Ewidencja materiałów i towarów

Istotnym elementem zasobów przedsiębiorstwa są materiały i towary. Prawidłowe gospodarowanie nimi wywiera wpływ na racjonalne kształtowanie przychodów, rozchodów oraz zapasów.

Głównym źródłem zaopatrzenia jednostki w materiały i towary są zakupy u dostawców. Są one realizowane na podstawie zawartych umów.

Znaczna różnorodność materiałów i towarów znajdujących się w przedsiębiorstwie wymaga zastosowania odpowiednich rozwiązań ewidencyjnych i kontrolnych w celu uzyskania odpowiedniej informacji o stanie zapasów, wielkości zużycia materiałów, kierunkach rozchodów itp.

W niniejszym rozdziale przedstawia się:

• podobieństwa i różnice między materiałami i towarami;

• zasady wyceny przychodów i rozchodów oraz ustalenia stanu końcowego materiałów i towarów;

• zasady ewidencji i rozliczania transakcji zakupu materiałów i towarów przez podatników VAT oraz jednostki nie będące podatnikami podatku od towarów i usług;

• zasady syntetycznej i szczegółowej (analitycznej) ewidencji przychodu i rozchodu materiałów i towarów z uwzględnieniem ustalania i rozliczania odchyleń od cen ewidencyjnych.

Klasyfikacja materiałów i towarów

Materiały są to nabyte od kontrahentów składniki majątku obrotowego do zużycia na własne potrzeby wszystkich rodzajów działalności gospodarczej. Wyjątkowo materiały mogą być wytworzone we własnym zakresie przez jednostkę, jeżeli są zbliżone rodzajem do artykułów nabywanych. Zużycie materiałów następuje przeważnie w jednym cyklu produkcyjnym.

Asortymentowo materiały stanowią różnorodną grupę. W skład materiałów wchodzą również odpadki, produkty uboczne i odzyski powstałe w toku produkcji lub innej działalności wykazujące przydatność użytkową, kwalifikujące się do zużycia na własne potrzeby oraz do sprzedaży.

Za towary uznaje się rzeczowe składniki majątku obrotowego nabyte w celu odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym. Towarami są również artykuły spożywcze przeznaczone do przetworzenia na posiłki w stołówkach lub bufetach. Do towarów zalicza się również produkty rolne (zwierzęce i roślinne), runo leśne; będące przedmiotem skupu i przeznaczone do odsprzedaży. Do towarów zalicza się również grunty i inne nieruchomości nabyte z przeznaczeniem do odsprzedaży, nie kwalifikujące się ani do środków trwałych, ani do inwestycji długoterminowych ze względu na to, że przewidywany okres ich odsprzedaży nie przekracza jednego roku.

Zapasy materiałów i towarów są składowane w magazynach, którymi mogą być pomieszczenia zamknięte (budynki magazynowe, silosy, bunkry itp.) i otwarte (place składowe odpowiednio zabezpieczone, służące do przechowy­wania zapasów masowych o dużych rozmiarach itp.).

Osobą materialnie odpowiedzialną za powierzone zapasy oraz za prawid­łową gospodarkę magazynową (należyte udokumentowanie obrotu zapasów, ich konserwację, ewidencję ilościową przychodów i .rozchodów) jest magazynier,;

Kryterium	Podział	Charakterystyka
Cel zużycia	Materiały podstawowe	Przekazują produktom swoją istotę, mogą stano­wić część składową wyrobu lub ulegać przetworze- ‘niu przed przekształceniem w produkty
	Materiały pomocnicze	Nadają produkowanym wyrobom pewne cechy lub przyspieszają i ułatwiają proces produkcyjny. Mogą być wykorzystywane do konserwacji, utrzy­mania czystości fili) do pakowania wyrobów.
	Paliwo i smary	Służy celom technologicznym, energetycznym lub gospodarczym (w koksowniach może stanowić, materiały podstawowe)
	Części zapasowe maszyn i urządzeń	Są przeznaczane na wymianę zużytych części
	Opakowania	Są to elementy majątku używane jednorazowo (lub wielokrotnie) do „ochrony” produktów gotowych
	Odpadki	Materiały niepełnowartościowe, resztki, powstające w trakcie produkcji lub magazynowania
Stopień przydatności	Zapasy prawidłowe	Zapewniają niezakłóconą przerwami działalność firmy, zapasy sezonowe, rezerwowe
	Zapasy nieprawidłowe	Zapasy nadmierne, zbędne, niepełnowartośdowe
Rodzaj (według SWW)	Pochodzenie z określonej gałęzi gospodarczej	Dobra rzeczowe, np. kopaliny, wyroby przemysłu hutniczego
	Przedmiot	Określona branża i podbranża ujęta w Syste­matycznym Wykazie Wyrobów
Miejsce przechowy­wania	Magazyny własne	Stanowiące własność jednostki
	Magazyny obce	Pomieszczenia innych podmiotów, w przerobie
	Przekazane do zużycia ale nie zużyte	Paliwa płynne w zbiornikach samochodowych, materiały niezabudowane itp.

