaki obejmie audit oraz metody

jego przeprowadzenia i przygotować formularze

jego przeprowadzenia i przygotować formularze

do sporządzenia dokumentacji i notowania

do sporządzenia dokumentacji i notowania

spostrzeżeń.

spostrzeżeń.

Ocena procedur kontrolnych

Ocena procedur kontrolnych



Określane jest, jakie obszary ma ocenić

Określane jest, jakie obszary ma ocenić

audytor w trakcie wykonywania swoich

audytor w trakcie wykonywania swoich

zadań. Może też zostać opracowana lista

zadań. Może też zostać opracowana lista

zagadnień, na które odpowiedzi ma zebrać

zagadnień, na które odpowiedzi ma zebrać

audytor. Po dokonaniu i akceptacji ustaleń

audytor. Po dokonaniu i akceptacji ustaleń

odnośnie zakresu zadań, przeprowadzona

odnośnie zakresu zadań, przeprowadzona

zostaje wizja lokalna, podczas której

zostaje wizja lokalna, podczas której

audytor ogólnie poznaje przedsiębiorstwo

audytor ogólnie poznaje przedsiębiorstwo

oraz zapoznaje się z funkcjonalną i

oraz zapoznaje się z funkcjonalną i

organizacyjną stroną firmy, pracownikami i

organizacyjną stroną firmy, pracownikami i

stosowaną w nim dokumentacją.

stosowaną w nim dokumentacją.

Testowanie badanego

Testowanie badanego

obszaru

obszaru



W trakcie audytu zbierane są informacje i

W trakcie audytu zbierane są informacje i

dokumentowane spostrzeżenia oraz

dokumentowane spostrzeżenia oraz

przeprowadzana jest ocena zadań

przeprowadzana jest ocena zadań

realizowanych w badanym procesie,

realizowanych w badanym procesie,

funkcjonującej w nim dokumentacji i

funkcjonującej w nim dokumentacji i

procedur. Aby sprawnie przeprowadzić

procedur. Aby sprawnie przeprowadzić

audyt i zebrać wszystkie niezbędne

audyt i zebrać wszystkie niezbędne

informacje, audytor powinien przygotować

informacje, audytor powinien przygotować

odpowiednie formularze. Formularze

odpowiednie formularze. Formularze

powinny być adekwatne do zakresu

powinny być adekwatne do zakresu

wyznaczonych zadań. Muszą być zgodne z

wyznaczonych zadań. Muszą być zgodne z

ustaleniami poczynionymi przed

ustaleniami poczynionymi przed

rozpoczęciem audytu.

rozpoczęciem audytu.

Raportowanie

Raportowanie



Proces raportowania i wnioskowania

Proces raportowania i wnioskowania

obejmuje przede wszystkim ocenę

obejmuje przede wszystkim ocenę

zgodności zastanej praktyki z

zgodności zastanej praktyki z

obowiązującymi procedurami

obowiązującymi procedurami

wewnętrznymi i przepisami prawnymi oraz

wewnętrznymi i przepisami prawnymi oraz

ocenę, czy opracowane są mechanizmy

ocenę, czy opracowane są mechanizmy

kontrolne, czy są stosowane i czy dobrze

kontrolne, czy są stosowane i czy dobrze

działają. Wyniki audytu powinny być

działają. Wyniki audytu powinny być

udokumentowane w formie pisemnej lub

udokumentowane w formie pisemnej lub

elektronicznej i przedstawione

elektronicznej i przedstawione

kierownictwu firmy, odpowiedzialnemu za

kierownictwu firmy, odpowiedzialnemu za

obszar podlegający auditowi.

obszar podlegający auditowi.

Wyniki auditu

Wyniki auditu



Istotnym elementem każdego auditu jest spisanie

Istotnym elementem każdego auditu jest spisanie

spostrzeżeń i niezgodności, zaobserwowanych w

spostrzeżeń i niezgodności, zaobserwowanych w

badanym obszarze oraz przedstawienie wyników

badanym obszarze oraz przedstawienie wyników

auditu zleceniodawcy.

auditu zleceniodawcy.

Pierwszym elementem po zakończeniu auditu jest

Pierwszym elementem po zakończeniu auditu jest

spotkanie zamykające audit, na którym audytor

spotkanie zamykające audit, na którym audytor

dokonuje krótkiego podsumowania swoich działań

dokonuje krótkiego podsumowania swoich działań

i przedstawia pierwszą, wstępną ocenę z audytu.

i przedstawia pierwszą, wstępną ocenę z audytu.