Materiały mogą być sklasyfikowane według różnych kryteriów:

Materiały są to przedmioty pracy, czyli zużywające się całkowicie w jednym cyklu produkcyjnym (procesie gospodarczym) rzeczowe składniki majątku. Na równi z materiałami traktuje się nabyte w celu dalszej odsprzedaży towary.

Oba rodzaje zapasów stanowią poważną część majątku jednostki. Dlatego też istnieje potrzeba stworzenia odpowiednich warunków organizacyjno-tech­niczny eh, umożliwiających zabezpieczenie zapasów materiałów i towarów oraz prawidłowe ich rozchodowanie.

Zasady wyceny materiałów i towarów

Podstawą wyceny przychodów materiałów i towarów mogą być:

• rzeczywiste ceny zakupu,

• ceny nabycia

• koszty wytworzenia.

Dotyczy to również materiałów w drodze oraz dostaw niefakturowanych. Koszty zakupu materiałów i towarów są zaliczane w całości do okresu sprawozdawczego, w którym zostały poniesione. Jeżeli poziom tych kosztów wykazuje znaczne wahania, wówczas mogą być one rozliczane w czasie.

Materiały wytworzone we własnym zakresie (np. przez działalność pomoc­niczą) wycenia się według kosztów wytworzenia.

Materiały i towary mogą być ujmowane także w stałych cenach ewidencyj­nych, pod warunkiem że w księgach rachunkowych zostaną ujęte równi« różnice między tymi cenami a rzeczywistymi cenami ich nabycia, zakupu lub kosztami wytworzenia. W takim wypadku wartość zapasów wykazywanych w cenach ewidencyjnych należy — nie później niż na dzień bilansowy - doprowadzić do poziomu wynikającego z zastosowania rzeczywistych cen nabycia (zakupu) lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen sprzedaży netto na dzień bilansowy.

Przychody materiałów czy towarów w walutach obcych wycenia się według kursu zastosowanego w dokumentacji odprawy celnej.

Wartość stanu końcowego materiałów i towarów, w razie gdy rzeczywiste ceny nabycia (zakupu) lub koszty wytworzenia jednakowych lub uznanych za jednakowe (ze względu na podobieństwo rodzaju i przeznaczenia) składników majątku są różne zależy od sposobu ustalania wartości ich rozchodu (zużycia, wydania do sprzedaży) Rozchód może być wyceniany:

1. według cen przeciętnych, czyli ustalonych w wysokości średniej ważonej cen (kosztów) danego składnika majątku.

2. zgodnie z zasadą „pierwsze przyszło - pierwsze wyszło”, gdy rozchód składnika majątku wycenia się kolejno po cenach (kosztach) tych składników majątki które jednostka najwcześniej nabyła (wytworzyła),

3. według zasady „ostatnie przyszło-pierwsze wyszło”, gdy rozchód składnik majątku wycenia się kolejno po cenach (kosztach) tych składników majątku które jednostka najpóźniej nabyła (wytworzyła),

4. w drodze szczegółowej identyfikacji rzeczywistych cen (kosztów) tych składników majątkowych, które dotyczą ściśle określonych przedsięwzięć, nieza­leżnie od daty ich zakupu lub wytworzenia.

Charakterystykę cen i kosztów stanowiących podstawę wyceny materiałów i towarów zawiera tabela:

Rodzaj ceny lub kosztu	Charakterystyka	Uwagi
1. Cena zakupu 2. Cena nabycia	1. Rzeczywista cena zakupu składnika majątku I należna sprzedającemu (bez podlegającego od- I liczeniu podatku VAT2 oraz podatku akcyzo­wego); w przypadku importu powiększona o cło i ewentualnie podatek akcyzowy. 2. Cena zakupu powiększona o koszty bezpo­średnio związane z zakupem, a w szczególności (koszty transportu, za- i wyładunku) i pomniej­szona o opusty, rabaty, odzyski. W uzasad­nionych przypadkach do ceny nabycia towa­rów można wliczyć; koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu sfinansowania zapasu towarów lub przygotowania towaru do sprze­daży.	Jeżeli nie można jej ustalić, (np. składnik otrzyma­ny w formie darowizny), to dokonuje się wyceny według ceny takiego samego lub podobnego przedmiotu.
3. Koszt wytworzenia	Koszty bezpośrednie produktów oraz przypa­dająca na okres ich wytwarzania uzasadniona część kosztów pośrednich. Do uzasadnionej części pośrednich kosztów wytwarzania zalicza się zmienne koszty pośrednie produkcji, bez strat produkcyjnych oraz tę część stałych kosz­tów pośrednich produkcji, która odpowiada poziomowi tych kosztów przy normalnym wy­korzystaniu zdolności produkcyjnych. Koszt wytworzenia można zwiększyć w przy­padkach uzasadnionych: niezbędnym, długotrwałym przygotowa­niem produktu do sprzedaży bądź długim okresem jego wytwarzania — o koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu finansowania zapasu produktów w okresie ich przygotowania do sprzedaży bądź wy­twarzania i związanych z nimi różnic kurso­wych; pomniejszone o przychody z tego tytułu, innymi okolicznościami - o różnice kurso we powstałe przy zapłacie lub przeliczeniu na dzień bilansowy zobowiązań wyrażonych w walutach obcych.
	Do kosztów wytworzenia nie zalicza się: tej części stałych, pośrednich kosztów wy­tworzenia, która dotyczy nie wykorzysta­nych zdolności produkcyjnych oraz strat nadzwyczajnych, kosztów ogólnego zarządu, kosztów magazynowania materiałów oraz produktów, jeżeli w jego toku nie występują procesy technologiczne, kosztów sprzedaży produktów.	Jeżeli nie można go usta­lić, to wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podo­bnego przedmiotu, pom­niejszonej o zysk przecięt­nie osiągany przy sprze­daży.
4. Cena sprzedaży netto	Cena sprzedaży możliwa do uzyskania w dniu bilansowym, bez należnego podatku VAT: i podatku akcyzowego: pomniejszona o rabaty i upusty, pomniejszona o koszty związane z przy­stosowaniem składnika majątku do sprze­daży i doprowadzenie jej do skutku, powiększona o należną dotację przedmiotową. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny sprzedaży netto danego składnika, należy ustalić jego wartość godziwą.	Jeżeli nie można ją usta­lić, należy oszacować przy­puszczalną wartość rynko­wą netto składnika na dzień bilansowy,
5. Cena ewidencyjna	Cena stała lub zmienna ustalana na poziomie cen nabycia, zakupu lub kosztu wytworzenia, a odnośnie do towarów na poziomie cen sprze­daży, np. cen detalicznych	W ewidencji muszą być ró­wnolegle wykazane odchy­lenia od cen ewidencyjnych,
6. Wartość godziwa	Kwota za jaką dany składnik majątku może być wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkową pomiędzy zainte­resowanymi i dobrze poinformowanymi strona­mi, które nie są ze sobą powiązane.

W wypadku ewidencji materiałów według cen ewidencyjnych dokonuje się wyceny rozchodu według tych cen, a następnie koryguje się je o odpowiednią część odchyleń od cen ewidencyjnych.

Materiały i towary na dzień bilansowy wycenia się według cen zakupu (nabycia) lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen sprzedaży netto na ten dzień. Jeżeli nie można ustalić ceny sprzedaży netto danego składnika majątku, należy w inny sposób określić jego wartość godziwą na dzień bilansowy.

Zapasy materiałów czy towarów znajdujących się w jednostce na dzień bilansowy mogą utracić wartość handlową lub użytkową na skutek działania czynników zewnętrznych (np. zmiana mody), jak i wewnętrznych (np. uszkodzenie, brak zbytu, przeterminowanie). Wiąże się to ze zmniejszeniem przewi­dywanego dopływu z nich korzyści. Ponadto jednostka może utracić nad nimi kontrolę na skutek kradzieży czy bankructwa komisanta. W takim przypadku jest uzasadnione dokonanie odpisu aktualizującego, doprowadzające wartość księgową tych zapasów do ceny sprzedaży netto, a w przypadku jej braku do ustalonej w inny sposób wartości godziwej. Decyzje w tym zakresie należy podjąć bez względu na to, jak wpłynie ona na wynik finansowy.