Kierownictwo musi mieć możliwość zapoznania

Kierownictwo musi mieć możliwość zapoznania

się z wynikami, aby móc podjąć działania

się z wynikami, aby móc podjąć działania

naprawcze.

naprawcze.

Następnie w uzgodnionym terminie, najczęściej 10-

Następnie w uzgodnionym terminie, najczęściej 10-

14 dni roboczych, audytor przedstawia

14 dni roboczych, audytor przedstawia

kierownictwu pełny raport. Raport ten musi

kierownictwu pełny raport. Raport ten musi

zawierać pełną analizę sytuacji w badanym

zawierać pełną analizę sytuacji w badanym

obszarze. Odnosi się do całości zadań

obszarze. Odnosi się do całości zadań

wykonanych przez audytora. Przedstawia wyniki

wykonanych przez audytora. Przedstawia wyniki

audytu, opisuje pozytywne i negatywne

audytu, opisuje pozytywne i negatywne

spostrzeżenia audytora.

spostrzeżenia audytora.

Raport opiera się na wypełnionych formularzach

Raport opiera się na wypełnionych formularzach

oraz rozmowach z pracownikami. Raport z audytu

oraz rozmowach z pracownikami. Raport z audytu

to opisana zebranych podczas jego trwania

to opisana zebranych podczas jego trwania

danych i informacji. Powinien dać zarządowi firmy

danych i informacji. Powinien dać zarządowi firmy

gruntowną wiedzę o stanie ich przedsiębiorstwa.

gruntowną wiedzę o stanie ich przedsiębiorstwa.

Wdrożenie zaleceń

Wdrożenie zaleceń

Wynikiem audytu powinno być

Wynikiem audytu powinno być

uruchomienie przez zarząd

uruchomienie przez zarząd

przedsiębiorstwa, pewnych,

przedsiębiorstwa, pewnych,

skutecznych mechanizmów

skutecznych mechanizmów

prawnych, wdrażających w życie

prawnych, wdrażających w życie

decyzje podjęte po zapoznaniu się z

decyzje podjęte po zapoznaniu się z

raportem z audytu.

raportem z audytu.

Weryfikacja podjętych

Weryfikacja podjętych

działań

działań

Podjęte w następstwie audytu działania

Podjęte w następstwie audytu działania

naprawcze i korygujące oraz doskonalące

naprawcze i korygujące oraz doskonalące

procesy przebiegające w firmie powinny

procesy przebiegające w firmie powinny

być poddane weryfikacji. Aby zalecenia

być poddane weryfikacji. Aby zalecenia

były wdrożone należy wyznaczyć zakres

były wdrożone należy wyznaczyć zakres

prac do realizacji, termin zakończenia i

prac do realizacji, termin zakończenia i

osoby odpowiedzialne za poszczególne

osoby odpowiedzialne za poszczególne

etapy oraz za nadzór nad całością prac./ w

etapy oraz za nadzór nad całością prac./ w

wyznaczonym terminie powinno odbyć się

wyznaczonym terminie powinno odbyć się

rozliczenie z wykonanych zadań.

rozliczenie z wykonanych zadań.

Wnioski

Wnioski

Firma osiąga korzyści z auditu poprzez ocenę

Firma osiąga korzyści z auditu poprzez ocenę

jej procedur i poprawę funkcjonowania,

jej procedur i poprawę funkcjonowania,

czyli w efekcie audit pozwala na bardziej

czyli w efekcie audit pozwala na bardziej

optymalne wykorzystanie jej zasobów i

optymalne wykorzystanie jej zasobów i

skuteczniejsze nim zarządzanie.

skuteczniejsze nim zarządzanie.

Ważnym elementem są wskazówki audytora,

Ważnym elementem są wskazówki audytora,

który sugeruje, jakie kroki należy podjąć

który sugeruje, jakie kroki należy podjąć

aby zlikwidować słabe punkty systemu,

aby zlikwidować słabe punkty systemu,

podnieść bezpieczeństwo, dokonać

podnieść bezpieczeństwo, dokonać

niezbędnych modernizacji i ulepszeń.

niezbędnych modernizacji i ulepszeń.

Dziękujemy za uwagę

Dziękujemy za uwagę