Odpisy aktualizujące wartość składników zapasów, dokonane w związku z utratą ich wartości oraz doprowadzające ich wycenę do cen sprzedaży netto niższych od cen zakupu, nabycia lub kosztu wytworzenia zalicza się odpowied­nio do pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów wytworzenia sprzedanych produktów lub kosztów sprzedaży.

Rozliczenie zakupu

Zakup materiałów jest dokumentowany w księgach rachunkowych dowodami:

• przyjęcia materiałów,

• dowodami dostawców (fakturami VAT, rachunkami oraz fakturami korygującymi)

Każda otrzymana dostawa wymaga rozliczenia. Polega ono na:

1. powiązaniu dostaw materiałów przyjętych do magazynu albo bezpośrednio wydanych do zużycia na podstawie odpowiednich dowodów przychodu z fakturami VAT (rachunkami)

2. ustaleniu kompletności dostaw, z uwzględnieniem niedoborów, szkód i nadwyżek w dostawach oraz w transporcie,

3. wyodrębnieniu różnic cen, kosztów zakupu,

4. wykazaniu podatku VAT naliczonego, ujętego w dokumentach dostawy podlegającego odliczeniu .od podatku należnego, obciążającego koszty bądź zwiększającego wartość materiałów,

5. ustalenie wartości materiałów w drodze, za które uważa się materiały jeszcze nieotrzymane lecz objęte fakturami nadesłanymi przez dostawców,

6. ustalenie wartości dostaw niefakturowanych, to jerst materiałów przyjętych na podstawie dowodów wewnętrznych, na które nie otrzymano faktur od dostawców.

Do ewidencji zakupu materiałów i towarów służy konto „Rozliczenie za­kupu”. Po stronie Wn tego konta księguje się:

• akceptowane faktury dostawców (krajowych, wewnątrzwspólnotowych i po­zostałych zagranicznych) łącznie z naliczonym podatkiem VAT i rachunki zwykłe,

• faktury i rachunki od dostawców zagranicznych (zwiększające należności z tytułu dostawy),

• ewentualne obciążenia podwyższające cenę, np. podatek akcyzowy, cło, podatek VAT płacony przy zakupie materiałów za granicą,

• odchylenia od cen ewidencyjnych, gdy te ceny są wyższe od cen zakupu,

• nadwyżki stwierdzone w dostawach.

Po stronie Ma ujmuje się natomiast:

• przyjęte dostawy materiałów według dowodów wewnętrznych,

• naliczony podatek VAT (zaliczany w koszty działalności albo podlegający odliczeniu od należnego),

• kwoty korygujących faktur VAT i rachunki od dostawców (zmniejszające wartości uprzednio podane w fakturze (rachunku)),

• niedobory i szkody w transporcie wyceniane według rzeczywistych cen za­kupu łącznie z podatkiem VAT na podstawie własnych not korygujących

• odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów, gdy ceny te są niższe od cen zakupu,

• koszty zakupu zawarte w fakturach dostawców,

• opłaty manipulacyjne naliczone przez urząd celny przy imporcie dostaw

• reklamacje faktur dostawców.

Uzyskanie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwoty podatku naliczonego przy zakupie towarów i usług wymaga prowadzenia przez jed­nostki gospodarcze rejestru zakupu dostaw, robót i usług. Jest on też niezbędny do opracowania deklaracji VAT-7. W rejestrze tym ujmuje się wszystkie otrzy­mane od kontrahentów w danym okresie — faktury VAT. Wykorzystanie tego rejestru do rozliczenia dostaw i kontroli płatności zobowiązań z tytułu dostaw wymaga poszerzenia zawartych w nim danych o:

1. wartość dostaw, robót i usług bez VAT według kont syntetycznych, na których są one ujmowane,

2. numerów i dat dowodów przyjęcia oraz wartości składników majątkowych według cen zakupu bez VAT,

3. kwoty podatku naliczonego stanowiące koszty uzyskania przychodu,

4. spłaty zobowiązań z tytułu dostaw (np. data, kwota).

W celu przejrzystego powiązania tych dokumentów należy kolejne numery po­zycji rejestru umieścić na fakturze (rachunku). Jest przy tym wskazane, by pozycja w rejestrze odpowiadała numeracji wewnętrznej nadanej fakturom przez nabywcę.

Dostawy, na które nie otrzymano do końca miesiąca faktur, powinny być ujęte w odrębnym rejestrze dostaw niefakturowanych według cen bez podatku VAT i wprowadzone na konto „Materiały”, względnie zaliczone w koszty danego miesiąca. Z chwilą nadejścia faktur oraz ich ujęcia w rejestrze zakupu, dostawy te wyłącza się z rejestru dostaw niefakturowanych. W wypadku otrzymania faktur korygujących (które dokumentują uznane reklamacje, sprostowania błędów) ujmuje się je w odrębnych rejestrach korekt zakupu dostaw, robót i usług. Rejestry te powinny zawierać dane umożliwiające powiązanie z fakturą VAT lub rachunkiem, który korygują.

Rejestry zakupu i korekt powinny być sporządzane oddzielnie dla każdego miesiąca. Podatnicy VAT mogą za zakupione składniki majątkowe także otrzymać rachunki. Powinny być one ujmowane w odrębnych rejestrach zakupu.

Jednostki handlu detalicznego prowadzące sprzedaż opodatkowaną VAT według różnych stawek podatkowych oraz zwolnioną z VAT, a nie stosujące kas rejestrowych muszą prowadzić odrębny rejestr dostaw towarów do odliczenia podatku należnego. W rejestrach tych powinny być ujmowane zakupy dokonywane na podstawie faktur VAT, jak i rachunków, a także przesunięcia własnych wyrobów z magazynów do sklepów na podstawie dokumentów „Wz” lub „Mm”.

Rozliczenie zakupu polega na porównaniu wycenionych dowodów wewnęt­rznych przyjęcia materiałów czy towarów z fakturami dostawców w celu ustalenia zgodności danych lub ustalenia różnic. Transakcja może być roz­liczona dopiero wtedy, gdy oba rodzaje dokumentów dotyczących danej dostawy znajdą się w posiadaniu działu księgowości. Rozliczenie jest dokony­wane za pomocą konta „Rozliczenie zakupu”, które umożliwia:

• bieżące księgowanie przychodów, materiałów i towarów niezależnie od momentu otrzymania faktury,

• ustalenie wielkości dostaw otrzymanych, ale jeszcze nie fakturowanych oraz dostaw w drodze, na które nie wystawiono dowodów przyjęcia materiałów.

Urządzenia analityczne (rejestry zakupu i kosztów) prowadzone do tego

konta powinny dostarczyć informacji ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych (podatku VAT).

Ewidencja materiałów

Do ewidencji materiałów przechowywanych w magazynach własnych i ob­cych, jak też przekazanych do zużycia, ale nie zużytych do końca określonego kwartału służy konto „Materiały”. Obciąża się je z tytułu wszelkich przychodów (np. z zakupu, z własnej produkcji, z odzysków, z nadwyżki inwentaryzacyjnej), a uznaje — z tytułu materiałów wydanych do zużycia, sprzedaży oraz niedoborów i zmniejszeń wartości na skutek przeszacowania.

Jednostki mogą pełną wartość materiałów odpisywać w koszty bezpośrednio po ich zakupie (lub wytworzeniu). Mają wówczas obowiązek ustalenia nie później niż na dzień bilansowy, ale odpowiednio częściej w zależności od sposobu ustalania zaliczek na podatek dochodowy — przykładowo może to być dwa razy w ciągu roku podatkowego — w razie ustalenia zaliczek na podstawie danych z ksiąg za okres półrocza i rocznego zamknięcia ksiąg albo na koniec każdego kwartału — w przypadku ustalenia zaliczek na podatek dochodowy na podstawie comiesięcznego zamknięcia ksiąg (a w przypadu produkcji rolnej na dzień bilansowy) stanu tych składników drogą spisu z natury. Na dzień kończący okres, nie będący dniem bilansowym, ustalenie stanu może nastąpić, np. na podstawie danych ewidencji ilościowej, a nie spisu z natury. Jednocześnie muszą dokonać jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość stanu, który został na koniec danego kwartału.

Wycenione pozostałości zapasów wykazuje się jako saldo debetowe konta „Materiały”. Pod datą ostatniego dnia następnego okresu (np. kwartału, półrocza lub innego okresu - zależnie od rozwiązania przyjętego w Zakładowym Planie Kont) ustalone uprzednio saldo debetowe odnosi się w ciężar kosztów.

Zapasy materiałów mogą być księgowane na przełomie każdego kwar­tału i na koniec roku po zinwentaryzowaniu pozostałości materiałów nie zużytych i dokonaniu ich wyceny według cen sprzedaży netto. Oznacza to, że ich ujęcie na koncie „Materiały”, nastąpi przez zmniejszenie kosztów zużycia materiałów.

Wszystkie przychody i rozchody materiałów muszą być udokumentowane. Dowodami przychodu są: „Pz - przyjęcie materiałów”, „Zw — zwrot materiałów”, „Mm - przesunięcia materiałów”. Dowodami rozchodu materia­łów są: „Rw - pobranie materiałów”, „Wz - wydanie materiałów”, „Mm - przesunięcia międzymagazynowe”. Dowodami przychodu i rozchodu materia­łów są również protokoły różnic inwentaryzacyjnych, szkód, przeszacowań, zmian cen, złomowania zapasów itp.

Jeżeli jednostka do ewidencji materiałów stosuje stałe ceny ewidencyjny to wówczas powstają debetowe lub kredytowe odchylenia (różnice) między stałymi cenami ewidencyjnymi a rzeczywistymi cenami zakupu (nabycia) lub kosztem wytworzenia. Różnice te — ustalane przy rozliczeniu zakupu — są przenoszone na konto „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów".

Konto „Odchylenia od cen ewidencyjnych służy do rejestracji różnic:

1. pomiędzy ceną ewidencyjną materiałów i towarów, a ich rzeczywistą ceną zakupu lub nabycia

2. z aktualizacji wyceny tych zapasów na dzień bilansowy,

3. wynikających z zastosowania cen sprzedaży netto niższych od ceny stosowanej do ewidencji

4. z tytułu utraty wartości

Na tym koncie ewidencjonuje się także zmiany poziomu cen (podwyż­szenie lub obniżenie) zapasów i rozliczenie odchyleń. Po stronie Wn konta „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów” ujmuje się odchylenia debetowe i rozliczone odchylenia kredytowe, a po stronie Ma - pozostałe odchylenia kredytowe i rozliczone odchylenia debetowe. Saldo końcowe Wn lub Ma tego konta koryguje wartość zapasów ujętych na koncie „Materiały” i „Towary". Debetowe odchylenia powiększają wartość materiałów, a kredytowe - zmniejszają.

Wszelkie dokonane zmiany wartości zapasów muszą znaleźć odbicie nie tylko w ewidencji syntetycznej, lecz również w ewidencji analitycznej. Ta ostatnia może być prowadzona metodą:

1. ewidencji ilościowo-wartościowej, w której - dla każdego materiału - ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,

2. ewidencji ilościowej, prowadzonej dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych, wartość stanu wycenia się na koniec miesięcy według cen nabycia lub kosztu wytworzenia nie wyższych od ich cen sprzedaży netto na dzień bilansowy,

3. ewidencji wartościowej, prowadzonej według miejsc składowania, w której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu.

Dobór metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych pozostawia się kierow­nikowi jednostki.

Saldo Wn konta „Materiały” oznacza wartość zapasów, przy czym na koniec roku obrotowego nie może być ona wyższa od cen sprzedaży netto. Gdyby cena nabycia (zakupu) materiałów lub koszt wytworzenia były wyższe od cen sprzedaży netto, to różnicę zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych.

Ewidencja towarów

Ewidencja towarów zależy od zakresu działalności handlowej oraz jej form (hurtowa, detaliczna). Można ujmować oddzielnie towary w magazynach, hurtowniach i w punktach sprzedaży detalicznej.

Przy wycenie zapasów towarów (podobnie jak materiałów) można stosować ceny zakupu, ceny nabycia lub ceny ewidencyjne. Za ceny ewidencyjne mogą być przyjęte ceny zakupu, ceny nabycia lub ceny sprzedaży. W jednostkach handlowych (np. w sklepach i zakładach gastronomicznych) ewidencja towarów jest dokonywana jedynie wartościowo według osób odpowiedzialnych. Dlatego ceny ewidencyjne ustala się na poziomie cen sprzedaży, a nie zakupu. Takie rozwiązanie umożliwia przeprowadzenie prawidłowej kontroli i zapew­nia poprawną wycenę zapasów.

Cena sprzedaży towarów, niezależnie od szczebla obrotu, obejmuje:

1. wartość towarów w cenie zakupu lub według technicznego kosztu wytworzenia, gdy są to produkty wytworzone we własnym zakresie przez jednostkę,

2. marżę handlową (np. detaliczną, hurtową) skalkulowaną na poziomie pokrywającym koszty handlowe i zapewniającym zysk,

3. wliczony w cenę podatek VAT od wartości stanowiącej podstawę opodatkowania (tj. od łącznej wartości pozycji „a” i „b”).

Marżę handlową i podatek VAT wkalkulowany w cenę ewidencyjną towarów (stanowiącą różnicę między ceną ewidencyjną a ceną sprzedaży) traktuje się jako odchylenia od cen ewidencyjnych. Przyjęcie cen sprzedaży za podstawę ewidencji towarów sprawia, że odchylenia od cen ewidencyjnych towarów będą zawsze kredytowe.

Do ewidencji towarów handlowych do których zalicza się także nie stano­wiące składników aktywów trwałych nabyte, a przeznaczone do obrotu grunty, prawa majątkowe itp. zakupione w celu odsprzedaży oraz artykuły spożywcze przeznaczone do własnych bufetów i stołówek służy konto „Towary". Na tym koncie ujmuje się towary znajdujące się zarówno w magazynach własnych, jak i obcych punktach sprzedaży i przerobu, jak też w przerobie.

Wszelkie przychody i rozchody towarów muszą być ujęte w księgach rachunkowych jednostki Obowiązek ten powstaje w momencie przejęcia przez jednostkę dyspozycji nad nimi (nie później niż pod datą ostatniego dnia miesiąca, w którym przejęcie dyspozycji nastąpiło), ustaje natomiast z chwilą odsprzedaży towarów lub dokonania ich zwrotu dostawcy. Zapisy w księgach rachunkowych, dotyczące detalicznego obrotu towarami oraz w gastronomii, powinny być dokonane w tym samym dniu, w którym wystąpiły przychody i rozchody towarów.

Warto przy tym dodać, że rozchody towarów księguje się zawsze w takich cenach, w jakich określona jednostka została obciążona za przyjęte przez nią towary. Jako rozchód (sprzedaż) towarów traktuje się każde ich przeniesienie o innych jednostek gospodarczych, także prowadzących działalność handlową np. z magazynu do sklepów czy między sklepami.

Wartość towarów, które uległy uszkodzeniu ustala się w drodze oszacowania według ich cen sprzedaży, a kwoty odpowiadające niezawinionemu obniżeniu wartości zapasów zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych. Do kosztów zalicza się skutki obniżenia wartości zapasów towarów, które ze względu na ich właściwości fizykochemiczne są podatne na zepsucie oraz towarów mających określony termin przydatności. Do tych kosztów zalicza się także wartość zapasów towarów, które utraciły wartość rynkową (np. wskutek zmiany gustów, sezonowości popytu). W takim przypadku, wartość towarów zmniejsza się stopniowo, uwzględniając stopień utraty ich wartości rynkowej, przez okres nie dłuższy niż 5 lat, poczynając od roku obrotowego następującego po roku, w którym je zakupiono lub wytworzono. Odpisów aktualizujących wartość towarów nie dokonuje się od towarów znajdujących się w punktach sprzedaży towarów używanych oraz przewidywanych do wieloletniej sprzedaży.

Towary są to składniki majątku obrotowego przeznaczone do sprzedaży, a nie do zużycia. Ewidencja sprzedaży zależy od form sprzedaży (hurtowa, detaliczna). Jest ona prowadzona za pomocą rejestrów: zakupu, sprzedaży, a w jednostkach handlu detalicznego — raportów sklepowych, taśm odczytu kas rejestrujących. Dane z tych raportów są podstawą ustalenia należnego podatku VAT (jeżeli podmiot gospodarczy jest podatnikiem) oraz zapisów na kontach syntetycznych. Do ewidencji towarów służy konto „Towary".